White Paper. Como escolher um sistema de gestão hospitalar

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1 White Paper Como escolher um sistema de gestão hospitalar

2 W H I T E P A P E R 2/5 A atenção à saúde representa um quebra-cabeça para todos os países. Os hospitais são os componentes mais importantes e onerosos de qualquer sistema de saúde, por reunir procedimentos de maior complexidade, bem como envolvimento da equipe multidisciplinar, processos com maior número de variáveis a serem tratadas, necessidade de interoperabilidade entre os diversos setores e/ou departamentos que os compõem. Nos países de baixa e média renda, os hospitais são o centro do sistema de saúde. Por vezes, elementos-chave na capacitação profissional e referência para todo o sistema desses países, formando a base para um bom atendimento à saúde. No entanto, em muitos dos países em desenvolvimento os hospitais têm sido sistematicamente colocados em segundo plano. Nos países com IDH alto, os hospitais continuam sendo chave na cadeia do modelo de saúde com foco no atendimento terciário (e por vezes quaternário), o que traz elementos que países de média e baixa renda ainda estão distantes de alcançar, como tecnologia de ponta, boas práticas de governança corporativa, gerenciamento da qualidade (em muito impulsionados pelos programas de acreditação e certificação). A excelência na prestação de serviços sempre será foco em qualquer esfera da tomada de decisão por parte do gestor hospitalar, seja público ou privado, seja clínico ou administrativofinanceiro. A balança do custo e investimento necessário e a qualidade que se espera alcançar é uma equação ainda não resolvida no setor, que cresce cada vez mais no volume de informações geradas, oriunda da inserção de novas práticas, adoção de novas tecnologias, aspectos regulatórios, necessidade de facilitar o acesso à informação, entre outros elementos que tornam premente a necessidade de se profissionalizar o setor. Os sistemas de informação em saúde tornam-se peças centrais nesta cadeia por manter e armazenar dados que possam auxiliar os atores envolvidos neste processo profissionais de saúde, gestores financeiros, administradores, nas suas esferas de competência, permitindo melhor avaliação dos serviços prestados, versus custos envolvidos, melhoria da qualidade de atenção, aprimoramento, identificação de gargalos. Os benefícios são vários, permitindo mensuração de indicadores de gestão, a partir dos dados registrados nos mais diversos sistemas de informação e consolidados em bases de conhecimento. Estas são bases valiosas e ricas de informação, pela característica única de consolidar uma gama variável de dados, de fontes distintas: dados demográficos, epidemiológicos, clínicos e financeiros. Quando bem utilizada, estas bases se tornam elementos importantes nas mais diversas esferas de análise pesquisa (vigilância epidemiológica, estudos clínicos), planejamento (avaliação da assistência prestada) e gestão (dimensionamento da rede, distribuição de recursos, desempenho do setor). Ações como o Meaningful Use, por parte do governo americano, ou Índice de Desempenho do SUS, através do monitoramento de 24 indicadores, ou mesmo ações como o material publicado pela Associação Nacional de Hospitais Privados, no observatório ANAPH, vão ao encontro de se associar adoção de ferramentas de gestão no intuito de possibilitar a cobertura e respostas para domínios como: Melhorar a qualidade, segurança, eficiência Envolver pacientes e Famílias Melhorar a coordenação dos cuidados Melhorar a saúde pública Garantir a privacidade e segurança de informação pessoal de Saúde Mas como não errar na escolha da solução? Ou colocando de forma diferente, como escolher a melhor solução?

3 W H I T E P A P E R 3/5 Estes questionamentos estão diretamente atrelados a outra pergunta-chave que as próprias instituições precisam ter em mente antes de começar o processo de escolha de soluções complexas e de alto custo: onde elas querem chegar e como chegar! Isto se relaciona diretamente ao grau de maturidade nos seus modelos de governança corporativa, o planejamento estratégico que envolve decisões de longo prazo: como quero estar daqui a 5 anos? Irei me tornar um hospital focado em programas estratégicos? Irei me especializar em Oncologia, Ortopedia? Gostaria de manter serviços como maternidade e UTI neonatal? Irei comprar ou construir novas unidades? Terei serviço de medicina diagnóstica ou vou terceirizar? Terei lavanderia própria ou terceirizada? Estas perguntas podem parecer banais em um primeiro momento e não parecer que afetam o processo de escolha de soluções para área hospitalar mas o fato é que afetam e muito, pois parte do retorno sobre o investimento (o famigerado ROI) deve levar em consideração todos esses aspectos. Eis alguns alertas e lembretes para levar em consideração no processo de escolha: 1) As instituições mais maduras já adotam ferramentas típicas e comuns ao mercado para definir o escopo funcional, técnico e jurídico do que eles irão buscar: Request for Proposal RFP, Proof of Concept POC, etc. A forma de mensurar e definir os ponderadores que serão qualificadores ou os requisitos que são desclassificatórios são inerentes de cada instituição. Porém tenha em mente, qual é o mínimo desejável e obrigatório que os fornecedores precisam atingir. Não se iluda: não existe solução 100% aderente aos seus processos. Mas qual é o conjunto de requisitos que não trarão impacto operacional ou que haverá necessidade de soluções de work around ou que não trará impactos gerenciáveis do ponto de vista da gestão de mudança? Será admitida alguma customização? Qual o peso para tal? 2) Quais são os indicadores que você deseja atingir com a implementação da solução? Qual o prazo para os mesmos serem atingidos? A instituição conhece seus calcanhares de Aquiles? Existe muito atraso no processo de administração? Existe desperdício no estoque por conta de medicamentos vencidos? Diminuir o número de eventos adversos graves preveníveis no processo de prescrição? Aumentar a rotatividade do leito, através do processo de alta mais eficiente? 3) Evitar modismos ou tendências ainda não consolidadas são armadilhas que podem trazer dor de cabeça desnecessária. Logicamente, é fundamental levar em consideração as tendências de mercado, pois as mesmas serão os direcionadores do que serão as aplicações no futuro, mas como todo futuro há sempre um grau de incerteza. Por isto, evite modismos e avalie as tendências. Existem casos de sucesso, mesmo que sejam foram do país? Consulte fontes literárias de confiança para avaliar o mercado. Qual a visão do fornecedor a respeito dessas tendências? Os mesmos tem conceito claro das tendências ou somente estão atendendo a demanda dos clientes. 4) O fornecedor tem experiência comprovada? A solução tem escalabilidade? A metodologia de implementação traz benefícios? Pontos críticos como treinamento, impacto operacional, em especial no corpo clínico, e comunicação no escopo de gestão de mudanças como serão tratados. Qual a experiência de outros projetos na adoção por parte dos usuários finais? É possível compartilhar estas experiências? 5) Qual a saúde financeira do futuro parceiro? Ele irá crescer junto com a instituição ou pode ser tornar um fardo futuramente? 6) Qual a visão futura com relação ao negócio? As análises para longo prazo de melhorias da solução acompanham o que o mercado vislumbra?

