ECS -ASSESSORIA E CONSULTORIA TÉCNICA a 2015

Transcrição

1 1987 a anos de ISO 9001, consolidando a importância de se ter implementado um sistema de gestão da qualidade para o sucesso das organizações Entendendo as Mudanças e Planejando a Transição MÓDULOS CONTEÚDO I Princípios do Sistema de Gestão da Qualidade II A nova estrutura da ISO 9001:2015 III As Principais mudanças na ISO 9001:2015 IV O que não é mais requisito explícito na ISO 9001:2015 V Esclarecimento de Dúvidas VI Processo de Transição Carga Horária: 02 horas 1

2 OS 7 NOVOS PRINCÍPIOS DE GESTÃO DA QUALIDADE OS PRINCÍPIOS DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE ANTERIOR (2008) ATUAL (2015) 1 Foco no cliente 1 Foco no cliente 2 Liderança 2 Liderança 3 Envolvimento de pessoas 3 Engajamento das pessoas(novo termo) 4 Abordagem de processo 5 Abordagem sistêmica para a gestão 4 Abordagem de processo (Incorporou o 5 princípio anterior) 6 Melhoria contínua 5 Melhoria (Mais abrangente) 7 Abordagem factual para atomada de decisões 8 Benefícios mútuos nas relações com fornecedores 6 Tomada de decisão baseada em evidência (Mesmo conceito) 7 Gestão de relacionamento (Mais abrangente, inclui as partes interessadas) 2

3 NOVA ESTRUTURA DA ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 Um novo conceito do Sistema de Gestão da Qualidade que agora fará parte da estratégia de negócios das organizações 3

4 NOVA ESTRUTURA NORMATIVA DO SISTEMA DE GESTÃO Introdução 1 Escopo 2 Referências normativas 3 Termos e definições 4 Contexto da organização 5 Liderança 6 Planejamento 7 Apoio 8 Operação 9 Avaliação de desempenho 10 Melhoria Requisitos que devem ser atendidos pela organização e que serão foco em auditorias CONSOLIDAÇÃO DA ESTRUTURA NORMATIVA COM O PDCA 4

5 CONSOLIDAÇÃO DA ABORDAGEM DE PROCESSOS COM MAIOR CLAREZA NO MAPEAMENTO E INTERAÇÕES NA FASE DE PLANEJAMENTO Ponto de partida Ponto de chegada Fontes de entradas Entradas Atividades Saídas Recebedores de Saídas PROCESSOS ANTECEDENTES, por exemplo, em provedores (internos ou externos), em clientes, em outras partes interessadas pertinentes MATÉRIA, ENERGIA, INFORMAÇÃO, por exemplo, na forma de material, recursos, requisitos MATÉRIA, ENERGIA, INFORMAÇÃO, por exemplo, na forma de produto, serviço, decisão PROCESSOS SUBSEQUENTES, por exemplo, em clientes (internos ou externos), em outras partes interessadas pertinentes Possíveis controles e pontos para monitorar e medir desempenho PRINCIPAIS MUDANÇAS NA ISO 9001:2015 5

6 Produtos Exclusões Principais diferenças em terminologia na ISO 9001:2015 ISO 9001:2008 ISO 9001:2015 Produtos e serviços Representante da direção Documentação, manual da qualidade, procedimentos documentados, registros Ambiente de trabalho Equipamento de monitoramento e medição Produto adquirido Fornecedor Não usado (Aplicabilidade) Não usado (Responsabilidades e autoridades similares são atribuídas, mas não há requisito para um único representante) Informação documentada Ambiente para a operação de processos Recursos de monitoramento e medição Produtos e serviços providos externamente Provedor externo Foram inseridas 69 definições de terminologias utilizadas na Norma. CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO A Organização, a Estratégia e Estrutura de Negócios A alta direção deve: Determinar os objetivos organizacionais a serem alcançados, Entender e analisar internamente as suas forças e fraquezas, Entender e analisar externamente as ameaças e oportunidades, Analisar riscos e oportunidades no contexto, Planejar ações para reduzir ou eliminar riscos relevantes e para melhorar o desempenho com base nas oportunidades. Fatores de: Oportunidade Risco AJUDA ATRAPALHA INTERNO FORÇAS FRAQUEZAS EXTERNO OPORTUNIDADES AMEAÇAS Determinar os processos necessários, interações e planejá-los. Ter seu plano estratégico de negócios considerando o que foi determinado e ações planejadas, que devem ser monitoradas. 6

