APOSTILA. SENAC-RS Departamento Regional no Rio Grande do Sul. Av. Alberto Bins, 665, Centro Histórico, Porto Alegre/RS

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2 Sistema Fecomércio-RS Federação do Comércio e de Serviços do Estado do Rio Grande do Sul Presidente: Zildo De Marchi Senac-RS Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial do Rio Grande do Sul Equipe de Materiais Didáticos Coordenação Vanessa Silva da Silva Análise Didática Ezequiel Cardoso Alves Diretor Regional José Paulo da Rosa Revisão Gramatical Adriana Grumann Gerente do Núcleo de Educação Profissional Roberto Sarquis Berte Projeto Gráfico e Diagramação Gabriel Magalhães Gil Gerente da Gestão Estratégica e de Operações Tecnologias Educacionais Sidinei Rossi APOSTILA Excel Dashboard Profissional responsável pela elaboração de conteúdo Candice Jaroski Barbosa de Morais SENAC-RS Departamento Regional no Rio Grande do Sul Av. Alberto Bins, 665, Centro Histórico, Porto Alegre/RS Excel Dashboard 1ª edição Porto Alegre, SENAC-RS, Junho/ páginas É vedada a reprodução total ou parcial desta obra sem autorização expressa do Senac-RS.

3 Sumário Introdução...6 Por que dashboard no Excel...7 Conhecendo alguns modelos de dashboards...7 Regras essenciais para a construção de um dashboard...8 Formatação personalizada...9 Como aplicar o recurso Algumas funções do Excel Funções de procura e de referência Função INDIRETO...11 Função DESLOC Função CORRESP Função ÍNDICE Fórmulas matriciais...15 Criando uma fórmula matricial com várias células Criando uma fórmula de matriz em uma única célula Constantes de matriz Células-macro...21 Ferramenta Câmera...21 Adicionando a Câmera à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Utilizando a Câmera Inserindo imagens automaticamente com o recurso da Câmera Planilhas interativas...25 Barra de rolagem Botão de rotação Caixa de listagem Caixa de combinação

4 Botão de opção Caixa de seleção Botão Trazendo os dados para o Excel...36 Importando dados externos para o Excel Criando consultas com o Microsoft Query Como escolher o tipo certo de gráfico...42 Tipos de gráficos disponíveis no Excel...43 Gráficos de colunas Gráficos de linhas Gráficos de pizza Gráficos de barras Gráficos de área Gráficos de dispersão (XY) Gráficos de ações Gráficos de superfície Gráficos de rosca Gráficos de bolhas Gráficos de radar Outros tipos de gráficos que você pode criar no Excel...54 Minigráficos (sparklines) Gráfico de Gantt Gráfico de colunas com efeitos Gráfico de velocímetro Gráfico de bala Gráfico de termômetro Gráfico de queda d água Gráfico de Pareto

5 Gráfico com formato condicional Gráfico dinâmico Gráfico com pontos máximo e mínimo Gráfico com área autoexpansível Gráficos criados por função Rotinas em VBA...91 Inserindo macros Criando os botões

6 Introdução Os dashboards fornecem informações imediatas sobre o desempenho dos negócios em toda a empresa. São gerados para gerentes e executivos, que precisam de uma visão geral do negócio e que consideram primordial dispor de uma visualização intuitiva dos dados estratégicos, financeiros e operacionais. Um dashboard deve conter o máximo de informação num menor espaço possível, e, para isso, usam-se combinações de tabelas, gráficos, medidores, painéis, formatações condicionais, bordas e cores de fundo para que os dados sejam visíveis e de fácil leitura. Este curso tem por finalidade apresentar uma grande variedade de ferramentas do Excel (gráficos, botões de opção, funções de planilhas, formatações especiais), que, associadas a conceitos e técnicas, proporcionam a geração de painéis de controle profissionais. Um dashboard não tem formato fixo, uma vez que negócios diferentes têm características distintas. Para elaborá-lo, é necessário o preparo de uma planilha-resumo que dite os valores e indicadores necessários, como bancos de dados ou outras planilhas que contenham tais informações, além de muita criatividade. Um dashboard bem preparado deve mostrar e resumir a situação atual de um negócio e, se possível, indicar tendências a partir das informações disponíveis. O curso destina-se a profissionais que já utilizam o Excel e que desejam criar painéis sofisticados para análise de desempenho. 6

7 Por que dashboard no Excel Porque o Excel é um software que está presente em praticamente todas as empresas e que possibilita o desenvolver painéis com facilidade, principalmente o Excel 2010, que contém excelentes recursos gráficos e funções que ajudam na obtenção de resultados imediatos e dinâmicos. O ambiente da versão 2010 possibilita um bom desempenho no tratamento e no gerenciamento de informações, além de conter mecanismos que filtram informações em bases de dados. Gráficos, formatações condicionais e controles de formulários são ferramentas essenciais para manipular dados com precisão e facilidade. Conhecendo alguns modelos de dashboards Dashboard é algo recente, principalmente no Brasil, onde apenas alguns profissionais utilizam com sabedoria essa nova ferramenta e se destacam no seu uso. O seu uso requer muita criatividade e aprimoramento de técnicas. 7

8 Regras essenciais para a construção de um dashboard 1. Atentar para o excesso de cores e de fontes. 2. Criar áreas definidas com cores suaves. 3. Evitar formatações recheadas de efeitos. 4. Utilizar poucas imagens. 5. Ocupar uma única página ou a tela do computador. 6. Utilizar conjuntos intuitivos, como os minigráficos, e formatações especiais. 7. Preocupar-se com a sua dinamicidade, de forma a possibilitar a ação do usuário. 8. Separar as informações dos dados que contêm os valores e medidas da planilha que será utilizada na construção do dashboard. 8

9 9. Usar layout e posição para obter foco (estudos mostram que usuários prestam mais atenção às partes esquerda superior e esquerda média de um documento). 10. E, finalmente, simplificar o dashboard: quanto mais simples, mais fácil de ser compreendido. Formatação personalizada Sem dúvida, haverá vários números em seus painéis. Muitos deles estarão em gráficos, e outros, em tabelas. É importante que você formate os seus números para permitir que os usuários compreendam a informação que eles representam. 1. Sempre utilize pontos para facilitar a leitura dos números. Exemplo: em vez de 5647, mostre Somente use símbolo de moeda quando necessita esclarecer que está se referindo a valores monetários. Exemplo: se tiver um gráfico que contém todos os valores de rendimento e houver um rótulo que mostra claramente isso, você pode poupar espaço ao deixar de fora o símbolo da moeda nacional. 3. Somente use casas decimais se esse nível de precisão for exigido. Exemplo: em vez de 34,29%, mostre 34%. 4. Formate números muito grandes para a casa dos milhares, ou para a dos milhões. Exemplo: em vez de ,93, mostre 36 M. O Excel conta com diversos formatos-padrão de exibição de valores em células. Por exemplo: Formato de data A célula é formatada para exibir números como datas. Formato de moeda Os valores são arredondados para duas casas após a vírgula e passam a contar com o símbolo monetário desejado. Observe a tabela abaixo. Cada célula está utilizando um formato diferente para o mesmo número. Naturalmente, o valor das células é o mesmo, mas seu conteúdo é exibido de forma distinta. O Excel conta com diversos tipos de formato para exibição de células. Em algumas ocasiões, contudo, você precisará utilizar formatos personalizados para que o resultado exibido seja adequado. Esta parte é extremamente importante, pois, na hora de construir gráficos para o dashboard, o espaço é limitado. Você terá que o maximizar da melhor maneira possível criando uma formatação personalizada a fim de reduzir o tamanho dos números. 9

10 Como aplicar o recurso Para visualizar todos os formatos de números, clique no iniciador da caixa de diálogo ( ) ao lado de Número. Será exibida a caixa de diálogo Formatar Células. Ou clique na guia Início e, no grupo Células, clique no comando Formatar. Na lista exibida, clique em Formatar Células. Ou ainda pressione Ctrl+1. Em seguida, escolha a aba Número e o item Personalizado. Desse ponto em diante, você poderá formatar as células como desejar. Veja o que significam alguns símbolos disponíveis. Você pode combiná-los para obter a formatação mais adequada: 0 (zero) - Este espaço reservado para dígito exibe zeros não significativos se um número tiver menos dígitos do que o número de zeros no formato. Se você digitar 8,9, por exemplo, e desejar exibir esse valor como 8,90, use o formato #,00.? - O ponto de interrogação serve para alinhar os números em uma coluna a partir da vírgula. Por exemplo, ao preencher uma coluna com duas ou mais células com o formato 0,0??, os números inseridos não vão ganhar zeros extras após a vírgula, como no exemplo anterior, mas todos os valores estarão alinhados pela vírgula, independentemente de possuírem uma, duas ou três casas decimais. # - Este espaço reservado para dígito segue as mesmas regras do 0 (zero). No entanto, o Excel não exibe zeros extras quando o número digitado tem menos dígitos em qualquer um dos lados do decimal do que há símbolos # no formato. Se o formato personalizado for #,## e você digitar 8,9 na célula, por exemplo, o número 8,9 será exibido. Observe exemplos dos caracteres acima aplicados em formatação personalizada: 10

