Gestão de Terceirização ABB

Transcrição

1 ABB Treinamento Fornecedores Outsourcing São Paulo, 2015 Página 1

2 Agenda Objetivo Sobre a Level Group Detalhes da Solução Benefícios da Solução Cronograma Utilização da Ferramenta Página 2

3 Objetivo Apresentação Level Group Novo Processo de Gerenciamento de Fornecedores ABB Treinar os Fornecedores de Serviços da ABB referente: Cronograma de integração de terceiros e documentos cadastrais Cronograma mensal de entrega (do 10º à 24º dia de cada mês) Utilização da ferramenta de Gestão de Terceiros ABB e checklist de documentos (terceiros, cadastrais e mensal) Página 3

5 Sobre a Level Group Uma história construída durante 8 anos Página 5

6 Verticais de Negócio Consultoria Desenvolvimento Organizacional Outsourcing Soluções & Tecnologia Redução de Custos Redesenho de Processos Diagnósticos e Assessments Soluções Logísticas Treinamentos Games Direcionados Processo de Hunting Coaching BPO Operação de Compras Gestão de Contratos e Terceiros Gestão de Relacionamento PMO Change Management Central de Compras E-proc / e-gov Parametrizações Desenvolvimentos Leilões Eletrônicos Página 6

7 Algumas empresas que fazem parte do portfólio de clientes Agronegócios Automotivo Bens de Consumo Companhia Aérea Construção Civil Indústria Têxtil Instituições Financeiras Varejo Mineração Cosméticos Outras Indústrias Siderurgia Energia Telecomunicações Página 7

9 Macrofluxo da Solução Página 9

10 Detalhe da Solução de Página 10

11 Macrofluxo Processo As macro atividades que serão realizadas pela Level estão descritas abaixo: PRÉ - CONTRATAÇÃO CONTRATAÇÃO CONTROLE MENSAL AUDITORIA EM CAMPO PRÉ-CONTRATAÇÃO CONTRATAÇÃO CONTROLE MENSAL AUDITORIA EM CAMPO Análise dos aspectos fiscais, tributários, trabalhistas do fornecedor. Análise da minuta e discussão das questões de contratação. Administração e validação da documentação dos terceiros do contrato Análise da minuta e discussão das questões de contratação. CADASTRO FORNECEDOR -Análise financeira - Análise trabalhista CADASTRO CONTRATO -Aprovação eletrônica do contrato - Carga atualizada dos prestadores - PT para OffSite e OnSite MONITORAÇÃO TERCEIROS -Monitoração mensal de terceiros - Bloqueio de terceiros AUDITORIA EM CAMPO - Relatório Página 11

13 Benefícios do novo sistema de gerenciamento de fornecedores ABB - Tertius Maior controle com seus contratos de terceirização, visando reduzir passivos trabalhistas; Controle e gestão efetivos da terceirização praticada, considerando a PL 4330/04; Padronização de processos e procedimentos na gestão de terceiros em toda a organização; Redução de riscos de multas na fiscalização do Ministério do Trabalho e Previdência Social; Redução de riscos de imagem institucional; Atender as determinações legais e adequação às normas governamentais do e-social. Página 13

15 Cronograma para documentos de terceiros e cadastrais - Integração A entrega de documentos individual de terceiros e cadastrais ocorre após aprovação do contrato pelo Gestor de Serviços no mês vigente: De 1 a 30 do mês Fornecedor Equipe Level Group Gestor de Serviços Entregar documentação individual de terceiros e documentos cadastrais conforme ramo de atividade Receber documentação e efetuar aprovação ou reprovação individual de terceiros e de documentos cadastrais Realiza a liberação ou reprovação dos terceiros Em Até 15 dias Fornecedor realiza novo upload de documentação. Se Terceiro Reprovado Página 15

16 Cronograma para entrega da documentação trabalhista, previdenciária, tributária e de segurança e saúde do trabalho. Entrega de documentos por parte dos fornecedores ocorre do 15º ao 25º dia de cada mês, referente a competência anterior ao mês vigente: De 15 à 25 do mês De 15 à 25 do mês 26º ao 14º dia do mês seguinte Entregar a documentação mensal kit trabalhista anterior ao mês vigente (através da ferramenta) Receber e verificar e documentação anterior ao mês vigente (através da ferramenta) Avaliar a documentação e registrar a análise, anterior ao mês vigente (através da ferramenta) 14º dia útil do mês Emissão de Relatórios e Plano de Ação Legenda: Fornecedores Level Até 15º dia do mês recebem relatórios e resultado da análise por (Gestores, Fornecedores, ABB e demais envolvidos no processo de Gestão) Página 16

