TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SERGIPE Coordenadoria de Modernização, Suporte, Infraestrutura e Sistema

Transcrição

1 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SERGIPE Coordenadoria de Modernização, Suporte, Infraestrutura e Sistema MANUAL DO PROCESSO ELETRÔNICO Processos de Concessão de Benefícios

2 Histórico da Revisão Data Versão Descrição Autor Julho/ Versão inicial do manual para a utilização dos órgãos de previdência. Abril/ Revisão do manual para contemplar algumas alterações em consultas: Inclusão do tópico Como Fazer Algumas Consultas de Protocolos Enviados; Carina Farias Lemos Nascimento Carina Farias Lemos Nascimento Manual do Processo Eletrônico 2/28

3 Sumário... 4 Conceitos Básicos... 4 Como Gerar um Protocolo Eletrônico... 6 Informações do Passo 1 Interessado Informações do Passo 2 - Protocolo Informações do Passo 3 Digitalização Informações do Passo 4 Confirmação Informações do Passo 5 Extrato Como Fazer Algumas Consultas de Protocolos Enviados Como Assinar Digitalmente um Documento Módulo Assinador TCE-Signer Pré-requisitos para a Utilização do TCE-Signer Como Fazer o Download do Tce-Signer Como Instalar o Tce-Signer Como Utilizar o Tce-Signer Manual do Processo Eletrônico 3/28

4 O Processo Eletrônico do Tribunal de Contas do Estado de Sergipe foi instituído pela Resolução TC nº 284, de 17 de outubro de Trata-se de um sistema que tem como objetivo principal a tramitação eletrônica de um conjunto de arquivos digitais compostos de peças, documentos e atos processuais referentes, nesta primeira versão, aos processos de concessão de benefícios. A implantação do Processo Eletrônico do TCE SE representa um passo importante no processo de modernização e desenvolvimento institucional e tem como objetivos principais: Viabilizar maior celeridade na análise processual; Maior segurança do processo de análise; Evitar o extravio de autos dos processos; Possibilidade de padronização da análise: Melhor controle das rotinas, da análise e da produtividade dos técnicos; Economia de insumos e impacto ambiental: Papel, cartuchos de impressão, etc.; Prover uma maior disponibilidade de informações para a tomada de decisões e maior transparência aos órgãos jurisdicionados e à sociedade. Conceitos Básicos I - portal do TCE SE: portal eletrônico de serviços do Tribunal de Contas do Estado de Sergipe; II - processo eletrônico: conjunto de arquivos eletrônicos compostos de peças, documentos e atos processuais que tramitam por meio eletrônico, desde a sua constituição até a conclusão; III - transmissão eletrônica: é toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores, internet; IV - certificado digital: arquivo eletrônico que contém dados de uma pessoa ou instituição e um par de chaves criptográficas utilizado para comprovar identidade em ambiente computacional; V - mídia de armazenamento do certificado digital: dispositivo portátil que armazena certificados digitais, utilizados para efetivar a assinatura digital; VI - assinatura eletrônica: registro realizado, eletronicamente, por usuário identificado de forma inequívoca, utilizando certificado digital; VII - ICP-Brasil: Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira que, através de um Comitê Gestor, estabelece políticas, critérios e normas para as entidades que emitem certificados digitais no meio digital brasileiro; Manual do Processo Eletrônico 4/28

5 VIII - Portable Document Format - PDF: é um padrão de arquivo aberto para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-lo; IX - administrador do sistema: unidade administrativa responsável pela gestão da tecnologia da informação no TCE SE; X - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais. Manual do Processo Eletrônico 5/28

6 Como Gerar um Protocolo Eletrônico Acesse o sítio do Tribunal ( e clique na opção Processo Eletrônico, no canto superior, à direita. Será exibida a página do Processo Eletrônico do TCESE. Clicar no link Clique Aqui para acessar o Protocolo Virtual. Manual do Processo Eletrônico 6/28

7 Será exibida a tela de Login do Protocolo Virtual. Informe o Login e a Senha que foram gerados pelo Tribunal. O Capítulo III da Resolução TC 284, trata do Cadastramento de Usuário para Envio de processos ao Tribunal de Contas. Manual do Processo Eletrônico 7/28

8 Ao clicar no botão será exibida a tela inicial do sistema: Ao clicar no botão Novo, será exibida a tela onde é feito o cadastro do protocolo. A Geração de um novo protocolo, no sistema de Protocolo Eletrônico do TCE SE, é realizada em 5 (cinco) passos distintos, identificados na figura abaixo: Manual do Processo Eletrônico 8/28

9 À medida que as informações necessárias para a geração de um protocolo eletrônico são preenchidas, a figura referente ao número do passo completado será exibida na cor verde. 1 - Interessado Neste passo, serão cadastrados os interessados do processo, que poderão ser de 2 (dois) tipos: a) Interessado/Órgão o usuário representante do órgão previdenciário que irá remeter o processo ao Tribunal de Contas. b) Beneficiário o servidor do estado ou do município que irá receber o benefício; Para cada protocolo, deve haver: 1. No mínimo, 1 (um) usuário do tipo Beneficiário; 2. A inclusão do usuário representante do órgão e que foi cadastrado no Tribunal como sendo do tipo Interessado/órgão; Manual do Processo Eletrônico 9/28

10 Apenas os usuários, informados como representantes dos órgãos, que possuem o cadastro no Tribunal de Contas terão acesso ao sistema para o envio de processos ao Tribunal de Contas. Os demais Interessados, independente do tipo, acompanharão o andamento do processo através do módulo de consulta de Processo/Protocolo, atualmente disponível em 2 Protocolo Passo onde serão lançadas as informações do protocolo/processo. 3 Digitalização Passo onde será incluído o arquivo digitalizado com as informações do processo. 4 Confirmação Passo para a confirmação das informações lançadas para a geração do protocolo. 5 Extrato Passo onde poderá ser impresso o comprovante do protocolo que foi gerado no Tribunal de Contas. O protocolo possui os seguintes status: 1. Pendente de Análise Status que é adquirido no momento em que o órgão de previdência gera e encaminha o protocolo ao Tribunal de Contas, através do sistema de Protocolo Eletrônico. 2. Pré-Aprovado Status que é adquirido na Instrução Inicial, quando o Setor de Protocolo do Tribunal valida a documentação enviada eletronicamente e aceita a solicitação de protocolo do órgão. 3. Aprovado Status que é adquirido na Autuação, quando a Assessoria Processual do Tribunal de Contas valida a documentação enviada eletronicamente e aceita a solicitação de protocolo do órgão. 4. Arquivado por Inconsistência Status que é adquirido quando o Tribunal de Contas identifica alguma pendência na documentação eletrônica enviada pelo órgão. O protocolo não é gerado efetivamente no Tribunal de Contas. Manual do Processo Eletrônico 10/28

11 Informações do Passo 1 Interessado Caso seja o primeiro acesso do usuário no sistema, os campos CPF e o Nome já virão preenchidos. Será necessário o preenchimento dos demais campos assim ficando registrados os respectivos dados, onde no próximo login, tais informações já serão completadas automaticamente. O usuário deverá preencher as informações solicitadas, obedecendo à regra de obrigatoriedade (o sinal * indica o campo obrigatório): CPF para os usuários que já possuem o cadastro no Tribunal o campo CPF virá preenchido. Caso contrário, deverá ser informado o CPF do Interessado, digitando apenas números; Nome informar o nome do Interessado; Endereço informar o endereço do Interessado; Complemento informar o complemento do endereço do Interessado, caso seja necessário utilizar este campo; Bairro informar o bairro do Interessado; Cidade/UF informar a cidade/uf do Interessado; CEP informar o CEP do Interessado; Tel. Residencial informar o número do telefone residencial do Interessado; Celular informar o número do telefone celular do Interessado; informar o do Interessado; Tipo: a) Beneficiário o servidor do estado ou do município que irá receber o benefício; b) Interessado/Órgão o usuário representante do órgão previdenciário que irá remeter o processo ao Tribunal de Contas. Para cada protocolo deverá existir, no mínimo, 1 (um) usuário do tipo Beneficiário e, poderá haver mais de um usuário do tipo Interessado/Órgão cadastrado para cada protocolo. Publicação Diário: Campo obrigatório para o Interessado do tipo Beneficiário, referente à data que foi publicada a concessão do benefício no diário oficial; Ordenador: Esse campo só deve ser marcado para o usuário que for o representante oficial do órgão. O ordenador de despesas do órgão. Após serem digitadas todas as informações, clicar no botão Incluir. Manual do Processo Eletrônico 11/28