11 Algumas funções do Excel O modelo ideal para criar painéis é aquele em que a apresentação dos dados está separada em três camadas (Dados, Análise e Apresentação). A tarefa fundamental da camada de análise é puxar informações da camada de dados e então criar tabelas por etapas que alimentem seus gráficos, tabelas e outras componentes de relatório. Para fazer isso com eficiência, você necessita empregar fórmulas que sirvam como mecanismos de entrega de dados. Funções de procura e de referência Função INDIRETO A função INDIRETO transforma um valor de texto em uma referência a uma célula, a um intervalo ou a uma área nomeada da planilha. Isso permite que um valor de texto inserido em uma célula seja interpretado e convertido em uma região qualquer da planilha. Esta função é frequentemente utilizada quando desejamos que um argumento de determinada função possa ser alterado ou atualizado dinamicamente. Ela é bastante útil quando utilizada em conjunto com a validação de dados. A função, portanto, não é útil sozinha: sua aplicação envolve definir áreas de interesse na planilha (utilizando referência absoluta ou os próprios nomes de célula) e inserir um desses valores como texto na célula dada como argumento para a função. 11

12 O resultado de INDIRETO é, então, a região representada pelo texto da célula. Sintaxe: = INDIRETO (valor) Onde valor é um texto ou uma célula que contém um valor de texto que é convertido pela função. Se o valor de texto não for uma referência válida, a função devolverá o valor de erro #REF!. =MÁXIMO(INDIRETO(C22)) Função DESLOC A função DESLOC é uma função extremamente versátil. Por meio dela, podemos reduzir ou expandir a matriz de uma fórmula. Sintaxe: =DESLOC( ref; lins; cols; [altura]; [largura]) O argumento ref especifica a célula de onde o deslocamento será calculado; O argumento lins especifica quantas linhas abaixo ou acima da célula de referência encontra-se a célula de início do intervalo de dados. Lembrando que número positivo indica abaixo, e número negativo indica acima da célula de referência; O argumento cols especifica quantas colunas à esquerda ou à direita da célula de referência encontra-se o início do intervalo de dados. Lembrando que número positivo indica à direita, e número negativo indica à esquerda da célula de referência; Os argumentos altura e largura especificam quantas células e quantas colunas a função DESLOC abrangerá. Ou seja, suponhamos que temos um intervalo de dados B3:D14 e que faremos uma soma que abrange parte desse intervalo. Então, colocamos a quantidade de células desejadas nos argumentos altura e largura e ela trará automaticamente a soma das células. 12

13 =DESLOC(C4;2;3) retorna o valor da célula F6 =SOMA(DESLOC(B3;0;0;5;2)) retorna a soma do intervalo B2:C7 Função CORRESP A função CORRESP retorna o número da linha ou coluna onde está o item procurado, ou seja, a posição do item dentro da matriz. Use a função CORRESP quando você precisar da posição de um item em vez do item propriamente dito. Sintaxe: =CORRESP(ValorProcurado; LocalProcura; TipoCorrespondência) ValorProcurado é o valor utilizado para localizar o valor desejado em uma tabela. Pode ser um número, texto ou valor lógico. LocalProcura intervalo (somente uma linha ou coluna), onde será feita a pesquisa. TipoCorrespondência informa se a pesquisa deve ser exata ou por aproximação. São os números -1, 0 ou 1. Se for omitido, será considerado o valor 1. Se TipoCorrespondência for 1, será realizada uma busca do valor_ procurado. Se não for encontrado, retorna o valor menor mais próximo. Os dados devem estar classificados em ordem ascendente. Se TipoCorrespondência for 0, a função localizará o primeiro valor que for exatamente igual a ValorProcurado. Os dados não precisam estar classificados. Se TipoCorrespondência for -1, será realizada uma busca do valor_ procurado. Se não for encontrado, retorna o valor maior mais próximo. 13

14 Podemos aplicar a função CORRESP para procurar em que posição está o nome Carmita Pene na base de dados. Função ÍNDICE A função ÍNDICE retorna o valor inserido na célula conforme a posição que determinamos através do número da linha e da coluna. Sintaxe: =ÍNDICE (LocalProcura; NúmLinha; NúmColuna) LocalProcura é o intervalo de células onde está o valor desejado. NúmLinha é o valor da linha onde está o valor desejado. NúmColuna é o valor da coluna onde está o valor desejado. No exemplo abaixo, temos uma matriz e desejamos saber o valor inserido na célula da linha 4 e da coluna 2. 14

15 A função CORRESP pode ser usada como o segundo argumento da função ÍNDICE, pois fornece o número da linha e da coluna onde está o valor desejado. Fórmulas matriciais Fórmulas matriciais é um recurso do Excel por meio do qual é possível realizar cálculos múltiplos a partir de conjuntos de dados. A diferença entre uma fórmula matricial e uma fórmula-padrão é que esta sempre retorna um único resultado, enquanto que aquela pode retornar um ou múltiplos resultados. A lei fundamental é que, para retornar múltiplos resultados, precisamos de múltiplas células. Portanto, numa mesma célula, não podemos armazenar mais do que um dado. Na maioria das vezes, as fórmulas matriciais usam a sintaxe de fórmula-padrão. Todas elas começam com um sinal de igual, e você pode usar qualquer função interna do Excel nas fórmulas de matriz. A diferença-chave é que, ao usar uma fórmula de matriz, você deve 15

16 pressionar Ctrl+Shift+Enter (simultaneamente) para inserir a fórmula. Quando você faz isso, o Excel coloca a fórmula de matriz com chaves se você digitar as chaves manualmente, a fórmula será compreendida como uma cadeia de texto e não funcionará. Criando uma fórmula matricial com várias células 1. Para fazer a multiplicação dos valores da matriz (células C2 a D11), selecione o intervalo de células E2 a E11 e insira a seguinte fórmula na Barra de fórmulas: =C2:C11*D2:D Pressione Ctrl+Shift+Enter. 3. O Excel delimita a fórmula com chaves ({ }) e insere uma em cada célula do intervalo selecionado. Isso é feito muito rapidamente. Portanto, o que se vê na coluna E é o valor total das vendas de cada tipo de carro de cada vendedor. Criando uma fórmula de matriz em uma única célula 1. Na célula A13 da pasta de trabalho, digite Total de Vendas. 2. Na célula B13, digite a fórmula SOMA(C2:C11*D2:D11) e pressione Ctrl+Shift+Enter. O Excel multiplica os valores da matriz (o intervalo de células C2 a D11) e usa a função SOMA para adicionar os totais. 16

17 Observe que a fórmula com célula única (na B13) é completamente independente da fórmula com várias células (E2 a E11). Esta é uma vantagem das fórmulas de matriz: a flexibilidade. Você pode executar quantas ações desejar, como alterar as fórmulas na coluna E ou excluir essa coluna, sem afetar a fórmula com célula única. Vantagens do uso das fórmulas de matriz Arquivos menores: você geralmente pode usar uma única fórmula de matriz em vez de várias fórmulas intermediárias. Segurança: não é possível substituir um valor de uma fórmula de matriz com várias células. O Excel não deixará você excluir o conteúdo da célula E3; você precisa selecionar todo o intervalo de células (E2 a E11) e alterar a fórmula da matriz inteira ou deixá-la como está. Consistência: se você clicar em qualquer uma das células de E2 para baixo, verá a mesma fórmula. Desvantagens do uso das fórmulas de matriz Você pode, eventualmente, esquecer-se de pressionar Ctrl+Shift+Enter. Dependendo da velocidade do processamento e da memória do computador, as fórmulas de matriz grandes podem tornar os cálculos lentos. É possível que outros usuários não entendam suas fórmulas. 17

