ESTUDO DO SISTEMA WMS EM UMA EMPRESA ATACADISTA

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1 1 ESTUDO DO SISTEMA WMS EM UMA EMPRESA ATACADISTA SILVA, Fernando Cândido(UNITRI - candido1931@hotmail.com) COSTA Filho, Marco Antônio (UNITRI - macostafilho@gmail.com) RESUMO: Esse trabalho tem o objetivo de ressaltar a importância de um sistema de gerenciador de armazéns em uma empresa de atacado, destacando as vantagens e desvantagens, o procedimento e os resultados obtidos com a implantação. Constatou-se que o sistema em estudo é prático,eficaz,seguro e flexível, adaptandose com facilidade às necessidades da empresa. Palavras-chave: Armazenagem, Sistemas WMS, Melhorias de processos. 1. INTRODUÇÃO A logística moderna é caracterizada pelo aumento contínuo da complexidade operacional. O aumento da variedade de produtos, bem como a exigência do consumidor por entregas mais rápidas, tempo de atendimento reduzido e menor tolerância a erros de separação de pedidos, são alguns dos principais problemas a serem resolvidos. Logística é a parte do gerenciamento da cadeia de abastecimento que planeja, implementa e controla o fluxo e armazenamento eficiente e econômico de matérias primas, materiais semi-acabados e produtos acabados, bem como as informações a ele relativas, desde o ponto de origem, até o ponto de consumo, com o propósito de atingir as exigências dos clientes. (CARVALHO, 2002, p. 31). A armazenagem é uma peça fundamental dentro de um armazém, pois ela ajuda nas soluções de problemas de estocagem de produtos que possibilitam uma melhor integração entre as cadeias de suprimento, produção e distribuição.se o processo de armazenagem estiver sendo feito da maneira correta ele traz alguns benefícios como, redução de custos e uma melhor satisfação dos clientes. Armazenagem e manuseio de mercadorias são componentes essenciais do conjunto de atividades logísticas. Os seus custos podem absorver de 12 a 40% das despesas logísticas da firma. (BALLOU, 1993, p.152). Essa conjuntura tem levado as empresas a adentrarem num processo contínuo de automatização e modernização dos processos gerenciais. A modernização exige uma gestão mais competente e precisa. Os custos devem ser

2 2 corretamente identificados a fim de propiciar tomada de decisões assertivas sobre a rentabilidade de cada produto armazenado. Outro fator importantíssimo sobre a sofisticação tecnológica é a complexidade contábil. O volume de informações é extremamente elevado, de modo que, um sistema gerencial pouco restrito pode trazer imensos problemas para uma empresa. Diante da necessidade de informações mais confiáveis e um sistema gerencial mais seguro, um número cada vez maior de empresas estão investindo em sistemas de gerenciamento de armazéns. Sistemas como o WMS (Warehouse Management System) ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns são utilizados para fazer o controle de todas as atividades logísticas, desde a recepção de mercadorias até a expedição para o cliente. A melhoria do processo gerado por esse sistema induz a reduções significativas nos custos logísticos e, consequentemente, no valor do produto final. Segundo Banzato (1998) O WMS (Warehouse Management System) é um sistema de gestão de armazéns, o qual melhora todas as atividades do armazém, no processo de armazenagem, desde o recebimento de mercadorias até o inventário, ou seja, todos os processos dentro da armazenagem. A grande maioria dos custos de armazenagem aluguel, mão de obra, depreciação de instalações e equipamentos de movimentação - são fixos e indiretos. Essas duas características dificultam respectivamente o gerenciamento da operação e a alocação de custos. Inserido na cadeia de suprimentos, a armazenagem exige muito mais do que sistemas automatizados, mas sim, sistemas capazes de tomar decisões rápidas e inteligentes. Baseado nos fatos citados anteriormente, o presente trabalho tem como objetivo ressaltar a importância de um sistema de gerenciamento de estoques em uma empresa de atacado, destacando as vantagens e desvantagens da implantação, o procedimento de implantação e os resultados obtidos. 2. ATIVIDADE LOGÍSTICA DE ARMAZÉM Para que todo o processo de distribuição de um determinado produto possa funcionar de forma eficiente, é preciso estar bem estruturado e preparado para

