Master File CARTILHA MASTER FILE

Transcrição

1 CARTILHA MASTER FILE

2 1 - Master File O Master File é um arquivo de cadastros de itens, subcategorias, categorias, grupos e departamentos que foi criado e desenvolvido pela divisão de lojas e franquias da Cosan através de estudos em suas lojas franqueadas. O cadastro de itens fica organizado e estruturado da mesma maneira que o cadastro de produtos do software EMSys em um banco de dados específico administrado pela divisão de Lojas e Franquias. Esse banco de dados chamamos de Master File e a partir dele é feito um espelho que será disponibilizado para cada banco de dados das lojas franqueadas, unificando os itens em todas as lojas. A administração do banco de dados é responsabilidade da Divisão de Lojas, cabendo a ela a atualização, inclusão e exclusão de itens com baixa performance de vendas, lançamento de novos produtos pela indústria,etc. Na administração do cadastro de produtos não será realizado pela Divisão de Lojas o cadastramento de tributações, preços, margens e fórmulas de produtos. Isto será realizado por cada revendedor na administração do seu banco de dados local. Em função da abrangência nacional e características específicas de cada estado, onde estão inseridas nossas lojas franqueadas, foi dada a opção para que o franqueado possa incluir localmente 200 SKUs com características regionais e bom desempenho de vendas. Caberá ao franqueado administrar estes 200 SKUs localmente, incluindo ou retirando de acordo com o desempenho de vendas e margens Itens Regionais Entende-se por itens regionais: Apresentam venda/margem significativa em uma determinada região e que não tem força de venda em outras regiões Não fazem parte do mix definido pela divisão de lojas e franquias. Como é feito o cadastro de itens regionais: Estes itens podem ser cadastrados em qualquer uma das subcategorias existentes no Master File, o limite máximo permitido são 200 SKUs. A nomenclatura e categorização será de responsabilidade do revendedor. A quantidade de SKUs não será alterada, porém o franqueado poderá através de uma análise de desempenho de vendas e margens excluir itens e incluir novos itens respeitando o limite de 200 SKUs. A Divisão de Lojas através da análise de desempenho de cada item poderá incluir no Master File itens regionais o que proporcionará a inclusão de novos itens na categoria regionais. É importante salientar que mesmo que a Divisão de Lojas assuma o cadastro do item no Máster File o código interno do cadastro original feito pelo revendedor será mantido. Como cadastrar um item regional:

3 Na tela de cadastro de itens na aba complementos clicar no flag chamado regional. Este item assumirá uma seqüência de código interno acima de Itens Fora do Mix A medida que o cadastro de produtos do revendedor for migrado para o Master File alguns itens não serão classificados no Master File e itens regionais. Entende-se por itens fora do mix aqueles que existem na loja, possuem ou não estoque e apresentam baixo desempenho de vendas e margens, além de não fazerem parte do mix definido pela divisão de lojas e franquias. Esta sub-categoria é temporária até que aconteça a exclusão destes itens. Não será permitida nova compra para reposição destes produtos. A Divisão de Lojas através da análise de desempenho de cada item poderá incluir estes produtos no Master File. É importante salientar que mesmo que a Divisão de Lojas assuma o cadastro do item no Máster File o código interno do cadastro original feito pelo revendedor será mantido. Como cadastrar um item regional: Estes itens serão cadastrados no ato da migração do sistema existente para o sistema Rezende. Esta categoria deverá ser descontinuada ao termino do estoque dos itens. Estes itens serão cadastrados na subcategoria 270 e assumirão uma seqüência de código interno acima de Processo de Implantação Master File nas lojas Para implantação do sistema é necessário realizar uma comparação dos itens cadastrados no banco de dados atual do revendedor com o Master File e com os produtos existentes na loja, através de um coletor de código de barras todos os produtos são unificados em um arquivo. Estas informações são inseridas em um aplicativo que realiza a comparação dos bancos de dados Processo de Comparação dos Arquivos A) É realizada uma carga no aplicativo de conferência com as informações dos itens da base atual, com os itens do Master File e com o arquivo dos itens coletados na loja B) Feito a comparação das colunas base atual, Master File e arquivo coletado, onde as três colunas forem iguais, entende-se que este item é um item do Master File, então pega-se o valor de venda e o valor de custo do item que estão na base atual do revendedor e insere na base que será utilizada por ele. C) Depois de realizada a comparação das três colunas, é realizada uma nova comparação apenas das colunas com as informações da base atual do revendedor e com o arquivo coletado na loja, os itens que forem iguais nessas duas colunas, base que será utilizada pelo revendedor com as informações (cod_barra, descrição, unidade, preço de venda e preço de custo) que estão na coluna da base atual do revendedor, esses itens serão inseridos como regionais ou itens fora do mix