7 CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO A Organização, a Estratégia e Estrutura de Negócios A alta direção deve: Determinar o contexto da organização considerando: O foco dos negócios (tipo de produto ou serviço, público alvo, etc..), Competência (experiência, qualificação e capacitação da organização), Conhecimento (do produto e serviço oferecido, regulamentações, etc...), Recursos materiais (máquinas, equipamentos, infraestrutura) e, Recursos humanos necessários (em quantidade e em competência) As Partes Interessadas A alta direção deve: Determinar partes interessadas pertinentes e seus requisitos, para que sejam: Analisados, Considerados no planejamento de negócios e sistema de gestão, Entendidos e Atendidos, Medidos e monitorados. CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO As Partes Interessadas Quais são? CLIENTES GOVERNO FORNECEDORES COMUNIDADE E SOCIEDADE Quais os seus requisitos? ORGANIZAÇÃO SÓCIOS E ACIONISTAS COLABORADORES Partes Interessadas Clientes Provedores Externos Colaboradores Sócios e Acionistas Comunidade e Sociedade Governo Requisitos (Exemplo) Produtos e serviços que atendam seus requisitos, necessidades e expectativas Parceria na cadeia de provedores e retorno de investimentos associados Experiência, melhor competência e qualificação, sustentabilidade e segurança Retorno de investimentos nos negócios Oportunidade de emprego, Qualidade, Responsabilidade Social e Ambiental Contribuinte confiável e cumpridor de requisitos legais aplicáveis aos negócios 7

8 MENTALIDADE DE RISCOS E OPORTUNIDADES A nova norma exige uma abordagem e metodologia para determinar os riscos, analisa-los em relação a consequências e impacto, devendo planejar ações e agir para reduzir ou eliminar impactos no atendimento a requisitos, com prioridade nos impactos de maior relevância. O uso desta abordagem será necessária: No planejamento estratégico de negócios No planejamento de novos processos e atuais já determinados No planejamento de projeto e desenvolvimento e Quando ocorrerem mudanças. A organização também devera apresentar metodologia para identificar oportunidades, analisa-las e agir para a melhoria de desempenho. 8

9 MODELO COMPACTO DA PLANILHA DE HAZOP PARA ANÁLISE DE RISCOS VARIÁVEIS E FALHAS NO PROCESSO? O QUE CAUSA OS DESVIOS? TEMOS COMO DETECTAR? QUAL O EFEITO NA OPERAÇÃO E NA SEGURANÇA? PODEMOS REUZIR OS RISCOS? COMO? DESVIO POSSÍVEIS CAUSAS MODOS DE DETECÇÃO CONSEQUÊNCIA RISCO RECOMENDAÇÕES OBSERVAÇÕES BASEADO NA PROBABILIDADE E GRAVIDADE 9

