ROTEIRO BÁSICO. Apresentação inicial. Multi-empresa. Módulos integrados. Iniciando o Contábil Gold

Transcrição

1 Apresentação Caro usuário, este material de apoio é um roteiro que lhe dará uma visão geral dos recursos disponíveis e das teclas de funções que o sistema possui. Em razão de nossos sistemas terem alterações e melhorias constantes, para que você possa obter informações mais detalhadas, acesse a Ajuda por meio do F1 (help online), que será seu "manual eletrônico" e é atualizado pela Nasajon sempre que sair um novo release/versão do sistema. Obs.: para utilizar o F1 - Help em sistemas operacionais Windows Vista e/ou Windows 2008 será necessário instalar uma atualização da Microsoft que torna o sistema operacional compatível com o formato de nosso módulo de Ajuda. Tal atualização deve ser baixada e atualizada em 1

2 ROTEIRO BÁSICO Apresentação inicial Nas páginas seguintes, você terá uma visão geral dos recursos disponíveis e das funções que o Contábil pode automatizar. Sem entrar em detalhes sobre como operar cada módulo, este roteiro se propõe a descrever como cada rotina do sistema pode facilitar o dia a dia da sua empresa. Multi-empresa O Contábil Gold foi elaborado para permitir o processamento para várias empresas. Com investimento em um único sistema, é possível administrar o movimento de quantas empresas desejar. Módulos integrados A integração entre os diversos módulos do sistema é total, ou seja, os dados são cadastrados uma única vez e automaticamente utilizados em todas as funções, agilizando a operação. Iniciando o Contábil Gold Ao acessar o Contábil Gold será exibida a seguinte tela: Isto significa que um usuário deve ser identificado, a fim de que o sistema possa ser utilizado. Ao ser instalado, o sistema assume o usuário como MESTRE e a senha , que posteriormente poderá, se necessário, ser alterada pelo usuário que obtiver o acesso. Obs: O Contábil Gold permite que o acesso a usuários seja limitado através do Grupo de Trabalho ao qual este pertence. Ao término do procedimento, será exibido um menu principal completo com todos as opções oferecidas pelo Contábil Gold. Neste ponto, o sistema estará pronto para ser operado. 2

3 Menu Principal O menu principal apresenta o conjunto das opções que o usuário dispõe para gerenciar com eficiência os diversos segmentos de sua empresa. Ele é composto pelos seguintes módulos: Itens de Menu Em cada uma das opções que formam o menu principal, existem vários itens que podem ser selecionados. Um item de menu pode ser composto por outro conjunto de subitens. Na tela exemplo, dentro da opção Sistema há os seguintes menus: Para selecionar um item de menu, basta clicar com o mouse no local desejado, ou com o conjunto de teclas ALT + a letra que esta sublinhada. Ex: ALT + S = Sair, ALT + E = Empresas. Ícones Alguns módulos do Contábil Gold são representados por ícones (botões) que podem ser selecionados, clicando no botão desejado. Por exemplo, o módulo de Lançamentos pode ser selecionado através do ícone correspondente,, cuja descrição é Lançamentos. 3

4 Barra de Opções Nas janelas de edição, abertas durante a operação do sistema, há uma barra com opções que podem ser selecionadas clicando com o mouse no botão correspondente. Na tela abaixo, temos um exemplo: A barra de opções é formada pela linha localizada logo abaixo do título da janela exibida. Na tela de Empresas, por exemplo, os botões que podem ser selecionados na barra de opções são entre outros: Fichas Algumas telas possuem informações distribuídas em fichas, que contêm dados a respeito de um mesmo assunto. É como se houvesse várias telas sobrepostas, onde é possível selecionar a página, clicando com o mouse na "aba" correspondente (posicionada na parte inferior da tela). Apenas uma ficha é visualizada por vez. Como exemplo, veja abaixo parte da tela de cadastro da empresa. 4