18 Constantes de matriz As constantes de matriz são um componente das fórmulas de matriz. Para criar constantes de matriz, insira uma lista de itens e delimite-a manualmente com chaves ({ }), da seguinte maneira: ={1;2;3;4;5} Se você separar os itens com ponto, criará uma matriz horizontal (uma linha); se você separá-los com ponto-e-vírgula, criará uma matriz vertical (uma coluna). Para criar uma matriz bidimensional, delimite os itens em cada linha usando ponto e delimite cada coluna usando ponto-e-vírgula. As constantes de matriz podem conter números, texto, valores lógicos (como verdadeiro e falso ) e valores de erro (como #N/D). É possível usar números nos formatos inteiro, decimal e científico. Se você incluir texto, deverá delimitá-lo com aspas ( ). Os valores numéricos não podem conter sinais de porcentagem, cifrões, vírgulas ou parênteses. Constante horizontal 1. Selecione as células de A1 a E1. 2. Na Barra de fórmulas, digite a fórmula ={1\2\3\4\5} e pressione Ctrl+Shift+Enter. Constante vertical 1. Selecione uma coluna de cinco células. 2. Na Barra de fórmulas, digite a fórmula ={1;2;3;4;5} e pressione Ctrl+Shift+Enter. 18

19 Constante bidimensional 1. Selecione um bloco de células com quatro colunas largura por três linhas de altura. 2. Na Barra de fórmulas, digite a fórmula ={1\2\3\4;5\6\7\8;9\10\11\12} e pressione Ctrl+Shift+Enter. Constantes em fórmulas Considere a planilha a seguir: 19

20 Desejamos construir uma fórmula matricial para as células F4, F5 e F6. 1. Selecione o intervalo F4:F6. 2. Na Barra de fórmulas, digite a fórmula =MAIOR(C4:C12;{1;2;3}) e pressione Ctrl+Shift+Enter. 3. Em vez de serem criadas três fórmulas, a função matricial fez em uma única ação. Observe que o Excel delimita a constante com outro conjunto de chaves, pois você a inseriu como uma fórmula de matriz.fórmula de matriz. A fórmula que você acabou de usar contém as seguintes partes: 1 Função 2 Matriz armazenada 3 Constante de matriz O último elemento dentro das chaves é a constante de matriz {1;2;3}. Lembre-se de que o Excel não delimita as constantes de matriz com chaves; você é quem deve fazer isso. 20

21 Células-macro Células-macro são espaços destacados no dashboard que terão vínculo com a base de dados, apresentando informações sobre os relatórios, a fim de que se possa ter uma visão macro do processo. Ferramenta Câmera A ferramenta Câmera é parte do Excel, mas apenas alguns usuários sabem que ela existe. Este recurso tem a função principal de vincular informações de um intervalo, gerando uma imagem equivalente em outra pasta de trabalho. Isso é importante quando você cria pequenas áreas em seus painéis, porque lhe permite posicionar as tabelas onde quiser em seu relatório sem se preocupar com a estrutura de linha e de coluna da planilha. Adicionando a Câmera à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 1. Clique no menu Arquivo. 2. Clique, em Opções e, em seguida, em Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 3. Na janela Escolher comandos em, procure a opção Todos os Comandos. 21

22 4. Selecione Câmera e clique no botão Adicionar. 5. Pressione OK. 6. Observe que a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido apresenta a opção Câmera. Utilizando a Câmera Vamos utilizar o recurso da Câmera para vincular o gráfico que está na Plan1 para a Plan2. Primeiramente, devemos selecionar o intervalo A2:E19. Note que selecionamos as células, e não o gráfico em si. Clique sobre o botão Câmera na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Vá para a guia Plan2 e desenhe um retângulo. Uma imagem do gráfico é inserida automaticamente. Se houver qualquer alteração na planilha original, a imagem sofre as devidas modificações. 22

23 Vantagens da Câmera É um objeto, e não uma tabela agregada à grade da planilha. Dessa forma, pode ser redimensionada com facilidade. É uma imagem que contém um link com a tabela original. Desvantagem da Câmera A imagem perde um pouco de qualidade. Inserindo imagens automaticamente com o recurso da Câmera Para inserir imagens automaticamente em uma célula conforme o número associado, siga os seguintes passos: 23

24 Observe que a célula A1 da planilha se apresenta no mesmo tamanho da figura, e todas as células que contêm as imagens devem ter tamanho igual. Como são cinco as imagens que estão na planilha, o número digitado na célula C1 deve ser de 1 a 5. Precisamos criar um nome, o qual receberá uma fórmula. Clique na guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos e no comando Gerenciador de Nomes. Na janela que se abrir, pressione o botão Novo. Em Nome, digite IMAGEM. Em Refere-se a, digite a fórmula. Usando a função ESCOLHER Sintaxe: =ESCOLHER(núm_índice, valor1, [valor2],...) =ESCOLHER (Clique na célula C1 da Planilha e digite ponto-e-vírgula clique na célula A3 (NÃO é na figura e sim na célula!) Obs.: se não conseguir, clique na A4 e use a seta para cima. Digite ponto-e-vírgula. Clique na célula B3. Digite ponto-e-vírgula. Clique na célula C3. Digite ponto-e-vírgula. Clique na célula D3. Digite ponto-e-vírgula. Clique na célula E3. Feche o parêntese e clique em OK e depois em Fechar. A fórmula pronta ficou assim: =ESCOLHER(Plan1!$A$1;Plan1!$A$3;Plan1!$B$3;Plan1!$C$3;Plan1!$D$3;Plan1!$E$3) Usando a função DESLOC Sintaxe: = DESLOC(ref, lins, cols, [altura], [largura]) 1. =DESLOC(clique em A3;digite o número 0 pois não queremos trocar de linha, clique na célula C1 e subtraia 1, neste exemplo não teremos altura nem largura. Feche o parêntese e clique em OK e depois em Fechar. A fórmula pronta ficou assim: =DESLOC(Plan1!$A$3;0;Plan1!$C$1-1) 24

25 2. Para usar o recurso Câmera, selecione alguma célula que tenha uma imagem e clique no ícone Câmera. 3. Leve o mouse para a célula A1 da planilha, clique e abra um retângulo do tamanho da célula. 4. Com o botão direito do mouse, clique no objeto inserido e escolha Formatar Imagem. 5. Na aba Cores e Linhas, em Cor e Cor, escolha Sem preenchimento e Sem linha. 6. Aproveite que o objeto está selecionado e, na Barra de fórmulas, digite: =IMAGEM e tecle Enter. 7. Troque o número na célula C1 para 2, e na célula A1 aparecerá um bolo. Planilhas interativas A maioria das pessoas está acostumada a digitar valores em células e tabelas para inserir dados em planilhas. O Excel fornece diversos controles interativos para planilhas de diálogo. O uso desses recursos torna o trabalho com planilhas mais rápido e profissional. Exemplos desses comandos são: as barras de rolagem e os botões de rotação, que são capazes de alterar o valor de uma determinada célula; as caixas de listagem e de combinação, que obrigam ao preenchimento de uma célula com uma das opções de uma lista fixa; e os botões de opção e de seleção, por meio dos quais é possível retornar um valor numérico para a posição atual do controle. Além de simplificar a entrada de dados, o uso desses controles evita erros de digitação e permite a associação entre diferentes categorias de valores. Para usar os controles de formulário no Microsoft Office Excel 2010, é necessário habilitar a guia Desenvolvedor. Se ela não estiver disponível, proceda da seguinte maneira para exibi-la: 1. Clique na guia Arquivo. 2. Clique em Opções. 3. Clique em Personalizar a Faixa de Opções. 4. Em Personalizar a Faixa de Opções, marque a caixa de seleção Desenvolvedor. 25

26 Após exibir a guia, ela permanecerá visível, exceto se você desmarcar a caixa de seleção ou tiver que reinstalar um programa do Microsoft Office. Barra de rolagem Uma barra de rolagem tem a função de aumentar ou de diminuir o valor de uma célula de maneira visual, percorrendo um intervalo de valores quando se clica nas setas ou quando se arrasta a caixa de rolagem. Inserindo uma barra de rolagem na planilha 1. Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Inserir e, em Controles de Formulário, clique em Barra de rolagem. 2. O cursor do mouse se transformará em uma pequena cruz. Arrastando-o, desenhe um retângulo de aproximadamente uma linha de altura por três colunas de largura. Ao soltar o botão, a barra será inserida na planilha. 26

