PROCEDIMENTO PARA LIBERAÇÃO DE ACESSO

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1 PROCEDIMENTO PARA LIBERAÇÃO DE ACESSO SALTO BOTUCATU FIBRAS Sobre o Procedimento: Este documento relaciona os itens necessários para acesso de Terceiros na Eucatex e foi desenvolvido com o principal objetivo de auxiliar na separação e envio de documentação à Destra para análise, validação e posterior Liberação de Acesso dos colaboradores, para a execução dos serviços contratados. Sobre a Liberação de Acesso: Todos os pontos tratados abaixo deverão ser seguidos para conclusão dos Processos. A Destra não possui autonomia para liberações com documentos pendentes de envio ou irregulares. Para tal, o Cliente deverá ser consultado. A Destra somente concluirá um processo de Acesso com pendências, caso receba Autorização Formalizada por da Área de Segurança da Eucatex.

2 1. Envio dos documentos 2. Horário de Atendimento Destra 3. Cronograma de Análise 4. Validade dos documentos em pendência 5. Liberação para mais de uma unidade 6. Desligamento de Colaborador ou Troca de Frente de Trabalho 7. Não autorizados no Cliente 8. Pedido / Contrato / Subcontratação 9. Programação de Integração 10. Validade Integração 11. Liberação Portaria 12. Refeição 13. Fluxograma do Processo pág.03 pág.03 pág.03 pág.04 pág.04 pág.04 pág.04 pág.05 pág.05 pág.05 pág.05 pág.06 pág Documentos para liberação de acesso Empresas (Contratadas pelo Cliente e Subcontratadas) Colaboradores pág.07 pág.08 a Pontos de análise por documento pág Documentos específicos por serviço e função pág Contato pág.12 2

3 1. Envio dos documentos Envio Eletrônico Enviar Documentos para aos cuidados de Camila R. da Silva Neves Souza, seguindo as instruções abaixo. Assunto Processo de Liberação de Acesso da Empresa (nome completo da empresa // não pode ser apelido ou nome resumido) Texto Solicitamos análise dos documentos em anexo, para fins de liberação de acesso. Dados da empresa Razão social: s para recebimento de notificações/comunicados: Telefone: Contato: Unidade da Eucatex onde serão realizados os serviços Como anexar os documentos? - Gerar um arquivo em PDF para cada empregado contendo os respectivos documentos exigidos (itens 14 a 16 abaixo - Documentos a serem apresentados). - O nome do arquivo deve ser o próprio nome do empregado em questão. - Gerar um arquivo, em PDF, para cada tipo de documento de empresa (exemplo: um arquivo com cartão CNPJ, um arquivo com PPRA,... e assim por diante). - A empresa deve enviar um único contendo um único arquivo compactado (neste arquivo compactado devem ser colocados todos os arquivos PDF que foram gerados, ou seja, dos empregados e da empresa). - O Tamanho desse arquivo não deverá ultrapassar 10MB. - Caso ultrapasse este tamanho, gerar dois ou mais arquivos compactados e enviados s, separadamente. 2. Horário de Atendimento Destra Segunda à Sexta-feira das 07h30min às 16h30min. 3. Cronograma de Análise A Documentação será analisada no prazo máximo de 02 dias úteis em período de parada e 01 dia útil em dias normais. Importante: Os documentos deverão ser enviados, ou entregues, com a máxima antecedência possível, principalmente durante as Paradas de Fábrica, visto a possibilidade de haver pendências ou irregularidades que impossibilite o acesso do colaborador na data agendada com o cliente. 3

