LOGÍSTICA E FATURAMENTO

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1 LOGÍSTICA E FATURAMENTO 1. Geração lote de separação 1 2. Impressão Picking list Por pedidos Por lote Controle do Picking List por Lote 7 3. Registro de operação por Caixa Separação por Caixa Conferência por Caixa Registro de operação por Lote Realizando Picking (Separação) Registrando Packing (Conferência) Registro de operação por Vários Lotes Realizando Faturamento manual Para pedidos com Entrega No Endereço do Revendedor Para pedidos com entrega Retirar na Central de Serviços Embarque Embarque de Caixa Embarque por Lote Embarque por Vários Lotes Registro data de entrega Para um único pedido Para vários pedidos Outras ações de Logística e Faturamento Imprimindo Documentos Ocorrências Operacionais (edição de produtos na separação) Consulta de pedidos não faturados 40

2 Neste documento você encontra todas as orientações relacionadas às melhores práticas para os processos Logísticos de Separação, Conferência e Faturamento. Público Alvo: Atendimento Estoquista Back Office O processo ração entre logístico as opções de Separação, de SEFAZ só Conferência será habilitada e caso Faturamento a SEFAZ padrão será norteado esteja inoperante de acordo (em com o Modelo de vermelho) faturamento, e outra já SEFAZ explanado Contingência no documento já tenha sido Configuração liberada para o seu - Pedidos. Estado. Vamos às instruções: 1. Geração lote de separação Contém também orientações sobre como consultar pedidos, produtos em falta, brindes, SAC, devolução e cancelamento de pedidos. O processo de faturamento sempre será iniciado com a Geração do Lote. Acesse a aba Logística > Controle da Operação > Gerar Lote de Separação, conforme figura abaixo: Insira a data do dia anterior no campo Data Pedido, assim todos os pedidos que foram aprovados no dia anterior e que estão disponíveis para iniciar os processos logísticos serão apresentados na pesquisa. Para facilitar a distinção no momento da separação, sempre utilize o filtro Opção de Entrega, gerando um lote para pedidos a Retirar na Central de Serviços e outro No Endereço de Entrega. Obs.: alguns campos já estarão preenchidos automaticamente e não devem ser alterados. Cód. Canal Distr.; Centro de Estoque. 1

3 Se o back office quiser, pode selecionar mais filtros para a pesquisa. Depois, clique em Pesquisar. Na tela de resultado aparecerão os pedidos encontrados. Selecione os pedidos e clique no botão Ver pedidos, conforme figura abaixo: Serão apresentados todos os pedidos na situação Aprovado e que poderão constar no lote de separação. Se tiver necessidade de retirar algum pedido que esteja sendo apresentado, utilize um dos botões para essa operação: Retirar do lote os pedidos selecionados; Retirar do lote os pedidos não selecionados. Esses pedidos serão apresentados na aba Pedidos retirados do lote. Acesse a aba Critérios para a geração do lote e clique em Gerar Lote. Agora, você já possui um lote de pedidos prontos para serem separados. 2

4 2. Impressão Picking list 2.1. Por pedidos Para a impressão de Picking List por pedido é necessário selecionar o lote de separação gerado e inserir todos os pedidos para serem impressos. Um picking list por Pedido poderá ser emitido diretamente a partir da tela de Consulta de Lote de Separação. Preencha os filtros que considerar necessário e clique no botão Pesquisar. Serão apresentados na tela os registros encontrados com os critérios informados: Clique no botão de opções do registro desejado e selecione a opção Monitorar 3

5 Será apresentada a tela Monitorar Lote de Separação. Nos botões de Opções acima selecione a opção Pedidos. Perceba que o Botão Ver picking list dos pedidos apareceu logo acima da listagem de pedidos. Basta clicar neste botão para visualizar, em um único arquivo PDF, todos os picking list s de todos os pedidos que estão agrupados no lote de separação selecionado/pesquisado. Para visualizar o Picking list de um único pedido, acesse o botão Ver picking lists dos pedidos acima mostrado ou selecione o pedido e escolha a opção Ver picking list conforme figura abaixo: A seguir, um exemplo de Picking list por Pedido, já com o número e código de barras da sua respectiva Caixa: 4

