Estrutura Analítica do Projeto EAP

Transcrição

1 Estrutura Analítica do Projeto EAP Estrutura Analítica do Projeto Também conhecida por Work Breakdown Structure, a Estrutura Analítica do Projeto EAP é a representação visual de toda a estrutura do objetivo do projeto, apresentando de forma hierarquia todos os entregáveis (deliverables) do projeto. Segundo o PMI: Representa uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executada pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto. Além disso ela também servirá de base para: Definição de todo o esforço e custo a serem empreendidos no projeto na criação dos entregáveis; Utilizada como base para acompanhamento e coordenação do trabalho realizado. Porém, o sucesso na elaboração de EAP não encontra-se apenas na habilidade do Gerente de Projetos em realizar decomposições sucessivas. O mais importante, nesta fase, é que o Escopo do Projeto tenha sido preferencialmente muito bem definido e os principais requisitos elicitados e aprovados pelo cliente e/ou patrocinador. Características da EAP Vista como um elemento isolado e único dentro do projeto, nunca será responsável pelo sucesso do projeto. Porém sua importância é inquestionável: Define todo o trabalho do projeto e somente o trabalho necessário especificado dentro do escopo do projeto; Junto com outros componentes, provê a Linha Base de Escopo; Entrada principal para vários outros processos de gerenciamento de projetos como, por exemplo, Estimar Custos, Planejar os Recursos e Identificação dos Riscos; Fornece mecanismos para controlar e monitorar a performance do projeto e uma linguagem única para comunicação com todas as partes interessadas; Processo PMI De acordo com o PMBOK, o processo de criação da Estrutura Analítica do Projeto é estruturado através de Entradas, Ferramentas e Saídas descritas no Processo 5.4 Criar a EAP. São eles:

2 Relação com outros documentos Segundo o PMI: O propósito de uma EAP como ferramenta de gerenciamento de projeto, é organizar o escopo do projeto. A definição de EAP para programas e portfólio utiliza as mesmas técnicas para organizar o escopo. Desta forma, várias outras técnicas e ferramentas utilizam a EAP como instrumento de entrada em seus processos, tais como: Termo de Abertura O itens de nível mais macro da EAP são apresentados no Termo de Abertura como ponto de partida do projeto, apresentando as principais entregas do projeto. Declaração do Escopo Toda a declaração de escopo é baseada nos itens identificados na EAP. Nada mais deve fazer parte do escopo caso não esteja presente na EAP. Estrutura Analítica de Risco Intimamente relacionada a EAP, a Estrutura Analítica de Riscos é utilizada para a identificação de possíveis riscos em cada pacote de trabalho. Dicionário da EAP Corresponde ao documento chave que acompanha a EAP e carrega informações críticas sobre o escopo. Diagrama de Rede As atividades dos pacotes de trabalho são organizadas para apresentar as precedências. Cronograma Vários elementos da EAP são utilizados como ponto de entrada para a definição das atividades a serem incluídas no cronograma. Processo de criação da EAP A criação de Estruturas Analíticas do Projeto pode seguir várias estratégias, seja ela por fases, ou entregas. Veja abaixo um exemplo: Nível Um Nome do Produto; Nível Dois Projeto e Principais Entregas; Nível Três Fases do Projeto e Principais Entregas; Níveis seguintes Aplicar a Técnica de Decomposição;

