Manual de Procedimentos e Caderno de Encargos para Empresas Terceiras

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1 Manual de Procedimentos e Caderno de Encargos para Empresas Terceiras 1 Elaboração: Executiva Outsourcing.

2 Introdução O presente Manual de Procedimentos e Caderno de Encargos para Empresas Terceiras, tem por finalidade orientar todas as empresas terceiras, seus interlocutores e empregados, sobre as obrigações documentais legais e sua temporalidade de acordo com o perfil de suas empresas e subcontratados, e demais orientações necessárias para o credenciamento ao fornecimento de serviços terceirizados a AVON. Curitiba, 14 de Novembro de Atenciosamente. 2 Elaboração: Executiva Outsourcing.

3 Índice Empresas Residentes e Temporárias (Conceito, Entrega Patronal anual e por vencimento)...pg 04 e 05; Empresas Residentes e Temporárias (Entrega Patronal e Funcional mensal)...pg 06, 07 e 08; Trabalhadores Terceiros Residentes e Temporários (Entrega Patronal pontual)...pg 9, 10 e 11; Trabalhador Autônomo (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)...pg12; Trabalhador Sócio Residente e Temporário (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)...pg13; Estrangeiro a Trabalho (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)...pg14 e 15; Visita Técnica (Conceito, Entrega funcional e patronal, pontual).pg 16; Visita Administrativa (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)...pg17; Cerificação Financeira (Conceito. Entrega e periodicidade)... pg18; Orientações Gerais...pg19; Reporte de documentos periódicos (formas e procedimentos)...pg Elaboração: Executiva Outsourcing.

4 A seguir, apresentamos os conceitos e documentos obrigatórios por tipo de empresa e colaborador terceiro a serem entregues, bem como a sua temporalidade: Empresas Residentes e Temporárias (Conceitos) Empresas Residentes Toda empresa terceira, que prestar serviços de forma continuada ou não, nas dependências das AVON, por período superior a 60 (sessenta) dias no ano. Empresas Temporárias Toda empresa terceira, que prestar serviços de forma continuada ou não, nas dependências das AVON, por período inferior a 60 (sessenta) dias no ano. (Documentos Patronais com entrega anual ou por vencimento Tabela 1) Cartão C.N.P.J Contrato Social ou Estatuto Social consolidado P.P.R.A o Para empresas Residentes, o mesmo deverá ser feito nas dependências da AVON, acompanhado de um técnico da área de segurança e medicina do trabalho da tomadora. Para todas as demais empresas, quando exigido, poderá ser entregue o documento confeccionado nas instalações do prestador. P.C.M.S.O C.N.D C.R.F C.N.D.T C.C.T. A.C.T o Quando houver. Carta de Preposição o Nomeando e delegando poderes de representatividade, ao interlocutor terceiro (funcionário da empresa terceira), lotado 4 Elaboração: Executiva Outsourcing.

5 nas dependências da AVON, devidamente assinada pelo sócio gerente ou procurador da empresa em papel timbrado. Contrato de Prestação de Serviço o Contrato Comercial devidamente assinado entre tomador e empresa terceira. Plano de Chamada (Documento Específico Segurança e Medicina do Trabalho) o Declaração em papel timbrado do fornecedor com nome e fone de responsáveis, contendo a relação de hospitais credenciados pelo fornecedor (Nome, endereço e fone), nas proximidades do local de prestação dos serviços. Tabela 1 de Periodicidade de Entrega de Documentos Patronal (Anual ou por Vencimento) Documento Cartão CNPJ Contrato Social com alterações Carta de Preposto Contrato de Prestação de Serviço P.P.R.A P.C.M.S.O Plano de Chamada C.C.T A.C.T C.R.F (Certidão FGTS) C.N.D Previdenciária (Certidão INSS) C.N.D.T (Certidão Trabalhista) Periodicidade Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano Início dos Serviços e no vencimento Início dos Serviços e no vencimento do documento Início dos Serviços e no vencimento do documento Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano Início dos Serviços e no vencimento do documento Início dos Serviços e no vencimento do documento Início dos Serviços e mensalmente até o dia 12 de cada mês Início dos Serviços e no vencimento Início dos Serviços e no vencimento 5 Elaboração: Executiva Outsourcing.

6 Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes do início das atividades. Empresas Residentes e Temporárias (Documentos Patronais e Funcionais com entrega mensal Tabela 2) Holerite do colaborador Comprovante de pagamento/depósito mensal Folha analítica de pagamento o Com todos os funcionários alocados, com identificador do tomador, com C.N.P.J., ou C.E.I dos Serviços Comprovante de entrega de vale transporte o Comprovação de entrega do VT, termo de não opção, ou declaração de fornecimento de transporte da empresa. Comprovante de entrega de vale alimentação ou refeição o Comprovação de entrega do VA ou VR. Cartão / ficha / livro ponto o Cartão ponto dos colaboradores alocados, devidamente assinados, apontados e totalizados. SEFIP o Analítico GPS; o Analítico GRF; o RE Relação dos trabalhadores constates no arquivo SEFIP, devidamente identificados com tomador AVON e/ou CEI; G.R.F (Guia F.G.T.S) o Guia; o Comprovante de pagamento. GPS 2100 (Guia da Previdência Social INSS) o Guia; o Comprovante de pagamento. Rescisão Contratual o Termo de rescisão devidamente homologadas e com chancela sindical ou do Ministério do Trabalho, quando couber; 6 Elaboração: Executiva Outsourcing.

7 o Aviso Prévio ou Pedido de demissão devidamente assinado; o Comprovantes de pagamento; o ASO demissional, ou termo de transferência do funcionário para outra localidade/empresa, devidamente assinado pelo sócio gerente ou procurador; o G.R.R.F e comprovante de pagamento quando couber; o Guia do SD Seguro Desemprego (quando couber); o Obs.: Caso na competência não ocorra rescisão enviar declaração. Férias o Aviso e recibo de férias, devidamente assinados e datados; o Comprovante de depósito; o Obs.: Caso na competência não ocorra férias enviar declaração. 7 Elaboração: Executiva Outsourcing.

8 Tabela 2 de Periodicidade de Entrega de Documentos Patronal e Funcional (Mensal) Documento Folha de Pagamento Holerites Comprovante de Pagamento/Depósito Cartão Ponto assinado GRF Guia GRF Comprovante de Pagamento GPS Guia GPS Comprovante de Pagamento Analítico GPS Analítico GRF RE específico dos Serviços Rescisão Férias Comprovante de Vale Transporte Comprovante de VA / VR Periodicidade Até o dia 22 do mês subsequente 8 Elaboração: Executiva Outsourcing.

9 Trabalhadores Terceiros - Contínuos e Frequentes (Conceitos) Trabalhador Terceiro Residente Todo colaborador celetista terceiro que prestar serviços de forma continuada ou não, nas dependências das AVON, por período superior a 60 (sessenta) dias no ano. Trabalhador Terceiro Temporário Todo colaborador celetista terceiro que prestar serviços de forma continuada ou não, nas dependências das AVON, por período igual ou inferior a 60 (sessenta) dias no ano. Trabalhadores Terceiros - Residente e Temporário (Documentos funcionais com entrega pontual ou por vencimento Tabela 3) CTPS o Página de identificação; o Página de qualificação; o Página do contrato de trabalho; o Página de anotação de habilitação para trabalho especial (quando aplicável). Contrato de Trabalho o Devidamente assinados pelas partes, (assinatura igual ao RG). Ficha de Registro o Devidamente assinado (assinatura igual ao RG) e com foto. A.S.O. o Caso o colaborador execute atividades de risco, deverá constar no ASO os exames complementares exigidos em P.C.S.M.O., e a habilitação para executar determinada atividade (Ex.: Trabalho em altura). No A.S.O devem constar as seguintes informações de forma obrigatória: assinatura do colaborador (assinatura igual RG), assinatura e CRM do médico do trabalho, nome e CRM do médico responsável pelo P.C.M.S.O. ou nomeado e data de realização do exame. Ficha de EPI e de vestimenta o Ficha de EPI s com assinatura do funcionário (quando couber) 9 Elaboração: Executiva Outsourcing.

10 Certificado de treinamentos o Certificados obrigatórios para a realização das atividades especiais ou de risco, exemplo: Certificado para Trabalho em Altura (NR 35), Integração (NR18), etc. previamente identificados pelo tomador AVON. Registros em conselho de classe o Registros oficial em conselho para habilitação de profissionais em atividades específicas quando couber. (Ex.: CREA, CRQ, CFQ, etc.). Crachá de autorização para atividades especiais o Cópia digitalizada do crachá do fornecedor com foto e autorização específica para execução de atividades de risco, conforme NR (Ex.: Altura, Elétrica, Espaço confinado, etc.). Portaria MT/NR. CNH carteira nacional de habilitação (motorista) o Somente quando o cargo exigir. Certificado de Integração (HES Avon) o Certificado individual emitido pela Avon pós integração interna. 10 Elaboração: Executiva Outsourcing.

11 Tabela 3 de Periodicidade de Entrega de Documentos Funcionais (Pontual ou por Vencimento) Documento CTPS Contrato de Trabalho Ficha de Registro A.S.O. Comprovante de entrega de Uniforme e vestimenta (EPI s) Certificado de Treinamento (Todos previstos na NR de acordo com o perfil da atividade/risco) Crachá de autorização de serviço Registro em Conselho de Classe CNH Carteira de Motorista Certificado de Integração (HES) Periodicidade Início das atividades e na alteração de função Início das atividades e na alteração de função/outro Início das atividades e na alteração de função Início das atividades e no vencimento Início das atividades Início das atividades e no vencimento Início das atividades e no vencimento Início das atividades e no vencimento Início das atividades e no vencimento Antes do início das atividades e no vencimento (anual para residentes e semestral para temporários) Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da integração e início das atividades. 11 Elaboração: Executiva Outsourcing.

12 Trabalhador Autônomo (Definição) Todo profissional, independente, que prestará serviço à outra pessoa física ou jurídica sem vínculo empregatício de forma não subordinada, hierarquizada e habitual nas dependências ou não da AVON por períodos determinados e indeterminados. Trabalhadores Autônomos (Documentos funcionais e patronais com entrega pontual) RG e CPF; Contrato de Prestação de Serviços; Número de inscrição na previdência social (PIS ou NIT); Inscrição na prefeitura municipal; Comprovante de recolhimento ao ISS; Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (Habilitação para exercício da atividade profissional); Caso o trabalhador autônomo execute atividades de risco, deverá entregar cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos específicos, (Ex.: Trabalho em altura, operador de empilhadeira, trabalho em espaço confinado, NR10, etc.); Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da integração e início das atividades. 12 Elaboração: Executiva Outsourcing.

13 Trabalhador Sócio Residente e Temporário (Definição) Todo profissional devidamente nominado no Estatuto/Contrato Social como Sócio e ou Proprietário e que prestará serviços de forma continua (diária) nas dependências da AVON. Trabalhador Sócio Residente e Temporário (Documentos funcionais e patronais com entrega pontual) Cópia digitalizada da última alteração de contrato social, ou consolidado, onde conste o nome do mesmo; Cópia do alvará de abertura (Se ME, MEI); Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (Habilitação para exercício da atividade profissional); RG e CPF; Caso o trabalhador sócio execute atividades de risco, deverá entregar cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos específicos, (Ex.: Trabalho em altura, operador de empilhadeira, trabalho em espaço confinado, NR10, etc.); Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da integração e início das atividades. 13 Elaboração: Executiva Outsourcing.

14 Estrangeiros a Trabalho (Definição) Todo profissional estrangeiro, devidamente habilitado, registrado e contratado por empresa prestadora (terceira) de acordo com a legislação nacional vigente e que prestará serviços nas dependências da AVON por período superior a 2 (dois) dias. Funcionários Estrangeiros a Trabalho (Documentos funcionais e patronais com entrega pontual) Cópia digitalizada do Visto o É o ato administrativo de competência do Ministério das Relações Exteriores que se traduz por autorização consular registrada no passaporte de estrangeiros que lhes permite entrar e permanecer no País, após satisfazerem as condições previstas na legislação de imigração. Cópia digitalizada da Autorização de trabalho o Autorização de trabalho a estrangeiros é o ato administrativo de competência do Ministério do Trabalho exigido pelas autoridades consulares brasileiras, em conformidade com a legislação em vigor, para efeito de concessão de vistos permanentes e/ou temporário a estrangeiros que queiram permanecer no Brasil a trabalho. Cópia digitalizada do passaporte o Página de identificação e autorização de trabalho dentro do Brasil. Cópia da RNE (Registro Nacional de Estrangeiros) Cópia do Contrato de Trabalho (Modelo MTE) 14 Elaboração: Executiva Outsourcing.

15 A.S.O. o Caso o funcionário execute atividades de risco, deverá entregar cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos específicos, (Ex: Trabalho em altura, operador de empilhadeira, trabalho em espaço confinado, NR10, etc.). O A.S.O, deverá conter de forma obrigatória o vencimento do mesmo, informado pelo médico responsável pelo P.C.M.S.O., caso o vencimento não seja informado, será considerado com prazo máximo de 6 meses. Observações: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da integração e início das atividades. Toda a documentação em língua estrangeira, deverá ser traduzida, por tradutor juramentado. 15 Elaboração: Executiva Outsourcing.

16 Visita Técnica (Definição) Todo profissional ou fornecedor (técnico ou não, autônomo ou não), que por motivo específico (técnico) prestará uma consultoria, assessoria ou serviço de forma pontual nas dependências da AVON a esta ou a outra empresa terceira residente por período não superior a 01 (um) dia. Funcionários em Visita Técnica (Documentos funcionais com entrega pontual) RG e CPF; Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (Habilitação para exercício da atividade profissional); Caso o trabalhador sócio execute atividades de risco, deverá entregar cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos específicos, (Ex.: Trabalho em altura, operador de empilhadeira, trabalho em espaço confinado, NR10, etc.); Contrato de Prestação de Serviços (quando couber). Observações: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes do início da visita; A necessidade ou não de integração estará condicionada ao tipo de atividade e necessidade de circulação em área de risco pela Gestão de Terceiros e HES (AVON). 16 Elaboração: Executiva Outsourcing.

17 Visita Administrativa (Definição) Todo profissional ou fornecedor (técnico ou não, autônomo ou não), que por motivo específico irá participar de reunião administrativa pré-agendada, de forma pontual nas dependências da AVON a esta ou a outra empresa terceira residente (acompanhado integralmente por um funcionário AVON), período não superior a 1 (um) dia. Funcionários em Visita Administrativa (Documentos com entrega pontual) Documento de identificação (RG ou CPF ou CNH); Observações: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes do início da visita; A necessidade ou não de integração estará condicionada a e necessidade de circulação em área de risco pela Gestão de Terceiros (Executiva) e HES (AVON). 17 Elaboração: Executiva Outsourcing.