3 3 atender a demanda do mercado, em um tempo adequado, no lugar certo e com o menor custo possível. Para que isso ocorra, não basta apenas tecnologia, softwares de ponta ou mão de obra qualificada. É necessário também, ter uma estrutura física bem montada, com equipamentos de suporte adequados para que todo o processo se desenvolva em um nível acima do esperado. O Centro de Distribuição, conforme pode ser representado na Figura 1, também conhecido como CD constitui-se em um dos mais importantes elos da cadeia de suprimentos, capaz de disponibilizar produtos com a velocidade desejada e a flexibilidade exigida pelo consumidor. O CD é uma configuração regional de armazém onde são recebidas cargas de diversos fornecedores. Sua missão consiste em gerenciar o fluxo de materiais e informações, consolidando estoques e processando pedidos para a distribuição física. Figura 1: Figura esquemática de um Centro de Distribuição. Fonte: Saraiva2001( O CD não pode ser comparado aos tradicionais depósitos, galpões ou almoxarifados, uma vez que suas funções não se adequam completamente ao sistema logístico. Para especialistas, a principal diferença entre uma estrutura e outra, está no fato dos depósitos apenas armazenarem produtos para ofertar aos

4 4 seus clientes, enquanto que os CD s são instalações preparadas com o objetivo de receber produtos Just-in-time, de modo a atender às necessidades dos clientes. O Centro de Distribuição é uma configuração regional de armazém onde são recebidas cargas consolidadas de diversos fornecedores. Essas cargas são fracionadas a fim de agrupar os produtos em quantidade e sortimento corretos e, então, encaminhados para os pontos de venda mais próximos. (GONZAGA,2003, p.01) São estruturas projetadas para colocar produtos em movimento e não apenas armazená-los, mantendo o estoque necessário para controlar e equilibrar as variações entre produção e demanda. Pode também acumular e consolidar produtos de vários fabricantes, combinando com o carregamento para clientes ou destinos comuns, além de servir de local para customização desses produtos incluindo embalagem, etiquetagem e precificação. Essas estruturas, como qualquer elo de uma cadeia de suprimentos, possuem vantagens e desvantagens. A armazenagem possui quatro atividades básicas: Recebimento Essa é a primeira etapa do produto no CD. O recebimento envolve o descarregamento das cargas e a conferência dos produtos quanto às suas quantidades e qualidades. Após realizarem todos os procedimentos para registro do produto, o sistema de gerenciamento indica a área de armazenagem que este produto deverá ser alocado. Estocagem Nessa etapa, o produto é colocado em determinado local, indicado pelo sistema de gerenciamento, onde permanece para posterior distribuição. Apesar de o estoque ser necessário para atingir o ponto de equilíbrio entre demanda e oferta, as empresas procuram trabalhar com baixos níveis de estoques, a fim de reduzir os custos elevados, gerados por ele. Esta área é composta por estruturas como páletes, drive-in, estanterias e racks que são separados por corredores sinalizados. Separação de Pedidos Consiste em coletar o mix correto de produtos, na área de armazenagem com o objetivo de atender as necessidades do consumidor. É uma etapa que consome uma grande parte dos custos operacionais, uma vez que para ser realizada, implica em grandes deslocamentos dos operadores dentro do CD. No entanto, com um layout bem planejado, esse gasto com deslocamentos pode ser minimizado, reduzindo com isso os custos da operação. Expedição Essa é a última etapa a ser realizada em um CD. É a verificação e o carregamento do produto no veículo de transporte. Nesta etapa, poderão ocorrer

5 5 algumas atividades como conferência do pedido, preparação dos documentos de expedição e pesagem da carga para determinação do custo de transporte. Uma cadeia de suprimentos engloba todas as etapas de um processo, onde direta ou indiretamente influencia no pedido dos clientes e nela são incluídos todos os envolvidos no processo, desde fabricantes e fornecedores ate os clientes. (CHOPRA e MEINDL 2001, p.03). 3. O SISTEMA WMS O WMS Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém é um sistema de gestão de estoque que atua na gestão de armazéns por meio de sistemas informatizados. Empresas que trabalham com uma grande variedade de produtos, passaram a enfrentar grandes dificuldades no gerenciamento dos mesmos nos armazéns. Os erros humanos passaram a dificultar imensamente os processos, bem como aumentaram o grau de insatisfação dos clientes e elevaram os custos de faltas. O avanço da tecnologia trouxe novos sistemas informatizados que auxiliaram em muito a gestão de estoques, e o WMS é um deles. O sistema WMS é um sistema de gestão por software que otimiza as operações dos centros de distribuição ou armazéns por meio da gerência das informações e finalização das tarefas. 3.1 ATIVIDADES DO WMS RECEBIMENTO Agendamento de chegada de carga; Estabelece priorização de desembarque; Registra as notas fiscais dos fornecedores; Proporciona um controle de qualidade dos produtos recebidos; Geração de etiquetas com códigos de barras para todos os produtos no armazém; Favorece o armazenamento; Geração de endereços dos produtos nos corredores; Proporciona um controle eficaz dos porta pallets, prateleiras e blocos;