10 O PAPEL DA LIDERANÇA A Norma exige uma postura mais ativa e compromissada das lideranças no planejamento, na implementação, na manutenção e na melhoria do sistema de gestão da qualidade. Em termos práticos os gestores (lideres) deverão apresentar mais do que evidências documentadas da sua participação. As auditorias deverão avaliar o conhecimento e o envolvimento no planejamento, na comunicação, na conscientização de colaboradores, na provisão de recursos necessários, nas melhorias de desempenho, processos, produtos e serviços e, na manutenção do sistema de gestão. CONSCIENTIZAÇÃO O termo conscientização surge, fortalecendo as diretrizes da nova norma em relação a participação das lideranças que devem estar conscientizadas de suas responsabilidades, assim como, serem os facilitadores na conscientização e motivação dos colaboradores em relação aos papeis que desempenham (o que fazem, como fazem, porque fazem, qual a importância do que é feito e qual objetivo deve ser alcançado). PLANEJAMENTO Na nova Norma o planejamento ganha força principalmente na determinação e mapeamento dos processos e para alcançar objetivos da qualidade e de desempenho propostos. O planejamento e definição dos objetivos da qualidade e de desempenho dos processos se torna mais complexo do que uma simples correlação com a política a qualidade. Será necessário medir e monitorar a eficácia e eficiência dos processos em atender resultados planejados. Agora a organização precisará definir o que deve ser feito, os recursos necessários, quem fará, até quando deve ser feito, como os resultados serão medidos e ainda analisar os riscos e oportunidades associados, com ações também planejadas para reduzir riscos considerados significativos. 10

11 CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL Para os recursos humanos o termo conhecimento substitui com mais força e abrangência o termo treinado, focando mais o resultado e não os meios, ou seja, treinar é uma ação ou meios para adquirir conhecimento que é o resultado desta ação. Este conhecimento será necessário e utilizado na realização eficaz dos processos para atingir objetivos. Para a organização o termo conhecimento refere-se as lições aprendidas com coisas que deram certo e coisas que deram errado, o que forma a experiência, devendo este conhecimento estar disponível para consulta na extensão necessária. A nova norma requer que os conhecimentos sejam determinados, adquiridos e mantidos, podendo ser utilizadas fontes internas e externas para a obtenção desse conhecimento. POLÍTICA DA QUALIDADE A política da qualidade poderá ser obtida pelas partes interessadas pertinentes. Em outras palavras, a organização deverá comunicar sua política da qualidade as partes externas, conforme demanda. OBJETIVOS DA QUALIDADE Os objetivos da qualidade e de processos precisarão ser documentados e comunicados na organização como já praticado com a política da qualidade. As pessoas da organização devem ter conhecimento e entendimento destes objetivos e de seus papeis para alcança-los. A comunicação deve-se estender as partes interessadas pertinentes como apropriado. NÃO CONFORMIDADES Quando a causa de uma não conformidade não pode ser eliminada, ações devem ser tomadas para identificar e isolar a não conformidades sem risco de liberação ao cliente ou de não atendimento a requisitos especificados. 11

12 MELHORIA Substituiu o termo melhoria contínua que é uma parte da melhoria, assim como ações corretivas, desta forma o termo melhoria contínua foi tratado como sub requisito aplicável nas saídas de análises de desempenho, como oportunidades de melhorias. A alteração é textual. O conteúdo e essência da norma não foram alterados e continuam exigindo que a organização implemente mecanismos que promovam a melhoria continua do desempenho e da eficácia do sistema de gestão da qualidade. PLANEJAMENTO E CONTROLE DE MUDANÇAS Não se limita apenas a mudanças de projeto, sendo tratado como requisito independente no planejamento e no controle de mudanças do sistema de gestão, foco de negócios e processos. Passa a ser requisito a análise de riscos e consequências antes da efetivação das mudanças. FOCO NO CLIENTE Agora mais abrangente e requer análise de riscos no atendimento a requisitos especificados. Deve ser considerado no planejamento dos processos. CONTROLE DA PROPRIEDADE DE PROVEDORES EXTERNOS Agora o uso da propriedade de provedores externos precisam ter controles específicos com anteriormente feito nos casos da propriedade de clientes. Entende-se como propriedade de terceiros os dados pessoais, especificações técnicas, ferramentas, infraestrutura, etc. 12