27 3. Clique com o botão direito do mouse na barra de rolagem e clique em Formatar controle. Digite as seguintes informações e, depois, clique em OK: a) Na caixa Valor atual, digite 1. Esse valor inicializa a barra de rolagem. b) Na caixa Valor mínimo, digite 1. Esse valor restringe a barra de rolagem ao menor valor que o usuário pode especificar. c) Na caixa Valor máximo, digite 100. Esse número especifica o número máximo de entradas na lista. d) Na caixa Alteração incremental, digite 1. Esse valor controla em quanto a barra de rolagem incrementa o valor atual. e) Na caixa Mudança de página, digite 5. Essa entrada controla em quanto o valor atual será incrementado se você clicar dentro da barra de rolagem em qualquer lado da caixa de rolagem. f) Para inserir um valor numérico na célula E1 (dependendo de qual item está selecionado na lista), digite E1 na caixa Vínculo da célula. g) A caixa de seleção Sombreamento 3D é opcional. Ela adiciona uma aparência tridimensional à barra de rolagem. Ao se clicar no controle para cima ou para baixo na barra de rolagem, a célula E1 será atualizada para um número que indique o valor atual da barra de rolagem. Use esse valor em uma fórmula para responder ao valor da célula especificada na caixa Vínculo da célula, que corresponde à posição atual da caixa de rolagem. 27

28 Botão de rotação O botão de rotação facilita o aumento ou a redução de um valor, como um incremento de número, por exemplo. Para aumentar o valor, clique na seta para cima e, para diminuí-lo, clique na seta para baixo. Inserindo um botão de rotação na planilha 1. Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Inserir e, em Controles de Formulário, clique em Botão de Rotação ( ). 2. Clique na planilha no local onde deseja posicionar o controle. 3. Arraste o controle até o tamanho desejado. 4. Clique com o botão direito do mouse no botão de Rotação e clique em Formatar controle. Digite as seguintes informações e clique em OK: a) Na caixa Valor atual, digite 35. Esse valor inicializa o controle giratório. a) Na caixa Valor mínimo, digite 21. Esse valor restringe o controle giratório ao menor valor que o usuário pode especificar. a) Na caixa Valor máximo, digite 70. Esse número especifica o número máximo de entradas. b) Na caixa Alteração incremental, digite 1. Esse valor controla em quanto o controle giratório incrementa o valor atual toda vez que as setas forem clicadas. c) Para inserir um valor numérico na célula C1 (dependendo de qual item está selecionado na lista), digite C1 na caixa Vínculo da célula. Como exemplo, vamos criar um botão de rotação para definir a idade atual de um funcionário, com as propriedades a seguir: 28

29 Com essas configurações, o usuário pode clicar no botão de rotação para inserir uma idade que se enquadre em uma faixa etária mínima e em uma máxima. A idade média dos funcionários é de 35 anos, portanto, 35 é uma boa opção para se definir como valor inicial. Ao se clicar no controle giratório, a célula C1 é atualizada para um número que indica o valor atual desse controle giratório. Use esse valor em uma fórmula para responder ao valor da célula especificada na caixa Vínculo da célula, que corresponde à posição atual do botão de rotação. Caixa de listagem Exibe uma lista de um ou mais itens de texto na qual o usuário pode escolher uma opção. Ao se clicar em um item na lista, uma célula será atualizada para um número que indicará a posição do item selecionado. 29

30 Inserindo uma caixa de listagem na planilha 1. Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Inserir e, em Controles de Formulário, clique em Caixa de Listagem ( ). 2. Clique no local da planilha em que deseja exibir o canto superior esquerdo da caixa de combinação e crie um objeto que abranja as células D1:F5. 3. Clique com o botão direito do mouse na caixa de combinação e em Formatar controle. Digite as seguintes informações: a) Para especificar o intervalo para a lista, digite B2:B9 na caixa Intervalo de entrada. b) Para inserir um valor numérico na célula E8 (dependendo de qual item está selecionado na lista), digite E8 na caixa Vínculo de célula. c) Em Tipo de seleção, verifique se a opção Simples está selecionada. Clique em OK. As opções Múltipla e Estendida são úteis somente quando se estiver usando um procedimento do Microsoft Visual Basic para aplicativos para retornar os valores da lista. Observe também que a caixa de seleção Sombreamento 3D adiciona uma aparência tridimensional à caixa de listagem. Caixa de combinação Combina uma caixa de texto com uma caixa de listagem criando uma caixa de listagem suspensa. Uma caixa de combinação é mais compacta do que uma caixa de listagem, mas requer que o usuário clique na seta para baixo para exibir a lista de itens. Use uma caixa de combinação para permitir que um usuário escolha apenas um item de uma lista. Ao se clicar em um item na caixa de combinação, uma célula será atualizada para um número que indicará a posição na lista do item selecionado. 30

31 Inserindo uma caixa de combinação na planilha 1. Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Inserir e, em Controles de Formulário, clique em Caixa de Combinação ( ). 2. Clique no local da planilha onde deseja exibir o canto superior esquerdo da caixa de combinação e crie um objeto que abranja as células D2:F2. 3. Clique com o botão direito do mouse na caixa de combinação e, com o esquerdo, em Formatar controle. Digite as seguintes informações e, depois, clique em OK: a) Para especificar o intervalo para a lista, digite B2:B9 na caixa Intervalo de entrada. b) Para inserir um valor numérico na célula E5 (dependendo de qual item está selecionado na lista), digite E5 na caixa Vínculo da célula. c) Na caixa Linhas suspensas, digite 6. Essa entrada determina quantos itens serão exibidos antes que seja necessário usar uma barra de rolagem para exibir os outros itens. d) A caixa de seleção Sombreamento 3D é opcional. Ela adiciona uma aparência tridimensional à caixa de combinação. Botão de opção Permite uma única opção entre um conjunto de opções. Quando selecionamos uma delas, a seleção dos outros botões é cancelada. Um botão de opção está geralmente contido em um quadro ou em uma caixa de grupo. O grupo tem uma única célula vinculada comum aos botões. O número de cada botão corresponde à ordem em que foram criados. Se mudarmos a ordem, movendo os botões pela planilha, cada um conservará seu número original. Tam- 31

32 bém podemos trocar o texto do botão por outro mais adequado. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre o botão e escolha Editar Texto. Inserindo um botão de opção na planilha 1. Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Inserir e, em Controles de Formulário, clique em Botão de Opção ( ). 2. Clique no local da planilha onde deseja posicionar o controle. 3. Arraste o controle até obter o tamanho desejado. 4. Clique com o botão direito do mouse no botão de opção e clique em Formatar controle. 5. Em Valor, especifique o estado inicial do botão de opção, seguindo um destes procedimentos: a) Para exibir um botão de opção marcado, clique em Marcado. b) Para exibir um botão de opção desmarcado, clique em Desmarcado. 6. Na caixa Vínculo da célula, insira uma referência de célula que contenha o estado atual do botão de opção. A célula vinculada retorna o número do botão de opção selecionado no grupo de opções. Use a mesma célula vinculada para todas as opções em um grupo. O primeiro botão de opção retorna 1 ; o segundo botão de opção, 2 ; e assim por diante. 32

33 Use o número retornado em uma fórmula para responder à opção selecionada. Exemplo: um formulário, com uma caixa de grupo intitulada Estado Civil, contém cinco botões de opções, rotulados como Solteiro, Casado, Separado, Divorciado e Viúvo, vinculados à célula E7. Depois que um usuário marcar uma das cinco opções, a célula recebe o número do botão de opção. Caixa de seleção Na caixa de seleção, você pode marcar mais de uma opção. É possível, por exemplo, usar uma caixa de seleção para criar um formulário de cursos que contenha uma lista de itens disponíveis. Inserindo uma caixa de seleção na planilha 1. Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Inserir e, em Controles de Formulário, clique em Caixa de Seleção ( ). 2. Clique no local da planilha onde deseja posicionar o controle. 3. Arraste o controle até o tamanho desejado. 4. Clique com o botão direito do mouse na Caixa de Seleção e clique em Formatar controle. 5. Em Valor, especifique o estado inicial da caixa de seleção seguindo um destes procedimentos (lembre-se de que devem ser seguidos para cada uma das caixas de seleção): a) Para exibir uma caixa de seleção preenchida com uma marca, clique em Marcado. Uma marca indica que a caixa de seleção está marcada. 33

