RPPA. Líder. (51)

Transcrição

1 RPPA Líder (51)

2 Capítulo Página 0 Fazendo seu login Menu de navegação 9 1 Dashboard 13 2 Monitorias Agendando uma monitoria Realizando uma monitoria 25 3 Análise de resultados Diário de Bordo FCA Plano de ação 58 4 Painel de monitorias 69 5 Medições 79 6 Pendências 84 7 Histórico 89 8 Apresentação 99 2

3 Glossário Neste manual, adotamos a nomenclatura abaixo: Nome Líder Técnico Coordenador Administrador Função Usuário do RPPA que realiza as monitorias Usuário que o Líder monitora Usuário responsável por unidade, o qual gerencia um grupo de Líderes e conduz a REMON da sua equipe. Usuário responsável pelas configurações do sistema 3

4 Líder 0 - Fazendo seu LOGIN 4

5 O primeiro passo para utilizar o RPPA é ter um navegador e conexão com a internet. Uma vez no navegador, basta acessar o endereço do RPPA. 5

6 Independente do navegador, você pode usar alguns destes atalhos para te ajudar! Atalho F5 F11 Home End Control + Scroll do mouse O que faz Atualiza a página Deixa a página em tela inteira Vai para o topo da página Vai para o final da página Zoom 6

7 Agora basta preencher seus dados no formulário de login. 7

8 1. Digite net rppa, sem as aspas, no campo empresa 2. Digite seu nome de usuário 3. Digite sua senha 4. Clique em Entrar 8

9 Líder 0.1 Menu de navegação 9

10 A primeira coisa que você verá ao fazer seu login, é o seu dashboard. Veremos melhor o que cada parte significa, no próximo capítulo. 10

11 No canto esquerdo, você encontra o menu de navegação. 11

12 1. Ao clicar em Início, você volta para o dashboard inicial. 2. Em Matriz você pode verificar as monitorias dos seus técnicos, ver seus resultados e processos. 3. No ícone de Medições, você pode ver os gráficos dos seus resultados. 4. Em Pendências você acompanha todas as tarefas cadastradas durante as monitorias. 5. Na parte de Histórico, você pesquisa e consulta monitorias já realizadas. 6. Em Apresentação você visualiza seus resultados de maneira prática, para apresentar na REMON. 12

13 Líder 1 Dashboard 13

14 O primeiro item do menu, é o dashboard. 14

15 Na parte superior esquerda, você encontra a sua agenda de monitorias. É aqui que você agendará e realizará monitorias com os técnicos. Veremos como fazer agendamentos no próximo capítulo. 15

16 Na parte inferior esquerda, você encontra a sua lista de tarefas pendentes. Essas tarefas são adicionadas aqui, clicando em Nova Tarefa, ou então durante as monitorias, como veremos no capítulo Realizando uma Monitoria. 16

17 Na parte direita da tela, você vê os gráficos dos seus resultados. Horas de Monitoria: apresenta o total de horas por mês que você esteve monitorando sua equipe de técnicos. Tarefas Pendentes: apresenta a quantidade de tarefas que estão pendentes de conclusão. Nota da REMON: apresenta a sua nota de desempenho avaliada na reunião de monitoria. Técnico Certificado: apresenta a % de técnicos que estão habilitados. 17

18 Líder 2 Monitorias 18

19 O ponto principal do RPPA são as monitorias. Neste capítulo veremos como você adiciona as suas monitorias na sua agenda, deixando-as prontas para serem realizadas! 19

20 Líder 2.1 Agendando uma monitoria 20

21 No painel esquerdo superior você agenda suas monitorias, para isso clique em Nova Monitoria. 21

22 A janela de nova monitoria aparecerá. Na parte de cima, selecione o nome do técnico que será monitorado. A seguir, selecione a data que pretende realizar a monitoria. Clique em Salvar para terminar de agendar a sua monitoria! Se você quiser, pode registrar um alerta para que o sistema te notifique que a monitoria vai começar! 22

23 Sua monitoria foi salva e agora aparece em sua agenda! 23

24 Quando a Monitoria estiver atrasada, ficará em vermelho. Ao clicar duas vezes em cima da monitoria vencida, abrirá uma janela para reagendar a monitoria. Será solicitado um motivo do reagendamento. Você também poderá reagendar a data de uma Monitoria clicando neste ícone. 24

