Aula 01. Administração Pública Aula 01 Prof. Marcelo Camacho. Administração Pública Processo Organizacional Professor: Marcelo Camacho

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1 Administração Pública Processo Organizacional Professor: Marcelo Camacho 1

2 Administração Pública AJAA TRT-11 Olá, pessoal! Trataremos dos assuntos desta aula em duas partes. Aula Conteúdo Programático Data 01 Processo organizacional: planejamento, direc ão, controle e avaliac ão 21/11 Sumário 1. Processo Organizacional : Planejamento Planejamento Direção Controle Componentes do Processo de Controle Tipos de Controle Avaliação Os componentes básicos de um indicador Características dos indicadores Construção de fórmulas Lista de Questões Gabarito

3 1. Processo Organizacional : Planejamento Planejamento Planejar é o primeiro passo do Processo de Administrar, é pensar antes de agir ou preparar as maneiras mais adequadas para a ação. Dessa forma objetiva-se o melhor caminho para se atingir os resultados esperados. O planejamento constitui a primeira das funções administrativas e significa interpretar a missão e estabelecer os objetivos da organização, bem como os meios necessários para o alcance desses objetivos com o máximo de eficácia. Stoner diz que planejar significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos são baseados em algum método, plano ou lógica, e não em palpites. São os plano que dão à organização seus objetivos e que definem o melhor procedimento para alcançálos. De forma semelhante, Chiavenato afirma que o Planejamento figura como a primeira função administrativa, por ser aquela que serve de base para as demais funções. O Planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. O ato de planejar envolve sensibilidade ao mercado e à missão da organização além de vários métodos e técnicas que tornam o planejamento realmente eficaz. Assim a organização deixa de agir unicamente de maneira intuitiva e passa a atuar de forma profissional e focada, facilitando seu desenvolvimento e sustentabilidade. 3

4 Objetivos são os resultados específicos ou metas que se deseja atingir. Um plano é uma colocação ordenada daquilo que é necessário para atingir os objetivos. Os planos identificam os recursos necessários, as tarefas a serem executadas, as ações a serem empreendidas e os tempos a serem seguidos. Os planos servem para facilitar a ação requerida e as operações da organização. Geralmente, prevêem como as ações que apontam para os objetivos devem ser empreendidas. Na verdade, os planos consistem em ações consistentes dentro de uma estrutura adequada de operações que focalizam os fins desejados. Sem planos, a ação organizacional se tornaria meramente casual e randômica, aleatória e sem rumo, conduzindo simplesmente ao caos. O planejamento pode estar voltado para a estabilidade no sentido de assegurar a continuidade do comportamento atual em um ambiente previsível e estável. Também pode estar voltado para a melhoria do comportamento a fim de assegurar a reação adequada a freqüentes mudanças em um ambiente mais dinâmico e incerto. Pode ainda estar voltado para as contingências no sentido de antecipar-se a eventos que possam ocorrer no futuro e identificar as ações apropriadas para quando estes eventualmente ocorrerem. Segundo Chiavenato, existem três tipos de filosofia do planejamento: Planejamento conservador: é o planejamento visando a estabilidade e manutenção da situação vigente. Sua preocupação é identificar e corrigir problemas internos sem buscar novas oportunidades no ambiente. Na perspectiva de ACKOFF é chamado de Planejamento voltado para a Satisfação. Satisfazer é fazer "suficientemente bem", mas não necessariamente "tão bem quanto possível". Nível mínimo. Empresas preocupadas com sobrevivência - mais do que com crescimento ou desenvolvimento. Planejamento otimizante: é o planejamento que visa a melhoria e inovação da organização. Preocupa-se com a melhora das práticas vigentes na empresa. Tem a pretensão de melhorar continuamente as operações,a ênfase é 4

5 em fazer muito bem. Uso de técnicas matemáticas e estatísticas e modelos de simulação. Limita-se a resolver problemas quantitativos, ignorando os aspectos inerentes aos recursos humanos e à estrutura organizacional da empresa. Planejamento Adaptativo: é o planejamento voltado para o futuro da organização. Sua preocupação é adaptar-se as novas demandas do ambiente. Planejamento estratégico nada mais é do que a tomada de decisão hoje que terá efeito ou conseqüência no futuro. Fundamentado na necessidade de eficácia administrativa e de controles, limitados pelo fator humano, e no conhecimento do futuro, que pode ser classificado em certeza, incerteza e ignorância. Requer, para cada situação, tipos diferentes de planejamento, de comprometimento, contingência ou adaptação.procura estabelecer equilíbrio (interno e externo) da empresa após mudança. Por isso, também chamada de Homeostase. Vejam o quadro esquemático abaixo: 5

6 ITEM 1. (CESGRANRIO/2008/ TJ-RO/Analista Judiciário Administração) A acirrada concorrência requer das organizações a máxima eficiência operacional e a otimização de resultados, o que pode trazer vantagens para a administração, como o lucro, desde que haja planejamento de longo prazo. Sob esta ótica, uma empresa deve efetivar, no longo prazo, estratégias e metas desenvolvidas em seus planos estratégicos. A visão de futuro dessa empresa define o planejamento a) conservador, cuja característica é assegurar a continuidade do processo. b) adaptativo, apropriado para a gestão contingencial. c) adaptativo, que refleta resposta rápida para a eliminação de deficiências. d) otimizante, típico de ambientes estáveis. e) otimizante, como forma de melhorar as práticas vigentes na organização. Pessoal, conforme vimos acima o planejamento que se preocupa em melhorar as práticas vigentes na organização é o otimizante. Portanto o gabarito é a alternativa E. ITEM 2. (FCC/2006/BACEN/ANALISTA ADMINISTRATIVO) A filosofia de planejamento que parte dos pressupostos que o principal valor do planejamento reside no processo de produzi-lo; que a maior parte da necessidade atual do planejamento decorre da falta de eficácia administrativa e de controles; e que o conhecimento futuro pode ser classificado em incerteza, certeza e ignorância, é a filosofia a) da maximização ou otimização. b) da satisfação ou projetiva. c) da otimização ou analítica. d) de adaptação ou homeostase. 6

7 e) da minimização ou analítica Pessoal, vimos isto na explanação acima nesta aula. O tipo de planejamento que preocupa-se com controles, com a eficiência administrativa e com as decisões que projetam-se para o futuro com base em diferentes cenários, estabelecendo o conhecimento sobre estes cenários como incerto, certo ou ignorância sobre estes é o planejamento adaptativo. Cabe lembrar que este tipo de planejamento também é conhecido como homeostase. Portanto, o gabarito é a alternativa D. O PROCESSO DE PLANEJAMENTO O planejamento pode ser considerado como um processo constituído de uma série seqüencial de seis passos. 1. Definir os objetivos: o primeiro passo do planejamento é o estabelecimento dos objetivos que se pretende alcançar. Os objetivos da organização devem orientar todos os principais planos, servindo de base aos objetivos departamentais e a todos os objetivos das áreas subordinadas. Os objetivos devem especificar resultados desejados e os pontos finais a que se pretende chegar, para se conhecer quais os passos intermediários para chegar lá. 2. Verificar qual a situação atual em relação aos objetivos: simultaneamente à definição dos objetivos, deve-se avaliar a situação atual em contraposição aos objetivos desejados, verificar onde se está e o que precisa ser feito. 3. Desenvolver premissas quanto às condições futuras: premissas constituem os ambientes esperados dos planos em operação. Como a organização opera em ambientes complexos, quanto mais pessoas estiverem atuando na 7

