Sistema de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos S- GCVC GUIA RÁPIDO CONTRATADA

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1 Sistema de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos S- GCVC GUIA RÁPIDO CONTRATADA Atualizado em Janeiro/2017 1

2 Sumário Sumário Objetivo Dicionário Login no Sistema Atividades da contratada Executando as atividades Cadastrar terceiros Inserção da documentação Atualização da base de terceiros Atualizar dados dos terceiros Desalocar terceiros Informações complementares Lista de documentos solicitados

3 1. Objetivo Sistema de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos O Sistema de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos é uma solução que visa promover o controle e gestão da mão de obra terceirizada do Grupo Lwart. Este material orienta as empresas contratadas sobre como executar atividades de sua responsabilidade dentro dos processos do Grupo Lwart. 3

4 2. Dicionário Campo de preenchimento obrigatório. Campo de preenchimento opcional. Campo de múltiplas opções. Check box. Seleção de conteúdo de uma tabela no formulário personalizado. Exclusão de conteúdo de um formulário personalizado. Este alerta demonstra que há inconsistências no processo ou documentos. Documentos já entregues e/ou validados. 4

5 3. Login no Sistema Ao ser cadastrado no Sistema, você receberá um com os dados para login. Ao clicar no link disponível no , você será direcionado para a tela de login. Endereço do site: Nessa tela você deverá informar no campo Login : seu e a senha provisória enviada para realizar o acesso. 5

6 Durante o primeiro acesso, você deverá trocar sua senha provisória. Preencha o campo Nova senha com uma senha de uso pessoal, insira a nova senha com no mínimo 6 caracteres e no máximo 20, confirme a senha no campo Confirmação da nova senha e clique no link Enviar. Caso deseje solicitar uma nova senha, basta preencher o campo login e clicar no link Esqueceu a senha?, na sequência você receberá um informando uma senha provisória. 6

7 4. Atividades da contratada Durante o processo de contratação de um serviço, a contratada será acionada via para executar as atividades a ela pertinentes. As atividades de responsabilidade da contratada são: Cadastrar terceiros Inserir a documentação Atualizar base de terceiros 7

8 5. Executando as atividades Após efetuar o login no Sistema, serão apresentadas as atividades de sua responsabilidade. Você poderá clicar sobre a atividade para executá-la. Suas atividades também podem ser acessadas através do menu Workflow > Minhas atividades. 8

9 Sempre que você for responsável pela execução de uma atividade, a aba Detalhes da Atividade será exibida. Nessa aba, você poderá obter as seguintes informações: Atividade do processo nº: será informado o número do processo atribuído pelo Sistema. Atividade: nome da atividade que deve ser executada. Workflow: workflow que está sendo executado. Descrição: descrição da atividade que deve ser executada. Contém as orientações necessárias para que você possa executar uma atividade atribuída a você. Situação da atividade: situação da atividade. Data de início: data de início da atividade. Prazo estimado: tempo estimado para execução da atividade. Data limite para execução: data limite para execução da atividade. Solicitante: nome do solicitante do processo. 9

10 6. Cadastrar terceiros Atenção: estas orientações devem ser seguidas apenas no início do contrato, para atualização dos terceiros consulte o item 8. Atualização da base de terceiros. Nesta atividade você informará os colaboradores que prestarão serviços nas dependências do Grupo Lwart. Porém, antes de cadastrar os terceiros, você deve informar os cargos previstos no contrato. Para isso, clique na aba Cargos envolvidos no contrato. Após clicar na aba, clique no link Selecionar cargos. 10

11 Selecione os cargos e clique no link Enviar cargos marcados. Após informar os cargos previstos no contrato, você deverá informar os colaboradores envolvidos no contrato. Para isso, você deve preencher uma planilha padrão do Sistema que se encontra no menu Apoio > Manuais e formulários > Baixar. 11

12 Atenção: as colunas em amarelo são de preenchimento obrigatório. Após preencher a planilha padrão, volte para a atividade e clique na aba Pessoas envolvidas no contrato. 12

13 Clique no botão Escolher arquivo e selecione a planilha que acabou de preencher. Após, clique no link Salvar. Volte para a aba Detalhes da atividade e clique no link Concluir. 13

14 7. Inserção da documentação Nesta atividade você deverá inserir a documentação solicitada. Para isso, clique na aba Documentação a ser enviada. Importante: os documentos serão solicitados no início do contrato, mensalmente, no fim do contrato e na atualização dos colaboradores. Para facilitar a entrega dos documentos, utilize os filtros de pesquisa: Exibir documentos referente a: empresa, terceiros ou todos. Com a situação: pendentes ( ), entregues ( ) ou todos. 14

15 Para incluir a documentação, clique no botão Escolher arquivo e selecione o arquivo digitalizado para cada documento solicitado. Na tela será apresentado um documento por linha. Conforme você insere os documentos e clica no link Salvar, os mesmos não aparecem mais como pendentes mas sim como entregues. Alguns documentos possuem data de validade, nestes casos você deve preencher a data de validade do documento no campo Data de validade. Caso deseje fazer algum comentário, utilize o campo disponível que se encontra na mesma coluna da data de validade. Caso não possua o documento, marque o flag Não se aplica / dispensado. Após a inclusão de todos os documentos, clique no link Salvar. 15

