Análise do Planejamento, Programação e Controle da Produção de uma indústria do segmento de biossegurança hospitalar

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1 Análise do Planejamento, Programação e Controle da Produção de uma indústria do segmento de biossegurança hospitalar Lilian Ap.ª Martins¹, Nayara C. da Silva Block¹, Karoline Y. Gonçalves¹, Evelyn Germann¹, Rony Peterson da Rocha¹ 1 Universidade Estadual do Paraná (UNESPAR) martinsaplilian@gmail.com; naay_block@hotmail.com; karol_yoshiko@hotmail.com; evelyngermann@hotmail.com; ronypeterson_eng@hotmail.com Resumo: O setor de Planejamento e Controle da Produção (PCP) em uma empresa é considerado uma função de apoio que auxilia na tomada de decisões e na obtenção de vantagem competitiva. Sendo assim este trabalho tem por objetivo demonstrar sucintamente as funções do PCP dentro de uma empresa de biossegurança hospitalar localizada na cidade de Campo Mourão/PR. Para a realização do trabalho o método de abordagem foi qualitativa, quanto aos fins à pesquisa classifica-se como explicativo-descritiva e exploratória, e quanto aos meios bibliográfica e estudo de caso, para a coleta de dados foram utilizados questionários informais com o responsável pela produção e com o proprietário da empresa. Para atender ao objetivo, observou-se que a empresa não apresenta um departamento de PCP na estrutura organizacional, e que este setor foi implantado indiretamente junto com o de operações. Palavras-Chave: Funções do PCP; Sistema Produtivo; Fluxo de Informação. 1. Introdução O bom desempenho competitivo de uma empresa, dentre diversos fatores, depende do desempenho dos processos internos da organização. Nesses processos, realizam-se continuamente decisões de cunho gerencial e operacional, que estão baseadas em informações geradas e disponibilizadas por diferentes setores dentro da empresa (MOLLER et al, 2013). A base das informações necessárias para tomada de medidas de intervenção e decisões visando o desempenho da empresa, em consonância com os seus objetivos e estratégias, bem como o conhecimento e entendimento da organização

2 em uma visão global, são propiciados fundamentalmente por um fator chave: o Planejamento e Controle da Produção (RODRIGUES e INÁCIO, 2010). O setor do Planejamento e Controle de Produção (PCP) ou Planejamento, Programação e Controle da Produção (PPCP) torna-se uma ferramenta da organização envolvendo o planejamento, programação e controle efetivo da função produção, para que se possa atender as demandas do mercado, ganhando competitividade (SCHULTZ e SANTOS, 2014). Essa capacidade da função "produção" ao favorecer às organizações uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes, faz com que haja maior valorização da mesma. Essa valorização desencadeou debates sobre novas formas de gerenciar a produção e como elas podem contribuir para o sucesso da organização. Segundo pesquisas de instituições mundiais, os sistemas de PCP representam um papel decisivo entre as ações que vêm sendo tomadas para enfrentar tais desafios (HENN e SCHUCK, 2013). Diante disso, este artigo tem por objetivo analisar a função do PCP em uma empresa do segmento de biossegurança hospitalar, situada na cidade de Campo Mourão/PR. O trabalho realizado teve como base a aplicação informal de questionários e entrevista aos representantes da empresa, além de consultas bibliográficas sobre PCP, com intuito de classificar o sistema produtivo em que a empresa está inserida, analisar as funções e atividades de PCP, o fluxo de informação e a interligação entre PCP e os demais departamentos da empresa, bem como o modo utilizado pela empresa na elaboração da previsão de demanda. 2. Fundamentação Teórica Para Chiavenato (2005) para se produzir de maneira eficaz e eficiente é necessário planejar, organizar, dirigir e controlar. A produção precisa estar baseada em um planejamento e controle correto. Não há produção por acaso. Existe uma produção programada, embasada na melhor aplicação dos recursos, em um planejamento antecipado e com controle adequado. Diante disso, o planejamento e controle é a atividade de se decidir sobre o melhor emprego dos recursos de produção, assegurando, assim, a execução do que foi previsto (SLACK, et al, 2009).