8 elaboração e compreensão do planejamento e quanto mais se obtiver envolvimento para utilizar premissas consistentes, tanto mais coordenado será o planejamento. Trata-se de gerar cenários alternativos para os estados futuros das ações, analisando o que pode ajudar ou prejudicar o progresso em direção aos objetivos. A previsão é um aspecto importante no desenvolvimento de premissas e está relacionada com pressuposições antecipatórias a respeito do futuro. 4. Analisar as alternativas de ação: o quarto passo do planejamento é a busca e análise dos cursos alternativos de ação. Trata-se de relacionar e avaliar as ações que devem ser empreendidas, escolher uma delas para perseguir um ou mais objetivos e fazer um plano para alcançar os objetivos. 5. Escolher um curso de ação entre as várias alternativas: o quinto passo é selecionar o curso de ação adequado para alcançar os objetivos propostos. Trata-se de uma tomada de decisão, em que se escolhe uma alternativa e se abandona as demais. A alternativa escolhida se transforma em um plano para o alcance dos objetivos. 6. Implementar o plano e avaliar os resultados: fazer aquilo que o plano determina e avaliar cuidadosamente os resultados para assegurar o alcance dos objetivos, seguir através do que foi planejado e empreender as ações corretivas à medida que se tornarem necessárias. ITEM 3 (FUNRIO/2010/FURP-SP/ASSISTENTE FINANCEIRO) De acordo com autor Idalberto Chiavenato, na obra Administração nos Novos Tempos, o planejamento é um processo constituído de uma série seqüencial de etapas; assim, é correto afirmar que a) analisar as alternativas de ação consiste em estabelecer os objetivos que se pretende alcançar. 8

9 b) desenvolver premissas quanto às condições futuras representa a última etapa do processo. c) verificar a situação atual em relação aos objetivos significa identificar onde se está e o que precisa ser feito. d) definir objetivos significa identificar como a organização opera em ambientes complexos. e) escolher um curso de ação entre várias alternativas constitui a primeira etapa do planejamento Pessoal, a questão reside em avaliar se a descrição do passo básico de planejar corresponde à sua correta descrição. Avaliando as alternativas podemos facilmente verificar que a opção C, correspondente ao segundo passo do processo de planejamento, é a que traz a descrição correta de uma etapa. Portanto o gabarito é a alternativa C. Vejam abaixo um quadro com os princípios de planejamento, segundo Djalma de Oliveira: PRINCÍPIOS DO PLANEJAMENTO SEGUNDO DJALMA DE OLIVEIRA PRECEDÊNCIA ØSem o planejamento não há base para a organização e controle. O planejamento é o alicerce sobre o qual operam as demais funções administrativas. CONTRIBUIÇÃO AOS OBJETIVOS UNIVERSALIDADE ØO planejamento deve visar sempre aos objetivos máximos da empresa. No processo de planejamento deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos. ØO planejamento pode provocar uma série de modificações nas características e atividades da empresa. MAIOR EFICIÊNCIA, EFICÁCIA E EFETIVIDADE ØDefende que o planejamento deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências. 9

10 ITEM 4. (COSEAC/2009/UFF/ASSISTENTE ADMINISTRATIVO) Administrar é tomar decisões. Entre as principais decisões está o planejamento, o qual consiste em: a) alocar os recursos necessários; b) executar os planos; c) coordenar equipes; d) determinar objetivos e recursos; e) verificar os resultados. Pessoal, este é um exemplo de questão muito mal construída! A banca ( que é da própria UFF) assinalou a alternativa D como resposta. De fato, determinar objetivos e recursos é o primeiro passo do processo de planejar. Contudo executar os planos e avaliar os resultados é o sexto passo do processo de planejar. Desta forma a questão deveria ser anulada, pois tem duas respostas possíveis, mas não foi. PLANEJAMENTO PARTICIPATIVO O planejamento participativo constitui um processo político, um contínuo propósito coletivo, uma deliberada e amplamente discutida construção do futuro da comunidade, na qual participe o maior número possível de membros de todas as categorias que a constituem. Significa, portanto, mais do que uma atividade técnica, um processo político vinculado à decisão da maioria, tomada pela maioria, em benefício da maioria. Assim, o planejamento participativo, sendo constituído por atributos técnicos e políticos é uma alternativa de gestão democrática. O planejamento participativo é muito mais abrangente do que apenas o desenvolvimento da produção, a 10

11 prestação de serviços ou o remanejamento espacial. O planejamento participativo implica em profundas mudanças e transformações estruturais. Neste sentido, esta opção política de planejamento traz no seu bojo a lógica do movimento coletivo para o processo de tomada de decisão. Dois componentes básicos no processo de planejamento participativo são: política e participação. POLÍTICA - significa o grau de compromisso dos cidadãos para com sua coletividade e a ação consequente sobre as estruturas de desigualdades. Política é também entendida no sentido de democratização ou soberania popular, sendo que cabe às maiorias populares decidirem seu próprio destino, em contraposição do seguimento puro e simples das orientações preestabelecidas pelos governantes. PARTICIPAÇÃO - Participar é libertar-se, pois significa fazer parte, tomar posse de uma maneira não possessiva do mundo total, do mundo do homem e da natureza. ITEM 5. (FCC/2010/DPE-SP/AGENTE DE DEFENSORIA - ASSISTENTE SOCIAL) O Planejamento pode ser considerado a partir de diferentes abordagens. Ao se falar em planejamento participativo pode-se dizer que I. envolve um contínuo processo coletivo, numa deliberada e amplamente discutida construção de um futuro, na qual um maior número possível de membros de todas as categorias que constituem a comunidade tomam parte ativa. II. sua ação é conjunta e se assenta nas relações dos homens entre si e com a sociedade. III. a visão de homem e de mundo vai informar novas valorações nas dimensões humana, cultural e política. É correto o que se afirma em a) I, apenas. 11

12 b) II, apenas. c) III, apenas. d) I e III, apenas. e) I, II e III. Pessoal, vamos analisar as afirmativas: I- CERTO. Planejamento participativo envolve a coletividade na construção democrática do futuro. II- CERTO. Perfeito, o planejamento participativo está pautado nas relações do homem com a sociedade. III- CERTO. Exato pessoal! Aquilo que as pessoas pensam sobre a realidade social ou sua visão de mundo vai influenciar seus valores e consequentemente suas decisões no planejamento. Portanto, o gabarito é a alternativa E. TIPOS DE PLANEJAMENTO O planejamento se divide em três perspectivas ou tipos de planejamento: a) Estratégico; b) Tático; c) Operacional A diferença entre eles se refere ao nível hierárquico em que são elaborados, a abrangência em relação às unidades e o período para o qual se referem, como está demonstrado na tabela abaixo: 12

13 Estratégico Tático Operacional Prazo Longo Médio Curto Amplitude Toda a organização Determinado Setor Determinada Atividade Nível Hierárquico Alta Cúpula Gerências Setoriais Operacional Riscos Maiores Intermediários Menores O Planejamento Estratégico é um processo que estabelece objetivos a longo prazo para a organização. Aponta os caminhos a serem seguidos na interação com o ambiente. O planejamento estratégico é responsabilidade da alta cúpula da organização. O Planejamento Tático é a setorização, desdobramento do planejamento estratégico. Envolve apenas o setor específico para o qual se elabora o plano. Ele trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico. Ele é desenvolvido em níveis organizacionais intermediários, como as gerências de recursos humanos, de marketing, financeira, etc., tendo como principal função a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução de objetivos previamente fixados. O horizonte de tempo é de médio prazo neste tipo de planejamento. Segundo Chiavenato, os planos táticos referem-se a cada departamento ou unidade da organização e seu foco é no médio prazo, isto é, no exercício anual. O Planejamento Operacional é o desdobramento do planejamento tático. Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, dos planos de ação para implantação daquilo que foi estabelecido nos planos táticos. É neste nível que são estabelecidos os objetivos e estratégias operacionais, que definem as ações específicas que permitem 13

