VIVA RIO. Manual de Normas e Procedimentos Capítulo DEPARTAMENTO FINANCEIRO Título PROCEDIMENTO FINANCEIRO. Página 1 Revisão

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1 Manual de Normas e Procedimentos Capítulo DEPARTAMENTO FINANCEIRO Título PROCEDIMENTO FINANCEIRO Referência FINAN Data de emissão NOVEMBRO/2013 Página 1 Revisão DEPARTAMENTO FINANCEIRO VIVA RIO Elaborado por: Fábio Almeida Revisado por: João Monteiro

2 Manual de Normas e Procedimentos Capítulo DEPARTAMENTO FINANCEIRO Título PROCEDIMENTO FINANCEIRO Referência FINAN Data de emissão NOVEMBRO/2013 Página 1.1 Revisão Sumário 1 Fiscal / Compras Contas a Pagar Tesouraria Contas a Receber...60 Elaborado por: Fábio Almeida Revisado por: João Monteiro

3 Fiscal 1- INTRODUÇÃO: A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pelo Setor Fiscal. Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE. O módulo do Fiscal se dá dentro do módulo de COMPRAS, estão interligados. 2- RESUMO DE ATIVIDADES: O trabalho do setor fiscal consiste em receber as notas fiscais, analisar e conferir a situação cadastral bem como apurar os tributos e impostos. 3- DESENVOLVIMENTO: Sequencia de comandos para atingir o módulo de compras, onde se realiza todas as funções do Fiscal: 1ª Tela: Tela de abertura do Programa. 1/32

4 Fiscal 2ª Tela: Onde se encontra os módulos que o financeiro atua, a opção desejada é o módulo de compras. 2/32

5 Fiscal 3ª Tela: Módulo Compras Processamento diário. Recebimento de compras. 3/32

6 Fiscal 4ª Tela: Módulo Compras Nesta tela inicia-se a revisão das informações inseridas no sistema. 4/32

7 Fiscal 5ª Tela: Módulo Compras Busca se faz pelo número do pedido e tipo de ordem que estão contidos no processo. 5/32

8 Fiscal 6ª Tela: Módulo Compras Selecionar ( ), verificar nesta tela a natureza da operação, sufixo da transação e Município: 6/32

9 Fiscal 7ª Tela: Módulo Compras. Selecionar (OK), verificar nesta tela o Cód. Uso Compra, aplicabilidade do ISS retido, Código Tipo Serviço (percentual do ISS), Nº do Item: 7/32

10 Fiscal FECHAMENTO DE DOCUMENTOS E NOTAS FISCAIS. Viva Rio Compras Processamento Diário Recebimento de compras Fechamento de NF compras/ Contas a pagar. 8/32

11 Fiscal 2ª Tela: Abertura do programa. 9/32

12 Fiscal 3ª Tela: Inserir número da nota fiscal no campo Nº Nota Fiscal, clicar em (Procurar): 10/32

13 Fiscal 4ª Tela: Clicar em (Linha), Fechar Nota Fiscal. 11/32

14 Fiscal 5ª Tela: Tela do fechamento da Nota Fiscal: 12/32

15 Fiscal 6ª Tela: Clicar em (Tela), e fechar Nota. 13/32

16 Fiscal 7ª Tela: Confirmar o fechamento da Nota Fiscal, clicar (OK): 14/32

17 Fiscal CASAMENTO DE DOCUMENTOS E NOTAS FISCAIS (sem retenção). Este primeiro passo e como a toda a movimentação do fiscal. Viva Rio Compras Processamento diário Recebimento de compras Casamento de compras sem retenção 15/32

18 Fiscal 2ª Tela: Inserir número do cadastro do fornecedor (Nº do Fornecedor): 16/32

19 Fiscal 4ª Tela: Clicar em Incluir (+): 17/32

20 Fiscal 5ª Tela: Preencher (Nº Pedido), Unidade de Negócio (Un. Negócios) e substituir a (Data da Fatura), pela Data da emissão da Nota Fiscal: 18/32

21 Fiscal 6ª Tela: Clicar em (Tela), Recebimento Para Correspondência 19/32

22 Fiscal 7ª Tela: Verificar as informações da tela 20/32

23 Fiscal 8ª Tela: Clicar em (OK): 21/32

24 Fiscal 9ª Tela: Clicar em (OK), finalização do casamento sem retenção: 22/32

25 Fiscal CASAMENTO DE DOCUMENTOS E NOTAS FISCAIS (com retenção) Este primeiro passo e como a toda a movimentação do fiscal. Viva Rio Compras Processamento diário Recebimento de compras Casamento de compras com retenção 23/32

