CONTROLE INTERNO NA INDÚSTRIA AUTOMOBILÍSTICA: Um Estudo de Caso

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1 CONTROLE INTERNO NA INDÚSTRIA AUTOMOBILÍSTICA: Um Estud de Cas Camila Gmes da Silva 1, Vilma da Silva Sant 2, Paul César Ribeir Quintairs 3, Edsn Aparecida de Araúj Querid Oliveira 4 1 Pós-graduada em MBA Gerência Financeira e Cntrladria - Prgrama de Pós-graduaçã em Administraçã - PPGA - Universidade de Taubaté Rua Viscnde d Ri Branc, 210 Centr Taubaté/SP Brasil camilagds@terra.cm.br 2 Prfessra d Prgrama de Pós-graduaçã em Administraçã - PPGA - Universidade de Taubaté Rua Viscnde d Ri Branc, 210 Centr Taubaté/SP quintairs@gmail.cm 3 Prfessr d Prgrama de Pós-graduaçã em Administraçã - PPGA - Universidade de Taubaté Rua Viscnde d Ri Branc, 210 Centr Taubaté/SP vilma70@gmail.cm 4 Orientadr - Prgrama de Pós-graduaçã em Administraçã - PPGA - Universidade de Taubaté Rua Viscnde d Ri Branc, 210 Centr Taubaté/SP edsn@unitau.br Resum - O cntrle intern é uma ferramenta essencial ns dias de hje para as empresas autmbilísticas que querem ter mair segurança d seu patrimôni, e infrmações cnfiáveis. Os empregads sã a peça chave para que prcess funcine bem, sem nenhum risc para a empresa, devid a iss é de extrema imprtância cumpriment das nrmas pré-estabelecidas e da crreta realizaçã das atividades para que nã haja prejuíz financeir para a empresa. O cust d err detectad quand cliente já cmpru prdut é muit prejudicial a empresa, trazend perdas ecnômicas além de prejudicar a imagem da marca. Essa ferramenta tem caráter preventiv dentr da empresa, reduzind assim pssibilidades de fraude. O trabalh em questã demnstrará através de um estud de cas em uma empresa autmbilística, quais s meis utilizads através dessa ferramenta para que prcess seja realizad dentr d planejad, além de exempls de deficiências encntradas que às vezes passam despercebidas, mas que quand reslvidas trazem ganhs para a cmpanhia. Palavras-chave: Cntrladria. Cntrle Intern. Indústria Autmbilística. Área d Cnheciment: Ciências Sciais Aplicadas. INTRODUÇÃO Diante d cenári atual de crise, a empresa tem que se prevenir de tdas as frmas para que nã haja nenhum utr dan financeir que pderia ser evitad pela simples cntrle de prcediments. É de respnsabilidade da administraçã fazer cm que as nrmas e prcediments d cntrle intern seja cnhecid pr tds, mas também fazer cm que s funcináris sigam. Dessa frma um cntrle intern eficiente pde fazer cm que iss acnteça da melhr frma pssível. Atualmente, tds fazem cntrle intern, sem cnsiderar iss cm ficial, simples fat de análise de cntas n setr de cntabilidade u de cntrladria já evidencia iss, u até mesm em nssa vida pessal. A imagem da empresa é muit imprtante para seu desenvlviment, e essa ferramenta ajuda a evitar prblemas cm fraudes. O trabalh d cntrller intern, cntribui para a manutençã dessa ferramenta, auxiliand na detecçã antecipada de errs evitand perdas para a empresa. Mas para que tud iss dê cert a empresa tem que dar qualificaçã e treinament suficiente para td pessal envlvid nas atividades em questã, resultand em prcesss mais próxims d crret. METODOLOGIA O presente estud é resultad de pesquisa bibligráfica explratória, envlvend livrs, artigs, relatóris e mngrafias publicads, assciad a desenvlviment de um estud de cas em uma empresa autmbilística situada n Vale d Paraíba. CONCEITO DE CONTROLE INTERNO Cnfrme a definiçã d AICPA (American Institute f Certified Public Accuntants), cntrle Intern é plan da rganizaçã e tds s métds e medidas crdenads, adtads dentr da empresa para salvaguardar seus ativs, 1

2 verificar a adequaçã e cnfiabilidade de seus dads cntábeis, prmver a eficiência peracinal e fmentar respeit e bediência às plíticas administrativas fixadas pela gestã. OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO Sã quatr bjetivs básics segund Attie (2000): Salvaguarda ds Interesses/ Bens: a Salvaguarda ds interesses refere-se à prteçã d patrimôni cntra quaisquer perdas e riscs devids a errs u irregularidades. Uma empresa dispõe de bens, direits e brigações que se encntram dividids pr diverss departaments e setres que cuidam individualmente da parte que lhes cabe. Dessa frma tems almxarifad tem a seu dispr material estcad e requer cuidad na sua manutençã, guarda e distribuiçã; Precisã e Cnfiabilidades ds infrmes e relatóri, cntábeis, financeirs e peracinais: Uma empresa necessita cnstituir sistemas que lhe garantam cnhecer s ats e events crrids em cada um ds segments. Os efeits crrids através da realizaçã de cada at devem ser escriturads e levads, em temp hábil, a cnheciment ds administradres; Estímul à eficiência peracinal: a empresa nesse quesit deve dar as cndições necessárias para que funcinári execute suas tarefas de acrd cm prcediment da cmpanhia, gerand mair eficiência na frma cm desenvlvem sua tarefa/peraçã; e Adequaçã as plíticas existentes na empresa: bjetiv d cntrle intern n que diz respeit a esse item é de assegurar que s desejs da administraçã, sejam seguids pel pessal através de suas plíticas e indicads pr mei de seus prcediments. AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO A empresa é cmpsta de váris sistemas (mais cnhecids cm rtinas) que precisam de regras para que sua funçã dentr d td da empresa seja cumprid. Segund CRC-SP (1992), cm exempl desses sistemas tem-se: cmpra de supriments; vendas e cbranças; cntrle e remuneraçã de pessal; pagaments e recebiments e entre utrs. O Cntrle intern faz cm que tds s prcediments citads dentr desses sistemas sejam cumprids e para iss quatr frmas diferentes sã evidenciadas, cnfrme segue abaix: Questináris Narrativs: esse tip de questinári englba tdas as questões necessárias para que seja pssível identificar cm s prcesss estã send seguids, se há algum desvi, se a pessa que exerce a funçã tem qualificaçã e cnheciment necessári para que nada seja passível de err; Questináris sim e nã : deve ser aplicad pr pessas que tenham experiência na funçã uma vez que pde acntecer de deixar de dcumentar u evidenciar passs imprtantes d prcess em questã. Esse questinári nã implica em uma respsta descritiva cm verificad d item anterir, smente sim u nã já é suficiente para avaliar se tud está send feit da frma crreta cnfrme determinad pela empresa; Fluxgramas: s fluxgramas pdem ser feits cm váris graus de minucisidade, pdend-se usá-ls n lugar de utras técnicas u em cmbinações cm estas, cm s questináris (CRC-SP,1992);. Para Pssibilitar ampla cmpreensã d sistema, pde ser mais adequad elabrar um fluxgrama resumid, que geralmente sã clcads em uma página mstrand assim s aspects mais significativs de um sistema cmplex (CRC-SP,1992); e Descriçã prpriamente dita: segund CRC-SP (1992) cnsiste na descriçã d sistema da empresa, deve ser elabrada pr um avaliadr experiente e tem que haver entrevistas cm td pessal envlvid. Esse métd dificulta a visualizaçã d sistema cm um td e pde escnder falha. RESULTADO OBTIDOS A empresa em que fi aplicad esse estud é d ram autmbilístic e está situada na cidade de Taubaté-SP. A mesma tem em sua plítica a frte presença d cntrle intern cm ferramenta de gestã. O setr respnsável pel cntrle intern é a cntrladria e mesm deve sempre estar desempenhand um papel ativ na funçã em questã, a freqüência de acmpanhament é feita 2

3 cm base ns riscs d prcess, e também em alertas preventiv. Durante as verificações dependend d grau de gravidade d assunt a auditria interna deve ser envlvida para a resluçã d prblema. Cnfrme prcediment da empresa Cntrller intern deve seguir algumas respnsabilidades, cm é demnstrad abaix: Crdenar e cnduzir prgrama de revisã de cntrle intern; Avaliar s relatóris efetuads principalmente cas de alerta preventiv e depis auxiliar n planejament de ações crretivas; Cnfrme necessidade, visitar prcess para verificar andament das ações crretivas referentes as deficiências incluídas ns relatóris; Rever tud que fr caracterizad cm desvi de prcediment que é levad para aprvaçã em nível superir para verificar se realmente é prcedente; e Revisar s prcediments cntábeis nvs u revisads, quant à diretriz da cmpanhia. O Gráfic 1 demnstra a quantidade em dinheir que fi recuperada e evitada devid a apuraçã d cntrle intern: 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 0,0 222,0 255,6 79, Gráfic 1 Valr recuperad e evitad O Gráfic 2 apresenta a quantidade de relatóris realizads durante s ans de : Gráfic 2 Quantidade de relatóris realizads Cm base nesses resultads pdem-se verificar a imprtância dessa ferramenta. Abaix segue alguns relatóris demnstrand a aplicabilidade d cntrle intern, de que md se desenvlve frente a uma situaçã de irregularidade. Relatóri 1 - Armazenament de Materiais Prdutivs Prblema: verificaçã quant a armazenament de materiais prdutivs. Análise: existência de diverss materiais armazenads n páti da ficina de veículs industriais segue abaix as irregularidades: Lcal inadequad; Embalagens nã permitem acess d cntadr cíclic; Embalagens parcialmente cbertas pr lna; e Lcal sem segurança, acess de terceirs, entre utrs. Perdas financeiras a empresa; Impssibilidade de efetuar cntagem cíclica (embalagens sem acess); Sujeit a intempéries (Sl, chuva, sujidade, entre utrs), embalagens parcialmente cbertas pr lnas; Pssibilidade da prática de furt; Descntrle ns estques de materiais; Cmentáris desfavráveis de Auditrias internas e externas. Armazenar materiais cnfrme prcediments técnics especificads. 3

4 Relatóri 2 - Etiquetas de Refug Nã Cntabilizadas Prblema: verificaçã e cleta nas áreas de sucatas de algumas etiquetas para análise e verificaçã da cntabilizaçã. Análise: a etiqueta é cmpsta pr três vias: A primeira fica junt a setr de Cntrladria; A segunda fica junt a administraçã de Manufatura; e A terceira fica junt a material refugad. Cmentári: em psse de 28 (vinte e it) etiquetas (3ª via) que estavam junt a material refugad fi verificad se estavam realmente cntabilizadas, iss resultu cnfrme abaix: Sete etiquetas nã estavam cntabilizadas, entã fi slicitada a área de administraçã de Manufatura se a mesma estava em psse da via que deveria ser cntabilizada; Duas etiquetas nã fram encntradas cm material, mas tinha uma cópia da mesma e ela estava devidamente cntabilizada; e Dezenve etiquetas estavam crretas perante a análise. Descntrle ds relatóris cntábeis afetand diretamente a quantidade física. Cumprir cm prcediment estabelecid (Cntabilizaçã); Apurar a respnsabilidade pels desvis; e Efetuar reciclagens, pr mei de treinament. Relatóri 3 - Saída de Veículs da Frta Prblema: verificaçã efetuada na dcumentaçã de saídas de veículs da frta cnfrme dcument RV Requisiçã de veículs da frta. Análise: fram encntrads dcuments RV s sem a devida aprvaçã de algum gerente e cnfrme determina Prcediment Intern da Empresa. Pssibilidade de saída de veículs pr pessas nã autrizadas; Descntrle na utilizaçã desses veículs (gerand infrações de trânsit, utilizaçã para questões particulares); e Cmentáris desfavráveis de Auditrias internas e externas. Reciclagem de treinament d pessal envlvid na prtaria a fim de evitar reincidência d cas. Relatóri 4 - Dispsiçã de Materiais Nã Cnfrmes Prblema: verificaçã efetuada quant a cntrle ds materiais, retrabalhs e terceirs usuáris da área de qualidade. Análise: Armazenament de Materiais: Área desrganizada, materiais diverss misturads em funçã da grande quantidade de materiais; armazenads n lcal aguardand; decisã final (Scrap/ Devluçã a frnecedr); Nã existe armári/ lcal adequad (trancad) para armazenament de materiais suscetíveis a furt; Sem cndiçã de efetuar cntagem cíclica. Retrabalh de Materiais Nã existe separaçã entre área de retrabalh/ área de inspeçã e armazenament de materiais; Hras gastas cm retrabalh é infrmada pela própria firma que executu. Armazenament de Materiais: Descntrle ns estques de materiais; Transtrns na realizaçã de Inventári Cíclic; 4

5 Perdas Financeiras a empresa. Organizar a área, determinar respnsabilidades, scrap u devlver a frnecedr; Dispnibilizar armári trancad para guarda ds materiais suscetíveis a furt; Separar a área de retrabalh da área de análise de peças; Designar funcináris para acmpanhar full-time as atividades de retrabalh efetuadas pr terceirs e emitir dcumentaçã requerida n mês de crrência; Analisar a real necessidade da quantidade de firmas de terceirs (seis empresas) retrabalhand materiais para frnecedres internamente; e Analisar a carga de trabalh da área x quantidade de funcináris. BALLOU, R.H. Lgística Empresarial: transprtes, administraçã de materiais e distribuiçã física. 01.ed. Sã Paul: ATLAS, CHISTOPHER, M. Lgística E Gerenciament da Cadeia de Supriments. Sã Paul: Pineira, CRC- SP Cnselh Reginal de Cntabilidade d Estad de Sã Paul - Curs Básic de Auditria 1: nrmas e prcediments. Sã Paul: Atlas, DIAS, M.A.P. Administraçã de Materiais: uma abrdagem Lgística. Sã Paul: Atlas, MAEVEL, A.; VIEIRA, D.M. Análise e prjet de redes lgística. Sã Paul: Saraiva, CONCLUSÃO O artig apresentra a imprtância d sistema de cntrle intern nas atividades da empresa. Se mesm fr aplicad em empresas d mesm ram u até mesm de utra área devem ser levadas em cnsiderações às características e necessidades da cmpanhia em questã. Cm pude-se verificar s cass demnstrads abrangem situações presentes na nssa rtina e que muitas vezes nã é levada em cnsideraçã devid a acumul de tarefas diárias, devid a iss é de extrema imprtância a designaçã de uma pessa para essa atividade. Dentr da nrmalidade prcess de cntrle intern deve, preferencialmente, ter caráter preventiv, ser exercid permanentemente e estar vltad para a crreçã de eventuais desvis em relaçã as prcediments da cmpanhia. Prtant, apesar de tda empresa estar sujeita a riscs, é imprtante lembrar da existência dessa ferramenta de cntrle intern. REFERÊNCIAS ANPROTEC. Síti da ANPROTEC. Dispnível em: Acess em: 24 jul ATTIE, William. Auditria: Cnceits e Aplicações. Sã Paul: Atlas,