17 Cronograma de Análise Mensal e Fluxo de Liberação/Bloqueio Faturamento ABB Entrega de documentos por parte dos fornecedores ocorre do 15º ao 25º dia de cada mês, referente a competência anterior ao mês vigente: De 15 à 25 do mês (pertinência mesmo mês) De 15 à 30 do mês De 26 vigente ao 14º seguinte Entregar a documentação mensal e de pendências do mês anterior ( kit trabalhista, previdenciário, tributário e de SST (através da ferramenta) Verificar entregas de documentos e enviar status para ABB efetuar liberação/boquei ode faturamento ( Verificação cara crachá) (1º faturamento ABB dia 5 de cada mês Analisar entregas de mensal do mês anterior ao vigente e enviar status para ABB efetuar liberação/bloqueio de faturamento ( 2º faturamento ABB dia 20 de cada mês De 01 à 04 De 15 à 30 do mês Legenda: Fornecedores Level Gestor ABB Decisão cara crachá(pertinência mês anterior) (liberação/bloqueio) Decisão de análise (pertinência mês anterior) (liberação/bloqueio) Página 17

19 Tertius Utilização da Ferramenta Acesso a ferramenta: Acessar através do endereço - com o usuário e senha que serão disponibilizados no seu 1º Clique em Fornecedor (Já sou cadastrado) e informe o usuário e senha informados no . Página 19

20 Tertius Utilização da Ferramenta Redefinição de senha: No primeiro acesso, será obrigatório definir uma nova senha (nos acessos seguintes não será necessário alterar senha) 1º Informar a senha atual aqui. 2º Informar a nova senha aqui. 3º Confirmar a nova senha aqui Página 20

21 Tertius Utilização da Ferramenta Upload: Planilha de Terceiros 1º Clicar Controle Docs Terceiros 2º Fazer download da planilha Excel, preencher dados e salvar 3º Selecionar arquivo salvo 4º Importar planilha Página 21

22 Tertius Utilização da Ferramenta Upload: Planilha de Terceiros 5º Após importação, o sistema listará todos os terceiros da planilha nesta tabela. Página 22

23 Tertius Utilização da Ferramenta Upload: Documentos de Terceiros 1º Clicar Controle Docs Terceiros 2º Selecionar documentos para upload 3º Submeter documentação para análise Página 23

24 Tertius Utilização da Ferramenta Análise: Documentos de terceiros em análise Documentação em Análise IMPORTANTE: Em caso de reprovação, será enviado um para nova postagem do(s) documentos e/ou terceiros reprovados Página 24

25 Tertius Utilização da Ferramenta Upload: Upload de Documentos Cadastrais 1º Clicar em contratos e Docs. Cadastrais 2º Selecionar documentos para upload 3º Preencher data da emissão do documento 4º Submeter documentação para análise Página 25

26 Tertius Utilização da Ferramenta Análise: Documentos Cadastrais Documentação em Análise Página 26

27 Tertius Utilização da Ferramenta Upload: Documentos Mensais 1º Selecione a opção Doc. Trabalhista 3º Selecione o ano 2º Selecione a opção Lista de Pendência 4º Selecionar o contrato. IMPORTANTE: para cada contrato deve ser feito o upload de uma documentação. 5º Clicar em Pesquisar 6º Após o sistema trará uma tabela com todas as competências do ano e contrato selecionado.em seguida clicar na seta azul onde será listado o Check List mensal e as competências anteriores Página 27

28 Tertius Utilização da Ferramenta Upload: Documentos Mensais 1º Selecione a opção Doc. Trabalhista 2º Clicar em Lista de Pendências SST 3º Selecionar documentos para upload 4º Preencher data da emissão do documento 5º Submeter documentação para análise IMPORTANTE: Após submeter a documentação estará em análise. Página 28

