DECLARAMOS ESTAR DE ACORDO COM O REGULAMENTO DE APRESENTAÇÃO DE TRABALHOS TÉCNICOS DA ASSEMBLÉIA NACIONAL DA ASSEMAE

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1 1 APLIC DO CRITÉRIO 02 DO PRÊMIO NACIONAL DA QUALIDADE NO SAAE DE SÃO GABRIEL DO OESTE, ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL José Barreto Filho Diretor Geral do SAAE, Presidente da Regional Centro Oeste e Membro do Conselho Nacional da ASSEMAE, Formado em Administração de Empresas pela UNIDERP - Universidade para o Desenvolvimento do Estado e da Região do Pantanal, Especialista em Saúde Pública pela ENSP - Escola Nacional de Saúde Pública. Endereço: Rua Minas Gerais, nº 715 Centro CEP: São Gabriel do Oeste-MS jbarretof@terra.com.br Demais membros do Time de Implantação: Magda J. W. Callegaro Farmacêutica Bioquímica; Neida Lurdes Balzan Contadora; Itamar F. da Silva Aux. de Saúde e Saneamento; Fábio Luiz Sachett Ajud. Saúde e Saneamento; Marlon S. de Souza - Ajud. Saúde e Saneamento. DECLARAMOS ESTAR DE ACORDO COM O REGULAMENTO DE APRESENT DE TRABALHOS TÉCNICOS DA ASSEMBLÉIA NACIONAL DA ASSEMAE Palavra-Chave: Planejamento Estratégico critério 2.

2 2 APLIC DO CRITÉRIO 2 DO PRÊMIO NACIONAL DA QUALIDADE EM SANEAMENTO PNQS NO SAAE DE SÃO GABRIEL DO OESTE MS. INTRODUÇÃO A legislação que rege uma Autarquia Pública impõe várias ferramentas de Planejamento e Programação, dentre as quais pode-se citar as Leis de Diretrizes Orçamentárias, o Plano Plurianual e o Orçamento Anual. Em que pesem todas as ferramentas, nem sempre as ações estão bem indexadas a diretrizes e metas, estas se transformando em ações desdobradas, devidamente focadas à vontade da Alta Administração. No SAAE de São Gabriel do Oeste, similar situação ocorria, exigindo que simplesmente se aglutinassem todas as ferramentas de planejamento e programação disponíveis num único documento de gestão, criando-se um clima de comunhão de propósitos e de democratização da vontade da Alta Administração, fruto de ampla visibilidade e divulgação da expressão de desejo dos objetivos, metas e medidas estabelecidas para cada exercício orçamentário. Surgia assim, também dentro de um alinhamento com os fundamentos de excelência do PNQS Prêmio Nacional da Qualidade em Saneamento, uma estratégia de aplicação do Critério 2 ESTRATÉGIAS E PLANOS na formulação do Processo de Planejamento Gerencial do SAAE, objetivo maior do presente trabalho. OBJETIVO O Critério 2 denominado Estratégias e Planos examina alguns dos principais processos relativos à gestão da formulação das estratégias, do seu desdobramento na organização e do planejamento da medição do desempenho global e operacional. O objetivo do presente é demonstrar a experiência do SAAE de São Gabriel do Oeste na incorporação do Critério 2 em seu modelo de gestão, parte integrante da preparação da Autarquia para concorrer ao PNQS/2004, promovido pela Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental - ABES. DESENVOLVIMENTO O Time de Implantação do Critério 2 Por orientação da Direção Geral, constituiu-se um time de implantação, cuja principal incumbência seria: Definir o método de Planejamento Estratégico para o SAAE, recaindo a escolha no modelo preconizado por Karl Albrecht O Trem da Linha Norte ; Aplicar o método, formulando o Planejamento Estratégico do SAAE; Aprovar o Planejamento em conjunto com a Direção Geral; Difundir o Planejamento a todos os funcionários; Acompanhar os resultados; Avaliar a qualidade da metodologia. O Plano de Ação do Time de Implantação

