EXCEL MÓDULO 1 Fernando Andrade

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1 EXCEL MÓDULO 1 Fernando Andrade fernando@pessoasetecnologia.com.br

2 Índice Conceitos importantes... 4 Faixa de opções... 4 Guias adicionais... 5 Iniciadores de caixas de diálogos nos grupos... 6 Adicione ou retire comandos de sua barra de ferramentas... 6 Trabalhando com planilhas... 7 AutoPreenchimento... 7 Inserindo planilhas... 8 Renomeando planilhas... 8 Duplicando planilhas... 8 Deletando planilhas... 9 Elementos na tela do Excel e na planilha... 9 Planilhas em um arquivo Diferenças entre número e texto Inserção de dados Apagando ou substituindo informações em uma célula Desfazer e Refazer Inserindo e eliminando linhas e colunas Seleção de células... 1 Edição Ortografia e dicionários Cálculos Trabalhando com fórmulas AutoSoma Cálculos simples - Multiplicação Barra de ferramentas Formatação Formatando colunas Mesclando células Desenhando bordas nas células Alinhamentos Formatando números Mais cálculos Cálculos com parênteses Copiando fórmulas Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células)... 0 Trabalhando com funções... 1 Função Média... 1 Outras funções estatísticas... Trabalhando com datas... Mais formatação... 3 Estilo de célula... 3

3 Caixa de texto... 4 Gráfico... 5 Atualização e correção... 6 Impressão de planilhas... 7 Modo de Exibição de Layout da Página... 7 Configuração da página de impressão... 8 Cabeçalho e Rodapé... 8 Imprimindo Linhas de Título... 9 Ferramentas úteis Congelamento de linhas/colunas Trabalhando com várias janelas Dividindo a janela Facilidades do botão direito do mouse... 3 Cor da guia... 3 Salvando seus arquivos Formatos de Arquivos Excel Senhas... 34

4 Conceitos importantes Faixa de opções Guias Grupos Comandos A. Guias Existem oito guias na parte superior: Arquivo, Página Inicial, Inserir, Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão, Exibição. Cada uma representa tarefas principais executadas no Excel. B. Grupos Cada guia tem grupos que mostram itens relacionados reunidos. Na guia Página Inicial, por exemplo, vemos os grupos Área de Trabalho, Fonte, Alinhamento etc. C. Comandos Um comando é um botão, uma caixa para inserir informações ou um menu. A guia Página inicial mostra os comandos mais usados nas tarefas básicas com planilhas. Por exemplo, os comandos Colar, Recortar e Copiar são organizados primeiramente na guia Página Inicial, grupo Área de Transferência. Os comandos de formatação de fonte estão próximos, no grupo Fonte. Comandos para centralizar o texto ou alinhar texto à esquerda ou à direita estão no grupo Alinhamento e comandos para inserir e excluir células, linhas, colunas e planilhas estão no grupo Células. Os grupos reúnem todos os comandos necessários para um tipo específico de tarefa. Eles permanecem visíveis durante toda a tarefa, e não mais escondidos em menus. IMPORTANTE Para mudar de linha dentro de uma célula, clique no botão Quebrar texto automaticamente no grupo Alinhamento na guia Início. PESSOAS E TECNOLOGIA 4

5 Guias adicionais Crie um gráfico clicando em um botão na guia Inserir no grupo Gráficos. Em seguida, as guias Ferramentas de Gráfico ficam disponíveis: Design, Layout e Formato. Por exemplo, se você não tem um gráfico em sua planilha, os comandos para trabalhar com gráficos não são necessários. Mas depois de criado um gráfico, as Ferramentas de Gráfico aparecem com três guias: Design, Layout e Formato. Nessas guias, você encontrará os comandos necessários para trabalhar com o gráfico. A Faixa de Opções responde à sua ação. Use a guia Design para alterar o tipo de gráfico ou para mover o local do gráfico; a guia Layout para alterar títulos de gráficos ou outros elementos gráficos; e a guia Formato para adicionar cores de preenchimento ou para alterar estilos de linha. Quando concluir o gráfico, clique fora da área do gráfico. As Ferramentas de Gráfico desaparecem. Para reexibí-las, clique dentro do gráfico. As guias reaparecem. PESSOAS E TECNOLOGIA 5

