PROCEDIMENTO PARA LIBERAÇÃO DE ACESSO

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1 PROCEDIMENTO PARA LIBERAÇÃO DE ACESSO NOVO PRISMA ECTX FLORESTAL Sobre o Procedimento: Este documento relaciona os itens necessários para acesso de Terceiros no Novo Prisma e ECTX Florestal e foi desenvolvido com o principal objetivo de auxiliar na separação e envio de documentação à Destra para análise, validação e posterior Liberação de Acesso dos colaboradores, para a execução dos serviços contratados. Sobre a Liberação de Acesso: Todos os pontos tratados abaixo deverão ser seguidos para conclusão dos Processos. A Destra não possui autonomia para liberações com documentos pendentes de envio ou irregulares. Para tal, o Cliente deverá ser consultado. A Destra somente concluirá um processo de Acesso com pendências, caso receba Autorização Formalizada por da Área de Segurança do Novo Prisma.

2 1. Envio dos documentos 2. Horário de Atendimento Destra 3. Cronograma de Análise 4. Validade dos documentos em pendência 5. Desligamento de Colaborador ou Troca de Frente de Trabalho 6. Integração de Segurança 7. Pedido / Contrato / Subcontratação 8. Não autorizados no Cliente 9. Fluxograma do Processo pág.03 pág.03 pág.03 pág.04 pág.04 pág.04 pág.04 pág.05 pág Documentos para liberação de acesso Empresas (Contratadas pelo Cliente e Subcontratadas) Colaboradores 11. Pontos de análise por documento 12. Documentos específicos por serviço e função 13. Contato pág.06 pág.07 pág.09 pág.10 pág.11 2

3 1. Envio dos documentos Envio Físico Atendimento Destra ou Sedex: Documentos em cópia simples, no endereço: Rua Iacanga, 212. Mollon. Americana/SP. CEP: (ver mapa) Envio Eletrônico Enviar Documentos para aos cuidados de Camila R. da Silva Neves Souza, seguindo as instruções abaixo. Assunto Processo de Liberação de Acesso da Empresa (nome completo da empresa // não pode ser apelido ou nome resumido) Texto Solicitamos análise dos documentos em anexo, para fins de liberação de acesso. Dados da empresa Razão social: s para recebimento de notificações/comunicados: Telefone: Contato: Unidade da Eucatex onde serão realizados os serviços Como anexar os documentos? - Gerar um arquivo em PDF para cada empregado contendo os respectivos documentos exigidos (itens 10 a 12 abaixo - Documentos a serem apresentados). - O nome do arquivo deve ser o próprio nome do empregado em questão. - Gerar um arquivo, em PDF, para cada tipo de documento de empresa (exemplo: um arquivo com cartão CNPJ, um arquivo com PPRA,... e assim por diante). - A empresa deve enviar um único contendo um único arquivo compactado (neste arquivo compactado devem ser colocados todos os arquivos PDF que foram gerados, ou seja, dos empregados e da empresa). - O Tamanho desse arquivo não deverá ultrapassar 8MB. - Caso ultrapasse este tamanho, gerar dois ou mais arquivos compactados e enviados s, separadamente. 2. Horário de Atendimento Destra Segunda à Sexta-feira das 07h30min às 16h30min. 3. Cronograma de Análise A Documentação será analisada no prazo máximo de 01 dia útil. Importante: Os documentos deverão ser enviados, ou entregues, com a máxima antecedência possível, visto a possibilidade de haver pendências ou irregularidades que impossibilite o acesso do colaborador na data agendada com o cliente. 3