3 3 Para tanto, o time estabeleceu, já no final de novembro/03, toda a programação dos trabalhos a fim de se iniciar 2004 com o Planejamento Estratégico em franca operacionalização. O Critério 2 - Estratégias e Planos A metodologia de elaboração do Planejamento Estratégico adotado pelo SAAE possibilitou que a Autarquia estabelecesse as suas prioridades de atuação em função das demandas de seus clientes e demais partes interessadas. Na elaboração do referido Planejamento Estratégico foram analisadas as influências do ambiente externo da empresa, bem como, identificados os pontos fortes e as oportunidades de melhoria que o SAAE apresentava. A definição da Visão, Missão e Valores, em conjunto com os instrumentos de planejamento utilizados passou a orientar anualmente a definição das Diretrizes Estratégicas. Com base no estabelecimento destas Diretrizes foi formulado o seguinte Plano de Ação Anual onde estão explicitadas as principais ações da empresa para o período, bem como os recursos e responsáveis pelas ações. O Plano de Ação Anual No Plano de Ação Anual elaborado através do desdobramento das Diretrizes Estratégicas, foram estabelecidas metas anuais para as diversas unidades gerenciais básicas UGB s da organização, as quais passarão a serem acompanhadas sistematicamente; são elas: Ampliar o índice de atendimento urbano de esgoto sanitário de 14 para 28%, até 31/12/04; Reduzir o índice de reclamação de areia na água de 0,15 para 0,05%, até 31/12/04; Reduzir o índice de perda anual na distribuição de 25 para 20%, até 31/12/04; Atingir no mínimo 40 horas/aula de treinamento por servidor, até 31/12/04; Aplicar no mínimo 20% do superávit de exercícios anteriores em investimentos em obras, serviços e instalações, até 31/12/04; Atender 100% dos critérios de excelência empresarial do PNQS Nível 1, até 31/10/04. Surgia assim o primeiro Plano de Ação Anual do SAAE (vide anexo 01), formulado de maneira participativa e plenamente difundido a todos os funcionários do SAAE, transformando-se em importante ferramenta de planejamento e controle, dando a todas as pessoas da organização uma visão holística explícita do norte adotado pelo SAAE. A Análise Crítica do Plano de Ação Anual Uma vez ao mês o Comitê da Qualidade 1, em apoio à Direção Geral, incumbiu-se de realizar Reuniões de Análise Críticas, sistematizando o importante foco em resultados. Dentro do que estabelece o Ciclo de Controle do PDCA, o Plano de Ação Anual compreende a fase PLAN Planejamento, parte inicial do gerenciamento. Uma vez estabelecido o Planejamento, dever-se-á passar à fase DO Executar o planejado; a execução compreende as seguintes etapas: 1 Criado a partir de Portaria da Direção Geral, com objetivo de organizar as ações pertinentes à implantação da Gestão pela Qualidade Total

4 4 Treinar o Comitê da Qualidade na coleta de dados através dos quais se afere o alcance das diretrizes, metas e planos de ação; Treinar o Comitê da Qualidade na sistematização de dados, inserindo-os de maneira sistêmica em planilhas a fim de que se possam gerar os Relatórios Gerenciais. Para esta finalidade se implantou o Relatório das Três Gerações, que compreende as METAS (passado), os RESULTADOS ALCANÇADOS (presente), as razões de não se terem alcançado as metas e as OPORTUNIDADES DE MELHORIAS (futuro) necessárias para que se volte a alcançar as metas estabelecidas. Analisando-se o Relatório das Três Gerações se inicia a fase CHECK Verificar, onde se comparam resultados previstos x resultados alcançados. Esta fase é da maior importância, pois delimita a existência ou não de problemas, já que filosoficamente problema é toda meta não alcançada. Metas atingidas, resultados consagrados; metas não alcançadas, Planos de Ação de Melhorias passam a ser elaborados para remoção dos sintomas que estejam afetando a consecução de resultados. Resta agora, partindo-se de um problema real (META NÃO ALCANÇADA), que se deflagre a fase ACTION Ações Corretivas, operacionalizando-se os Planos de Ação de Melhorias até que se restabeleça a normalidade, dando-se por concluído o giro do PDCA. Mês a mês se aplica o Ciclo de Controle de tal sorte a se garantir que o Comitê da Qualidade esteja gerenciando o Plano de Ação Anual do SAAE, condição sine qua non para que se atendam as chaves de avaliação do PNQS relativas aos Critérios 1 Liderança e 8 Resultados. RESULTADOS ESPERADOS Sendo as ações do Critério 2 o start do processo de aperfeiçoamento do sistema gerencial, sua formulação criou importantes ferramentas para a direção e seu corpo gerencial. Dentre elas cita-se o Plano de Ação Anual que veio a definir: A vontade política da organização em incorporar os Oito Critérios no modelo de gestão atual; A participação de todos foi conclamada a fim de que o processo fosse enriquecido pelas várias experiências das várias pessoas; A que a organização aspira ser, através de uma visão bem focada; Diversos projetos com diversos coordenadores foram formulados, cada qual com suas respectivas metas e planos de ação, sabedores que a ação individual está intrinsecamente conectada com uma diretriz maior da organização. Os demais 7 Critérios do PNQS, ora em implantação, passaram a ter no Critério 2 sua maior justificativa, alavancando a incorporação dos fundamentos da excelência em gestão ao SAAE de São Gabriel do Oeste.