4 D) Próximo passo verifica-se apenas os itens da coluna das informações coletadas na loja que não atenderam a nenhuma das comparações citadas acima, esses itens que sobraram serão cadastrados na base que será utilizada pelo revendedor manualmente e classificados como regionais ou como itens fora do mix. E) Emissão de relatório de todos os itens que estão cadastrados na base que será utilizada pelo revendedor e enviar para os responsáveis por parte da Rezende e da divisão de lojas da Cosan, confirmando que o Master File da loja esta pronto e que a data de implantação pode ser marcada. 3 - Identificando Itens Mix 3.1 Antigo Pai e Filho O conceito Pai e Filho será substituído pelo pela classificação em item mix, itens de produção, embalagens e promoção mix Itens Mix São compostos de outros itens de venda e utilizados na formação de combos e promoções. PROMO SAND CALIFORNIA + REFRI COCA COLA LT 350 ML O cadastro deste item será feito em Estoque > Produção > Item Mix. Informando quais serão os itens que deverão ser baixados no estoque quando o item mix for vendido Itens de Produção São aqueles produzidos na loja e que o seu resultado final depende da junção de insumos. FF CAFÉ EXPRESSO SAND CALIFORNIA SAND DJON FF CAPPUCCINO O processo no sistema será entrar no atalho Estoque > Produção > Fórmula do Produto e criar a fórmula de cada um dos itens, informando quais são os seu insumos, a quantidade de cada insumo que deverá ser dado baixa em estoque quando o item produzido for vendido. Existe uma tabela précadastrada no sistema com a descrição e quantidade de insumos dos itens de produção que deverá ser utilizada pelo revendedor Itens de Embalagem Itens vendidos em embalagem onde o estoque é controlado através do item unitário. CERV SKOL LT 350 ML PACK COM 12

5 O item descrito acima é uma derivação do item CERV SKOL LT 350 ML, ou seja o item que é controlado em estoque é o CERV SKOL LT 350 ML, mais existe a possibilidade de vende-lo em embalagem fechada e até mesmo com preço diferenciado. O que deverá ser feito é ir ao cadastro do item CERV SKOL LT 350 ML na aba ECF e adicionar o código de barras da embalagem com a sua devida descrição Itens de Promoção MIX São aqueles que pertencem a uma promoção, onde o SKU do item não fica definido. 2 TRIDENTS POR 1 REAL ou PROMO SAND TEXAS + SUCO DELL VALE LT O cliente poderá levar dois Tridents do sabor que desejar, no caso do outro exemplo ele poderá levar o sabor de suco que desejar. Para isso deverá ser criado o cadastro da promoção mix e quando for vendido a promoção 2 TRINDETS POR 1 REAL o operador do caixa deverá seguir o procedimento abaixo. >No atalho promoções (PDV) > Clicar na promoção desejada > Aparecerá uma tela onde é solicitado o código de barras do produto escolhido. Através deste procedimento é possível distinguir o sabor dos produtos fazendo com que a baixa em estoque seja realizada corretamente. O mesmo acontece com o segundo exemplo. 1.5 Nomenclaturas dos Itens Cadastrados No Master File os itens possuem alguns conceitos para cadastros no que diz respeitos as nomenclaturas adotadas em suas descrições. Abaixo serão descritas algumas nomenclaturas mais utilizadas: FF - Quando um item inicia em sua descrição com as letras FF, isso quer dizer que esse item pertence ao grupo de itens FAST FOOD, e sempre será um item do tipo produção. CP - Quando um item inicia em sua descrição com as letras CP, isso quer dizer que esse item é um componente que será utilizado em um item de produção. Sempre será insumo não podendo ser vendido PROMO - Quando um item inicia em sua descrição com a palavra PROMO, isso quer dizer que esse item é uma promoção, ele deverá ser um item mix ou uma promoção mix. COMBO - Quando um item inicia em sua descrição com a palavra COMBO, isso quer dizer que esse item é uma promoção, ele deverá ser um item mix ou uma promoção mix. CERV Utiliza a palavra CERV no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for uma cerveja.

6 REFRI - Utiliza a palavra REFRI no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for um refrigerante CIG Utiliza a palavra CIG no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for um cigarro. SORV - Utiliza a palavra SORV no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for um sorvete. PIC - Utiliza a palavra PIC no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for um picolé. SNAC - Utiliza a palavra SNAC no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for um salgadinho de pacote ex: BATATA RUFFLES. CHOC - Utiliza a palavra CHOC no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for um chocolate. CHIC - Utiliza a palavra CHIC no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for um chiclete. HIG - Utiliza a palavra HIG no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for um de higiene pessoal. LAT - Utiliza a palavra LAT no inicio da descrição quando o item a ser cadastrado for um item de laticínio ex: Iogurtes. 1.6 Manutenção do Master File após implantação Após a implantação o processo de atualização dos itens que compõem o Master File será responsabilidade do revendedor. O mesmo deverá acessar a opção de atualização do Master File mantendo seu banco de dados atualizado conforme o gerenciamento feito pela Divisão de Lojas e franquias. Essa opção de atualização esta disponível no sistema de Gestão EMSys3 menu Estoque > Item > Importar Arquivo Master File. Caso a Divisão de Lojas altere a característica de algum item que compõem o Master File, esta atualização será realizada no item correspondente na base de dados do revendedor assim que ele importar o arquivo de atualização. No processo de atualização as únicas informações que são atualizadas no cadastro do item são: Código de Barras, Descrição do Item, Unidade, Marca e Sub-Categoria. Informações como: Tributação ECF, Descrição ECF, Preço de Venda, Preço de Custo, Classe Fiscal que são critérios básicos para que apareçam no PDV, ficam de responsabilidade do revendedor ser informadas. Pontos que não são tratados na atualização do Master File: Composição dos Itens Mix

