CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO

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1 CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO Temporário: significa que cada projeto tem um início e um fim muito bem definidos. Um projeto é fundamentalmente diferente: porque ele termina quando seus objetivos propostos são alcançados, enquanto as operações continuadas (não projetos), quando atingem seus objetivos, criam um novo grupo de objetivos e o trabalho continua. Único: significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes.

2 CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO Simplicidade de propósito. Clareza de propósito e escopo. Controle independente. Facilidade de medição. Flexibilidade de emprego. Útil ao desenvolvimento individual. Mobilidade. Facilidade de distribuição.

3 GESTÃO DE PROJETOS Quando o Projeto diz... O Projeto está 98% completo. Não temos concorrência. Nossa equipe tem muita experiência no varejo. Produzimos com custos baixos. Estamos 6 meses adiantados. Se o investimento for feito conforme o planejado teremos 60% de retorno. Entenda-se... Completar os 2% demandará o mesmo tempo e custará o dobro. Só a Microsoft e a IBM divulgaram planos para entrar no negócio. Minha mulher quando fez supermercado disse... Ainda não produzimos nada, mas faremos com custos baixo se aprovada a proposta. Tivemos cuidado de não procurar saber que outras empresas também estão na frente, nos últimos 6 meses. Se tudo que puder dar certo der certo, talvez você consiga recuperar seu dinheiro. Fonte: Roberto Rabechini Jr - Fundação Vanzolini

4 Projetos e Operações Situação ideal : PROJETOS CURTOS E BARATOS OPERAÇÕES (RESULTADOS) DE LONGO PRAZO MAIOR TEMPO GASTO EM ATIVIDADES REPETITIVAS Nos dias atuais AVANÇOS TECNOLÓGICOS CONSUMIDORES EXIGENTES CONCORRÊNCIA FEROZ. OS PROJETOS OCUPAM CADA VEZ MAIS ESPAÇO

5 Projetos e Operações PODEMOS SINTETIZAR : Processos e ATIVIDADES REPETITIVAS Projetos e ATIVIDADES SINGULARES

6 O que é Gerência de Projetos? Algumas definições : Meredith (2005) : Conjunto de meios, técnicas e conceitos usados na condução de um projeto. Guia PMBOK (2008) : Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos. O gerente de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto.

7 OBJETIVOS Os projetos tem três objetivos : 1. CUSTO 2. PRAZO 3. ESCOPO

8 Comparando processos e projetos PROCESSO REPETITIVO ROTINA VÁRIOS OBJETIVOS CONTÍNUO PADRONIZADO MANUTENÇÃO PROJETO SINGULAR ALGO NOVO OBJETIVO DEFINIDO TEMPORÁRIO ESPECÍFICO MODIFICAÇÃO

9 Detalhando os conceitos TEMPORÁRIO CADA PROJETO TEM DATAS DEFINIDAS DE INÍCIO E TÉRMINO SINGULAR CADA PROJETO TEM ALGUMA CARACTERÍSTICA QUE O DIFERE DOS DEMAIS PROGRESSIVO O DETALHAMENTO DO PROJETO VAI SE DANDO AO LONGO DO TEMPO

10 A visão tradicional Escopo Prazo Custo

11 Desdobrando Escopo e Qualidade... ESCOPO QUALIDADE PRAZO CUSTO

12 Os novos aspectos (áreas de aplicação do gerenciamento de projetos) Recursos Humanos Escopo Qualidade Aquisições Prazo INTEGRAÇÃO Partes Interessadas Riscos Comunicação Custo

13 Projeto x Trabalho Operacional Semelhanças Realizado por pessoas Recursos limitados Planejado, executado e controlado Diferenças Operacional Contínuas e repetitivas Objetiva manter o negócio Projetos Temporários e exclusivos Atinge seu objetivo e termina

14 Gestão de Projetos no dia a dia profissional O mundo em constante mudança demanda cada vez mais, que as organizações para se destacarem devem: Com menor volume de recursos Menores prazos Atender as especificações cada vez mais: Rígidas Precisas Flexíveis Com ciclo de vida muito curtos. 14

15 Gestão de Projetos no dia a dia profissional Características das atividades rotineiras Características das atividades não rotineiras, que irão demandar em um projeto. 15

16 Atividades não rotineiras Projeto associado aos fatores dinâmicos do ambiente do negócio da organização. Saber diferenciar projeto de uma atividade rotineira. 16

17 Quais são as características do mundo empresarial Não é uma ilha Fortemente influenciado por agentes externos Para ser competitivo tem que ter velocidade de resposta aos agentes externos Mudança de economia industrial para economia da informação. 17

18 Quais são as características do mundo empresarial Globalização Parceria s Crise do Estado Iniciativa Privada Competitividade Distribuiç. De renda Preservaç. Ambiental Desverticalização Desintermediação 18

19 Quais são as características do mundo empresarial Globalização Projetos oriundos da GLOBALIZAÇÃO: Transferência de tecnologia, Montagem e expansão industrial Entrada e posicionamento de empresas em mercados não explorados anteriormente 19

