ANÁLISE DE PROJETO EM RECURSOS. Os recursos são incluídos no projeto para permitir: As características dos recursos são:

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1 CAPÍTULO 4 ANÁLISE DE PROJETO EM RECURSOS 4.1. Definições de Recursos Objetivos Recursos são pessoas, equipamentos ou materiais associados à execução de um projeto. Os recursos são incluídos no projeto para permitir: Acompanhar as responsabilidades dos recursos humanos; Acompanhar as necessidades de materiais; Análise da distribuição do uso dos recursos humanos e de sua carga de trabalho; Procura do uso constante dos recursos ao longo do decorrer do projeto (nivelamento); Realizar a contabilização dos custos. Características As características dos recursos são: Possuem um calendário e trabalho específico; Podem ser agrupados; Aceitam tempo parcial ( part-time ) Tipos de recursos Os custos do uso dos recursos podem ser contabilizados por: Uso (ex. materiais) Taxa horária (ex. pessoas e equipamentos) Carga e duração de atividades Menu Ferramentas/ Opções/ Agenda/ Tipo de tarefa padrão Relação básica Unidades de recursos Duração fixa é quando a duração da atividade é imutável em relação aos recursos; Unidades fixas é quando a atividade exige uma quantidade mínima de recursos alocados; Trabalho fixo é quando a duração da tarefa é determinada pela quantidade de recursos alocados. Trabalho = Carga x Duração Percentual do tempo diário do recurso (ex. 50%); Decimal, ou seja, valor em horas ou unidade de material requerida (ex: 2,5 galões, 1,5 horas, etc). de projeto envolvendo recursos Atividades Definições preliminares (Menu Ferramentas/ Opções/ Agenda) Data de início. 04/01/99 Unidade de duração: semana Tipo de atividade: duração fixa Atribuição de recursos em decimais Código Nome Duração Dependências Recursos 1 Visitar cliente 1 Pedro 2 Efetuar venda 1 1 Pedro 3 Instalar produto 2 2 João 4 Testar produto 1 3 João 5 Receber 1 4 Pedro 18

2 (cont.) Associando recursos Os recursos podem ser introduzidos na coluna de Nome de recursos da planilha de entrada; Outra forma é usar a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa, aba Recursos. Gráfico de uso dos recursos Tabela de Uso dos recursos Tabela de Uso da tarefa Gráficos mistos Através do menu Exibir/ Gráfico de recursos é possível ver o percentual de alocação de um dos recursos ao longo do tempo. Com as teclas Page up e Page down é possível localizar todos os recursos definidos. Através do menu Exibir/ Uso de recursos é possível ver o percentual de alocação de todos os recursos ao longo do tempo, associado a cada tarefa e organizado por recurso. Através do menu Exibir/ Uso da tarefa é possível ver o percentual de alocação de todos os recursos ao longo do tempo, organizados por cada tarefa. Para visualizar mais de dois gráficos e tabelas ao mesmo tempo devese: Selecionar o menu Exibir/ Gráfico de recursos; Selecionar o menu Janela/ Dividir; Selecionar a janela recém criada com o botão esquerdo do mouse; Selecionar o menu Exibir/ Gráfico de Gantt; Para visualizar qualquer outra informação basta selecionar a janela onde será feita a exibição e escolher a opção de menu adequada A Planilha de Recursos A planilha de recursos apresenta todos os dados referentes aos recursos, tais como, códigos, grupos, custos e calendário base. Ela é chamada pela opção de menu Exibir/ Planilha de recursos. O preenchimento é automático a medida que entramos os dados de recurso nas atividades. As colunas desta planilha são: Nome do recurso; Grupo a que o recurso se liga; Unidades máximas de trabalho disponível; Calendário base a ser obedecido pelo recurso; Campos de Custos. Tarefas programadas Código Nome Duração Dependências Recursos 1 Limpar terreno 2 2 Serventes 2 Erguer muro Serventes + 2 Pedreiros 3 Pintar muro Pintores + 50 latas de tinta 19

