Orientações para a Escrituração Contábil Digital (Sped Contábil) Versão Soluções SPDATA

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1 2015 Orientações para a Escrituraçã Cntábil Digital (Sped Cntábil) Versã Sluções SPDATA Equipe SAT Análise Desenvlviment e Qualidade de Sftware 07/04/2015

2 Sumári Objetiv... 3 Cnsiderações gerais... 3 Orientações SPED Cntábil... 4 Tabelas > Parâmetrs... 4 Aba Validadres... 4 Tabelas > Empresas... 4 Aba Dads Empresa... 4 Aba Dads Respnsável... 4 Aba SPED > Parâmetrs Gerais... 4 Aba SPED > Cadastr de acess a SPED... 5 Aba Cadastr de Empresas Participantes Tabelas > Terms, Relatóris e Pareceres... 5 Tabelas > Auditres... 5 Tabelas > Cntabilistas... 7 Tabelas > Plan de Cntas Referencial... 8 Tabelas > Plan de Cntas Referencial > Manutençã... 8 Tabelas > Plan de Cntas Referencial > Cntas... 9 Tabelas > Plan de Cntas Referencial > Referências > Plan Referencial x Plan Própri... 9 Tabelas > Códigs de Aglutinaçã Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > Tabelas Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > Cntas Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > Referências Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > DMPL/DLPA > Históric de Fats Cntábeis Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > DMPL/DLPA > Lançaments de Fats Cntábeis Utilitáris > SPED Cntábil Utilitáris > SPED Cntábil > Acessar PVA SPED Cntábil Utilitáris > SPED Cntábil > Atualizaçã de tabelas Utilitáris > SPED Cntábil > Gerar arquivs... 14

3 Objetiv Infrmar, rientar e direcinar s Cnsultres de Atendiment e Clientes quant a parametrizaçã, geraçã e validaçã d arquiv da Escrituraçã Cntábil Digital. Cnsiderações gerais A Escrituraçã Cntábil Digital, u Sped Cntábil, teve seu primeir envi n an calendári 2009, das empresas tributadas pel Lucr Real. Para as demais empresas, envi era facultativ. Cnfrme art. 3 da Instruçã Nrmativa RFB n 1.420/2013, n an de 2015 (an calendári 2014) tems a seguintes empresas brigadas a envi d arquiv: As pessas jurídicas sujeitas à tributaçã d Impst sbre a Renda cm base n lucr real; As pessas jurídicas tributadas cm base n lucr presumid, que distribuírem, a títul de lucrs, sem incidência d Impst sbre a Renda Retid na Fnte (IRRF), parcela ds lucrs u dividends superir a valr da base de cálcul d Impst, diminuída de tds s impsts e cntribuições a que estiver sujeita; As pessas jurídicas imunes e isentas que, em relaçã as fats crrids n an calendári, tenham sid brigadas à apresentaçã da Escrituraçã Fiscal Digital das Cntribuições, ns terms da Instruçã Nrmativa RFB nº 1.252, de 1º de març de IV as Sciedades em Cnta de Participaçã (SCP), cm livrs auxiliares d sóci stensiv. Lembrand que, cnfrme art. 5º da Instruçã Nrmativa n 1.420/2013, praz de entrega da escrituraçã encerra-se n últim dia útil d mês de junh. Além das nvidades d an passad, cm a criaçã de registrs específics para a mntagem da Demnstraçã ds Lucrs u Prejuízs Acumulads (DLPA) e da Demnstraçã das Mutações d Patrimôni Líquid (DMPL) e nv cadastr de Cntabilistas, tems utras nvidades cm nv cadastr de Auditres e a nva ferramenta para atualizaçã autmática das tabelas d arquiv, entre utras. Imprtante bservar, também, s nvs plans de cntas referenciais da ECF (Escrituraçã Cntábil Fiscal). Apesar de nã brigatória, é altamente recmendável a referência entre plan de cntas própri e plan de cntas referencial, pis iss facilitará preenchiment desta escrituraçã que deve ser enviada até mês de setembr cm a recuperaçã ds dads enviads n Sped Cntábil. A seguir, tems as instruções necessárias para geraçã d Sped Cntábil n sistema SGH.