4 W H I T E P A P E R 4/5 7) Quais serão os critérios para avaliação da solução? Serão permitidos requisitos atendidos via parceiro? Os pesos são diferentes para aqueles atendidos pela aplicação nativamente? Quem será o primer em uma eventual contratação com soluções de terceiros? Algum requisito será atendido em release futuro da solução? Algum requisito necessita ser desenvolvido para atendimento, no caso dos itens mandatórios? Tem clareza de um ranking de priorização? 8) Qual a modalidade de contratação? As cláusulas contratuais críticas como SLA, período de garantia, multas, penalidades, tempo de contratação, despesas extras (deslocamento, viagens, etc), impostos foram devidamente esclarecidos e acordadas ou são de ciência entre as partes previamente? Alguns exemplos de RFP ou formas de definir cenários para provas de conceito existem disponíveis hoje para consulta ou como guia para ajudar as instituições na formatação. Uma fonte muito interessante para tal existe no site do Healthcare Information and Management Systems Society - HIMSS 1. Outro modelo foi citado pelo site da American Health Information Management Association - AHIMA 2. Vale a pena também consultar a literatura internacional para o olhar futuro de algumas funcionalidades ou pontos importantes a serem considerados 3. Não existe receita de bolo pronta. Os exemplos e modelos existentes servem como guia para ajudar a lembrar ou funcionar como checklist para pontos importantes. Parte do sucesso da implantação implica no processo de escolha adequado e moldado à necessidade de cada instituição. Não existe modelo universal de lista de requisitos. Algumas dores de cabeça podem ser evitadas se houver clareza do real escopo solicitado por um lado, e o quanto do mesmo será entregue, como, quando e o custo para tal. Estes elementos constituem a sustentação para um projeto com qualidade: escopo bem definido, com recursos adequados, em um prazo exequível e real e custos que consigam se adequar ao orçamento da empresa _

5 W H I T E P A P E R 5/5 White Paper escrito por Dra. Nubia Viana, Country Solution Manager - HC Information Solutions Médica, atuando na área de informática em saúde há mais de 20 anos no setor. Experiência em diversos segmentos: hospital, operadora de saúde e empresas do setor de TI. Participação em projetos de diferentes portes e complexidades dentro da estrutura hospitalar. Atualmente, trabalha na empresa Agfa HealthCare, como Country Solution Manager para o segmento Enterprise IT, com foco nos provedores de serviços, em especial hospitais, centros médicos, serviços de diagnósticos e operadoras de saúde. Agfa HealthCare, membro do Grupo Agfa-Gevaert, é uma líder global dentre os fornecedores de diagnóstico por imagem e soluções de TI para a área da saúde. O empreendimento tem cerca de um século de experiência no setor da saúde e tem sido uma pioneira no mercado de IT para esse segmento, desde o início dos anos Hoje, a Agfa HealthCare projeta, desenvolve e entrega sistemas de ponta para capturar, administrar e processar imagens de diagnóstico e informações clínico-administrativas para hospitais e clínicas, bem como soluções de contraste para resultados médicos efetivos de imagem. Em setembro de 2011, adquiriu todas as ações da WPD. Uma das principais empresas de TI em saúde no Brasil, fornecedora de serviços de consultoria e sistemas de gestão hospitalar e clínica (HIS/CIS) na área da saúde. Para mais informações sobre a Agfa HealthCare, por favor acesse blog.agfahealthcare.com ou por healthcare.br@agfa.com Agfa e Agfa rhombus são marcas registradas da Agfa-Gevaert N.V., Bélgica ou das suas filiais. Todas as outras marcas registradas são detidas pelos seus respectivos donos e são utilizadas a nível editorial sem intenção de infração. Os dados nesta publicação têm apenas motivos de ilustração e não representam necessariamente normas ou especificações que devem ser cumpridas pela Agfa HealthCare. Toda a informação contida aqui é destinada apenas para orientação, e as características dos produtos e dos serviços descritos nesta publicação podem ser alterados em qualquer momento sem aviso prévio. Os produtos e serviços podem não estar disponíveis para a sua área local. Contate o seu representante de ventas local para informações de disponibilidade. A Agfa HealhtCare esforça-se de forma diligente para fornecer a informação mais precisa possível, mas não será responsável por qualquer erro tipográfico. Copyright 2014 Todos os direitos reservados Impresso na Bélgica Publicado pela Agfa HealthCare NV B-2640 Mortsel Bélgica