26 Fiscal 2ª Tela: Inserir número do cadastro do fornecedor (Nº do Fornecedor) 24/32

27 Fiscal 3ª Tela: Clicar em Incluir (+): 25/32

28 Fiscal 4ª Tela: Preencher (Nº Pedido), Unidade de Negócio (Un. Negócios) e substituir a (Data da Fatura), pela Data da emissão da Nota Fiscal: 26/32

29 Fiscal 5ª Tela: Clicar em (Tela), Recebimento Para Correspondência : 27/32

30 Fiscal 6ª Tela: Verificar as informações da tela, observar a existência de linhas do mesmo cadastro com número de nota fiscal diferente: 28/32

31 Fiscal 7ª Tela: Individualizar a Nota Fiscal Fechada, inserindo número do documento no campo Nº da Fatura, clicar em (Procurar): 29/32

32 Fiscal 8ª Tela: Marcar todas as linhas do pedido: 30/32

33 Fiscal 9ª Tela: Clicar em (OK): 31/32

34 Fiscal 10ª Tela: Clicar em (OK), finalização do casamento com retenção: 32/32

35 Contas a Pagar 1- INTRODUÇÃO: A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pelo contas a pagar. Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE. 2- RESUMO DE ATIVIDADES: O trabalho do contas a pagar consiste em analisar, registrar e as notas fiscais bem como processar os documentos para envio a tesouraria e apurar os impostos devidos. 3- DESENVOLVIMENTO: Lançamento Manual Entrada de / Nota Fiscal / Impostos / Boleto Bancário. 1ª Tela Viva Rio Contas a Pagar Processamento diário Entrada de voucher Entrada de voucher manual sem retenção. 1/14

36 Contas a Pagar Clicar em incluir. Indicar a companhia Ok ( nº de fornecedor / unidade de negócio / nº da fatura / data / valor bruto / observação/ data ) 2/14

37 Contas a Pagar Obs: Neste momento e que se faz a apropriação do rateio por conta e centro de custo. 3/14

38 Contas a Pagar Ok para finalizar a operação. 4/14

39 Contas a Pagar APROVAÇÃO E DETERMINAÇÃO DA FORMA DE QUITAÇÃO. Esta operação e comum a todo o processamento no contas a pagar, aqui aprova-se o pedido ( H qual a forma de quitação: A) bem como determina-se A: DOC B: TED C: CRÉDITO EM CONTA Obs: Atentar para a troca de centro de custo e conta contábil do banco pagador. Ok para finalizar a operação. 5/14

40 Contas a Pagar Gerar/criar grupo de pagamento. Esta operação e comum a todo o processamento no contas a pagar, contudo o caminho pode ser criação do grupo por pagamento manual ou por pagamento eletrônico. Conforme foi escolhido a forma de pagamento, também será processado o grupo de pagamento. Ex: A _ DOC B _ TED C _ Crédito em Conta 6/14

41 Contas a Pagar 7/14

42 Contas a Pagar Seleção Submeter Obs: No campo onde se encontra a descrição em branco seleciona-se e escolha Literal e após defina o centro de custo da qual será quitada a fatura Ex: Após este procedimento confirme todas as telas. 8/14

43 Contas a Pagar Trabalhar com grupo de pagamento. Esta operação e comum a todo o processamento no contas a pagar, nesta tela visualiza-se o grupo formado para pagamento, bem como a verificação se o mesmo confere com o que foi gerado. 9/14

44 Contas a Pagar Selecionar o grupo gerado Linha Emitir 10/14

45 Contas a Pagar Neste campo onde defini-se a data em que será realizada a baixa no sistema. OK para a validação das operações. 11/14

46 Contas a Pagar Nesta operação onde é feita a impressão a capa do lote para ser anexada as notas e enviada a Tesouraria para a quitação. Tela Jobs Submetidos Selecionar o processo Exibir em PDF Imprimir 12/14

47 Contas a Pagar PAGAMENTO DE NOTA FISCAL COM RETENÇÃO DE IMPOSTO: Após a tela aprovação e determinação da forma de pagamento, comum a todas as operações, faz-se necessário calcular o IR primeiro Contas a Pagar Retenção de Tributos Calculo retenção INSS e IRPJ Inserir data e ano contábil Obs: O calculo será realizado automaticamente. 13/14

