PROCEDIMENTO DE ANÁLISE DOCUMENTAL

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1 PROCEDIMENTO DE ANÁLISE DOCUMENTAL Sobre o Procedimento: Este documento relaciona os itens necessários para credenciamento de terceiros na GEA e foi desenvolvido com o principal objetivo de auxiliar na separação e envio de documentação à Destra para análise e validação documental. Sobre a Análise Documental: A Destra é uma empresa especializada na gestão administrativa de contratos, preposta da GEA, para cuidar do recebimento, da análise, da conferência, do monitoramento e da gestão administrativa de toda a documentação trabalhista dos funcionários das empresas estabelecidas no Brasil contratadas pela GEA para prestação de serviços em território nacional. Aplicação: São aplicáveis a todas as prestadoras de serviços, inclusive suas subcontratadas, para execução de serviços nas instalações industriais do cliente final (aqui definido como cliente da GEA para o qual foi desenvolvido o projeto e sua implementação) ou nas instalações da GEA, não se limitando aos serviços de montagem eletromecânica, automação, comissionamento e startup, estaqueamento, passivação química, certificações técnicas, pintura, manutenção industrial, assistência técnica, gerenciamento e supervisão de obras, locação de equipamentos de apoio para execução de obras com equipe de trabalho própria, entre outros. Importante: A responsabilidade pela liberação de colaboradores nos clientes é do fornecedor, ou seja, cada fornecedor fará o processo diretamente no cliente que for realizar os serviços. É de responsabilidade de a prestadora contratada gerenciar e fazer cumprir fielmente estes procedimentos pelas suas terceirizadas ou subcontratadas.

2 1. Envio dos documentos 2. Horário de recebimento de Documentos 3. Cronograma de Análise 4. Não Autorizados no Cliente 5. Desligamento, Transferência ou Encerramento 6. Pedido de Compra 7. Relatório de Presença Diária de Obra (PDO) 8. Liberação de Acesso no Cliente Final pág.03 pág.03 pág.03 pág.03 pág.04 pág.04 pág.04 pág Faturamento de eventos de pagamento pág Fluxograma do Processo pág Documentos do Fornecedor pág Documentos dos Colaboradores Credenciamento Inicial pág Subcontratadas pág Atualizações, Renovações, Mudança ou Prorrogação do Pedido pág Documentos Específicos Obrigatórios 14. Notas importantes 15. Contato pág.09 pág.10 pág.10 2

3 1. Envio dos documentos Os documentos devem ser enviados imediatamente após recebimento do pedido de compra da GEA e antes da mobilização / início dos serviços. A prestadora dos serviços contratada deverá enviar toda a documentação da empresa e de seus funcionários à Destra para criação do banco de dados e início do processo de gerenciamento. Envio Físico Atendimento Destra ou Sedex: Documentos em cópia simples, no endereço: Rua Iacanga, 212. Mollon. Americana/SP. CEP: (ver mapa) Envio Eletrônico Enviar documentos para acesso.gea@ddestra.com.br, aos cuidados de Flávia Fernanda da Silva Viana, seguindo as instruções abaixo. Como anexar os documentos? - Gerar um arquivo em PDF para cada empregado contendo os respectivos documentos exigidos (itens 11, 12 e 13). - O nome do arquivo deve ser o próprio nome do empregado em questão. - Gerar um arquivo, em PDF, para cada tipo de documento de empresa (exemplo: um arquivo com cartão CNPJ, um arquivo com PPRA,... e assim por diante). - O fornecedor deve enviar um único contendo um único arquivo compactado (neste arquivo compactado devem ser colocados todos os arquivos PDF que foram gerados, ou seja, dos colaboradores e do fornecedor). - O Tamanho desse arquivo não deverá ultrapassar 8MB. - Caso ultrapasse este tamanho, gerar dois ou mais arquivos compactados e enviados s, separadamente. 2. Horário de recebimento de Documentos Segunda à Sexta-feira das 07h30min às 16h30min. 3. Cronograma de Análise A Documentação será analisada no prazo máximo de 2 dias úteis. Importante: Os documentos deverão ser entregues com a máxima antecedência possível, visto a possibilidade de haver pendências ou irregularidades nos documentos apresentados. 4. Não autorizados no Cliente Profissionais sem vínculo empregatício, freelances e Menores Aprendizes. 3