14 realizar os objetivos dos níveis anteriores. São planos desenvolvidos nos níveis mais baixos da organização para delinear as etapas de ação para realização das metas operacionais e para sustentar os planos táticos. O planejamento operacional é a ferramenta do gerente de departamento para as operações diárias e semanais. Seu horizonte de tempo é o curto prazo. ITEM 6. (FCC/2012/MPE-AP/TÉCNICO MINISTERIAL- AUX. ADMINISTRATIVO) O planejamento almeja desenvolver planos para os objetivos pré-determinados. Há três principais dimensões de planejamento em níveis diferentes da organização. Os administradores no nível superior de qualquer organização ou órgão público, têm de enfrentar um sem-número de problemas de relacionamento com o ambiente onde ele atua ou ainda problemas interdepartamentais, como a alocação de recursos, ou seja, quem ganha o quê. Eles trabalham com um alto grau de incerteza e complexidade e contam com o planejamento a) Operacional. b) Tático. c) Estratégico. d) Financeiro. e) Econômico. Moleza esta questão pessoal! Os problemas do ambiente de negócios, alocação de recursos e alto grau de incerteza são características do Planejamento Estratégico. Portanto, o gabarito é a alternativa C! 14

15 ITEM 7. (FCC/2012/TRF- 2/ ANALISTA JUDICIÁRIO - ÁREA ADMINISTRATIVA) Planejamento é o processo de determinar os objetivos organizacionais, como atingi-los e é hierarquizado a partir das perspectivas: a) marketing, tecnologia, produção e mercado. b) missão, valores e visão. c) financeira, do cliente, interna e de aprendizado e crescimento das pessoas. d) estratégicas, táticas e operacionais. e) da eficiência, eficácia, efetividade e economicidade. Fácil, não é mesmo? São três as perspectivas do Planejamento: estratégico, tático e operacional. Portanto, o gabarito é a alternativa D! ITEM 8. FCC / TRE-AP/-ANALISTA JUDICIÁRIO / ANÁLISE DE SISTEMAS 2015) As características do planejamento tático são: indica a participação de cada unidade no planejamento global, seu horizonte temporal é de médio prazo, e é definido por a) cada funcionário da empresa como contribuição ao planejamento operacional. b) equipes multidisciplinares que se apoiam em pesquisas de mercado. c) meio de indicadores de mercado, envolvendo clientes e concorrência. d) cada unidade organizacional como contribuição ao planejamento estratégico. e) todos os funcionários da empresa, indicando como cada tarefa deve ser feita. 15

16 Como vimos na aula o planejamento tático é desenvolvido pelos departamentos ou unidades setoriais como desdobramento ao planejamento estratégico. Sendo assim, o gabarito é a alternativa D. ITEM 9. (FCC/PGE-RJ/2009/TENICO SUPERIOR - ADMINISTRAÇÃO) Em uma organização, o planejamento (A) operacional é menos genérico e mais detalhado, tem um prazo longo de tempo e aborda cada unidade da empresa ou cada conjunto de recursos separadamente. (B) estratégico é realizado nas funções mais elevadas da empresa (diretoria), tem um maior alcance de tempo e as decisões envolvidas englobam a organização como um todo. (C) tático deve ser capaz de combinar as oportunidades ambientais com a capacidade empresarial a patamar de equilíbrio ótimo entre o que a empresa quer e o que ela realmente pode fazer. (D) tático é aquele que coloca em prática os planos gerais dentro de cada setor da empresa. Normalmente demanda curto alcance de tempo. (E) operacional é realizado pelos executivos (gerentes), traduz e interpreta as decisões da direção e as transforma em planos concretos dentro dos departamentos da empresa. Geralmente tem um médio alcance de tempo Bom para fixarmos não é mesmo? O gabarito é a alternativa B, conforme vimos na aula. Basta olharmos a tabela comparativa entre os tipos de planejamento. 16

17 ITEM 10. (FCC/TJ-AP/2009/ANALISTA JUDICIÁRIO- ADMINISTRAÇÃO) Característica específica do planejamento organizacional tático é (A) limitar as variáveis envolvidas para reduzir a incerteza e permitir a programação. (B) lidar com elevados graus de incerteza em face das coações e contingências que não pode prever. (C) incluir um grau reduzido de incerteza graças ao nível detalhado de programação e racionalização das atividades envolvidas. (D) desafiar os níveis elevados de incerteza através da mobilização de fatores como a criatividade e a inovação. (E) trabalhar com a lógica dos sistemas fechados visando alcançar elevado nível de regularidade e eficiência Boa questão esta! Vimos no quadro comparativo da aula que os riscos do planejamento tático são intermediários, portanto a perspectiva é de reduzir o quanto possível as incertezas. Vimos também que o plano tático desdobra o plano estratégico para os setores, ou seja, programa as atividades destes setores de forma que estejam em conformidade com o plano estratégico. Atenção que esta é uma programação geral, o detalhamento da programação será feito no plano operacional. Desta forma o gabarito da questão é a alternativa A Direção A direção é uma das quatro funções da administração e está relacionada com todas as atividades organizacionais que envolvem a interação entre administradores e trabalhadores. Dirigir significa orientar os esforços individuais para um propósito comum. Dirigir implica em liderar, motivar e coordenar os 17

18 trabalhadores no desenvolvimento de suas tarefas e atividades. Também implica em escolher o canal de comunicação mais adequado para dirimir conflitos. As organizações existem para alcançar objetivos complexos e ambiciosos, que superam os limites da ação individual. O sucesso da organização depende da satisfação de necessidades, desejos e expectativas das pessoas que colaboram com a organização e trabalham nela. A compatibilização dos objetivos individuais dos membros organizacionais com o desempenho da empresa é um dos principais desafios de um administrador. Esta é uma responsabilidade do corpo diretivo da empresa ou organização. ITEM 11. (FCC/TRT 23 /ANALISTA JUDICIÁRIO /CONTABILIDADE /2011 ) Em organizações complexas, na implantação de mudanças nos objetivos estratégicos em cenários de incerteza, a função de direção deve enfatizar a) a emissão de ordens claras e válidas para o longo prazo. b) a competição entre os setores operacionais. c) a motivação dos quadros funcionais para a realização das atividades rotineiras. d) o exercício da liderança e a coordenação dos setores da organização para a mudança. e) a prevalência dos procedimentos sobre a liderança. Pessoal, vimos que a função direção relaciona-se com as atividades liderança e motivação. Em se tratando de um processo de mudança não podemos dizer que, neste caso, a direção esteja relacionada a motivação para objetivos rotineiros. Relaciona-se, antes, com a liderança para a mudança. Portanto, o gabarito é a alternativa D. 18

19 1.3. Controle Na administração o processo de controle não tem o significado semântico de fiscalização. Controle administrativo segundo Maximiano é o processo de produzir e usar informações para tomar decisões, sobre a execução de atividades e sobre os objetivos. O processo de controle fornece informações para a tomada de decisões sobre os seguintes aspectos: Quais objetivos devem ser atingidos por uma organização ou sistema. O desempenho da organização ou sistema em comparação com os objetivos. Riscos e oportunidades no trajeto desde o inicio das atividades até o objetivo. O que deve ser feito para assegurar a realização dos objetivos. A eventual necessidade de mudar o objetivo Componentes do Processo de Controle Maximiano elenca quatro elementos no processo de controle: padrões de controle, aquisição de informações, comparação e ação corretiva e recomeço do ciclo de planejamento. 1. Padrões de controle. São as definições extraídas dos objetivos ou resultdos esperados de um processo administrativo, necessárias para que se efetue o controle administrativo. São estes padrões que permitirão avaliar o desempenho e subsidiar a tomada de decisão. Os padrões de controle estão registrados nas ferramentas de planejamento: cronogramas, orçamentos, planilhas de recursos, especificações de qualidade, etc. 2. Aquisição de Informações. O processo de controle depende de informações sobre o andamento das atividades e o progresso em direção aos objetivos. Esta etapa é também chamada de monitoramento ou 19