34 b) Para exibir uma caixa de seleção desmarcada, clique em Desmarcado. c) Para exibir uma caixa de seleção preenchida com sombreamento, clique em Misto. O sombreamento indica uma combinação dos estados marcado e desmarcado. Exemplo: no caso de uma seleção múltipla. 6. Na caixa Vínculo da célula, insira uma referência de célula que contenha o estado atual da caixa de seleção. a) Quando a caixa de seleção for marcada, a célula vinculada retornará um valor verdadeiro. b) Quando a caixa de seleção for desmarcada, a célula vinculada retornará um valor falso. Use o valor retornado em uma fórmula para responder ao estado atual da caixa de seleção. Botão O botão de controle de formulário é conhecido como botão de ação. Ao elaborar planilhas que contenham macros, torna-se interessante o uso de botões para que consigamos executá-las de forma rápida e fácil. Usando os itens da barra de ferramentas de formulário, é possível inserir botões de execução de macro diretamente no corpo da planilha. Neste exemplo, vamos inserir um botão em uma planilha que tem uma macro chamada Hoje. Essa macro insere a data da sua execução na célula ativa, e seu código se apresenta da seguinte forma: Sub Hoje() ActiveCell.Value = Date End Sub Inserindo um botão na planilha 1. Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Inserir e, em Controles de Formulário, clique em Botão ( ). O cursor do mouse se alterará, e você pode arrastá-lo para desenhar um botão com as dimensões desejadas na planilha. 34

35 Mantenha pressionada a tecla Alt enquanto arrasta o mouse para que seu botão se prenda à grade da planilha. 2. Quando terminar de desenhar o botão, você poderá alterar seu texto. Além disso, uma janela listando todas as macros disponíveis deve aparecer. 3. Selecione a macro desejada e dê OK. Essa macro será executada sempre que o botão for pressionado. 4. Para especificar as propriedades de controle do botão, clique nele com o botão direito do mouse e, com o esquerdo, em Formatar controle. 35

36 Trazendo os dados para o Excel Uma das características mais atrativas do Excel é sua flexibilidade. Você pode criar um sistema cheio de cálculos e de células vinculadas que trabalham em conjunto para criar uma análise final; a falta de estrutura em seus modelos de dados, contudo, pode levar a sérias dores de cabeça. Um modelo de dados fornece a base sobre a qual seu painel será construído. Quando você constrói uma planilha que importa, agrega e forma dados, você constrói um modelo de dados que alimenta seus painéis. Antes de construir seu modelo de dados, garanta que eles estejam apropriadamente estruturados para propósitos de painel. No Excel, utilizam-se três formas fundamentais de modelos de dados: relatório em planilha; arquivo de dados planos; e conjunto de dados tabular. Mas somente os arquivos com conjuntos de dados tabulares podem se tornar modelos de dados eficientes. Relatório em planilhas: embora um relatório em planilha tenha apresentação agradável, não se trata de um modelo de dados eficiente, pois ele não oferece separação de dados, análise e apresentação. Você está preso a uma única análise. 36

37 Arquivo de dados planos: são repositórios de dados organizados por linha e coluna. Cada linha corresponde a um conjunto de elementos de dados (um registro), e cada coluna é um campo (elemento de dados único no registro). No exemplo abaixo, cada campo tem uma coluna, e cada coluna corresponde a um elemento. O que torna esse arquivo plano é que nenhum campo individual identifica unicamente um registro. Conjunto de dados tabular: são ideais para modelos de dados orientados para tabela. O exemplo abaixo mostra um conjunto de dados tabular. A diferença para o exemplo acima é que os rótulos da coluna não agem como dados reais, ou seja, os identificadores mensais estão integrados nos rótulos da coluna, e, na base tabular, a coluna do período de vendas contém o identificador mensal. Esta simples diferença na estrutura torna os conjuntos de dados tabulares, pois garantem que as funções-chave da tabela de eixo, como Classificar e Agrupar, funcionem da forma como deveriam. 37

38 Atributos de uma base de dados tabular: Cada coluna representa uma categoria única de dados. Cada linha representa itens individuais em cada coluna. Não há linhas ou colunas em branco. Os rótulos de coluna não expressam duplicidade. A primeira linha descreve a informação em cada coluna. Importando dados externos para o Excel Muitas vezes, é necessário utilizar dados que fazem parte de outros bancos de dados, ou mesmo de tabelas do próprio Excel. Nesses casos, você pode utilizar os recursos que o software disponibiliza quanto à obtenção de dados externos. Esses dados podem ser provenientes de arquivos de texto, de tabelas do Access, do Microsoft Query etc. Criando consultas com o Microsoft Query A realização de consultas geralmente está associada à seleção ou à classificação de dados em determinadas tabelas. Ou seja, em vez de ter que importar todas as linhas e colunas de uma tabela, que muitas vezes pode conter informações desnecessárias, cria-se uma consulta com base em critérios específicos, que filtrará o conteúdo de uma ou mais tabelas trazendo apenas as informações solicitadas. No Excel, o Microsoft Query é a ferramenta responsável por essas tarefas. Ele é capaz de unir dados de várias tabelas, ordená-los e filtrar linhas ou colunas antes de retornar essas informações para o Excel. Com a sua interface intuitiva e amigável, pode ser facilmente utilizado para a realização de consultas mais complexas. Para importar dados externos, você deverá fazer o seguinte: 1. Abrir uma nova pasta de trabalho em branco. 2. Clicar na Guia Dados, no grupo Obter dados Externos, clique em De Outras Fontes. No menu apresentado, selecione Do Microsoft Query. 38

39 3. Na janela apresentada, escolha Nova Fonte de dados e clique em OK. 4. Em seguida, escolha um nome, selecione o driver Excel (atenção à sua versão do software) e clique em Conectar. 39

40 5. Na tela de conexão, clique em Selecionar pasta de trabalho. 6. Localize a pasta que deseja vincular e vá dando OK até retornar à tela inicial do MS Query. 7. Em seguida, dê OK novamente. 40

41 8. Se aparecer a imagem abaixo, dê OK. 9. Na tela que aparecer, clique no botão Opções e selecione Tabelas do sistema. 10. Clique sobre os nomes que aparecem à esquerda e, em seguida, no botão > para mandar os campos para a direita. Depois, clique em Avançar, e aparecerá a seguinte mensagem: 11. Dê OK e, na tela do Query, relacione os campos arrastando um nome de coluna sobre o mesmo nome de coluna na tabela de destino. Se quiser apagar uma coluna, simplesmente clique sobre o nome dela e depois em Del. 41

42 12. Depois, vá a Arquivo, clique em Retornar Dados ao Microsoft Excel e monte a tabela dinâmica como desejar. Como escolher o tipo certo de gráfico O mais importante estágio do processo é definir o gráfico adequado para ser incorporado ao dashboard, pois cada tipo de gráfico tem a sua devida propriedade de informação visual. O Excel oferece suporte a vários tipos de gráfico para ajudar a exibir dados de maneira significativa. O intuito é cobrir grande parte das possibilidades de elaboração de gráficos. Porém, muitas vezes poderá surgir a dúvida sobre qual seria o melhor tipo de gráfico a ser usado. O processo de definição do tipo de gráfico contempla um processo de três etapas: 42

43 Nota-se, pelo quadro acima, que a escolha do tipo de gráfico não ocorre antes da mensagem, e, sim, depois, uma vez que aquele depende desta, da forma como será transmitida. Imagine a tabela a seguir: Se não conhecermos a mensagem, podemos fazer vários tipos de gráficos. Podemos, por exemplo, fazer um que mostre as vendas por ano, outro que mostre que as vendas de ferro caíram, ou um que mostre que a maior venda foi a da borracha no ano de Ou seja, poderíamos fazer vários tipos diferentes de gráficos só a partir desse caso. Por isso, antes de selecionar a forma visual de apresentação dos dados, conheça a sua mensagem. Uma vez definida, é necessário saber o que comparar. Esta etapa é a que une a mensagem ao gráfico criado. E, independentemente do tipo de mensagem, ela levará a um dos cinco tipos de comparação a seguir: Componente Comparação Série temporal Distribuição de frequência Correlação Usada quando se pretende mostrar parte de um todo (percentual). Usada quando se quer comparar itens. Usada quando se quer fazer uma análise ao longo do tempo. Usada para indicar quantas vendas superaram uma determinada meta. Usada quando se quer mostrar se há relação entre duas variáveis. Tipos de gráficos disponíveis no Excel Gráficos de colunas Gráficos de colunas são úteis para mostrar as alterações de dados em um período de tempo ou para mostrar comparações entre itens. Neste tipo de gráfico, as categorias são organizadas na horizontal, e os valores, na vertical. 43