4 4. Validade dos documentos em pendência Os processos que ficarem aguardando regularização de pendências por 90 dias ou mais serão suspensos. Para revalidação da documentação em pendência e continuidade do processo, a empresa deverá enviar novamente à Destra a documentação abaixo, além dos documentos de regularização da pendência: Ficha de registro por para comprovar o vinculo. Obs.: Se houver ASO vencido ou mudança de função, cobraremos a documentação necessária para o processo de integração novamente. 5. Desligamento de Colaborador ou Troca de Frente de Trabalho As empresas que fizerem desligamento de empregados ou retirarem dos serviços empregados liberados (por qualquer que seja o motivo), devem obrigatoriamente encaminhar um à Destra (destinado aos endereços: acesso.ectx@ddestra.com.br) informando: a) Se desligamento: data do desligamento, nome completo e CPF do colaborador desligado. b) Se retirada dos serviços: data da retirada, nome completo e CPF do colaborador retirado. Enquanto não houver a devida baixa no banco de dados, o colaborador constará como ativo no Novo Prisma ou ECTX Florestal e será computada pendência referente a controle mensal de obrigações trabalhistas. As empresas são responsáveis também por fazer a devolução dos crachás que forem entregues aos seus empregados, imediatamente após o desligamento ou do término da execução dos trabalhos pelo empregado nas dependências do Novo Prima ou ECTX Florestal. 6. Integração de Segurança O treinamento deverá ser fornecido pela própria empresa prestadora de serviço utilizando como base além de informações provenientes da empresa e também a integração padrão do Novo Prisma Agro Florestal. A empresa deverá solicitar o modelo ao departamento de Segurança do Trabalho do Novo Prisma. A Integração deverá ser realizada no primeiro acesso do funcionário na unidade, ou caso a empresa provedora interrompa o contrato de trabalho com o funcionário e este venha novamente a ser contratado para prestar serviço ao Novo Prisma na mesma empresa ou nova empresa, este deverá passar por nova integração. Casos excepcionais serão tratados como exceção à regra. 7. Pedido / Contrato / Subcontratação É todo vinculo entre o Novo Prisma ou ECTX Florestal e a empresa terceirizada. Esta informação partirá do comprador para a Destra a fim de cadastramento. Em caso de Subcontratação a empresa contratada deverá encaminhar cópia simples do contrato de prestação de serviços entre ambas (contratante e contratada). Cabe à empresa contratante informar à Destra os dados do pedido/contrato do serviço que será realizado: Unidade do Cliente, CNPJ da Empresa, Descrição do Serviço, Data de Inicio e Termino, Nº do Pedido/Contrato e Gestor responsável. 4

5 SIM SIM 8. Não autorizados no Cliente Profissionais sem vínculo empregatício, como freelancer e Menores Aprendizes 9. Fluxograma do Processo COMPRAS DESTRA EPS SSO INFRA Pedido de compra Cadastro de Pedido no Sistema Recebe informação De Serviço e Procedimento para entrega de documentos para análise Destra Recebe Informação de Cadastro na Destra Informa, Cliente e Empresa, que está aguardando envio de documentos NÃO Enviou docs.? SIM Docs. OK? NÃO Regularização Irregularidades e Pendências de Documentos Integração ok? OK? NÃO Processo de Integração Agendamento Integração Informação da Conclusão da Integração Crachá 5