20 acompanhamento. Aqui deve ser definido que informação deve ser produzida, como e em que momento. 3. Comparação e ação corretiva. Esta é a etapa final do processo de controle. Neste momento comparam-se as informações coletadas sobre o desempenho real com o desempenho esperado. O resultado desta comparação pode indicar a necessidade de uma ação corretiva para se garantir o alcance dos objetivos ou reforço da atividade como está. 4. Recomeço do ciclo de planejamento: A informação produzida pelo processo de controle deve realimentar o processo de planejamento. Muitas vezes só é possível planejar com base nas informações de controle. Chiavenato apresenta o processo de controle também com quatro etapas. Assim como Maximiano, argumenta que o processo de controle consiste em guiar a atividade exercida para um fim previamente determinado, que são os resultados esperados. As quatro etapas são: 1. Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho. 2. Avaliação ou mensuração do desempenho atual. 3. Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos. 4. Tomada de ação corretiva para corrigir possíveis desvios ou anormalidades. ITEM 12. (ESAF/ STN 2000) Tomando por base o processo de controle, identifique a opção que apresenta, de forma seqüencial, as fases deste processo. 20

21 a) Definição da meta; padrão de medida; comparação entre planejado e executado; e decisão e ação. b) Identificação do problema; medidas corretivas; padrão de medida; e comparação entre planejado e executado. c) Definição da meta; identificação do problema; medidas corretivas; comparação entre planejado e executado; e decisão e ação. d) Identificação do problema; padrão de medida; medidas corretivas; e decisão e ação. e) Padrão de medida; medidas corretivas; comparação entre planejado e executado; e identificação do problema. O gabarito é a alternativa A. São parecidas com as quatro etapas elencadas por Chiavenato:1) Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho; 2) Avaliação ou mensuração do desempenho atual; 3) Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos; 4)Tomada de ação corretiva para corrigir possíveis desvios ou anormalidades. Todas as outras alternativas invertem a ordem correta do processo de controle. ITEM 13. (ESAF/ ANEEL/ANALISTA ADMINISTRATIVO/2004) No contexto da administração pública tradicional os modelos de controle focam insumos, o que não tem sido suficiente para atender os anseios de uma sociedade democrática, havendo uma tendência de modernização dos processos de controle no âmbito da gestão pública. Escolha a opção que indica corretamente a repercussão dessa tendência na administração da função pública. a) Avaliação focada na gestão de pessoas. b) Avaliação centrada na utilização de recursos. c) Avaliação focada em procedimentos. d) Avaliação centrada nos meios. e) Avaliação focada em objetivos, metas e indicadores. 21

22 O gabarito é a alternativa E. Vimos em aula que a função controle para Chiavenato tem quatro etapas. Dentre estas etapas estão incluídos o estabelecimento de metas ou objetivos e avaliação, feito através de indicadores previamente estabelecidos. Todas as outras alternativas apresentam afirmativas equivocadas sobre o controle Tipos de Controle Maximiano e Chiavenato classificam o controle em três níveis: estratégico, tático ou gerencial e operacional. Maximiano chama o controle tático de controles administrativos, o que em minha opinião confunde com o próprio Controle Administrativo em sentido macro. 1. Controle estratégico. É o complemento ao planejamento estratégico. Baseia-se em informações a respeito de: Grau de realização das missões, estratégias e objetivos estratégicos; Adequação das missões, objetivos e estratégias às ameaças e oportunidades do ambiente; Desempenho global da organização, medido por indicadores como a satisfação dos acionistas, clientes e imagem na sociedade; Concorrência e outros fatores externos; Eficiência e outros fatores internos. Uma técnica de controle estratégico consiste em montar um conjunto de indicadores que mostrem informações organizadas em categorias. 2. Controle Tático ou Controles Administrativos. São os controles praticados nas áreas funcionais como Recursos Humanos, Marketing, Suprimentos, 22

23 etc. Produzem informações especializadas e possibilitam a tomada de decisões nas áreas específicas. São exemplos de informações geradas por este tipo de controle: Quantidade e qualidade dos produtos e serviços e produtividade(área de produção); Taxas de rotatividade, absenteísmo e atrasos (Recursos Humanos); Participação no mercado e desempenho do esforço promocional (área de marketing). 3. Controle Operacional: é o controle que focaliza as atividades e o consumo de recursos em qualquer área funcional. As principais ferramentas são cronogramas, orçamentos, diagramas de precedência, etc. ITEM 14. (FCC /CNMP/TÉCNICO DO CNMP / ADMINISTRAÇÃO / 2015)) O processo administrativo é composto por quatro funções específicas: planejamento, organização, direção e controle. Sobre controle, considere: I. Um dos primeiros passos é estabelecer previamente os objetivos ou padrões que se deseja alcançar e manter. II. Processo pelo qual são fornecidas informações de retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. III. Define meios para possibilitar a realização de resultados. Está correto o que consta em a) I, II e III. 23

24 b) I e II, apenas. c) I, apenas. d) II e III, apenas. e) I e III, apenas. Vamos analisar as afirmativas: I- CERTO. Para se estabelecer um adequado processo de controle, antes é necessário traçar objetivos e metas. II- CERTO. Perfeito! O Controle fornece retroação para que se avalie se os objetivos estão sendo alcançados e para que se altere o rumo de ação, caso seja encessário. III- ERRADO. O controle não visa fornecer meios, mas sim avaliar o alcance de objetivos. Sendo assim, o gabarito é alternativa B. ITEM 15. ( ESAF / CGU 2004) O controle visa informar sobre determinada situação dando indicações se os objetivos estão sendo alcançados ou não, alimentando o processo decisório; dessa forma um determinado sistema pode ser avaliado e mantido dentro de um padrão de comportamento desejado. Escolha a opção que identifica corretamente aspectos relacionados ao processo de controle. a) O controle pode ocorrer em diferentes níveis hierárquicos: estratégico, administrativo/gerencial e operacional. b) Uma das formas de apresentar informações é por meio de relatórios verbais ou escritos, gráficos e mapas, telas de computador, escalas. c) As principais características de um sistema de controle eficaz são: foco estratégico, aceitação, precisão, rapidez, objetividade, ênfase na exceção. 24

25 d) Os componentes ou etapas do controle são: definição de padrões de controle, obtenção de informações, comparação e ação corretiva, e revisão do planejamento. e) A função de finanças pode usar como informação para o controle índices relativos a lucro, retorno do investimento, margem operacional bruta, liquidez. A questão está solicitando que identifique corretamente os ASPECTOS relacionados ao PROCESSO de controle. O gabarito é a alternativa D. É a lista dos componentes ou elementos do controle que vimos em aula. Está correto. Reveja o tópico sobre os componentes do controle. A alternativa A está ERRADA. É mencionado onde pode ocorrer, mas não são aspectos do controle. A alternativa B está ERRADA. Mais uma vez, pede-se os aspectos do controle. Estas são forma de apresentar informações para o controle. A alternativa C está ERRADA. Nem sempre o controle apresenta foco estratégico, como vimos em aula. A alternativa E está ERRADA. A função de finanças é usada apenas como informação de elementos financeiros dando uma falsa impressão de estar sendo usada como Processo de Controle, mas não apresenta os aspectos. ITEM 16. (FCC/TRT-8/2010/ANALISTA JUDICIÁRIO- ÁREA ADMINISTRATIVA) O processo administrativo possui quatro funções básicas planejamento, organização, direção e controle. A função de controle é um processo cíclico composto de quatro fases: (A) análise dos resultados; definição de metas; ações de reforço para aplicação de boas práticas e acompanhamento. 25

