Gestão Colaborativa de Produção de Conteúdo para Cursos na Modalidade de Educação a Distância

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1 Seminario Internacional Virtual Gestão Colaborativa de Produção de Conteúdo para Cursos na Modalidade de Educação a Distância Andrade PMF Universidade Veiga de Almeida, Av. Gal. Felicissimo Cardoso 500, Rio de Janeiro, , Brasil Resumo A Educação a Distância moderna demanda muito mais do que a apresentação de textos em um monitor de computador. É necessário a produção de conteúdo multimídia cativante, que ofereça uma experiência rica e agradável. Esta produção de conteúdo demanda o envolvimento de profissionais de diversos perfis e especialidades que devem, colaborativamente, atuar na produção de um conteúdo integrado. Este artigo apresenta e discute o uso de ferramentas on-line de gestão de processos e documentos, capazes de oferecer um alto grau de colaboração para equipes multidisciplinares, ao mesmo tempo que oferece aos gestores uma visão precisa e em tempo real do processo colaborativo de produção. Palavras Chave: Educação a Distância; Gerenciamento Eletrônico de Documentos; Gerenciamento de Projetos; E-Learning 1. Introdução A produção e disponibilização de conteúdo para cursos na modalidade de Educação a Distância (EaD) demanda o envolvimento profissionais com diferentes especialidades e habilidades. Estas habilidades e especialidades (o perfil profissional) estão fortemente relacionadas às características do conteúdo a ser produzido. Por sua vez, o enriquecimento do conteúdo depende da plataforma de propagação a ser usada (seus recursos e restrições específicas), da metodologia de ensino adotada e da organização estrutural do próprio conteúdo. Apesar dos diferentes perfis, a produção de conteúdo para EaD exige forte interação entre estes profissionais, para que o conteúdo final ofertado atinja a qualidade esperada, evitando retrabalho e ociosidade durante o processo de produção. Dada a diversidade dos perfis, as interações são particularmente complexas, visto que os profissionais envolvidos podem pertencer a diferentes departamentos, atuarem em localizações físicas distintas ou até serem colaboradores temporários, o que demanda ainda mais controle para que o conteúdo final produzido ofereça uma experiência educacional rica. Este controle não deve atuar como um componente burocrático do processo, mas sim como o componente de um processo de produção ágil e eficiente. O presente artigo propõe um modelo de gestão colaborativa equipes de produção de conteúdo, fortemente baseado em ambientes e ferramentas digitais, que busca de controlar a produção de conteúdo, permitindo o também o acompanhamento tempo real da produção de cada componente de uma disciplina ou curso, o