4 4. Validade dos documentos em pendência Os processos que ficarem aguardando regularização de pendências por 90 dias ou mais serão suspensos. Para revalidação da documentação em pendência e continuidade do processo, a empresa deverá enviar novamente à Destra a documentação abaixo, além dos documentos de regularização da pendência: Ficha de registro por para comprovar o vinculo. Obs.: Se houver ASO vencido ou mudança de função, cobraremos a documentação necessária para o processo de integração novamente. 5. Liberação para mais de uma unidade Os documentos dos funcionários que foram integrados em uma unidade e precisam trabalhar em outra, serão aproveitados respeitando as seguintes regras: O Fornecedor envia para a Destra informando nome completo e CPF de funcionários integrados irão prestar serviços em outra unidade e também e o número do pedido. Em seguida a Destra avaliará: 1) O vencimento do ASO 2) Se no processo de integração para Salto / Botucatu / Fibras constar pendências, deverá ser regularizada para que o funcionário seja posteriormente liberado para outra unidade. Após a checagem e estando em conformidade com o procedimento da Eucatex, enviaremos a planilha de acesso para a portaria e um protocolo de agendamento para o fornecedor. 6. Desligamento de Colaborador ou Troca de Frente de Trabalho As empresas que fizerem desligamento de empregados ou retirarem dos serviços empregados liberados (por qualquer que seja o motivo), devem obrigatoriamente encaminhar um à Destra (destinado ao endereço: [email protected]) informando: a) Se desligamento: data do desligamento, nome completo e CPF do colaborador desligado. b) Se retirada dos serviços: data da retirada, nome completo e CPF do colaborador retirado. Enquanto não houver a devida baixa no banco de dados, o colaborador constará como ativo na Eucatex e será computada pendência referente a controle mensal de obrigações trabalhistas. As empresas são responsáveis também por fazer a devolução dos crachás que forem entregues aos seus empregados, imediatamente após o desligamento ou do término da execução dos trabalhos pelo empregado nas dependências da Eucatex. 7. Não autorizados no Cliente Profissionais sem vínculo empregatício, como freelancer e Menores Aprendizes 4

5 8. Pedido / Contrato / Subcontratação É todo vinculo entre a Eucatex e a empresa terceirizada. Esta informação partirá do comprador da Eucatex para a Destra a fim de cadastramento. Em caso de Subcontratação a empresa contratada deverá encaminhar cópia simples do contrato de prestação de serviços entre ambas (contratante e contratada). Cabe à empresa contratante informar à Destra os dados do pedido/contrato do serviço que será realizado: Descrição do Serviço, Data de Inicio e Termino, Nº do Pedido/Contrato e Gestor responsável. 9. Programação de Integração Unidades Dias Horários SALTO Segunda-feira, Quarta-feira e Sexta-feira 08h30 e 14h30 BOTUCATU Segunda à Sexta-feira 08h00 e 10h00 FIBRAS Segunda à Sexta-feira 08h30 e 13h00 * As integrações são agendadas após o término da análise dos documentos encaminhados à Destra, através do Protocolo de agendamento, onde constará a data que o funcionário deverá comparecer no Cliente para participar da palestra de Integração. Em caso de não comparecimento à Integração, enviar para [email protected], solicitando o Reagendamento. Informar no Nome completo, CPF e Função do colaborador Data para reagendamento, de acordo com a tabela de Programação acima. Obs.: Só poderá ser feito enquanto a planilha de Integração estiver válida. Deverá ser encaminhado um à Destra para análise e apuração com um dia útil de antecedência do reagendamento de integração do colaborador. 10. Validade Integração A integração tem validade de 01 ano. Obs.: Caso a empresa provedora interrompa o contrato de trabalho com o funcionário e este venha novamente a ser contratado para prestar serviço à Eucatex ou se sua função é alterada, mesmo dentro do período dos 12 meses, este deverá passar por nova integração. Casos excepcionais serão tratados como exceção à regra. 11. Liberação Portaria A Eucatex passou a exercer um controle duplo para liberação de entrada de terceiros. Os procedimentos relativos à DESTRA referem-se apenas às liberações DOCUMENTAIS. Além disso, a empresa deverá estar com condições COMERCIAIS (referente ao Pedido/Contrato) liberadas junto à Segurança Patrimonial. Questões relacionadas à liberação comercial devem ser tratadas junto ao setor de Suprimentos da Eucatex. 5

6 SIM SIM 12. Refeição A Eucatex disponibiliza as instalações de seu restaurante para os terceiros. Estes devem antes do início dos serviços procurar a prestadora de serviços de refeição e adquirir os vales para a alimentação. * Custo da Refeição: os valores devem ser resolvidos nas unidades 13. Fluxograma do Processo COMPRAS DESTRA EPS SSO INFRA Pedido de compra Cadastro de Pedido no Sistema Recebe informação De Serviço e Procedimento para entrega de documentos para análise Destra Recebe Informação de Cadastro na Destra Informa, Cliente e Empresa, que está aguardando envio de documentos NÃO Enviou docs.? SIM Docs. OK? NÃO Regularização Irregularidades e Pendências de Documentos Integração ok? OK? NÃO Processo de Integração Agendamento Integração Informação da Conclusão da Integração Crachá IMPORTANTE: A partir da competência 01/2016 foi suspensa a entrega dos documentos de monitoramento para Eucatex Salto e Botucatu. 6