26 (B) definição de objetivos; acompanhamento da execução; avaliação e ações de melhoria. (C) acompanhamento da execução; identificação de inconformidades; definição de novos processos e implantação. (D) monitoração dos processos definidos; identificação de inconsistências; implantação e avaliação. (E) estabelecimento de padrões de desempenho; monitoração do desempenho; comparação do desempenho com o padrão e ação corretiva. O gabarito é a alternativa E. A questão é muito parecida com a questão da ESAF que vimos anteriormente. São os elementos do controle que vimos em aula, na perspectiva de Chiavenato: 1. Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho. 2. Avaliação ou mensuração do desempenho atual. 3. Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos. 4. Tomada de ação corretiva para corrigir possíveis desvios ou anormalidades. ITEM 17. ( ESAF / CGU 2006) Indique se as frases a seguir são verdadeiras (V) ou falsas (F). ( ) O controle é uma das fases do processo administrativo destinado a obter informações sobre o ambiente da organização. ( ) São elementos do processo de controle a definição de padrões, a obtenção de informações, a comparação, a tomada de decisão e a ação. ( ) O controle só deve ser exercido no final da linha de produção visto que possibilita a prevenção de erros e o descarte de produtos fora do padrão. ( ) As informações relativas ao controle podem ser obtidas por meio de inspeção visual, dispositivos mecânicos, questionários, sistemas informatizados, gráficos, relatórios e mapas. 26

27 Escolha a opção correta. a) F, V, F, V b) V, F, V, F c) F, F, V, V d) F, V, V, V e) V, V, F, F A primeira afirmativa é FALSA. O controle não é destinado a obter informações sobre o ambiente. É destinado a controlar atividades e resultados. A segunda afirmativa é VERDADEIRA: palavras parecidas com as que vimos em aula para o processo de controle. A terceira afirmativa é FALSA. O controle deve ser exercido em todos os momentos, no máximo de processos possível, e não apenas no final da linha. Se o controle for exercido, poderemos evitar a produção com erros e o descarte de produtos defeituosos. A quarta afirmativa é VERDADEIRA: estão corretos os métodos apresentados para obtenção de informações relativas ao controle. Desta forma o gabarito é a alternativa A Avaliação Pessoal, avaliar implica inferir com base em dados recolhidos através de indicadores se os objetivos foram atingidos. Portanto implica na construção de medidas ou indicadores que possam expressar as informações acerca da realidade que se quer observar. A FCC tem associado o processo de avaliação com a construção de indicadores. 27

28 Vamos dar uma olhada nos conceitos de eficiência, eficácia e efetividade para estudarmos este tema. A Eficiência é a relação entre custos e resultados. Maximiano corrobora isto: O princípio geral da eficiência é o da relação entre esforço e resultado. Quanto menor o esforço necessário para produzir um resultado, mais eficiente é o processo. A antítese da eficiência é o desperdício. Sendo assim, indicadores de eficiência são aqueles que retratam a relação entre os custos de uma atividade e os resultados alcançados. Eficiência é a medida da relação entre os recursos efetivamente utilizados para a realização de uma meta para um projeto, atividade ou programa, frente a padrões estabelecidos. A Efetividade é a medida do grau de atingimento dos objetivos que orientaram a constituição de um determinado programa, expressa pela sua contribuição à variação alcançada dos indicadores estabelecidos pelo Plano. Efetividade se refere então ao grau de mudança realizada pelo programa ou política púbica.por exemplo, um programa de vacinação terá sido efetivo se o número de infectados por aquela doença que se quer prevenir for reduzido em função deste programa de vacinação. A Eficácia é a medida do grau de atingimento das metas fixadas para um determinado projeto, atividade ou programa em relação ao previsto. Ora o mesmo programa de vacinação citado acima terá sido eficaz se atingir as metas traçadas de vacinação. Por exemplo, em um programa de vacinação estabeleceu-se a meta de vacinação de 90% das crianças brasileiras até 5 anos. O programa será eficaz se atingir esta meta. 28

29 O documento do TCU Indicadores de Desempenho e Mapa de Produtos Operacionais exemplifica a utilização destes conceitos na análise de políticas públicas. Adicionalmente vejamos o quadro de Chiavenato. 29

30 ITEM 18 (FGV- SEFAZ RJ/2009. FISCAL DE RENDAS) Com relação aos temas eficiência e eficácia, assinale a afirmativa incorreta. (A) Eficiência é um conceito limitado. (B) Eficiência diz respeito aos trabalhos internos de uma organização. (C) Uma organização não pode ser eficiente se não for eficaz. (D) A abordagem de metas para eficácia organizacional identifica as metas de uma organização. (E) Eficácia é um conceito abrangente. Agora vejamos as alternativas da questão. O comando da questão pede para assinalar a alternativa incorreta. A alternativa A está correta. Eficiência é um conceito limitado, diz respeito aos meios. Pode-se alcançar eficiência, sem alcançar eficácia e efetividade. 30

31 A alternativa B está correta. Eficiência está relacionada aos meios, aos processos internos. A alternativa D está correta. Eficácia é alcance de resultados, portanto está relacionado a metas. A alternativa E está correta. Eficácia é um conceito abrangente, relacionada a alcance de metas. O gabarito é a letra C. Uma organização pode fazer corretamente as coisas e ainda assim não alcançar os resultados desejados. ITEM 19. (FGV- BADESC/2010. ANALISTA ADMINISTRATIVO) Levando em consideração o uso de controles e indicadores de produtividade em um programa de educação, o percentual de crianças matriculadas e a avaliação da qualidade por meio de exames nacionais são, respectivamente, exemplos de: (A) eficácia e eficiência. (B) eficiência e eficácia. (C) efetividade e eficiência. (D) efetividade e eficácia. (E) eficácia e efetividade. Vamos analisar as variáveis pedidas para responder à questão. Vimos no quadro do TCU que metas relacionadas ao número de matrículas em programas educacionais está relacionado à eficácia. Portanto, percentual de crianças matriculadas é um exemplo de eficácia. 31

32 Já a avaliação da qualidade por meio de exames nacionais quer avaliar os resultados do programa educacional que as crianças estão matriculadas. Estes programas estão dando resultado? Esta é uma medida da efetividade do programa, ou seja, da mudança na realidade concreta efetuada por aquela política pública. Desta forma o gabarito é eficácia e efetividade, alternativa E. Vamos olhar outra questão sobre eficiência. ITEM 20. (FGV- SADPE/2008. ANALISTA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E E GESTÃO) Em uma organização, o conceito de eficiência significa: (A) fazer as coisas bem feitas, otimizando os recursos disponíveis. (B) fazer o que deve ser feito para atingir os objetivos estratégicos traçados. (C) fazer o que deve ser feito para atender às apostas e expectativas dos stakeholders. (D) fazer as coisas de forma socialmente responsável. (E) fazer as coisas de forma estratégica. Assim ficou fácil! Eficiência é fazer as coisas certas, bem feitas, otimizando recursos. Cuidado: não se trata de fazer as coisas certas para agradar aos stakeholders, mas fazer certo para economizar recursos. Portanto o gabarito é a alternativa A. 32

33 ITEM 21. (FCC/PGE-RJ/2009/TENICO SUPERIOR - ADMINISTRAÇÃO) Três gestores, cumprindo o planejamento estratégico de sua organização, implantaram o mesmo projeto em três localidades diferentes. O primeiro realizou o planejado no tempo estipulado; o segundo, também cumpriu seu objetivo, mas o fez a um custo 30% menor que o primeiro. Finalmente, o terceiro consumiu os recursos previstos, mas alcançou um resultado superior ao do plano. Nesse caso, (A) apenas o primeiro foi eficaz, pois cumpriu estritamente o que foi solicitado no planejamento do projeto. (B) todos foram igualmente eficazes e eficientes, pois cumpriram a meta estabelecida no planejamento da organização. (C) o primeiro foi o mais eficiente, o segundo o mais efetivo e o terceiro o mais eficaz. (D) apenas o terceiro foi eficaz e eficiente, o primeiro foi ineficiente e o segundo, ineficaz. (E) o primeiro foi eficaz, o segundo foi o mais eficiente e o terceiro o mais efetivo. Vejamos o desempenho de cada um dos gestores: O primeiro foi eficaz: alcançou as metas estipuladas O segundo foi eficiente: ele alcançou os resultados com um esforço menor (menor custo) O terceiro foi efetivo: os resultados alcançados foram superiores, proporcionou vantagens e melhorias aos atores envolvidos comparativamente superiores aos demais gestores. O gabarito é a alternativa E. ITEM 22. (FCC/BAHIAGAS/2010/TECNICO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS/ ADMINISTRAÇÃO) Tratando-se de eficiência, eficácia e efetividade, analise: 33