3 2.1. Classificação dos sistemas produtivos Toda empresa constitui um sistema. Esse sistema pode ser definido como o conjunto de elementos inter-relacionados que desenvolvem uma atividade ou função para atingir um ou mais objetivos (CHIAVENATO, 2014). As organizações empresariais são analisadas como um sistema que transforma, por meio de processamento, entradas (inputs) em saídas (outputs) úteis aos clientes. Esse tipo de sistema é chamado de sistema produtivo (TUBINO, 2009). Para Lustosa et al (2008, cap. 3, p.17), os sistemas produtivos podem ser classificados de acordo com: Grau de padronização dos produtos: produtos padronizados; produtos sob medida ou personalizados; Tipo de operação que sofrem os produtos: processos contínuos (larga escala); processos discretos; repetitivos em massa (larga escala); repetitivos em lote (flow shop, linha de produção); por encomenda (job shop, layout funcional); por projeto (unitária, layout posicional fixo); Ambiente de produção: make-to-stock (MTS); assemble-to-order (ATO); make-to-order (MTO); engineer-to-order (ETO). Fluxo de processos: processos em linha; processos em lote; processos por projetos. Pela natureza do produto: bens; serviços Estrutura departamental A departamentalização é uma forma de atribuir ou agrupar atividades diferentes por meio da especialização dos órgãos, com o objetivo de obter melhores resultados em conjunto. É um meio de obter homogeneidade de tarefas em cada órgão (CHIAVENATO, 2014). A classificação dos tipos de departamento, segundo Chiavenato (2014) pode ser visualizada do Quadro 2. Tipo de departamento Por função Características Organização feita por base das funções que requerem atividades

4 similares e são agrupadas juntas e identificadas de acordo com alguma classificação funcional. Por produtos e Todos os principais deveres e tarefas relacionados com um produto serviços ou serviço são reunidos e atribuídos a um especifico departamento. Requer diferenciação e agrupamento das atividades de acordo com Por localização a localização onde o trabalho será desempenhado ou uma área de geográfica mercado a ser servida pela empresa. Envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo Por clientes com o tipo de pessoa ou agencia atendida. A diferenciação e o agrupamento se fazem pela sequência do Por fases do processo processo produtivo ou operacional ou pelo arranjo físico e disposição racional do equipamento utilizado. Adapta a estrutura da empresa aos projetos que ela se propõe a Por projetos construir (projetos específicos). Combinação das formas de departamentalização funcional e de Matricial produto ou projeto na mesma estrutura. Quadro 2: Classificação dos tipos de departamentalização Funções e atividades do PCP O Departamento de PCP é um setor de apoio à produção, geralmente ligado à Diretoria Industrial. Dentro do departamento, as atividades de PCP são desenvolvidas nos níveis estratégico, tático e operacional, sendo esses níveis caracterizados nos horizontes de planejamento de longo prazo: em meses, trimestres ou até anos; médio prazo: em semanas a até meses e curto prazo: em dias para uma semana (TUBINO, 2009). De acordo com Tubino (2009) as atividades do PCP são exercidas de modo a coordenar e aplicar recursos produtivos da melhor forma possível os planos nos três níveis hierárquicos de planejamento e controle das atividades produtivas de um sistema de produção. No nível estratégico, onde são definidas as políticas estratégicas de longo prazo da empresa, o PCP participa da formulação do planejamento estratégico da produção, gerando um plano de produção. No nível tático, onde são estabelecidos os planos de médio prazo para a produção, o PCP desenvolve e implanta o planejamento mestre da produção (PMP). No nível operacional são preparados os programas de produção de curto prazo, o PCP prepara a programação da produção administrando estoques, sequenciando, emitindo e liberando as ordens de compras,

5 fabricação e montagem, bem como executa o acompanhamento e controle da produção. Em resumo, o PCP determina o que vai ser produzido, o quanto vai ser, como vai ser, onde vai ser, quem vai produzir e quando vai ser produzido (TUBINO, 2009) Fluxo de informação e relacionamento entre o PCP e outras áreas da empresa Ao desenvolver suas funções e atividades, o PCP consequentemente mantêm uma rede de relações com as demais áreas da empresa, isso porque o PCP procura utilizar de forma racional todos os recursos empresariais (CHIAVENATO, 2005). O PCP ocorre principalmente na função produção de qualquer organização, porém, existem diversas interações entre o PCP com as diversas outras áreas da organização como Marketing no que se refere a vendas, Suprimentos, que abastece a produção com insumos e Finanças, que libera recursos e avalia os custos das operações produtivas (MOREIRA et al, 2014). Tubino (1997) apud Moreira et al (2014) ressalta que o PCP deve manter um relacionamento direto com todas as áreas que envolvem a empresa como: Engenharia de Produto, Engenharia do Processo, Marketing, Manutenção, Compras/Suprimento, Recursos Humanos e Finanças, pois são estes setores responsáveis em abastecer a produção com recursos fundamentais para segmento do processo produtivo. Para que o processo produtivo ocorra de forma eficiente é necessário que se tenha um bom fluxo de informações, pois é o fluxo que diz ao processo: o que, quando e quanto fabricar e o fluxo de produção é o movimento de todo material dentro do processo de fabricação, entre ele e seus fornecedores/clientes, sendo estas informações normalmente analisadas pelo departamento de PCP (CASTRO et al, 2014). O PCP interage com diversos setores da empresa, administrando as informações vindas de várias áreas do sistema produtivo. Da Engenharia do Produto são necessárias informações contidas nas listas de materiais de desenhos técnicos, da Engenharia de Processo os roteiros de fabricação e os leads times, no Marketing buscam-se os planos de vendas e pedidos firmes. A Manutenção fornece os planos de manutenção, Compras/Suprimentos informa as entradas e saídas dos materiais em estoques, dos Recursos Humanos são necessários os programas de treinamento, finanças fornecem o plano de investimentos e o fluxo de caixa, entre outros relacionamentos (TUBINO, 2009).