4 5. Desligamento de colaborador, Transferência para outra frente de trabalho ou Encerramento do projeto Se durante o prazo da execução dos serviços, a contratada desligar qualquer um dos seus funcionários alocado aos serviços GEA, uma comunicação formal deverá ser enviada imediatamente à Destra relatando o fato com o nome completo do funcionário, número do CPF e data do desligamento para a devida baixa no sistema de controle da documentação. Após 10 (dez) dias do desligamento, deverá enviar toda documentação trabalhista e comprovantes de desligamento. O mesmo procedimento deverá ser aplicado ao funcionário que, por qualquer motivo, for retirado das frentes de trabalho pela contratada, onde deverá ser comunicado a transferência do mesmo através de papel timbrado com data da transferência e assinado. O atraso ou omissão da comunicação impedirá que a Destra retire o nome do funcionário do seu sistema de controle e o mesmo continuará constando como elemento ativo no quadro de pessoal da contratada resultando em pendência. É de responsabilidade da contratada receber em devolução os crachás dos seus funcionários seja por motivo de desligamento, retirada das frentes de trabalho ou finalização dos serviços. Ao encerramento do projeto o Comprador da GEA solicitará ao responsável da empresa o preenchimento do Termo de encerramento de projeto e quitação de valores Fornecedor ou Prestação de Serviços, a empresa deverá enviar a Destra este documento devidamente preenchido e assinado. 6. Pedido de Compra É obrigatório a apresentação do Pedido de Compra que deverá ser solicitado ao Comprador GEA responsável pela contratação. Caso esteja vencido ou não houver informação do mesmo na Destra, como proceder? Enviar o pedido à Destra, caso já tenha essa informação Solicitar ao Comprador da GEA o envio do Pedido ou Contrato à Destra, para Cadastro 7. Relatório de Presença Diária de Obra (PDO) É de responsabilidade do Coordenador da Obra GEA enviar à Destra todo dia 01 de cada mês o Relatório de Presença Diária de Obra (PDO), referente o mês anterior. Modelo disponível em 8. Liberação de Acesso e Integração no Cliente final O fornecedor contratado deverá tratar diretamente com o cliente onde os serviços serão executados o envio dos documentos da empresa/funcionários e o processo de integração para liberação de acesso e execução dos serviços. A Destra avaliará a documentação dos colaboradores para credenciamento na GEA, não se responsabilizando pela liberação/integração no cliente final. 4

5 SIM 9. Faturamento de eventos de pagamento Somente o comprador responsável GEA autorizará a prestadora de serviços contratada e faturar eventos realizados para pagamento (mobilização, medições de avanço, apontamentos de horas trabalhadas, todas registradas em BM Boletim de Medição. Os faturamentos serão autorizados somente se toda a documentação exigida neste procedimento estiver em conformidade, aprovada e liberada pela Destra. Será de inteira responsabilidade da prestadora de serviços o atraso na autorização de faturamento motivado pela demora na remessa dos documentos, solução de pendências e/ou na regularização de não conformidades apontadas pela Destra. É necessário manter a documentação atualizada na Destra durante o período de vigência da GEP ou do Pedido em que o colaborador estiver prestando serviços. 10. Fluxograma do Processo GEA DESTRA FORNECEDOR Pedido de compra Cadastro de Pedido no Sistema Recebe informação de Serviço e Procedimento para entrega de documentos para análise Destra Recebe Informação de Cadastro na Destra Informa, Cliente e Fornecedor, que está aguardando envio de documentos NÃO Enviou docs.? SIM Docs. OK? NÃO Regularização Irregularidades e Pendências de Documentos Envio de Protocolo ao fornecedor *Envio dos documentos para liberação de acesso dos colaboradores no cliente final e agendamento de integração *O envio dos documentos para acesso ao cliente poderá ocorrer paralelo ao envio dos documentos de Credenciamento na GEA. 5

6 11. Documentos do Fornecedor Documentos Obrigatórios Documentos obrigatórios de acordo com o prazo de execução dos serviços, categoria da empresa ou tipo de serviço Serviços com prazo de execução a 30 dias Serviços com prazo de execução a 31 dias Empresas Constituídas apenas por sócio Empresas de Locação de equipamentos Empresas estrangeiras Cartão de CNPJ X X X X Contrato Social * X X X X X Alvará de Funcionamento X X X Certidão de Processos Trabalhista X X Certificado de regularidade FGTS X X Certidão Negativa de Débitos Municipais X X X Certidão Negativa de Débitos Estadual X X X Certidão Negativa da Receita Federal X X X Certidão Negativa de Protestos X X X Certidão Falimentar e Concordata X X X Convenção Coletiva de Trabalho X X Apólice Seguro de Vida em Grupo X X X ART Anotação de Resp. Técnica (por obra) X X X Declaração de Isenção (modelo disponível no portal da Destra) X Declaração de responsabilidade - Serviços inferiores a 30 dias (modelo disponível no portal da Destra) X PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (por obra) X PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (por obra) X PCMAT - Programa de Condições do Meio Ambiente de Trabalho (por obra) Aplicável somente para empresas de construção civil CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes ** X Informações complementares * Empresas "S/A" = Estatuto Social e Ata de Eleição da Diretoria. Empresas "Ltda ou ME" = Contrato devidamente registrado na Junta Comercial contendo o nº do NIRE (nº de registro da empresa na Junta Comercial). Empresas Estrangeiras = Documento que comprove a sua constituição no país de origem. Caso houver alterações contratuais, encaminhar junto ao Contrato Social inicial. Salvo nos casos em que a alteração contratual estiver consolidada. ** Ata de Eleição, Instalação e Posse e Calendário de reuniões vigente) protocoladas no Ministério do Trabalho, bem como evidência da realização de treinamentos para os respectivos membros. IMPORTANTE: Caso a empresa prestadora de serviços esteja desobrigada da constituição da CIPA, deverá ter um Responsável Designado para as atribuições da CIPA e entregar a cópia do certificado de curso de Designado da CIPA vigente com a carga horária de 20 horas de acordo com a NR-05. Obs.: Caso a Empresa Prestadora de Serviços se enquadre como Obras Civis que envolvam Construção Civil, Elétricas, Mecânicas ou de Manutenção o dimensionamento de CIPA deverá atender as solicitações da NR 18. 6