34 I. Eficácia é fazer as atividades ou desenvolver ações de forma correta para atingir os meios. Tem vínculo estreito com o planejamento estratégico da organização. II. Eficiência é fazer as atividades ou desenvolver ações da maneira correta. Está relacionada com o método de execução. III. Efetividade é satisfazer as necessidades dos clientes com os produtos e serviços da organização. IV. Efetividade é o valor social ou medida de utilidade, que deve ser atribuído ao produto ou serviço considerando-se a sociedade como um todo. V. Eficácia é a relação entre os produtos obtidos e os fatores de produção empregados na sua obtenção. É correto o que consta APENAS em (A) I e II. (B) III e V. (C) IV e V. (D) I, II e III. (E) II, III e IV. Analisemos as afirmativas Afirmativa I está ERRADA. Eficácia é atingir metas! Afirmativa II está CERTA! Perfeito, fazendo algo de maneira correta evitamos o desperdício. Afirmativa III está CERTA! Sim, efetividade é atingirmos os resultados que desejamos. Afirmativa IV está CERTA! Boa esta definição também. Lembram do programa de vacinação? Se evitarmos o adoecimento das crianças a utilidade social terá sido alcançada. Afirmativa V está ERRADA. Esta seria uma definição para eficiência. 34

35 Sendo assim, o gabarito é a alternativa E Os componentes básicos de um indicador Medida: grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos produtos, processos ou sistemas; Fórmula: padrão matemático que expressa à forma de realização do cálculo; Índice (número): valor de um indicador em determinado momento; Padrão de comparação: índice arbitrário e aceitável para uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento; e Meta: índice (número) orientado por um indicador em relação a um padrão de comparação a ser alcançado durante certo período Características dos indicadores Na identificação e seleção de um indicador é importante considerar um conjunto de critérios básicos, para garantir a sua posterior operacionalização. Os critérios centrais para um indicador são: Seletividade ou importância: fornece informações sobre as principais variáveis estratégicas e prioridades definidas de ações, produtos ou impactos esperados; Simplicidade, clareza, inteligibilidade e comunicabilidade: os indicadores devem ser simples e compreensíveis, capazes de levar a mensagem e o significado. Os nomes e expressões devem ser facilmente compreendidos e conhecidos por todos os públicos interessados; Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: capacidade de demonstrar a mais importante e crítica etapa de um processo, projeto etc. Os dados devem ser precisos, capazes de responder aos objetivos e coletados na 35

36 fonte de dados correta e devem refletir tempestivamente os efeitos decorrentes das intervenções; Investigativos: os dados devem ser fáceis de analisar, sejam estes para registro ou para reter informações e permitir juízos de valor; Comparabilidade: os indicadores devem ser facilmente comparáveis com as referências internas ou externas, bem como séries históricas de acontecimentos; Estabilidade: procedimentos gerados de forma sistemática e constante, sem muitas alterações e complexidades, uma vez que é relevante manter o padrão e permitir a série histórica; Custo-efetividade: projetado para ser factível e economicamente viável. Os benefícios em relação aos custos devem satisfazer todos os outros demais níveis. Nem todas as informações devem ser mensuradas, é preciso avaliar os benefícios gerados em detrimento do ônus despendido Construção de fórmulas A fórmula descreve como deve ser calculado o indicador, possibilitando clareza com as dimensões a serem avaliadas. A fórmula permite que o indicador seja: inteligível; interpretado uniformemente; compatibilizado com o processo de coleta de dados; específico quanto à interpretação dos resultados e apto em fornecer subsídios para o processo de tomada de decisão. As unidades de medida mais comuns são: Indicadores Simples: Representam um valor numérico (uma unidade de medida) atribuível a uma variável. Normalmente, são utilizados para medir eficácia, ou seja, a quantidade de determinado produto ou serviços entregue ao beneficiário. Não expressa a relação entre duas ou mais variáveis. Exemplos: a) Números de alunos matriculados no ensino médio; b) Número de alunos aprovados no ensino fundamental; c) Número de novos postos de trabalhos criados. 36

37 Indicadores Compostos: Os indicadores compostos expressam a relação entre duas ou mais variáveis. De acordo com as relações entre as variáveis que os constituem e a forma como são calculadas, são denominados de maneiras específicas. Assim têm-se quatro tipos de indicadores compostos: I) Proporção ou Coeficiente: É o quociente entre o número de casos pertencentes a uma categoria e o total de casos considerados. Esse quociente é também chamado de coeficiente, representando a razão entre o número de ocorrências e o número total (número de ocorrências mais o número de não ocorrências). Exemplos: Coeficiente de natalidade = número de nascidos / população total; Coeficiente de mortalidade = número de óbitos / população total; II) Porcentagem: Obtida a partir do cálculo das proporções, simplesmente multiplicando o quociente obtido por 100. As porcentagens e proporções têm por objetivo principal criar comparações relativas destacando a participação de determinada parte no todo. Exemplo: Porcentagem de alunos matriculados na 1ª série do ensino médio = (nº de alunos matriculados na primeira série do ensino médio / nº total de alunos matriculados no ensino médio) x 100. III) Razão ou Índice: A razão de um número A em relação a outro número B se define como A dividido por B. As proporções representam um tipo particular de razão. Entretanto, o termo razão é usado normalmente quando A e B representam categorias separadas e distintas. Este quociente é também chamado de índice, indicando tratar-se de razão entre duas grandezas tais que uma não inclui a outra. 37

38 Exemplos: Densidade demográfica = População / superfície; e Renda per capita = Renda / população. IV) Taxa: São coeficientes multiplicados por uma potência de 10 e seus múltiplos para melhorar a compreensão do indicador. Exemplos: Taxa de mortalidade = Coeficiente de mortalidade x 1.000; ITEM 23. (FCC /DPE-SP /ADMINISTRADOR /2015) No processo de avaliação, diversos indicadores são utilizados. São exemplos de indicadores simples e compostos, respectivamente, a) número de leitos hospitalares e relação entre o número de matrículas no 9 ano do Ensino Fundamental e no 1 ano do Ensino Médio. b) número de leitos hospitalares e Índice de Desenvolvimento Humano. c) Índice de Qualidade de Vida do Município e número de domicílios com coleta de lixo. d) Índice de Qualidade de Vida do Município e Índice de Desenvolvimento Humano. e) relação entre o número de matrículas no 9 ano do Ensino Fundamental e no 1 ano do Ensino Médio e número de domicílios com coleta de lixo. Vamos avaliar cada caso pessoal: A) número de leitos hospitalares (INDICADOR SIMPLES) e relação entre o número de matrículas no 9 ano do Ensino Fundamental e no 1 ano do Ensino Médio. (INDICADOR SIMPLES). Se tivéssemos aqui uma correlação entre o 38

39 número de aluno de uma determinada série e onúmero total de alunos, teríamos um indicador composto. B) número de leitos hospitalares (INDICADOR SIMPLES) e Índice de Desenvolvimento Humano. (INDICADOR COMPOSTO) C) Índice de Qualidade de Vida do Município (INDICADOR COMPOSTO) e número de domicílios com coleta de lixo(indicador SIMPLES). D) Índice de Qualidade de Vida do Município (INDICADOR COMPOSTO e Índice de Desenvolvimento Humano (INDICADOR COMPOSTO. E) relação entre o número de matrículas no 9 ano do Ensino Fundamental e no 1 ano do Ensino Médio (INDICADOR SIMPLES) e número de domicílios com coleta de lixo. (INDICADOR SIMPLES) Portanto, o gabarito é a alternativa B. Bem, fecho por aqui esta aula! Até a próxima! 39

