12/09/2015. Conceituação do SIG. Introdução. Sistemas de Informações Gerenciais Terceira Parte

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1 Sistemas de Informações Gerenciais Terceira Parte Prof. William C. Rodrigues Copyright Todos direitos reservados. Atualizado em setembro de 2015 Conceituação do SIG Introdução Nessa fase o executivo catalisador do SIG deve considerar o desenvolvimento de um sistema de informações gerenciais que objetive auxiliar os vários executivos da empresa na tomada de decisão, por meio de informações que sejam; Confiáveis; Na qualidade adequada; e Com custo compatível com o volume e o nível da qualidade das informações. Considera-se o nível de sigilo das informações. Esse aspecto do sigilo das informações está ligado às políticas da empresa, as quais correspondem a um fase do processo de planejamento empresa deve respeitar em seu processo decisório. 1

2 Objetivo Obter uma ideia preliminar e geral do volume e da complexidade do projeto de desenvolvimento e implementação do SIG na empresa. Reuniões Efetuar reuniões e entrevistas, avaliar a situação atual do SIG na empresa e preparar programas de trabalho a serem elaborados pelos vários executivos e funcionários envolvidos no processo. Questões Básica Por que estudar o sistema? Quais problemas existem? Qual o relacionamento do sistema com os objetivos de empresa? Ou seja, interligar o SIG como os planejamentos estratégicos, táticos e operacionais da empresa; e Existem necessidades não atendidas e que e que deveriam ser preenchidas pelo sistema? 2

3 Função do Executivo Catalisador Assessorar os vários níveis de decisão na empresa; Elaborar plano de desenvolvimento do SIG, considerando prioridades, prazos e alocação de recursos; Elaborar estudos de viabilidade (mercadológicas, tecnologia, econômico-financeira, estrutural e operacional); Aprimorar, no que for necessário, a estrutura organizacional; e Acompanhar, se for o caso, os trabalhos de consultoria externa. O que deve fazer o Executivo Catalisador Determinar o objetivo do sistema atual; Estudar o sistema atual, a fim de constatar até que ponto corresponde aos objetivos gerais e setoriais da empresa; Analisar necessidades dos usuários e da empresa, a fim de estabelecer novos objetivos e metas; Analisar restrições impostas pelas áreas dos usuários dos sistema considerado; Definir responsabilidades dos usuários; Examinar a interação do sistema proposto com o que existe na empresa; Detalhar a necessidade dos funcionários; Estruturar o detalhamento das fases de desenvolvimento dos projetos e de implantação do SIG; Relatório para alta administração. Estrutura do SIG 3

4 Classificação de Empresas: Risco Empresarial Jogam com riscos, e seus executivos encaram essa situação como um convite para demonstrar habilidades, pessoais em manipular destinos humanos; Tem aversão ao risco e o máximo que fazem é ir no vácuo do sucesso de outras empresas (as pioneiras); Procuram e exploram oportunidades atuando de forma interativa como o ambiente; e Procuram riscos para atender os seus objetivos de crescimento, mas só os aceitam quando se julgarem capazes de enfrentar o reveses. Condicionamento ou Restrições do SIG Leis existentes; Políticas administrativas, principalmente as inerentes à aplicação de recursos, às diretrizes operacionais e às normas de conduta; Estruturação organizacional; e Capacidades existentes (humanas, físicas e financeiras) Divisão da Estruturação Subdividir o projeto a longo prazo em projetos menores; Ser coerente com o potencial humano disponível; Alocar todos os custos necessários; Estabelecer plano de carga de trabalho; e Plotar periodicamente gráficos de desempenho. 4

5 Situações Existentes Aperfeiçoá-la pouco a pouco, cada fase até a maior eficácia; ou Compreender a finalidade e, depois construir um sistema desde o princípio. O ideal é adequar as duas maneiras apresentadas. Situações Decomposição Estrutural do SIG Presidência Diretoria Comercial Diretoria Financeira Diretoria Industrial Gerência de Vendas Gerência de Pesquisas 5

