Gestão de Terceirização ABB

Transcrição

1 Outsourcing Gestão de Terceirização ABB Gestão de Contratos Outsourcing São Paulo, Julho de 2015 Gestão de Contratos Página 1

2 Agenda Objetivo Sobre a Level Group Detalhes da Solução Benefícios da Solução Gestão de Contratos Página 2

3 Objetivo Apresentação Level Group Novo Processo de Gestão de Contratos ABB Treinar os Compradores e Aprovadores da ABB referente: Catalogação de Contratos Aprovação de Contratos Gestão de Contratos Página 3

5 Sobre a Level Group Uma história construída durante 8 anos Gestão de Contratos Página 5 Página 5

6 Verticais de Negócio Outsourcing Consultoria Desenvolvimento Organizacional Outsourcing Soluções & Tecnologia Redução de Custos Redesenho de Processos Diagnósticos e Assessments Soluções Logísticas Treinamentos Games Direcionados Processo de Hunting Coaching BPO Operação de Compras Gestão de Contratos e Terceiros Gestão de Relacionamento PMO Change Management Central de Compras E-proc / e-gov Parametrizações Desenvolvimentos Leilões Eletrônicos Gestão de de Contratos Terceirização Página 6 Página 6 Level Group Todos os Direitos Reservados

7 Algumas empresas que fazem parte do portfólio de clientes Agronegócios Automotivo Bens de Consumo Companhia Aérea Construção Civil Indústria Têxtil Instituições Financeiras Varejo Mineração Cosméticos Outras Indústrias Siderurgia Energia Telecomunicações Gestão de Contratos Página 7

9 Macrofluxo da Solução Gestão de Contratos Página 9

10 Detalhe da Solução de Gestão de Terceirização Gestão de Contratos Página 10

11 Macrofluxo Processo As macro atividades que serão realizadas pela Level estão descritas abaixo: PRÉ - CONTRATAÇÃO CONTRATAÇÃO CONTROLE MENSAL AUDITORIA EM CAMPO PRÉ-CONTRATAÇÃO Análise dos aspectos fiscais, tributários, trabalhistas do fornecedor. CONTRATAÇÃO Análise da minuta e discussão das questões de contratação. CONTROLE MENSAL Administração e validação da documentação dos terceiros do contrato AUDITORIA EM CAMPO Análise da minuta e discussão das questões de contratação. CADASTRO FORNECEDOR -Análise financeira - Análise trabalhista CADASTRO CONTRATO -Aprovação eletrônica do contrato - Carga atualizada dos prestadores - PT para OffSite e OnSite MONITORAÇÃO TERCEIROS -Monitoração mensal de terceiros - Bloqueio de terceiros AUDITORIA EM CAMPO - Relatório Gestão de Contratos Página 11 Página 11

13 Benefícios do novo sistema de gerenciamento de Contratos ABB Controle e gestão efetivos dos contratos; Padronização de processos e procedimentos na Aprovação e Gestão de contratos; Redução de riscos de multas descumprimento da obrigações contratuais; Transparência; Visibilidade; Centralização do fluxo de aprovação de contratos; Identificação dos gargalos do processo; Melhoria no planejamento; Indicadores, por meio de relatórios que permitem, estabelecer métricas para gestão. Gestão de Contratos Página 13

15 O processo de Gestão de Contratos seguirá os seguintes passos: 1. Catalogação do Contrato 2. Submissão do Contrato à Aprovação Gestão de Contratos Página 15

16 Acesso ao sistema 1º Informe o usuário e senha informados no . Gestão de Contratos Página 16

17 Acesso ao módulo de Gestão de Contratos 1º Clicar Módulo Gestão de Contratos 2º Nome do usuário Gestão de Contratos Página 17

18 Cadastro de Contrato para Aprovação 3º Clicar em Novo 1º Clicar em Controle 2º Clicar em Contratos Gestão de Contratos Página 18

19 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º Clicar na Lupa 3º Clicar em OK 2º Informar dados para pesquisa 4º Selecionar o resultado da pesquisa correspondente Gestão de Contratos Página 19

20 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º Informar os dados dos representantes legais do Fornecedor 2º Informar os dados do Responsável pelo contrato no Fornecedor Gestão de Contratos Página 20

21 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º Informar os dados dos representantes legais da ABB 2º Informar os dados das testemunhas Gestão de Contratos Página 21

22 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º O tipo de documento é um dos critérios que determina a seleção da minuta padrão 2º Documento Pai é o documento principal o contrato e um exemplo de Documento Relacionado é um contrato de fiança realizado para atender a uma exigência de outro contrato. Gestão de Contratos Página 22