25 Líder 2.2 Realizando uma monitoria 25

26 Depois de agendar, suas monitorias aparecerão no painel esquerdo superior. Agora elas estão prontas para serem realizadas. Basta clicar duas vezes para abrir a monitoria. 26

27 Basta clicar duas vezes em cima da Monitoria desejada, e a mensagem de confirmação aparecerá. Clique SIM para começar sua monitoria. 27

28 A monitoria será aberta e a primeira aba carregada será para preencher o número do contrato. Para prosseguir para a aba de Checklist, basta clicar em Avançar. 28

29 Aqui acontece a parte mais importante da monitoria: Você deve observar a execução do processo pelo técnico e avaliá-lo. Por padrão, todas as perguntas virão avaliadas com OK (verde). 29

30 Basta clicar no quadrado de avaliação e a nota mudará. Clique até estar com a opção adequada: OK O técnico executou corretamente, e está aderente ao padrão do processo. Não OK O técnico não executou corretamente, tendo falhas e não estando de acordo com o padrão. Não avaliado O técnico não foi avaliado neste critério / pergunta. Para prosseguir para a aba de Relatos, basta clicar em Avançar. 30

31 Na aba de relatos você deve descrever as evidências ou ocorrências de todas as perguntas avaliadas com Não OK. É um passo importante para identificar onde ouve falha no processo. 31

32 Preencha cada relato individualmente, e use os botões de navegação na parte inferior. Para prosseguir para a aba de Feedback, basta clicar em Avançar. 32

33 A quarta aba é a de Feedback. Aqui você deve preencher o parecer que será dado para o técnico após a aplicação da monitoria com o intuito de reforçar sua capacitação no processo e melhorar o seu desempenho. O feedback pode ser considerado como uma ação que revela os pontos positivos e negativos do trabalho executado tendo em vista a melhoria do mesmo. 33

34 Basta preencher, assim como no relato, e na parte inferior usar os botões para navegar pelas abas da monitoria. Para prosseguir para a aba de Pendências, basta clicar em Avançar. 34

35 A penúltima aba é a de pendências. Aqui você pode adicionar tarefas e lembretes da forma como desejar. Importante: As tarefas adicionadas são para você mesmo! Você não adiciona pendências para os técnicos, e sim para si! 35

36 Preencha a descrição da tarefa (o que será feito), datas de início e término da tarefa e a data de lembrete (se desejar), e clique em Adicionar. Você irá visualizar todas as pendências no campo inferior da Monitoria. Para prosseguir para a aba de Capacitação, basta clicar em Avançar. 36

37 A ultima aba é a de Capacitação. A nota de capacitação pode ser: Manual você definirá o nível de conhecimento do técnico no processo monitorado. Automática o sistema calculará o nível automaticamente, sem intervenção do líder. Importante: Por padrão a Capacitação é Automática. 37

38 Cada processo será listado individualmente, e deve ter uma nota separada. Uma legenda com os níveis de capacitação está disponível na parte inferior da tela. 38

39 Antes de concluir, você pode gerar um PDF da monitoria. Clique em PDF na parte inferior e aguarde o sistema gerar seu relatório. Com tudo pronto, você pode concluir a monitoria. Clique em Concluir e uma mensagem de confirmação aparecerá. Basta clicar no botão SIM se você deseja concluir. 39

40 Após gerado o PDF, o arquivo será baixado automaticamente. Você irá visualizar na parte superior o líder que realizou a monitoria, o técnico que foi monitorado e a data que foi realizada a monitoria. Em seguida será possível verificar o Checklist e, naquelas perguntas que não estiverem OK, constarão os respectivos relatos. Por último está descrito o feedback para cada processo. 40

41 Líder 3 Análise dos resultados 41

42 Você pode analisar seus resultados usando as ferramentas de análise disponíveis no RPPA! 42

43 No seu dashboard, você pode clicar nos botões que ficam nos gráficos de resultado para fazer suas análises. FCA (fato causa ação) e Plano de ação estão disponíveis para todos os resultados, e Diário de bordo apenas para o resultado Horas de Monitoria. 43