5 5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS COMITÊ NACIONAL DA QUALIDADE - ABES. Manual de Avaliação do Prêmio Nacional da Qualidade em Saneamento. Belo Horizonte, p. CAMPOS, V. F. Gerenciamento da rotina. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, p. CAMPOS, V. F. Gerenciamento pelas Diretrizes. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, p. CAMPOS, V. F. Controle da Qualidade Total. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, p.

6 6 SERVIÇO AUTÔNOMO DE ÁGUA E ESGOTO AUTARQUIA MUNICIPAL SÃO GABRIEL DO OESTE - MATO GROSSO DO SUL ANEXO I PARTE PLANO DE ANUAL EXERCÍCIO VISÃO MISSÃO SER RECONHECIDA NACIONALMENTE, COMO MODELO DE EMPRESA MUNICIPAL DE SANEAMENTO, MODERNA, AUTO SUSTENTÁVEL, COMPROMETIDA COM A COMUNIDADE E COM O MEIO AMBIENTE. OFERECER PRODUTOS E SERVIÇOS DE SANEAMENTO COM QUALIDADE, CONTRIBUINDO PARA A PRESERV DA VIDA E DO MEIO AMBIENTE. DIRETRIZES DA ALTA ADM. METAS AMPLIAR O ÍNDICE DE ATENDIMENTO URBANO DE ESGOTO DE 12% PARA 18% REDUZIR ÍNDICE RECLAM DE AREIA DE 0.15% PARA 0.05% REDUZIR ÍNDICE DE PERDA NA DISTRIBUIÇÃO (ANUAL) DE 25% PARA 20% ATINGIR NO MÍNIMO 40 HORAS DE TREINAMENTO POR SERVIDOR APLICAR 20% NO MÍNIMO / SUPERÁVIT EXERC. ANT. EM INVESTI-MENTOS Concluir a 1ª Etapa Jd Gramado conf. cronograma fisico/financeiro Concluir a 2ª Etapa Jd Gramado conf. cronograma fisico/financeiro Concluir a 3ª Etapa Jd Gramado conf. cronograma fisico/financeiro Desenvolver e Implantar campanha de incentivo Desenvolver e Implantar modelagem matemática do Sistema E Estudo das Cond. Técnicas Reduzir o volume produzido em 2,5% Aumentar o volume micromedido em 2,5% Cumprir 100% do Cronograma de Treinamento Aplicar 100% do Cronograma Anual PREVISTO Até 30/06/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/2004 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Barreto Barreto Barreto Ilma (Sociedade) Barreto Eduardo Eduardo Dircemara Neida/Eduardo A Concluir a Firmar convênio execução da obra com a Prefeitura Pleitear financiamento junto à CEF Redefinir forma de Comercialização da Ligação Desenvolver a modelagem matemática do Sistema Implantar a Central de Controle de Processo - CCP Substituir Hidrômetro c/ vida útil ultrapassada Identificar Necessidade de Treinamento Identificar necessidades e prioridades de investimentos PREVISTO Até 30/06/04 Até 31/08/04 Até 31/05/04 Até 15/05/04 Até 31/05/04 Até 30/04/04 Até 31/12/04 Até 31/03/04 Até 30/04/04 12/03/04 Fábio Sachett Barreto Barreto Aparício(Client.) Barreto Magda Laercio Dircemara UGBs. B Executar a Obra Executar a Obra Executar A Campanha de Incentivo Implantar as melhorias propostas pela Modelagem e Estudo Implantar os Pontos de Controle da Qualidade PCQs. Elaborar Programa de Treinamento Levantar Custos e programar execução PREVISTO Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/06/04 Até 15/05/04 Até 30/05/04 C PREVISTO Fábio Fábio ilma/aparício Eduardo Eduardo Dircemara Neida/Eduardo Promover Ações de Educação Ambiental Investigaçoes das Reclamações e Efetuar Limpezas das R edes Melhorar os Barriletes dos Macromedidore s dos poços Executar o programa Executar o programado Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 15/05/04 Até 30/11/04 Até 30/11/04 Magda Aparício/Eduardo Eduardo Dircemara Ilma D Avaliar os resultados Avaliar os resultados PREVISTO Até 31/12/04 Até 31/12/04 Dircemara Neida Data: PLANO DE ANUAL SAAE/2004 A P R O V A D O Data: PLANO DE ANUAL SAAE/2004 R E V I S A D O 30/04/2004 José Barreto Filho - Diretor / / José Barreto Filho - Diretor