7 12. Documentos do Colaborador Documentos Obrigatórios - Credenciamento inicial Documentos obrigatórios conforme o tipo de vínculo do colaborador com a empresa CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro Ficha de Registro X X CTPS (páginada foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + anotações gerais, se houver) X X X ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) * X X X X X X Ordem de Serviço conforme NR 01 X X X X X X Ficha de EPI X X X X X X Cópia do RG (frente e verso) X X X X X Cópia do CPF X X X X X Comprovante de Endereço atualizado X X X X X Pedido de Compra vigente X X X X X X Certificados de funções específicas (se necessário) ** X X X X X X Contrato individual de trabalho temporário X Comprovante de Inscrição Junto ao INSS X Comprovante do Recolhimento do INSS (Atual) X Convênio entre Contratada X Agente Estágio X Termo de Compromisso de Estágio X Comprovante de vínculo empregatício com a empresa estrangeira X Passaporte e visto para trabalho *** X Informações complementares * ASOs admissionais serão aceitos somente quando realizados até no máximo 30 dias antes da admissão. ASOs admissionais emitidos após a admissão do colaborador não serão aceitos. ** Verificar se a função e/ou atividade que o colaborador exerce necessita de documentação complementar, conforme item 13 deste procedimento. *** No caso de estrangeiros do Mercosul, poderá ser apresentado o documento de identidade em substituição ao Passaporte e o visto. 7

8 12.2. Subcontratação Documentos Obrigatórios Documentos de acordo com o item 11 e 12.1 Contrato de Prestação de Serviço (Contratada e Contratante) Os fornecedores contratados são responsáveis pelas suas subcontratadas e poderão subcontratar outros fornecedores apenas em um nível, ou seja, as subcontratadas não poderão subcontratar outros fornecedores Documentos Obrigatórios Atualização de documentos, Mudança ou Prorrogação do Pedido Documentos obrigatórios para o processo de Mudança ou Prorrogação de Pedido, de acordo com o tipo de vínculo do colaborador com a empresa. da empresa informando o nome e CPF dos colaboradores que deverão ser prorrogados ou alterados de pedido. CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro X X Comprovante do Recolhimento do INSS (atual) X Termo de Compromisso de Estágio X Pedido de Compra vigente X X X X X X Passaporte e visto para trabalho *** X Documentos obrigatórios para o processo de Renovação de ASO, de acordo com o tipo de vínculo do colaborador com a empresa. CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro Ficha de Registro X X Comprovante do Recolhimento do INSS (atual) X Termo de Compromisso de Estágio X ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) X X X X X X Ficha de EPI X X X X X X Passaporte e visto para trabalho *** X Informações complementares Caso o colaborador esteja com o ASO vencido ou prestes a vencer, apresentar ASO vigente para renovação conforme quadro abaixo. Caso tenha sido demitido e contratado novamente ou tenha sua função alterada, apresentar novamente todos os documentos do item 12.1 atualizados. Verificar se a função e/ou atividade que o colaborador exerce necessita de documentação complementar, conforme item 13 deste procedimento. *** No caso de estrangeiros do Mercosul, poderá ser apresentado o documento de identidade em substituição ao Passaporte e o visto. Importante: A empresa deverá manter todos os documentos atualizados durante a vigência do projeto (GEP), apresentando novos documentos à Destra quando do seu vencimento. Não será necessária a atualização de documentos após o encerramento do projeto, exceto quando o processo de credenciamento atual ainda estiver pendente ou quando o (s) colaborador (es) for (em) vinculado (s) a um novo projeto vigente. 8