6 2.2 Por lote Com o número do lote, você já pode imprimir o Picking List. Ele pode ser emitido a partir desta mesma tela, no momento em que um novo lote é gerado ou a partir de pesquisa por um lote de separação. No caso da pesquisa, pode ser realizado acessando a tela Buscar lote de separação a partir da aba Logística > Controle da Operação > Consultar Lotes de Separação. Preencha os filtros que considerar necessário e clique o botão Pesquisar. Serão apresentados na tela os registros encontrados com os critérios informados: 5

7 Clique no botão de opções do registro desejado e selecione a Opção Ver Picking List por Lote ou a opção Monitorar. Será apresentada a tela Monitorar Lote de Separação. Nesta tela já é possível observar a opção Ver picking list por lote, conforme ilustração abaixo: Certifique-se que a opção Situação Processamento está selecionada, caso contrário o botão não será exibido. Clicando no Botão Ver picking list por lote. O sistema exibirá o Relatório Picking List por Lote para impressão. 6

8 2.3 Controle do Picking List por Lote Caso haja a configuração de linha de separação, a opção de controle do Picking List por lote estará disponível. A configuração acontece na aba Logística > Logística interna > Cadastro de linha de Separação > Aba Configurações > Campo Permitir separação por lote. Depois de configurado, na tela Buscar lote de separação, há sinalizadores para indicar diferentes situações. São eles: A informação será alterada para quando o picking list por lote for Visualizado. Com o Resultado da Busca de lote de separação selecione o lote desejado e clique em Ver Picking List por Lote. Uma mensagem de confirmação será exibida. Basta neste caso confirmar clicando no botão Ok. 7

9 Após confirmação de visualização, veja que o status mudou de cor. A informação será alterada para quando o picking list por lote for Confirmado. Esta informação é válida para que todos os estoquistas saibam que o processo de picking foi realizado para este lote. Com o Resultado da Busca de lote de separação, selecione o lote desejado e clique em Confirmar Picking do Lote. Uma mensagem de confirmação será exibida. Neste caso, basta confirmar clicando no botão Ok. Após confirmação de visualização, veja que o status mudou de cor. 8

10 Obs.: Uma vez alterada a cor do status, este não tem mais como voltar à cor anterior. Também, se houver tentativa de confirmar um lote já confirmado, uma mensagem em tela será apresentada. Depois de realizar a Geração de Lote e Impressão de Picking List, as operações logísticas poderão ser efetuadas de três formas distintas, de acordo com a necessidade de sua Central de Serviços: Por caixa (Recomendado); Por lote; Para vários lotes. 9

11 3. Registro de operação por Caixa Esta é a opção de registro de operações recomendada pela Franqueadora. Para a Central de Serviços que conta com estoquistas específicos para cada operação ou mesmo para aqueles que queiram realizar uma separação e conferência com maior controle, utilize esta forma de operacionalizar as atividades logísticas. No Picking List impresso no tópico 2.1 Por Pedidos já existe a informação da numeração de caixa, conforme figura abaixo: 3.1 Separação por Caixa Depois inicie a separação. Acesse a aba Logística > Operação > Início da Separação. Insira o número da caixa e clique em Confirmar ou faça a leitura com um leitor de código de barras do número da caixa através do picking list ou da etiqueta da caixa. Abaixo exemplo de Picking List e de Etiqueta (Para consultar como imprimir Etiqueta consulte o tópico 2.1. Por pedidos ). 10

12 Será confirmado o início da operação para essa caixa. Importante: Aproveitando que já está nessa tela, você pode inserir no sistema a separação de todas as caixas da sua relação. Basta inserir o número de uma a uma e clicar em Confirmar ou fazer a leitura do número da caixa através do picking list ou da etiqueta da caixa. 3.2 Conferência por Caixa Após a separação, para realizar a conferência acesse a aba Logística > Operação > Conferir Caixa por Material. Com um leitor de código de barras realize a leitura do código de barras do picking list por pedido ou mesmo da etiqueta de caixa. A digitação do número da caixa também é possível. Depois clique em Confirmar. 11

13 Todos os produtos estarão disponíveis para serem conferidos. Realize a conferência do pedido físico, produto por produto, confrontando com o que consta no sistema GeraSGI. Se a conferência for através da digitação de cada código de produto, após, clique em Validar Material. Se a conferência for realizada com um leitor de código de barras, não há necessidade de clicar no botão Validar Material. A cada validação, uma linha dos materiais existentes sumirá da tela. Ao finalizar a conferência de todos os materiais, clique em Confirmar e uma mensagem de sucesso será demonstrada. 12

14 4. Registro de operação por Lote 4.1 Realizando Picking (Separação) Para iniciar o Picking acesse a aba Logística > Controle de Operação > Consultar lote de operação. Após selecionar o lote desejado, clique na opção Realizar operação para o lote, conforme figura abaixo: Selecione o usuário responsável pela operação (todos os usuários que possuem o Grupo de Acesso Franquia Back office Estoquista serão listados). Informe a operação Efetuar Picking ; Informe a data e a hora de início da operação; Informe a data e a hora de término da operação; Clique em Salvar. Os horários serão sempre os mesmos que constam no seu computador. 4.2 Registrando Packing (Conferência) Informe a operação Efetuar Packing. Clique em Salvar. A Operação Lacrar não é utilizada para o negócio O Boticário. 13

15 5. Registro de operação por Vários Lotes Acesse a aba Logística > Operação > Registrar Operações para Vários Lotes. Selecione os lotes que deseja registrar a operação e adicione os dados de Separação: Operador; Picking (início) Data e hora; Packing (início) Data e hora. Depois clique em Salvar. O sistema informará que a operação foi realizada com sucesso. 14

16 6. Realizando Faturamento manual É importante ressaltar que o faturamento automático não está mais disponível. O faturamento agora torna-se Manual e,dependendo da forma de entrega selecionada na tela de captação de pedido, vai apresentar duas formas de faturamento. Uma nova tela de Checkout também foi adicionada ao sistema para facilitar este processo. 6.1 Para pedidos com Entrega No Endereço do Revendedor Acesse Fiscal > Faturamento > Buscar Pedido para gerar Lote de Faturamento. Preencha os filtros desejados e clique em Pesquisar, conforme figura abaixo: Na tela de resultado, na aba Pedidos pendentes de faturamento, selecione o pedido desejado e clique em Faturar selecionados, conforme figura abaixo: Logo após o Gera retornará o status do faturamento do pedido A aba Pedidos não disponíveis para faturamentos apresenta pedidos com impossibilidade de faturamento neste momento. Ex.: Em separação. A aba Pedidos faturados apresenta os pedidos já faturados. 15

17 Por isso, fique atento! Mesmo para os Lotes de pedidos a serem entregues no Endereço do Revendedor, o processo de Faturamento deverá ser realizado após o processo de Conferência, na aba Fiscal. 6.2 Para pedidos com entrega Retirar na Central de Serviços Uma nova forma de atendimento ao Revendedor está disponível. É a funcionalidade Pagamento e Retirada, que será a tela de faturamento para os pedidos com o tipo de entrega Retirar na Central de Serviços, desde que estejam com a Situação Comercial Aprovado para pedidos da Central Autosserviço ou Disponível para retirada/entrega para pedidos da Central Balcão. Em um processo de atendimento Balcão: a) Revendedor efetua o pedido pelo Portal do Revendedor ou o Backoffice insere um pedido via SGI para o Revendedor, com opção de Retirada na Central ; b) Estoquista efetua a separação dos produtos; c) Backoffice efetua faturamento na tela de Checkout (Atendimento > Pedido > Pagamento e Retirada); d) Revendedor efetua a retirada dos produtos; e) Backoffice registra manualmente a data de entrega do pedido (Logística > Operação > Registrar Data de Entrega Pedido). Em um processo de atendimento via Autosserviço: a) Revendedor vai até a Central de Autosserviço e efetua a compra; b) BackOffice atende o revendedor; c) BackOffice registra o Pedido; d) Backoffice efetua faturamento na tela de Checkout. Esta funcionalidade pode ser acessada (dentre outras formas) através da aba Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada, conforme figura abaixo: 16

18 O sistema exibirá a seguinte tela: A partir dela é possível localizar pedidos, efetuar novos pedidos e abrir SAC. Importante para Centrais que operam no modelo Autosserviço: Esta tela será aberta automaticamente no momento da finalização do pedido, facilitando o processo de Checkout; Caso o pedido seja captado com uma forma de pagamento diferente de A combinar na retirada, a tela de Checkout abrirá já na tela Visualizar/Imprimir Documentos e o pedido já estará em faturamento. A partir da tela de Pagamento e Retirada é possível localizar pedidos de um Revendedor ou mesmo efetuar busca por um pedido específico. 17