6 2.5. Previsão de demanda A previsão de demanda é uma das variáveis mais importantes na definição de um sistema de produção, em especial para as funções desenvolvidas pelo PCP. É a previsão de demanda que fornece base para o planejamento estratégico da produção, vendas e finanças de qualquer empresa (TUBINO, 2009). Previsões são o resultado de um processo de atividades que inclui coleta e tratamento de informações; busca e projeções de padrões de comportamento; consideração de fatores qualitativos relevantes; estimativa de erros de previsão; entre outros (CORRÊA e CORRÊA, 2009). Existe uma série de técnicas disponíveis para realização da previsão de demanda. Essas técnicas podem ser subdivididas em dois grupos: técnicas qualitativas baseadas em fatores subjetivos ou de julgamento, e técnicas quantitativas baseadas em séries históricas projetadas para o futuro segundo algum método. Esses métodos, por sua vez, são subdivididos em outros dois grupos: técnicas baseadas e séries temporais e técnicas baseadas em correlações (TUBINO, 2009). 3. Metodologia Para a realização deste trabalho o método de abordagem utilizado foi o qualitativo, pois foram realizadas análises nos dados coletados. Quanto aos fins a pesquisa se enquadra como explicativa, descritiva e exploratório. Descritiva já que visou descrever a empresa e a atuação do PCP nela, e explicativa pois buscou esclarecer ao máximo as informações coletadas e exploratória por utilizar de entrevistas informais. Quanto aos meios como bibliográfica e estudo de caso. Bibliográfica por utilizar como base livros e artigos científicos de anais referentes ao assunto abordado e estudo de caso pois o presente trabalho desenvolvido em uma empresa e realizado na Universidade Estadual do Paraná Campus de Campo Mourão durante o mês de Agosto de 2016, como parte da disciplina de Planejamento e Controle da Produção II. A coleta de dados foi através de visita in loco para realização de entrevistas informais com o proprietário e com o responsável pela produção da empresa

7 Cristófoli Equipamentos de Biossegurança, situada em Campo Mourão, Paraná, Brasil. 4 Estudo de Caso O estudo de caso foi desenvolvido na empresa Cristófoli Equipamentos de Biossegurança, localizada na cidade de Campo Mourão, Paraná, Brasil. Atualmente a empresa fabrica e exporta produtos destinados para a saúde, beleza e veterinária, se sobressaindo e liderando o mercado nacional de vendas de autoclaves equipamentos de esterilização, que representam 70% do seu faturamento. A Cristófoli surgiu em 1991 em parceria com a fundação Educere de Campo Mourão vendendo e consertando autoclaves nacionais, inicialmente a empresa contava com o apoio de apenas dois colaboradores. A evolução da empresa foi lenta, produzindo a principio apenas três autoclaves por mês para revenda, mesmo diante disso, a Cristófoli cinco anos após sua inauguração já possuía a ISO 9000 e foi a primeira empresa do interior do Paraná a implantar a ISO Além desses, atualmente a empresa conta com a BPF (Boas Práticas de Fabricação); registro da ANVISA; licença de operação do Instituto Ambiental do Paraná, entre outras. As práticas de responsabilidade socioambiental são prioridades para a empresa. Isso pode ser demonstrado pelos compromissos que a mesma tem com o meio ambiente e projetos de atendimento a crianças e adolescentes. Buscando atender a demanda crescente nesta área, a empresa contava com consultoria para fazer o papel do PCP na empresa, e apenas em 2000 a empresa contratou uma pessoa especializada na área. Atualmente a empresa conta com 9 sócios e 99 colaboradores e produz em média 78 autoclaves por dia Estrutura Departamental da Empresa As decisões na empresa Cristófoli Equipamentos de Biossegurança, são tomadas pelo Conselho Administrativo, e repassadas para o Diretor Executivo. O Diretor Executivo repassa as decisões às seguintes gerências: administrativo/financeiro, recursos humanos (RH), marketing e vendas, CRC-AT,

