Transformando conhecimento em resultados. Alocação de força de trabalho

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1 Transformando conhecimento em resultados Alocação de força de trabalho

2 Transformando conhecimento em resultados Conceitos

3 O que é alocação de força de trabalho? A capacidade de uma organização representa sua habilidade para desempenhar trabalho. Essa capacidade se manifesta de muitas formas incluindo espaço, força de trabalho, equipamento, tecnologia e materiais. YU-LEE, 2002 Alocação da Capacidade Espaço Força de Trabalho Tecnologia Equipamento Materiais Sempre que estivermos falando da capacidade ou da força de trabalho vamos pensar em quantas horas estão disponíveis

4 Entendimento da alocação - Quantitativa A otimização da alocação da força de trabalho de uma organização é fundamental para atingir níveis satisfatórios de produtividade, custos e competitividade. Subdimensionamento Poderá acarretar sobrecarga de trabalho dos empregados, excesso de realização de horas-extras, etc.. Superdimensionamento Poderá gerar ociosidade, aumentos desnecessários da folha de pagamento, falta de desafios, perturbação do ambiente de trabalho, etc.. Dimensionamento Adequado Não pode ser apenas quantitativo mais também ser qualitativo, de forma a estabelecer, além do número de empregados, a qualificação profissional dos mesmos, caso contrário, corre-se o sério risco de contar com empregados superqualificados para o cargo que ocupam e outros com qualificação ou formação insuficiente

5 Transformando conhecimento em resultados Passos do Estudo de Alocação

6 Dinâmica da capacitação de alocação da força de trabalho Estudo preliminar das informações da Organização Diretores+ gestores Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Gestores + colaboradores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group 1 dia 1 dia 14 dias Gerente + colaboradores Gerentes + diretores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes Revisão da alocação da força de trabalho Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho Homologação da alocação da força de trabalho 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia Diretores Reuniões quinzenais de acompanhamento

7 Estudo preliminar das informações da Organização Estudo preliminar das informações da Organização Diretores+ gestores Gestores + colaboradores Gerente + colaboradores Preenchimento das Definição das diretrizes Capacitação do método planilhas de alocação para alocação das de alocação da força de com Coaching da ELO equipes de trabalho trabalho Group 1 dia 1 dia 14 dias Gerente + colaboradores Gerentes + diretores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes Revisão da alocação da força de trabalho Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho Homologação da alocação da força de trabalho 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia

8 O que considerar? Planejamento Estratégico; Organograma; Plano de Cargos e Salários com descrição de cargos e atribuições; Política de Remuneração (Sistema de Avaliação de Desempenho); Fluxogramas e Manuais dos processos; Quantitativo de pessoas por cargo e área; Matriz de Atribuições das áreas; Acordo Coletivo de Trabalho Informações sobre férias, recessos, abonos, faltas, afastamentos e licenças do efetivo em dias úteis dos últimos 3 anos; e, Informações sobre horas extras pagas e banco de horas por área.

9 Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Estudo preliminar das informações da Organização Diretores+ gestores Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Gestores + colaboradores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com coaching da ELO Group 1 dia 1 dia 14 dias Gerente + colaboradores Gerentes + diretores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes Revisão da alocação da força de trabalho Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho Homologação da alocação da força de trabalho 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 9

10 Alinhamento de expectativas com os gestores Quais os principais problemas enfrentados pela Gerência? Há sobrecarga ou ociosidade dos colaboradores? A formação profissional dos atuais colaboradores está adequada às necessidades da Gerência? Há sazonalidades que oneram a rotina da Gerência? Os gestores são muito demandados em atividades operacionais? 10

11 Crescimento Alinhamento com a Estratégica O Crescimento do quadro de pessoas está alinhado com o Planejamento Estratégico e com o crescimento do negócio ao longo do tempo Organização Pessoas Tempo

12 Capacitação do método de alocação da força de trabalho Estudo preliminar das informações da Organização Diretores+ gestores Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Gestores + colaboradores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com coaching da ELO Group 1 dia 1 dia 14 dias Gerente + colaboradores Gerentes + diretores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes Revisão da alocação da força de trabalho Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho Homologação da alocação da força de trabalho 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 12

13 Exemplo - Dinâmica de alocação Área: GECOM Horizonte: 1 ano DIRAD GECOM GELOG COLIC COSER COGEC COSUP 13

14 Exemplo - Cálculo do FTE 1 Pessoa 8 horas diárias Conceitos 1 ano possui 12 meses Dos 12 meses, uma pessoa trabalha 11 1 mês possui em média 22 dias úteis 1 pessoa trabalha 8 horas por dia Cálculos de 1 FTE (ou 1 pessoa) Sem ociosidade 11 meses x 22 dias x 8 horas = horas/ano Com folga horas 12,5% = horas/ano FTE normal: 176 h/mês FTE com folga: 154 h/mês

