FUNDONACIONAL DEDESENVOLVIMENTO SUSTENTÁVEL SIGEPRO SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA MANUAL DO USUÁRIO. Maio DE2018

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1 FUNDONACIONAL DEDESENVOLVIMENTO SUSTENTÁVEL SIGEPRO SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA MANUAL DO USUÁRIO Maio DE2018

2 APRESENTAÇÃO O SIGEPRO É UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO EM AMBIENTE WEB PARA APOIAR A GESTÃO E O MONITORAMENTO DOS PROJECTOS E COMPONENTES, A FIM DE APOIAR O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO E ORIENTAR A GESTÃO PARA RESULTADOS ESTE DOCUMENTO APRESENTA AS FUNCIONALIDADES DO SISTEMA 2

3 ACESSO AO SISTEMA Acesse com computador ligado à internet no endereço: Preencha seu usuário e senha e clique em entrar 3

4 PAINEL DE PROJECTOS Depois de validado o acesso o SIGEPRO apresenta o Painel de Projectos O usuário terá acesso somente aos projectos definidos para si em tempo de cadastramento. 4

5 PAINEL DE COMPONENTES DO PROJECTO O usuário terá acesso somente aos projectos definidos para si em tempo de cadastramento 5

6 ALTERAR SENHA A senha recebida é apenas provisória. Portanto, é fundamental realizar a alteração da mesma logo no 1º acesso ao sistema. Para isso o usuário deve: Em qualquer tela do sistema, acesse o menu Alterar Senha localizada no canto superior direito. Preencher a sua senha atual e depois digite sua nova senha nos dois campos abaixo 6

7 ACESSO AO SISTEMA PERFIS DE USUÁRIOS O acesso ao Sistema de Gestão Estratégica se dá por meio de diferentes perfis, determinando sua atuação e limitando seu poder de visualização e gestão das informações. São eles: Administrador: Visualiza todas as informações no sistema, inclusive aquelas permitidas aos gerentes, também responsável pelo cadastro de usuários, gestão dos Projectos e entidades, cadastros de projetos e o suprimento dos bancos de dados do sistema. Responsável pelo Projecto: Visualiza os projetos definidos em tempo de cadastramento, não tem permissão para modificar as informações. Responsável pelo Componente: Definido de forma implicita ao ser assinalado pelo Administrador como responsavel pelo componente. Possui atribuições para alimentar a atualizar as informações do seu componente. Responsável pelo Monitoramento: Definido de forma implicita ao ser assinalado pelo Administrador como responsavel pelo monitoramento do componente. Possui atribuições para visualizar o componente e trocar de fase. 7

8 ACESSO AO SISTEMA ÍCONES UTILIZADOS Durante o uso do SIGEPRO o usuário pode se deparar com alguns ícones ou sinalizadores usados pelo sistema para facilitar a navegação, a saber: A lupa representa detalhamento, ou seja, ao clicar nela o objeto vinculado a ela irá mostrar informações mais precisas O lápis indica que você pode editar/alteraro item mostrado, ao alterar o antigo item será perdido, ficando apenas o modificado O xis vermelho significa excluir/limpar, com ele é possível deletar o item marcado, não podendo ser resgatado. Este símbolo representa que o projeto possui alguma restrição Sinaleiro vermelho indica que o marco crítico está atrasado Sinaleiro verde indica que o marco crítico está dentro do prazo Sinaleiro azul indica que o marco crítico está concluído Sinaleiro amarelo indica que há alguma restrição vinculada ao marco crítico 8

9 SIGEPRO CARACTERÍSTICAS Disponível na internetpara permitir o acesso de qualquer lugar Simplificao gerenciamento e monitoramento do projeto: poucas telas, acesso rápido, e informações da execução Integra, padroniza e sistematiza as informações, facilitando a estruturação, o gerenciamento, o monitoramento e a avaliação Permite a visão de conjuntoda execução de projetos da carteira Fácil de usar, sua utilização é intuitiva 9