3 Contas de Controle da EAP Conforme já citado anteriormente, cada elemento em uma Estrutura Analítica do Projeto um número correspondente ao seu nível hierárquico chamado Conta de Controle. Este código poderá ser utilizado como um Plano de Contas, onde todo o esforço em horas ou mesmo todo o custo dos pacotes inferiores a ele serão agrupados. A imagem abaixo apresenta a mesma EAP anterior, porém com suas Contas de Controle. Representação da EAP A EAP pode ser representada através de uma grande variedade de formatos, sendo 2 modelos já apresentados anteriormente. Porém, independente da forma como a mesma é apresentada, o principal benefício sempre continua o mesmo, ou seja, apresentar de forma clara ao time de desenvolvimento ou a qualquer outra parte interessada, agrupamentos de custos, cronogramas, recursos, equipamentos e alocações, dentre outros. Outra forma de visualização da Estrutura Analítica do Projeto é o formato Tabular, ou seja, uma lista apresentando sua Conta de Controle e a descrição de cada nível, até o Pacote de Trabalho conforma apresentado abaixo:

4 Dicas Para Criação da EAP Segundo Carlos Sérgio Mota Filho, várias são as diretrizes que devem ser seguidas para a criação de uma EAP. Dentre elas, temos: Diretrizes Gerais Visualize os produtos/serviços finais a serem desenvolvidos pelo projeto, não as atividades envolvidas;pense inicialmente nas grandes entregas (primeiro nível da EAP), abstraindo-se um pouco dos elementos que os compõem; Decomponha gradativamente essas entregas nos seus elementos, mantendo a diretriz inicial (produtos/serviços, não atividades); Pergunte-se, a cada nível, se os elementos descrevem tudo (completude) e somente (manter o foco) o que o projeto deverá entregar; Utilize substantivos (não verbos!); Não decomponha demais (3 ou 4 níveis devem ser suficientes para a grande maioria dos projetos); Denomine os elementos de forma simples (evitar frases na EAP deixe detalhes para o Dicionário da EAP); Valide com a equipe. Diretrizes para Decomposição Cada Pacote de Trabalho (último nível da EAP) pode ser estimado com razoável nível de precisão (tempo e custo)? Há apenas um responsável pelo Pacote de Trabalho? (Atentar que responsável não é o mesmo que executor); Há somente uma entrega associada ao Pacote de trabalho? Essa entrega pode ser validada por um único processo de

5 validação? Organização Vários são os formatos de apresentação da Estrutura Analítica do Projeto. Dentre elas: EAP Por Fases Vantagens Oferece uma visão cronológica dos acontecimentos no projeto; Facilita o entendimento de pessoas leigas; Facilita o posterior gerenciamento das atividades. Desvantagens Pode ofuscar a visão das partes necessárias para uma entrega específica; Tende a incentivar que se incluam atividades administrativas (ex: Controle do projeto) EAP Por Entregas Vantagens Visualiza claramente as partes que compõe o projeto; Facilita a discussão de soluções técnicas e caminhos alternativos; Facilita identificação de riscos técnicos; Desvantagens

6 Não oferece visão cronológica EAP Por Equipes Vantagens Ótima para ocasiões em que o projeto tem equipes com responsabilidades muito diferentes. Desvantagens Não mostra cronologia nem a organização das partes das entregas. Ferramenta WBS Schedule Pro Instalada localmente no computador do Gerente de Projeto, a ferramenta WBS Schedule Pro é a nova versão da antiga e conhecida WBS Chart Pro. Clique em WBS Schedule Pro para descobrir mais sobre a ferramenta. A palavra dos especialistas Downloads Acesse nossa Área de Downloads para baixar outros documentos Referências Bibliográficas Canal Ricardo Vargas no Youtube