2 2 Andrade PMF / Seminario Internacional Virtual Red Ilumno paralelismo de tarefas produção, a coordenação eficiente de equipes, a gestão de risco da produção e o controle de qualidade da experiência educacional almejada. 2. Produção de Conteúdo para EaD O processo de produção de conteúdo para ambientes de EaD [1] modernos pode ser genericamente definido como um processo de 4 etapas, conforme apresentado na Fig. 1. Produção de Conteúdo Enriquecimento de Conteúdo Publicação Testes e Aprovação Fig. 1. Etapas de produção de conteúdo para EaD Na etapa de Produção de Conteúdo, o Professor Conteudista, com o apoio do Coordenador do Curso, do Revisor e do Designer Instrucional, produz o conteúdo base. Este conteúdo normalmente é apresentado na forma de texto, porém, o Professor Conteudista pode fornecer outros elementos como fotografias, desenhos, arquivos de audio e videos como indicação de material auxiliar ou essencial ao aprendizado. Durante a etapa de Enriquecimento de Conteúdo, Designers avaliam o material produzido na etapa anterior, buscando adequar o material não textual aos padrões definidos e constroem Objetos de Aprendizagem que buscam enriquecer a experiência do aluno. Nesta etapa, profissionais de áudio e video podem atuar na produção de videos de apresentação de conteúdo e textos narrados para oferta meios de oferta de conteúdo oferecidos pelo sistema de gestão de aprendizado on-line usado. Na etapa Publicação, Webdesigners e Desenvolvedores adequam o conteúdo para os meios de oferta (ambientes web, aplicativos para computador, entre outros), e Diagramadores podem adequar o conteúdo para preparação de livros digitais ou impressos. A última etapa, Testes e Aprovação, consiste em verificar a experiência e usabilidade do conteúdo produzindo dentro das plataformas. Esta etapa envolve profissionais de controle de qualidade, além do Professor Conteudista, do Coordenador do Curso e do Designer Instrucional. Apesar da apresentação sequencial simplista do processo da Fig 1, todo processo envolve diferentes etapas de interação entre os agentes produtores e avaliadores do conteúdo. Estas etapas de interação podem ocorrer em paralelo, uma vez que o conteúdo completo de aprendizado pode ser dividido em componentes menores e relativamente independentes. Dividir o conteúdo em componentes menores e produzi-los em paralelo aumenta a produtividade, antecipa obstáculos e auxilia na identificação oportunidades de enriquecimento do conteúdo e da experiência de aprendizado, durante o próprio processo de produção. O Fluxograma Multifuncional [2] da Fig. 2 é um exemplo do ciclo de produção de um objeto de aprendizagem na forma de um jogo digital. Na Fig. 2, as tarefas que podem ocorrer em paralelo são representadas por símbolos sem a cor de fundo. As tarefas de aprovação e avaliação também podem ser paralelizadas, uma vez que a aprovação depende de mais de um departamento / profissional. 3. Gestão Colaborativa de Produção A característica colaborativa da Gestão de Processos de Negócio para produção de conteúdo para EaD [3] demanda especial cuidado nas interações interpessoais e interdepartamentais. Sendo uma produção de característica colaborativa, atritos relacionados a prazos não cumpridos, informações incompletas ou vagas e alterações inesperadas em documentos devem ser minimizados ao máximo. A melhor forma de minimizar problemas é garantir a transparência de todo o processo, para todos os membros envolvidos, facilitar a comunicação entre as equipes e oferecer uma visão ampla dos prazos de cada marco de produção. Atualmente, diversas ferramentas de produtividade podem ajudar equipes os objetivos citados. Estas

3 Andrade PMF / Seminario Internacional Virtual Red Ilumno 3 ferramentas são agrupadas em categorias funcionais, apresentadas a seguir. Em comum, as ferramentas precisam ser on-line, multiplataforma, permitirem o paralelismo de tarefas e oferecerem recursos de segurança e controle. Objeto de Aprendizagem : Jogo Digital Desenvolvimento e Publicação Designer Instrucional e Professor Conteudista Inicio Propõe Conceito de Jogo Aprova Protótipo Sim Avalia Jogo Coordenador Multimedia Documento de Design Produz Documento de Design Atualiza Documento de Design Não Organiza Produção do Jogo Não Aprovado Aprovado Designer Gráfico Produz Componentes de Interface Produz Componentes Finais da Interface Desenvolvedor Web Produz Protótipo Produz Jogo Digital Publica Jogo Fim Analista Controle de Qualidade em EaD Avalia Jogo Aprovado Fig. 2. Diagrama Multifuncional do Desenvolvimento e Aprovação de um Jogo Digital como Objeto de Aprendizagem 3.1. Gerenciamento de Projetos Uma ferramenta de gerenciamento de projetos para apoio a produção colaborativa de conteúdo para EaD deve abranger todos em profissionais envolvidos no processo e deve possuir as características discutidas a seguir Colaboração A colaboração é constante no processo de produção. Esta colaboração pode se dar por troca síncrona ou assíncrona de mensagens, fórum de discussão, calendários compartilhados e ferramentas de reunião virtual. Esta colaboração não deve se dar por um sistema externo, como um sistema de corporativo, uma vez que esta colaboração é intrinsicamente relacionada uma produção específica, como uma disciplina, por exemplo. É mais produtivo que a comunicação se dê dentro do ambiente relacionado à produção, onde todas as informações estão disponíveis para consulta. Fóruns ou Wikis também são particularmente úteis para o registro de dúvidas que podem voltar a surgir durante o desenvolvimento Fluxo de Trabalho e Gerenciamento de Tarefas Apesar de cada curso possuir características distintas, o fluxo de trabalho e o conjunto de tarefas a serem realizadas dificilmente muda se o modelo de aprendizagem não mudar. Com um fluxo de trabalho bem