20 Quais são as características do mundo empresarial Parcerias Projetos oriundos da PARCERIA: Joint Ventures Associações entre empresas, Fusões quando várias empresas formam uma única empresa Incorporação Quando um empresa adquire outra Consórcio União entre empresas para um projeto específico por tempo Determinado. 20

21 Quais são as características do mundo empresarial Crise do Estado Projetos oriundos do CUSTO BRASIL: Papel das organização em suplir deficiências do estado Transporte, saúde, alimentação Através da Engenharia Financeira e tributária buscar menores taxações Tributárias. 21

22 Quais são as características do mundo empresarial Iniciativa Privada Projetos oriundos do PRIVATIZAÇÃO: Mudança do modelo estatal para empresa privada Change Management 22

23 Quais são as características do mundo empresarial Desintermediação Projetos oriundos da DESINTERMEDIAÇÃO: Proximidade dos fabricantes e consumidores (diminuir o número de intermediários Projetos de Logistica, Internet, Marketing de Rede. 23

24 Quais são as características do mundo empresarial Desverticalização Projetos oriundos da DESVERTICALIZAÇÃO: Foco no CORE BUSINESS, da empresa 24

25 Quais são as características do mundo empresarial Preservação Ambiental Projetos oriundos da PRESERVAÇÃO AMBIENTAL: Implementação da Certificação ISO14000 Parcerias com ONGs Projeto de Equipamentos, Procedimentos e Produtos que atendam com este foco. 25 Gestão de Projetos no dia a dia profissional Gestão de Projetos

26 Quais são as características do mundo empresarial Competitividade Projetos oriundos da COMPETITIVIDADE: Transformar produtos em Commodities 26

27 Equipes de Projeto INICIANTE: ligado à área de origem esperando decisões do líder não conhece, não está comprometido com os resultados do projeto, não traz soluções -> só dúvidas EM EXPERIÊNCIA: começa a se libertar e melhora relacionamento começa a questionar está perdido em termos de objetivos e metodologia 27

28 Equipes de Projeto CONSOLIDADO: produz faz e respeita regras Se compromete com o plano (alívio do líder!!) MADURO: sem hierarquia: faz quem sabe... obedece quer que aconteça todos dão contribuição pessoal e sugestões positivas resultado em grupo 28

29 Equipes de Projeto GOLFE resultado depende de mim TÊNIS cada um defende um pedaço (e o meio?) FUTEBOL uma andorinha não faz o verão 29

30 Papéis: Gerente do Projeto (líder, coordenador, etc..) responsável por acontecer monta plano escolhe e aloca recursos controla e reporta situação toma decisões de correção Colaboradores diretos (dedicação parcial) interface entre Projeto e áreas afins coletam e consolidam opiniões e pareceres executam tarefas do Projeto Apoio e informantes das áreas (dedicação eventual e localizada) participam de acordo com as necessidades ajudam nas implantações Profissionais e/ou especialistas externos (suprem lacunas) 30

31 Stakeholders de um projeto Cliente: recebedor do produto do projeto Consumidor: usuário do produto final do projeto Proprietário: a organização que originou o projeto - cliente direto Parceiro: contraparte em um projeto Financiador: instituição financeira Subcontratados e fornecedores: parceiros na execução Sociedade: jurisdição ou regulamentação Comunidade vizinha: influenciada pela implantação do projeto Interessado interno: membro da organização que executa o projeto 31

32 O QUE É A GERÊNCIA DE PROJETOS? Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades que visem atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas, com relação ao projeto.

33 O QUE É A GERÊNCIA DE PROJETOS? O ato de atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas; invariavelmente envolve o equilíbrio entre as demandas concorrentes: Escopo, prazo, custo e qualidade. Diferentes necessidades e expectativas das partes envolvidas. Necessidades concretas e expectativas.

34 DEFINIÇÃO objetivo comum (metas quantitativas e qualitativas) restrições recursos materiais pessoas recursos financeiros Gerenciamento de projetos: conjunto técnicas e métodos

35 Por que gerenciar projetos? Antecipação de situações problemáticas, evitando surpresas Estimativas previstas de tempo, custo e qualidade. Orçamentos e cronogramas. Facilita a tomada de decisão rápida e eficaz. Controle gerencial. Documentação A gerência ou ausência dela é um dos aspectos mais críticos dos projetos de software

36 O gerente ou equipe de gerenciamento Responsável pelo cumprimento dos objetivos do projeto Gerencia incertezas (riscos) Balanceia escopo, custo e tempo (restrição tripla) Escopo QUALIDADE Quando há o desbalanceamento, a qualidade quase sempre é afetada Custo Tempo

37 PARTES ENVOLVIDAS NO PROJETO Em todo projeto existem algumas partes principais envolvidas: Gerência do projeto: indivíduo responsável pela gerência do projeto. Cliente: indivíduo ou organização que fará uso do produto do projeto. Organização executora: empresa cujos funcionários estão mais diretamente envolvidos na execução. Patrocinador: indivíduo ou grupo, dentro da organização executora, que provê os recursos financeiros para o projeto.

38 PARTES ENVOLVIDAS NO PROJETO Cliente: indivíduo ou organização que fará uso do produto do projeto. Podem existir múltiplas camadas de clientes num projeto. Níveis de clientes de um projeto: Por exemplo, os clientes de um novo produto farmacêutico incluem os médicos que os prescrevem, os pacientes que o tomam e as companhias de seguro que pagam por ele.

39 GERENCIAMENTO DE PORTFOLIO DE PROJETOS Seleção e suporte de projetos ou programas de investimentos. Esses investimentos em projetos e programas são guiados pelo plano estratégico da organização e recursos disponíveis.

40 Gerência de Projetos Programas e Portfólios: Exemplo Um empresa de infra-estrutura que possui o objetivo estratégico de maximizar o retorno sobre seus investimentos pode compor um portfólio que inclua seus projetos de petróleo e gás, energia, água, estradas, etc.

41 Gerência de Projetos Projetos e Planejamento Estratégico Projetos são utilizados para atingir o planejamento estratégico de uma organização.

42 Gerência de Projetos Projetos e Planejamento Estratégico São autorizados como resultado de considerações estratégicas: Demanda de mercado Oportunidade Solicitação de clientes Avanço Tecnológico Requisito Legal Projetos em programas e portfólios são um meio de atingir metas e objetivos organizacionais.

43 Gerência de Projetos Escritório de Projetos (PMO Project Management Office) O PMO é entidade organizacional realiza o gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. A principal função de um PMO é dar suporte aos gerentes de projetos de diversas: Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos os projetos administrados pelo PMO; Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento de projetos; Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão; Monitoramento da conformidade com as políticas, procedimentos e modelos e padrões de gerenciamento de projetos Auditorias do projeto; Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários; Coordenação das comunicações entre projetos. Pode gerenciar diretamente um projeto.

44 Gerência de Projetos Gerentes de Projetos X PMOs

45 Gerência de Projetos Fatores Ambientais de uma empresa Fatores internos e externos que cercam ou influenciam o sucesso de um projeto; Podem aumentar ou restringir as opções de gerenciamento; Exemplos: Cultura, estrutura e processos organizacionais; Normas governamentais ou do setor; Infra-estrutura; Habilidades e Conhecimentos dos Recursos humanos existentes Diretrizes de recrutamento, retenção, demissão, análises de desempenho dos funcionários e registros de treinamento e etc; Condições do mercado; Tolerância a risco das partes interessadas; Clima político; Canais de comunicação estabelecidos da organização; Bancos de Dados de custos e riscos; Sistemas de informações do gerenciamento de projetos.

46 Estimar as durações das atividades Quais conhecimentos e habilidades um Gerente de Projetos deve possuir para conduzir de forma eficiente o seu trabalho? O conjunto de conhecimento em Gerenciamento de Projeto A área de aplicação do projeto, suas normas e regulamentos Entendimento do ambiente do projeto Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral Habilidades interpessoais O que deve ser gerido em um projeto? Pessoas Produto Projeto Processos

47 PROGRAMAS Um programa é um grupo de projetos gerenciados de uma forma coordenada, a fim de se obter benefícios que, de uma forma isolada, não se obteria. Muitos programas também incluem elementos de operações continuadas. Exemplos: Programa de Educação do Governo, Programa de Ação contra a Fome, Programa de Defesa do Território Nacional, etc.

48 Gerência de Projetos Programas e Portfólios Programas Grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado Se fossem gerenciados individualmente, não haveria o controle necessário para a condução do programa Visa atingir os objetivos estratégicos do programa Ex.: Programas de Obras de governo Portfólios Projetos ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento Visa atender aos objetivos estratégicos da organização. Os projetos ou programas podem ser independentes Normalmente, geridos por diretores

49 SUBPROJETOS Os projetos são freqüentemente divididos em componentes mais manuseáveis ou subprojetos. Os subprojetos são frequentemente contratados por uma empresa externa ou por outra área funcional na própria organização. Exemplos: subprojetos baseados nos processos do projeto, como uma fase específica; subprojetos associados a habilidades específicas (RH); subprojetos envolvendo tecnologias.

50 GERENCIAMENTO DAS EXPECTATIVAS Gerenciar as expectativas das partes envolvidas pode ser um uma tarefa difícil porque, frequentemente, cada parte possui objetivos diferentes que podem entrar em conflito: Exemplo: o contratante possui interesse na qualidade do produto e o contratado na maximização dos lucros. Em geral, divergências entre as partes envolvidas devem ser resolvidas em favor do cliente. Isto, entretanto, não significa que as necessidades e expectativas das demais partes envolvidas devam ser desconsideradas. Encontrar soluções apropriadas torna-se o maior desafio do gerente de projeto.