23 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º O grupo de contrato é um dos critérios que determina a seleção da minuta padrão Gestão de Contratos Página 23

24 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º Informar se há terceiro ou não no contrato 2º Selecionar o tipo de Serviço em Site 4º Ao selecionar minuta padrão sim será habilitado campo apenas para a aprovação do Supply Manager 3º Selecionando Sim em Minuta Padrão, o sistema usará as minutas pré aprovadas pelo jurídico Gestão de Contratos Página 24

25 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º De acordo com o Grupo de Contrato selecionado serão informados os Anexos compatíveis, e devem ser selecionados os tipos necessários Gestão de Contratos Página 25

26 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º Sendo selecionado(s) algum (ns) Anexo(s) devem ser salvo (s) o (s) arquivo (s) em formato zip e clicar em escolher arquivo e depois em inserir arquivo Gestão de Contratos Página 26

27 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º Sendo selecionado não no campo Minuta Padrão é necessário anexar um arquivo com a minuta contratual correspondente 2º Sendo selecionado não no campo Minuta Padrão serão disponibilizados 2 Aprovadores, de dois departamentos um de Compras e outro do Jurídico Gestão de Contratos Página 27

28 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º Informar as datas: de início de vigência, término de vigência, reajuste, data para aviso do término de contrato e a data de assinatura. Gestão de Contratos Página 28

29 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º Informar os dados técnicos do Contrato Gestão de Contratos Página 29

30 Catalogação de Contrato para Aprovação 1º Informar os dados financeiros do Contrato 2º Quando compatível anexar o arquivo correspondente a Análise Financeira 3º Preencher os campos referentes a penalidade e garantias 4º Concluído o Cadastro clique em Salvar Gestão de Contratos Página 30

31 Aprovação de Contrato 1º Após o documento salvo é gerado um código de cadastro 2º Após o documento salvo é habilitado o ícone que permite iniciar a Aprovação Gestão de Contratos Página 31

32 Aprovação de Contrato 1º Ao acionar o ícone Submeter a Aprovação será informado o Aprovador para validação antes de iniciar a Aprovação Gestão de Contratos Página 32

33 Aprovação de Contrato 1º Ao acionar o ícone Submeter a Aprovação será habilitado o ícone Cancelar Aprovação que permite ao Comprador cancelar a Aprovação caso seja necessário Gestão de Contratos Página 33

34 Aprovação de Contrato 1º Ao acionar o ícone Cancelar a Aprovação será habilitado o ícone Submeter a Aprovação que permite ao Comprador reiniciar a Aprovação após os ajuste(s) necessário(s) Gestão de Contratos Página 34

35 Aprovação de Contrato 1º Ao acionar o ícone Submeter a Aprovação é gerado um de aviso para o Aprovador 2º Para aprovação basta cliclar no ícone Gestão de Contratos Página 35

36 Aprovação de Contrato 1º Ao clicar no link o Aprovador deverá informar usuário e senha Gestão de Contratos Página 36

37 Aprovação de Contrato 2º Nome do usuário 1º Ao informar usuário e senha o sistema direcionará diretamente para tela onde está o contrato. Gestão de Contratos Página 37

38 Aprovação de Contrato 1º Link de acesso ao contrato Gestão de Contratos Página 38

39 Aprovação de Contrato 1º Ao clicar no link abrirá a pasta para o acessar o arquivo zip Gestão de Contratos Página 39

40 Aprovação de Contrato 1º No final da tela está o campo para Aprovação do Contrato Gestão de Contratos Página 40

41 Aprovação de Contrato 1º de aviso ao comprador acerca da conclusão da aprovação 2º Após a aprovação do Contrato o Fornecedor receberá um aviso por para que faça a carga dos terceiros e documentos cadastrais Gestão de Contratos Página 41

42 Aprovação de Contrato 1º de aviso ao comprador acerca da Reprovação do Contrato Gestão de Contratos Página 42

43 Aprovação de Contrato 1º O aprovador para consultar os contratos em aprovação basta clicar no ícone Aguardando minha aprovação Gestão de Contratos Página 43

44 Aprovação de Contrato 2º Nome do usuário 1º O Comprador para consultar os contratos em aprovação basta clicar no ícone Aguardando Aprovador e informar o Aprovador ou selecionar ícone Em Aprovação Gestão de Contratos Página 44

45 Aprovação de Contrato 2º Nome do usuário 1º Para localizar um contrato basta informar o código de cadastro e acionar o ícone Pesquisar Gestão de Contratos Página 45

46 Obrigada! Outsourcing Ediléia Miranda Gestão de Contratos /levelgroupbr São Paulo: +55 (11) Recife: +55 (81) México: +52 (55) Peru: +51 (1) Gestão de Contratos Página 55