48 Contas a Pagar Contas a Pagar Retenção de Tributos Calculo retenção ISS Inserir data e ano contábil Obs: O calculo de INSS deverá ser realizado independentemente se o fornecedor possui a reter ou não INSS. Validar a operação confirmando ok Próximos passos se repetem conforme dito e demonstrado anteriormente CRIAÇÃO DE GRUPO DE PAGAMENTO TRABALHAR COM GRUPOS. 14/14

49 T ESOURARIA 1- INTRODUÇÃO: A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pela Tesouraria. Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE. 2- RESUMO DE ATIVIDADES: O trabalho da Tesouraria consiste em efetuar os pagamentos aos fornecedores, prestadores de serviços e funcionários, liquidar os títulos no sistema, autorizando os pagamentos solicitados, e processar no sistema. 3- DESENVOLVIMENTO: Pagamentos de fornecedores gerados pela Tesouraria enviados ao banco: Viva Rio > Contas a pagar > Remessa de pagamento eletrônico > linha > Disquete> Salvar 1/14

50 T ESOURARIA Viva Rio > Banco do Brasil > Transferência de Remessa > Enviar remessa 2/14

51 T ESOURARIA Viva Rio > Banco do Brasil > Liberação de remessa > Imprimir comprovante provisório 3/14

52 T ESOURARIA Viva Rio > Banco do Brasil > Baixa de retorno bancário 4/14

53 T ESOURARIA Viva Rio > BBPAG > Baixa de retorno bancário de pagamentos diversos > Comprovante definitivo 5/14

54 T ESOURARIA 6/14

55 T ESOURARIA 7/14

56 T ESOURARIA Comprovante de pagamento definitivo 8/14

57 T ESOURARIA Viva Rio > Banco do Brasil > Extrato bancário > Análise de débitos e créditos bancários 9/14

58 T ESOURARIA Processamento de pagamento no sistema JDE > Viva Rio > Processamento diário > Processamento de pagamento eletrônico > Trabalhar em grupo> Linha> Atualizar 10/14

59 T ESOURARIA Viva Rio > Contas a pagar > Trabalhar com grupo de pagamento > linha > Atualizar Após análise bancária e processamento no sistema JDE, enviamos toda documentação para o setor de Prestação de Contas. 11/14

60 T ESOURARIA FOLHA Sistema Software Encaminhamento de arquivos referente a Folha Salarial / Férias e Rpa (Recibo de Pagamento de Autônomos), para os bancos Itaú e Banco do Brasil. 12/14

61 T ESOURARIA 13/14

62 T ESOURARIA 14/14

63 Contas a Receber 1- INTRODUÇÃO: A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pelo contas a receber. Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE. 2- RESUMO DE ATIVIDADES: O trabalho do contas a receber consiste em identificar e registrar e averiguar todas as entradas de recursos, bem como bem como controlar os recursos previstos em contratos e a confecção dos respectivos recibos. 3- DESENVOLVIMENTO: Provisão de Recebimentos / Contratos / Notas Fiscais / Plano de Saúde 1ª Tela: Processamento Diário Entrada Padrão de Fatura. Incluir; Nome do Cliente (pagador); Companhia (Viva Comunidade 2000 ou Viva Rio1000); Data Fatura e Dt. Cont. (data da confecção do documento); Valor Bruto (Valor previsto); OBS/Ref. Identificação do Documento / número do recibo; Unidade de Negócio Identificação do Cliente (pagador); OK. 1/13

64 Contas a Receber Entrar com a Conta de Provisão, conforme ilustração abaixo: OBS: Sempre perguntar ao Contador Nº da Conta = Unidade de Negócio + Conta Objeto + Conta detalhe 2/13

65 Contas a Receber Baixar Recebimentos Contratos / Notas Fiscais / Plano de Saúde Análise do extrato bancário; Identificar o recebimento no extrato junto aos recibos/notas fiscais/boletos emitidos; Localizar documentos pertinentes ao recebimento e anexar junto a cópia do extrato; Inserir o recebimento no JDE conforme ilustração abaixo: Contas a Receber; Entrada Padrão de Fatura; Incluir; Cia. (Viva Comunidade 2000 ou Viva Rio 1000); Pagador ; Conta Bancária (Unidade de Negocio + Conta Obj + Dt. Conta (conta em que houve o recebimento)); Dt. Cont. e Data Recebimento (data em quem entrou o crédito na conta); Valor do Recebimento; Tela; Selecionar (S); Procurar; Localizar a provisão referente ao recebimento que está sendo lançado; Selecionar a Linha com dois Cliques; Fechar; 3/13