12 O Interessado será exibido conforme a tela abaixo: Manual do Processo Eletrônico 12/28

13 Caso o Interessado seja do tipo Beneficiário, será necessária a informação da data de Publicação no Diário, conforme exibido na tela abaixo: Para alterar ou excluir um Interessado, o usuário deverá clicar nos ícones existentes no canto direito da linha referente a cada interessado. Quando todos os interessados estiverem cadastrados, clicar no botão Avançar, seguindo ao passo 2 Protocolo. Manual do Processo Eletrônico 13/28

14 Informações do Passo 2 - Protocolo Neste passo, serão lançadas as informações do Protocolo: Tipo: Escolher a opção Processo Eletrônico; Origem: Nesta combo será listado o órgão ao qual o usuário estiver associado; Assunto: Nesta combo serão listados todos os assuntos possíveis de serem associados a processos de concessão de benefícios; Descrição: Campo de texto livre para que o usuário coloque uma descrição sucinta sobre o protocolo. O sistema fará uma sugestão com base nos campos selecionados, mas o usuário poderá fazer as alterações necessárias. Quando todos os campos estiverem preenchidos, clicar no botão Avançar, seguindo ao passo 3 Digitalização. Manual do Processo Eletrônico 14/28

15 Informações do Passo 3 Digitalização Neste passo, será inserido o arquivo do processo digitalizado e assinado com certificado digital, vinculado à ICP-BRASIL. O processo de assinatura digital do documento será realizado através do módulo TCE-Signer. Clicar no botão Procurar, para selecionar o arquivo já assinado no módulo TCE-Signer. Em seguida, com o arquivo já selecionado, clicar no botão Incluir. Manual do Processo Eletrônico 15/28

16 Quando o arquivo já estiver incluído, clicar no botão Avançar, seguindo ao passo 4 Confirmação. Manual do Processo Eletrônico 16/28

17 Informações do Passo 4 Confirmação Neste passo, deverão ser confirmadas as informações do protocolo. Validar as informações listadas e clicar no botão Confirmar. Ao ser exibida a mensagem de confirmação, clicar no botão OK. Manual do Processo Eletrônico 17/28

18 Informações do Passo 5 Extrato Neste passo, serão exibidas as informações do protocolo que foi gerado. Ao clicar no botão Imprimir, será gerado um relatório: Manual do Processo Eletrônico 18/28

19 Como Fazer Algumas Consultas de Protocolos Enviados A aplicação permite que sejam feitas algumas consultas gerenciais para o acompanhamento do que já foi enviado ao TCE/SE. A seguir serão listadas as possibilidades de filtros de pesquisa. Para consultar os protocolos virtuais de um determinado interessado (do tipo órgão ou beneficiário), que já tenham sido enviados ao Tribunal de Contas, a fim de que sejam identificadas tanto possíveis duplicidades no envio de protocolos como também sejam visualizadas estatísticas de envio por funcionário do órgão, é necessário executar os seguintes passos: 1. Na tela inicial da aplicação, informe no campo CPF Interessado (1): a. O CPF do beneficiário: i. Caso esteja querendo consultar o que já foi enviado de protocolo virtual para um determinado beneficiário; b. O CPF do funcionário do órgão de previdência que foi responsável pelo envio: i. Caso esteja querendo consultar as estatísticas de cada responsável pelo envio ao TCE/SE; 2. Informe uma data inicial e final no campo Período (2): i. Caso esteja querendo pesquisar em um período específico. Caso contrário, deixe o campo em branco 3. Escolha uma opção no campo Status Aprovação (3): i. Caso esteja querendo procurar um beneficiário com uma situação específica de protocolo. A opção Todos, lista os protocolos independente do status em que o mesmo esteja; 4. Clique no botão Pesquisar (4); Nessa tela, todos os filtros podem ser usados individualmente para uma pesquisa específica: 1. Caso queira pesquisar um protocolo específico, é só informar o Ano/Nº Protocolo e clicar em Pesquisar; 2. Caso queira pesquisar um protocolo através do seu Nº Documento, é só informar o valor no campo e clicar em Pesquisar; 3. Caso queira pesquisar pela descrição do protocolo nesse campo pode até ser fornecido o nome do beneficiário que será feita a pesquisa. Informe um texto no campo Descrição e clique em Pesquisar; 4. Caso queira uma visão geral de todos os protocolos enviados por status, independente do interessado, é só escolher uma das opções de Status Aprovação e clicar em Pesquisar. Manual do Processo Eletrônico 19/28

