CONSTRUINDO A BIBLIOTECA DIGITAL DA FGV: Estudo de caso

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1 CONSTRUINDO A BIBLIOTECA DIGITAL DA FGV: Estudo de caso Márcia Nunes Bacha 1, Maria do Socorro G. de Almeida 2 1 Bibliotecária, Fundação Getulio Vargas, Rio de Janeiro, RJ 2 Bibliotecária, Fundação Getulio Vargas, Rio de Janeiro, RJ Resumo A Fundação Getulio Vargas implantou em 2009 a sua Biblioteca Digital, com o objetivo de preservar e promover a visibilidade nacional e internacional de sua produção científica. A Biblioteca digital, como resultado indireto do projeto da BD, necessitaria da reestruturação dos sites das bibliotecas da FGV (RJ, SP e DF) culminando na criação de um único sistema de bibliotecas. Esta integração operacional permitiria melhor coordenação dos trabalhos. Palavras-chave: Repositórios Digitais; Sistemas de Gestão de Conteúdo; DSpace; OJS; Preservação da informação digital Abstract: The Getulio Vargas Foundation in 2009 implemented its Digital Library with the aim to preserve and promote national and international visibility of their scientific production. The digital library, as an indirect result of the project database, require restructuring of the sites of the libraries of FGV (RJ, SP, and DF) culminating in the creation of a single library system. This operational integration allows better coordination of work. Keywords: Digital repositories; Content management systems; Dspace; OJS; Preservation of digital information 1

2 1 Introdução A evolução tecnológica tem alterado as metodologias e processos de trabalho das organizações, resultando na necessidade de identificar novas ferramentas de gestão e organização da informação. Com este propósito as organizações têm implementado ferramentas de gestão de conteúdos, que permitem gerir de forma eficaz e eficiente os processos e fluxos de trabalho da organização, resultando na melhoria da qualidade dos seus serviços e consequente satisfação dos seus clientes. A escolha de um sistema de gestão de conteúdos (Content Management Systems - CMS) para criação deste Sistema de Bibliotecas foi o primeiro passo para reunir não só os websites das bibliotecas mas, também dois outros sistemas que comporiam a Biblioteca Digital : o DSpace e o OJS. Drupal foi o CMS escolhido. A participação do Núcleo de Computação Escola de Pós-Graduação em Economia da FGV, foi fundamental no apoio para a realização do projeto nas etapas de seleção, testes e instalação dos sistemas acima descritos. O desenho e instalação do portal Sistemas de Bibliotecas FGV neste formato, possibilitou a divulgação de serviços prestados, as atividades desenvolvidas, a interação com nossos usuários, mas principalmente trouxe uma autonomia na gerência de todo portal. Após esta etapa viria um novo desafio, estimular a participação das unidades da FGV nesta gestão cooperativa de informação. 2 Referencial Teórico A explosão da informação resultou na criação de novas tecnologias de informação que permitem agilidade no processo de difundir o conhecimento. (SILVA, SÁ e FURTADO, 2004). A partir dessas tecnologias foi possível o uso de recursos eletrônicos, agilizando no processo de transferência da informação, aumentando os recursos de acesso e difusão do conhecimento, em particular no meio acadêmico. (SILVA, SÁ e FURTADO, 2004). Desse modo, as tecnologias possibilitam os recursos necessários para criação de um ambiente computadorizado, permitindo o armazenamento e a recuperação dos materiais bibliográficos, auxiliando na composição das bibliotecas digitais. (SAFFADY, 1995, p. 224 apud CUNHA, 1999) 2