66 Contas a Receber OBS: Quando o valor do recebimento for diferente da provisão, deverá ser alterado em registros na última tela: TE utilizar o número 15 Valor do Pgto: Modificar pelo valor recebido: Cód. Baixa Colocar BP OK 4/13

67 Contas a Receber Recebimento UPA S OBS: A Provisão das UPA S é feita no valor total do Recibo, quando há a baixa o valor tem que se ser baixado proporcionalmente ao recebimento. Ex: Recibo emitido: R$ ,54 Valor Recebido: R$ ,00 Diferença: R$ ,54 O Valor da diferença ficará em aberto aguardando o próximo recebimento do Governo. Desta forma toda entrada que houver sempre haverá sobra para o próximo mês e este valor que fechará o total do recibo do mês anterior que ficou em aberto. Análise do extrato bancário; Identificar o recebimento no extrato junto aos recibos/notas fiscais/boletos emitidos; Localizar documentos pertinentes ao recebimento e anexar junto a cópia do extrato; Inserir o recebimento no JDE conforme ilustração abaixo: Contas a Receber; Entrada Padrão de Fatura; Incluir; Cia. (Viva Comunidade 2000); Pagador ( ); Conta Bancária (Unidade de Negocio Dt. Conta (conta em que houve o recebimento)); Dt. Cont. e Data Recebimento (data em quem entrou o crédito na conta); Valor do Recebimento; Tela; Selecionar (S); Procurar; Localizar a provisão referente ao recebimento que está sendo lançado; Selecionar a Linha com dois Cliques; Fechar; 5/13

68 Contas a Receber OBS: A diferença do Recibo vai ficar em aberto na Entrada Padrão de Faturas para o próximo recebimento. (Vide tela abaixo) 6/13

69 Contas a Receber Geração de Boletos de Cobrança Plano de Saúde BB Cobrança Após o recebimento da planilha com os valores do plano de saúde enviado pelo DP, confeccionar os recibos para gerar os boletos. Abrir BB Cobrança; Títulos; Incluir; Procurar o usuário pelo nome; Carteira: Selecionar 18/019 convênio ; Vencimento (mudar a data); Seu Nr. (colocar o número do recibo gerado); Valor R$ (inserir o valor do plano somado a taxa do boleto) Mensagem (marcar a caixa e inserir na mensagem o mês a que se refere a cobrança e informar que está incluso a tarifa bancária); OK; 7/13

70 Contas a Receber * Repetir o procedimento até inserir todos os nomes da lista de cobrança. Títulos; Imprimir Boletos; Selecionar o mesmo convênio utilizado na tela anterior; Marcar Impressão a Laser; Preencher a data do Vencimento; Visualizar 8/13

71 Contas a Receber Marcar Selecionar Todos; Ok * Anexar os boletos aos recibos e encaminhar para os remetentes. 9/13

72 Contas a Receber Devolução de Valores A devolução é feita quando pagamos o fornecedor ou ao colaborar e o mesmo está errado por algum motivo (ex: pagamento indevido, devolução de férias) Contas a Pagar; Processamento Diário; Entrada de Voucher; Entrada de Voucher Manual sem retenção; Incluir; Companhia (2000 ou 1000); Nº Fornecedor (empresa que está fazendo a devolução da quantia); Nº Fatura (numeração que identifique. Ex: NF 111); Data Fatura e Dt. Cont (data que entrou o crédito na conta); Valor Bruto (sempre inserir o valor com o sinal de - na frente); UN (Unidade de Negocio a que se refere a devolução); OK; 10/13

73 Contas a Receber Distribuição Contábil; Nº da Conta (informar a und. de negócio + conta objeto + ct detalhe) Verificar com a contabilidade em que conta objeto deverá ser lançado. OK. Processamento de Pagamentos Manuais; Alteração Rápida; Nº Fornecedor (inserir o nome do pagante); Procurar; Selecionar o lançamento anterior (geralmente é o último da lista); 11/13

74 Contas a Receber Selecionar; Status Pgto: Colocar A Instr. De Pgto: Colocar M Conta Banc. G/L (inserir a conta em que houve o crédito); OK. Pagamento Manual; Incluir; Nº Pagamento: Inserir o número gerado na primeira tela. Nº da Conta Bancária (a mesma da tela anterior); Valor do Pgto (sempre negativo) Data do Pgto (data em que houve o crédito na conta) 12/13

75 Contas a Receber Tela; Itens de Pgto; Selecionar o lançamento; OK. OBS: Atentar para que o Valor Restante (ao final da tela) esteja vazio 13/13