Contabilidade Martins

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1 DOCUMENTOS PARA CONTABILIDADE Visand melhrar nss intercâmbi administrativ e s serviçs prestads pr este escritóri, remetems instruções cm relaçã a sua mvimentaçã mensal, dand ênfase a cntrle de arquivs, cnfrme desenrlar abaix. Estams encaminhand uma relaçã ds principais dcuments para acbertar a cntabilidade da empresa, bem cm rientações e infrmações úteis: Dcumentaçã para envi a escritóri: Ntas Fiscais ds Frnecedres, Duplicatas ds pagaments; Ntas fiscais de Despesas cm material de escritóri, manutençã de equipament, aluguel imbilizad, relatóri de viagens, refrmas, água, luz, telefne, internet, em fim, tdas as despesas incrridas durante exercíci; Recibs de Salári/estagiáris devidamente assinads, Recib de Aquisiçã d Vale Transprte, Nta Fiscal d pagament das Refeições, quand huver ; Pagament de impsts FGTS, INSS, DARF s, ISS, Sindicats entre utrs: Extrats Bancáris, empréstims e u financiaments em nme da empresa; N 2º dia útil de cada mês, será entregue a escritóri, para desenvlviment d Balancete u Livr Caixa e lançaments ns livrs fiscais, para psterir entrega ds 1

2 relatóris brigatóris as respectivs órgãs públics, a seguinte dcumentaçã, referente a mês anterir: - 1ªs e/u 4ªs vias das NFs séries vendas/remessa e retrn (mdel 1 e 1A ); - NF-e cnsumidr n line d referid mês - DANFE, d referid mês - Relaçã discriminand tdas as NFs canceladas d mês; Atençã: N cas de máquinas registradras deverá enviá-ns seus relatóris diáris (Cupm Fiscal); e Resum d Mês. - 1ªs vias NFs de entradas de mercadrias (inclusive duplicatas u recibs); - Despesas diversas (inclusive duplicatas, recibs, etc...); - Fretes (em cas de frete FOB exija a 1ª via a transprtadra, cm também a duplicata u recib d mesm, para gzar crédit de ICMS); - Despesas c/ pessal (flhas de pagament, guias diversas, etc...); - Mviment bancári da empresa (inclusive cntrats de financiaments e empréstims); - Guias de pagament de ICMS antecipad e/u substitut. Despesas cm viagem devem vir acmpanhadas de um relatóri de despesas de viagem. Se huver vendas a praz, enviar Brderô de pagament (relaçã de pagaments) ds clientes e u pagaments efetuads em carteira. - Fica cmbinad 2º dia útil de cada mês para a entrega desta dcumentaçã, cas cntrári, será respnsabilidade da CONTRATANTE a entrega fra d praz ds relatóris e impsts; - Anualmente (n inici de JANEIRO) u sempre que slicitada a empresa infrmará seu estque físic (Balanç), referente à 31 de DEZEMBRO passad. 2

3 Esta dcumentaçã retrnará mais u mens n dia 26, junt cm a flha de pagament d mês que esta terminand e arquivadas cm devids cuidads e respnsabilidade da CONTRATANTE. Orientações úteis: Cheques: Os cheques emitids devem vir acmpanhads de cópia de cheque, u dcuments similar, e d cmprvante de pagament, recib, fatura u nta fiscal. Cntrle ds Cheques emitids: Devem ns enviar mviment Bancári em rdem seqüência de cheques emitids (cm as despesas) e identificand se huve cheques cancelads. As Despesas e u Materiais de Cnsum adquirids a praz: Devem ser enviadas a escritóri a 1ª Via da NF para que seja efetuada a prvisã, mesm que pagament seja em várias parcelas e se esta infrmaçã nã estiver impress na nf infrme a frma e datas de pagaments: Blquet Bancári/Cmpras a praz: Devem vir acmpanhads de uma segunda via da NF paga u cntenha antaçã da referencia de qual NF, u NF s, esta send quitada/paga, ex: 1/3, 2/3... ref. nf 1545 de A aquisiçã de Bens para Ativ Imbilizad (Equipaments de Infrmática, mesas, cadeiras, entre utrs), prduts, despesas e materiais de cnsum, u seja, despesas para funcinament da empresa as quais deveram ser acbertadas pela 1º VIA DA NOTA FISCAL e se pssível junt cm um recib de quitaçã, nã pdend ser substituída pr smente recib, rçament u cisa d gêner; Retençã de INSS E OU IRRF: Quand da aquisiçã de serviçs de prfissinais de prfissã regulamentada d tip: crretres, cnstrutras, advgads, arquitets, cnsultria, agências de 3

4 empregs, mã bra entre utrs, Observar se na Nta Fiscal esta deduzind IRRF (Impst de Renda Retid na Fnte) u INSS Retid, pis a empresa tmadra d serviç (u seja, Vcês) deve repassar esses valres as órgãs cmpetentes e também esses valres sã deduzids d ttal ds serviçs. Na crrência desses fats entrar em cntat cm a cntabilidade Imediatamente, antes d iníci d mês: Cntrataçã de Autônms u Prfissinais Liberais: Cas a empresa cntrate serviçs de Autônms e u prfissinais liberais esses tips de serviçs devem ter as seguintes situações: Reter 11% de INSS, nde a empresa deduz esse percentual d valr a ser pag a Autônm e reclhe a INSS; 5% ISS, se nã huver Alvará de Autônm, se fr cas apresentar cópia; Slicitar Nr d PIS e u d Registr junt a INSS; Cas a sua empresa seja ptante pel Lucr Presumid u Real (excet ptante pel simples) terá um encarg de 20% de INSS, sbre serviç, que será pag n dia 02 d mês seguinte a serviç prestad. Canhts de cartã de crédits, recib simples, rçaments, ntas rasuradas: Nã sã aceits para fins de cmprvaçã de realizaçã de despesas, (smente se vier acmpanhad da NF); Deve se evitar adquirir prduts, mercadrias, despesas e materiais de cnsum, imbilizad através de Cupm Fiscal, cas crra mesm deve brigatriamente vir acmpanhad de um recib em nme da empresa u vir impress n própri cupm nme e CNPJ da empresa; ROTINAS: 4