15 Exemplo - Verificação da capacidade disponível 216 dias úteis no ano 8 horas por dia 12,5% de folga (1 hora/dia) h Disponibilidade Média anual por pessoa Cargo Quantidade Disponibilidade (h) Demanda (h) Diretor 1 Gerente 2 Coordenador 4 Analista 13 Assistente

16 A curva de capacidade no tempo CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) 16

17 Aprovador Compras Financeiro Um processo onde a área de compras participa Um processo onde a área de compras participa 17

18 Aprovador Compras Financeiro Cada atividade possui uma frequência e uma duração média Atividade X Perfil: Analista mensal: 20 1h 18

19 Financeiro Compras Jurídico Cada atividade possui uma frequência e uma duração média Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 3h PCS Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 4h Perfil: Gerente Volume/Freq.: 4 Esforço: 1,5h Perfil: Assistente Volume/Freq.: 20 Esforço: 4h Analisar solicitações de compras Perfil: Analista Volume (ou frequência): 4 Esforço (Tempo gasto): 4h Perfil: Diretor Volume/Freq.: 1 Esforço: 2h Perfil: Assistente Volume/Freq.: 20 Esforço: 5h Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 2h 19

20 A n Co mp Fin anc eir A o n a l A n ras G e 2 0 i s a li Coord enado r e a l t a s t r n t i s a S e t a J r r.. mensal: 30 0,5h mensal: 10 1h mensal: 20 1h mensal: 3 1h mensal: 7 3h mensal: 20 2h mensal: 30 2h A n Co mp Fin anc eir A o n a l A n ras G e 2 0 i s a li Coord enado r e a l t a s t r n t i s a S e t a J r r.. mensal: 30 mensal: 10 0,5h 1h mensal: 20 1h mensal: 3 1h mensal: 7 3h mensal: 20 2h mensal: 30 2h A n Co mp Fin anc eir A o n a l A n ras G e 2 0 i s a li Coord enado r e a l t a s t r n t i s a S e t a J r r.. mensal: 10 1h mensal: 30 0,5h mensal: 3 1h mensal: 7 3h mensal: 20 1h mensal: 30 2h mensal: 20 2h Uma área participa de diversos processos Coordenador Analista Assistente PROCESSO 1 PROCESSO 2 PROCESSO 3 TOTAL 20

21 Demanda por trabalho total de uma área a partir dos processos nos quais ela se envolve Área: Compras Cargo Quantidade Disponibilidade (h) Demanda (h) Operacional Gerente Diretor

22 Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da Estudo preliminar das informações da Organização Diretores+ gestores Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Gestores + colaboradores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group 1 dia 1 dia 14 dias Gerente + colaboradores Gerentes + diretores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes Revisão da alocação da força de trabalho Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho Homologação da alocação da força de trabalho 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 22

23 Montando as planilhas de dados de alocação GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos Processo / GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos Subprocesso MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO GDC-06/Expedicao e T ramitação de Documentos Situação Atual Etapa Principais Atividades Caminhos Unidade Periodicidade da Unidade Esforço unitário Volume da em Horas MÉDIA MENSAL Cargo (exigido) Sazonalidade (Volume médio) Observações Tramitação/expedição de Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação documentos s Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitação/expedição de Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação documentos s Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitação/expedição de Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação documentos s Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitação/expedição de Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação documentos s Documento da área Tramitar/expedir o documento à Área Externa demandante externa 23

24 GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos Sobre o Preenchimento Valor relacionado à quantidade de vezes (ciclos) que a unidade ocorre no ano. Em alguns casos pode representar o volume e em outros a frequência. Por exemplo: Número de Novos Associados, Quantidade de Folhas de Pagamento geradas por ano Volume total de drivers em períodos de sazonalidade. Preenchidos com números. Etapa Periodicidade da Unidade Esforço unitário em Horas Volume da MÉDIA MENSAL Cargo (exigido) Sazonalidade (Volume médio) Observações Tramitação/expedição de documentos s Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Esforço em horas de todos empregados envolvidos da UTA para realizar 1 ciclo de atividades da unidade. Corresponde ao esforço de todos os colaboradores, exceto coordenadores, gerentes e diretores 24 Cargo do(s) empregado(s) que executam as atividades, de acordo com legenda Qualquer observações que facilitem o entendimento posterior dos demais dados, inclusive meses ou semanas impactados pelas sazonalidades