44 Os gráficos de colunas têm os seguintes subtipos: Colunas agrupadas e colunas agrupadas em 3D - Gráficos de colunas agrupadas comparam valores entre categorias. Um gráfico de colunas agrupadas exibe os valores em retângulos verticais 2D. Uma coluna agrupada em gráfico 3D exibe os dados usando apenas uma perspectiva 3D. Coluna empilhada e coluna 3D empilhada - Os gráficos de colunas empilhadas mostram a relação dos itens individuais com o todo, comparando a contribuição de cada valor para um total entre as categorias. Você pode usar um gráfico de colunas empilhadas quando tiver várias séries de dados e quando desejar enfatizar o total. Coluna 100% empilhada e coluna 3D 100% empilhada - Os gráficos de colunas 100% empilhadas e os gráficos de colunas 3D 100% empilhadas comparam a contribuição de cada valor para um total entre as categorias (em porcentagem). Coluna 3D - Os gráficos de colunas 3D usam três eixos que você pode modificar (um eixo horizontal, um eixo vertical e um eixo de profundidade) e que comparam pontos de dados. Você pode usar um gráfico de colunas 3D quando quiser comparar os dados entre as categorias e entre as séries igualmente, pois ele mostra as categorias ao longo dos eixos horizontal e de profundidade, enquanto o eixo vertical exibe os valores. 44

45 Cilindro, cone e pirâmide - Os gráficos de cilindro, cone e pirâmide comparam os dados da mesma maneira que os gráficos agrupados, empilhados, 100% empilhados e 3D. A única diferença é que exibem cilindros, cones e pirâmides em vez de retângulos. Gráficos de linhas Dados que estejam organizados em colunas ou linhas em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de linhas. São ideais para mostrar tendências em dados a intervalos iguais. Você poderá usar um gráfico de linhas se tiver vários rótulos numéricos uniformemente espaçados, como meses, trimestres ou anos. Se você tiver muitos rótulos numéricos, dê preferência a um gráfico de dispersão. Gráficos de linhas têm os seguintes subtipos: Linha e linha com marcadores - Podem ser exibidos com ou sem marcadores para indicar valores de dados individuais. São úteis para mostrar tendências com o tempo ou categorias ordenadas. 45

46 Linha empilhada e linha empilhada com marcadores - Gráficos de linhas empilhadas podem ser usados para mostrar a tendência da colaboração de cada valor ou das categorias ordenadas com o tempo. Mas, como não é fácil verificar se as linhas estão empilhadas, é interessante considerar a utilização de um outro tipo de gráfico de linhas ou de área empilhada. Linha 100% empilhada e linha 100% empilhada com marcadores - Gráficos de linhas 100% empilhadas são úteis para mostrar a tendência da porcentagem de cada valor participante com o tempo ou das categorias ordenadas. Linha 3D - Gráficos de linhas 3D mostram cada linha ou cada coluna de dados como uma barra de formatos 3D. Gráficos de pizza Dados que estejam organizados apenas em uma coluna ou linha em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de pizza, passando a ser exibidos como um percentual de toda a pizza. Gráficos de pizza têm os seguintes subtipos: Pizza e pizza 3D - Mostram a contribuição de cada valor para um total no formato 2D ou 3D. Pizza de pizza e barra de pizza - São úteis quando você deseja facilitar a identificação das pequenas fatias no gráfico de pizza principal. 46

47 Pizza destacada e pizza destacada 3D - Exibem a contribuição de cada valor para um total e, ao mesmo tempo, enfatizam valores individuais. Os gráficos de pizza destacada podem ser exibidos no formato 3D. Você também pode alterar a configuração de explosão de pizza para todas as fatias ou para cada fatia individualmente. Gráficos de barras Ilustram comparações entre itens individuais, em um tempo específico ou não. Gráficos de barras têm os seguintes subtipos: Barras agrupadas e barras agrupadas em 3D - Comparam valores entre categorias. Barras empilhadas e barras empilhadas em 3D - Mostram a relação de cada item com o todo. Barras 100% empilhadas e barras 100% empilhadas em 3D - Esse tipo de gráfico compara a contribuição de cada valor para um total entre as categorias (em porcentagem). Cilindro, cone e pirâmide horizontais - Eles mostram e comparam os dados exatamente da mesma maneira que gráficos agrupados, empilhados e 100% empilhados. A única diferença é que exibem formas de cilindro, de cone e de pirâmide em vez de de retângulos. 47

48 Gráficos de área Mostram a magnitude da mudança no decorrer do tempo e podem ser usados para chamar atenção para o valor total ao longo de uma tendência. Gráficos de área têm os seguintes subtipos: Área 2D e área 3D - Quer sejam exibidos em 2D, quer o sejam em 3D, os gráficos de área exibem a tendência de valores no decorrer do tempo ou outros dados de categoria. Área empilhada e área 3D empilhada - Gráficos de área empilhada exibem a tendência da contribuição de cada valor no decorrer do tempo ou outros dados de categoria. Um gráfico de área 3D empilhada é exibido da mesma maneira, mas em uma perspectiva 3D. Área 100% empilhada e área 3D 100% empilhada - Gráficos de área 100% empilhada exibem a tendência da contribuição de cada valor no decorrer do tempo (em porcentagem) ou outros dados de categoria. Gráficos de dispersão (XY) São comumente usados para exibir e comparar valores numéricos, como dados científicos, estatísticos e de engenharia. Gráficos de dispersão têm dois eixos de valores, que mostram um conjunto de dados numéricos ao longo do eixo horizontal e outro ao longo do eixo vertical. Combinam esses valores em pontos de dados únicos e exibem-nos a intervalos irregulares, ou agrupamentos. 48

49 Gráficos de dispersão têm os seguintes subtipos: Dispersão com marcadores apenas - Este tipo de gráfico compara pares de valores. Também será possível usar esse tipo de gráfico quando não houver necessidade de mostrar a conectividade dos pontos de dados. Dispersão com linhas suaves e dispersão com linhas suaves e marcadores - Este tipo de gráfico exibe uma curva suave que conecta os pontos de dados. As linhas suaves podem ser exibidas com ou sem marcadores. Gráficos de ações Dispersão com linhas retas e dispersão com linhas retas e marcadores - Este tipo de gráfico exibe linhas retas de conexão entre os pontos de dados. As linhas retas podem ser exibidas com ou sem marcadores. Um gráfico de ações é geralmente usado para ilustrar a flutuação dos preços das ações. A maneira como o gráfico de ações é organizado na planilha é muito importante. Por exemplo, para criar um simples gráfico de ações de alta-baixa-fechamento, organize os dados de modo que as entradas Alta, Baixa e Fechamento sejam digitadas como títulos de coluna, nessa ordem. 49

50 Gráficos de ações têm os seguintes subtipos: Alta-baixa-fechamento - O gráfico de ações de alta-baixa-fechamento é geralmente usado para ilustrar os preços das ações. Ele requer três séries de valores na seguinte ordem: alta, baixa e fechamento. Abertura-alta-baixa-fechamento - Este tipo de gráfico de ações requer quatro séries de valores na ordem correta (abertura, alta, baixa e fechamento). Volume-alta-baixa-fechamento - Este tipo de gráfico de ações requer quatro séries de valores na ordem correta (volume, alta, baixa e fechamento). Ele mede o volume usando dois eixos de valor: um para as colunas que medem o volume e outro para os preços das ações. Volume-abertura-alta-baixa-fechamento - Este gráfico requer cinco séries de valores na ordem correta (volume, abertura, alta, baixa e fechamento). Gráficos de superfície São úteis quando se deseja encontrar combinações entre dois conjuntos de dados. Como em um mapa topográfico, cores e padrões indicam áreas que estão no mesmo intervalo de valores. Você pode usar um gráfico de superfície quando tanto as categorias quanto as séries de dados são valores numéricos. 50

51 Gráficos de superfície têm os seguintes subtipos: Superfície 3D - Gráficos de superfície 3D mostram tendências de valores em duas dimensões em uma curva contínua. São geralmente usados para mostrar a relação entre grandes quantidades de dados, o que normalmente seria difícil de se identificar. Superfície 3D delineada - Exibido sem cor na superfície. Esse gráfico mostra somente as linhas. Não é fácil ler um gráfico de superfície 3D delineado, mas ele é útil para se plotarem grandes conjuntos de dados com mais rapidez. Contorno - São gráficos de superfície exibidos de cima, similares aos mapas topográficos 2D. Em um gráfico de contorno, as faixas coloridas representam intervalos de valores específicos, e as linhas conectam pontos interpolados de igual valor. Contorno delineado - São gráficos de superfície exibidos de cima. Sem faixas de valores na superfície, um gráfico delineado mostra somente as linhas. Gráficos de rosca Como um gráfico de pizza, um gráfico de rosca exibe a relação das partes com um todo, mas pode conter mais de uma série de dados. Gráficos de rosca têm os seguintes subtipos: 51

