IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS PARA AS ORGANIZAÇÕES

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1 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS PARA AS ORGANIZAÇÕES SIMÕES, Érica. Discente da Faculdade de Ciências Jurídicas e Gerenciais de Garça MICHEL, Murillo Docente de Administração da Faculdade de Ciências Jurídicas e Gerenciais de Garça murillo@faef.br RESUMO. O termo compra pode ser definido como a aquisição onerosa de uma coisa ou de um direito, pelo qual se paga determinado preço. As atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização. A aquisição de matérias primas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações, a função compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística das empresas. Isso porque mais do que simplesmente adquirir produtos, o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado. Deste modo, a função compras e sua área correspondente vem ganhando espaço e evidência no contexto das organizações, já que não basta apenas comprar, é preciso comprar bem, procurando obter o maior número de vantagens possível. PALAVRAS-CHAVE: competitividade, compras, gestão, lucro, produção. ABSTRACT. The term purchase can be defined as the onerous acquisition of a thing or a right, for paid which if determined price. The related activities the purchases involve a series of factors as election of suppliers, qualification of the services, determination of stated periods of vendas, forecast of prices, services and changes in the demand, among others. The management of purchases is a basic activity for the good management of the companies and that it influences directly in its supplies and the relationship with the customers, being also related to the competitiveness and the success of the organization. The acquisition of substances cousins, suppliments and components represents a decisive factor in the activity of a company, therefore depending on as it is lead they can generate considerable reduction in the costs and improvements in the profits. Decurrent of the occured changes in the organizations, the function purchases more is not seen as a routine activity and yes as party to suit of logistic of the companies. This because more of the one than simply to acquire products, the sector of purchases currently interrelates with all the other sectors of the company, influencing and being influenced. In this way, the function purchases and its corresponding area comes gaining space and evidence in the context of the organizations, since it is not only enough to buy, is necessary to buy well, looking for to get the biggest possible number of advantages. KEYWORDS: competitiveness, purchases, management, profit, production.. INTRODUÇÃO

2 O termo compra pode ser definido como a aquisição onerosa de uma coisa ou de um direito, pelo qual se paga determinado preço. A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização. Segundo Arnold (1999) a função compras é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega.. 2. IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS A aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. A Gestão da aquisição a conhecida função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de lucros. (MORAES, 2005) 3. A FUNÇÃO COMPRAS NAS EMPRESAS Ao longo do tempo, a função compras passou a ser imprescindível para a administração de recursos materiais de uma empresa. Hoje saber comprar de forma a beneficiar a organização é determinante não somente para a competividade, como para a própria permanência da empresa no mercado. Hoje se calcula que o total gasto pelas empresas com compras varia de 50% a 80% da receita bruta. Portanto, pequenas reduções no custo das aquisições podem repercutir de maneira altamente positiva no lucro da empresa.

3 Ballou (2001) comenta que as atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. Conforme afirmam Gaither & Frazier (2001), o departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa. Sua missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornandose responsável pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e outros elementos na estratégia de operações. Para isso é fundamental manter um banco de dados de fornecedores atualizado, ter poder de negociação e estabelecer um relacionamento baseado na confiança mútua com o fornecedor. Para Moraes (2005) é necessário também que as pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos. Baily et al. (2000) definem o perfil ideal do comprador moderno da seguinte forma: (...) Vê a função como geradora potencial de lucro: acredita que deve contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de condições. Possui MBA; forte base financeira e tecnológica; assume que a área de compras é vital para o bem-estar da empresa, que necessita de contribuição criativa para os planos e as políticas corporativas. Aspira assumir uma diretoria; ansioso para eliminar as deficiências da administração de recursos humanos e proporcionar melhores condições de trabalho. Possui metas bem definidas para atingir objetivos, com o uso de melhor planejamento, criatividade e colaboração de outros executivos da empresa. Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações, a função compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística das empresas. Isso porque mais do que simplesmente adquirir produtos, o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado.