5 Busca incremental Em várias telas apresentadas no Contábil Gold, utilizando apenas o teclado, você pode posicionar o cursor sobre um código de uma lista, para o sistema fazer a busca a partir dos caracteres digitados. Podemos citar como exemplo o código de uma conta. O sistema automaticamente procurará o código que começa pelo número digitado, passando, em seguida, ao segundo número que a compõe e assim progressivamente, até encontrá-la no cadastro. Caso o sistema não localize o código desejado, automaticamente entenderá que o usuário necessita incluí-lo, abrindo assim, uma tela vazia para o seu preenchimento. Passagem de um campo para outro Existem dois modos de se movimentar nas telas do Contábil Gold. Modo 1 Em um campo do tipo Edição, tal como nas telas de Cadastro da Empresa ou Cadastro de Contadores, após ser digitada a informação referente ao campo, a passagem para o próximo é feita através da tecla [TAB]. Utilize-se das teclas [SHIFT] e [TAB] para voltar ao campo anterior. 5

6 Modo 2 Em uma Grade, após ser digitada a informação, a passagem para outros campos deverá ser feita utilizando-se das teclas Direcionar : O uso da tecla [ENTER] A tecla [ENTER] é utilizada como confirmação de uma determinada ação. Em algumas situações, por exemplo, são exibidas mensagens que exigem uma resposta "SIM" ou "NÃO". Quando você pressionar a tecla [ENTER] sobre a resposta selecionada, o Contábil Gold assumirá esta resposta. 6

7 O uso do botão Após a entrada de dados, você deve pressionar o botão armazenamento. para efetivar o Campo com botão de seleção Ao clicar com o ponteiro do mouse sobre a seta para baixo, em qualquer um dos campos, o sistema irá abrir uma lista de códigos referentes. Como exemplo, veja a tela ao lado e verifique que ao clicar com o ponteiro do mouse sobre a seta para baixo, no campo Estado, aparece uma lista de códigos de UF's. Uso do botão Ao pressionar este botão, o sistema irá acessar o programa de correio eletrônico ( ), que se encontra instalado na máquina do usuário. Uso do botão Ao pressionar este botão, o sistema irá acessar o "browser" de navegação na Internet, que se encontra instalado na máquina do usuário. Impressão de um documento Ao pressionar o botão de um determinado documento, é exibida uma tela solicitando informações referentes àquela impressão. Nela, você especifica o número de cópias desejadas do documento e se deseja a impressão de todo o documento ou de apenas de parte dele. Você também configura padrões para a impressão. Nesta mesma tela é possivel utilizar os botões, que permite salvar o relatório nos formatos mais utilizados, como.pdf(adobe) e.xls (Excel), ou enviá-lo por . 7

8 Cancelamento da Edição No preenchimento de uma janela de edição, durante a entrada de dados, os campos que já foram digitados, mas não foram efetivamente gravados no arquivo, são ignorados se você pressionar o botão na barra de opções. Esse botão está presente na maioria das telas. Obs: Você pode ignorar os dados informados na digitação de um determinado campo pressionando a tecla [ESC]. Help online Em qualquer parte do sistema, o usuário pode obter informações detalhadas sobre o módulo em que se encontra, simplesmente pressionando a tecla [F1], acessando diretamente o Help OnLine. Ao acessar o help do módulo desejado, o sistema permite fazer a impressão do tópico em questão. Através da opção Índice, é possível informar a palavra que deseja encontrar e o sistema localiza o texto relacionado. 8

9 Módulo Sistema Através do módulo Sistema, é possível acessar as seguintes opções: Login e Logout: opções que possibilitam a mudança ou troca de usuários, que estão acessando o sistema no momento; Usuários: a partir dessa opção, é possível criar novos usuários, possibilitando até que fiquem vinculados a uma única empresa; 9

10 Empresas: cadastramento de empresas. A partir de tal cadastramento, é criada uma estrutura de dados cadastrais da empresa (matriz ou filiais), registros, tributação, estrutura de plano de contas (máscara), plano de contas gerencial e a função de bloqueio de lançamentos. 10

11 Listagem de Empresas: gera uma listagem de todo o cadastro das empresas; Criar Backup/ Restaurar Backup: opções de grande importância no sistema. A partir delas, é possível fazer cópias de todas as informações das empresas, por ano de exercício, possibilitando em ocasiões de emergência, como hard disks danificados e quedas de energia, restaurá-las, minimizando ao máximo a redigitação de informações; Configurar: permite definir configurações específicas para cada empresa, como por exemplo, definir a prática contábil da empresa referente à adoção das normas internacionais da contabilidade. No módulo de Lançamentos, iniciar os lançamentos contábeis com código reduzido, conferir digitação on-line, as contas, selecionar a conta por nome e, na guia Relatórios, informar o número dos livros. Editor de Relatórios: possibilita a criação de novos relatórios baseados nas informações (tabelas) fornecidas pelo sistema. 11