13 INFORMAÇÃO PARA PROVEDORES EXTERNOS Agora é requisito que os provedores externos sejam informados sobre a forma de controle e monitoramento aplicada pela organização em seus processos, produtos e serviços, incluindo os resultados destes controles e monitoramentos para melhorias de desempenho. Inclui nesta informação o que se espera a nível de desempenho, como objetivos e metas a serem alcançadas. ATIVIDADES DE PÓS-ENTREGA Agora ganha força como requisito independente e requer integração com o projeto e desenvolvimento nos casos de garantia e reclamações técnicas. CONTROLE DE PRODUÇÃO COM PROVA DE ERROS HUMANOS Direciona a organização a aplicar técnicas que controlem e reduzam erros humanos desde no planejamento do processo de produção. Essa técnica é bastante conhecida no setor automotivo e denominada como dispositivos a prova de erro ou Poka-Yoke. INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Os termos documentos e registros foram substituídos por informação documentada. Os controles atuais destas informações documentadas poderão ser mantidos com alguns ajustes e conceituações. Não é mais explicito ter procedimento documentado, dando liberdade para a organização faze-lo como apropriado, porém não é recomendado excluir documentos consolidados que padronizam e evidenciam as melhorias através das revisões e asseguram base consistente ara integração de novos colaboradores. No item a é requerido informação documentada para apoio a realização dos processos, com isso entende-se que instruções sejam necessárias. Texto mantido na ISO-9001:2015 para orientar a organização na determinação de onde a informação documentada pode ser necessária e agrega valores: A extensão da informação documentada para um sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido: Ao porte da organização e seu tipo de atividades, processos, produtos e serviços; À complexidade de processos e suas interações; À competência de pessoas. 13

14 O que não é mais requisito explícito na nova estrutura da ISO 9001:2015 Obrigatoriedade de ter um Manual da Qualidade(4.2.2) O conteúdo requerido anteriormente permanece, porém não obriga como requisito que seja documentado em um manual da qualidade, e também não determina como mandatório relacionar como informação documentada os procedimentos documentados do SGQ) Ter um Representante da Direção nomeado(5.2.2) A nomeação de um representante foi substituída por uma atribuição de responsabilidades e autoridades, sem ter que nomear uma pessoa para esta função, dando liberdade para a organização centralizar estas atribuições na alta direção ou pulverizar entre as lideranças 14

15 Avaliação de habilidades(6.2.1) Por ser complexa a avaliação independente por função, as habilidade ficam implícitas nas competências e nas avaliações de desempenho em atende-las, pois a competência é constituída de formação escolar, treinamentos, qualificação, experiências e habilidades, e a harmonia destes requisitos somada a energização motivacional do colaborador, faz com que o desempenho atenda as necessidades dos processos. Ações Preventivas(8.5.3) Substituída pela abordagem de riscos e oportunidades em todas as atividades de planejamento, incluindo a análise de eficácia das ações tomadas nas análises de dados e críticas da direção, se tornou mais abrangente e com maior valor agregado, sem a obrigatoriedade de formalizar ações preventivas apenas para atender a um requisito normativo. Ter procedimentos documentados para: Controle de documentos Controle de registros Controle de produto não conforme Ações corretivas e Ações preventivas Auditoria interna Com a retirada dos termos documentos e registros, sendo estes substituídos pelo termo informação documentada, e a mudança de conceitos para deixar a organização determinar onde os considera necessário, dá mais liberdade para organizações que possuem pequeno porte e processos de baixa complexidade, e documentar de acordo com seu foco de negócios, porém nesta nova versão é explicito no requisito a que a organização deve ter informação documentada para apoiar a realização dos processos, o que induz a ter procedimentos, instruções e planos de controle entre outros que definam os métodos planejados para a realização dos processos de forma eficaz e eficiente, sendo uma base importante na formação e integração das pessoas e para documentar e disponibilizar as melhores práticas obtidas pela experiência e lições aprendidas, portanto deve-se ter cautela na exclusão de alguns documentos, deixando o sistema instável e com riscos de não conformidades maiores. 15