44 Líder 3.1 Diário de bordo 44

45 Como vimos anteriormente, o Diário de bordo pode ser registrado apenas no resultado Horas de Monitoria. O Diário de Bordo serve para você registrar os motivos que o impediram de cumprir a sua agenda de monitoria. Para adicionar um comentário clique no botão Diário de Bordo. 45

46 Para adicionar um novo relato, clique em Adicionar. 46

47 Preencha a data do evento, o motivo que o impediu de aplicar a monitoria e os campos de horas e minutos correspondente ao tempo em que você ficou ocupado com esta atividade. Para adicionar basta clicar em Adicionar. 47

48 Depois de adicionados, os comentários aparecerão em lista. Clique neste ícone para editar o comentário. Para excluir um comentário, clique em Apagar. 48

49 Líder 3.2 FCA Fato, Causa e Ação 49

50 Você pode fazer um FCA para identificar a causa raiz de problemas em seus resultados. Para criar um FCA, clique no botão em destaque você pode fazer isso em qualquer resultado. 50

51 A tela de FCA se abrirá. Apenas clique em Adicionar na parte superior. 51

52 A tela de FCA se abrirá, e nela você pode fazer uma análise de causa para corrigir eventuais problemas ou desvios de processo. Em outras palavras, você descreve o fato, identifica a causa e corrige através de uma ação. 52

53 Na parte superior da janela de FCA, você deve preencher: Fato o que aconteceu de fato, qual problema o indicador está enfrentando. Causa O principal motivo pelo qual o problema aconteceu. Ação O que será realizado para corrigir a causa (e por consequência, o fato). 53

54 Na parte inferior, selecione se é uma ação sob: Efeito uma solução temporária, que resolve o problema mas não impede de acontecer novamente. Causa Uma solução definitiva, que impede que a causa do problema volte a ocorrer. Selecione quem deverá concluir a ação, e a data para conclusão. Quando quiser concluir, basta marcar o campo CONCLUÍDO. 54

55 O último passo, depois de preenchido todo o FCA, é salvar. 55

56 Depois de criado o FCA, ele aparecerá na lista, dentro da janela de FCAs. Você pode clicar no ícone para abrir a edição do fato-causa-ação. 56

57 A janela de FCA se abrirá novamente, permitindo edição dos campos. Aqui você pode também, excluir o FCA clicando em APAGAR. 57

58 Líder 3.3 Plano de ação 58

59 Para melhorar um resultado, você pode fazer um plano de ação. Para isso, clique em Plano no resultado que deseja. Você pode adicionar um plano em qualquer resultado. 59

60 A tela de planos de ação se abrirá. Aqui você encontra a lista de planos já criados, ou em branco caso não tenha criado nenhum. Ao criar um plano de ação, você planeja o que fazer para melhorar seus resultados, de maneira inteligente e mensurável. 60

61 Para criar um novo plano, clique em Adicionar Plano e para criar uma nova ação, clique no plano desejado e depois em Adicionar Ações. Importante: Você só pode criar ações dentro de planos! Ou seja, você primeiro cria um plano, e depois as ações que fazem parte dele! 61

62 Ao clicar em Adicionar Plano abrirá esta janela. Basta preencher o nome do plano e a amplitude de datas, ou seja, de quando até quando o plano será colocado em prática. Ao finalizar, clique em Salvar 62

63 Ao adicionar uma nova ação para um plano, você verá a seguinte tela. Nela você preenche os detalhes da ação. 63

64 Na parte de cima você preenche a prioridade da ação, e também: O que - A ação que será efetuada. Por que - O motivo da ação ser feita. Como/onde - Aqui você pode aproveitar e especificar algum detalhe sobre a ação ou local onde ela será efetuada. 64

65 Na parte de baixo, você define: Quem Usuário que efetuará a ação. De e Até datas em que a ação será efetuada / duração da ação. Valor Quanto custará para a ação ser feita. Você pode também marcar se a ação foi concluída ou não, e a data de conclusão. 65

66 Não se esqueça de salvar! Você pode também salvar e adicionar próximo, ou seja, salvar e continuar adicionando ações. 66