40 2. Lista de Questões ITEM 1. (CESGRANRIO/2008/ TJ-RO/Analista Judiciário Administração) A acirrada concorrência requer das organizações a máxima eficiência operacional e a otimização de resultados, o que pode trazer vantagens para a administração, como o lucro, desde que haja planejamento de longo prazo. Sob esta ótica, uma empresa deve efetivar, no longo prazo, estratégias e metas desenvolvidas em seus planos estratégicos. A visão de futuro dessa empresa define o planejamento a) conservador, cuja característica é assegurar a continuidade do processo. b) adaptativo, apropriado para a gestão contingencial. c) adaptativo, que refleta resposta rápida para a eliminação de deficiências. d) otimizante, típico de ambientes estáveis. e) otimizante, como forma de melhorar as práticas vigentes na organização. ITEM 2. (FCC/2006/BACEN/ANALISTA ADMINISTRATIVO) A filosofia de planejamento que parte dos pressupostos que o principal valor do planejamento reside no processo de produzi-lo; que a maior parte da necessidade atual do planejamento decorre da falta de eficácia administrativa e de controles; e que o conhecimento futuro pode ser classificado em incerteza, certeza e ignorância, é a filosofia a) da maximização ou otimização. b) da satisfação ou projetiva. c) da otimização ou analítica. d) de adaptação ou homeostase. e) da minimização ou analítica 40

41 ITEM 3 (FUNRIO/2010/FURP-SP/ASSISTENTE FINANCEIRO) De acordo com autor Idalberto Chiavenato, na obra Administração nos Novos Tempos, o planejamento é um processo constituído de uma série seqüencial de etapas; assim, é correto afirmar que a) analisar as alternativas de ação consiste em estabelecer os objetivos que se pretende alcançar. b) desenvolver premissas quanto às condições futuras representa a última etapa do processo. c) verificar a situação atual em relação aos objetivos significa identificar onde se está e o que precisa ser feito. d) definir objetivos significa identificar como a organização opera em ambientes complexos. e) escolher um curso de ação entre várias alternativas constitui a primeira etapa do planejamento ITEM 4. (COSEAC/2009/UFF/ASSISTENTE ADMINISTRATIVO) Administrar é tomar decisões. Entre as principais decisões está o planejamento, o qual consiste em: a) alocar os recursos necessários; b) executar os planos; c) coordenar equipes; d) determinar objetivos e recursos; e) verificar os resultados. ITEM 5. (FCC/2010/DPE-SP/AGENTE DE DEFENSORIA - ASSISTENTE SOCIAL) O Planejamento pode ser considerado a partir de diferentes abordagens. Ao se falar em planejamento participativo pode-se dizer que I. envolve um contínuo processo coletivo, numa deliberada e amplamente discutida construção de um futuro, na qual um maior número possível de membros de todas as categorias que constituem a comunidade tomam parte ativa. II. sua ação é conjunta e se assenta nas relações dos homens entre si e com a sociedade. 41

42 III. a visão de homem e de mundo vai informar novas valorações nas dimensões humana, cultural e política. É correto o que se afirma em a) I, apenas. b) II, apenas. c) III, apenas. d) I e III, apenas. e) I, II e III. ITEM 6. (FCC/2012/MPE-AP/TÉCNICO MINISTERIAL- AUX. ADMINISTRATIVO) O planejamento almeja desenvolver planos para os objetivos pré-determinados. Há três principais dimensões de planejamento em níveis diferentes da organização. Os administradores no nível superior de qualquer organização ou órgão público, têm de enfrentar um sem-número de problemas de relacionamento com o ambiente onde ele atua ou ainda problemas interdepartamentais, como a alocação de recursos, ou seja, quem ganha o quê. Eles trabalham com um alto grau de incerteza e complexidade e contam com o planejamento a) Operacional. b) Tático. c) Estratégico. d) Financeiro. e) Econômico. 42

43 ITEM 7. (FCC/2012/TRF- 2/ ANALISTA JUDICIÁRIO - ÁREA ADMINISTRATIVA) Planejamento é o processo de determinar os objetivos organizacionais, como atingi-los e é hierarquizado a partir das perspectivas: a) marketing, tecnologia, produção e mercado. b) missão, valores e visão. c) financeira, do cliente, interna e de aprendizado e crescimento das pessoas. d) estratégicas, táticas e operacionais. e) da eficiência, eficácia, efetividade e economicidade. ITEM 8. FCC / TRE-AP/-ANALISTA JUDICIÁRIO / ANÁLISE DE SISTEMAS 2015) As características do planejamento tático são: indica a participação de cada unidade no planejamento global, seu horizonte temporal é de médio prazo, e é definido por a) cada funcionário da empresa como contribuição ao planejamento operacional. b) equipes multidisciplinares que se apoiam em pesquisas de mercado. c) meio de indicadores de mercado, envolvendo clientes e concorrência. d) cada unidade organizacional como contribuição ao planejamento estratégico. e) todos os funcionários da empresa, indicando como cada tarefa deve ser feita. ITEM 9. (FCC/PGE-RJ/2009/TENICO SUPERIOR - ADMINISTRAÇÃO) Em uma organização, o planejamento (A) operacional é menos genérico e mais detalhado, tem um prazo longo de tempo e aborda cada unidade da empresa ou cada conjunto de recursos separadamente. (B) estratégico é realizado nas funções mais elevadas da empresa (diretoria), tem um maior alcance de tempo e as decisões envolvidas englobam a organização como um todo. (C) tático deve ser capaz de combinar as oportunidades ambientais com a capacidade empresarial a patamar de equilíbrio ótimo entre o que a empresa quer e o que ela realmente pode fazer. 43

44 (D) tático é aquele que coloca em prática os planos gerais dentro de cada setor da empresa. Normalmente demanda curto alcance de tempo. (E) operacional é realizado pelos executivos (gerentes), traduz e interpreta as decisões da direção e as transforma em planos concretos dentro dos departamentos da empresa. Geralmente tem um médio alcance de tempo ITEM 10. (FCC/TJ-AP/2009/ANALISTA JUDICIÁRIO- ADMINISTRAÇÃO) Característica específica do planejamento organizacional tático é (A) limitar as variáveis envolvidas para reduzir a incerteza e permitir a programação. (B) lidar com elevados graus de incerteza em face das coações e contingências que não pode prever. (C) incluir um grau reduzido de incerteza graças ao nível detalhado de programação e racionalização das atividades envolvidas. (D) desafiar os níveis elevados de incerteza através da mobilização de fatores como a criatividade e a inovação. (E) trabalhar com a lógica dos sistemas fechados visando alcançar elevado nível de regularidade e eficiência ITEM 11. (FCC/TRT 23 /ANALISTA JUDICIÁRIO /CONTABILIDADE /2011 ) Em organizações complexas, na implantação de mudanças nos objetivos estratégicos em cenários de incerteza, a função de direção deve enfatizar a) a emissão de ordens claras e válidas para o longo prazo. b) a competição entre os setores operacionais. c) a motivação dos quadros funcionais para a realização das atividades rotineiras. d) o exercício da liderança e a coordenação dos setores da organização para a mudança. e) a prevalência dos procedimentos sobre a liderança. 44

45 ITEM 12. (ESAF/ STN 2000) Tomando por base o processo de controle, identifique a opção que apresenta, de forma seqüencial, as fases deste processo. a) Definição da meta; padrão de medida; comparação entre planejado e executado; e decisão e ação. b) Identificação do problema; medidas corretivas; padrão de medida; e comparação entre planejado e executado. c) Definição da meta; identificação do problema; medidas corretivas; comparação entre planejado e executado; e decisão e ação. d) Identificação do problema; padrão de medida; medidas corretivas; e decisão e ação. e) Padrão de medida; medidas corretivas; comparação entre planejado e executado; e identificação do problema. ITEM 13. (ESAF/ ANEEL/ANALISTA ADMINISTRATIVO/2004) No contexto da administração pública tradicional os modelos de controle focam insumos, o que não tem sido suficiente para atender os anseios de uma sociedade democrática, havendo uma tendência de modernização dos processos de controle no âmbito da gestão pública. Escolha a opção que indica corretamente a repercussão dessa tendência na administração da função pública. a) Avaliação focada na gestão de pessoas. b) Avaliação centrada na utilização de recursos. c) Avaliação focada em procedimentos. d) Avaliação centrada nos meios. e) Avaliação focada em objetivos, metas e indicadores. 45