16 Esclarecendo dúvidas comuns Perguntas e Respostas PERGUNTAS E RESPOSTAS 1)AAlta Alta Direção deve fazer algum curso da revisão da norma? R: É importante, que não só a direção, mas todas as lideranças participem de um treinamento que aborde de maneira sistêmica a nova norma ISO 9001, pois são foco principal das maiores mudanças e, o entendimento da norma é fundamental para que haja disseminação na organização aos demais colaboradores. 2)Anorma prevê mais conscientização da Alta Direção? R: Sim, a norma sugere que as lideranças (o que inclui a Alta Direção) se mostrem mais presentes na implantação e manutenção do SGQ e estejam conscientes de seu papel nesse processo. 3) Quanto às análise críticas, entradas e saídas permanecerão as mesmas? R: As entradas e saídas da análise crítica apresentam algumas modificações, mas a essência do conteúdo permanece inalterado. Será requerido maior detalhamento das análises de entradas mandatórias e saídas resultantes, tanto nas análises críticas pela direção (9.3) como nas análises de dados (9.1), visto ser esta informação documentada uma base fundamental para evidenciar o comprometimento e compromissos assumidos para correção de rotas, melhorias e para elevar a satisfação de clientes e de outras partes interessadas. 16

17 PERGUNTAS E RESPOSTAS 4) Como será a aplicação da Gestão de Riscos para atendimento da norma? R: Os riscos devem ser identificados e um planejamento de como serão reduzidos ou eliminados deve ser estabelecido. A organização deve escolher e usar uma ou mais técnicas apropriadas para a gestão de riscos. As mais comuns são o FMEA, HAZOP, Brainstorming e Brainwrite, deve-se estabelecer critérios para quantificar, classificar e dar prioridades a ações. Há necessidade de planejar ações e monitora-las com ajustes quando os resultados não são alcançados. Um treinamento a respeito é recomendado para todas as lideranças e colaboradores, pois a mentalidade de riscos deve ser entendida e praticada em toda a organização. A norma ISO/IEC é uma boa referênciaparaomodelodegestãoderiscoseaiso/iec31010apresentaastécnicasque podem ser adotadas neste processo, porém não é mandatório o uso destas Normas. 5)Aanálise de riscos pode(deverá) ser feita em cima dos processos críticos? R: A análise deve ocorrer sobre os riscos identificados nos processos da empresa, sejam eles críticos ou não. A norma estabelece que a organização analise os riscos associados aos processos novos e já estabelecidos na organização dentro do seu contexto e escopo e também quando mudanças nestes processos forem planejadas, nestes casos a análise de risco e oportunidades deve ser efetuada preferencialmente e sempre que possível, antes da implementação. Se um processo é crítico ou de maior impacto nos resultados esperados pela organização e partes interessadas, a análise de risco deveria ter uma profundidade maior e mais detalhada. PERGUNTAS E RESPOSTAS 6) No que trata da auditoria interna, onde pede pra evidenciar que a análise de risco foi considerada? É necessário mensurar e apresentar resultados dessa análise de risco? R: A ISO 9001:2015 não estabelece de maneira direta e explicita que a auditoria interna evidencie a análise sobre os riscos e também não é necessário. Note, porém, que o foco da auditoria é baseado no atendimento dos requisitos normativos e a análise de riscos é base fundamental da nova versão e tem requisito específico sobre este assunto. Quanto a evidências objetivas em informações documentadas, as auditorias poderão usar os registros de análise crítica e de dados que devem relatar que a empresa avalie a eficácia das ações para a contenção dos riscos identificados, além de planos de ações recorrentes destas análises de riscos. Vale apena lembrar que as auditorias devem ser planejadas e conduzidas por auditores qualificados, que seguem normas específicas para estas atividades, ou seja: ISO para auditores internos e ISSO/IEC para auditores de organismos de certificação credenciados. 7)Não serão mais necessários os procedimentos documentados? R: Aqueles que são exigidos pela versão anterior não serão mais obrigatórios. Vale lembrar que na versão 2015, a Norma ISO 9001 cita a necessidade de informação documentada em diversos requisitos, o que pressupõe a necessidade de evidências em documentos e registros. 17