7 WBS Schedule Pro Para Controle de Cronogramas Controle seus cronogramas de forma simples e visual Introdução Muitos podem já conhecer e concordar que a ferramenta WBS Chart Pro é uma das melhores opções para a construção de Estruturas Analíticas, a tão famosa EAP. O que talvez não saibam é que esta ferramenta já não é mais a melhor. A empresa Critical Tools investiu na elaboração de uma nova nova versão composta inclusive por outras opções. Descubra abaixo cada uma delas, suas características e benefícios. WBS Scheduler Pro; Gráficos EDT; Gráficos de Rede; Gráficos de Gantt; Integração com Microsoft Project. O WBS Schedule Pro O WBS Chart Pro atingiu o fim de sua jornada e não está mais disponível. É altamente recomendável a atualização para o WBS Schedule Pro ou para o WBS Schedule Pro (WBS Version), estes novos produtos são de alta qualidade com muitos recursos novos e emocionantes. O WBS Schedule Pro (WBS Version) é um novo software completo com quase todos os recursos do antigo WBS Chart Pro. Para atender as necessidades dos usuários que desejam usar um produto com características similares, a Critical Tools criou a versão WBS Schedule Pro (Versão WBS). Essa versão especial contém tudo o que há no WBS Schedule Pro, exceto os gráficos de rede Network e o Gantt. O WBS Schedule Pro (WBS Version) é o mesmo software do que o WBS Schedule Pro, com os mesmos recursos e com a mesma interface. A única diferença é que os gráficos de rede Network e Gantt foram desativados. Se você precisa planejar e gerenciar seus projetos usando o WBS Chart, ter o pacote completo WBS Schedule Pro é uma ótima alternativa de baixo custo. Se você é um ex-usuário do WBS Chart Pro procurando por uma atualização direta ou simplesmente não têm a necessidade de gráficos de rede, então este produto é para você! Requisitos do Sistema Compatível com Windows Vista, Windows 7 e Windows 8; O software requer uma quantidade mínima de memória. Se você tiver usando eficientemente o Windows, você terá memória suficiente. O software necessitará de menos de 25MB de espaço do disco quando for instalado. Alguns dos grandes projetos desenvolvidos pelo software medem menos

8 de 1MB.Compatível com as seguintes versões do Microsoft Project de 98 a Gráficos EDT WBS Calendário Pro dispõe de recursos gráficos para a apresentação da WBS a partir do planejamento e gerenciamento de projetos utilizando uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Este nos permite visualizar a estrutura do projeto estruturado em em resumo (fase) e os níveis de tarefas de detalhe. Sua utilização torna a abordagem de gestão de projetos muito mais mais produtiva e intuitiva. Pode ser utilizado para apresentar de forma rápida o Plano do Projeto através de uma abordagem top-down. Os mesmos podem ser gerenciador separadamente, exportados para o Microsoft Project ou inúmeras outras aplicações de software de Gerenciamento de Projetos. Informações Rollup Conforme você cria a estrutura do seu projeto, as informações são automaticamente encadeadas para cada nível da EAP. Dados do projeto como o trabalho, duração e custo podem ser vistos em cada nível e resumida dos níveis mais baixos até o topo. Você pode até mesmo definir seus próprios campos de trabalho personalizado, custo e duração conforme necessário. Customização Os gráficos WBS são altamente personalizáveis. Colorir as caixas no gráfico baseado em se uma tarefa é crítico ou não crítico, pelo Progresso (% concluída) de uma tarefa ou com base no nível, ou então criar os seus próprios critérios de coloração personalizada. Existe ainda a possibilidade de escolher como as caixas serão dispostas, ajustar o espaçamento entre elas e até mesmo remover as bordas e sombras para criar um gráfico mais compacto. As possibilidades são infinitas. Recursos O WBS Scheduler Pro é carregado com características para não só tornar mais fácil sua criação, planejamento e gerenciamento dos seus projetos, mas também para permitir a produção de gráficos que você precisa, com a informação que são mais importante de serem apresentadas.