52 Rosca - Gráficos de rosca exibem dados em anéis; cada anel representa uma série de dados. Rosca Destacada - Como os gráficos de pizza destacada, gráficos de rosca destacada exibem a contribuição de cada valor para um total ao mesmo tempo em que enfatizam valores individuais. A diferença é que podem conter mais de uma série de dados. Gráficos de bolhas São semelhantes aos gráficos de dispersão, porém fazem uso da diferenciação no tamanho das bolhas para indicar a terceira categoria de dados. É importante ressaltar que o gráfico de bolhas facilita comparações a cada três elementos. Gráficos de bolhas têm os seguintes subtipos: Bolhas ou bolhas com efeito 3D - Os dois tipos de gráficos de bolhas comparam conjuntos de três valores, em vez de dois. O terceiro valor determina o tamanho do marcador da bolha. Também é possível exibir bolhas no formato 2D ou com um efeito 3D. Gráficos de radar Comparam os valores agregados de várias séries de dados. Eles podem propiciar: 52

53 apresentação de várias dimensões ao mesmo tempo; fácil visualização comparativa; e uniformização das unidades de medida de séries de dados independentes. Essa estrutura permite colocar lado a lado diferentes séries de dados. Essa uniformização das unidades de medidas é uma das principais características do gráfico. Gráficos de radar têm os seguintes subtipos: Radar e radar com marcadores a cada ponto de dados - Com ou sem marcadores para pontos de dados individuais, gráficos de radar exibem alterações em valores com relação a um ponto central. Radar preenchido - Em um gráfico de radar preenchido, a área coberta por uma série de dados é preenchida com uma cor. Ordenação dos gráficos As pessoas que lerão o seu dashboard precisam olhar para um gráfico ou para uma informação e poder identificar rapidamente a mensagem que se está passando. Se o gráfico está fora de ordem, é difícil verificar a magnitude de cada fator. Por isso, você deve classificar sua planilha em ordem crescente ou decrescente, assim a pessoa não encontrará problemas em identificar a mensagem que você está querendo passar com a construção do seu gráfico. 53

54 Outros tipos de gráficos que você pode criar no Excel Se você não visualizar o tipo de gráfico que deseja criar na lista de tipos de gráficos disponíveis, talvez exista outra maneira de criá-lo no Excel. É possível, por exemplo, criar os seguintes gráficos: Minigráficos (sparklines) Os gráficos no painel de dashboard são essenciais e indispensáveis. Sem eles, ficaria difícil transmitir informações com facilidade e clareza. Hoje, o espaço em tela é muito importante para ser desperdiçado, portanto não podemos construir gráficos grandes demais. Uma alternativa são os minigráficos. Um minigráfico é um pequeno gráfico em uma célula de planilha que fornece uma representação visual de dados. Ao contrário de gráficos em uma planilha do Excel, não são objetos na verdade, trata-se de um pequeno gráfico no plano de fundo de uma célula. Mas por que os utilizar? Ocupam menos espaço de memória do que os gráficos comuns do Excel. Adequam-se bem à necessidade de criação de dashboards. Podem dividir a ocupação das células com conteúdo e formatação, permitindo a criação de diversos efeitos. Na imagem a seguir, temos o efeito que pode ser obtido ao se combinarem minigráficos e dados tabelados: 54

55 Para cada série horizontal que representa os valores do lucro líquido de uma operação, é possível visualizar os resultados de forma gráfica nas colunas N, O e P. Uma das opções de minigráfico bastaria, mas colocamos as três possibilidades para que se possa observar que informações visuais cada uma delas é capaz de transmitir. Cabe ao usuário selecionar aquela que melhor traduz as suas necessidades. Inserir um minigráfico é muito simples: os dados que serão utilizados devem ser selecionados, e, em seguida, clicamos no gráfico desejado no grupo Minigráficos, da aba Inserir. Na caixa de diálogo Criar Minigráficos, podemos definir/confirmar os dados utilizados e a célula que conterá o minigráfico. Cada série de dados deverá ser alocada para uma única célula. As séries de dados podem estar organizadas em linhas ou colunas. Para a construção do nosso exemplo, vamos inserir minigráficos de colunas utilizando B2:M8 como intervalo de dados e N2:N8 como intervalo de locais. A seguir, temos o resultado obtido: 55

56 O fato de inserirmos todos os minigráficos simultaneamente faz com que as regras de formatação que iremos aplicar sejam reproduzidas para todos eles, mesmo que apenas um esteja selecionado. Caso haja a necessidade de se utilizarem formatações diferenciadas, basta selecionar o intervalo que contém os minigráficos e pressionar o botão Desagrupar. Dessa forma, cada minigráfico será tratado de forma independente. Essa modificação é reversível ao se clicar em Agrupar. Uma vez inseridos os gráficos podemos modificar as suas cores de forma manual (Cor do minigráfico) ou aplicar um dos estilos pré-definidos. Ainda no grupo Estilo, é possível definir cores para marcadores específicos. 56

57 Mostrar. Para definir quais marcadores deverão ser destacados, é necessário definí-los no grupo No nosso exemplo, iremos destacar os pontos máximo e mínimo dos minigráficos. Destacaremos o Ponto Alto na cor azul e o Ponto Baixo na cor vermelha: Agrupadas no botão Eixo, há várias opções que permitem controlar aspectos como visualização do eixo, valores de máximo, etc., à semelhança do que pode ser feito com os eixos de um gráfico normal. 57

58 Na construção do nosso exemplo, definimos que o eixo deve ser visível. Para finalizarmos, por meio do botão Editar Minigráfico, podemos modificar os dados de origem, a célula de destino e as opções de visualização do gráfico para células vazias e ocultas. 58

59 Gráfico de Gantt Embora o Microsoft Office Excel 2010 não forneça um tipo de gráfico de Gantt, você pode simulá-lo personalizando um tipo de gráfico de barras empilhadas para que ele descreva as tarefas, a sua duração e a hierarquia. Um gráfico de Gantt do Excel geralmente usa dias como unidade de tempo ao longo do eixo horizontal. O procedimento a seguir ajudará você a criar um gráfico de Gantt com resultados semelhantes aos mostrados no exemplo acima. 1. Selecione os dados que deseja plotar no gráfico de Gantt. No nosso exemplo, trata-se do intervalo de células A3:C8. 2. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique em Barras. 3. Em Barra 2D, clique em Barras Empilhadas. 4. Clique na área do gráfico. 5. Na guia Design, no grupo Estilos de Gráfico, clique no estilo de gráfico a ser usado (no nosso exemplo, usamos o 29). 6. No gráfico, clique na primeira série de dados 59

60 7. Na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção. 8. Clique em Preenchimento e, em seguida, clique em Sem Preenchimento. 9. Clique em Fechar. 10. Selecione as linhas de grade, retire as linhas de grade vertical e coloque as linhas de grade horizontal. 11. No gráfico, clique na legenda e pressione Delete. 12. Selecione o eixo vertical (categoria). 13. Na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção. 14. Em Opções de Eixo, marque a caixa de seleção Categorias em ordem inversa e clique em Fechar. Gráfico de colunas com efeitos O procedimento a seguir ajudará você a criar um gráfico de colunas com efeitos. 1. Na planilha, selecione os dados que farão parte do gráfico de rosca. No nosso exemplo, são as células A1:E6. 2. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique em Coluna. 60

61 3. Em Colunas 3D, selecione Coluna 3D Empilhada. 4. Clique na área do gráfico. 5. Na guia Design, no grupo Estilos de Gráfico, clique no estilo de gráfico a ser usado (no nosso exemplo utilizamos o Estilo 34) 6. No gráfico, clique em uma série de dados ou selecione-a em uma lista de elementos de gráfico (guia Formatar, grupo Seleção Atual, caixa Elementos do Gráfico). 7. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Forma, clique em Efeitos de Forma e, em seguida, em Bisel. 8. Clique em Opções 3D, nas opções de Bisel Superior - Círculo e Inferior - Talho. 9. Nas caixas Largura e Altura das opções de Bisel Superior e Inferior, digite o tamanho de ponto desejado (6 pt para todas as medidas). 10. Em Superfície, clique em Material e, em seguida, clique na opção de material a ser usada (Plástico). 11. No gráfico, clique em outra série de dados e repita as etapas de 7 a Mantenha a caixa de diálogo aberta e clique na área do gráfico. 13. Na caixa de diálogo, clique em Estilos de Borda e marque a caixa de seleção Cantos arredondados. Gráfico de velocímetro O gráfico de velocímetro possui um ponteiro e as marcações de velocidade. Com ele, queremos mostrar como um determinado valor está posicionado em relação a um número. O procedimento a seguir irá ajudar na implementação de um gráfico de velocímetro, feito a partir da sobreposição de gráficos de rosca e de pizza. O gráfico de rosca contém categorias 61