12 Módulo Cadastro O módulo Cadastro permite acessar as seguintes opções: Plano de Contas: cadastramento do plano de contas, possibilitando o gerenciamento dos saldos, a partir de lançamentos feitos no sistema. Através desta opção, você também tem a possibilidade de prédefinir um orçamento para determinadas contas e, a partir de lançamentos digitados, verificar se o valor orçado foi atingido ou ultrapassado. Em classificação de contas, você define para o sistema qual grupo de contas é denominado Ativo. O mesmo se aplica para Passivo, Receita e Despesa. Também podem ser pré-definidas algumas contas, como a conta de resultado e a conta caixa. Essas configurações serão utilizadas para emissão de diversos relatórios (Balancete, Balanço e DRE). Você ainda pode emitir e visualizar na tela listagens das contas cadastradas (plano de contas) 12

13 Plano de Contas Referencial: plano de contas usado para associar ao plano de contas da empresa, na geração do Sped Contábil. Plano de Contas Gerencial: cadastramento de um plano de contas gerencial, paralelo ao plano de contas contábil, possibilitando o gerenciamento dos seus saldos, previamente vinculados às contas contábeis. Através desta opção, você também tem a possibilidade de pré-definir um orçamento para tais contas gerencias e, a partir de lançamentos digitados, verificar se o valor orçado foi atingido ou ultrapassado. Em ligação, as contas gerenciais são vinculadas a uma ou mais contas contábeis. Você pode emitir e visualizar as contas cadastradas com seus respectivos saldos na tela listagens. 13

14 Centro de custo: seguindo o mesmo conceito do cadastramento do plano de contas, é possível criar centros de custo, vinculando-os a sub-centros de custo e definindo percentuais de rateio. Também é possível emitir listagens dos centros de custo cadastrados, com seus saldos correspondentes. Ainda no menu Cadastro, você encontra as seguintes opções: Lançamento Padrão: opção utilizada para minimizar o tempo de inclusão de lançamentos. Com esse recurso, é possível definir, na tela lançamentos, o código do lançamento padrão, podendo conter uma conta para débito e outra para crédito, ou um débito e vários créditos e ainda vários débitos para vários créditos. 14

15 Histórico Padrão: usando o mesmo conceito do lançamento padrão, você pode definir históricos para minimizar o tempo de inclusão na tela de lançamentos. Há ainda a possibilidade de vincular caracteres especiais, conforme o - indica caracter alfa numérico # - indica caracter numérico \ - indica data Pagamento de duplicata # com data de vencimento \ ao Os históricos padrões, ao contrário dos lançamentos padrões, são únicos para todas as empresas, ou seja, se tiver cadastrado em uma empresa, servirá para todas as outras. Contadores: cadastro do contador da empresa, número no CRC, data do registro, CPF e Identidade. Idiomas: nesse módulo você pode criar vários idiomas: inglês, espanhol por exemplo. No cadastro do planos de contas, no botão funções, é possível selecionar o idioma desejado. Em seguida, é possível digitar o "nome das contas" do idioma selecionado. Na emissão do balancete ou do balanço você escolhe o idioma desejado. Moedas e Cotações: no Contábil Gold, é possível fazer a contabilidade em moeda diferente do Real. Para isso, basta definir a segunda moeda no cadastro da empresa, cadastrá-la na opção moedas e cotações, definindo suas cotações para que os lançamentos sejam convertidos diariamente; Sócios: nesse módulo, você cadastra os sócios da empresa, informando a participação(%)do sócio majoritário como titular. Signatários: cadastro usado pelo sistema para gravar informações no SPED. Participantes: Nesta tela, deverão ser informados os participantes, ou seja, pessoas físicas e jurídicas, com as quais a empresa tem alguns tipos de relacionamentos específicos. 15