25 Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes Estudo preliminar das informações da Organização Diretores+ gestores Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Gestores + colaboradores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group 1 dia 1 dia 14 dias Gerente + colaboradores Gerentes + diretores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes Revisão da alocação da força de trabalho Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho Homologação da alocação da força de trabalho 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 25

26 Análise dos dados de alocação Quais atividades podem estar preenchidas incorretamente? Que atividades podem ser detalhadas / segregadas para melhor entendimento? Existem inconsistências nos volumes quando comparadas às planilhas de outras coordenações / histórico da Organização? Que sazonalidades podem ser melhor representadas? O volume está compatível com a realidade da coordenação? Quais atividades podem estar super/subestimadas? 26

27 GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos Análise e revisão da alocação de trabalho MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO Etapa Principais Atividades Driver Caminhos Periodicidade da Unidade Esforço unitário em Horas Volume da MÉDIA MENSAL Cargo (exigido) Sazonalidade (Volume médio) Observações Tramitação/expedição de documentos s Tramitar/expedir o documento à Representação Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da representação Documento da área demandante externa A1 Anual 3,00 5,00 A2 A2 Bimestral 3,00 5,00 A3 Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitação/expedição de documentos s Tramitar/expedir o documento à Representação Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da representação Documento da área demandante externa A3 Semestral 3,00 5,00 A4 10 Maio A4 Bimestral 3,00 5,00 A5 Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitação/expedição de documentos s Tramitar/expedir o documento à Representação Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da representação Documento da área demandante externa B1 Diário 3,00 5,00 A6 B2 Diário 3,00 5,00 A7 Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitação/expedição de documentos s Tramitar/expedir o documento à Representação Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da representação Documento da área demandante externa B3 Semanal 3,00 5,00 A8 B4 Mensal 3,00 5,00 A9 Tramitação/expedição de documentos s Tramitar/expedir o documento à Representação Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da representação Documento da área demandante externa B5 Bimestral 3,00 5,00 A10 15 Dezembro B6 Demanda 3,00 5,00 A11 Tramitação/expedição de documentos s Tramitar/expedir o documento à Representação Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da representação Documento da área demandante externa B7 Demanda 3,00 5,00 A12 B8 Demanda 3,00 5,00 A

28 Demanda por trabalho total de uma área a partir dos processos nos quais ela se envolve Área: GECOM 169 h h 2.701h Cargo Quantidade Disponibilidade (h) Demanda (h) Diretor Gerente Coordenador Analista Assistente

29 Assistente Analista Coordenador Gerente Diretor Cargo Quantidade Total atual (FTE) Total necessário (FTE) 40% 20% 0% 30% 20% 25% 10% 15% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 1 1,13 40% 20% 0% 20% 30% 35% 5% 10% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 2 1,76 50% 0% 50% 40% 0% 0% 10% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 4 4,47 40% 20% 0% 20% 30% 30% 10% 0% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo ,65 40% 20% 0% 20% 20% 25% 25% 10% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo ,79 29

30 Elaboração de relatório final e Homologação da alocação da força de trabalho Estudo preliminar das informações da Organização Diretores+ gestores Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Gestores + colaboradores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com coaching da ELO Group 1 dia 1 dia 14 dias Gerente + colaboradores Gerentes + diretores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes Revisão da alocação da força de trabalho Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho Homologação da alocação da força de trabalho 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 30

31 EXEMPLOS

32 horas Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e capacidade diferentes ações podem ser tomadas CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) DEMANDA tempo 32

33 horas Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e capacidade diferentes ações podem ser tomadas CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) DEMANDA tempo 33

34 horas Diferentes ações podem ser tomadas para se aumentar a capacidade Motivação de equipe Contratações Transferências internas de pessoas Mudança de responsabilidades CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) DEMANDA tempo 34

35 horas Diferentes ações podem ser tomadas para se reduzir/alterar a demanda Sincronização de atividades Paralelização de atividades Ferramental de apoio Treinamentos Automação de atividades Eliminação de atividades CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) DEMANDA tempo 35

36 horas O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho dará o balanço entre sobrecarga e ociosidade O ideal é que a alocação da força de trabalho esteja entre o subdimensionamento e o superdimensionamento Subdimensionamento (Sobrecarga) Cansaço/estresse Afastamentos Perda de qualidade Fila CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) Superdimensionamento (Ociosidade) Desmotivação Baixa produtividade Baixo desenvolvimento pessoal DEMANDA tempo 36

37 Dinâmica de alocação da força de trabalho: Processo Cíclico Estudo preliminar das informações da Organização Diretores+ gestores Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Gestores + colaboradores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com coaching da ELO Group 1 dia 1 dia 14 dias Gerente + colaboradores Gerentes + diretores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes Revisão da alocação da força de trabalho Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho Homologação da alocação da força de trabalho 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia