AstraLX Configuração dos Convênios e Tabela de Preços Guia para Configuração de Convênios e Tabela de Preços utilizada no Programa AstraLX

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1 AstraLX Configuração dos Convênios e Tabela de Preços Guia para Configuração de Convênios e Tabela de Preços utilizada no Programa AstraLX 2011 Equipe Documentação Astra AstraLab 30/08/2011 1

2 Sumário Configuração de Convênios e Tabelas de Preços... 3 Descrições Gerais... 3 Convênios... 3 Convênio... 5 Contabilidade... 7 Convênio de Referência... 8 Convênios Alternativos Contatos Outros Tabela de Preços Preços Como inserir análise na tabela de preço Descrição dos Campos Ajustes e Sem Preços Referimentos e Alternativas Apêndice Ajuste de Preços por CH

3 Configuração de Convênios e Tabelas de Preços Descrições Gerais Esse manual explica o processo de parametrização dos Convênios e Tabela de Preços que será utilizada pelo sistema Astra. Os parâmetros dos convênios e preços que serão utilizados pelos usuários a partir do início das atividades do laboratório serão baseados nos dados e informações introduzidas no processo de configuração aqui descrita, sendo de extrema importância para o correto funcionamento do inteiro sistema. Apenas alguns usuários tem acesso aos botões que mostraremos a seguir; isso permite maior segurança com relação às modificações de dados do sistema. Convênios Para realizar a Configuração dos Convênios o usuário deve acessar o Menu Principal do AstraLX, clicar sobre Configuração Administrativa e em seguida escolher a opção Convênios, como demonstrado na imagem abaixo: Clicando sobre a opção do menu o sistema vai gerar uma nova tela para iniciar a configuração, como mostra a figura a seguir: 3

4 Observação Importante: Os convênios são obrigatórios para poder utilizar o sistema. Nenhum paciente pode ser cadastrado sem um convênio. Na coluna à esquerda da tela é apresentada uma listagem com todos os convênios: No processo de parametrização é preciso verificar com atenção cada item desta lista para confirmar se realmente todos os convênios estão listados. Se estiver faltando algum convênio, o mesmo deve ser adicionado à listagem, para isto basta clicar sobre o símbolo (+) localizado na barra inferior da lista. Se o usuário desejar eliminar o registro de um convênio basta selecionar o mesmo e clicar sobre o símbolo (-) na barra inferior da lista. Veja abaixo a barra inferior ampliada: 4

5 Convênio À direita da tela aparecem alguns campos específicos sobre o convênio que está selecionado, veja a imagem a seguir: Segue abaixo a descrição de cada campo a ser preenchido: Código: Indica o código do Convênio Código Externo: Utilizado como campo de identificação para troca de dados com sistemas externos. Senha: Senha do Convênio para acessar os laudos pela internet. Observação Importante: É importante não criar senhas padronizadas para os convênios, por exemplo: unimed123, amil123, sus123. Pois desta forma outros usuários podem deduzir que seja padrão e conseguir acessar laudos dos demais convênios. Descrição para cadastro: Descrição do Convênio para o usuário Descrição da tabela de preços: Serve para identificar o tipo de Tabela primária que este convênio utiliza. 5

6 Tipo de Pagamento: Indica o tipo de pagamento que será realizado pelo paciente para este convênio. O sistema oferece três opções: Isento: nenhum pagamento será feito pelo paciente. Integral: o paciente paga o valor integral das análises presente na tabela de preços. Limitado: o paciente deve pagar um valor limitado mínimo e máximo (estabelecido na página Contabilidade). Gerenciar Guias: Se esta opção for marcada, no momento do cadastro (Astra ThinClient) o sistema vai gerar a tela de Gerenciamento de Guias, para especificar os dados. Essa opção deve ser marcada para alguns convênios que utilizam o TISS, verificar a documentação AstraLX - (510) Impressão de Faturas e TISS. Força Paciente a Interno: se selecionada esta opção, qualquer paciente registrado para este convênio será considerado interno (em hospital). Inicio Validade: usado para permitir criar um convênio mesmo que este não seja ainda utilizável. Deste modo se pode estabelecer quando o convênio poderá ser usado. Fim Validade: data depois da qual o convênio não pode mais ser usado para o registro de novos pacientes. Observação Importante: É aconselhável não eliminar os convênios se estes já foram usados. É melhor indicar o fim de validade e criar novos convênios para permitir, por exemplo, a impressão de faturas e estatísticas mesmo depois de anos sem utilizar o convênio. O sistema não permitirá a eliminação de convênios se existirem requisições associadas a este. 6

7 Contabilidade Na sessão Contabilidade ainda à direita da tela aparecem alguns campos a serem preenchidos sobre o convênio que está selecionado, veja a imagem a seguir: Segue adiante a descrição de cada campo desta tela: Pagamento limitado mínimo: quando um convênio tem o tipo de pagamento limitado, o usuário deve colocar neste campo o valor mínimo que o paciente deverá pagar. Se este valor vem estabelecido o paciente deverá pagar, no mínimo este valor, não importa os exames que faça. Pagamento limitado máximo: (somente para pagamento limitado) se estabelecido este valor, independente da quantidade de análises feitas pelo paciente, o valor máximo que ele deverá pagar não pode superar este. Valor da unidade de serviço: permite o cálculo da tabela de preços de acordo com a variação deste parâmetro. Consultar Tabela de Preços para maiores informações. Os campos Convênio de Referência, Percentual de Referimento e Convênios Alternativos serão explicados detalhadamente nos capítulos seguintes. 7

8 Convênio de Referência O campo Convênio de Referência permite indicar um convênio para usar como referência de preços para o atual convênio que está sendo configurado. Esse recurso foi criado para facilitar a parametrização das tabelas de preço, uma vez que o usuário poderá utilizar o recurso da referência ao invés de digitar novamente o preço de cada análise para um novo convênio inserido. Para entender melhor veja os exemplos abaixo seguidos dos esquemas gráficos. Exemplo 1: Se indicarmos que o convênio da Unimed utilizará a tabela de preço do Particular como referência, sem nenhum acréscimo nos valores, os campos devem ser preenchidos da seguinte forma: Configurando desta maneira, quando a recepcionista for fazer o cadastro de um paciente pela Unimed, o sistema irá basear-se nos valores da tabela de preço do convênio particular, de forma idêntica, sem nenhum acréscimo ou decréscimo. 8

9 Veja a imagem a seguir do cadastro: 9

10 Exemplo 2: Se indicarmos que o convênio da Unimed utilizará a tabela de preço do Particular como referência, porém com um acréscimo de 10% nos valores, os campos devem ser preenchidos da seguinte forma: Configurando desta maneira, quando a recepcionista for fazer o cadastro de um paciente pela Unimed, o sistema irá basear-se nos valores da tabela de preço do convênio Particular, com o acréscimo de 10% nos valores. Veja a imagem a seguir do cadastro: 10

11 Exemplo 3: Se indicarmos que o convênio da Unimed utilizará a tabela de preço do Particular como referência, porém com um desconto de 10% nos valores, os campos devem ser preenchidos da seguinte forma: Configurando desta maneira, quando a recepcionista for fazer o cadastro de um paciente pela Unimed, o sistema irá basear-se nos valores da tabela de preço do convênio Particular, porém considerando um desconto de 10% nos valores. Veja a imagem a seguir do cadastro: 11

12 Convênios Alternativos O recurso de Convênios Alternativos só poderá ser utilizado pelos convênios que não utilizam o campo Convênio de Referimento. Ao Indicar um Convênio Alternativo o sistema irá permitir o seguinte processo: quando um paciente for cadastrado com um convênio que não tiver preço na tabela para uma determinada análise, ela será cadastrada automaticamente pelo 1º Convênio alternativo da listagem que contiver a análise. Veja o exemplo abaixo com esquema gráfico. Exemplo1: Na configuração que veremos a seguir o convênio Amil estará utilizando 01 convênio alternativo: Particular (P). Observação Importante: Para adicionar convênios alternativos o usuário deve clicar sobre a primeira linha que estará em branco e adicionar o código do convênio, em seguida pressionar a tecla TAB para adicionar a Sequência (1 indica o primeiro convênio alternativo / 2 indica o segundo convênio alternativo; e assim sucessivamente). Se desejar adicionar mais de um convênio basta pressionar a tecla TAB novamente e seguir os mesmos comandos. O botão Elimina convênio alternativo eliminar o convênio alternativo selecionado. Configurando desta maneira, quando a recepcionista for fazer o cadastro de um paciente pela AMIL, e tentar adicionar uma análise que não tenha na sua tabela de preço o sistema irá cadastrar com o 1º Convênio da sequência de Convênios Alternativos, neste caso o Particular. 12

13 NOTA: é possível haver diversas alternativas, exemplo: Convenio inicial = AMIL Primeira alternativa = Particular 30% Segunda alternativa = Particular 10% Etc. No exemplo a seguir vamos demonstrar graficamente o exemplo da análise ACET, que não está cadastrada na tabela de preço da AMIL, mas está cadastrada na tabela de preço PARTICULAR (1º Convênio Alternativo) 13

14 Na fase de cadastro foi escolhido o Convênio AMIL e cadastradas 4 análises; 3 que estavam inseridas na tabela de preços da AMIL (COL, GLI, TRI) e a ACET que não tinha na tabela. Veja abaixo como o sistema cadastrou: É possível criar ilimitadas convenções alternativas. O sistema fará a procura das análises em todas as convenções alternativas declaradas, na sequência estabelecida, e usará a primeira que encontrar. Observação Importante: Enquanto uma convenção é usada como alternativa para outros convênios, esta não poderá ser eliminada. 14