6 10. Documentos para Liberação de Acesso Empresas (Contratadas Diretamente pelo Cliente e Subcontratadas) A obrigatoriedade da entrega de documentos está relacionada ao tipo de Serviço a ser executado pelo Fornecedor e à Unidade do Cliente. Seguem quadros: Documentos obrigatórios Cartão de CNPJ Emitido pelo Site da Receita Federal Contrato Social Convenção Coletiva de Trabalho Certificado de regularidade INSS Certificado de regularidade FGTS Serviços <30 dias S.A. (Estatuto Social e Ata de Eleição da Diretoria) Ltda. ou Micro Empresa (Contrato devidamente registrado na Junta Comercial contendo o nº do NIRE (nº de registro da empresa na Junta Comercial)) Caso houver alterações contratuais, encaminhar junto ao Contrato Social inicial. Salvo em caso de alteração consolidada. Documento Vigente. Caso o documento esteja em negociação a empresa deverá fornecer uma declaração dizendo que as atividades são realizadas de acordo com a convenção antiga, até que uma nova seja assinada. Documento vigente. Documento vigente. Documentos de Segurança obrigatórios por período de serviço PPRA Serviços >30 dias Programa de Prevenção de Riscos Ambientais Declaração de Responsabilidade Esse documento deverá ser entregue por serviço e tem validade de 30 dias PCMSO PCMAT CIPA ou CIPATR Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional Programa de Condições do Meio Ambiente de Trabalho Ata de Eleição, Instalação e Posse e Calendário de reuniões vigente) protocoladas no Ministério do Trabalho, bem como evidência da realização de treinamentos para os respectivos membros. IMPORTANTE: Caso a empresa prestadora de serviços esteja desobrigada da constituição da CIPA, deverá ter um Responsável Designado para as atribuições da CIPA e entregar a cópia do certificado de curso de Designado da CIPA vigente com a carga horária de 20 horas de acordo com a NR-05. Obs. Caso a Empresa Prestadora de Serviços se enquadre como Obras Civis que envolvam Construção Civil, Elétricas, Mecânicas ou de Manutenção o dimensionamento de CIPA deverá atender as solicitações da NR 18. Documentos Empresas Subcontratadas Documentos de acordo com os quadros acima Contrato de Prestação de Serviço (Contratada e Contratante) As empresas contratadas são responsáveis pelas suas subcontratadas. 6

7 Colaboradores A obrigatoriedade da entrega de documentos está relacionada ao tipo de vínculo do colaborador e também com o tipo de liberação de acesso. Seguem quadros: Documentos Colaboradores por situação INTEGRAÇÃO Primeiro acesso do Colaborador no Novo Prisma ou ECTX Florestal, em caso de Nova Contratação em CTPS. CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro Ficha de registro CTPS (página da foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + anotações gerais, se houver) ASO * Contrato Social ou Requerimento do Empresário CTPS (página da foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + anotações gerais, se houver) ASO *** ASO * Integração de Segurança Ordem de Serviço Ordem de Serviço Certificados ** Ficha de EPI Ficha de EPI Integração de Segurança Certificados ** Declaração de Isenção de Documentos de Segurança para Sócios **** Termo de responsabilidade de contrato de temporário Certificados ** Contrato de prestação de serviços temporários vigente Registro de Autônomo na Prefeitura Ficha de registro Passaporte (página da foto e último visto, não sendo aceito visto como turista) Contrato de Prestação CTPS (página da foto, de Serviços de qualificação civil, Autônomo em casos contrato de Trabalho + que o autônomo presta anotações gerais, se serviços diretamente houver) para ECTX ASO * Declaração de Isenção de Documentos de Segurança para ASO * Certificados ** Autônomos Contrato de Prestação de Serviços RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) - se houver CPF e RG Certificados ** Ordem de Serviço Ficha de EPI Contrato de estágio individual de cada colaborador firmado entre a empresa terceirizada que entrará na ECTX e o funcionário * ASO admissional será aceito se realizado até 3 meses antes da admissão ou até a data da admissão. Obrigatório Avaliação Clínica, Audiometria e Acuidade Visual (para todas as funções independentes do risco). ** Para processo de Integração, deverão ser apresentados Certificados e/ou Documentos Específicos (vigentes), conforme listagem de função específica do Cliente. *** No caso em que os sócios exercerão atividades operacionais e não administrativa, será obrigatório o ASO, assim como os certificados para trabalhos específicos, dependendo da sua atividade, como: Elétrica, altura, espaço confinado. **** Declaração válida somente para empresas que não constitui quadro de funcionários. 7