6 6 Proporciona um controle eficaz da área de picking; Proporciona o recebimento dos pedidos de clientes por meio de interfaces com sistemas móveis; Gerencia os erros de separação LINHA DE PRODUÇÃO Gerencia a reposição de estoque e controla a geração de códigos de barras EXPEDIÇÃO Gerencia a expedição de pallets, emitindo relatórios precisos dos produtos transportados. Gerencia o retorno dos pedidos por faltas. 3.2 ELEMENTOS BÁSICOS DO SISTEMA WMS ENTRADA O registro dos produtos é feito via WMS por meio de leitores de códigos de barras. Todos os dados dos produtos são armazenados no sistema, tais como peso e volume ESTOCAGEM Alocação dos produtos conforme o layout; Otimiza a rota de armazenagem, reduzindo o tempo de movimentação do produto nas instalações; O sistema reposiciona os produtos conforme o nível do estoque GERENCIAMENTO DO ESTOQUE Gerenciamento da quantidade de produtos estocados, bem como a localização dos mesmos nas instalações. Segue regras estipuladas pela gerência propiciando o envio de alertas pelo sistema, conforme definições prévias.

7 PROCESSAMENTO DE PEDIDOS E RETIRADA O sistema WMS separa os pedidos e agrupa na forma de itens de acordo com a melhor localização de estocagem. Com isso, ocorre redução do tempo de deslocamento do trabalhador até o produto. A separação dos itens é feita conforme as dimensões dos itens a serem embarcados PREPARAÇÃO DO EMBARQUE Otimização dos pedidos, embarcando, prioritariamente, os da mesma região. O sistema WMS faz estimativa de peso e volume dos produtos a serem embarcados, tanto para produtos conduzidos pelo modal rodoviário, ferroviário e aeroviário. 4. METODOLOGIA Para realização desse trabalho foi utilizada pesquisa bibliográfica em livros e artigos científicos, pesquisa de campo, onde foram elaboradas perguntas que foram passadas para algumas pessoas responderem. As empresas encontram-se em um momento desafiador, no qual é preciso crescer, mantendo a competitividade e oferecendo serviços e produtos de qualidade a seus clientes, de forma a atender a todas as suas expectativas. Para isso, muitas empresas adotam medidas de redução de custo e uma constante busca na melhoria em seus processos. Devido à necessidade de um sistema mais eficaz e seguro, fez-se uma pesquisa sobre os melhores softwares de gerenciamento de estoque do mercado e optou-se pelo WMS por ser um sistema flexível e prático. Uma das grandes vantagens do software supracitado anteriormente é o fato deste se adaptar com facilidade às necessidades da empresa.o mesmo não ocorre com os demais softwares pesquisados.a primeira unidade a trabalhar com o WMS foi a URN (Unidade Regional de Negócio) da cidade da Paraíba, localizada no estado de João Pessoa; a segunda foi a URN de Manaus e a terceira foi a de Uberlândia. A implantação do sistema foi realizada em uma grande empresa de atacado na cidade de Uberlândia, no ano de 2010, em duas etapas, nos seguintes setores: Na recepção de mercadorias e armazenagem; Nos setores de fracionados e carregamento.

8 8 Para a implantação do sistema na empresa foi necessário à instalação de antenas de rádio frequência. Em vários locais do armazém foram instalados monitores (nos quais é possível monitorar todas as atividades diárias de produção) e terminais de consulta. Todos os funcionários foram submetidos a treinamento intensivo de reciclagem. O sistema foi implantado desde a recepção de mercadorias até a expedição para o cliente (carregamento). 5. RESULTADOS Com a implantação do sistema WMS foi possível obter vários benefícios para empresa, um deles foi à redução de 90% de erros na separação. Antes da implantação do sistema a média de erros diários era de 1000 no primeiro turno e 1300 no segundo turno.atualmente, a média de erros diários foi reduzida para 100 no primeiro e 130 no segundo. Atualmente, o controle de estoque é feito de forma a evitar erros de contagem e separação. Todos os produtos que estão disponíveis no estoque, mas não encontram-se no endereçamento correto são bloqueados para posterior averiguação. A qualidade dos dados do estoque pode incorrer em sérias dificuldades de atendimento ao cliente, podendo ainda, causar excessos e/ou faltas de estoques. A redução de custo de pessoal e a eliminação de paradas para inventário foi extremamente significante. O WMS, por meio do gerenciamento eficaz de tarefas e pelo uso de equipamentos automatizados para detectar a movimentação de produtos, proporcionou uma enorme redução nos custos com pessoal e, principalmente, a eliminação das paradas para inventário. Ao longo da implantação do sistema, foram detectadas as seguintes vantagens e desvantagens do sistema. 5.1 VANTAGENS DO SISTEMA WMS Melhor organização do armazém que se deu por meio da realização do reendereçamento dos paletes que permite ao operador de empilhadeira realizar a tarefa de forma rápida, sem a interferência de um terceiro, facilitando o fluxo de mercadorias e a desocupação dos corredores;