3 4.2. A Planilha de Recursos (cont.) Recursos disponíveis Tipo de Recurso Servente Pedreiro Pintor Latas de Tinta Disponibilidade Sérgio, Salomão, Sidney Pedro, Peterson, Paulo Antônio, Anderson, Ary 100 latas Entrada de dados Menu Exibir/ Planilha recursos A entrada dos dados de recursos deve ser feita pela planilha de recursos. Atribuição Recurso/Atividade Informações sobre o recurso Colocar a tela no modo de exibição do gráfico de Gantt Selecionar a opção de menu Ferramentas/ Recursos/ Atribuir recursos... Aparece a caixa de diálogo Atribuir recursos Selecionar a atividade desejada (ex: pintar) Selecionar os recursos atribuindo unidades na janela Atribuir recursos (ex: Antônio 100% + Ary 100% + Latas de tinta 50%) Repetir a atribuição para: o Tarefa Limpar (Sérgio 100% + Salomão 100%) o Tarefa Erguer (Pedro 100% + Peterson 100%) Após a atribuição os nomes dos recursos são exibidos no gráfico de Gantt Para exibir a caixa de diálogo com informações sobre um dado recurso deve-se: Selecionar o menu Exibir/ Planilha de recursos Clicar duas vezes com o botão esquerdo do mouse sobre o nome do recurso ou, Selecionar, com o mouse, o recurso desejado Selecionar o menu Projeto/ Informações sobre o recurso A caixa de diálogo possui as seguintes abas: Geral Período de trabalho Custos Anotações Informações sobre a atribuição Para exibir a caixa de diálogo com informações sobre cada atribuição recurso/tarefa deve-se: Selecionar o menu Exibir/ Uso da tarefa Clicar duas vezes com o botão esquerdo do mouse sobre o nome do recurso ou, Selecionar, com o mouse, o recurso desejado Selecionar o menu Projeto/ Informações sobre a atribuição A caixa de diálogo possui as seguintes abas: Geral Controle Anotações 20

4 Recursos Otimização da duração A otimização da duração de um projeto é a escolha de uma duração adequada contemplando as obrigações contratuais e a disponibilidade de recursos. Seqüência típica de elaboração de um projeto Problemas típicos Ações corretivas Alterando dependências das atividades críticas Diminuindo duração de atividades críticas Tipos de atividades Seleção do tipo para todas as tarefas (em bloco) Seleção de tipo para uma tarefa específica A duração total é estimada com base na experiência prévia; Cria-se uma estrutura de decomposição do trabalho (EDP ou WBS), ou seja, são estabelecidas as responsabilidades das equipes; Cria-se a rede de tarefas; Lançam-se os recursos necessários para cada tarefa. A duração global do projeto obtida excede à especificação inicial; As necessidades de recursos mostradas excedem as disponibilidades. Alterar a dependência das atividades críticas pela transformação de algumas atividades seqüenciais em atividades paralelas; Reduzir a duração de algumas atividades críticas. Ao alterar as dependências entre duas tarefas deve-se: Verificar se não existem restrições técnicas para que as duas atividades sejam executadas em paralelo; Verificar a existência de recursos em quantidade suficiente. Duas atividades, cada uma durando 5 dias, possuem uma duração total de 10 dias considerando um relacionamento término-início. Passando para uma ligação do tipo início-início com um retardo de 2 dias entre elas, tem-se uma duração total de 7 dias. Ao diminuir a duração de uma tarefa deve-se analisar a quantidade de recursos disponíveis. Um trabalho de 50 homens-dia pode ser realizado das seguintes formas: 10 homens durante 5 dias 5 homens durante 10 dias 1 homem durante 50 dias 50 homens durante 1 dia O trabalho de uma tarefa é tratado no MS Project conforme o tipo de atividade, ou seja, o relacionamento entre trabalho, esforço e duração de uma atividade. O tipo das tarefas, se duração fixa, unidades fixas ou trabalho fixo, é definido no menu Ferramentas/ Opções/ Agenda/ Tipo de tarefa padrão. O tipo de uma dada tarefa é definido no menu Informações sobre a tarefa/ Avançado/ Tipo de tarefa. 21