8 LIBERAÇÃO quando o colaborador não está vigente no momento e será liberado por um Pedido diferente do Pedido da liberação anterior, ou quando o colaborador estiver vigente e migrará para outro pedido. CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro Ficha de registro Certificados ** Contrato de Prestação de Serviços de Contrato de prestação Autônomo em casos de serviços temporários que o autônomo presta vigente serviços diretamente para ECTX S/A Ficha de registro Certificados ** Certificados ** Certificados ** Certificados ** PRORROGAÇÃO DE ACESSO quando o colaborador estiver liberado por um Pedido e este for prorrogado ou quando não estiver vigente e for ser liberado pelo mesmo Pedido da Liberação anterior, devido à sua Prorrogação. CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro Ficha de registro Certificados ** Contrato de Prestação de Serviços de Contrato de prestação Autônomo em casos de serviços temporários que o autônomo presta vigente serviços diretamente para ECTX S/A Certificados ** Certificados ** Certificados ** Ficha de registro Certificados ** RENOVAÇÃO DE ASO quando o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) vencer e precisar ser atualizado no Cliente. CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Estrangeiro ASO * ASO * ASO * ASO * Certificados ** Certificados ** Certificados ** ALTERAÇÃO DE PEDIDO quando o colaborador está vigente em um pedido e precisará executar serviço em outro. para acesso.ectx@ddestra.com.br solicitando desvinculo do serviço atual para liberação em outro serviço. MUDANÇA DE FUNÇÃO quando o colaborador tem sua função alterada. Encaminhar toda documentação novamente para processo de integração, com a função atual. ATUALIZAÇÃO quando a vigência de Certificado ou Documento Específico do Funcionário vence e precisar ser atualizado no Cliente durante uma prestação de serviço. Clique aqui para verificar a lista de Certificados e Documentos Específicos por Função APRESENTAR CERTIFICADO OU DOCUMENTO ESPECÍFICO VIGENTE 8

9 * ASO Periódico obrigatório Avaliação Clínica e Acuidade Visual (para todas as funções independentes do risco). ** Caso Certificados e/ou Documentos Específicos estejam vencidos, deverão ser apresentados documentos vigentes à Destra conforme listagem de função específica do Cliente, independente da Situação de Liberação de Acesso. *** Para todos os processos, verificar vencimentos de ASO e Certificados. Verificar também mudanças de função, para que o tipo de situação e documentos entregues sejam compatíveis. 11. Pontos de Análise por documento Listagem de Documentos e pontos de análise Documentos FICHA DE REGISTRO ASO Itens analisados Razão social atualizada da empresa Nome completo do funcionário, foto, RG e CPF (correto e válido) Função (exatamente igual aos demais documentos) Data de admissão, assinaturas da empresa e funcionário e carga horária de trabalho Enviar informações alterações de cargo e salário (se houver). Naturalidade Cidade onde reside Nome completo do funcionário e Função (exatamente igual aos demais documentos) Vigência (validade) Endereço e telefone da empresa que realizou o ASO Nome da empresa que o funcionário pertence Assinatura do funcionário Data de exame clínico, acuidade visual e audiometria Carimbo e assinatura do médico Nomenclatura correta: Atestado de Saúde Ocupacional Riscos ocupacionais especificados e parecer médico: APTO/INAPTO Para ASO de Retorno ao Trabalho, apresentar também a alta médica. CTPS Função (exatamente igual aos demais documentos) Página foto, qualificação civil e do contrato de trabalho e anotações gerais caso haja alguma ressalva de função, razão social ou de qualquer gênero. ORDEM DE SERVIÇO Nome - ORDEM DE SERVIÇO SOBRE HIGIENE, SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO Data de elaboração, nome da empresa e descrição da atividade Nome completo e assinatura e do técnico responsável (se houver campo para tal) Nome completo, função e assinatura do funcionário Equipamentos obrigatórios (a nomenclatura deverá estar idêntica à Ficha de EPI) Preenchimento dos demais campos necessários. FICHA DE EPI Nome da empresa Nome e função do funcionário EPI s obrigatórios (a nomenclatura deverá estar idêntica à Ordem de Serviço) Assinatura do funcionário em cada equipamento entregue Nº de C.A data de entrega dos equipamentos Data de emissão ou entrega de algum EPI de no máximo 12 meses 9