9 9 A atividade manual foi praticamente banida da operação, ocasionando redução de erros humanos; A produção é toda informatizada; Diminuição de mercadorias perdidas no armazém; Um maior controle em relação àdata de validade de mercadorias; Redução de ajustes e cortes de mercadorias; A substituição do balanço convencional pelo balanço rotativo. A substituição do balanço convencional pelo balanço rotativo merece uma atenção especial, visto que é a vantagem que traz maior retorno imediato. As paradas para balanço se tornaram desnecessárias. Com o sistema WMS a contagem do estoque é feita diariamente, atualizando todo o estoque de forma rápida, prática e menos dispendiosa para a empresa. Esta metodologia de inventário foi validada pelas auditorias interna e externas. A contagem é realizada em seis dias da semana, de segunda a sexta. No domingo, quando não há movimentação no estoque, o sistema faz a comparação entre as informações físicas e a contábil de todos os itens monitorados. Todas as divergências são apuradas na segunda-feira (no dia seguinte à apuração contábil). Na existência de mais produtos físicos do que contábil, o ajuste de estoque é feito via saída contábil. Caso contrário, é realizado um registro de entrada no estoque. Com essas ações, a empresa economizou mais de 70 milhões de reais por ano. Antes da implantação do sistema WMS na empresa, o custo de faltas oscilava em torno de R$4.083,00 por dia em uma média de 250 toneladas de separação por turno. Isso ocasionava um custo médio de faltas de, aproximadamente, R$ ,00 mensais. Com a implantação do sistema, ocorreu uma redução significativa nos custos de faltas. Por dia, são computados em média R$1.540,00 de custos, resultando em uma média de R$40.000,00.

10 DESVANTAGENS DO SISTEMA WMS Por ser um sistema flexível é preciso que antes da implantação e no período de funcionamento todos os funcionários tenha um treinamento intensivo de reciclagem. O histórico do banco de dados é muito pequeno devido todas as movimentações serem feitas por coletores de dados, ou seja, é muito histórico para armazém. 6. CONCLUSÃO Em um estudo feito sobre um sistema de gerenciamento de estoques, notouse que após a implantação houve melhorias no processo produtivo da empresa como uma melhor organização no armazém, diminuição nos erros de separação e redução significativa do numero de mercadorias perdidas dentro do armazém. Para que o sistema funcione da maneira correta é necessário que tenha comprometimento de toda a equipe de funcionários e seja feito constantes treinamentos. Com a implantação do sistema houve uma melhora significativa em todo o processo de armazenagem da empresa, desde o processo de descarga até a alocação dos produtos dentro do armazém e o recebimento tornou-se mais ágil. Atualmente todos os colaboradores têm conhecimento da produção diária por meio dos muitos monitores alocados no armazém A implantação de um sistema WMS trás um impacto positivo no gerenciamento das atividades e informações em armazéns, desde o recebimento de produtos até a expedição, que às vezes são dificultados pela falta de um sistema gerenciador. Com o WMS, gerentes, diretores e auditores conseguem acompanhar o estoque físico e contábil de qualquer filial em tempo real. 7. REFERÊNCIAS BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial: Transportes, Administração de materiais e Distribuição física. São Paulo: Atlas, BANZATO, Carlos Eduardo. WMS(Sistema de Gerenciamento de Armazéns):Iman, 1998.

11 11 CHOPRA, S. e MEINDL, P. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: Estratégia, planejamento e operação. São Paulo: Prentice Hall, CARVALHO, J.M.C. Logística. 3 ed. Lisboa: Silabo, http// acessado em 12/06/2012. http// em 12/06/2012.