7 7 SERVIÇO AUTÔNOMO DE ÁGUA E ESGOTO AUTARQUIA MUNICIPAL SÃO GABRIEL DO OESTE - MATO GROSSO DO SUL ANEXO II PARTE PLANO DE ANUAL EXERCÍCIO VISÃO MISSÃO SER RECONHECIDA NACIONALMENTE, COMO MODELO DE EMPRESA MUNICIPAL DE SANEAMENTO, MODERNA, AUTO SUSTENTÁVEL, COMPROMETIDA COM A COMUNIDADE E COM O MEIO AMBIENTE. OFERECER PRODUTOS E SERVIÇOS DE SANEAMENTO COM QUALIDADE, CONTRIBUINDO PARA A PRESERV DA VIDA E DO MEIO AMBIENTE. DIRETRIZES ATENDER 100% DOS CRITÉRIOS DE EXCELÊNCIA EMPRESARIAL DO PRÊMIO NACIONAL DA QUALIDADE EM DA ALTA ADM. SANEAMENTO - PNQS - NÍVEL I METAS Ação - Critério 1 LIDERANÇA Ação - Critério 2 ESTRAT. E PLANOS Ação - Critério 3 CLIENTE Ação - Critério 4 INFORMA-ÇÕES Ação - Critério 5 SOCIEDADE Ação - Critério 6 PESSOAS Ação - Critério 7 PROCESSO PREVISTO Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Até 31/12/04 Neida Fábio Aparício Cícero Ilma Dircemara Magda A Análise crítica e divulgação de valores Elaborar Planejamento Estratégico Implantar Pesquisa de satisfação do Usuário Implantar Sistema de Informações GRMD Implantar Açoes Comunitárias Avaliar Clima organizacional Implantar avaliação de Fornecedores PREVISTO até 31/12/04 Até 15/03/04 Até 28/02/04 Até 30/04/04 Até 31/12/04 Até 29/02/04 Até 28/02/ / /01/ /02/ /02/2004 Barreto Fábio Aparício Cícero Ilma Dircemara Magda B Avaliar e Aprovar o Planejamento Estratégico Efetuar o acompanhamento do planejamento estratégico Avaliação da pesquisa de satisfação dos usuários Pesquisar Informações em Empresas Similares Promover Campanhas de Incentivo à Lig. De Esgoto Elaborar Programas de Avaliação de Desempenho dos Funcionários Implantar Modelo de GRTD nas UGBs. PREVISTO Até 31/03/04 até 31/12/04 até 30/12/04 Até 30/06/04 Até 31/12/04 Até 29/06/04 Até 30/05/04 30/03/ /03/2004 Barreto Fábio Aparicio Cícero Ilma Dircemara Magda C Divulgar o Planejamento Estratégico Elaborar o planejamento estratégico 2005 Implantar Açoes corretivas Manter atualização do Sistema de informações Estabelecer Programa de Incentivo aos Funcionários PREVISTO Até 30/04/04 até 31/12/04 até 31/12/04 até 31/12/04 Até 30/06/04 Neida Fábio Aparício Cícero Dircemara D Estabelecer Programa de Avaliação de Lideranças PREVISTO Até 30/06/04 Dircemara Data: PLANO DE ANUAL SAAE/2004 A P R O V A D O Data: PLANO DE ANUAL SAAE/2004 R E V I S A D O 30/04/2004 José Barreto Filho - Diretor / / José Barreto Filho - Diretor

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