6 Iniciadores de caixas de diálogos nos grupos Clique na seta no grupo Fonte para obter mais opções. A caixa de diálogo Formatar Células aparecerá. A seta Iniciador de Caixa de Diálogo no canto inferior direito de um grupo exibe mais opções para este grupo. Clique na seta e você verá uma caixa de diálogo ou um painel de tarefas. Por exemplo, na guia Início, no grupo Fonte, você tem todos os comandos usados com mais frequência para fazer alterações de fonte: comandos para alterar a fonte, alterar o tamanho da fonte e aplicar negrito, itálico ou sublinhado. Se desejar mais opções, como sobrescrito, clique na seta à direita de Fonte e você verá a caixa de diálogo Formatar Células, que tem sobrescrito e outras opções relacionadas a fontes. Adicione ou retire comandos de sua barra de ferramentas Se você usa com frequência comandos que não estão disponíveis como gostaria, é possível adicioná-los facilmente à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, que está acima da Faixa de Opções, quando você inicia o Excel 007 pela primeira vez. Nessa barra de ferramentas, os comandos estão sempre visíveis e ao alcance da mão. Por exemplo, se você usa o AutoFiltro todos os dias e não deseja clicar na guia Dados para acessar o comando Filtrar todas as vezes, é possível adicionar Filtrar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para isso, clique com o botão direito do mouse em Filtrar na guia Dados e, em seguida, clique em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para remover um botão dessa barra de ferramentas, clique com o botão direito do mouse na barra de ferramentas e clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. PESSOAS E TECNOLOGIA 6

7 Trabalhando com planilhas AutoPreenchimento 1. Digite a data inicial.. Arraste a alça de preenchimento até a célula desejada. As células são preenchidas automaticamente. Alça de preenchimento Observe que o Excel mostra também um símbolo de opções de preenchimento, para que você possa preencher as células com outros tipos de sequências. 3. Clique na seta para baixo ao lado do símbolo Opções de preenchimento e escolha a opção desejada. A opção Preencher Série é usada automaticamente pelo Excel. No caso de células com datas, Preencher Série preenche as células na sequência crescente. No caso de datas, Preencher Série oferece o mesmo resultado que Preencher dias. Opções de preenchimento 3 Você pode escolher outras opções: 17/10/009 é sábado, 18/10/009 é domingo, e por isso não aparecem aqui Preencher dias Copiar células Preencher dias da semana* Preencher meses Preencher anos PESSOAS E TECNOLOGIA 7

8 O preenchimento automático também: Funciona para dias da semana, palavras e palavra+número. Pode ser feito da direita para esquerda, da esquerda para direita, para cima ou para baixo Inserindo planilhas 1. Para inserir uma nova planilha, clique na guia vazia à direita da última guia existente. 1 IMPORTANTE Você pode ARRASTAR a planilha nova para outro local, se necessário! Renomeando planilhas 1. Clique duas vezes sobre a guia da planilha e digite o novo nome. 1 Duplicando planilhas 1. Pressione a tecla Ctrl.. Clique e arraste o mouse até levar a duplicata ao local desejado. 3. Solte Ctrl. + PESSOAS E TECNOLOGIA 8

9 Deletando planilhas 1. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre a planilha que você quer apagar.. Escolha Excluir na lista de comandos que aparece. Elementos na tela do Excel e na planilha 1. Barra de fórmula, exibe o conteúdo de uma célula quando você o curso sobre ela.. Uma planilha é composta por linhas e colunas. Uma célula é a união de uma linha e uma coluna: células A1, A, A3, B18, B19 e assim por diante Célula ativa, onde o mouse foi clicado. 4. Mouse, com o formato de uma cruz Quando posicionamos o mouse perto da borda do cursor, este virará uma seta. 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 9

10 Planilhas em um arquivo 1. O Excel usa o conceito de pasta de trabalho: cada pasta de trabalho é composta por várias planilhas.. Podemos ter planilhas relacionadas entre si, todas dentro de um mesmo arquivo. Diferenças entre número e texto Texto qualquer combinação que contenha letras. Número conjunto de números. Fórmulas operação ou função realizada com células; uma fórmula SEMPRE começa com = IMPORTANTE Textos são alinhados AUTOMATICAMENTE à esquerda da célula, números e fórmulas à direita. Inserção de dados 1. Coloque o cursor na célula desejada e digite os novos dados. VEJA Durante a digitação, os dados digitados aparecem na Barra de fórmula.. Ao terminar pressione a tecla Enter ou use as setas do teclado. 3. Para cancelar uma digitação, pressione a tecla ESC. Apagando ou substituindo informações em uma célula 1. Para apagar o conteúdo de uma célula, clique nela e pressione a tecla Delete.. Para inserir outro valor em uma célula já preenchida, não é necessário apagar seu conteúdo basta digitar o novo valor sobre o velho. PESSOAS E TECNOLOGIA 10