9 13. Documentos Complementares Documentos obrigatórios de acordo com a função do colaborador e/ou tipo de serviço executado Serviço ou Função Específica Certificado Carga Horária Observação ELÉTRICA (BAIXA TENSÃO) ELÉTRICA (ALTA TENSÃO) Curso de formação na área de elétrica reconhecido pelo MEC Certificado de Curso de NR-10 Curso de formação na área de elétrica reconhecido pelo MEC Certificado de Curso de NR-10 80h 40h 80h 40h Enquadram-se neste item os colaboradores cuja função esteja diretamente relacionada à elétrica (Ex. Eletricista, Instrumentista, etc.) ou que vão realizar qualquer atividade envolvendo eletricidade. Certificado de Curso de SEP (40h) 40h TRABALHO EM ESPAÇO CONFINADO Certificado de NR-33 Trabalhadores Autorizados e Vigias 16h Supervisor 40h Portar durante o trabalho na contratante um cartão de identificação fornecido pela contratada. ASO com evidência de apto para essa atividade TRABALHO EM ALTURA Certificado de NR-35 ASO com evidência de apto para essa atividade 8h Trabalhos acima de 2 metros MOTORISTA CNH vigente com categoria compatível ao tipo de veículo utilizado ANÁLISE FÍSICO-QUÍMICA Evidência de trabalhador devidamente registrado no Conselho Regional de Química CRQ, CRF, CREA ou CRB para os profissionais de nível técnico ou superior Na ausência de validade no documento, deverá ser apresentada a Certidão de Registro e Quitação ENGENHEIRO Comprovante de registro Regular no CREA Na ausência de validade no documento, deverá ser apresentada a Certidão de Registro e Quitação TÉCNICO DE SEGURANÇA DO TRABALHO Comprovante de registro Técnico Carteirinha ou Registro do MTE na CTPS do profissional CNH vigente com categoria compatível ao tipo de veículo utilizado Quando necessário OPERADOR DE MÁQUINAS E/ OU EQUIPAMENTOS Certificado de capacitação para trabalhadores que operam máquinas e equipamentos incluídos nas NRs 11, 12 e 18 (Ex. Empilhadeira, Paleteira elétrica, Ponte rolante, Talha elétrica, Pá carregadeira, Retro escavadeira, Guindaste, Caminhão munck, etc.) Incluindo serviços de transporte de produtos através de veículos industriais com força motriz própria ENFERMEIRO Comprovante do registro no COREN Carteirinha Carteira Nacional de Vigilante CNV VIGILANTE Certificado de Formação de Vigilante Caso a validade do certificado estiver vencida, deverá apresentar a reciclagem. Registro na CTPS - Licença da Polícia Federal SOLDADOR Certificado de Soldador 8h Na ausência apresentar RQS vigente Obs.01: Outros documentos complementares poderão ser solicitados, tendo em vista atividades ou funções não contempladas neste tópico. Obs.02: Na apresentação de Certificados de Reciclagem, é obrigatória a apresentação do Certificado do Curso Básico, mesmo vencido. 9

10 14. Notas importantes a) Para evitar inconsistência de informações e consequente atraso de credenciamento do funcionário, a sua função na empresa deverá ser a mesma que consta na CTPS, no ASO, na ORDEM DE SERVIÇO, na FICHA DE EPI e no PDO. Historicamente, a divergência do título da função nestes documentos tem sido frequente impactando no atraso da autorização de faturamento de eventos realizados pela prestadora contratada. b) A nomenclatura dos equipamentos de segurança entregues na Ficha de EPI deverão ser idênticos aos equipamentos descritos como obrigatórios na Ordem de Serviço, a divergência da nomenclatura do equipamento nestes documentos tem sido frequente impactando no atraso da autorização de faturamento de eventos realizados pela prestadora contratada. c) Quando o ASO ou certificados vencer ou estiver prestes a vencer e o profissional continuar alocado aos serviços, os documentos deverão ser atualizados na Destra conforme quadros acima. Sempre verificar: Caso tenha sido demitido e contratado novamente ou foi alterada a sua função, deverá ser apresentado novamente toda documentação de Credenciamento. 15. Contato Dúvidas sobre o Procedimento e/ou análises de documentos? Entre em contato com a Destra! Análise de Documentos Flávia Fernanda da Silva Viana acesso.gea@ddestra.com.br (19) ramal 210 Coordenação Letícia Aranda Borssank Gazarini leticia@ddestra.com.br (19) ramal 224 Para informações sobre Liberação de Acesso e status de vigências e documentos, acesse nosso Site! Caso ainda não possua login e senha para acesso às informações de sua empresa, envie para falecomagente@ddestra.com.br, informe seu CNPJ e solicite login e senha. 10