7 14. Documentos para Liberação de Acesso Empresas (Contratadas Diretamente pelo Cliente e Subcontratadas) A obrigatoriedade da entrega de documentos está relacionada ao tipo de Serviço a ser executado pelo Fornecedor e à Unidade do Cliente. Seguem quadros: Documentos obrigatórios Cartão de CNPJ Contrato Social Emitido pelo Site da Receita Federal S.A. (Estatuto Social e Ata de Eleição da Diretoria) Ltda. ou Micro Empresa (Contrato devidamente registrado na Junta Comercial contendo o nº do NIRE (nº de registro da empresa na Junta Comercial)) Caso houver alterações contratuais, encaminhar junto ao Contrato Social inicial. Salvo em caso de alteração consolidada. Documentos de Segurança obrigatórios por período de serviço Serviços <30 dias Declaração de Responsabilidade Esse documento deverá ser entregue por serviço e tem validade de 30 dias PPRA PCMSO PCMAT Serviços >30 dias Programa de Prevenção de Riscos Ambientais Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional Programa de Condições do Meio Ambiente de Trabalho Documentos que não impedem a entrada do colaborador, porém precisam ser regularizados Ata de Eleição, Instalação e Posse e Calendário de reuniões vigente) protocoladas no Ministério do Trabalho, bem como evidência da realização de treinamentos para os respectivos membros. CIPA IMPORTANTE: Caso a empresa prestadora de serviços esteja desobrigada da constituição da CIPA, deverá ter um Responsável Designado para as atribuições da CIPA e entregar a cópia do certificado de curso de Designado da CIPA vigente com a carga horária de 20 horas de acordo com a NR-05. Obs. Caso a Empresa Prestadora de Serviços se enquadre como Obras Civis que envolvam Construção Civil, Elétricas, Mecânicas ou de Manutenção o dimensionamento de CIPA deverá atender as solicitações da NR 18. Documentos Empresas Subcontratadas Documentos de acordo com os quadros acima Contrato de Prestação de Serviço (Contratada e Contratante) As empresas contratadas são responsáveis pelas suas subcontratadas. 7

8 Colaboradores A obrigatoriedade da entrega de documentos está relacionada ao tipo de vínculo do colaborador e também com o tipo de liberação de acesso. Seguem quadros: Documentos Colaboradores por situação INTEGRAÇÃO Primeiro acesso do Colaborador na Eucatex, em caso de Nova Contratação em CTPS, na mudança da função e no término da vigência da Integração. Clique aqui para verificar a programação CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro Ficha de registro CTPS (página da foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + anotações gerais, se houver) ASO * Contrato Social ou Requerimento do Empresário CTPS (página da foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + anotações gerais, se houver) ASO **** ASO ***** PPT Permissão para trabalhos ** Ordem de Serviço Ordem de Serviço Ficha de EPI Registro de Autônomo na Prefeitura Ficha de registro Contrato de Prestação CTPS (página da foto, de Serviços de qualificação civil, Autônomo em casos contrato de Trabalho + que o autônomo presta anotações gerais, se serviços diretamente houver) para Eucatex Declaração de Isenção de Documentos de ASO * Segurança para Autônomos Contrato de Prestação de Serviços Ordem de Serviço Passaporte (página da foto e último visto, não sendo aceito visto como turista) ASO * Certificados ** Ficha de EPI Certificados ** RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) - se houver Ficha de EPI PPT Permissão para trabalhos ** Certificados *** Declaração de Isenção de Documentos de Segurança para Sócios Certificados ** CPF e RG Contrato de prestação PPT Permissão para de serviços temporários trabalhos ** vigente Termo de responsabilidade de contrato de temporário Certificados ** Contrato de estágio individual de cada colaborador firmado entre a empresa terceirizada que entrará na Eucatex e o funcionário * ASO admissional será aceito se realizado até 3 meses antes ou até a data da admissão. Obrigatório Audiometria. ** Deve ser entregue por todas as empresas. Deverá ser previamente preenchida pela contratada e apresentada à Segurança do Trabalho da Eucatex no ato da integração. *** Para processo de Integração, deverão ser apresentados Certificados e/ou Documentos Específicos (vigentes), conforme listagem de função específica do Cliente. **** No caso em que os sócios exercerão atividades operacionais e não administrativa, será obrigatório o ASO, assim como os certificados para trabalhos específicos, dependendo da sua atividade, como: Elétrica, altura, espaço confinado. ***** No caso de temporários, o ASO admissional será aceito se realizado até 3 meses antes ou até 03 meses depois da admissão. 8