18 PERGUNTAS E RESPOSTAS 8) O controle da informação documentada na nova versão difere do controle de documentos e controle de registros da versão 2008 daiso 9001? R: Não. Embora tenha sido unificado em informação documentada os termos documentos e registros, a tratativa para controle não precisa ser alterada, porém atenção especial deve ser dada na identificação do que tratar como registro ou o que tratar como documento as informações documentadas declaradas de forma explícita ou implícita nos requisitos da nova versão. Ex: no requisito é requerido a determinação de critérios para avaliação, seleção, monitoramento e reavaliação de fornecedores. Isso deve ser formalizado de alguma formaesetratadeumdocumentonaversão ) O documento (procedimento) de auditoria interna não será mais obrigatório, mas será preciso manter o registro(informação documentada) que foi realizada a auditoria é isso? R: Sim. Um procedimento específico sobre auditoria interna não será mais necessário, porém a empresa necessitará manter informações documentadas que evidenciem o planejamento e realização da auditoria interna. PERGUNTAS E RESPOSTAS 10) É preciso ter a documentação das competências por função? R: No item 7.2.a da nova versão exige-se a determinação das competências necessárias as pessoas, não sendo explícito que isto seja documentado, porém evidência em informação documentada que comprove que a competência requerida é atendida é explícita no item 7.2.d, desta forma entende-se que para organizações com diversas funções que requer competências específicas, será necessário documentá-las para ter base na seleção, contratação e avaliações subsequentes de atendimento. 11) Podemos evidenciar a experiência do profissional com a apresentação do seu currículo? R:Normalmente essa informação documentada (registro) nãoé aceita como evidência de experiência doprofissional, pois o currículo é emitido pelo candidato à vaga. A carteira de trabalho é um meio válido, tanto quanto algum documento oficial de uma empresa que ele tenha trabalhado anteriormente, que evidencie o tipo de trabalho realizado. Aproveito para lembrarque há uma lei trabalhista no Brasil que proíbe que qualquer organização exija mais do que 6 meses deexperiência em caso de contratação externa. 18

19 PERGUNTAS E RESPOSTAS 12) O treinamento formal pode ser substituído pela experiência comprovada? R: A norma define informação documentada para educação, treinamento ou experiência. Em outras palavras a empresa precisa evidenciar registros de educação (obrigatoriamente) e treinamento ou experiência. Assim, a empresa pode substituir o registro de treinamentos pela experiência comprovada de determinado profissional. 13)Anorma permite que umanc volte a acontecer? R: A versão 2008, requer que implemente ações de forma que uma não conformidade não volte a ocorrer. Aversão2015,émais flexívele permite queumanãoconformidadevolteaocorrer em função, por exemplo, da impossibilidade de ação na causa-raiz. Sabemos que em alguns casos os riscos e consequências na eliminação de uma causa raiz poderão ser de maior impacto em recursos e resultados, desta forma é requerida análise da necessidade de eliminação da causa raiz com esse foco. Quando se decidir por não tomar ações na causa raiz identificada, isso deve ser justificado apropriadamente em informações documentadas da ação corretiva, nestes casos entende-se que a não conformidade possa ocorrer novamente e isso é verdadeiro, porém o controle da causa raiz e o isolamento da não conformidade, caso ocorra novamente, deve ser efetivado, sem pôr em risco o atendimento a requisitos especificados da organização e de outras partes interessadas. PERGUNTAS E RESPOSTAS 14) Na norma ISO 9001:2015 os conceitos de ação preventiva, melhoria, ação corretiva e ação de correção permanecem sem alterações? R: Sim, os conceitos e fundamentos que embasam a norma ISO 9001 não sofrerão mudanças. 15) A verificação da eficácia de ações corretivas continua da mesma forma? R:Sim, não há mudanças nas exigências relacionadas a avaliação da eficácia das ações implementadas. 16) Não será mais obrigatório as ações preventivas? R:A norma não cita mais esse termo, porém as ações preventivas que tinham dificuldades de apresentação de evidências, foram substituídas pela análise de riscos e oportunidades em todo contexto da Norma, ou seja, ficou mais abrangente e nas auditorias serão mais focadas pelos auditores em todos os processos do SGQ. 19