16 Após a inclusão de todos os documentos, clique no link Salvar. Será exibida a mensagem abaixo. Volte para a aba Detalhes da atividade e clique no link Concluir. 16

17 8. Atualização da base de terceiros Para atualizar o cadastro dos terceiros que estão prestando serviços no Grupo Lwart, acesse o menu Workflow > Atualização da base de terceiros. Você deve utilizar este menu quando houver a necessidade de cadastrar alocar pessoas, substituir ou até mesmo desalocar pessoas cadastradas. Na tela de atualização da base de terceiros são exibidos os contratos que sua empresa tem com o Grupo Lwart. Para atualizar os colaboradores, clique no link Iniciar processo. 17

18 Após iniciar o processo, você deverá escolher o que deseja fazer: Atualizar dados dos terceiros: caso deseje alocar colaboradores ou alocar e desalocar no mesmo processo. Desalocar terceiros: caso deseje APENAS desalocar colaboradores. 18

19 9. Atualizar dados dos terceiros Caso deseje alocar colaboradores ou alocar e desalocar no mesmo processo, selecione a opção Atualizar dados dos terceiros e clique no link Concluir. Neste momento, você será direcionado para a tela de Minhas atividades. Clique sobre a linha referente à atividade Atualizar dados dos terceiros. 19

20 Será apresentada a tela de Detalhes da atividade. Você deve clicar na aba Atualização da base de terceiros. Na aba Atualização da base de terceiros veja que está marcado para exibir os terceiros Alocados neste processo. A tabela de terceiros está em branco pois você ainda não alocou nenhum colaborador neste processo. 20

21 Para visualizar os terceiros alocados no contrato, selecione a opção Alocados no contrato. Para incluir novos colaboradores, preencha os campos disponíveis na tela e clique no link Salvar. 21

22 Você também pode incluir novos colaboradores através da planilha padrão que se encontra no menu Apoio > Manuais e formulários > Baixar. Caso você esteja fazendo uma substituição de um colaborador por outro, após alocar o novo colaborador, você deve desalocar o colaborador que não prestará mais serviços no Grupo Lwart. Para isso, selecione a opção Alocados no contrato, marque o terceiro que deseja desalocar, desça com a barra de rolagem até o final da tela, preencha os campos data, motivo e detalhes da desalocação, depois clique no link Desalocar os terceiros selecionados. 22

23 Para consultar os colaboradores desalocados, selecione a opção Desalocados do contrato. 23

24 Após atualizar o cadastro dos colaboradores, volte para a aba Detalhes da atividade e clique no link Concluir. 24

25 10. Desalocar terceiros Caso deseje APENAS desalocar colaboradores, selecione a opção Desalocar terceiros e clique no link Concluir. Neste momento, você será direcionado para a tela de Minhas atividades. Clique sobre a linha referente à atividade Desalocar terceiros. Será apresentada a tela de Detalhes da atividade. Você deve clicar na aba Atualização da base de terceiros. 25

26 Na aba Atualização da base de terceiros veja que está marcado para exibir os terceiros Alocados neste processo. A tabela de terceiros está em branco pois você não alocou nenhum colaborador neste processo. 26

27 Para desalocar um terceiro, selecione a opção Alocados no contrato, marque o terceiro que deseja desalocar, desça com a barra de rolagem até o final da tela, preencha os campos data, motivo e detalhes da desalocação, depois clique no link Desalocar os terceiros selecionados. Para consultar os colaboradores desalocados, selecione a opção Desalocados do contrato. 27

28 Após atualizar o cadastro dos colaboradores, volte para a aba Detalhes da atividade e clique no link Concluir. 28

29 11. Informações complementares Documentação mensal: se houver pendências na entrega da documentação referente aos meses anteriores, estas pendências serão agrupadas em um único processo. Desta forma, será apresentada na aba Documentação Mensal a competência atual para entrega dos documentos e nas abas Pendente (s): mês/ano serão solicitados os documentos pendentes dos meses anteriores. Mais de um contrato: se você tiver mais de um contrato com o Grupo Lwart, da mesma empresa com o mesmo CNPJ, os documentos entregues em um processo são automaticamente replicados para os demais processos onde estão sendo solicitados, facilitando assim a inclusão dos documentos. 29