16 Módulo Lançamentos Através do módulo Lançamentos, é possível acessar as seguintes opções: É a partir do menu Manutenção que toda a inclusão de lançamentos de um exercício é feita, gerando relatórios da contabilidade e possibilitando a inclusão dos lançamentos padrões e históricos padrões previamente cadastrados. Através da digitação de lançamentos, os saldos das contas são atualizados automaticamente. Ainda por meio do menu Lançamentos, é possível digitar paralelamente lançamentos em lotes, além de criar lotes mensais, diários ou anuais, com o intuito de facilitar a conferência dos lançamentos antes da liberação ou de adiantar a contabilidade de exercícios que estejam atrasados. Após a inclusão dos lançamentos, o sistema possibilita a execução da Transferência para Conta de Resultado, que tem por objetivo zerar os grupos de Receitas e Despesas, podendo ser feita no período trimestral ou anual. No item Desfazer transferência de Dezembro, o sistema elimina lançamentos gerados (pela transferência no mês de dezembro) na tela de lançamentos. Após a transferência realizada, a função Fim do Exercício atual encerra o exercício corrente, copia o plano de contas para o exercício seguinte com os saldos anteriores correspondentes e abre uma nova tela de lançamentos, para a digitação de um novo exercício. 16

17 Em Relatórios é possível emitir uma listagem dos lançamentos, selecionando um período desejado para conferência de valores e conta digitado e uma planilha informando contas, históricos e valores a serem lançados no sistema. 17

18 Módulo Não Circulante No módulo Não Circulante, você tem a possibilidade de cadastrar os bens de cada uma das empresas, gerando lançamentos a partir das ocorrências movimentadas (aquisição, acréscimo, reavaliação, baixas, perdas, etc). Para o grupo de imobilizado, o sistema permite, através da contabilização, realizar os cálculos de depreciação e os lançamentos contábeis dos valores correspondentes. Baseado nestas informações, o sistema emite diversos relatórios relacionados aos bens e movimentos. 18

19 Módulo LALUR Através do módulo LALUR é possível, a partir do cadastro de contas de compensação, adições e exclusões, emitir o Relatório LALUR, bem como seus termos de abertura e encerramento. Módulo RELATÓRIOS No módulo Relatórios, é possível conferir lançamentos digitados através do Razão, conferir saldos de contas através de Balancetes e fazer a impressão de outros relatórios contábeis que o sistema oferece como: Balanço Patrimonial, Livro Diário, Livro Caixa, Demonstração de Resultados, DOAR, etc. Neste módulo, além de todos os relatórios oficias, você encontra vários relatórios auxiliares, todos editáveis através do botão layout. 19

20 Módulo Obrigações Federais Por meio do módulo Obrigações Federais, é possível gerar os arquivos de acordo com a Instrução Normativa Nº 86/2001 e a Portaria INSS/DIREP Nº 42/2003, atendendo à legislação vigente e ainda gerar o MANAD, DARF e DIPJ. ECD Escrituração contábil digital Através do módulo ECD- Escrituração Contábil Digital, é possível gerar arquivos de acordo com o tipo de escrituração contábil desejado. Além disso, na guia opções são disponibilizadas informações de contas com lançamentos globalizados, além do termo de abertura e outras informações. 20

21 Módulo Extras A partir deste módulo, você pode atualizar do sistema (nova versão ou novo release), após baixar os arquivos pelo site adquirir acessos para usuários adicionais, realizar a troca de modelo, copiar o plano de contas padrão (modelo) ou o plano de contas de outra empresa cadastrada no sistema. Permite também a cópia do lançamento padrão de outra empresa e a cópia da classificação de contas. A Integração entre os outros sistemas da Nasajon também é feita neste módulo. O item Extras, contém algumas ferramentas auxiliares, como: ferramentas de suporte, agenda, calculadora e envio de mensagens, além do rastro de auditoria, que registra de forma detalhada todos os movimentos feitos por cada usuário dentro do sistema. 21

22 Módulo Ajuda Contém um manual digital completo, atualizado à medida que as versões são disponibilizadas. Este manual também pode ser acessado através da tecla F1, que exibe o conteúdo da tela aberta no momento. Além disso, contém links e informações sobre a Nasajon como: home-page, de suporte, telefones de contato, informações sobre o sistema, etc. Na opção Sobre, é possível ver a versão em que seu sistema se encontra, lembrando que a atualização das versões está constantemente disponível no site 22