8 tecnologia de informação (TI), engenharia e inovação, ferramentaria, sistema de informações gerências (SIG) e operações. A gerência administrativo/financeiro repassa as decisões para o coordenador de contabilidade e o coordenador financeiro. Submisso ao coordenador de contabilidade existe o assistente de escrita fiscal, e ao coordenador financeiro, o encarregado de contas a pagar, o analista de credito, o assistente financeiro e o auxiliar administrativo. O gerente de RH repassa as informações ao técnico de segurança do trabalho e ao analista de RH. A gerência de marketing e vendas emite as informações para o coordenador de E-commerce, o analista de exportação, vendedor de peças, assistente comercial, assistente de marketing, analista comercial, e para o encarregado de vendas, que por sua vez repassa as informações ao vendedor máster que repassa ao vendedor júnior. O gerente de CRC-AT transmite as informações ao auxiliar da assistência técnica, a assistência técnica administrativa e ao CRC encarregado, que repassa ao CRC operador de telemarketing e ao CRC analista auxiliar. As informações que chegam ao gerente de TI são repassadas ao encarregado de TI que as transmite para o analista de TI e ao suporte técnico auxiliar de TI. O responsável pelo departamento de Engenharia e Inovação emite as informações ao responsável pelo técnico-elétrico e ao responsável pelo técnico biológico, e aos demais subordinados. A gerência de ferramentaria repassa as informações ao operador de ferramentaria máquinas CNC, ao torneiro, ao auxiliar, ao projetista, ao responsável pela embalagem e ao auxiliar de pesquisa e desenvolvimento. O gerente de SIG, emite a ordem ao seu coordenador que as repassa ao inspetor de qualidade. Por fim, o gerente de operações repassa a ordem aos seus subordinados como pode ser observado na Figura 1.

9 Figura 1: Organograma do setor de Operações. 4.2 Fluxo de Informação No fluxograma apresentado na Figura 2, pode-se observar como é realizado as informações são geradas no processo de pedido da autoclave. Figura 2: Fluxograma para montagem de autoclaves. O processo começa quando o setor comercial da empresa entra em contato com o cliente para negociar o pedido (NP), se o cliente optar por não gerar o pedido (GP) o processo acaba ali, porém, se o cliente gerar o pedido, essa informação volta para o comercial. De posse das informações, o gerente comercial envia ordem de expedição (OE) para o estoque de produtos acabados, que envia os produtos ao transporte. Finalmente, cabe ao transporte entregar o produto acabado (PA) ao consumidor, fechando o circuito.

10 4.3 Classificação do Sistema Produtivo O sistema produtivo da empresa em questão pode ser considerado como empurrado, uma vez que a produção é determinada com base na previsão de demanda, ou seja, é baseada no histórico de vendas (técnicas quantitativas). Após realizada a previsão, são elaborados os cálculos de matéria-prima necessária diariamente. A matéria-prima é comprada e estocada, bem como a produção diária de autoclaves, que também são estocadas. Esta classificação advém de uma produção programada por lotes, a partir dos pedidos gerando estoque de produto acabado. Na Cristófoli, o sistema de produção é classificado conforme a Tabela 1. Tabela 1: Apresenta a classificação do sistema de produção da Cristófoli. Tipo de classificação Características Grau de padronização dos produtos Produtos padronizados Tipo de operação Repetitivos em lote Ambiente de produção Make to Order (MTO) Fluxo dos processos Processo em linha Natureza dos produtos Bens O sistema produtivo da empresa é realizado com base em três etapas, sendo: inputs, transformação e outputs; na Figura 3 encontra-se a esquematização dos bens e/ou serviços realizados na linha de produção. Figura 3: Esquema do sistema produtivo. As matérias primas utilizadas na montagem de autoclaves são importadas dos Estados Unidos e China. A mesma apresenta em seu portfólio produtos próprios e terceirizados para revenda. Esses produtos terceirizados são patenteados, permitindo a Cristofóli direitos de venda sobre os produtos.

