DA CORRIDA À MARATONA: INNOVASPORT SE EQUIPA PARA A GRANDE CONCORRÊNCIA COM SAP S/4 HANA

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1 DA CORRIDA À MARATONA: INNOVASPORT SE EQUIPA PARA A GRANDE CONCORRÊNCIA COM SAP S/4 HANA Sobre o nosso cliente Innovasport é um distribuidor de produtos de consumo especializado em material esportivo e cujo e-commerce transformou-se em referência no mercado local. Fundada no México em 1999, a empresa vende atualmente pela internet e através de uma centena de lojas físicas em seu país. Para apoiar sua rápida expansão no mercado, embarcaram a fundo na Transformação Digital, equipando-se para a grande concorrência.

2 Resumo executivo Desde sua constituição em 1999, nosso cliente experimentou um rápido crescimento, ampliando o número de lojas físicas em mais de 20 estabelecimentos por ano. Atualmente, conta com uma extensa rede de lojas físicas no México, além de uma rede de comércio eletrônico que atende dezenas de milhares de transações mensais e aparece como referência em seu mercado local. O sistema ERP que utilizavam internamente para administrar seus clientes havia se tornado antiquado para eles, e estava carente das funções de controle e contabilidade financeira necessárias para sustentar seu crescimento. A primeira fase do projeto concentrou-se nos aspectos de controle e governança financeira da organização, com o objetivo de melhorar a visibilidade de seus processos financeiros. Além disso, a solução devia ser capaz de interoperar de maneira transparente com seus principais processos de negócios, que continuariam residindo no sistema ERP preexistente até o início do funcionamento da fase 2 do projeto. Nosso cliente decidiu adotar a SAP S/4 HANA como sua nova plataforma de ERP para aproveitar suas funcionalidades em tempo real nas áreas de finanças e controle financeiro, que permitem administrar com todos os detalhes os principais processos de gestão financeira da organização. Graças às funcionalidades analíticas que esta solução integra, agora podem cuidar facilmente do controle de todos os seus dados financeiros e operacionais e adquirir uma visão detalhada de todo seu negócio a partir de uma única plataforma, reduzindo assim o custo total de propriedade enquanto poupam tempo nas tarefas de validação e consolidação de dados. Agora os usuários podem executar suas análises sabendo que os dados que visualizam são corretos e estão atualizados.

3 O problema Para implantar o novo sistema ERP baseado em SAP S/4 HANA, foi preciso realizar uma análise a fundo do sistema ERP preexistente e dos processos de negócios aos quais atendia. Uma vez compreendido o modo de trabalho do nosso cliente, a Techedge pôde ajudá-los a adaptar seus processos financeiros aos da SAP, que, estando baseados em boas práticas, permitiram melhorar seu modelo de controle e, ao mesmo tempo, reduzir as necessidades de personalização da plataforma. Essa filosofia permitiu a nosso cliente reduzir o custo total de implantação e, ao mesmo tempo, melhorar a governança, o controle e a eficiência de sua operação na área financeira. Um dos principais desafios que nosso cliente enfrentava era manter suas previsões de crescimento em longo prazo. Estava claro que o sistema existente já não podia suportar o crescente volume de transações, e essa carência havia chegado a afetar a experiência percebida pelos usuários, para os quais eram frustrantes os longos tempos de processamento dos relatórios e a incerteza quanto à qualidade dos dados, já que os faziam perder tempo comunicando e consolidando dados financeiros de fora do sistema. Com a SAP S/4 HANA, esses problemas pertencem ao passado. Suas análises integradas oferecem aos usuários uma única fonte de dados à qual podem recorrer para emitir seus relatórios de uma maneira eficiente e precisa, em questão de segundos. Por último, já que a primeira fase da implantação se concentrou unicamente em resolver as necessidades de nossos clientes na área financeira, era essencial manter em serviço as funções básicas do sistema ERP com o qual a empresa já contava, como a gestão de materiais, a cadeia de abastecimento e os processos das lojas, para o qual continuava sendo necessário interagir com fluidez com os processos financeiros que haviam passado a residir na S/4 HANA. Para coordenar essa integração, a Techedge desenvolveu quase 30 interfaces com mapeamentos de regras de negócios que enviavam e carregavam dados no sistema S/4 HANA de uma só vez, garantindo assim que o negócio pudesse continuar sua operação diária com os dados financeiros mais atualizados e relevantes UM SISTEMA ERP ANTIQUADO COM LIMITAÇÕES DE VELOCIDADE E FLEXIBILIDADE FALTA DE GOVERNANÇA E CONTROLE NOS PROCESSOS FINANCEIROS ATUAIS A INTEGRAÇÃO DE MÚLTIPLOS SISTEMAS E PROCESSOS EXIGIA MAIS DE 30 INTERFACES

4 SAP S/4 HANA FINANCE EM 4 MESES, DESDE O INÍCIO DO FUNCIONAMENTO DO PROJETO ATÉ A ENTRADA EM SERVIÇO MAIS DE 20 APLICAÇÕES SAP FIORI QUE PERMITEM TORNAR REALIDADE O OBJETIVO DE ADMINISTRAR O NEGÓCIO DE QUALQUER LUGAR FUNÇÕES DE BUSINESS INTELLIGENCE INTEGRADAS E EM TEMPO REAL The solution Após uma avaliação detalhada dos processos e do plano contábil da empresa, bastaram quatro meses para implantar os módulos de Finanças e Controle Financeiro (Finance and Controlling) (antes conhecidos como simple finance ) em toda a comunidade de usuários da área financeira, que agora podem administrar e controlar suas atividades de uma maneira mais simples, graças a funções como as verificações automáticas de dados e a agilização dos ciclos de aprovação de contas. Além disso, agora nosso cliente tem a vantagem de contar com um único modelo de dados para todas as suas informações financeiras. Com ele, não melhorou somente a qualidade de seus dados, mas agora podem processá-los de uma maneira mais simples e seus usuários podem tomar decisões mais fundamentadas e em tempo real. E, ao eliminar a necessidade de um sistema de data warehouse, nosso cliente reduziu também o custo total de propriedade associado a seus investimentos em tecnologias da informação. Graças à integração com os processos chave, que continuaram funcionando sobre a plataforma de ERP com a qual o cliente já contava, puderam executar a implantação sem a mínima interrupção em sua atividade nem durante o desenvolvimento do projeto nem no momento da ativação do novo sistema, o que é fundamental em um negócio baseado na internet, submetido a grandes volumes e frequências de transações com clientes. Quanto à interface do usuário, baseia-se principalmente em aplicações SAP Fiori implantadas sobre o sistema ERP da S/4 HANA. Foram criadas e desenvolvidas quase 20 aplicações Fiori para cobrir todo o processo financeiro, que proporcionam aos usuários uma interface do usuário uniforme e unificada, através da qual controlam seus diferentes processos, desde os fluxos de trabalho e as aprovações até suas necessidades no campo das análises de dados ou business intelligence, e tudo isso em tempo real.

5 Em que esta solução contribuiu Antes da implantação da SAP S/4 HANA, entre 70% e 80% dos processos financeiros eram realizados manualmente, o que se revelava muito complicado e era propenso a erros humanos. Na atualidade, a maioria desses processos está automatizada, e as atividades contábeis se simplificaram e agilizaram graças ao estabelecimento de comprovações de dados e ciclos de aprovação automatizados sobre os quais se realiza um acompanhamento permanente. Esse aumento na automatização e controle reduziu consideravelmente os riscos vinculados às operações financeiras, ao simplificar o modelo de governança. Por outro lado, a unificação de todas as fontes de dados em uma só, tanto para as operações analíticas como para as transacionais, reduziu os riscos que supõem as inconsistências nos dados, e eliminou completamente a necessidade de realizar atividades de conciliação de contas. Por outro lado, o rendimento que a plataforma SAP S/4 HANA oferece permite que nosso cliente realize suas análises e operações mais rápido e com um nível de granularidade impensável até agora. Por exemplo, puderam reduzir em um terço a duração de seus ciclos de fechamento mensal. Também melhoraram radicalmente seus relatórios de rentabilidade, que agora lhes permitem acessar em questão de segundos detalhes de perdas e ganhos por loja, marca, categoria e referência de produto. Antes da implantação, nosso cliente tinha que trabalhar com diferentes planilhas de Excel para consolidar seus dados financeiros, e não podia realizar nenhuma análise em tempo real. Ao dispor agora de uma única fonte de dados financeiros de resposta imediata e em tempo real, nosso cliente pode acessar informações relevantes sobre os resultados comerciais de toda a sua rede de lojas, o que lhes permite identificar e analisar com total certeza tanto as oportunidades como as diferenças de rendimento. A adoção da SAP Fiori foi outro fator fundamental para o sucesso da iniciativa, já que lhes permitiu reduzir ao mínimo seus investimentos em formação e gestão da mudança. Com aplicações que funcionam de uma maneira não muito diferente das que podemos encontrar em qualquer dispositivo inteligente, os usuários de negócios conseguiram adaptar-se a suas novas responsabilidades com mais facilidade que com o procedimento anterior, com o qual tinham que aprender por sua conta como operar a tradicional interface de SAP baseada em código T. AUTOMATIZAÇÃO E RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS Aplicação de critérios de governança e redução do risco global MELHORAS NO RENDIMENTO E NA VISIBILIDADE SOBRE OS PROCESSOS Reduziu-se em um terço o tempo que demorava para completar o fechamento do mês UMA EXPERIÊNCIA MAIS SATISFATÓRIA PARA O USUÁRIO Redução de custos de formação e gestão da mudança

6 Resultados, retorno do investimento e planos para o futuro Agora nosso cliente pode trabalhar com um modelo de negócios mais eficiente e controlado, que lhe permite administrar completamente todos os seus processos financeiros. A S/4 HANA reduziu pela metade o tempo que demorava para completar as atividades nas quais intervinham várias funções diferentes da organização, e diminuiu em cerca de 33% a duração do processo de fechamento mensal. Este documento e as informações contidas neste documento são de propriedade do Techedge Group. Este documento, no todo ou em parte, não pode ser reproduzido de nenhuma forma ou por qualquer meio sem a permissão prévia por escrito da Techedge. Quaisquer nomes, marcas comerciais e direitos autorais de terceiros contidos neste documento são de propriedade de seus respectivos proprietários. Para a segunda fase deste projeto, nosso cliente vai implantar o módulo de venda e gestão da cadeia de abastecimento (SUPPLY CHAIN & SALES) da SAP S/4 HANA, seguindo a mesma metodologia que foi utilizada para a primeira fase. E, dada sua orientação para o cliente de comércio varejista, vão implantar também a SAP Hybris Marketing e CAR. Uma vez armazenados todos os dados de operações de negócios em uma única plataforma em tempo real, nosso cliente começará a implantar funções analíticas em tempo real com dados de diferentes áreas funcionais, que permitirão acessar os dados em detalhes, chegando inclusive até cada transação individual. Nosso cliente tem previsão de aproveitar essa funcionalidade integrada na SAP S/4 HANA para melhorar o grau de vinculação com o cliente e, com isso, as vendas de seus produtos. SOBRE O AUTOR JULIÁN ROMERO SAP Business Suite Senior Manager (Gerente Sênior de Business Suite) Julián é Sênior Manager de SAP Business Suite na Techedge Espanha. Com mais de 10 anos de experiência na transformação digital de empresas de diversos setores, Julián combina seu conhecimento próximo dos processos funcionais e das arquiteturas de TI para ajudar as empresas a agilizar e simplificar suas operações. Na Techedge, nossa missão é ajudar as empresas a serem mais ágeis, explorando o valor da TI em cada uma das etapas de sua transformação empresarial. Proporcionamos soluções que provêm de nossa capacidade de combinar conhecimento de negócios e experiência tecnológica. Com mais de profissionais em todo o mundo, oferecemos a nossos clientes a escalabilidade de um fornecedor global, a flexibilidade de um sócio local e a competência de um assessor estratégico e de confiança. Atualmente, sua equipe está trabalhando na implantação das soluções SAP S/4 HANA Finance, Supply Chain, Sales e Manufacturing na Europa e na América. Antes de unir-se à Techedge em 2014, Julián desempenhou diferentes papéis relacionados com Estratégia e Gestão de TI em empresas de consultoria e assessoria.