19 Ao efetuar uma pesquisa, o sistema exibirá o nome da pessoa pesquisada e o crédito disponível desta pessoa (Revendedor). Pesquisa por Revendedor Para buscar pedidos de um Revendedor é possível efetuar busca por um dos valores: Código da Pessoa; CPF; . Acesse Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada e insira um dos valores no primeiro campo disponível. Depois, pressione a tecla Enter. Também é possível realizar buscas a partir de outros valores. Para isto, basta clicar na lupa. A tela padrão para busca de Pessoas será exibida: 18

20 Pesquisa por Pedidos É possível efetuar busca específica por Código do Pedido. Acesse Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada. Utilize o campo acima, inserindo o código do pedido e pressione a tecla Enter. Caso queira efetuar pesquisa de Pedidos utilizando mais critérios de pesquisa, clique na lupa. A tela de pesquisa de Pedidos será exibida. Depois de informar os filtros, clique no botão Pesquisar Pedidos. A tela abaixo será apresentada. 19

21 Depois de realizada a pesquisa, os pedidos serão apresentados. Selecione o pedido a ser atendido. O sistema trará os detalhes do pedido em tela: Selecione o valor a ser pago pelo Revendedor e o Plano de pagamento. Caso, no momento da captação do pedido, tenha sido selecionado o plano de pagamento A combinar na retirada, no momento do Checkout será possível registrar mais de uma forma de pagamento para o mesmo pedido. Utilize o quadro Registrar Pagamento, coloque o valor desejado no campo Valor a pagar e, em seguida, selecione o Plano de pagamento. 20

22 Veja que se não selecionar o valor total, o sistema exibirá ainda um Valor restante, que indica que ainda há valores a serem pagos. No exemplo acima, ainda resta R$ 42,65 a serem pagos. Neste caso, você poderá utilizar outros planos de pagamento. Para isto, clique no botão Registrar nova forma de pagamento. Um novo grupo de Pagamento será exibido em tela. Assim, basta seguir os passos anteriores para complementar com outra forma de pagamento. No exemplo abaixo, efetuamos pagamento de: R$ 50,00 em Dinheiro; R$ 42,65 em Boleto 3X. Caso queira cancelar algum recebimento, O ícone "X" ao lado dos planos de pagamento tem a função de excluí-lo da lista. Se houver mais de uma forma de pagamento informada, poderá excluir unitariamente. Quando houver apenas uma forma de pagamento, ao clicar neste ícone X o sistema deve limpar os dados dos campos "Valor a pagar" e "Plano de pagamento". 21

23 Repare que ao utilizar todo o valor (campo Valor Restante com valor R$ 0,00), o botão Faturar é ativado e o botão Registrar nova forma de pagamento é desativado. Para finalizar, clique no botão Faturar para emitir a Nota Fiscal. Uma mensagem de confirmação será solicitada. Basta confirmar. O sistema abrirá uma tela para acompanhamento da emissão da NF. Na tela acima, enquanto o processo ainda estiver em comunicação a com SEFAZ, o botão de OK estará desativado, mas a qualquer momento o usuário poderá fechar a tela a partir do botão x no canto superior direito. Após concluir, o sistema exibirá os documentos que podem ser impressos. Atenção! Caso o plano de pagamento selecionado seja A Combinar na Retirada no momento do Faturamento, na nova tela de Checkout, já será inserida da Data de Entrega do pedido, não necessitando realizar o processo de Embarque e Registro de Data de Entrega após o Faturamento. 22

24 7. Embarque Para cada registro de operação, você deve realizar um tipo de embarque. 7.1 Embarque de Caixa Agora, para realizar a operação de Embarque, acesse a aba Logística > Operação > Embarcar Caixas. Lembrando que um pedido só poderá ser embarcado quando a NF-e estiver emitida pela SEFAZ. Insira o código do Back office Estoquista, o número da caixa e clique em Embarcar. Uma confirmação será demonstrada. Nesse momento, o processo logístico está finalizado para essa caixa/pedido. 7.2 Embarque por Lote Depois que confirmar a emissão da NF referente ao pedido, volte à tela de Cadastro de operação por lote acessando Logística > Controle de Operação > Consultar lote de operação. Após selecionar o lote desejado, clique na opção Realizar operação para o lote, conforme figura abaixo: 23

25 Selecione o usuário responsável pela operação (todos os usuários que possuem o Grupo de Acesso Franquia Back office Estoquista serão listados). Informe a operação Embarcar ; Informe a data e a hora de início da operação; Clique em Salvar. Esta última operação somente poderá ser realizada quando a SEFAZ retornar a informação para o GeraSGI com as NF-e s devidamente autorizadas e emitidas. Orientamos que esta operação seja realizada sempre ao final do expediente de trabalho, pois o prazo da SEFAZ para a operação já estará esgotado. 7.3 Embarque por Vários Lotes (Recomendado) Acesse a aba Logística > Operação > Registrar Operações para Vários Lotes. Selecione os lotes que deseja registrar operação e adicione os dados de Embarque Data e hora. Depois, clique em Salvar. 24

26 O sistema informará que a operação foi realizada com sucesso. 25

27 8. Registro data de entrega 8.1 Para um único pedido Após o pedido ser entregue ao Revendedor, você deverá informar a data de entrega para completar a operação. Para informar a data de entrega para um pedido, acesse a aba Logística > Operação > Registrar Data de Entrega Pedido. Clique nessa operação para que a tela, conforme mostra a figura abaixo, fique disponível. Importante: observe que o filtro Situação Comercial já apresenta o status Transporte preenchido automaticamente, visto que somente pedidos que foram efetivamente faturados, disponíveis para entrega e efetivamente entregues devem ser finalizados com a data de entrega.. Utilize os filtros que melhor se encaixam no processo de sua Central de Serviços e clique em Pesquisar. Para definir a data de entrega, encontre o pedido desejado, posicione o ponteiro do mouse sobre a caixa de seleção e clique em Definir entrega. Preencha a data da entrega do pedido ao Revendedor e clique em Definir entrega. Pronto, o processo logístico do pedido foi finalizado por completo. 26

28 8.2 Para vários pedidos Você poderá informar as datas de entregas dos pedidos em lote através da importação de um arquivo em Excel previamente preenchido. Para realizar a operação, acesse a aba Logística > Operação > Importar Datas de Entrega, conforme ilustra a figura abaixo: Informe se efetuará a operação utilizando o número de pedidos ou o número de Nota Fiscal, selecionando um dos modelos em Tipo Planilha. Exporte a planilha-modelo clicando em Exportar Template. No exemplo, trabalharemos com o modelo por número de pedido. Com a planilha-modelo, preencha as colunas Pedido e Data Entrega. Atentar para o formato da data, sempre xx/xx/xxxx. Ao concluir o preenchimento, salve a planilha no seu computador e feche o arquivo. Volte ao GeraSGI para importar a planilha que acabou de preencher e salvar. Clique sobre a opção Importar. 27

29 Procure o arquivo em Excel que acabou de salvar utilizando o botão Browse. Encontre o arquivo e clique em OK. O sistema pode acusar erros durante a importação das informações. Se isso ocorrer, uma mensagem será demonstrada em tela. Para verificar os erros e corrigí-los, vá até a opção Downloads e baixe a planilha com as informações de erros. Em nosso exemplo, inserimos datas de entrega anteriores à data de faturamento dos pedidos, ocasionando alerta de inconsistência pelo sistema GeraSGI. Realize as correções na planilha utilizada, salve as alterações e refaça o processo de importação. Para os pedidos que não tiveram erros, a data de entrega já foi inserida pelo sistema GeraSGI e o processo logístico foi finalizado. 28

30 9. Outras ações de Logística e Faturamento 9.1 Imprimindo Documentos Acessando a aba Processos > Reimpressão > Buscar documentos você poderá acessar e imprimir diversos documentos: Nota Fiscal; Boleto; Extrato Pedido; Picking List; Picking List do C.F; Etiqueta Caixa; Picking List por Lote. Selecione uma destas opções e preencha os demais campos da tela de busca: 9.2 Ocorrências Operacionais (edição de produtos na separação) Toda vez que se realizar o processo de packing e for identificado que há algum produto que não consta no estoque e que, portanto, deverá ser cortado do pedido, uma ocorrência operacional será criada, automaticamente, para depois ser tratada pelo Back Office. Exemplo: o total a pagar pelo pedido é de R$ 181,04. No momento da separação desse, verifica-se a falta do produto Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 que possui como valor a pagar R$ 46,74. Ao realizar a conferência do pedido em Logística > Operação > Conferir Caixa por Material, ele deve ser finalizado sem a confirmação do item Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 pelo fato de que esse produto não será enviado para o revendedor, por não constar no estoque físico da Central. Caso finalize a conferência sem conferir um dos produtos o sistema apresenta a mensagem abaixo: 29

31 Se for confirmada a conferência do pedido mesmo com o item faltante o sistema encerrará esta conferência. Neste momento, será criada uma ocorrência operacional para o item Xtreme Des. Colônia 100ml VS3. Em Logística > Controle da Operação > Cadastro de Ocorrências Operacionais consultaremos e trataremos a ocorrência gerada para o produto Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 do pedido Para acessá-la utilize os filtros disponíveis conforme figura abaixo. Selecione a ocorrência desejada e clique em Editar Ao editar a ocorrência na tela que se abre, o código do Solicitante será sempre a pessoa que realizou o procedimento de Picking no sistema. O Código do Canal de Distribuição também já estará preenchido. O filtro Tipo da Ocorrência já estará preenchido como Inconsistência de estoque. O Código do Material também já estará automaticamente preenchido. 30

32 Ações a serem tomadas: Preventivamente, podemos ter duas ações, conforme é apresentado abaixo. 1. Cortar na captação: o produto Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 será cortado já na captação para os próximos pedidos a serem realizados. 2. Ajustar no lote de separação: todos os produtos Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 que estejam em pedidos Aprovados serão cortados no momento da criação do lote, ou seja, o lote será criado sem o produto. Corretivamente, são três opções para pedidos Em separação e duas para pedidos Reservados. Para isso, deve-se clicar no botão Definir Ação Corretiva para abrir uma tela com as opções apresentadas a seguir. 31

33 Em separação 1. Ajustar: cortar o item Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 do pedido, ajustando o valor final; 2. Faturar integralmente: faturar o pedido com o valor original; 3. Reservar: fazer a reserva do produto Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 para o próximo pedido do revendedor. Reservados 1. Ajustar: cortar o item Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 do pedido, ajustando o valor final; 2. Faturar integralmente: faturar o pedido com o valor original. Voltando ao exemplo, nosso pedido estará na aba de Reservados, o que, para o sistema, quer dizer que o produto Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 ficou reservado para uma ação de ocorrência operacional. Assim, deve-se selecionar a opção Qtd. pedidos reservados. Clique em Ver Pedidos para realizar a ação corretiva somente para o pedido que necessita dela. Obs.: caso existam mais pedidos em que o Packing foi finalizado sem o mesmo produto, eles aparecerão todos agrupados nessa aba. 32

34 Em seguida, é preciso selecionar os pedidos que sofrerão a ação. Neste exemplo, estamos selecionando somente nosso pedido Clicar em Confirmar. Retornando à tela de ação corretiva, confira que há um pedido selecionado. É preciso selecionar a opção Ajustar. Logo após, clicar em Salvar. 33

35 Na tela inicial, vemos que uma ação de ajuste foi iniciada. Basta clicar em Salvar para gravar todas as ações tomadas para a ocorrência. Após clicar em Salvar, teremos a ação de ajuste iniciada, passando seu estado para Em Andamento. 34

36 Dentro de, aproximadamente, 5 minutos, o ajuste estará finalizado e é possível visualizá-lo na aba Detalhe de decisão. 35

37 Tanto o Pedido quanto o Extrato do pedido serão ajustados conforme a decisão da Ocorrência operacional Lembre-se de que a ocorrência deverá ser Encerrada sempre que o estoque do produto for reabastecido para não impactar nos próximos pedidos desse produto. Considerando o nosso exemplo, cada pedido que tiver a conferência finalizada sem o item Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 utilizará a mesma ocorrência operacional (desde que ela não esteja encerrada). Portanto, é possível ter mais de um pedido no momento de tratar a ocorrência. Neste momento, o pedido estará disponível para ser faturado. Para encerrar a ocorrência, basta confirmar que a situação da ação corretiva está Resolvida. A seguir, deve-se alterar a situação da ocorrência para Encerrada, desmarcar as seleções feitas no quadro Ação Preventiva e clicar em Salvar Ajuste de Ocorrências em lote Os ajustes em ocorrência operacionais, que eram realizadas somente por produto, agora podem ser realizados por pedidos, ou seja, todas as edições de um pedido poderão ser realizadas em uma única tela, facilitando e agilizando este processo por parte do backoffice. Para as ações de ocorrências operacionais a serem realizadas em lote acesse a aba Logística > Controle da Operação > Buscar Ocorrências em lote. 36