67 Ao salvar a ação, ela irá aparecer listada no plano. Clique neste ícone para editar a ação. 67

68 Na tela de edição, você pode clicar em Apagar para excluir uma ação. 68

69 Líder 4 Painel de monitorias (Matriz) 69

70 No painel de monitorias você pode visualizar as monitorias dos seus técnicos, agendar novas e verificar os resultados! 70

71 No painel de monitorias você vê todos os seus técnicos. Aqui você tem diversas opções para gerenciar suas monitorias. Importante: A ordem de exibição dos Técnicos neste painel é definida pelo resultado Técnicos Certificados, e será priorizada a exibição do pior para o melhor desempenho. 71

72 Em opções você pode gerenciar os processos dos técnicos e definir para o sistema se eles estão em férias ou não. 72

73 Se você quiser ativar ou desativar um processo, basta marcar na caixa ao lado do nome. Você pode definir que um técnico está em férias clicando no botão FÉRIAS na parte superior direita. Ao finalizar, não esqueça de Salvar! 73

74 Se você selecionar que o técnico está em férias, o sistema indicará no ícone ao lado do nome. 74

75 Ao clicar no ícone do calendário, você poderá agendar uma nova monitoria com este técnico. O processo de agendamento de monitorias foi visto no capítulo 2. 75

76 Ao clicar no ponto de interrogação, aparecerá a legenda referente aos ícones de férias e de status da agenda de Monitoria. 76

77 Ao clicar no botão de expansão, você verá mais informações sobre cada técnico. 77

78 Quando um resultado não atinge a meta, ele fica em vermelho com a borda preta (indicando a necessidade de realizar o FCA). Ao clicar neste resultado irá abrir a janela de FCA. Após fazer o FCA a borda preta irá sumir, indicando que a sua análise já foi realizada. Aqui você visualiza a nota de capacitação nos processos que o técnico é monitorado e também as monitorias que estão agendadas para ele. 78

79 Líder 5 Medições 79

80 Na tela de medições você visualiza os gráficos dos seus técnicos! 80

81 O número superior representa a meta e o número inferior representa o resultado. Aqui você visualiza os seus resultados e os resultados dos técnicos. Ao clicar em cima do indicador, abrirá o gráfico do item. 81

82 Você pode selecionar um técnico da lista, e os resultados serão carregados no lado direito. Clique em cima do indicador desejado para visualizar o gráfico e os resultados. 82

83 O número superior representa a meta e o número inferior representa o resultado. Você poderá alterar e/ou inserir a nota de resultado e meta. 83

84 Líder 6 Pendências 84

85 Na tela de pendências, você vê a lista de tarefas adicionadas durante as monitorias, e pode adicionar novas também. 85

86 Você pode adicionar uma nova tarefa aqui mesmo, basta clicar em +Novo. Você verá a lista de pendências. Nela, as datas em vermelho precisam de atenção nos mostram que a tarefa está atrasada. 86

87 Ao clicar para criar uma nova tarefe, deverá preencher exatamente como vimos durante a monitoria, no capítulo 2.2. E lembre-se: Essa pendência não vai para o técnico, ela é para você mesmo! 87

88 Você pode aplicar um filtro para identificar as monitorias concluídas ou não concluídas, basta selecionar e clicar em Filtrar. Ao passar o mouse sobre uma pendência já cadastrada, você pode editá-la clicando neste ícone. 88

89 Líder 7 Histórico 89

90 Você pode acompanhar as monitorias que já foram realizadas, clicando em Histórico. 90

91 A tela de histórico será carregada, exibindo as monitorias mais recentes. 91

92 D. Início e D. Fim representam as datas de aplicação da monitoria ou data que foi registrada pelo Líder no término da aplicação da monitoria. D. Início Original e D. Fim Original representam as datas reais do sistema no momento do encerramento da monitoria. 92

93 A coluna Aceite demonstra o status de validação da monitoria pelos Técnicos. Legenda: Pendente de aprovação. Aprovado. Recusado (*) (*) no caso de Recusa o Técnico precisará registrar uma justificativa. Você poderá consultar a justificativa passando o mouse sobre o status recusado. 93

94 Na parte superior você pode filtrar por data, basta selecionar o período e clicar em Filtrar. 94

95 Depois de filtrar e encontrar a monitoria que deseja, você pode dar um duplo clique para abrir as informações detalhadas da monitoria. 95

96 Depois de clicar duas vezes, a monitoria será aberta. Na primeira aba, você pode alterar o tempo de monitoria caso precise basta selecionar a nova data e/ou alterar o horário. Por exemplo: Se você esqueceu de finalizar a monitoria enquanto estava em campo, e ela ficou com 3 horas a mais do que deveria, você pode alterar somente o horário ao lado da Data Final. Depois disso, deverá ser justificado a alteração do tempo. 96

97 Agora você verá os dados da sua monitoria! Importante: Não é possível alterar qualquer dado da monitoria, apenas visualizar as informações! Clicando em Avançar você pode navegar entre as abas da monitoria. Você também pode fazer isso na parte superior, clicando diretamente no nome das abas. 97

98 Na última aba, você pode ver a capacitação e gerar um PDF se desejar. Veja um exemplo do PDF: 98

99 Líder 8 - Apresentação 99

100 A apresentação é fundamental para sua REMON, sendo que é nela que você mostrará os resultados para seus gestores! 100

101 Na parte superior você pode selecionar um mês para visualizar os resultados. Você poderá navegar entre as abas para verificar outros gráficos e informações. A primeira tela mostra os gráficos dos indicadores da Unidade. Clicando em FCA e/ou Plano você poderá visualizar as ações que já foram criadas e poderá adicionar uma nova ação. Para saber como fazer um FCA, veja na seção 3.2. Para saber como fazer um Plano, veja na seção

102 Na segunda aba você verá os itens do Líder. Você poderá verificar as análises existentes ou criar novas clicando em Diário de bordo, FCA e/ou Plano. Para mais informações, veja na seção

103 Na aba de Indicadores dos Técnicos você poderá fazer as mesmas ações já vistas na seção 4 Painel de Monitorias (Matriz). Ao clicar no ícone do calendário, você poderá agendar uma nova monitoria com este técnico. O processo de agendamento de monitorias foi visto no capítulo 2. Em opções você pode gerenciar os processos dos técnicos e definir para o sistema se eles estão em férias ou não. Ao clicar no botão de expansão, você verá mais informações sobre o seu técnico. 103

104 Quando um resultado não atinge a meta, ele fica em vermelho com a borda preta (indicando a necessidade de realizar o FCA). Ao clicar neste resultado irá abrir a janela de FCA. Após fazer o FCA a borda preta irá sumir. Aqui você visualiza a nota de capacitação nos processos que o técnico é monitorado e também as monitorias que estão agendadas para ele. 104

105 Na tela de FCA você irá visualizar os FCA referentes aos itens da Unidade. Esta é uma tela de visualização, não será possível editar o FCA nem criar um FCA novo. Para criar um FCA novo será necessário voltar na primeira aba (Indicadores da UN) e clicar em FCA. 105

106 Na tela de Plano você irá visualizar os planos referentes aos itens da Unidade. Esta é uma tela de visualização, não será possível editar o plano nem criar um novo. Para criar um plano novo será necessário voltar na primeira aba (Indicadores da UN) e clicar em Plano. 106

107 Na aba de Monitoria você irá visualizar a lista de monitorias e as tarefas pendentes. Só será possível abrir uma monitoria se ela estiver concluída. Na esquerda é disponibilizado um gráfico de pizza informando quantas ações estão atrasadas, pendentes e que foram concluídas. 107

108 Na aba de Desvios será possível verificar quais perguntas não foram marcadas como OK no checklist. Você poderá verificar o total de erros em cada pergunta. Você poderá ver quais as perguntas não estavam OK e a quantidade de erros no mês. Lembrando que uma pergunta pode fazer parte de mais de uma monitoria. O valor exibido é referente a todas as monitorias. 108

109 Na penúltima aba, você verá um resumo geral com todos os técnicos. Você poderá verificar a capacitação de cada técnico Você poderá consultar a última e a próxima monitoria de cada técnico. Você poderá consultar os resultados de cada técnico. 109

110 Na última aba, você poderá consultar o gráfico das notas da REMON. A nota da REMON é dada pelo Coordenador. 110

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