15 Exemplo prático: Suponha que você tenha uma tabela particular (P) com o preço cheio para os exames e tenha uma tabela particular com -30% chamada (P30) porém não possa dar este desconto para os exames terceirizados (apoio), como você pode proceder: Depois de criado um convênio particular (P) com tabela a preço cheio Criar um convênio chamado P30 (particular -30%) Na tabela de preços copiar todos os exames da tabela P para a P30 Na tabela P30 fazer um ajuste percentual -30 CUIDADO: para não recalcular todas as tabelas, tem que filtrar, faz um backup antes deste procedimento. Agora o convênio P30 tem sua tabela já descontada de 30% e não precisa de fazer referência a outra tabela. No convênio P30 indicar o convênio alternativo PA (Particular Apoio) O convênio P também terá este mesmo convênio alternativo PA 15

16 Contatos Na sessão Contatos na tela de Convênios (Config. Técnica / Convênios) à direita da tela aparecem alguns campos opcionais a serem preenchidos sobre o convênio que está selecionado, veja a imagem a seguir: Essa tela tem a função de gravar no sistema os dados para contatos do Convênio. 16

17 Outros Na sessão Outros ainda à direita da tela aparecem alguns campos a serem preenchidos sobre o convênio que está selecionado, veja a imagem a seguir: Os dados preenchidos nesta tela tem relação direta e serão gerados para o TISS. Razão social: É a Razão social do Convênio que será emitida no TISS. Registro ANS: Indica o número de registro na ANS Agência Nacional de Saúde Versão do TISS: Para saber detalhes sobre versões, consulte documentação do TISS. Código do Laboratório no Convênio: É o código do Laboratório utilizado no Convênio. Normalmente é o mesmo número do CNPJ. Gera outras despesas no Protocolo TISS: Consultar documentação do TISS. Esconde validade da Carteira na Transmissão TISS: Consultar documentação do TISS Tipo de Tabela: Consultar documentação do TISS. 17

18 Tabela de Preços Veremos detalhadamente como configurar os preços das análises para determinado convênio. Para realizar a Configuração da Tabela de Preço dos Convênios o usuário deve acessar o Menu Principal do AstraLX, clicar sobre Configuração Administrativa e em seguida escolher a opção Tabela de Preços, como demonstrado na imagem abaixo: Clicando sobre esta opção o sistema vai gerar uma nova tela, como mostra a figura a seguir: Nesta janela são definidos os padrões de preços que serão utilizados no Laboratório para cada exame. 18

19 Preços Na Coluna Central da tela, na sessão Preços, o usuário pode visualizar a listagem com todos os convênios, exames e preços. Nesta parte são definidos os preços das análises associadas aos respectivos convênios. Esta tela permite o gerenciamento dos preços das análises e o ajuste de preços. Os preços são estabelecidos baseados na combinação convênio + análise. 19

20 Como inserir análise na tabela de preço A fim de exemplificar veremos a seguir quais os procedimentos que o usuário deve tomar para inserir um exame na tabela de preços de um determinado convênio. 1 Verificar se a análise que deseja configurar já foi inserida na tabela de preço do Convênio Para fazer essa verificação de forma rápida o usuário deve utilizar o filtro Conv;Anal, digitar o Código do Convênio e a Código da Análise separados por ponto e vírgula (;) e ativar o botão Aplicar Filtro, como indica a figura acima. No exemplo acima verificamos se a análise Albumina já estava inserida na tabela de preço da Unimed. Se a análise já estiver na listagem de preços deste convênio aparecerá na coluna central da tela. Como no exemplo acima, a Albumina já estava inserida na tabela de preços da Unimed. Quando a análise ainda não pertence à tabela de preços, no instante em que o usuário aplica o filtro a listagem da coluna central da tela fica vazia. 20

21 Além disso, o usuário pode aplicar o filtro da Análise ALB para conferir em quais tabelas de preço dos convênios esta análise já está inserida. Veja a imagem a seguir: 21

22 2 Criar um novo registro Para inserir uma análise na tabela de preços o usuário deverá criar um novo registro, clicando sobre o símbolo (+) na barra inferior da tela, e preenchendo os dados na coluna à direita da tela. Veja o esquema gráfico abaixo: 3 Indicar o Convênio Após criar um novo registro o usuário deverá configurá-lo, preenchendo os campos. Para escolher o convênio o usuário pode guiar-se pela listagem que o sistema oferece com todos os convênios, como mostra a imagem abaixo: 22

