Visão Geral. TOTVS Folha de Pagamento

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1 TOTVS Folha de Pagamento

2 Sumário Sumário Visão Geral Objetivos Intrucionais Conhecendo o TOTVS Folha de Pagamento Admissão de Pessoal Vale Transporte Gestão Férias Folha Mensal Rescisão Contratual Encargos e Obrigações Sociais Encerramento da Folha Décimo Terceiro Salário Rotinas Anuais Fiscalização Trabalhista Mudança de Dados Integração Folha Educacional Simulação Conclusão TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral

3 1 Visão Geral Olá! Seja bem-vindo ao treinamento Visão Geral do TOTVS Folha de Pagamento. 1.1 Objetivos Intrucionais Ao término deste treinamento, você terá o conhecimento dos processos de negócios que podem ser gerenciados pelo módulo TOTVS Folha de Pagamento. 1.2 Conhecendo o TOTVS Folha de Pagamento O nível de exigência e competitividade das organizações é cada vez mais elevado. Empresas de todos os portes precisam de uma gestão eficaz com processos integrados e rapidez nos fluxos de informações. Com o objetivo de otimizar o desempenho dos processos de negócios, as empresas buscam ferramentas para auxiliar na gestão. Estamos falando de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que armazenam informações estratégicas da empresa, proporcionando aos gestores uma visão geral e precisa do negócio, facilitando assim, as tomadas de decisões. O TOTVS Folha de Pagamento é um dos softwares de gestão integrada empresarial da linha RM, que promove a eficiência nos processos que envolvem a Administração de Pessoal, garantindo uma gestão segura. Suas características funcionais visam permitir a automação das rotinas fundamentais do departamento pessoal de uma empresa que priorizam fatores como agilidade, qualidade e eficiência na execução das tarefas existentes no mesmo. Focada em controle para aumento da produtividade e nos serviços de autoatendimento para a descentralização de seus processos, a solução cria condições para que os líderes concentrem seus esforços no aprimoramento dos processos, na excelência operacional e administração de pessoal alinhado ao planejamento estratégico da empresa. Em síntese, este sistema possui recursos flexíveis que permitem uma racionalização das informações cadastradas e otimização das operações e rotinas da área de departamento pessoal, através de suas divisões funcionais internas e as integrações com os outros módulos da linha RM. Além de integrar a todos os módulos do segmento de Recursos Humanos, ele ainda integra a outras áreas estratégicas da empresa como: Educacional, Gestão Contábil e Financeira (Backoffice), Construção e Projetos. TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral 3

4 A seguir, vamos conhecer algumas características dos processos do TOTVS Folha de Pagamento. 1.3 Admissão de Pessoal A Admissão de Pessoal de uma empresa é o processo inicial para a Administração de Pessoal e corresponde à gestão de funcionários da empresa. O TOTVS Folha de Pagamento oferece às empresas uma gestão de pessoal altamente qualificada, que proporciona aos profissionais da área de Departamento Pessoal da empresa uma gestão estratégica, tendo como principais características: Admissão de Funcionários, permitindo a inclusão, edição e exclusão de registro de funcionários da organização, podendo integrar a solicitações de contratação feitas através das requisições do TOTVS Gestão de Pessoas; Administração de dependentes, permitindo o controle de dependentes dos funcionários da organização, possibilitando descontos de pensão alimentícia e dedução de IRRF, dentre outros cálculos; Alterações Globais, permitindo alterar globalmente algumas informações do cadastro, podendo integrar essas alterações com solicitações de alterações funcionais feitas através das requisições do TOTVS Gestão de Pessoas. 4 TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral

5 1.4 Vale Transporte O processo Vale Transporte permite a gestão de tarifas e linhas de transporte para a realização de solicitações de compra, entrega e desconto do vale transporte para os funcionários da organização que optaram por tal desconto. O TOTVS Folha de Pagamento, oferece às empresas uma gestão de vale transporte qualificada e eficaz, tendo como principais características: Tarifas, é possível manter todo o histórico de tarifas de transporte fornecidas pela organização; Linhas de Transporte, através desse cadastro podemos administrar todas as linhas de transporte utilizadas pelos pessoas da organização e alimentar essas linhas com as tarifas previamente cadastradas; Alterações Globais, permitindo alterar globalmente informações do cadastro do funcionário referentes à opção pelo vale transporte, como dias úteis mês e próximo mês. 1.5 Gestão Férias O processo Gestão Férias corresponde ao controle do período de gozo o qual todo empregado tem direito anualmente, e que corresponde à interrupção da prestação de seu trabalho sem prejuízo de sua remuneração habitual. Uma boa gestão de férias proporciona aos gestores e funcionários da empresa uma melhor organização de pessoal. Pensando em manter um alto nível de qualidade na gestão de férias de uma empresa, o módulo TOTVS Folha de Pagamento oferece às empresas uma completa administração das férias desde solicitações, passando por um fluxo de aprovações, até a criação de um novo período aquisitivo, tendo como principais características: Acerto de Período Aquisitivo, através do qual é realizado o acerto no período aquisitivo existente no histórico de férias do funcionários observando dias de faltas e afastamentos ocorridos dentro do período em aberto; Marcação de Férias, através do qual é feito o cadastramento das férias dos funcionários, tal processo pode passar por um fluxo de aprovações no qual o funcionário sugere ao seu gestor imediato um período para gozo de suas férias, podendo esse período ser aprovado ou alterado pelo gestor, ficando o cadastro disponível para o usuário de DP realizar os demais processos; Escala de Férias, através dessa escala é possível ter o controle das férias marcadas de toda uma equipe de trabalho, o que possibilita ter um controle de disponibilidade da equipe em determinado período; Cálculo das férias, no qual são executados o cálculo das férias propriamente dito, com possibilidade de evento adicional de férias e cálculo de média, ainda possibilitando provisionar férias futuras; Cancelamento de férias, que permite cancelar férias já marcadas ou calculadas e que ainda não tenham sido pagas; Lançamento de férias, que executa o lançamento dos eventos discriminados no recibo de férias no mês para o envelope de pagamento do funcionário para recolhimentos dos encargos sociais; TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral 5

6 Finalização do período, que corresponde ao encerramento do período aquisitivo gozado e abertura de um novo, acertando a situação do funcionário; Diferença de férias, processo que possibilita o cálculo de diferenças salariais em períodos em que o funcionário estava de férias. 1.6 Folha Mensal No processo Folha Mensal realizamos os cálculos utilizados na folha de pagamento. O objetivo é mostrar como eles são realizados pelo sistema, de forma que os processamentos passem a ser entendidos na forma mais próxima de sua utilização diária. Os processos são simples, porém em alguns casos, é necessário estar atento aos dados que são informados, pois o correto cálculo da folha de pagamento depende das informações que são prestadas. O módulo TOTVS Folha de Pagamento, possibilita diversas formas para cálculo e controle das remunerações pagas ou descontadas do funcionário, tendo como principais características: Configurações de Afastamentos, corresponde à parametrização dos afastamentos previstos em lei; Ficha Financeira, corresponde à administração dos períodos de pagamento efetuados aos funcionários da empresa; Adiantamento Salarial, corresponde à configuração para cálculo do pagamento e desconto do adiantamento quinzenal; Importações de movimento, que possibilita importar diversas movimentações para o envelope de pagamento do funcionário, inclusive de outros aplicativos; Entrada de Dados, que possibilita entrar com outros valores a serem pagos ocasionalmente na folha de pagamento, como horas extras, pode ser realizada via sistema ou auto-atendimento (web); Controle de Faltas, corresponde ao controle dos dias efetivos de faltas durante um período para a correta validação nos cálculos de período aquisitivo de férias e avos de 13º salário; Pensão alimentícia, corresponde a configuração para desconto da pensão alimentícia; Empréstimos, corresponde a configuração para desconto de empréstimo automático em folha; Lançamentos globais, que corresponde aos lançamentos que serão realizados para o envelope de pagamento do funcionário, como desconto do vale transporte, licença maternidade, desconto de empréstimos e demais pagamentos e descontos referentes à folha de pagamento mensal do funcionário; Cancelamento, bloqueio e recálculo do movimento, possibilita cancelar cálculos indevidos, bloquear períodos de pagamento já conferidos e pagos, assim como recalcular períodos que foram alterados e necessitam de recálculo para acerto dos valores já calculados anteriormente; Diferença salarial, permite o cálculo de diferença de salários pagos em períodos anteriores seja relativo à convenções coletivas ou valores que não foram pagos corretamente em virtude de parametrização inconsistente; Relatórios de conferência, possibilita a geração de diversos relatórios que irão auxiliar na conferência dos valores lançados na folha de pagamento dos funcionários, como crítica da folha e folha analítica. 6 TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral

7 1.7 Rescisão Contratual O processo Rescisão Contratual consiste no término do vínculo empregatício. No cálculo de uma rescisão a empresa é responsável pelo pagamento de algumas verbas, e em alguns casos ela deve receber valores por parte do funcionário. O módulo TOTVS Folha de Pagamento, permite que tenhamos um processo de rescisão semelhante ao da Folha de Pagamento, porém, um pouco mais complexo, exigindo maior atenção na sua elaboração, pois será o último pagamento efetuado ao empregado. Também é preciso observar, as regras contidas no 13º Salário e Férias, tendo como principais características: Demissão, que corresponde ao cadastro e cálculo da rescisão contratual propriamente dita, podendo integrar com solicitações de transferência de CNPJ ou desligamento através de requisições do TOTVS Gestão de Pessoas; Cancelamento, permite o cancelamento de rescisões calculadas e que ainda não foram pagas; Rescisão coletiva, corresponde ao cadastro e cálculo de rescisões contratuais de diversos funcionários ao mesmo tempo; Rescisão Complementar, permite o cálculo de diferença de valores pagos em rescisão seja relativo à convenções coletivas ou de valores que não foram pagos corretamente em virtude de parametrização inconsistente; Homolognet, assistente que irá auxiliar o usuário na geração do termo de rescisão eletrônico; Relatórios, possibilita a geração de diversos relatórios que irão auxiliar na conferência dos valores lançados na rescisão ou no recolhimento dos encargos sociais referentes aos valores pagos em rescisão, termo de rescisão contratual, GRRF ou GRFC, dentro outros, como aviso prévio. 1.8 Encargos e Obrigações Sociais O processo Encargos e Obrigações Sociais consiste na geração de valores para recolhimento de encargos sociais e guias de informações sociais. O módulo TOTVS Folha de Pagamento, possibilita a geração das guias de recolhimento dos encargos sociais (FGTS, INSS, IRRF e Contribuição Sindical) e de informações sociais (CAGED), além de gerar lotes contábeis e lançamentos financeiros, podendo integrar esses valores com o TOTVS Gestão Contábil e TOTVS Gestão Financeira, tendo como principais características: INSS, que corresponde à configuração e geração da Guia de INSS conforme lotações da empresa, podendo ser impresso em formulário próprio; SEFIP, corresponde à geração do arquivo de SEFIP.RE conforme leiaute da Caixa Econômica Federal; CAGED, relação dos empregados e desempregados do mês que deve ser enviada ao Ministério do Trabalho; Contribuição Sindical, se refere à geração da guia de recolhimento da contribuição sindical GRCSU; Contabilização, permite gerar os lotes contábeis, rateado por centro de custo ou não, dos valores lançados na folha de pagamento dos funcionários e provisionar férias e 13º salário, podendo integrar esses lotes ao TOTVS Gestão Contábil; Financeiro, permite gerar lançamentos financeiros dos valores lançados na folha de pagamento dos funcionários, sendo que estes podem ser rateados por centro de custo e integrar com o TOTVS Gestão Financeira. TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral 7

8 1.9 Encerramento da Folha O processo de Encerramento da Folha consiste no fechamento da folha mensal, devendo finalizar férias e liberar a competência da folha, para inserção de uma nova. O módulo TOTVS Folha de Pagamento, possibilita um encerramento da folha consistindo os dados da base e alimentando a ficha financeira dos funcionários, tendo como principais características: Análise da base de dados, através do qual é possível validar dados cadastrais inconsistentes; Manutenção de ficha financeira, consiste na transferência dos registros da ficha financeira para a ficha complementar; Encerramento da competência, consiste na liberação da competência vigente e abertura de uma nova Décimo Terceiro Salário O processo Décimo Terceiro Salário consiste no cálculo e pagamento da gratificação salarial instituída pela Lei n.º 4.090, de 13 de julho de O módulo TOTVS Folha de Pagamento, possibilita toda a configuração para cálculo e pagamento do 13º Salário aos funcionários da empresa, tendo como principais características: Cálculo, inclui configuração de média, cálculo e lançamento de 1ª e 2ª parcela do 13º Salário; Diferença, processo que possibilita o cálculo de diferenças salariais referentes a valores de 13º salário já pagos e que devem ser reajustados Rotinas Anuais O processo Rotinas Anuais consiste na emissão dos arquivos contendo algumas informações sobre os funcionários da empresa, seja cadastral ou financeiro. O módulo TOTVS Folha de Pagamento, possibilita a geração desses dados que são referentes à admissões, demissões, remunerações, afastamentos e valores que integram o cálculo do IRRF, tendo como principais características: DIRF, que consiste a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte feita pela fonte pagadora destinada à Receita Federal, no ano base, para seus beneficiários; Informe de Rendimentos, documento que a empresa emite e entrega aos seus funcionários com as informações de remunerações que serão utilizadas na declaração do IRRF de pessoa física; RAIS, instrumento de coleta de dados indispensável para atender às necessidades da legislação da nacionalização do trabalho, de controle dos registros do FGTS, dos sistemas de arrecadação e de concessão de benefícios previdenciários, de estudos técnicos de natureza estatística e atuarial e de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP. 8 TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral

9 1.12 Fiscalização Trabalhista O processo Fiscalização Trabalhista consiste na geração dos arquivos digitais e relatórios da folha de pagamento solicitados por um fiscal da Receita Previdenciária ou Federal. O módulo TOTVS Folha de Pagamento, possibilita a geração desses arquivos fiscais de maneira simples e de fácil manuseio dos usuários, tendo como principais características: MANAD, documentação técnica completa e atualizada dos sistemas de processamento eletrônico de dados da empresa, bem como os arquivos digitais com as informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas; Instrução Normativa 86, consiste na geração dos arquivos e relatórios específicos de folha de pagamento Mudança de Dados O processo Manutenção de Dados possui funcionalidades que auxiliam no tratamento de dados a serem importados para o sistema e exportados para arquivo texto, assim como, interação de processos do sistema com o usuário através de disparo de mensagens na tela ou através de . O módulo TOTVS Folha de Pagamento, possibilita diversas manutenções, tendo como principais características: Importações e exportações de dados, consiste na importação de arquivos textos para alimentar os cadastros do sistema,, arquivos de fotos em JPG ou JPEG para identificação do funcionário, assim como, exportar dados para outros aplicativos ou para o próprio aplicativo de folha; Avisos Automáticos, corresponde ao emissão de avisos automáticos seja em mensagem impressa na tela ou através de envio de de processos internos do sistema como rescisão contratual, férias, dentre outros Integração O módulo TOTVS Folha de Pagamento possui integração com vários processos de negócios da empresa, destacamos: Integração Automação de Ponto (tem como objetivo lançar a movimentação de ponto do funcionário para o envelope de pagamento); Integração Gestão de Pessoas (tem como objetivo realizar processos de admissão, demissão, movimentação de pessoal e promoção através do uso de requisições, assim como, realizar o lançamento de benefícios vinculados aos funcionários e através dos registros de atestado médico, gerar afastamentos); Integração Segurança e Saúde Ocupacional (tem como objetivo gerar os exames pendentes para os funcionários, gerenciar membros da CIPA e realizar empréstimo de EPI para os funcionários da empresa). Também é possível integrar com o segmento Backoffice, através dos módulos TOTVS Gestão Contábil e TOTVS Gestão Financeira (tem como objetivo emitir os lotes contábeis e lançamentos financeiros referente à folha de pagamento), com o segmento Educacional, através do módulo TOTVS Educacional (tem como objetivo gerenciar a folha de pagamento dos professores) e com o segmento Projetos, através do módulo Construção e Projetos (tem como objetivo calcular o custo da mão de obra). TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral 9

10 1.15 Folha Educacional O processo Folha Educacional consiste na integração com o TOTVS Educacional que objetiva calcular a Folha de Pagamento do Professor e os Encargos Trabalhistas / Previdenciários dos mesmos. O módulo TOTVS Folha de Pagamento, possibilita realizar duas formas distintas para o cálculo desse movimento, tendo como principais características: Reprogramação Salarial que corresponde à reprogramação dos salários dos professores conforme valores enviados pelo TOTVS Educacional; Movimento de Ensino que corresponde ao cálculo do salário dos professores conforme titulação do professor Simulação A seguir, assista a uma simulação da interface (MDI) do TOTVS Folha de Pagamento. 10 TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral

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18 1.17 Conclusão Neste treinamento você conheceu: Admissão de Pessoal Vale Transporte Gestão Férias Folha Mensal Rescisão Contratual Encargos e Obrigações Sociais Encerramento da Folha Décimo Terceiro Salário Rotinas Anuais Fiscalização Trabalhista Manutenção de Dados Integração Folha Educacional 18 TOTVS Folha de Pagamento Visão Geral