5 Duração fixa Unidades fixas Trabalho fixo A duração da atividade é imutável, não sendo afetada pela quantidade de recursos alocados. A duração da tarefa é conseqüência da quantidade de recursos alocados. Tarefas controladas pelo empenho (effort driven) Seleção do tipo para todas as tarefas (em bloco) Seleção de tipo para uma tarefa específica Esta opção quando ativada permite que a duração da tarefa dependa da quantidade de recursos alocados. O controle por recursos para todas as tarefas é ativado através do menu Ferramentas/ Opções/ Agenda/ As novas tarefas são controladas pelo empenho. O controle por recursos para uma dada tarefa é ativado através do menu Informações sobre a tarefa/ Avançado/ Controlada pelo empenho. Tem-se três tarefas controladas pelo empenho. A figura abaixo mostra a tabela de entrada de dados do gráfico de Gantt. Lembrando que: Trabalho = Unidades de Recursos X Duração A tabela a seguir mostra os efeitos na alteração de cada parâmetro: Afeta Tarefa Alteração Trabalho Duração Unidades A (duração fixa) Duração Unidades B (unidades fixas) C (trabalho fixo) Trabalho Duração Unidades Trabalho Duração Unidades Trabalho Tabela Trabalho Para exibir a tabela com informações sobre a carga de trabalho de cada atividade deve-se chamar o menu Exibir/ Tabela/ Trabalho. Utilizando Percentuais Para usar percentuais como unidade de uso dos recursos deve-se alterar a opção de menu Ferramentas/ Opções/ Agenda/ Mostrar unidades da atribuição como: Percentual Decimal 22

6 Uso parcial de recursos Existem dois casos: O recurso não vai trabalhar durante toda a tarefa (campo Trabalho); O início da atuação do recurso não coincide com o início da atividade (campo Atraso). A tabela solicitada através do menu Exibir/ Planilha de recursos possui os campos Trabalho e Atraso que permite definir o uso parcial do recurso. Perfis de alocação de recursos O programa permite 7 opções automáticas de distribuição do recurso alocado, as quais são: Uniforme Crescente Decrescente Pico duplo Pico inicial Pico final Sino Tartaruga Para selecionar o tipo de distribuição do trabalho deve-se: Selecionar a tabela Uso da tarefa (menu Exibir/ Uso da tarefa); Selecionar o recurso desejado; Escolher o tipo de perfil no campo Delimitação do trabalho na aba Geral do formulário Informações sobre a atribuição. Superalocação de recursos No caso do uso de um recurso exceder sua disponibilidade, existe superalocação e a solução é: Substituir os recursos; Trocar de escala de trabalho; Trabalhar em hora extra; Nivelar ou redistribuir os recursos. Considere as seguintes tarefas envolvendo o recurso Trator: Código Nome Duração Dependências Recursos 1 A B C D 1 2; E F G 1 4; H I 1 7;

7 Configurações gerais: Tipo de tarefas: Duração fixa Unidades de atribuição: Decimal Calendário do projeto: Standard Configurações do recurso: Nome do recurso. Trator Iniciais: T Unidades máximas: 4 Calendário: Standard Grupo: não usado O gráfico de recursos (Exibir/ Gráficos de recursos) mostra superalocação do recurso trator. Isto ocorre na segunda e quarta semana do projeto. A disponibilidade do Trator e de 160 horas/dia. A superalocação também pode ser notada na tabela de alocação de recursos (Exibir/ Gráfico de Gantt, Exibir/ Mais modos de exibição/ Alocação de recursos/ Aplicar). Localizando recursos superalocados Substituição de recurso Para localizar os recursos superalocados em um projeto deve-se: Exibir/ Gráfico de Gantt Exibir/ Mais modos de exibição/ Alocação de recursos/ Aplicar Exibir/ Barra de ferramentas/ Gerenciamento de recursos Selecionar a coluna Nome do recurso pelo título Na barra de ferramentas selecionar Ir para a próxima superalocação Repita até encontrar todos os recursos superalocados. Supondo que uma carregadeira possa substituir o trator, pode-se propor a seguinte solução: Semana de Conflito Recurso Superalocado Quantidade Obs 2 Trator 5 Tarefa B usa 2 unid. Tarefa C usa 3 unid. 4 Trator 6 Tarefa D usa 2 unid. Tarefa E usa 2 unid. Tarefa F usa 2 unid. Trocar Trator por Carregadeira Tarefa B Tarefa D Para substituir os recursos deve-se: Exibir o Gráfico de Gantt; Selecionar a atividade com superalocação; Selecionar Ferramentas/ Recursos/ Atribuir recursos; Selecionar o recurso a ser substituído; Clicar em Substituir; Clicar OK. 24