20 PERGUNTAS E RESPOSTAS 17)Há alguma mudança na comunicação com provedores externos? R:A nova versão é bem mais clara e abrangente neste quesito, sendo necessário comunicar o provedor externo a respeito dos métodos de controle, como medições e monitoramentos aplicáveis, assim como os critérios de aceitação em relação ao desempenho, qualificação, competência e saídas resultantes (produto ou serviço). Os resultados destes controles também devem ser comunicados para melhoria de desempenho. 18)OItem 8.3 projeto e desenvolvimento do produto e serviço continua podendo não ser aplicado a empresas que não tendo produto próprio? R:Sim. As organizações podem declarar e justificar com base no escopo do SGQ a não aplicabilidade deste e de outros requisitos, desde que estes requisitos não afetem a capacidade ou a responsabilidade da organização de assegurar a conformidade de seus produtos e serviços e a elevação da satisfação do cliente. No caso que citado, é possível excluir todo o requisito 8.3. PERGUNTAS E RESPOSTAS 19) O escopo declarado no certificado da ISO 9001 serve como evidência para atender ao requisito 4.3 da Norma? R:Embora o certificado seja um documento do sistema de gestão da qualidade, o mesmo não deve seraceito como evidência de definição de escopo, pois o certificado é emitido após a confirmação do escopo e conclusão dos ciclos de auditoria de certificação. É necessário que a organização defina o escopo em um documento interno, que pode ser diretrizes do SGQ, plano de negócios, etc. 20) Quando deve ser iniciada as adequações para transição de sistema já certificados na versão 2008? R:O mais breve possível e de acordo com o resultado de uma avaliação diagnóstica de dos recursos materiais e pessoais da organização, lembrando que foram dados 03 anos para estas adequações que se expira em setembro de Uma adequação gradativa e bem dosada é viável e de menor risco no desempenho da organização, pois fazem com que as pessoas (lideranças e colaboradores) entendam, se alinhem as rotinas revisadas e estejam maduros e preparados para o ciclo de auditoria de recertificação na nova versão. Recomenda-se não deixar para a última hora este projeto, visto que esta prática tem lições aprendidas que mostram grandes riscos nos resultados e maior disponibilidade de recursos em curto prazo. 20

21 Processo de Transição Quando iniciar a transição do sistema de gestão a nova norma Isso depende dos recursos da organização e limites estabelecidos para concluir a transição, que é de março de 2018 (limite par novas certificações e Recertificações na versão 2008) a setembro de 2018, quando os certificados ISO-9001 emitidos na versão 2008 deixam de ter validade. Como a mudança é estrutural e requer adequações na cultura, hábitos e atuação de lideranças, recomendamos iniciar as atividades nas fases I a IV de nosso plano de trabalho o mais breve possível para evitar entraves e riscos de força tarefa para concluir os trabalhos no prazo normativo. Lembrando que foi concedido pelo comitê da ISO um prazo de 3 anos para estas atividades de adequações e para as organizações se adaptarem as mudanças. Uma outra vantagem de iniciar sem demora o processo, seria a nível estratégico e competitivo com a concorrência no mercado, saindo na frente a nível de atualização o que evidencia ao cliente o comprometimento em manter organização atualizada. 21