3 A implementação dos processos digitais nos serviços das bibliotecas provoca alguns impactos, positivos e negativos, nas funções e nos serviços da mesma. Entende-se que não existe um método único a ser aplicado na criação de uma biblioteca digital, pois elas são criadas de acordo com influências culturais e situações econômico-sociais-financeiras. (CUNHA, 1999) O conceito de biblioteca digital vai além de uma coleção de objetos digitalizados, assistida por uma ferramenta de gestão (SAYÃO, 2009, p9), deve-se acrescentar a esta definição não somente preocupações técnicas mais um universo que inclua também missões sociais e culturais. A preservação dos objetos digitais e a intenção de torná-los cada vez mais acessados dando maior visibilidade aos autores e a instituição são hoje questões prioritárias. (AMBROSI, PEUGEOT e PIMENTA, 2005). Segundo Borgman: bibliotecas digitais são uma extensão, aperfeiçoamento e integração tanto dos sistemas de recuperação de informações quanto das múltiplas instituições que lidam com a informação, das quais a biblioteca é apenas uma. O âmbito das possibilidades das bibliotecas digitais inclui não só a recuperação, mas também a criação e uso da informação (p. 48). E uma biblioteca digital global seria um construto útil que abrange todas as bibliotecas digitais que estejam conectadas e sejam acessíveis por meio de uma infra-estrutura global de informação. Uma biblioteca digital global não seria uma entidade única, nem seria controlada por uma única organização, qualquer que fosse (p. 48, tradução nossa) A biblioteca digital é o mecanismo mais atual no meio dos profissionais de informação. As bibliotecas digitais estão revolucionando o modo como os estudantes, professores e pesquisadores em geral utilizam a informação (RICON, 1997). 3 Metodologia Dentre os principais trabalhos realizados, estão: a) Customização e atualização dos sistemas open-source escolhidos; b) Migração dos dados de documentos e coleções de documentos espalhados pelas unidades da FGV em diferentes formatos e bases de dados. Em alguns casos, os dados foram extraídos de documentos semi-estruturados, como páginas de portais. A migração foi acompanhada da revisão dos dados, verificações de consistências das informações e padronização de formatos. Destacamos a importância deste trabalho não apenas para o projeto, mas para a FGV; 3

4 c) Preparação dos sistemas para preservação do conteúdo e de links permanentes para acesso e referências aos itens arquivados. Estes recursos visam principalmente promover a divulgação da produção FGV. Padrões como DOI, PURL e Handle foram usados e estudados; d) Aprovação pela Gerência Jurídica FGV do Termo de Licenciamento para Arquivamento, Reprodução e Divulgação de Conteúdo na Biblioteca Digital FGV (autorização do autor para depósito e divulgação de documento digital); e) Divulgação do acervo através do: (1) cadastro da Biblioteca Digital da FGV na rede OAI como data provider e divulgação desta participação com a colocação da logomarca da iniciativa OAI nas páginas web do repositório digital da FGV. A rede OAI conecta repositórios digitais espalhados pelo mundo e mais de 30 provedores de serviço como indexadores de conteúdo e sites de busca; (2) cadastro no Google Scholar, ferramenta de busca especializada em publicações e textos científicos, para indexação. Outros cadastros sem erviços de busca estão sendo pesquisados; f) Designação da equipe técnica para manutenção do projeto; g) Estipulação de padrões para inserção dos documentos no sistema. Dublin Core X Marc 21. Elaboração de workflows para as coleções. 4 Biblioteca Digital Seguindo o conceito de CHOWDHURY, M. H. H. et al. (2011, tradução nossa), a Biblioteca Digital da FGV apresenta o conjunto de serviços criados para identificar, coletar, gerenciar, disseminar e preservar a sua produção científica criadas em formato digital pelos membros da instituição. A Biblioteca Digital está dividida em: Repositório Digital e Periódicos científicos (figura abaixo) 4

5 BIBLIOTECA DIGITAL FGV Repositório Digital (DSpace) Periódicos Científicos (OJS) 07/03/2012 Figura 1 Estrura Biblioteca Digital Fonte: BACHA, Márcia Nunes. Biblioteca Digital FGV. Rio de Janeiro: FGV, p. O Repositório Digital está organizado em comunidades. Cada comunidade estrutura os seus conteúdos em uma ou várias coleções.todos os seus conteúdos estão disponíveis publicamente, proporcionando maior visibilidade e impacto dos trabalhos acadêmicos da instituição. Para disponibilizar sua produção científica no repositório institucional, os professores, pesquisadores e alunos da FGV devem assinar um termo de autorização. Com o mesmo objetivo, os Periódicos científicos agrupam os títulos de periódicos editados pela FGV. No momento, somente alguns periódicos correntes estão disponíveis on line. A partir de 2012, com a digitalização do acervo retrospectivo, teremos também os periódicos encerrados incluidos nesta plataforma. 5 Fluxo de trabalho Abaixo descrição do fluxo de trabalho. 5

6 5.1 No Repositório digital (DSpace) Abaixo uma visão geral do workflow adotado pela Biblioteca Digital. A submissão é feita pelos alunos no website da BD. Em linhas gerais cabe ao Sistema de Bibliotecas da FGV: a) gerir o repositório institucional da produção científica da FGV; b) registrar e arquivar as teses e as dissertações que tenham sido aprovadas associando-as ao respectivo texto integral; c) garantir a interoperabilidade com o Repositório da FGV assegurando a divulgação da produção intelectual; d) apoiar as secretarias da FGV para a disponibilização de dados no repositório institucional; e) promover ações de divulgação e formação para utilizadores e zelar pela qualidade dos metadados relativos às publicações. Fluxo de submissão Depósito Avaliação Pertinência (Secretaria ou Unidades) Avaliação Metadados (Biblioteca) internet 20/04/2012 Figura 2 Fluxo de Submissão Fonte: BACHA, Márcia Nunes. Biblioteca Digital FGV. Rio de Janeiro: FGV, p. 6

7 Hoje contamos com a equipe abaixo para manutenção do sistema: Equipe DSpace Biblbioteca RJ - Administração do sistema, - Suporte operacional - Treinamentos - Edição de metadados e aprovação dos itens (RJ) Biblioteca SP - Edição de metadados e aprovação dos itens (SP TIC Analista responsável pelo suporte técnico 20/04/2012 Figura 3 Equipe Biblioteca Digital Fonte: BACHA, Márcia Nunes. Biblioteca Digital FGV. Rio de Janeiro: FGV, p. Nas figuras a seguir estão a quantidade de documentos inseridos no sistema (Figura 4) e a estatística de acesso ao site, após a criação do Sistema de Bibliotecas (Figura 5). Figura 4 Estatísticas DSpace Fonte: DSpace@fgv. Disponível em < Acesso em: 12 jan

8 . Figura 5 Estatísticas de acesso ao site Fonte: Google analystics. Disponível em: < > Acesso em: 12 jan Nos periódicos científicos (OJS) O gestor de periódicos científicos hoje hospeda 7 revistas da FGV. O sistema escolhido, o OJS, é usado por mais de 5000 periódicos no mundo. Trata-se de uma ferramenta para gestão e apoio nas atividades de um periódico científico como: submissão dos trabalhos, controle das avaliações, fluxo de editoração, publicação dos artigos, controle de assinaturas etc. A opção por um sistema abrangente que se consolidou como referência pela FGV permitirá o compartilhamento de boas práticas entre as unidades/publicações e redução nos custos operacionais (treinamentos, licenças etc). O sistema, além dos recursos para controle dos processos, monta um espaço web independente para cada revista, um website. A Equipe da biblioteca, como administradora do sistema, é responsável pela criação do website de nova revista e pelo treinamento para utilização do sistema. A partir deste momento, o editor da revista assume a administração da revista. 8