6 Estruturação e os Objetivos do SIG Simplicidade: bem definido Flexibilidade: não ser rígido Economicidade: custo vs benefício Confiabilidade: segurança do sistema Aceitabilidade: recurso humano Produtividade: eficiência Características da Informação Propósito ou finalidade; Modo ou formato da transmissão; Frequência da transmissão; Condição determinística ou probabilística; Custo; Valor; e Validade. Tripé da Qualidade da Informação Qualidade Total Quantidade Adequada Mínimo Custo 6

7 Qualidade de Informação Qualidade Ilusória: quando a informação procura apenas satisfazer o executivo decisor, sem atender à qualidade de conformação com aspectos realísticos. Qualidade Insatisfatória: é a mais problemática de todas, pois proporciona insatisfação ao executivo decisor, bem como está baseada em uma insuficiência de conformação. Qualidade Técnica: quando a informação apresenta uma qualidade de conformação, ou seja, determinado nível de suficiência, mas proporciona uma insatisfação para o executivo decisor. Qualidade Total: quando a informação atende às necessidades específicas do executivo decisor, ou seja, proporciona elevada satisfação bem como tem elevada qualidade de conformação. Quadrante das Qualidades das Informações Insatisfação - Satisfação Qualidade Ilusória Qualidade Insatisfatória Insuficiência Qualidade Total Qualidade Técnica Suficiência Aspectos negativos: Estrututação e planejamento Estabelecimentos de metas irrelevantes; Não estima corretamente o tempo necessário para realizar tarefas; Não prever possíveis obstáculos; Reação exagerada e desporporcional aos fatos, tratando tudo como crise; Gostar de ser bombeiro, esquecendo a prevenção; Alteração frequente da prioridade; Adiar, deixando para o último momento tarefas; Relutância dos subordinados em trazer más notícias; e Informação inadequada, inexata ou atrasada, impedindo decisões mais precisas e ações oportunas. 7

8 Estruturação: Projeto e Pré-Projeto Pré-projeto: Tem por finalidade estruturar uma ideia para posterior debate. Projeto: Tem finalidade de estruturar um compromisso de ação para posterior venda a quem de direito. Alternativas de Soluções Quando da estruturação do SIG, é valido, e necessário, que o Executivo catalisador defina alternativas de soluções, que operacionalizem o objetivo do SIG. Assim é necessário o desenvolvimento de formas para desenvolver e implantar o SIG Assim o executivo deve: Avaliar a relação custos vs benefícios; Avaliar os benefícios inatigíveis; Eleger a alternativa mais exequível; Preparar programa de trabalho detalhado; e Apresentar recomendações e o programa ao usuário. Sustentação da Qualidade do SIG Qualidade do decisor Qualidade da Informação Qualidade do processo decisório 8

9 Fase Final de Estruturação Completar o fluxo geral do sistema de informações, os componentes das informações e as suas interações; Identificar o processo de tratamento dos arquivos; Determinar os arranjos físicos (layouts); Especificar a formatação dos documentos e relatórios de entrada, sua frequência; Definir a necessidade de relatórios, volumes, frequências, distribuição; Desenvolver a estrutura lógica geral do sistema de informações; Determinar procedimentos e momentos de controle e avaliação; Estabelecer a estimativa do custo do sistema de informação; Elaborar um plano detalhado para a implantação; Documentar todos os aspectos dessa fase do projeto ao coordenador do sistema e aos usuários; Estabelecer a decomposição do sistema em subsistemas para facilitar o seu desenvolvimento e implantação Fase de Implantação Processo Inicial de Implantação Cabe ao Executivo Preparar a documentação informativa necessária para os diversos usuários; Treinar todos os usuários do SIG; Supervisionar a implantação das diversas partes do SIG; Acompanhar a implantação do SIG consolidando um adequado processo de avaliação, tendo em vista a sua otimização ao longo do tempo. 9

10 Procedimentos de Teste do SIG Analisar e testar cada subsistema separadamente, tendo em vista consolidar o todo de maneira otimizada; 10