18 CERTIFICAÇÃO FINANCEIRA PARA EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇO AVON Conceito: Parecer profissional independente, emitido pela Executiva Outsourcing, com o objetivo de transparecer o status econômico e financeiro atual da empresa a partir das informações contidas nos documentos legais oriundos de sua contabilidade e demais órgãos públicos competentes (Federal, Estadual e Municipal). A quem se destina: Todas as empresas em fase de concorrência (processo licitatório) para prestação de serviço ou não a Avon, bem como para todas as demais com contrato ativo de prestação de serviço (emissão anual). Certificação Financeira (Documentos com entrega pontual e anual Tabela 4) Três últimos balanços contábeis devidamente assinados em nome da empresa terceira; Três últimas DRE s (Demonstração do Resultado do Exercício) em nome da empresa terceira; CND atualizada - Municipal; CND atualizada - Estadual; CND atualizada - Conjunta Federal; CRF atualizada (Fundo de Garantia); CNDT atualizada (Justiça do Trabalho). Tabela 4 de Periodicidade de Entrega de Documentos Para emissão de Certificação Financeira Documento Balanço Contábil DRE CND Municipal CND Estadual CND Federal CRF CNDT Periodicidade Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato 18 Elaboração: Executiva Outsourcing.

19 ORIENTAÇÕES GERAIS: Empresas/Funcionários Subcontratados (Procedimentos) Toda empresa/funcionário subcontratado deverá cumprir com as entregas documentais obrigatórias periodicamente de acordo com perfil e permanência nas dependências da AVON, cuja responsabilidade de cadastro e upload de documentos caberá sempre a empresa contratante, identificada previamente pelo Gestor AVON. Preposto/Interlocutor terceiro (Papéis e responsabilidades) Liderar sua equipe, repassando as necessidades e fazendo cumprir as ordens e tarefas previstas no escopo contratual de trabalho com a AVON; Enfatizar e fiscalizar o cumprimento das normas recebidas e aplicação de treinamentos periódicos quanto aos procedimentos para terceirizados e aos valores fundamentais da AVON como a segurança e meio ambiente; Fiscalizar sobre a utilização de EPI s adequados, uniformes, crachás e garantindo a certificação e habilitação para trabalhos especiais; Comunicar imediatamente a Gestão de Terceiros e a AVON sobre eventuais autuações/fiscalizações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, bem como sobre todo e qualquer acidente de trabalho ou doença ocupacional (com ou sem afastamento); Monitorar o quadro de colaboradores, informando a Executiva Outsourcing (via SG3) sobre eventuais transferências, desligamentos e afastamentos de seus colaboradores; Monitorar a manutenção e atualização dos documentos mandatórios para liberação de entrada e execução de atividades nas dependências da AVON como: o A.S.O.; o Cursos e certificados de formação obrigatória, pertinentes a área de segurança e medicina do trabalho (NR s); o P.P.R.A.; o P.C.M.S.O.; o Outros treinamentos externos e internos. 19 Elaboração: Executiva Outsourcing.

20 Reporte de documentos periódicos (Formas e procedimentos) A Gestão de Terceiros (Executiva Outsourcing) disponibiliza sistema via Web para upload de todos os documentos obrigatórios, patronal e funcional por temporalidade e perfil de empresa e colaboradores terceiros; Toda a documentação deve ser reportada via sistema em meio digital, cujo único formato aceito é o PDF ; A documentação só será aceita e aprovada após auditoria, se o arquivo/documento: o Estiver sem rasuras ou alterações evidenciadas; o Estiver de acordo com as exigências legais (Ex.: contendo assinatura, comprovantes de quitação e na competência correta); o For enviado de forma individualizada (um arquivo por documento); o Que o documento em formato PDF não ultrapasse o tamanho máximo exigido de 2MB. NOTA: Documentos mandatórios não entregues ou atualizados antes da integração ou durante a residência, podem ocasionar o bloqueio de acesso as dependências da AVON dos seus colaboradores. Atenciosamente. Executiva Outsourcing Gestão de Terceiros 20 Elaboração: Executiva Outsourcing.