8 Trabalho em hora extra A hora extra pode: Diminuir a duração de uma tarefa; Eliminar gargalos no uso de um recurso. Para utilizar o recurso Trator trabalhando em horas extras deve-se: Selecionar a tabela em Exibir/ Uso da tarefa; Inserir na tabela Uso a coluna Trabalho em horas extras; Selecione as atividades que geraram o conflito e coloque-as trabalhando em hora extra. Modificando o período de trabalho de um recurso O recurso trator está disponível 8 horas/dia. Caso sua disponibilidade seja elevada para 16 horas/dia no período de superalocação elimina-se o conflito. Para alterar a escala de trabalho do recurso, deve-se: Exibir a Planilha de recursos; Selecione o recurso com conflito e clicar duas vezes para abrir ao formulário Informações sobre o recurso; Alterar o Período de trabalho. Nivelamento de recursos Nivelamento de recursos = Simulação = Cenários O nivelamento de recursos é o nome dado a redistribuição de recursos que se pode utilizar em situações nas quais a carga de uso de um determinado recurso excede a sua disponibilidade. O nivelamento implica em alteração na duração das tarefas. Formas de nivelamento: Manual Automático Nivelamento Manual O usuário é responsável por atrasar as tarefas para eliminar a superalocação de recursos. O procedimento recomendado é: Exibir/ Gráfico de Gantt; Exibir/ Mais modos de exibição/ Alocação de recursos/ Aplicar; Exibir/ Barra de ferramentas/ Gerenciamento de recursos; Selecionar o título da coluna Nome do recurso; Selecionar o ícone Ir para a próxima superalocação; Selecionar uma atividade que esteja atribuída ao recurso em um período de superalocação. A tarefa deve ter Folga total positiva; Inserir a coluna Atraso da redistribuição na tabela de Entrada do Gráfico de Gantt; Alterar o campo Atraso da redistribuição e verifique o efeito no cronograma. A tarefa também pode ser dividida em duas como visto anteriormente. 25

9 Nivelamento Automático Critérios para tipo de projeto O programa é responsável por redistribuir as tarefas para eliminar a superalocação de recursos. Para projetos com término fixo, o programa procura respeitar a data final do projeto; Para projetos com final deslizante, o programa não respeita a data final caso seja necessário. Critério para tarefas conflitantes Opção padrão A tarefa de menor folga total é prioritária seguida da tarefa de menor duração; O número da atividade; Por prioridade, seguida pelos critérios padrões. O procedimento para nivelamento de recursos é: Selecionar o menu Ferramentas/ Redistribuição de recursos; Selecionar a opção Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas (projeto de término fixo); Clicar em Redistribuir agora. Opções de redistribuição de recursos Prioridade Não redistribuir exclui a tarefa do processo de nivelamento de recursos. Manual ou automática; Procurar superalocações, permite escolher o período de tempo para a simulação; Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas, ou seja, esta opção quando ativada significa que o projeto é de término fixo e no caso de desativado o projeto permite um final deslizante; A redistribuição pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa, onde se ativado o projeto é de término fixo; A redistribuição pode criar divisões no trabalho restante, onde o programa divide tarefas do projeto se houver necessidade. No formulário Informações sobre a tarefa é possível definir a Prioridade desta. As opções são: Não redistribuir; Máxima; Muito alta; Mais alta; Alta; Média; Baixa; Mais Baixa; Muito baixa; Mínima. Resultados do nivelamento Visualizar o projeto usando o menu Exibir/ Mais modos de exibição/ Alocação de recursos; Selecione Exibir/ Gráfico de recursos. 26

10 Anular o nivelamento Para anular o nivelamento automático basta selecionar o menu Ferramentas/ Redistribuição de recursos/ Limpar redistribuição. Observações Só é possível efetuar a redistribuição de recursos quando se têm folgas em algumas atividades; As atividades com datas programadas podem ter implicações no processo de redistribuição de recursos. Em muitos casos o usuário deverá rever manualmente a distribuição de recursos Emissão de Relatórios Os relatórios de recursos são emitidos usando as opções de menu: Opções de relatórios de recursos Exibir/ Relatórios/ Atribuições o Funções (Quem faz o que?) o Funções e prazos (Quem faz o que quando?) o Lista de tarefas pendentes o Recursos superalocados Opções de gráficos de recursos Exibir/ Relatórios/ Carga de trabalho o Uso da tarefa o Uso do recurso 27