29 Tertius Utilização da Ferramenta Gerais: Submeter documentação e comentários 1º Ir ao final da página para finalizar a revalidação. OBRIGATÓRIA inserção dos seus comentários para justificativas sobre o resultado da análise da Level Group ou solicitação de isenção de itens do Check List quando não houver Exemplo: Admissão, Demissão, CAGED, Férias e Ocorrências de Segurança e Saúde do Trabalho (itens). Nota: Usar o botão salvar para anexar documentos, quando a documentação ainda não estiver completa. 2º Após o processo submeter novamente a documentação para análise. Fim do processo. Página 29

30 Tertius Modelo de Relatório Mensal Relatório: Mensal Página 30

31 Tertius Utilização da Ferramenta CPF DO TERCEIRO STATUS Regras de Preenchimento: NOME DO TERCEIRO CARGO ADMISSÃO DEMISSÃO PIS SALÁRIO COMPETÊNCIA CNPJ FORNECEDOR CODRH ÁREA ATUAÇÃO SITE Coluna: CPF (Campo de preenchimento Obrigatório e formato texto) Será criticado caso de: CPF inválido ou campo vazio; caracteres especiais ou dados incompletos) Coluna: Status (Campo de preenchimento Obrigatório) Conteúdo permitido: Ativo ou Inativo. Será criticado caso não preenchido adequadamente e não permitirá importação da planilha toda. Preenchimento coluna Crítica: Status inválido e será aceito Ativo ou Inativo. Coluna: Nome (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado se vazio e não permitirá importação da planilha. Preenchimento coluna Crítica: Nome em branco. Coluna: Cargo (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado se vazio e não permitirá importação da planilha toda Preenchimento coluna Crítica: Cargo em branco. Coluna: Data Admissão (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado se vazio e não permitirá importação da planilha Preenchimento coluna Crítica: Data Admissão em branco Coluna: Data Demissão Campo deverá ser preenchido caso terceiro seja demitido. Coluna: PIS (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado caso PIS inválido ou campo vazio Coluna: Salário (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado em caso de campo vazio Coluna: Competência (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado se vazio e não permitirá importação da planilha Preenchimento coluna Crítica: Competência Inicial em branco. Coluna: CNPJ Fornecedor (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado se vazio, se inválido e se não localizado no cadastro de fornecedores, e não permitirá importação da planilha Preenchimento coluna Crítica: CNPJ Fornecedor Inválido Coluna: CODRH (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado caso não localizado e não permitirá importação do registro. Preenchimento coluna Crítica: RHEvolution não localizado Coluna: Área Atuação (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado caso não localizado e não permitirá importação do registro Preenchimento coluna Crítica: Área Atuação não localizado. Coluna: Site (Campo de preenchimento Obrigatório) Será criticado se vazio, e não permitirá importação da planilha Preenchimento coluna Crítica: Site inválido, preencha com ON ou OFF. Página 31

32 Tertius Utilização da Ferramenta Relação de Documentos de Contratação exigidos por Perfil de Terceiro, para a Criação de Contratos: Documentos Vigência Sócio Sócio Subcontratado Contratado de agência de emprego - sob regime CLT Contratado de agência de emprego - sob regime Lei Contratos Temporários Perfil do Terceiro - Documentação de Contratação Autônomo contratado pelo Terceiro Aprendiz Sub-contratado pelo Terceiro - sob regime CLT (quarterizado) Carteira de Trabalho 1 ano X X X Empregado do Terceiro - sob regime CLT Empregado do Terceiro - sob regime Lei Contratos Temporários Estagiário da empresa contratada Contrato de Trabalho 1 ano X X X X X X Contrato de Trabalho de Agência 1 ano X Contrato Firmado entre Contratada ABB e Subcontratada 1 ano X Contrato Social e Alterações 1 ano X X Ficha de Registro 1 ano X X X Termo de Anuência ABB 1 ano X X Página 32

33 Checklist Documental Criação de Contrato por Perfil de Terceiro (Docs. de Segurança e Trabalho On-Site) Relação de Documentos de Segurança e Trabalho On-Site exigidos por Perfil de Terceiro, para a Criação de Contratos: Perfil de Terceiro - Documentos de Segurança e Trabalho On-Site Perfil de Terceiro (SST) Documentos de Segurança Vigência Documentos de Saúde Vigência Aso tipo A * EXAME CLÍNICO (sem exposição à fábrica) 1 ano Área Administrativa (com ou sem exposição da fábrica) Área Fabril Área Fabril com Exposição a Risco Elétrico Área Fabril com Exposição a Altura Área Fabril com Exposição a Risco Elétrico e Altura Área Fabril (pontista empilhadeirista motorista) - nenhum documento Aso tipo B * EXAME CLÍNICO, EXAME AUDIOMETRIA (com exposição esporádica à fábrica) - nenhum documento Aso tipo D * EXAME CLÍNICO, EXAME DE AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA COMPLETO COM PLAQUETAS, GLICEMIA DE JEJUM, ECG, EEG 1 ano Aso tipo C - Certificado de Treinamento NR 10 2 anos * EXAME CLÍNICO, EXAME DE AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA 1 ano COMPLETO COM PLAQUETAS Aso tipo C - Certificado de Treinamento NR 35 2 anos * EXAME CLÍNICO, EXAME DE AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA 1 ano COMPLETO COM PLAQUETAS - Certificados de Treinamento NR 35 e NR 10 - CNH - Certificados de Operador de Ponte Rolante ou Empilhadeira 2 anos Espaço Confinado - Certificado de NR 33 2 anos Restaurante - nenhum documento 2 anos Aso tipo C * EXAME CLÍNICO, EXAME DE AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA COMPLETO COM PLAQUETAS Aso tipo E * EXAME CLÍNICO, ACUIDADE VISUAL, EXAME DE AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA COMPLETO COM PLAQUETAS, GLICEMIA DE JEJUM, ECG, Aso tipo F * EXAME CLÍNICO, AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA COMPLETO COM PLAQUETAS, ACUIDADE VISUAL, GLICEMIA DE JEJUM, ECG, EEG, Aso tipo A * PPF - PROTOPARASITOLÓGICO, HEMOGRAMA COMPLETO, 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano Página 33

34 Checklist Documental Criação de Contrato por Perfil de Terceiro (Docs. de Segurança e Trabalho Off-Site) Relação de Documentos de Segurança e Trabalho Off-Site exigidos por Perfil de Terceiro, para a Criação de Contratos: Perfil de Terceiro - Documentos de Segurança e Trabalho Off-Site Perfil de Terceiro (SST) Documentos de Segurança Vigência Documentos de Saúde Vigência Área Administrativa (com ou sem exposição da fábrica) Área Operacional - Lista de Presença com Evidência da Participação na Integração de Segurança - Lista de Presença com Evidência da Participação na Integração de Segurança 1 ano 1 ano Aso tipo A * EXAME CLINICO (sem exposição à fábrica) Aso tipo B * EXAME CLINICO, EXAME AUDIOMETRIA (com exposição esporádica à fábrica) Aso tipo D * EXAME CLINICO, EXAME DE AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA COMPLETO COM PLAQUETAS, GLICEMIA DE JEJUM, ECG, EEG 1 ano 1 ano 1 ano Área Operacional com Exposição a Risco Elétrico Área Operacional com Exposição a Altura Área Operacional com Exposição a Risco Elétrico e Altura Área Operacional com Exposição a Espaço Confinado - Lista de Presença com Evidência da Participação na Integração de Segurança - Certificado de Treinamento NR 10 - Lista de Presença com Evidência da Participação na Integração de Segurança - Certificado de Treinamento NR 35 - Lista de Presença com Evidência da Participação na Integração de Segurança - Certificados de Treinamento NR 35 e NR 10 - Lista de Presença com Evidência da Participação na Integração de Segurança - Certificado NR 33 2 anos 2 anos 2 anos 2 anos Aso tipo C * EXAME CLINICO, EXAME DE AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA COMPLETO COM PLAQUETAS Aso tipo C * EXAME CLINICO, EXAME DE AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA COMPLETO COM PLAQUETAS Aso tipo C * EXAME CLINICO, EXAME DE AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA COMPLETO COM PLAQUETAS Aso tipo F * EXAME CLÍNICO, AUDIOMETRIA, EXAME DE HEMOGRAMA COMPLETO COM PLAQUETAS, ACUIDADE VISUAL, GLICEMIA DE JEJUM, ECG, EEG, LUES (VDLR) 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano Página 34

35 Checklist Documental Criação de Contrato por Ramo de Atividade Relação de documentos exigidos por Ramo de Atividade, para a Criação de Contratos: Documentos Vigência Produtos Doc. Contratual - Contrato Assinado Validade do Contrato Serviços Sem Mão-de- Obra Serviços até 30 dias Ramo de Atividade Serviços Acima de 30 dias Empreiteira Montadora Recurso Único Fornecedor Exterior Agência de Empregos ou Mão-de-Obra Temporária X X X X X X X X Doc. de Segurança e Trabalho - PPRMA 1 ano X X X X Doc. de Segurança e Trabalho - PCMAT (Construção Civil Apenas) 1 ano X X X X Doc. de Segurança e Trabalho - CIPA 1 ano X X X X Doc. de Segurança e Trabalho - Termo de Responsabilidade Acidentária 1 ano X X X X Doc. de Saúde - PCMSO 1 ano X X X X Doc. Trabalhista - CNDT GEFIP do Mês Anterior GPS do Mês Anterior Validade da CNDT Validade do Contrato Validade do Contrato X X X X X X X X X X X X Página 35

36 Checklist Documental Análise Periódica de Terceiros Relação de documentos exigidos por Perfil de Terceiros, para a sua Análise Periódica: Documentos Vigência (dias) Documentos Cadastrais * CND INSS 180 * CNDT (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, com data de validade) 180 Acordo e/ou convenção coletiva (com data de validade) 365 Documentos Previdenciários * GPS, memória de cálculo e comprovante de pagamento 30 Documentos Trabalhistas * Comprovante de pagamento de salários ou lista bancária 30 Cartão de Ponto/Folha de ponto 30 Aviso e Recibo de férias com comprovante de pagamento das férias - quando houver 30 * Folha de pagamento por tomador/resumo geral da folha por tomador, Folha 13º por tomador/resumo folha 13º por tomador 1ª e 2ª parcela novembro e dezembro 30 Rescisões, ASO, cartão de ponto, aviso de dispensa, extrato FGTS, GRRF (demonstrativo e pagamento) comprovante pagamento Rescisão - quando houver 30 NF da Concessão do Vale Transporte - Lista de Entrega de VT 30 CAGED - Recibo de entrega e movimentação completa - quando houver 30 GRCS Guia Recolhimento Contribuição Sindical e comprovante - quando houver 30 Documentos Tributários CND FGTS 30 GRF (Guia de Recolhimento FGTS) e comprovante 30 * SEFIP (Com Relação de Empregados, RE Relação dos trabalhadores / Resumo do fechamento empresa - recolhimento ao FGTS e Declaração à Previdência Social / Resumo do Fechamento Empresa - FGTS / Resumo das Informações à Previdência Social - tomador/obra / RET - Resumo Tomador/obra / Comprovante de declaração das contribuições a recolher à Previdência Social e outras entidades e fundos por FPAS - empresa / 30 Relatório Analítico da GRF/ Relatório analítico da GPS / Protocolo de envio de arquivos emitido pelo Conectividade Social) Documentação Saúde * Comprovante de Pagamento do Plano de Saúde e Lista de Empregados Contemplados 30 Documentação Segurança Lista do Diálogo Diário de Segurança (DDS) 30 * Fichas de Comprovação de Entegra de EPI s 90 * Listas de Presença dos Treinamentos Realizados (de conhecimento do site) 365 (*) Documentos solicitados para Ramos de Atividade de Contrato "Recurso Único" Para o restante dos Ramos de Atividade, vale o Checklist completo Página 36

37 Tertius Utilização da Ferramenta Gerais: Regra para Entrega da Documentação Formato da documentação preferencialmente em PDF, exceto planilha de terceiros que será em Excel (carga); Nomear arquivos por Título do item do Check List por competência e ano.exemplo: FOPAG_06_2015 ou Cartão Ponto_José Francisco_06_2015 Compactar em formato Zip/Rar quando se tratar de mais de um documento por item. Exemplo: Cartão Ponto, Comprovante de Pagamento de Salários individual; Quando se tratar de itens por Lista ou Documentos por empregados enviar preferencialmente em ordem Alfabética. Exemplo: Lista Bancária, Lista de Vale Transporte e Cartões Pontos. Página 37

38 Obrigada!"#$" # % /levelgroupbr Level@levelgroup.com.br São Paulo: +55 (11) Recife: +55 (81) México: +52 (55) Página 38