10 CADASTRO DE COMPONENTES COMPONENTE... Actividade1 Actividade2 Actividaden Marco Crítico 1.1 Marco Crítico 1.2 Marco Crítico 1.3 Marco Crítico Marco Crítico 1.n Marco Crítico 2.1 Marco Crítico 2.2 Marco Crítico 2.3 Marco Crítico Marco Crítico 2.n Marco Crítico n.1 Marco Crítico n.2 Marco Crítico n.3 Marco Crítico n.4... Marco Crítico n.n Entrega Entrega Entrega 10

11 CADASTRO DE COMPONENTES PASSO1: O PROJETO PASSO2: ÁRVORE DO COMPONENTE PASSO 3: ACTIVIDADES E RESULTADOS Título Projecto Entidade Gerente Monitor Público-alvo Objetivo Geral Período Metas Entregas Linha Decisória Actividades Marcos Críticos Metas Físicas Documentos Galeria de imagens Parceiros Restrições ADMINISTRADOR GERENTE GERENTE 11

12 CADASTRO DE COMPONENTES O título do componente deve ser simples, atrativo e auto explicativo Os Projectos definidos agregam os seus componentes As entidades são órgãos que podem estar vinculados ao componente O Responsável do Componente é o usuário alimenta o SIGEPRO (estrutura e atualiza) de forma permanente O Responsável pelo Monitoramento é um membro do Núcleo de Gestão. Só ele pode trocar a fase do componente 12

13 Manual do Responsável pelo Componente 13

14 ÁRVORE DO COMPONENTE- CAMPOS Público Alvo: segmento, pessoas ou comunidades que se pretende atender com a execução do componente e em relação ao qual serão mensurados os resultados Objetivo Geral: Indica a finalidade do componente em sua totalidade, contém a transformação a ser alcançada ou bem/serviço a ser entregue com a execução Período: datas de inicio e término do componente Metas: são selecionadas dentro do conjunto de metas transformadoras (limitada a três) 14

15 ÁRVORE DO COMPONENTE VISÃO GERAL 15

16 ÁRVORE DO COMPONENTE- RESULTADOS Resultado: transformação ou o produto resultante do componente 16

17 ÁRVORE DO COMPONENTE- SITUAÇÃO Um breve resumo da situação das atividades em andamento 17

18 ÁRVORE DO COMPONENTE GALERIA DE IMAGENS O Gerente pode usar esta funcionalidade para registrar com fotos que identifiquem o componente assim como sua evolução. Para tal ele deve clicar em editar e proceder a carga. 18

19 ÁRVORE DO COMPONENTE PARCEIROS Áreas ou organizações comprometidas com a execução e alcance dos resultados do componente. Podem ser Secretarias e órgãos da Prefeitura envolvidos no Componente, além de quaisquer outras instituições públicas ou privadas que também tenham envolvimento direto e responsabilidades na execução do componente 19

20 ÁRVORE DO COMPONENTE COMUNICAÇÃO Agenda de eventos. O gerente pode relacionar evento de interesse aqui nesta funcionalidade 20

21 ÁRVORE DO COMPONENTE COMUNICAÇÃO Notícias-com esta funcionalidade o gerente pode registrar notícias relativas ao projeto / componente. É possível também relacionar um arquivo que apresente a notícia na sua fonte 21

22 ÁRVORE DO COMPONENTE DOCUMENTOS Cronogramas com esta funcionalidade o gerente pode publicar arquivos com cronograma do componente gerados em outros aplicativos Outros aqui neste local podem ser publicados documentos digitalizados referentes ao componente. Desta forma estarão sempre acessíveis. Podem ser contratos, apresentações, plantas,... 22

23 DETALHAMENTO DO COMPONENTE Após completar os campos da árvore do componente, o Gerente terá acesso ao detalhamento, clicando no botão desta forma poderá informar restrições e actividades: 23

24 DETALHAMENTO DO COMPONENTE- ACTIVIDADES Antes de ter acesso ao botão detalhamento o gerente deve completar as informações da Árvore do Componente. São pré-requisitos para cadastrar as atividades: Seleção das metas Datas de início e término do Componente Resultados 24

25 DETALHAMENTO DO COMPONENTE- ACTIVIDADES Para cada actividade deverão ser informados os dados pedidos no formulário : 25