5 ADMISSÃO: Prvidenciar e enviar a escritóri u a Dept de Pessal, a dcumentaçã slicitada n frmulári em anex (Relaçã de Dcuments), cm mesm preenchid; DEMISSÃO: Praz para pagament de rescisões: AVISO PRÉVIO: Indenizad: 09 dias após a demissã; Trabalhad: 01 dia após términ d mesm. OBS: - As demissões serã cmunicadas antes a escritóri; O pedid de demissã deve ser de própri punh; - Funcináris demitids cm mais de um an de serviç terá sua rescisã hmlgada pel sindicat, juntamente cm empregadr u prepst. -Relaçã de faltas e atras, cartã de pnt,etc. OBS:. - Anexar atestads médics. - Planilha de hras extras/cmissões, etc... OBS:. - Estes frmuláris (tds em anex) serã remetids a escritóri u a Dept de Pessal, até dia 21 de cada mês, cm apuraçã referente a períd de 21 d mês anterir à 20 d mês em curs, (inclusive admissões de pessal, cm seus respectivs dcuments); Atençã: - O livr de Inspeçã n Trabalh e livr de Terms de Ocrrência devem estar sempre na empresa e enviads a escritóri em cas de slicitaçã u fiscalizaçã; - O praz legal para pagament de saláris é 5º dia útil, cntand cm sábad; - As CTPS serã enviadas a escritóri u a Dept de Pessal, a fim de serem atualizadas, sempre que crrer alguma alteraçã. - Anualmente, n mês de DEZEMBRO, será entregue a escritóri uma Prjeçã de Férias que deverá ser cumprida, após sua aprvaçã; Será de respnsabilidade da empresa: - O Cntrle de Cntrats de Experiência de seus empregads; 5

6 - Os exames médics sempre atualizads, cnfrme Lei 6.514/76 e Prtaria 3214/78, nas quais as empresas têm enquadrament de Grau de risc, Rams de Atividade e Númer de empregads. Segue abaix as principais Nrmas aplicáveis : - NR-5 CIPA- Cmissã Interna de Prevençã de Acidentes; -NR-7 PCMSO- Prgrama de Cntrle Médic de Saúde Ocupacinal. Sã brigatóris s Exames Admissinal, Periódic Demissinal, Retrn a Trabalh, Mudança de Funçã e cmplementares de acrd cm a exigência da funçã. -NR-9 - Prgrama de Prevençã de Riscs Ambientais.preservaçã da saúde e da integridade ds trabalhadres, através da identificaçã,antecipaçã, recnheciment e cntrle de rsics ambientais existentes u que venham a existir n ambiente de trabalh. - NR-10 - Laud das Instalações Elétricas e Pára-rais. Obedecend a legislaçã específicas das Nrmas Brasileiras, Laud de Eletricidade visa rientar a Administraçã da empresa sbre eventuais incnfrmidades existentes nas Instalações em decrrência d us e d temp assim cm ás freqüentes mudanças das leis ds Sistemas de Prteçã de Descargas Atmsférica através de Inspeçã e Mediçã Ôhmica de descida e sua fixaçã ás hastes de aterrament. - LTCAT/PPP- IN 20INSS (Laud Técnic das Cndições Ambientais) Obrigatóri para as empresas. O PPP é um dcument Labral referente a atividade individual de cada trabalhadr cm prpósits previdenciáris. Pderá ser exigid d trabalhadr pr casiã d encerrament de benefícis u ainda n prcess dcumental para a slicitaçã de apsentadria. - NR-17 Analise Ergnômica d Trabalh- Este dcument visa estabelecer parâmetrs de adaptaçã das cndições de trabalh ás características fisilógicas ds trabalhadres, visand segurança, cnfrt e desempenh eficiente. Transprte e Mvimentaçã de carga Máquinas e Equipaments Mbiliári d pst de trabalh Organizaçã e métds de trabalh 6

7 Analise ds fatres ambientais ( Iluminament, Ruíd, Ventilaçã) - NR- 23/IT17 d Crp de Bmbeirs Frmaçã e Treinament da Brigada de Incêndi. Tem bjetiv de rientar s Funcináris da empresa sbre cm identificar princípi de incêndi, que fazer e cm utilizar crretamente s equipaments existentes n lcal para evitar a prpagaçã d incêndi e cm prceder em cas de necessidade de abandn d Edifíci. Obs. O Atestad de Brigada também cnstitui pré-requisit u renvaçã d Prjet de Incêndi AVS (Aut de Vistria de Segurança) e AVCB (Aut de Vistria d Crp de Bmbeirs) n Edifíci. * Dads passíveis de alterações, qualquer dúvidas prcure-ns, será um prazer rientá-ls. Observaçã: Nã sã aceits pela legislaçã para fins de cmprvaçã de aquisições e u despesas smente recib, ntinhas simples, rçaments, canhts de cartã de crédits e Ntas Fiscais rasuradas. Quaisquer dúvida u esclareciment queira entrar em cntat cm nss escritóri. Atencisamente, Cntabilidade Martins Assinatura Respnsavel da Empresa. Recebi em / /. 7