10 12. Documentos Específicos por Serviço e Função Listagem de Documentos adicionais obrigatórios para funções específicas Serviço ou Função Específica Certificado Carga Horária Observação ELÉTRICA (BAIXA TENSÃO) ELÉTRICA (ALTA TENSÃO) Curso de Elétrica emitido por Instit. de Ensino Certificado de Curso de NR-10 Curso de Elétrica emitido por Instit. de Ensino Certificado de Curso de NR-10 Certificado de Curso de SEP (40h) 40h 40h 40h Enquadram-se nesse item os colaboradores com função de Instrumentista, Eletricista ou que vão realizar quaisquer atividades que estejam relacionadas com elétrica. ELÉTRICA GERAL (sem certificado de curso em elétrica) Termo de Compromisso de Capacitação Trabalhos em Área de Elétrica CREA vigente na área de elétrica do capacitante Capacita o colaborador e um profissional qualificado se responsabiliza pelo mesmo. ESPAÇO CONFINADO Certificado de NR-33 Trab. Comum 16h Supervisor 40h Esta informação deverá estar na Ordem de Serviço do colaborador. ASO com evidência de apto para essa atividade ALTURA Certificado de NR-35 8h Trabalhos acima de 2 metros Deverá constar na Ordem de Serviço do colaborador. ASO com evidência de apto para essa atividade Obrigatório uso de cinto de segurança tipo paraquedista com trava dupla AJUDANTE GERAL/ SERVENTE RURAL/ TRABALHADOR BRAÇAL Certificado de NR-31 (Aplicação de Agrotóxicos, Adjuvantes e Afins) 20h Ser Alfabetizado OPERADOR MOTOSSERRA Certificado de NR-12 (Operador de Motosserra) 8h TÉCNICO DE SEGURANÇA DO TRABALHO Comprovante de registro Técnico Carteirinha ou Registro do MTE na CTPS MOTORISTAS, OPERADOR DE MÁQUINAS, E/OU EQUIPAMENTOS NR S 11, 12 E 18. OPERADOR DE MÁQUINA EM GERAL E OPERADOR DE TRATOR TRANSPORTE COLETIVO DE PASSAGEIROS CNH Vigente (categoria de acordo com veículo) Quando necessário Certificados de treinamento para trabalhadores que operem máquinas e equipamentos incluídos nas NRs 11,12 e 18 (Empilhadeira e paleteira elétrica, ponte, pá carregadeira e retro escavadeira, rolante e talha elétrica guindaste, caminhão Munck, etc.) Incluindo serviços de transporte de produtos através de veículos industriais com força motriz própria CNH Vigente (categoria de acordo com veículo) Quando necessário Certificados de treinamento para trabalhadores que operem máquinas e equipamentos incluídos na NR 31 (Operador de Maquina em geral, Operador de Trator) CNH Vigente (categoria D) 24h NR-31 - A capacitação de operadores de máquinas autopropelidas e implementos deve atender ao programa de capacitação em etapas teórica e prática. Certificado de treinamento de Direção Defensiva 48h Validade de 5 anos ENFERMEIRO Comprovante do registro no COREN Carteirinha Carteira Nacional de Vigilante CNV VIGILANTE Certificado de Formação de Vigilante Registro da Policia Federal na CTPS 10 Obs.: Na apresentação de Certificados de Reciclagem, é obrigatória a apresentação do Certificado do Curso Básico, mesmo vencido.

11 13. Contato Dúvidas sobre o Procedimento e/ou análises de documentos? Entre em contato com a Destra! Análise de Documentos Camila R. da Silva Neves Souza acesso.ectx@ddestra.com.br (19) ramal 231 Coordenação Leticia Aranda Borssank Gazarini leticia@ddestra.com.br (19) ramal 238 Para informações sobre Liberação de Acesso e status de vigências e documentos, acesse nosso Site! Caso ainda não possua login e senha para acesso às informações de sua empresa, envie para falecomagente@ddestra.com.br, informe seu CNPJ e solicite login e senha. 11