9 LIBERAÇÃO quando o colaborador não está vigente no momento e será liberado por um Pedido diferente do Pedido da liberação anterior, ou quando o colaborador estiver vigente e migrará para outro pedido. CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro Ficha de registro Contrato de Prestação de Serviços de Contrato de prestação Autônomo em casos de serviços temporários que o autônomo presta vigente serviços diretamente para Eucatex Ficha de registro Certificados ** Certificados ** Certificados ** Certificados ** Certificados ** PRORROGAÇÃO DE ACESSO quando o colaborador estiver liberado por um Pedido e este for prorrogado ou quando não estiver vigente e for ser liberado pelo mesmo Pedido da Liberação anterior, devido à sua Prorrogação. CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro Certificados ** Certificados ** Certificados ** Certificados ** Certificados ** RENOVAÇÃO DE ASO quando o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) vencer e precisar ser atualizado no Cliente. CLT Temporário Estagiário Estrangeiro ASO * Contrato de prestação de serviços temporários vigente Termo de responsabilidade de contrato de temporário ASO * ASO * Ficha de EPI ASO * Ficha de EPI Certificados ** Certificados ** Ficha de EPI Certificados ** ALTERAÇÃO DE PEDIDO quando o colaborador está vigente em um pedido e precisará executar serviço em outro. para [email protected] solicitando desvinculo do serviço atual para liberação em outro serviço. 9

10 RENOVAÇÃO DE INTEGRAÇÃO quando a vigência da Integração expira na Unidade do Cliente Clique aqui para verificar a programação APRESENTAR DOCUMENTOS DE ACORDO COM O PROCESSO DE INTEGRAÇÃO MUDANÇA DE FUNÇÃO quando o colaborador tem sua função alterada. Encaminhar toda documentação novamente para processo de integração, com a função atual. ATUALIZAÇÃO quando a vigência de Certificado ou Documento Específico do Funcionário vence e precisar ser atualizado no Cliente durante uma prestação de serviço. Clique aqui para verificar a lista de Certificados e Documentos Específicos por Função APRESENTAR CERTIFICADO OU DOCUMENTO ESPECÍFICO VIGENTE Obrigatório Audiometria no ASO renovado. ** Caso Certificados e/ou Documentos Específicos estejam vencidos, deverão ser apresentados documentos vigentes à Destra conforme listagem de função específica do Cliente, independente da Situação de Liberação de Acesso. *** Para todos os processos, verificar vencimentos de ASO, Certificados e Integração. Verificar também mudanças de função, para que o tipo de situação e documentos entregues sejam compatíveis. 15. Pontos de Análise por documento FR ASO CTPS O.S EPI Razão social atualizada da empresa Nome completo do funcionário, foto, RG e CPF (correto e válido) Função (exatamente igual aos documentos) Data de admissão, assinaturas da empresa e funcionário e carga horária de trabalho Enviar informações alterações de cargo e salário (se houver). Nome completo do funcionário e Função (exatamente igual aos documentos) Vigência (validade) Endereço e telefone da empresa que realizou o ASO Nome da empresa que o funcionário pertence Assinatura do funcionário Data de exame clínico e audiometria Carimbo e assinatura do médico Nomenclatura correta: Atestado de Saúde Ocupacional Riscos ocupacionais especificados e parecer médico: APTO/INAPTO Para ASO de Retorno ao Trabalho, apresentar também a alta médica. Função (exatamente igual aos outros documentos) Página foto, qualificação civil e do contrato de trabalho e anotações gerais caso haja alguma ressalva de função, razão social ou de qualquer gênero. Nome - ORDEM DE SERVIÇO SOBRE HIGIENE, SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO Data de elaboração, nome da empresa e descrição da atividade Nome completo e assinatura e do técnico responsável (se houver campo para tal) Nome completo, função e assinatura do funcionário Equipamentos obrigatórios (a nomenclatura deverá estar idêntica à Ficha de EPI) Preenchimento dos demais campos necessários. Nome da empresa Nome e função do funcionário EPI s obrigatórios (a nomenclatura deverá estar idêntica à Ordem de Serviço) Assinatura do funcionário em cada equipamento entregue Nº de C.A data de entrega dos equipamentos Data de emissão ou entrega de algum EPI de no máximo 12 meses 10