30 12. Lista de documentos solicitados Documento exigido Acordo Coletivo ou Convenção Coletiva Apólice de Seguro Aproveitamento de curso em trabalhos em eletricidade (NR10) Ato legal que rege a empresa estrangeira empregadora CND - FGTS CND - Impostos Federais CNPJ (cópia simples) Descrição do documento exigido Acordo Coletivo ou Convenção Coletiva Apólice de Seguro Ter participado, nos últimos dois anos, com aproveitamento, do CURSO BÁ- SICO Segurança em Instalações e Serviços de Eletricidade." - NR10 (trabalhos em eletricidade) Ato legal que rege a pessoa jurídica (equivalente contrato ou estatuto social consolidados e suas alterações), traduzida, comprovando a existência da empresa; CND - Certidões Negativas de Débitos do FGTS; Cópias simples CND - Certidões Negativas de Débitos do INSS/IR; Cópias simples; Cadastro nacional de pessoa jurídica Comprovante de pagamento do 13º com recolhimento do INSS (somente em dezembro) Comprovante de pagamento do seguro Comprovante de pagamento do 13º com recolhimento do INSS Comprovante de pagamento do seguro (Quando seguro coletivo e os pagamentos forem anual ou mensais apresentar o último pagamento). Alternativamente, comprovante de que o seguro está quitado e ativo. Contrato Social (atualizado) Folha de pagamento Guia e comprovante de pagamento do FGTS Guia e comprovante de pagamento do INSS PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador PCMAT (Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção) PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) Protocolo de Envio - Conectividade Social Contrato Social (atualizado): inclusive últimas alterações Folha de pagamento Guia e comprovante de pagamento do FGTS Guia e comprovante de pagamento do INSS PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador PCMAT - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção. - Para as empresas de construção civil. PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional: (Deve estar assinado por Médico do Trabalho e Responsável Legal pela Empresa) PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) - assinado por Engenheiro ou Médico do Trabalho e Responsável Legal pela Empresa. Se o PPRA estiver assinado somente pelo técnico de Segurança, enviar também o LTCAT) Protocolo de Envio de Arquivos Conectividade Social Relação dos trabalhadores do arquivo SEFIP Relação dos trabalhadores do arquivo SEFIP 30

31 ASO - Atestado de Saúde Ocupacional (em conformidade com a NR7) ASO Demissional Autorização ou visto de trabalho no Brasil Comprovante de pagamento de verbas rescisórias Comprovante de recebimento de EPI's ASO - Atestado de Saúde Ocupacional (em conformidade com a NR7) ASO Demissional Comprovação de autorização ou visto de trabalho no Brasil Comprovante de pagamento de verbas rescisórias Comprovante de recebimento de EPI s (Equipamento de Proteção Individual relação de equipamentos recebidos pelo funcionário com data do recebimento e assinatura do funcionário e com nº do CA- Certificado de Aprovação) Comprovante de recolhimento (ISS e INSS) Comprovante de treinamento (aplic. Herbicida; oper. motosserra; oper. máquinas) Comprovante de recolhimento do ISS e INSS Comprovante de treinamentos:1- Aplicação de Herbicida, 2- operador de motosserra, 3- operador de máquinas Comprovantes de função e treinamentos (NR11-trabalhos em pontes rolantes) Comprovantes de função e treinamentos (NR33- trabalhos em espaço confinado) Comprovantes de função e treinamentos (NR35- trabalhos em altura) Comprovantes de função e treinamentos (NRs, conforme atividade) Cópia CNH para motoristas, operadores de máquinas e tratoristas Cópia da rescisão Cópia do cadastro no PIS Cópias das folhas da carteira de trabalho Comprovantes de função e treinamentos (NR11-trabalhos em pontes rolantes) Comprovantes de função e treinamentos (NR33- trabalhos em espaço confinado) Comprovantes de função e treinamentos (NR35- trabalhos em altura) Comprovantes de função e respectivos treinamentos (NRs, conforme atividade) Cópia da CNH para: Motoristas, operadores máquinas e tratoristas (no mínimo C) Cópia da rescisão Cópia do cadastro no PIS Carteira de Trabalho, cópias das paginas: Da foto; Da qualificação civil; Do contrato de trabalho; Das anotações gerais (quando houver alteração de função ou da empresa) Declaração de vínculo com empresa no exterior Holerites datados e assinados Inscrição - INSS Inscrição de Autônomo (Lençóis Paulista) Livro/ficha de registro do empregado Se tiver vínculo com alguma empresa no exterior, deverá ser apresentado documento que comprove ou declare esta condição. Holerites datados e assinados Comprovante de inscrição junto ao INSS Comprovante de Inscrição de Autônomo no município de Lençóis Paulista Livro ou ficha de registro do empregado (devem estar com foto, assinatura do funcionário, endereço completo e os demais dados completos e corretos) 31

32 Qualificação profissional (curso para o cargo) Qualificação profissional (curso, inscrição órgão de classe) Registro na categoria (Conselho de Classe) Seguro de vida internacional Termo de declaração de assistência técnica Ser Profissional Qualificado (ter curso Técnico em Eletrotécnica ou Eletrônica ou curso de Eletricista de manutenção do SENAI (600 horas aulas) ou; Ser Profissional Capacitado pela Lwarcel ( Ter curso de Eletricidade Básica e ter sido treinado sobre o sistema elétrico da Lwarcel, por profissional Habilitado indicado pela Lwarcel. Comprovante de qualificação técnica ou do Conselho/Órgão de Classe (se houver) Registro na categoria (Conselho de Classe) Seguro de vida internacional (ou seguro saúde que tenha a mesma cobertura) Termo de responsabilidade assinada pelo técnico, onde fique bastante claro que o trabalho a ser desempenhado no Brasil é de assistência técnica e que não configura contratação nos moldes da legislação trabalhista do Brasil. 32