11 Desfazer e Refazer 1. Digite o número Pressione Enter. 3. Pressione a tecla Del para apagar este número. 4. Clique no botão Desfazer. 5. E depois clique no botão Refazer. 4 VEJA O Excel permite desfazer várias ações, uma atrás da outra. Use e abuse deste recurso. 1. Para apagar uma coluna, clique o botão DIREITO do mouse sobre ela. Inserindo e eliminando linhas e colunas 1. A coluna inteira é selecionada. Clique na opção Excluir. 3. Para excluir uma linha, o processo é igual: clique com o botão DIREITO do mouse sobre a linha desejada. 4. Toda a linha ficará selecionada. Escolha Excluir. 5. Para inserir uma linha ou uma coluna, basta pressionar o botão DIREITO do mouse em uma linha ou coluna e escolher a opção Inserir. ATENÇÃO Uma linha ou coluna sempre é inserida ANTES da linha ou coluna selecionada. PESSOAS E TECNOLOGIA 11

12 Seleção de células 1. Para selecionar um conjunto de células, posicione o cursor na primeira célula.. Pressione o botão do mouse e arraste-o até onde desejar. 3. Para selecionar um conjunto intercalado de células, selecione o primeiro intervalo. 4. Pressione a tecla Ctrl e selecione os outros intervalos necessários. 5. Solte primeiro o mouse e depois o Ctrl. 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 1

13 Edição Ortografia e dicionários O Excel - assim como o Word - possui um corretor ortográfico. 1. Com uma planilha na tela, vá para a guia Revisão. 1. Nesta guia, clique no botão Verificar Ortografia. O Excel percorre célula por célula até encontrar uma palavra desconhecida que não existe em seu dicionário e sugere alterações. 3. Clique em Ignorar uma vez para ignorar apenas a palavra da célula ativa e deixá-la como está Clique em Ignorar tudo para ignorar esta mesma palavra em toda a planilha. 5. Você também pode indicar que a palavra é correta, clicando em Adicionar ao dicionário. 6. Clique em Alterar para mudar apenas a palavra da célula ativa. 7. Clique em Alterar todas para mudar esta palavras em todas as células em que ela aparecer. 8. Clique em AutoCorreção para que o Excel corrija automaticamente esta palavra sempre que ela for digitada da forma incorreta. 9. O Excel pode trabalhar com vários idiomas, como por exemplo o português e o inglês. Clique em Idioma do dicionário para definir o idioma desejado. PESSOAS E TECNOLOGIA 13

14 Cálculos Trabalhando com fórmulas Criar uma fórmula no Excel é um processo bastante simples e até mesmo intuitivo! Na planilha ao lado, vamos somar os valores de Salário e Comissão. 1. Clique na célula B4.. Digite o sinal de igual (=). 3. Clique na célula B. 4. Digite o sinal de mais (+) 5. Clique na célula B3. 6. Pressione Enter. Pronto! A fórmula usada foi: =B+B3. 7. Calcule as despesas, =B5+B6+B7. 8. O Saldo será Receita-Despesas? Digite =B4-B8. AutoSoma 1. Outra maneira de se realizar uma soma é através do botão AutoSoma. Digite os valores 100, 00, 300, 50 e 400 tal como mostra a figura abaixo. Se fizermos a soma como aprendemos acima, teremos que digitar célula por célula. Há uma alternativa melhor, a AutoSoma que facilita o processo Leve o cursor para a célula que conterá a soma (célula A6 na figura ao lado). 3. Na guia Início, clique no botão AutoSoma. 4. O AutoSoma já escreve a fórmula, basta agora pressionar Enter. PESSOAS E TECNOLOGIA 14