7 Quando um item mix é cadastrado pelo gerenciador do Master File, o que vem com a importação da atualização do arquivo Master File é apenas o item principal que esta no cadastro de item, a sua composição deve ser feita pelo revendedor. Código Interno: 4040 Código Barras: Item: PROMO SAND CALIFORNIA + REFRI COCA COLA LT 350 ML Nesse exemplo acima o item 4040 estará disponível para o revendedor no cadastro de item após a atualização, mais note que ele é um item do tipo mix, ou seja, ele é composto de outros itens no caso um SAND CALIFORNIA e um REFRI COCA COLA LT 350 ML. Antes do revendedor começar a utilizar esse item ele deverá entrar no sistema de gestão EMSYs3 menu Estoque > Produção > Item Mix e formar a composição para o item Composição dos Itens de Produção Quando um item de produção é cadastrado pelo gerenciador do Master File, o que vem com a importação da atualização do arquivo Master File é apenas o item final que será vendido, a sua fórmula deverá ser feita pelo revendedor. Código Interno: 4041 Código Barras: Item: FF CAFÉ EXPRESSO Tipo: Produto Nesse exemplo acima o item 4041 estará disponível para o revendedor no cadastro de itens após a atualização, mais note que ele é um item de produção, ou seja, ele é produzido através de outros itens no caso o GRÃO DE CAFÉ, SACHET AÇUCAR, SACHET ADOÇANTE entre outros insumos. Antes do revendedor começar a utilizar esse item ele deverá entrar no sistema de gestão EMSYs3 menu Estoque > Produção > Fórmula do Produto e criar a fórmula do item Composição das Promoções Mix Quando um item de promoção mix é cadastrado pelo gerenciador do Master File, o que vem com a importação da atualização do arquivo Master File é apenas o item principal que esta no cadastro de item, a sua composição deve ser feita pelo revendedor. Código Interno: 4042 Código Barras: Item: PROMO SAND CALIFORNIA + SUCO DELL VALE LATA POR R$ 7,00 Nesse exemplo acima o item 4042 estará disponível para o revendedor no cadastro de item após a atualização, note que ele é um item do tipo promoção mix, ou seja, ele é composto de outros itens,

8 no caso um SAND CALIFORNIA e um SUCO DELL VALE LATA que não foi especificado o valor. Antes do revendedor começar a utilizar esse item ele deverá entrar no sistema de gestão EMSYs3 menu PDV > Cadastro Promoção Mix e formar a composição para o item Embalagens As embalagens dos itens não são cadastradas pelo gerenciador do Master File, sendo assim de responsabilidade do revendedor. Código Barras: Item: CERV SKOL LATA 355 ML PACK 12 UNIDADES Note que o item acima é uma embalagem do item CERV SKOL LATA 355 ML, o seu cadastro deverá ser realizado pelo revendedor na tela de cadastro do item CERV SKOL LATA 355 ML na aba ECF, informando código de barras, descrição e preço de venda da embalagem. 1.7 Solicitação de Cadastros e Liberação de Itens O revendedor poderá solicitar o cadastro dos itens que deseja incluir no Mix. A solicitação deverá ser realizada através do Portal Franqueados. Para solicitar um cadastro de item o revendedor deverá entrar no Portal Franqueados, preencher o formulário de solicitação com as informações: código de barras, descrição do item, unidade e do solicitante. Por esse mesmo portal ele poderá acompanhar se suas solicitações foram atendida ou não pelo gerenciador do Master File. Após o preenchimento do formulário de solicitação será disparado um para o gerenciador do Master File que fará as devidas análises. O administrador do sistema envia a solicitação de inclusão do item para o Gerente de Categoria, que realiza as análises e valida se este item deverá ser incluído no Mix. O Gerente de categoria informa sobre a inclusão ou não do item para o gerenciador do Master File. A resposta da inclusão ou não deverá acontecer no prazo de cinco dias úteis. Caso a solicitação seja atendida pelo gerenciado do Master File o revendedor deverá entrar no EMSys3 e baixar sua atualização, conforme explicado no tópico 1.6. Caso solicitação não seja atendida pelo gerenciador do Master File o revendedor ainda terá a opção de utilizar esses itens nas posições de cadastro regional, isso se tiver posições disponíveis. Endereço portal: portal.rezendesistemas.com.br acessar a opção Master File