4 Orientações SPED Cntábil Tabelas > Parâmetrs Aba Validadres Na pçã Validadr Sped Cntábil é pssível infrmar lcal de instalaçã d PVA, especificamente caminh d executável d prgrama validadr d sped cntábil, para que sistema realize a atualizaçã autmática das tabelas d arquiv. Além diss, a partir desta infrmaçã, sistema permite utilizar um atalh para acess a validadr. As duas funcinalidades serã explicadas mais a frente. Tabelas > Empresas Aba Dads Empresa Verifique se s dads cadastrais estã preenchids de frma crreta. Para Sped Cntábil, s seguintes camps nã sã brigatóris (pdem ficar em branc, se a infrmaçã nã existir): Cmpl. Fax Insc. Estadual (a deixar camp em branc, sistema autmaticamente preencherá cm a inscriçã ISENTO ). Insc. Municipal CEI SUFRAMA NIT NIRE (Cas a empresa nã tenha registr na Junta Cmercial) Aba Dads Respnsável Tdas as infrmações sã brigatórias. Aba SPED > Parâmetrs Gerais Códig país: selecinar códig 1058 Brasil; Indicadr de descentralizaçã: indicar se a escrituraçã cntida n arquiv é de Matriz u Filial; Númer de Ordem ds Livrs: infrmar númer ds livrs enviads;

5 Datas de Arquivaments: brigatóri preenchiment d camp Ats cnstitutivs, já camp Cnversã de sciedade simples para empresária é facultativ. Aba SPED > Cadastr de acess a SPED Mesm se nã huver uma inscriçã em utra instituiçã, é necessári cadastrar tip 00 NENHUMA INSCRIÇÃO EM OUTRAS ENTIDADES. Aba Cadastr de Empresas Participantes. Nã brigatóri. Tabelas > Terms, Relatóris e Pareceres Esta ferramenta permite cadastrar qualquer infrmaçã adicinal a ser enviada n arquiv SPED Cntábil, gerand assim registr J800 (Outras infrmações). Cm exempl, pdem ser cadastradas utras demnstrações nã cntempladas n layut d arquiv, cm a Demnstraçã d Flux de Caixa (DFC). Além diss, pdem ser cadastrads pareceres de auditria, ntas explicativas das demnstrações etc. Ou seja, qualquer infrmaçã adicinal que desejar enviar juntamente cm as previstas n layut. Para que sistema busque cadastr efetuad, e gere registr J800, a clicar em salvar selecine a pçã SPED. Assim, smente salvas nesta pçã serã cnsideradas na geraçã d arquiv da ECD. Tabelas > Auditres Nesta pçã, a fim de atender layut 3 d Sped Cntábil, é pssível cadastrar s prfissinais de auditria independente que auditaram as demnstrações da empresa. Deve ser realizad cadastr d prfissinal e, lg após, infrmar quais empresas fram auditadas pr cada um.

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7 Tabelas > Cntabilistas A partir da versã d sistema SGH, Cntabilista respnsável pela escrituraçã deve ser gerenciad nesta pçã. Após cadastr, basta infrmar sbre qual(ais) empresa(s) cntabilista é respnsável.

8 Tabelas > Plan de Cntas Referencial Esta pçã é utilizada para cadastr, imprtaçã e referência d plan de cntas referencial. Obs.: A partir da utilizaçã da atualizaçã autmática das tabelas d Sped Cntábil, dispnível em Utilitáris > Sped Cntábil > Atualizaçã de tabelas, cadastr e a imprtaçã d plan de cntas referencial sã feits autmaticamente pel sistema. Veja cm utilizá-la seguind as instruções n final deste dcument. As funcinalidades de cadastr e imprtaçã ds dads, através deste menu, serã descritas abaix apenas para dcumentaçã. Lembrand que, a referência entre plan de cntas referencial e plan de cntas própri, deve ser feita independente da frma de cadastr e imprtaçã utilizadas. Tabelas > Plan de Cntas Referencial > Manutençã Na tela de manutençã, deve-se realizar cadastr e a imprtaçã d plan de cntas referencial. Cnfrme imagem abaix, após cadastr selecine caminh d arquiv a ser imprtad e clique n btã, para executar a imprtaçã: O arquiv que deve ser imprtad está na pasta d PVA, validadr d arquiv SPED Cntábil. Desta frma, é necessári que antes da imprtaçã d plan de cntas referencial validadr tenha sid devidamente instalad. Para facilitar a lcalizaçã d arquiv d plan de cntas, é recmendad que caminh default de instalaçã d PVA nã seja alterad. Link para dwnlad d PVA: Após a instalaçã d PVA, selecine caminh n qual está arquiv d plan de cntas referencial. Se caminh default nã fi alterad, prcure em C:\Arquivs de Prgramas RFB\Prgramas SPED\SpedCntabil\recurss\tabelas arquiv crrespndente a plan de

9 cntas que deve ser imprtad. Após seleçã d arquiv, execute a imprtaçã cnfrme rientaçã descrita anterirmente. Tabelas > Plan de Cntas Referencial > Cntas Na tela de Cntas, é pssível visualizar s registrs imprtads na tela anterir, bem cm dar qualquer tip de manutençã n plan de cntas. Além de incluir registrs, é pssível editar e excluir s registrs imprtads. Lembrand que, cm é um plan de cntas padrã da Receita Federal, ist nã será necessári. Tabelas > Plan de Cntas Referencial > Referências > Plan Referencial x Plan Própri Na tela de Referências, será realizada a referência entre plan de cntas própri e plan de cntas da Receita Federal. Selecine uma cnta d plan de cntas referencial e, em seguida, a(s) cnta(s) d plan de cntas própri, clicand lg após n btã Referenciar. N camp Referências é pssível visualizar as amarrações realizadas, pdend ser excluídas utilizand btã Excluir u cm um dupl clique em cima de cada referência. Para cnsulta das referências já gravadas, selecine a cnta desejada d plan de cntas referencial u d plan de cntas própri e tecle F1.

10 Se huver necessidade de exclusã de alguma referência, que já tenha sid gravada, basta selecinar a referência cadastrada e clicar n btã [Remver Selecinads]. Imprtante: 1º - As referências só serã gravadas n banc de dads a clicar n btã GRAVAR, e iss só deve ser feit após cnferir se as amarrações estã crretas. 2º - Cnfrme a Nta Técnica d Sped Cntábil nº 001, de 16 de dezembr de 2013, Seçã 1.17, Na versã 3.X d PVA d Sped Cntábil e alterações psterires mapeament para plan de cntas referencial da RFB é facultativ. Ou seja, a partir d envi referente a an calendári 2013, a referência entre plan de cntas própri e plan de cntas referencial da Receita Federal nã é mais brigatória. Entretant, é imprtante que esta referência seja

11 efetuada devid à Escrituraçã Cntábil Fiscal (ECF), que terá seu primeir envi previst para Neste nv módul d Sped, validadr irá recuperar infrmações da declaraçã d Sped Cntábil, incluind esta referência. Prtant, benefíci será trabalh que, futuramente, será pupad. Tabelas > Códigs de Aglutinaçã Esta pçã será utilizada para realizar a mntagem d Balanç Patrimnial, d Demnstrativ de Resultad d Exercíci (DRE), da Demnstraçã ds Lucrs u Prejuízs Acumulads (DLPA) e da Demnstraçã das Mutações d Patrimôni Líquid (DMPL), exclusivamente para geraçã d arquiv SPED. Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > Tabelas Na tela de Tabelas, serã cadastradas primeiramente as tabelas que armazenarã s itens de cada uma das demnstrações. Para a inclusã de uma nva tabela de códigs de aglutinaçã (u demnstraçã) infrme códig da tabela cadastrada, seu nme e, n cmbbx Tip de Tabela, a qual das demnstrações se refere a tabela criada. Além diss, n camp Máscara, deve ser definida uma máscara para s códigs de aglutinaçã levand-se em cnta a estrutura da demnstraçã cadastrada. Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > Cntas Na tela de Cntas, serã cadastradas s itens de cada uma das demnstrações criadas anterirmente. Para inclusã de um nv item, selecine primeiramente n cmbbx Tabela uma das tabelas cadastradas na tela anterir, na qual agra serã cadastrads s códigs de aglutinaçã (itens da demnstraçã). O cmbbx Grup Balanç Patrimnial só será habilitad se a tabela selecinada fr d tip Balanç Patrimnial (Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > Tabelas > cmbbx Tip de Tabela), que também acntecerá para cmbbx Grup DRE. E, para s tips de tabela

12 Demnstraçã ds Lucrs u Prejuízs Acumulads (DLPA) e Demnstraçã das Mutações d Patrimôni Líquid (DMPL), s cmbbx Grup Balanç Patrimnial e Grup DRE nã serã habilitads. Obs.: Para a DLPA e a DMPL, as cntas a serem cadastradas referem-se as clunas destas demnstrações, que sã as cntas patrimniais. Para mntagem e exprtaçã das demnstrações n arquiv, as clunas serã exibidas na mesma rdem de cadastr cnfrme códig gerenciad para cada um ds itens. Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > Referências Na tela de Referências, será realizada a referência entre as cntas d plan de cntas própri cm s códigs de aglutinaçã cadastrads. Para realizar este prcess, selecine um códig de aglutinaçã cadastrad e, em seguida, a(s) cnta(s) d seu plan de cntas, clicand lg após n btã Referenciar. N camp Referências é pssível visualizar as amarrações que efetuu, pdend ser excluídas utilizand btã Excluir u cm um dupl clique em cima de cada referência cas usuári efetue alguma referência incrreta. E, para cnsulta das referências já gravadas, basta selecinar a cnta desejada e teclar F1. Atençã: as Referências só serã gravadas n banc de dads a clicar n btã GRAVAR, e iss só deve feit após cnferir se as amarrações estã crretas. Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > DMPL/DLPA > Históric de Fats Cntábeis Na tela de cadastr de Históric de Fats Cntábeis, deve-se cadastrar para as tabelas ds tips Demnstraçã ds Lucrs u Prejuízs Acumulads (DLPA) e Demnstraçã das Mutações d Patrimôni Líquid (DMPL) s fats que alteraram as cntas infrmadas nas demnstrações. Ou seja, s fats cntábeis sã as linhas destas duas demnstrações. Da mesma frma que cadastr de Cntas, s fats cntábeis serã exibids na mesma rdem de cadastr, cnsiderand códig gerenciad para cada um deles.

13 Tabelas > Códigs de Aglutinaçã > DMPL/DLPA > Lançaments de Fats Cntábeis Na tela de Lançaments de Fats Cntábeis, serã lançads s valres das demnstrações. Infrme a cmpetência (mês e an) em que deseja lançar s dads da demnstraçã, que será selecinada n cmbbx Tabela. Clique n btã [Prcessar], sistema irá exibir n quadr acima a estrutura da demnstraçã selecinada, já cm s salds iniciais e finais de cada códig de aglutinaçã cadastrad e referenciad anterirmente. Cm a estrutura prnta, s demais valres da demnstraçã deverã ser lançads diretamente n grid. Após lançament destes valres, basta clicar n btã [Gravar] para salvar tdas as infrmações. Imprtante: As imagens fram clcadas apenas cm exempl, cnteúd nã deve ser utilizad cm mdel.

14 Utilitáris > SPED Cntábil Esta pçã será utilizada para acess a validadr, atualizaçã das tabelas d arquiv e para a geraçã d arquiv: Utilitáris > SPED Cntábil > Acessar PVA SPED Cntábil A pçã Acessar PVA SPED Cntábil permite que validadr seja abert, funcinand cm um atalh. Para que iss crra, é necessári que caminh d validadr tenha sid devidamente infrmad em Tabelas > Parâmetrs > aba Validadres. Obs.: O btã cm a lg d SPED, na barra de atalhs, também funcina cm atalh para validadr d arquiv. Utilitáris > SPED Cntábil > Atualizaçã de tabelas A pçã Atualizaçã de tabelas permite a atualizaçã das tabelas d validadr, inclusive d plan de cntas referencial. Desta frma, sempre que huver uma atualizaçã dispnível n prgrama validadr d Sped Cntábil que seja necessária n sistema, basta atualizar s dads n PVA e depis atualizar também n sistema. Infrmações atualizadas autmaticamente, utilizand esta pçã: Plan de Cntas Referencial (Dispnível em Tabelas > Plan de Cntas Referencial > Manutençã e em Tabelas > Plan de Cntas Referencial > Cntas); Situaçã da Empresa (Dispnível em Utilitáris > Sped Cntábil > Gerar Arquivs); Situaçã n Iníci d Períd (Dispnível em Utilitáris > Sped Cntábil > Gerar Arquivs); Da mesma frma que na pçã Acessar PVA SPED Cntábil, é necessári que caminh d validadr tenha sid devidamente infrmad em Tabelas > Parâmetrs > aba Validadres Obs.: Cm a liberaçã d layut 3 d Sped Cntábil, fi criada a pçã Imprtar plan de cntas ECF para a realizar a imprtaçã e atualizaçã ds nvs plans de cntas referenciais criads. Imprtar bservar atentamente qual plan de cntas referencial deve ser utilizad, e seleciná-l após clicar n btã [Imprtar]. Após imprtaçã ds dads, basta acessar Tabelas > Plan de Cntas Referencial > Referências > Plan Referencial x Plan Própri e gerenciar devidamente as referências. Utilitáris > SPED Cntábil > Gerar arquivs Nesta pçã, arquiv d Sped Cntábil será gerad. Para iss, selecine períd, preencha as demais infrmações e defina caminh para geraçã d arquiv. N mment da geraçã, sistema pde emitir um relatóri cm errs e aviss gerads a partir das

15 infrmações que serã geradas n arquiv. Este relatóri tem bjetiv de evitar que alguns errs, u pssíveis errs, sejam descberts smente n mment da validaçã d arquiv. Entre s errs e aviss emitids n relatóri, sistema realiza as seguintes cnsistências n mment da exprtaçã: Cntas ds grups Ativ e Passiv nã referenciadas à tabela de códigs de aglutinaçã d tip Balanç Patrimnial; Cntas de resultad nã referenciadas à tabela de códigs de aglutinaçã d tip Demnstrativ de Resultad de Exercíci; Cntas de resultad cm natureza incmpatível a grup DRE d códig de aglutinaçã, a que esteja referenciada. Falta d cadastr d Cntabilista, n períd de geraçã d arquiv; Códig IBGE d municípi nã infrmad, u incrret; CNPJ da empresa nã infrmad; Lançaments sem históric padrã e cmplement; Fata de referência cm plan de cntas referencial. Após a geraçã, acesse menu Arquiv > Escrituraçã Cntábil > Imprtar, dentr d prgrama PVA, e realize a imprtaçã e validaçã ds dads. Qualquer dúvida sbre que é e cm funcina Sped Cntábil, acesse link abaix: Dúvidas para utilizaçã d prgrama, além d link anterir, cnsulte menu Ajuda d prgrama.