15 Cálculos simples - Multiplicação A coluna Total na planilha ao lado deve conter a multiplicação entre Quantidade e Preço Unitário. 1. Vamos começar o cálculo: digite = na célula D.. Clique na célula B. O Excel insere esta célula na fórmula. 3. Para indicar a multiplicação, digite *. 4. Clique na célula C. 5. Pressione Enter para encerrar a fórmula. Barra de ferramentas Formatação Fonte e Tamanho da fonte. Negrito, Itálico, Sublinhado. Alinhamentos Esquerda, Direita e Centralizar Mesclar células para transformar várias células em uma só Estilo de moeda, porcentagem, Separador de milhares, Aumentar e diminuir casas decimais. Bordas, Cor de preenchimento de célula e Cor da fonte. PESSOAS E TECNOLOGIA 15

16 Formatando colunas 1. Preço Unitário não cabe na célula, é necessário aumentar a largura da coluna. Posicione o mouse entre e coluna C e D. 1 VEJA Quando você coloca o cursor na linha que divide as colunas C e D na figura a cima, o mouse assume o formato de uma seta dupla. É com este formato que você pode usar o mouse para mudar a largura da coluna.. Pressione o botão do mouse e arraste-o. DICA Quando o mouse assumir o formato de seta dupla, pressione DUAS VEZES. Pronto, a coluna fica com a largura adequada sem que você tenha que arrastá-la. Mesclando células 1. Insira uma linha no alto da planilha usada no exemplo anterior.. Na célula A1 escreva Cesta básica. 3. Selecione o intervalo de A1:D1 e clique no botão Mesclar e centralizar. 4. Agora para ficar mais caprichado, coloque Negrito uma cor de preenchimento e aumente o tamanho da fonte. 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 16

17 Desenhando bordas nas células 1. Selecione toda a planilha do exemplo anterior.. Clique no botão Bordas. 3. Escolha o botão Todas as bordas. COMENTÁRIO Veja que há várias opções para a formatação de bordas: cor da linha, estilo da linha e alternativas para bordas superiores e inferiores Se quiser você pode ainda fazer alterações bem específicas nas bordas, clique para isso em Mais Bordas para exibir o quadro Formatar Células. DICA O segredo para trabalhar com este quadro é sempre ter em mente as células que você selecionou. Assim, se você escolhe o estilo Borda Dupla e clica no botão Contorno, o Excel desenhará uma BORDA DUPLA no CONTORNO das células selecionadas. 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 17

18 Alinhamentos Você pode controlar todo o alinhamento de uma palavra ou palavras dentro de uma célula ou conjunto de células. A guia Início apresenta um grupo específico para ALINHAMENTO. a. Alinhamentos VERTICAIS em uma célula. a c b. Alinhamentos HORIZONTAIS em uma célula. c. Orientação INCLINADA do texto em uma célula, útil para colunas estreitas. b d d. Botões de RECUOS, para afastar ou aproximar o texto da margem da célula. e. Para mudar de linha DENTRO DE UMA MESMA CÉLULA, clique em Quebrar Texto Automaticamente. f. Você também pode mesclar várias células tanto na horizontal quanto na vertical. e f A guia Início apresenta um grupo inteiro só com opções para formatação de números. Formatando números a. Clique na seta para baixo à esquerda de Geral para exibir vários formatos possíveis para os números em uma célula. a b. Formato Monetário. c. Formato Percentual. d. Formato Contábil. e. Aumentar ou diminuir as casas decimais de um número. f. Exibe o quadro de diálogos Formatar Células. b c d e f PESSOAS E TECNOLOGIA 18

19 Mais cálculos Cálculos com parênteses Há uma tendência ERRADA dos usuários Excel em usar parênteses onde eles não são necessários. As células D5 e D6 abaixo mostram o mesmo resultado. Os parênteses usados no cálculo em D6 são totalmente DESNECESSÁRIOS, já que o Excel segue a regra matemática: Primeiro, multiplicação e divisão Depois, soma e subtração Copiando fórmulas Depois de definir uma fórmula para uma célula, a melhor alternativa é copiá-la para as demais que precisam desta mesma fórmula. O Excel faz os reajustes necessários. 1. Posicione o mouse sobre o canto inferior direito da célula a ser copiada, ele assume o formato de uma cruz fina.. Pressione o mouse e arraste-o para baixo até a última célula. O Excel copia a fórmula, fazendo respectivas alterações nas células - linha a linha. PESSOAS E TECNOLOGIA 19