20 Como Assinar Digitalmente um Documento Módulo Assinador TCE-Signer O Tribunal de Contas de Sergipe desenvolveu o módulo TCE-Signer para viabilizar, de forma bastante simplificada, a inclusão de uma assinatura digital em documentos que serão encaminhados ao Tribunal, através do Módulo de Protocolo Eletrônico. Para a utilização do aplicativo é necessário que os documentos sejam digitalizados e em seguida sejam salvos no formato PDF. Somente arquivos com a extensão.pdf poderão ser assinados eletronicamente, independente de onde foi gerado o documento(scaneado, digitado em algum editor de texto, etc.). Além disso, é imprescindível que o usuário possua um certificado digital no padrão ICP Brasil, disponibilizado por algum órgão certificador autorizado. Manual do Processo Eletrônico 20/28

21 Pré-requisitos para a Utilização do TCE-Signer Pré-requisitos de instalação do aplicativo Windows 7 (ou superior) Dot NET Framework 4.0 (ou superior) Microsoft Installer 3.1 (ou superior) Pré-requisitos para uso do aplicativo Possuir um usuário cadastrado Conversor de documentos para o formato PDF O usuário deve ser solicitado, conforme previsto no capítulo III da Resolução TC 284. Pode ser utilizado qualquer programa para conversão de documentos para o formato PDF; O certificado para assinatura digital de Possuir Assinatura Digital padrão ICP Brasil (formato A1 ou A3); documentos deve ser adquirido pelo usuário através de uma Autoridade de Certificação (AC) vinculada a ICP Brasil. Exemplos de ACs vinculadas habilitadas: SRF (Secretaria da Receita Federal), Serasa, Certisign, Segrase. Visualizador de arquivos PDF Acrobat Reader ou similar O fornecedor do Certificado Digital deve indicar o Driver do Certificado que deve ser feito na máquina para que o token/mídia possa ser utilizado. Como Fazer o Download do Tce-Signer Acesse o sitio do TCE SE ( e em seguida, clique em Processo Eletrônico. Manual do Processo Eletrônico 21/28

22 Será exibida a página do Processo Eletrônico. Clique no link de Download. Manual do Processo Eletrônico 22/28

23 Será exibida a página para os downloads do aplicativo TCE-Signer e do Manual do Processo Eletrônico. Manual do Processo Eletrônico 23/28

24 Como Instalar o Tce-Signer Após fazer o download do instalador, em uma pasta de sua preferência, descompactar o arquivo assinadoreletronicodownload.zip e executar o setup.exe. Clicar no botão Next. Será exibida uma tela com algumas informações de instalação. Clicar no botão Install. Manual do Processo Eletrônico 24/28

25 Caso a máquina não possua todos os pré-requisitos, durante a instalação, o instalador indicará o(s) site(s) para que sejam feitos os downloads necessários. Para tanto, é preciso que a máquina esteja conectada à Internet. Se todos os pré-requisitos estiverem ok, o instalador concluirá a instalação e exibirá a tela abaixo. Clicar no botão Finish. Como Utilizar o Tce-Signer Após o processo de instalação, será criado um ícone na área de trabalho: Para abrir, basta dar um duplo clique no ícone e será exibida a tela inicial do programa. Para selecionar o arquivo que será assinado, clicar no botão Incluir. Manual do Processo Eletrônico 25/28

26 Será exibida a tela de seleção de arquivos do Windows, para que seja informada a localização do arquivo PDF que será assinado. Selecionar o arquivo e clicar no botão Abrir. Manual do Processo Eletrônico 26/28

27 Será exibida a tela já com o arquivo selecionado. Para assinar o documento, clicar no botão Assinar. Nesse momento, o token ou mídia de certificado eletrônico deve estar conectado na máquina, para que seja exibido na lista de Certificados Instalados no Windows. Para que um certificado seja listado, deve ter sido instalado o driver fornecido pela entidade que disponibilizou o certificado (Segrase, Certisign, etc). Selecione o certificado e clique no botão Ok. Será solicitada a senha do certificado digital. Manual do Processo Eletrônico 27/28

28 O programa fará uma validação do Certificado que foi selecionado e, caso esteja tudo ok, será realizada a assinatura do documento. Será exibida a seguinte mensagem de validação: Concluída a assinatura, será gerado, na mesma pasta do arquivo.pdf selecionado para assinar, um arquivo assinado, com o ícone alterado e com a extensão.p7s e, conforme exibido na tela abaixo: Caso queira visualizar o arquivo assinado, basta dar um duplo clique que ele será aberto no visualizador do próprio aplicativo TCE-Signer. Manual do Processo Eletrônico 28/28