46 ITEM 14. (FCC /CNMP/TÉCNICO DO CNMP / ADMINISTRAÇÃO / 2015)) O processo administrativo é composto por quatro funções específicas: planejamento, organização, direção e controle. Sobre controle, considere: I. Um dos primeiros passos é estabelecer previamente os objetivos ou padrões que se deseja alcançar e manter. II. Processo pelo qual são fornecidas informações de retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. III. Define meios para possibilitar a realização de resultados. Está correto o que consta em a) I, II e III. b) I e II, apenas. c) I, apenas. d) II e III, apenas. e) I e III, apenas. ITEM 15. ( ESAF / CGU 2004) O controle visa informar sobre determinada situação dando indicações se os objetivos estão sendo alcançados ou não, alimentando o processo decisório; dessa forma um determinado sistema pode ser avaliado e mantido dentro de um padrão de comportamento desejado. Escolha a opção que identifica corretamente aspectos relacionados ao processo de controle. a) O controle pode ocorrer em diferentes níveis hierárquicos: estratégico, administrativo/gerencial e operacional. b) Uma das formas de apresentar informações é por meio de relatórios verbais ou escritos, gráficos e mapas, telas de computador, escalas. c) As principais características de um sistema de controle eficaz são: foco estratégico, aceitação, precisão, rapidez, objetividade, ênfase na exceção. 46

47 d) Os componentes ou etapas do controle são: definição de padrões de controle, obtenção de informações, comparação e ação corretiva, e revisão do planejamento. e) A função de finanças pode usar como informação para o controle índices relativos a lucro, retorno do investimento, margem operacional bruta, liquidez. ITEM 16. (FCC/TRT-PA_AP 8 a REGIÃO/2010/ANALISTA JUDICIÁRIO- ÁREA ADMINISTRATIVA) O processo administrativo possui quatro funções básicas planejamento, organização, direção e controle. A função de controle é um processo cíclico composto de quatro fases: (A) análise dos resultados; definição de metas; ações de reforço para aplicação de boas práticas e acompanhamento. (B) definição de objetivos; acompanhamento da execução; avaliação e ações de melhoria. (C) acompanhamento da execução; identificação de inconformidades; definição de novos processos e implantação. (D) monitoração dos processos definidos; identificação de inconsistências; implantação e avaliação. (E) estabelecimento de padrões de desempenho; monitoração do desempenho; comparação do desempenho com o padrão e ação corretiva. ITEM 17. ( ESAF / CGU 2006) Indique se as frases a seguir são verdadeiras (V) ou falsas (F). ( ) O controle é uma das fases do processo administrativo destinado a obter informações sobre o ambiente da organização. ( ) São elementos do processo de controle a definição de padrões, a obtenção de informações, a comparação, a tomada de decisão e a ação. ( ) O controle só deve ser exercido no final da linha de produção visto que possibilita a prevenção de erros e o descarte de produtos fora do padrão. ( ) As informações relativas ao controle podem ser obtidas por meio de inspeção visual, dispositivos mecânicos, questionários, sistemas informatizados, gráficos, relatórios e mapas. 47

48 Escolha a opção correta. a) F, V, F, V b) V, F, V, F c) F, F, V, V d) F, V, V, V e) V, V, F, F ITEM 18. (FGV- SEFAZ RJ/2009. FISCAL DE RENDAS) Com relação aos temas eficiência e eficácia, assinale a afirmativa incorreta. (A) Eficiência é um conceito limitado. (B) Eficiência diz respeito aos trabalhos internos de uma organização. (C) Uma organização não pode ser eficiente se não for eficaz. (D) A abordagem de metas para eficácia organizacional identifica as metas de uma organização. (E) Eficácia é um conceito abrangente. ITEM 19. (FGV- BADESC/2010. ANALISTA ADMINISTRATIVO) Levando em consideração o uso de controles e indicadores de produtividade em um programa de educação, o percentual de crianças matriculadas e a avaliação da qualidade por meio de exames nacionais são, respectivamente, exemplos de: (A) eficácia e eficiência. (B) eficiência e eficácia. (C) efetividade e eficiência. (D) efetividade e eficácia. (E) eficácia e efetividade. 48

49 ITEM 20 (FGV- SADPE/2008. ANALISTA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E E GESTÃO) Em uma organização, o conceito de eficiência significa: (A) fazer as coisas bem feitas, otimizando os recursos disponíveis. (B) fazer o que deve ser feito para atingir os objetivos estratégicos traçados. (C) fazer o que deve ser feito para atender às apostas e expectativas dos stakeholders. (D) fazer as coisas de forma socialmente responsável. (E) fazer as coisas de forma estratégica. ITEM 21. (FCC/PGE-RJ/2009/TENICO SUPERIOR - ADMINISTRAÇÃO) Três gestores, cumprindo o planejamento estratégico de sua organização, implantaram o mesmo projeto em três localidades diferentes. O primeiro realizou o planejado no tempo estipulado; o segundo, também cumpriu seu objetivo, mas o fez a um custo 30% menor que o primeiro. Finalmente, o terceiro consumiu os recursos previstos, mas alcançou um resultado superior ao do plano. Nesse caso, (A) apenas o primeiro foi eficaz, pois cumpriu estritamente o que foi solicitado no planejamento do projeto. (B) todos foram igualmente eficazes e eficientes, pois cumpriram a meta estabelecida no planejamento da organização. (C) o primeiro foi o mais eficiente, o segundo o mais efetivo e o terceiro o mais eficaz. (D) apenas o terceiro foi eficaz e eficiente, o primeiro foi ineficiente e o segundo, ineficaz. (E) o primeiro foi eficaz, o segundo foi o mais eficiente e o terceiro o mais efetivo. ITEM 22. (FCC/BAHIAGAS/2010/TECNICO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS/ ADMINISTRAÇÃO) Tratando-se de eficiência, eficácia e efetividade, analise: I. Eficácia é fazer as atividades ou desenvolver ações de forma correta para atingir os meios. Tem vínculo estreito com o planejamento estratégico da organização. II. Eficiência é fazer as atividades ou desenvolver ações da maneira correta. Está relacionada com o método de execução. III. Efetividade é satisfazer as necessidades dos clientes com os produtos e serviços da organização. 49

50 IV. Efetividade é o valor social ou medida de utilidade, que deve ser atribuído ao produto ou serviço considerando-se a sociedade como um todo. V. Eficácia é a relação entre os produtos obtidos e os fatores de produção empregados na sua obtenção. É correto o que consta APENAS em (A) I e II. (B) III e V. (C) IV e V. (D) I, II e III. (E) II, III e IV. ITEM 23. (FCC /DPE-SP /ADMINISTRADOR /2015) No processo de avaliação, diversos indicadores são utilizados. São exemplos de indicadores simples e compostos, respectivamente, a) número de leitos hospitalares e relação entre o número de matrículas no 9 ano do Ensino Fundamental e no 1 ano do Ensino Médio. b) número de leitos hospitalares e Índice de Desenvolvimento Humano. c) Índice de Qualidade de Vida do Município e número de domicílios com coleta de lixo. d) Índice de Qualidade de Vida do Município e Índice de Desenvolvimento Humano. e) relação entre o número de matrículas no 9 ano do Ensino Fundamental e no 1 ano do Ensino Médio e número de domicílios com coleta de lixo. 50

51 3. Gabarito E D C D E C D D B A D A E B D E A C E A E E B 51