20 Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células) Veja a figura ao lado, as fórmulas de valor unitário (US$) deveriam apontar todas para G, a célula com a cotação do dólar. Isso não acontece porque ao criar em D a fórmula =C/G e arrastá-la para baixo, o Excel transforma G em G3, G4 e assim por diante. Em vez de G apenas, aparecem também G3 e G4 Para evitar este tipo de erro, é preciso FIXAR/TRAVAR células, colocando um $ ANTES do que será travado: Fórmula arrastada para a COLUNA à direita: TRAVE a COLUNA -$G Fórmula arrastada para a LINHA inferior: TRAVE a LINHA G$ Fórmula arrastada para a COLUNA à direita E LINHA inferior: TRAVE a COLUNA e a linha $G$ Com o travamento no lugar certo (G$ na figura ao lado), os cálculos ficam corretos. Sempre G$ DICA Em vez de digitar $, você também pode pressionar a tecla F4. Digite F4 algumas vezes até que o $ apareça no lugar desejado. A planilha ao lado mostra um crescimento de 1% ao mês. O cifrão agora fica antes da célula B, já que a fórmula está sendo arrastada para a COLUNA ao lado. PESSOAS E TECNOLOGIA 0

21 Trabalhando com funções Função Média Uma função pode ser entendida como uma fórmula pronta. Nesta apostila já vimos a função AutoSoma. Há várias outras. Na figura ao lado, por exemplo, poderíamos precisar do valor médio da coluna E, Valor total corrigido. Vamos trabalhar então com a função Média do Excel. 1. Coloque o cursor na célula onde aparecerá a média (final da coluna E na figura ao lado) e clique no botão Colar função. 1 No quadro Colar função que aparece, vemos as funções organizadas em categorias.. Clique na categoria Estatística. 3. Escolha em Nome da função a função Média Em Núm1 selecione a coluna que será tirada a média, no caso, E6:E Feito isso clique no Ok. Sua média foi calculada com êxito. Se você for calcular a média dos números em várias colunas, basta colocar cada uma em um campo Núm. 4 DICA Depois de inserir uma função, verifique a barra de fórmulas e veja como o Excel a inseriu em outras palavras, veja a sintaxe desta função. Assim você entenderá melhor ainda seu funcionamento. PESSOAS E TECNOLOGIA 1

22 Outras funções estatísticas A figura ao lado contém células com a média da cesta, produto mais caro, produto mais barato e total da cesta. Todas estas células podem ser preenchidas com as funções do Excel: Média(), Máximo(), Mínimo() e Soma (). 1. Exiba o quadro para inserção de funções... e pratique, escolhendo as funções adequadas. Trabalhando com datas Na figura ao lado, precisamos calcular o tempo transcorrido em anos a partir da data de admissão do funcionário. Um ótimo exemplo de uso para as funções da categoria Data. 1. Clique na célula C.. Clique no botão Inserir função (aquele na barra de fórmulas). 3. Escolha a categoria Data e hora e depois a função Hoje. 4. Clique em OK e OK novamente para fechar os quadros de diálogos. Veja a barra de fórmulas no alto da planilha, aparece a fórmula =HOJE() na célula C. Tempo = Hoje B, certo? 5. Digite B na barra de fórmulas. 6. Pressione Enter. 7. Com o cursor na célula C, clique no botão Separador de milhares. 8. Melhorou, mas ainda não é isso que queremos. Diminua as casas decimais. PESSOAS E TECNOLOGIA

23 Sabemos quantos dias Márcia trabalhou, mas quantos anos ela trabalhou? 9. Divida o resultado por 360 (ou 365, dependendo se você quer trabalhar com o ano corrido ou ano comercial). ATENÇÃO Não basta digitar /360 no final da fórmula. Assim o Excel dividiria apenas B por 360. Queremos dividir por 360 toda a subtração. Coloque a subtração entre parênteses: =(HOJE()- B)/ Arraste a fórmula para as células inferiores. 11. Se necessário diminua as casas decimais utilizando o botão Diminuir casas decimais. 1. Se estiver com problemas de formatação nas células, coloque o formato dos números para geral. Lembra-se como? Guia Início, grupo Números. Mais formatação Estilo de célula O Excel oferece vários modelos prontos para a formatação de células, vamos usar um deles. 1. Selecione um conjunto de células que você quer formatar.. Na guia Início, grupo Estilo, clique no botão Estilos de Células. 3. Você vê os vários estilos apresentados pelo Excel. Escolha o mais adequado e clique em OK. DICA Clique em Novo Estilo de Célula para definir seu próprio estilo. PESSOAS E TECNOLOGIA 3

24 Caixa de texto Normalmente não é recomendável digitar textos corridos no Excel. Para isso quase sempre é melhor usar uma caixa de texto. Veja os exemplos na figura abaixo: 1. Para desenhar uma caixa de texto, vá para a guia Inserir e clique no botão Caixa de texto. 1 DICA Uma caixa de texto típica tem um formato muito simples. Considere usar outras formais mais interessantes clicando no botão Formas.. Clique no local aonde será inserido o texto. 3. Pronto! Agora é escrever como se você estivesse no Word. Por exemplo, quando quiser mudar de linha, basta pressionar o Enter. Você poderá mudar as cores, tamanho e todo o tipo de formatação necessária. 4. Caso queira mudar a caixa de local, clique em sua borda e arraste-a para o local desejado. PESSOAS E TECNOLOGIA 4

25 Gráfico Um gráfico pode ser uma forma bastante eficaz de representar os dados de uma planilha. E o Excel facilita muito a criação dos mais variados tipos de gráfico, todos exibidos na guia Inserir, grupo Gráficos. Utilizando a planilha de Cesta básica vista nas páginas anteriores, criaremos um gráfico representando os valores de Produto e de Preço unitário. 1. Selecione os Produtos e o Preço unitário. Para selecionar colunas intercaladas selecione a primeira coluna, pressione o Ctrl e selecione o restante desejado.. Clique na guia Inserir e clique no botão correspondente ao gráfico desejado Colunas neste exemplo. 3. Na lista de gráficos exibidos, vamos escolher o mais simples e na maior parte das vezes o que melhor representa os dados: o gráfico de colunas agrupadas. 3 Seu gráfico já aparece praticamente pronto. Perceba que o Excel exibe três novas guias (Design, Layout e Formatar), as chamadas Ferramentas de Gráfico. 4. Na guia Design, grupo Layout de Gráfico, selecione Layout o mais indicado para nosso gráfico. 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 5

26 5. Pronto, falta agora só retirar a legenda que não é necessário neste nosso gráfico de exemplo. Selecione-a e aperte a tecla Del. Atualização e correção 1. Para trocar o tipo de gráfico, mantenha o gráfico SELECIONADO e clique no botão Alterar Tipo de Gráfico o primeiro da guia Design. 1. No quadro Alterar Tipo de gráfico que aparece, selecione o gráfico desejado Linha com marcadores na figura ao lado. Pode ser que o gráfico não fique como o desejado. No exemplo abaixo, o ideal seria ter os marcadores ACIMA da linha do gráfico. 3. Selecione a guia Layout e clique no botão Rótulo de Dados. 4. Selecione a opção Acima para o posicionamento dos rótulos dos dados. 3 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 6

27 Impressão de planilhas Modo de Exibição de Layout da Página No Excel 007, você pode ver como sua página será impressa ANTES da impressão propriamente dita: clique no botão Modo de Exibição de Layout da Página na barra de ferramentas Modo de Exibição na parte inferior direita da janela. Títulos de colunas Títulos de linhas Réguas de margens No modo de exibição de Layout da Página há margens de página na parte superior, nas laterais e na parte inferior da pasta de trabalho e em um pequeno espaço azul entre as pastas de trabalho. As réguas na parte superior e na lateral ajudam a ajustar as margens. Você pode ativar e desativar as réguas, conforme necessário (clique em Régua no grupo Mostrar/Ocultar na guia Exibir). Neste modo de exibição, você não precisa visualizar a impressão para fazer ajustes na pasta de trabalho antes de imprimir. É fácil adicionar cabeçalhos e rodapés no modo de exibição de Layout da Página. Quando você digita na nova área de cabeçalho e rodapé na parte superior ou inferior e uma página, a guia Design é aberta com todos os comandos necessários para criar seus cabeçalhos e rodapés. Você pode ver cada planilha em uma pasta de trabalho no modo de exibição que melhor funciona para essa planilha. Basta selecionar um modo de exibição na barra de ferramentas Modo de Exibição ou no grupo Pastas de Trabalho na guia Exibir de cada planilha. O modo de exibição Normal e a visualização de Quebra de Página estão lá. DICA Se você gosta do modo de exibição de Layout da Página, mas prefere ter um pouco menos de espaço em branco nas margens, oculte um pouco desse espaço em branco. PESSOAS E TECNOLOGIA 7

28 No modo de exibição Layout da Página, você ajusta sua planilha e vê as alterações na tela, antes de imprimir. Configuração da página de impressão 1. Nessa guia, no grupo Configurar Página, você pode clicar em Orientação e, em seguida, selecionar Retrato ou Paisagem. No modo de exibição de Layout da Página, você vê a alteração na orientação e como será a aparência dos dados em cada modo. 1. Ainda no grupo Configurar Página, clique em Tamanho para escolher o tamanho do papel. Você verá o resultado de suas escolhas enquanto as realiza. O que você vê é o que será impresso. 3. Outras configurações (Margens, Área de Impressão, Quebras de página e Plano de Fundo) podem ser definidas quando você clicar nos botões correspondentes. Cabeçalho e Rodapé No modo de Layout de Página, é muito simples definir o cabeçalho e o rodapé de sua planilha: basta você digitá-los na área correspondente. O Excel imediatamente exibe a guia Design para cabeçalhos e rodapés, onde você pode definir número de página, data e hora, nome do arquivo e até definir se a primeira página será diferente das demais. PESSOAS E TECNOLOGIA 8

29 Um dos botões de configuração de página, Imprimir Títulos, merece explicação especial. Imprimindo Linhas de Título 1 Veja a planilha ao lado, ela é muito grande e será impressa em VÁRIAS PÁGINAS. Queremos que a primeira linha (País, Vendedor...) apareça em TODAS as páginas. 1. Na guia Layout da Página, clique no botão Imprimir Títulos.. No quadro Configurar Página, que aprece, leve o cursor para a caixa Linhas a repetir na parte superior. 3. Queremos repetir a primeira linha neste exemplo, clique em QUALQUER célula desta linha o Excel seleciona a LINHA INTEIRA. DICA Você também pode seguir esta mesma linha de raciocínio e repetir uma mesma COLUNA em todas as páginas no caso de planilhas que ocupam várias colunas. Basta selecionar a caixa Colunas a repetir à esquerda e selecionar as colunas desejadas. PESSOAS E TECNOLOGIA 9

30 Ferramentas úteis Congelamento de linhas/colunas Quando você tem uma planilha muito grande, pode ser conveniente deixar as primeiras linhas ou colunas da esquerda sempre aparecendo tal como você fez na página anterior desta apostila, só que lá a repetição era no papel. Agora é na tela. O Excel sempre congela o que está ANTES do cursor. Assim, se você quiser: Congelar a primeira linha, deixe o cursor na célula A. Tudo o que estiver ANTES do cursor ou seja, a primeira linha, sempre aparecerá na tela quando você rolar PARA BAIXO na planilha. Congelar a primeira coluna, deixe o cursor na célula B1. Tudo o que estiver ANTES do cursor ou seja, a primeira coluna, sempre aparecerá na tela quando você rolar PARA A DIREITA na planilha. Congelar a primeira linha e a primeira coluna ao mesmo tempo, deixe o cursor na célula B. Tudo o que estiver ANTES do cursor ou seja, a primeira linha e a primeira coluna, sempre aparecerão na tela quando você rolar PARA BAIXO ou PARA A DIREITA na planilha. Após colocar o cursor na célula adequada, é só escolher o comando certo: 1 1. Selecione a guia Exibição e clique no botão Congelar Painéis. DICA Se não quiser se preocupar com a posição do cursor, escolha Congelar Linha Superior ou Congelar Primeira Coluna para fazer os congelamentos necessários.. Para descongelar, é só clicar novamente no botão Congelar Painéis o comando que antes era Congelar Painéis agora mudou para Descongelar Painéis. PESSOAS E TECNOLOGIA 30

31 Trabalhando com várias janelas No Excel, você pode trabalhar com vários arquivos em várias janelas. 1. Abra duas planilhas do Excel.. Na guia Exibição, clique no botão Organizar Tudo. 3. Há várias formas de organização. Escolha, por exemplo, Na vertical no quadro Organizar janelas que aparece. Com as janelas assim organizadas, você pode comparar um arquivo com outro e até ARRASTAR dados de um para o outro. Experimente! 3 Dividindo a janela 1. Clique em algum ponto da sua planilha.. Na guia Exibição, clique no botão Dividir. Linhas divisórias aparecem. Agora você pode ver trechos separados de sua planilha. 3. Para alterar o tamanho de cada trecho visualizado, arraste a divisória desejada para uma nova posição. 4. Para remover alguma divisória individualmente, arraste-a para a lateral esquerda (no caso da linha vertical) ou parte superior da planilha (no caso da linha horizontal). 5. Para retirar todas as divisórias, clique novamente no botão Dividir. PESSOAS E TECNOLOGIA 31