4 Toda empresa na consecução de seus objetivos necessita de grande interação entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de assim estar organizada. [...] A área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informações, como também alimentando outros departamentos de informações úteis às suas tomadas de decisão. (MARTINS & ALT, 2001) Os níveis de estoque da empresa, por exemplo, afetam o custo de produção e podem trazer outros problemas para a empresa, como a necessidade de um maior controle, de pessoal e despesas com a sua manutenção. Assim, a área de compras tem uma função importante de cuidar para que os níveis de estoque da empresa estejam sempre equilibrados. Segundo Moraes (2005) o departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa. Normalmente a função compras tem quatro objetivos principais: obter mercadorias e serviços na quantidade certa, com qualidade e a um menor custo; garantir que a entrega seja feita de maneira correta; e, desenvolver e manter boas relações com os fornecedores. Martins & Alt (2001) a esse respeito comentam que Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI, a Internet e cartões de crédito. (MARTINS & ALT, 2001, p. 67) O setor de compras está também inter-relacionado com os níveis de estoque. A ele compete a tarefa de equilibrar a quantidade de materiais a serem comprados para que os demais departamentos da empresa encontrem-se satisfeitos continuamente.

5 É importante que se consiga otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em estoques. (DIAS, 2005) Esta é uma questão delicada e que está diretamente ligada à gestão de compras, pois níveis de estoque, apesar de significarem uma segurança de que a produção não precisará sofrer interrupções, ao mesmo tempo demanda custos na maioria das vezes altos para a empresa, pois tem que ser armazenados e controlados constantemente. Para Arnold (1999) a função compra é um processo muito amplo que acaba por envolver a todos na organização. O setor específico, geralmente, em face da competitividade empresarial, precisa da ajuda de outros setores da organização, como o de desenvolvimento de produtos, área financeira, para que as aquisições realmente tragam benefícios para a organização. Segundo Dias (1997) a evolução da função compras nas organizações mostra que é fundamental a atenção a ser dada a este setor. Atualmente as empresas se preocupam muito com o processo de compras, pois este sendo executado com sucesso pode ser motivo de redução de custos para a empresa. Neste sentido cabe aos responsáveis por tal processo estarem atentos a preço, prazo, volume e qualidade para se beneficiarem da execução eficaz deste processo. (DIAS, 1997) Baily et al. (2000) comentam que (...) o processo de compras cada vez mais está se envolvendo na tomada de decisões estratégicas das empresas, pois compras são vistas como uma área de agregação de valor, não simplesmente de redução de custos e também a maior consciência do crescimento do gasto em materiais e do potencial de lucro de compras. 4. BENEFÍCIOS DE UMA GESTÃO DE COMPRAS EFICIENTE Deste modo, percebe-se que a gestão de compras eficaz pode contribuir significativamente para o alcance dos objetivos estratégicos e das metas das organizações.

6 Uma gestão de compras eficiente pode trazer maior agilidade nas operações efetuadas pelas organizações e a qualidade crescente das aquisições, o que para a empresa é um diferencial altamente competitivo e positivo. CONCLUSÃO Diante do exposto, pode-se concluir que a função compras e sua área correspondente vêm ganhando espaço e evidência no contexto das organizações, já que não basta apenas comprar, é preciso comprar bem. A gestão de compras eficiente está inter-relacionada à qualidade de produtos, minimização dos custos de produção, maior agilidade nas aquisições, o que se manifesta de maneira positiva nas organizações. Deve, portanto, merecer atenção especial porque, se analisarmos a fundo, o processo produtivo começa neste setor. Assim, além de melhorar a lucratividade das organizações, uma gestão de compras eficiente pode aumentar a produtividade, a qualidade dos produtos e, consequentemente, a satisfação dos clientes. Da visão tradicional que entende o processo de compras como o mero ato de comprar, a função compras evoluiu, tanto que hoje é considerada de importância estratégica para as organizações. E a tendência é que isso se intensifique, especialmente em face dos atuais desafios das organizações que precisam se manter competitivas, em condições de enfrentar desafios e obter lucro e sucesso empresarial. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. São Paulo, Editora Atlas S. A., BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. 4 ed. Porto Alegre: Bookmann, BAILY, Peter et al. Compras: Princípios e Administração. São Paulo: Atlas, 2000.

7 DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais. 4 ed. São Paulo: Atlas, GAITHER, Norman; FRAZIER, Greg, Administração da Produção e Operações. 8 ed. São Paulo: Pioneira, MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. Editora Saraiva, MORAES, André. Gestão de Compras. Apostila do Curso de Administração Industrial. CEFDET. Rio de Janeiro: 2005.