4 4 Andrade PMF / Seminario Internacional Virtual Red Ilumno definido, é possível definir de tarefas sequenciais e paralelas, que podem ser atribuídas a grupos ou indivíduos, com prazos e metas definidos. Uma vez realizada uma tarefa, o sistema permite que o processo continue, sem a intervenção direta de gestores, o que aumenta a produtividade da equipe. Ferramentas de fluxo de trabalho também oferencem mecanismos de visualização macro dos processos, na forma de gráficos de Gantt, por exemplo, que podem auxiliar gestores a identificar gargalos na produção, permitindo a realocação de membros e até a previsão de contratação de profissionais temporários Monitoramento e Estatísticas Tarefas de natureza repetitiva afetam negativamente a produção de profissionais criativos. Este impacto não é facilmente perceptível, pois acontece gradualmente. Ferramentas de monitoramento e estatísticas são capazes de oferecer aos gestores a visão da produtividade de cada indivíduo, grupo e projeto, o que permite realizar ações corretivas Gerenciamento de Documentos Durante a etapa de produção de conteúdo definida na Fig. 1, documentos na forma de texto precisam ser trocados constantemente entre Professor Conteudista, Coordenador de Curso, Designers Instrumentais e Revisores. Versões preliminares também podem ser enviadas para Designers relacionados a outras mídias, para que possam iniciar seus trabalhos e até contribuir para o processo de produção de conteúdo textual. Como exemplo, podemos considerar o trabalho de um Designer Gráfico, que pode produzir um infográfico animado para apresentar uma ideia de difícil explanação textual, ou identificar em bancos de imagens e videos material que pode, potencialmente, enriquecer o texto do Professor Conteudista. Para a produção de conteúdo para EaD, o sistema de Gerenciamento de Documentos deve ter as características discutidas a seguir Controle de Versão Durante a produção textual, é possível que diferentes versões do mesmo documento sejam geradas. Por exemplo, um Revisor pode estar atuando na revisão de parte de um documento, enquanto o Professor Conteudista conclui uma nova parte e o Coordenador do Curso inclui alguma informação relevante. Estas diferentes versões precisam ser gerenciadas facilmente e diferentes versões devem ser armazenadas para consulta Indexação Conforme documentos são produzidos, é comum a dificuldade em localizar em qual documento determinado assunto foi tratado. A indexação global de documentos oferece um sistema rápido de localização e consulta Anotações Anotações não destrutivas dentro de um documento permitem, por exemplo, que um Revisor indique um parágrafo que lhe parece pouco claro, que pode ser posteriormente revisado. Este tipo de dúvida, se registrada durante o processo de revisão, permite uma ação mais rápida do Professor Conteudista ou do Coordenador do Curso Check-in/Check-out de Documentos Documentos podem entrar em etapas de revisão e avaliação cuja alteração ou consulta podem impactar negativamente o processo. Um sistema de Check-in/Check-out permite tornar estes documentos temporariamente inacessíveis, garantindo que os mesmos não sejam usados acidentalmente, enquanto sofrem revisão ou ajustes.

5 Andrade PMF / Seminario Internacional Virtual Red Ilumno 5 4. Conclusões A eficiência na colaboração de equipes multidisciplinares é uma característica de equipes de alto desempenho, mas esta eficiência não é facilmente alcançada sem o uso de ferramentas de gestão de comunicação e colaboração adequadas. Estas ferramentas apresentam inúmeros benefícios, quando implementadas de forma correta e efetivamente usadas. Referencias [1] Rosemberg MJ. E-Learning. São Paulo: Makron Books; [2] Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge : PMBOK Guide. 5th ed. New York: Project Management Institute; [3] Jeston J, Nelis J. Business Process Management: Practical Guidelines to Successful Implementations. Butterworth-Heinemann; 2008.