32 Facilidades do botão direito do mouse Você já tentou clicar com o botão DIREITO dentro de uma planilha? Não? Então, veja quantas facilidades: a. Uma das opções que mais poderá ser utilizada é sem dúvida Formatar célula, que oferece as mesmas facilidades que encontramos na guia Início, grupos Fonte, Alinhamento e Número. b b. Podemos também Inserir ou Excluir células. a DICA A lista ao lado aparece quando clicamos com o botão DIREITO do mouse sobre uma CÉLULA. Se clicarmos sobre uma COLUNA ou LINHA, os comandos mudam um pouco: Inserir ou Excluir não inserem ou excluem células, mas sim COLUNAS ou LINHAS. c. Copiar, Colar e Colar Especial estão presentes neste menu. Cor da guia 1. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre a guia cuja cor será alterada Plan 3 na figura ao lado.. Na lista de comandos que aparece, escolha Cor da Guia. 3. Defina a cor desejada. 1 COMENTÁRIO Cores demais atrapalham! Use algumas poucas cores, e APENAS para as planilhas mais significativas. Por exemplo, você pode escolher cores conforme o conteúdo das planilhas. PESSOAS E TECNOLOGIA 3

33 Salvando seus arquivos 1. Para salvar um arquivo, clique no botão Office. 1. Escolha Salvar para salvar seu arquivo no formato padrão do Excel 007 (extensão xlsx). 3. Escolha Salvar como para definir outro formato de arquivo ou uma nova pasta de arquivos. 3 REFLEXÃO Escolha nomes significativos para seus arquivos, assim você os localizará mais rapidamente no futuro. Orçamento 1 não é tão bom quanto Orçamento 010. Planej Fab então é pouco recomendável, abreviar nomes nunca traz bons resultados. Formatos de arquivos Excel Formatos de Arquivos Excel Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx) Salve uma pasta de trabalho como esse tipo de arquivo se ela não contiver macros ou código Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Caso você tente salvar uma pasta de trabalho como uma Pasta de Trabalho do Excel e houver algum comando de macro ou projetos do VBA no arquivo, o Excel 007 avisará que a macro ou o código do VBA será excluído do arquivo. Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel (*.xlsm) Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando ela contiver macros ou código VBA. Caso você tente salvar uma pasta de trabalho que contenha macros ou VBA como o tipo de arquivo Pasta de Trabalho do Excel, o Excel avisará você contra essa opção. Modelo do Excel (*.xltx) Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando precisar de um modelo. Modelo Habilitado para Macro do Excel (*.xltm) Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando precisar de um modelo e a pasta de trabalho contiver macros ou VBA. PESSOAS E TECNOLOGIA 33

34 Pasta de Trabalho Binária do Excel (*.xlsb) Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando tiver uma pasta de trabalho especialmente grande; esse tipo de arquivo será aberto mais rapidamente do que uma Pasta de Trabalho do Excel muito grande o faria. Você ainda terá os novos recursos do Excel com esse tipo de arquivo, mas não XML. Pasta de Trabalho do Excel 97 - Excel 003 (*.xls) Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando precisar compartilhá-la com alguém que esteja trabalhando com uma versão anterior do Excel e que não tenha o Microsoft Compatibility Pack para Office 007. Pasta de Trabalho do Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando precisar compartilhá-la com alguém que utilize o Microsoft Excel 5.0. A maioria dos recursos do Excel 007 será desativada quando você salvar como esse tipo de arquivo. Senhas Você também pode atribuir uma senha para seus arquivos, veja: 1. Clique no botão Office, escolha Salvar como e identifique o tipo de arquivo desejado.. Clique no botão Ferramentas. 3. Escolha Opções gerais No quadro Opções Gerais, indique a senha de PROTEÇÃO e confirme-a Clique em OK para fechar este quadro. 6. Para encerrar o salvamento, clique em Salvar. Pronto! Sua planilha está protegida com senha. Sempre que for abrir a planilha, aparecerá um quadro onde você informará a senha. PESSOAS E TECNOLOGIA 34