11 16. Documentos Específicos por Serviço e Função Listagem de Documentos adicionais obrigatórios para funções específicas Serviço ou Função específica Certificado Carga Horária Observação ELÉTRICA (BAIXA TENSÃO) ELÉTRICA (ALTA TENSÃO) Curso de Elétrica emitido por Instit. de Ensino Certificado de Curso de NR-10 Curso de Elétrica emitido por Instit. de Ensino Certificado de Curso de NR-10 40h 40h Enquadram-se nesse item os colaboradores com função de Instrumentista, Eletricista ou que vão realizar quaisquer atividades que estejam relacionadas com elétrica. Certificado de Curso de SEP (40h) 40h Termo de Compromisso de Capacitação Elétrica ELÉTRICA GERAL (sem certificado de curso em elétrica) Declaração de Capacitação de Elétrica Certificado de Curso de NR-10 40h Capacita o colaborador e um profissional qualificado se responsabiliza pelo mesmo. CREA vigente na área de elétrica do capacitante ESPAÇO CONFINADO Certificado de NR-33 ASO com evidência de apto para essa atividade Trab. Comum 16h Supervisor 40h Esta informação deverá estar na Ordem de Serviço do colaborador. ALTURA Certificado de NR-35 ASO com evidência de apto para essa atividade 8h Trabalhos acima de 2 metros Deverá constar na Ordem de Serviço do colaborador. Obrigatório uso de cinto de segurança tipo paraquedista com trava dupla ANÁLISE FÍSICO-QUÍMICA Evidência de trabalhador devidamente registrado no Conselho Regional de Química CRQ, CRF, CREA ou CRB para os profissionais de nível técnico ou superior ENGENHEIRO Comprovante de registro Regular no CREA Na ausência de validade no documento, deverá ser apresentada a Certidão de Registro e Quitação TÉC.SEGURANÇA DO TRABALHO Comprovante de registro Técnico Carteirinha / Registro CTPS CNH Vigente (categoria de acordo com veículo) Quando necessário MOTORISTAS, OPERADOR DE MÁQUINAS E/ OU EQUIPAMENTOS Certificados de treinamento para trabalhadores que operem máquinas e equipamentos incluídos nas NRs 11,12 e 18 (Empilhadeira e paleteira elétrica, ponte rolante e talha elétrica, pá carregadeira e retro escavadeira, guindaste, caminhão Munck, etc.) Incluindo serviços de transporte de produtos através de veículos industriais com força motriz própria TRANSPORTE COLETIVO DE PASSAGEIROS CNH Vigente (categoria D) Certificado de treinamento de Direção Defensiva 48h Validade de 5 anos ENFERMEIRO Comprovante do registro no COREN Carteirinha VIGILANTE Carteira Nacional de Vigilante CNV Certificado de Formação de Vigilante Registro da Policia Federal na CTPS Obs.: Na apresentação de Certificados de Reciclagem, é obrigatória a apresentação do Certificado do Curso Básico, mesmo vencido. 11

12 17. Contato Dúvidas sobre o Procedimento e/ou análises de documentos? Entre em contato com a Destra! Análise de Documentos Camila R. da Silva Neves Souza [email protected] (19) ou (19) ramal 231 Coordenação Leticia Aranda Borssank Gazarini [email protected] (19) ramal 238 Para informações sobre Liberação de Acesso e status de vigências e documentos, acesse nosso Site! Caso ainda não possua login e senha para acesso às informações de sua empresa, envie para [email protected], informe seu CNPJ e solicite login e senha. 12