38 Ações para Pedidos em Lote Utilize as opções de filtro para restringir o resultado da pesquisa e clique no botão Pesquisar; Uma boa opção é utilizar o filtro com o número do pedido que deseja realizar a edição. Selecionando os pedidos necessários (utilize as caixas de check a esquerda dos registros desejados) e clicando no botão Definir ação corretiva / preventiva 37

39 A caixa de ação será apresentada. Importante: As ações selecionadas na tela serão aplicadas para todos os pedidos selecionados. Efetuando Ações Corretivas Para realizar Ações Corretivas selecione uma das opções Ajustar ou Faturar integralmente. Apenas uma das ações poderá ser selecionada por vez, com isto é necessário que os pedidos selecionados anteriormente tenham a mesma ação. Ajustar: Realiza o corte do(s) produto(s) nos pedidos selecionados, e ajusta o valor final dos pedidos; Faturar integralmente: Fatura o pedido com valor integral, sem realizar o corte do(s) produto(s) selecionado(s). 38

40 Efetuando Ações Preventivas Há duas opções de ações preventivas, é possível selecionar Cortar na captação e/ou Ajustar no lote de separação. Ações preventivas serão aplicadas nos novos pedidos que possuírem os produtos a serem tratados. Cortar na captação: O(s) produto(s) tratados ficarão bloqueados para novos pedidos, sendo cortados já no momento em que o Revendedor/Backoffice estiver inserindo pedidos com estes produtos; Ajustar no lote de separação: Pedidos que estão Aprovados serão editados já na geração do lote de separação, ou seja, os produtos tratados serão retirados dos pedidos no momento da geração do lote. Após selecionar as ações que precisam ser tomadas, clique no Botão Salvar para que as ações sejam realizadas. Quando ações preventivas são selecionadas uma mensagem de confirmação é exibida. É apenas uma confirmação ao backoffice, lembrando que esta sua ação impactará outros pedidos. Pedidos que serão captados e/ou pedidos que estão pendentes de serem gerado lote de separação. 39

41 Neste caso basta clicar no botão Ok para continuar. Após confirmação, as ações selecionadas são mostradas juntamente com os registros afetados. Importante: A consulta de ocorrências operacionais atual continuará funcionando da mesma maneira; As ocorrências tratadas em lote, também poderão ser visualizadas e editadas na consulta atual; Lembre-se, a gestão das ocorrências geradas deve ser realizada com cautela e de preferencia pelo responsável pelo estoque; Para ocorrências com ações preventivas, assim que ocorrer recebimento do produto em estoque, as ocorrências devem ser finalizadas, para que estas ocorrências não afetem a captação de pedidos e nem mesmo o corte no momento da geração do lote para os produtos. Para maiores informações, utilize o manual de Organização do Estoque Físico enviado juntamente com as orientações sobre a Curva ABC. 9.3 Consulta de pedidos não faturados Na tela de Checkout, quando ocorrer erro no faturamento do pedido, é possível consultar a mensagem de erro diretamente na tela de Checkout. 40

42 Ao acessar a aba Atendimento > Pedido > Pagamento e retirada, na linha do pedido, apresentada após a busca, aparecerá ao lado da Situação Comercial, uma lupa, que mostrará qual é a mensagem de erro no faturamento. Após corrigida a informação que impediu o faturamento na primeira tentativa, para pedidos com entrega no endereço do Revendedor, acesse a tela de Checkout e tente faturar novamente o pedido. Para pedidos com entrega a Retirar na Central de Serviços, acesse a aba Fiscal > Impostos > Buscar Pedido para Gerar Lote de Faturamento. Informe o número do pedido e clique em Pesquisar. 41

43 Selecione o pedido e clique em Faturar selecionados ou mesmo Faturar pesquisados. O pedido só deve ser refaturado se o Motivo de erro já tiver sido solucionado, caso contrário o erro persistirá. Caso seja clicado em Editar e não seja finalizado o processo, o pedido ficará com o status Reservado. Esse status não permitirá que o pedido seja faturado. Acompanhe ração entre o faturamento, as opções de atualizando SEFAZ só será a situação habilitada clicando caso a SEFAZ em Pesquisar. padrão esteja inoperante (em vermelho) e outra SEFAZ Contingência já tenha sido liberada para o seu Estado. Contém também orientações sobre como consultar pedidos, produtos em falta, brindes, SAC, devolução e cancelamento de pedidos. 42