26 DETALHAMENTO DO COMPONENTE- ACTIVIDADES Actividade informe o título Descrição um resumo que ajude a compreender o que será realizado Coordenador selecione o responsável na lista de usuários. Este responsável terá acesso e poderá alimentar as informações de sua actividade 26

27 DETALHAMENTO DO COMPONENTE- ACTIVIDADES Início e fim datas que devem estar entre as datas do componente Resultados marque os resultados que a actividade vai produzir ou contribuir 27

28 DETALHAMENTO DO COMPONENTE- ACTIVIDADES Ao cadastrar uma actividade ela aparece na lista Acesso ao formulário e completar as informações Alterar informações da actividade / trocar o responsável Exclui um actividade 28

29 DETALHAMENTO DA ACTIVIDADE A imagem abaixo mostra a visão da Actividade Identificação e responsável Marcos Críticos da Atividade Metas físicas Quadro financeiro para o período coberto pela Actividade com previsto e realizado Coleção de documentos relacionado a Actividade 29

30 DETALHAMENTO DA ACTIVIDADE MARCOS CRÍTICOS Eventos que demandam mais esforço da equipe e correspondem aos principais eventos de avaliação crítica do componente 30

31 DETALHAMENTO DA ACTIVIDADE MARCOS CRÍTICOS Os marcos críticos são apresentados na lista abaixo. Os marcos são relativos a uma actividade específica 31

32 DETALHAMENTO DA ACTIVIDADE METAS FÍSICAS Para uma actividadeespecífica são definidas as metas físicas que se deseja alcançar Cada meta física tem seu título, uma unidade de medida. Os valores devem ser lançado no ano / mês previsto para a realização da meta 32

33 DETALHAMENTO DA ACTIVIDADE DOCUMENTOS Repositório de documentos relacionados a actividade 33

34 DETALHAMENTO DA ACTIVIDADE FINANCEIRO O módulo financeiro permite definir a previsão e a realização financeira da Actividade. O forulário apresenta um cronograma para o período anos e meses definidos para cada Actividade 34

35 Relatórios 35

36 RELATÓRIOS O SIGEPRO possui um conjunto de relatórios que são voltados para a gestão e monitoramento 36

37 RESUMO EXECUTIVO Apresenta em uma página as principais informações necessárias a gestão e monitoramento 37

38 Manual do Administrador 38

39 ADMINISTRADOR O Perfil do Sistema Administrador é o usuário habilitado para gerenciar as informações, tanto aquelas que são controladas pelos Gerentes, como outras informações que subsidiam o funcionamento do sistema Recomenda-se que exista mais de um usuário com o perfil administrador 39

40 ADMINISTRADOR É responsável por gerenciar e editar informações de: Projectos Componentes Entidades Fontes Metas Qualidade de Despesas e Usuários 40

41 ADMINISTRADOR ADMINISTRAÇÃO DE COMPONENTES O painel abaixo é exclusivo do administrador e permite gerenciar componentes existentes e criar novos 41

42 ADMINISTRADOR CADASTRO DE COMPONENTES As informações são alimentadas pelo administrador bem como a definição do Responsável pelo Componente e pelo Monitoramento. Somente assim eles podem ter acesso aos seus componentes e completar sua estruturação 42

43 ADMINISTRADOR- USUÁRIOS Usuários solicitam seu cadastro ao administrador, assim como também a troca de senhas no caso do usuário esquecer a sua. 43

44 ADMINISTRADOR CADASTRO DE USUÁRIOS O formulário deve ser preenchido para novos usuários. Nesta versão também será necessário assinalar quais os Projectos serão visíveis pelo novo usuário 44

45 DUVIDAS E PERGUNTAS Perfil Responsável pelo Componente : não existe explicitamente, ele é naturalmente adquirido quando o Administrador ao cadastrar um novo componente, põe o usuário como Responsável Ao cadastrar um novo usuário deve ser informado quais os Projectos que ele terá acesso Fases do Componente: Em Estruturação, Em Execução, Em Revisão e Encerrado 45

46 DUVIDAS E PERGUNTAS 2 Mudança de Fase: apenas o Responsável pelo Monitoramento pode mudar a fase de um componente Fase Em Execução : nesta fase o SIGEPRO trava a alteração das informações básicas, mesmo para o Responsável 46