9 A proposta agora é reunir, não só alguns, mas todos os títulos de periódicos editados pela FGV, tanto os correntes como os encerrados que fazem parte da memória institucional. Para isto estamos digitalizando todo este acervo. 6 Cenário Atual Algumas iniciativas têm sido tomadas para melhoria do sistema e a disponibilidade de publicações científicas, tais como: a) criar um repositório para e-books; b) melhorar e inserir novas estratégias de busca (Ex: autor/orientador); c) desenvolver um novo site (mudança de layout); d) reunir todos os títulos de periódicos publicados pela FGV na Biblioteca Digital: RDA, RAE, RAP, Cadernos EBAPE, Revista OIT, etc.; e) digitalizar e inserir no sistema o acervo retrospectivo periódicos (Projeto aprovado pelo Comitê Investimentos); f) sensibilizar a comunidade interna quanto adesão ao sistema. 7 Conclusão O livre acesso traz benefícios à literatura científica e têm tido um crescente reconhecimento a nível internacional. O futuro será buscar mais inovações e tecnologias de livre acesso para os repositórios institucionais. O acesso livre promove a visibilidade, acessibilidade, principalmente nos países em desenvolvimento. Com isto, temos difundido os resultados da atividade científica de cada país, possibilitando o seu uso e subsequente impacto na comunidade científica internacional. Este processo permitiu um nova forma de atuar das Bibliotecas e dos profissionais da área de ciência da informação, a quem compete gerir o repositório institucional da produção científica. A Biblioteca Digital da FGV está disponibilizando online um rico material outrora restrito somente a pesquisadores de sua comunidade. A Fundação Getulio Vargas implantou a sua Biblioteca Digital com o objetivo de preservar e promover a visibilidade nacional e internacional de sua produção científica. O trabalho compreendeu: a) pesquisa, teste e escolha dos sistemas open-source que adotam padrões abertos para metadados e interoperabilidade entre repositórios; b) migração das coleções de documentos digitais espalhadas pelas diferentes unidades em diferentes sistemas de informação; 9

10 c) planejamento de ações para estimular a participação de todas as unidades da FGV, principalmente os responsáveis pelos programas de pósgraduação. O grande desafio do projeto foi, e ainda tem sido, estimular a participação de todas as unidades da FGV para o crescimento da Biblioteca Digital. Treinamentos para o uso dos sistemas, divulgação de resultados alcançados e esclarecimento sobre os benefícios do projeto são exemplos de ações que tem sido tomadas para engajarmos toda a FGV no projeto. A construção da Biblioteca Digital revolucionou a biblioteca num todo. Detectou-se, por exemplo, a necessidade de criar um portal mais dinâmico que hospedasse a biblioteca digital e todos os serviços da biblioteca e onde o bibliotecário pudesse atualizar os conteúdos e informações em tempo real, além de montar uma equipe apta a trabalhar com essas novas ferramentas. Atualmente a própria biblioteca gerencia e atualiza seu portal. Seguindo o conceito de DAVENPORT e PRUSAK (1988), onde o objetivo das ferramentas de gestão do conhecimento é modelar parte do conhecimento que existe na cabeças das pessoas e nos documentos corporativos, disponibilizando-o para toda organização, conseguimos inserir a biblioteca digital no contexto da biblioteca. 8 Referências AMBROSI, A.; PIMENTA, D.; PEUGEOT, V. Rumo às sociedades compartilhadas. In: (Coord.). Desafios das palavras: enfoques multiculturais sobre as sociedades da informação. Disponível em: Acesso em: 18 jun [Disponível através da Licença Creative Commons]. BORGMAN, C. L. From Gutenberg to the global information infrastructure: access to information in the networked world. Cambridge, Mass.: MIT Press, p. CHOWDHURY, M. H. H. et al. Building Institutional Repositories in Bangladesh Using Dspace: a new paradigm of Scholarly Communication. Disponível em: < >. Acesso em: 20 abr CUNHA, M. B. da. Desafios na construção de uma biblioteca digital. Ci. Inf., Brasília, v.28, n.3, p , dez ISSN DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento Empresarial: como as organizações gerenciam seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus,

11 PROCÓPIO, E. Construindo uma Biblioteca Digital. São Paulo: EI - Edições Inteligentes, Disponível em: < Acesso em: 20 jun SAYÃO, L. F.. Afinal, o que é biblioteca digital?. Rev. USP, São Paulo, n. 80, fev Disponível em: < Acesso em: 18 jun SILVA, N. C.; SÁ, N. O.; FURTADO, S. R. S. Bibliotecas digitais: do conceito às práticas. Disponível em: < Acesso em: 20 jun