23 4 Indicar a análise que está sendo configurada Para escolher a análise que será adicionada à tabela de preço do convênio o usuário tem três opções, veja abaixo: O primeiro campo oferece uma listagem indicando os códigos das análises, mnemônicos e descrições, como mostra a figura abaixo: O campo ao lado oferece uma listagem indicando apenas as descrições das análises: E outra forma que o sistema oferece para inserir a análise é através da tabela, veja a figura abaixo: 5 Indicar o preço da Análise O usuário deve digitar o preço da análise, respeitando a vírgula para indicar os centavos, veja a imagem abaixo: 23

24 6 Indicar o código do Convênio para esta análise O usuário deve indicar o código do convênio para a referente análise que está sendo configurada. Os demais campos são opcionais. Descrição dos Campos Segue abaixo a descrição detalhada de cada campo que aparece à direita da tela, veja a imagem a seguir: Segue abaixo a descrição de cada campo presente nesta tela: Convênio: Indica o nome do convênio associado à análise. Análise: Indica o nome da análise associada ao convênio. Preço Análise: Indica o preço da análise. Preço de Custo: Indica o preço de custo da análise. Se não for necessário usar este campo deixar a zero. Preço total: O valor do preço total é calculado automaticamente pelo sistema em base à soma: (preço da análise + preço de custo). Código: Indica o código do convênio para a análise. CH: Indicador de referência para operações de ajuste de preços. CH Custo: indicador de referência para operações de ajuste do preço de custo. Pontos Estatísticos: é uma quantidade de referência para fins estatísticos. Para saber mais detalhes, consulte o manual AstraLX - (910) Registro de Pacientes e Médicos. 24

25 Ajustes e Sem Preços Na Coluna Central da tela, clicando sobre a sessão Ajustes e Sem Preços, o usuário pode visualizar as análises que estão sem preço em uma tabela de um determinado convênio. Além disso, poderá executar o ajuste de preços das análises. Veja a imagem a seguir: Segue adiante a descrição de cada campo desta tela: Ajustar preços: através deste painel podem ser feitos ajustes de preços em todas as análises do convênio atualmente selecionado. Percentual: indica que o ajuste será feito pela aplicação de um percentual sobre os preços das análises e preços de custo existentes com o consequente recálculo do preço total. Ajusta por CH: executa o ajuste de preço das análises e preços de custo através da multiplicação do valor declarado pelo CH de cada análise. Recalcula o preço total. Veja mais detalhes no Apêndice 01. Ajusta Filme: Função inutilizada. Valor: é o valor da variação que se deve aplicar à tabela de preços, seja este percentual ou CH. Decimais: é a quantidade de decimais a considerar para o arredondamento. Executa calculo: executa o cálculo selecionado. Observação Importante: Para ajustar os preços das análises de determinado convênio o usuário precisa antes de tudo ir à sessão Preços e filtrar o Convênio que deseja, certificandose que apenas a tabela de preços daquele convênio será ajustada (é necessário pressionar o 25

26 botão APLICAR FILTRO). Caso contrário, os preços de TODAS as análises de TODOS os convênios serão modificados. Ajustes Anteriores: nesta lista são registrados todos os ajustes executados para o convênio atual. É somente para consulta. Análises sem Preço: é a lista das análises que ainda não possuem um preço determinado para o convênio atual. Referimentos e Alternativas Ainda na Coluna Central da tela, clicando sobre a sessão Referimentos e Alternativas, o usuário poderá visualizar duas tabelas: uma indicando quais os convênios que utilizam a tabela atualmente selecionada como referência percentual; e outra indicando quais são os convênios alternativos. Veja a imagem abaixo: 26

27 Apêndice 1 Ajuste de Preços por CH O Ajuste de Preços por CH é realizado da seguinte forma: o sistema multiplica o CH declarado na configuração de cada análise da tabela de preço (do convênio selecionado) pelo valor declarado no campo de Ajustes de Preços. Veja o exemplo abaixo indicando o passo a passo: Configurar o campo CH de todas as análises da tabela selecionada (neste caso Correios) Indicar o CH de cada análise. 1 2 Configurar o Valor que será multiplicado pelo CH de cada análise para o cálculo dos preços na tabela selecionada Declarar o valor que será multiplicado Indicar o Tipo de pelo CH. ajuste (por CH). 3 Executa cálculo gerando os novos preços. 4 27

28 Veja abaixo como ficaria o preço de uma análise após o reajuste por CH: 12 (CH) multiplicado por 2,5 (reajuste) é igual a 30 (Preço análise) Observação Importante: É necessário configurar primeiramente o valor do CH de TODAS as análises do convênio selecionado, antes de executar o cálculo de reajuste. Caso algum CH esteja declarado como zero, o preço da análise será preenchido como zero após o reajuste. 28

29 Manual Técnico criado e desenvolvido no ano de 2011 pela Equipe de Documentação Astra 29