22 Quando iniciar a transição do sistema de gestão a nova norma Nossa recomendação onde não foi iniciado o processo de adequações: Vencimento do certificado O que fazer? Porque? Qual a validade da nova recertificação? Até agosto de 2016 Após agosto de 2016 Recertificação na versão 2008 Recertificação na versão 2015 Há pouco tempo para as adequações A validade se mantem em 03 anos Setembro de anos da data da recertificação Recertificações na versão 2008 efetivadas após a edição da versão 2015, terão validade até setembro de 2018, independente da data de realização, podendo ser realizada a transição para a versão 2015 em qualquer auditoria de acompanhamento do organismo de certificação credenciado, sendo nestes casosemitidonovocertificadonanovaversão emantidaadatadevalidadedo certificado anterior. Após março de 2018, nenhuma organização poderá obter a certificação ou recertificação pela versão Tempo estimado de atividades Nossa recomendação de tempo para uma transição tranquila e sem atropelos seria de ao menos 12 meses, onde a disponibilização de recursos com o projeto também se diluiria neste período. É possível no mínimo 4 meses, mas os riscos de insucesso são mais elevados, pois o resultado final é dependente da reação das pessoas e da organização em romper alguns paradigmas e mudar alguns hábitos. 22

23 Plano de Trabalho - ECS FASE I II III IV V VI ATIVIDADE Entendendo o contexto e o sistema de gestão da organização Qualificação da direção e lideranças em relação a nova Norma Planejamento Adequações Monitoramento e Ajustes Monitoramento pelo Organismo de Certificação Credenciado I II III IV V VI (Mínimo 4 meses e Ideal Recomendado 12 meses) Responsabilidades DA ECS NO ESCOPO DE ATIVIDADES DO PROJETO: a)realização de atividades como apresentado no plano de trabalho. (Fase I compactada por ser projeto conhecido e acompanhado pela ECS) b)elaboração da informação documentada Diretrizes do Sistema de Gestão que deverá substituir o atual Manual da Qualidade; c)uma turma de treinamentos referidos nas fases II e IV do plano de trabalho, exceto os identificados como recomendados e opcionais; d)um ciclo de auditoria interna completa no SGQ na fase V do plano de trabalho, com monitoramento da eficácia de eventuais ações decorrentes; e)acompanhamento nas auditorias de recertificação(preliminar e conclusiva) da fasevidoplanodetrabalho; f)disponibilização de todas as ferramentas de gestão necessárias para elaboração do plano estratégico de negócios, análise de riscos e oportunidades (novos requisitos mandatórios) na fase IV do plano de trabalho. g)disponibilizar previamente agenda de visitas dos consultores, identificando as atividades a serem realizadas e os envolvidos do cliente nestas atividades. 23

24 Responsabilidades DO CLIENTE NO ESCOPO DE ATIVIDADES DO PROJETO: a)engajamento e comprometimento da direção e demais lideranças nas adequações planejadas e implementação efetiva das rotinas revisadas do sistema de gestão da qualidade; b)disponibilização dos envolvidos: Nos eventos de treinamentos necessários a serem efetivados; e Nas visitas dos consultores conforme agenda previamente definida pelos mesmos; c)disponibilização de recursos necessários para: A realização eficaz dos treinamentos(local, acomodação e equipamentos de projeção datashow);e A implementação efetiva das rotinas revisadas do SGQ. d)efetivar as ações direcionadas pela equipe de consultores da ECS nos prazos compromissados. ATIVIDADES NÃO INCLUSAS NA CARGA DE TRABALHO: a) O desenvolvimento e elaboração do plano estratégico de negócios da organização pela ECS, podendo ser contratado separadamente; b) A alteração física de informações documentadas (procedimentos e instruções) pela ECS; c) Turmas adicionais de treinamentos planejados e outras atividades fora do plano de trabalho revisão-00 em anexo e do escopo desta proposta; d) Treinamentos identificados como opcional e recomendado no plano de trabalho. e) Acompanhamento de auditorias complementares (folow-up) requeridas por organismo de certificação credenciado. CARGA DE TRABALHO PLANEJADA E INVESTIMENTOS CLIENTE NÃO CLIENTE 24