11 A produção de autoclaves divide-se em três processos de transformação, sendo: mecânico, eletrônico e químico. O processo mecânico é constituído pela tampa, base e cuba. O processo eletrônico é formado pelo sistema de circuito e potência e por último, o processo químico pelo torque alto. 4.4 Funções e Atividade do PCP As funções de PCP na empresa em questão, assim como mencionado na literatura, acontecem nos três níveis hierárquicos. Em nível estratégico, o setor de Planejamento Estratégico, junto com o PCP gera uma previsão de demanda ou plano de vendas. Dentro dessa previsão de demanda, são realizados de forma específica ou melhor, para um produto específico e não para uma família de produtos, os planejamentos de vendas e garantia de peças. Além das linhas de produtos da empresa, a mesma fabrica as peças que posteriormente são utilizadas para a fabricação desses produtos. A empresa também trabalha com a Carta de Pedidos, onde são alocados os pedidos de última hora, ou ainda aqueles para exportação, que tem um prazo maior para ter sua demanda atendida. Em nível tático, o PCP elabora o Plano Mestre de produção, desmembrando todos os produtos em peças e posteriormente em matéria prima. Esse processamento é realizado por meio de um sistema de informação (software), onde os dados são lançados e as informações requisitadas são geradas. O sistema utilizado pela empresa é o MRP II. Com auxílio do MRP II, o PCP executa suas funções no nível operacional, emitindo ordens de produção, compra de matéria prima e produtos beneficiados produtos prontos que são acoplados aos demais produtos durante o processo. Essas ordens são realizadas para um tempo de aproximadamente três meses. A empresa ainda trabalha com um estoque de segurança de equipamentos, peças e produtos acabados para os possíveis casos de oscilação da demanda. 5. Conclusão Com a realização do estudo de caso verificou-se que a empresa de Biossegurança hospitalar não apresenta um departamento formal de PCP na

12 estrutura organizacional. Este setor foi implantado indiretamente junto com o setor de operações, nomeando um responsável por suas atividades e funções. O sistema produtivo da empresa pode ser considerado como empurrado, uma vez que a programação da produção é realizada a partir dos pedidos dos clientes. Todas as atividades apresentadas pelo PCP dentro da organização comparam-se com a teoria de tal maneira que recursos humanos, facilidades industriais e capitais disponíveis são usados com a máxima vantagem, de modo a atingir os resultados desejados em termos de quantidade, qualidade, prazo e lugar. Tendo em vista que a empresa estudada é líder nacional em seu ramo e realiza exportações para inúmeros países, a implantação do departamento de PCP na estrutura organizacional da empresa seria importante para melhorar ainda mais sua produção e eficiência produtiva. Referências CASTRO, T. R. et al. Estruturação de um departamento de planejamento, programação e controle da produção em uma indústria de alimentos. Revista Espacios. Vol. 35 (Nº 13), Pág. 20. CHIAVENATO, I. Administração de Produção: uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro, Elsevier, CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. 5 ed. São Paulo: Manole, CORRÊA, H. L. CORRÊA, C. A. Administração de produção e operações: manufatura e serviços: uma abordagem estratégica. 2 ed. São Paulo: Atlas. HENN, R. F.; SCHUCK, J. R. P. Análise do processo de planejamento e controle da produção de uma empresa de refeições coletivas. Anais: IV Salão de Ensino e de Extensão, Santa Cruz do Sul/RS, LUSTOSA, L. J.; et al. Planejamento e controle da produção. Rio de Janeiro: Elsevier, MOLLER, E. B. et al. Qualidade da informação no PCP: análise dos fatores de influência e proposta de um método de diagnóstico. Revista Produção Online, Florianópolis, SC, v.13, n. 1, p , jan./mar MOREIRA, E. et al. Contribuições do planejamento e controle da produção para a competitividade empresarial: um estudo em uma empresa do setor moveleiro. Revista Espacios. Vol. 35 (Nº 9), Pág.5. RODRIGUES, M. D.; INÁCIO, R. O. Planejamento e Controle da Produção: Um estudo de caso em uma empresa metalúrgica. Revista INGEPRO Inovação, Gestão e Produção, vol. 02, nº. 11, novembro de RUSSOMANO, V. H. PCP: planejamento e controle da produção. 6. ed. São Paulo: Pioneira, SCHULTZ, R.; SANTOS, A. S. R. Análise de implantação do planejamento e controle de produção da empresa Satiare alimentos. Anais: XII Jornada Científica da UNIVEL Educação, tecnologia e pósmodernidade, Cascavel/PR, SLACK, N.; et al. Administração da produção. Edição compacta. São Paulo: Atlas, TUBINO, D. F. Planejamento e controle da produção: teoria e prática. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2009.