9 Gráficos de Rede A ferramenta contém um recurso Gráfico de Rede para o planejamento e gestão de projetos usando um Gráfico de Network (Dependency Diagram). Gráficos de rede permitem exibir as dependências que existem entre as tarefas de um projeto. A ordem em que ocorrem é uma parte importante do planejamento do projeto e o Gráfico de Rede simplifica o processo de criação e exibição das dependências em um diagrama fácil de seguir. Como uma ferramenta de planejamento e programação, para definir o cronograma em um projeto basta clicar e arrastar para criar as tarefas e dependências entre as tarefas. Duplo clique em uma tarefa nos permite adicionar informações de adicionais como duração, início, término, custo, trabalho, etc. Os gráficos de rede exibem claramente os vínculos de dependência em seu plano para que você possa segui-los. Podem ser gerenciados separadamente ou transferidos para o Microsoft Project ou inúmeras outras aplicações de software de Gerenciamento de Projetos. Caminho Crítico A ferramenta WBS Scheduler Pro possui um mecanismo que calcula automaticamente as tarefas críticas e não críticas enquanto você desenvolve suas atividades. Com o Gráfico de Rede você pode ver rapidamente o caminho crítico e as tarefas que possuem impacto direto ou indireto sobre a conclusão do projeto. Customização Os Gráficos de Rede são altamente personalizáveis. Caixas de cor e linha de ligação no gráfico com base em tarefas críticas ou não críticas, pelo progresso (%

10 completa) de uma tarefa ou então a partir de critérios próprios. Facilmente podemos também alterar a formas das caixas, sombras e vários atributos para fazer seus gráficos de rede se destacam de acordo com suas necessidades. Recursos Carregado com características para tornar mais fácil a criação e gerenciamento das dependências em qualquer projeto. Adicione uma escala de tempo para o gráfico de rede, rastreie dependências, mostre ou oculte grupos (os separadores horizontais ou raias ) e muito mais!

11 Gráfico de Gantt A ferramenta ainda contém um recurso chamado Gráfico de Gantt para planejamento, gerenciamento e visualização de projetos utilizando uma grande variedade de Gantt e barras de opções de gráfico. O Gráfico de Gantt tem tudo o que precisamos para criar facilmente os projetos dos mais simples aos mais complexos. O lado esquerdo do gráfico permite adicionar tarefas, recuo para criar tarefas de resumo. Já o lado direito permite a visualização simplificada das atividades e suas durações através de barras horizontais. Clique e arraste para criar dependências entre tarefas, para modificar a duração de uma tarefa e até mesmo para definir o % concluído. Caminho Crítico O WBS Schedule Pro calcula automaticamente as tarefas críticas e não-críticas enquanto você trabalha. Você poderá rapidamente visualizar o caminho crítico e as tarefas que têm um impacto direto sobre a conclusão do projeto. Barras Múltiplas Com a capacidade de adicionar várias atividades em um único gráfico, você pode comparar visualmente dois conjuntos de dados. Por exemplo, você pode querer comparar datas de linha de base a programação atual.

12 Ou, mostrar a folga ou atraso das tarefas. Customização Os Gráficos de Gantt também são altamente personalizáveis. Barras, cores, adicionar texto às tarefas, marcos e/ou atividades de resumo. Você pode até mesmo remover links para mostrar um gráfico de barras pura de tarefas. Integração com Microsoft Project A WBS Scheduler Pro possui uma integração perfeita com todas as versões do Microsoft Project. A comunicação bidirecional entre ambos significa que você pode ir e voltar entre as duas ferramentas com o clique de um botão com todos os dados atualizados dinamicamente.

13 Atualização Simplificada Quando você cria a Estrutura Analítica de um Plano de Microsoft Project existente, todas as alterações feitas no gráfico são imediatamente refletidas no plano de Microsoft Project. Isso significa que você pode adicionar, excluir, reorganizar e atualizar tarefas em seu plano de Microsoft Project. É possível também adicionar botões e/ou guias no Microsoft Project para ter acesso, com apenas um clique, no WBS Scheduler Pro. Será solicitado a adição destes botões na primeira vez que executar a aplicação. Uma vez instalado, basta abrir um cronograma no Microsoft Project e clicar no botão Folha de WBS, Network, Gantt ou para exibir um gráfico de sua escolha. Download Fala download das Ferramentas WBS Scheduler Pro Referências Bibliográficas