62 que podem ser definidas pelo usuário, e o de pizza monta um ponteiro. Primeiramente, vamos estabelecer as premissas para criar o gráfico de rosca. No gráfico de rosca, a série de dados Oculto, que sempre representa 50% do total, está formatada para não ser exibida. Dessa forma, os dados restantes serão sempre exibidos no semicírculo superior, como em um mostrador analógico tradicional. 1. Na planilha, selecione os dados que farão parte do gráfico de rosca. No nosso exemplo, são as células F3:F7. 2. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique em Outros Gráficos e em Rosca. 3. Remova a legenda. 4. Clique na área do gráfico. 5. Na guia Design, no grupo Estilos de Gráfico, clique no estilo de gráfico a ser usado. Se necessário, altere as cores de cada mostrador. 6. No gráfico, clique nas séries de dados. 7. Na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Seleção de Formato. 8. Em Opções da Série, altere o ângulo da primeira fatia para Agora vamos inserir uma nova série de dados. Clique na área do gráfico, e, na guia Design, 62

63 no grupo Dados, clique na opção Selecionar Dados. Na entrada de séries, clique no botão Adicionar. Preencha o Nome da série escrevendo Números, e em Valores da Série, apague o que existir e clique sobre o intervalo de células C3:C14. Pressione OK. Em Rótulo do Eixo Horizontal, clique em Editar e selecione o intervalo de células B3:B13. Pressione OK para fechar a janela. O gráfico ficará parecido com este: 10. Nesta etapa, vamos remover o excesso de cores. Clique na série de dados Números (a parte externa do gráfico). Na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção. 11. Clique em Preenchimento e, em seguida, clique em Sem preenchimento. 12. Ainda com a série de dados Números selecionada, clique na guia Layout, no grupo Rótulos e no botão Rótulo de Dados. Em Opções de Rótulo, marque a opção Nome da Categoria. 13. Clique na maior parte da série de dados 1 e aplique a opção Sem preenchimento. 63

64 14. Agora vamos construir o gráfico de pizza, que será o nosso ponteiro. Para isso, precisamos adicionar uma nova série de dados ao gráfico. Clique na área do gráfico e, na guia Design, no grupo Dados, clique na opção Selecionar Dados. Na entrada de legenda (série), clique no botão Adicionar. Preencha o Nome da série escrevendo Ponteiro, e, em Valores da série, apague o que existir e clique sobre o intervalo de células F12:F14. Pressione OK para fechar a janela. 15. Selecione a série de dados Ponteiro e altere o tipo de gráfico para Pizza. 16. Com a série de dados Ponteiro selecionada, clique na guia Formatar e, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção. Em Opções da Série, altere para 270 o ângulo da primeira fatia. 17. No gráfico, clique nas maiores séries de dados (uma de cada vez) e altere a cor de preenchimento para Sem preenchimento. 18. No gráfico, clique na única fatia que sobrou e altere a cor do preenchimento. Esse será o nosso ponteiro. 19. O processo das legendas é feito manualmente. Clique na borda do gráfico para selecionálo. Clique na guia Inserir e em Formas. 20. Desenhe a forma dentro da caixa do gráfico. Altere a cor de preenchimento da forma para vermelho. 64

65 21. Ainda com a caixa do gráfico selecionada, insira uma caixa de texto e digite Ruim. 22. Clique na forma, segure a tecla Ctrl e clique na caixa de texto para selecioná-los. Com o botão direto do mouse, escolha a opção Agrupar/Agrupar. 23. Copie e cole o agrupamento. Digite o texto Regular e altere a cor do preenchimento da forma. 24. Repita o processo e organize as legendas. Gráfico de bala Gráficos de bala utilizam recursos de escalas e uma meta. As escalas usam cores graduais e variam da tonalidade mais fraca até a mais forte. O procedimento a seguir irá ajudá-lo na implementação de um gráfico de bala, feito a partir da sobreposição de gráficos de coluna empilhada e de dispersão. Os gráficos de bala são bastante utilizados nos dashboards. Visualmente, são completos, já que permitem medir o desempenho de vendedores, as vendas, a produção ou qualquer processo que precise ser medido, de forma muito semelhantes aos gráficos de velocímetros. 65

66 A grande vantagem dos gráficos de bala em relação aos de velocímetro é o baixo consumo de espaço no layout dos dashboards, além da clareza que proporcionam na comparação de diferentes indicadores. Etapas para a construção do gráfico 1. Na planilha, selecione os dados que farão parte do gráfico. No nosso exemplo, temos as células C2:C6 e E2:E6, referentes à região Sul. 2. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique em Colunas 2D e em Colunas Empilhadas. 3. Clique na área do gráfico, na guia Design e, no grupo Dados, clique em Alternar Linha/ Coluna para empilhar os dados. 66

67 4. Agora, iremos adicionar uma nova série de dados que fará parte dos dados de Realizado. Clique na área do gráfico e, na guia Design, no grupo Dados, clique na opção Selecionar Dados. Na entrada de série, clique no botão Adicionar. Preencha o Nome da série clicando sobre C8 e, em Valores da série, apague o que existir e clique sobre E8. Pressione OK para fechar a caixa de diálogo. 5. Clique em uma série de dados do gráfico, na guia Formatar, e, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção. Na aba Opções de Série, altere a Largura do espaçamento para 0%. Feche a caixa de diálogo. 6. Clique no gráfico sobre a série de Realizado para selecioná-la. Na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção e, na aba Opções de Série, selecione Eixo secundário e altere a Largura do Espaçamento para 300% (se desejar, pode digitar o valor 300). 67

68 7. Agora iremos adicionar uma nova série de dados, a qual fará parte dos dados da meta. Clique na área do gráfico, na guia Design e, no grupo Dados, clique na opção Selecionar Dados. Em Entradas de Legenda (Série), clique no botão Adicionar. Preencha o Nome da série clicando sobre C9 e, em Valores da série, apague o que existir e clique sobre E9. Pressione OK. 8. Precisamos alterar esta nova série de dados (meta) para o gráfico de dispersão. Clique, no gráfico, sobre a série da meta para selecioná-la. Na guia Design, no grupo Tipo, escolha a opção Alterar Tipo de Gráfico e selecione o gráfico Dispersão, subtipo Dispersão Somente com Marcadores. Clique em OK. 9. Precisamos alterar a opção de marcadores da série de dados Meta. Clique no gráfico sobre o ponto da meta para selecioná-la. Na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção e na aba Opções de Marcador. Selecione Interno e escolha o sétimo marcador. Altere o tamanho para 15 e feche a caixa de diálogo. 68

69 10. Agora, precisamos remover os excessos. Clique na legenda e pressione Delete. Clique no eixo horizontal e em Delete. Clique no eixo vertical à esquerda e em Delete. Clique no eixo vertical à direita e, com o botão direito do mouse, escolha a opção Formatar Eixo. Na aba Opções do Eixo, vá para o valor máximo e selecione Fixo. Substitua o valor 1,2 por 1 e, na unidade principal, selecione Fixo substituindo o valor por 0,25. Pressione Enter. Redimensione o gráfico conforme o que se vê abaixo e altere as cores. Gráfico de termômetro Um gráfico de termômetro pode ser utilizado para visualizar o desempenho de equipes e para mostrar o percentual de um projeto concluído, por exemplo. A sua construção envolve duas séries de dados (uma para o limite do tamanho do termômetro e outra para a marcação do mercúrio) unidas a efeitos visuais das formas, o que dá o toque final ao gráfico. 69

70 Etapas para a construção do gráfico 1. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique em Colunas 2D e em Colunas Agrupadas. Será criado um gráfico em branco. 2. Na guia Design, no grupo Dados, clique no comando Selecionar Dados. 3. Em Entradas de Legenda (Série) clique em Adicionar. 4. Preencha o Nome da série escrevendo Limite e, em Valores da série, apague o que existir e clique sobre a célula C2. Pressione OK. 70

71 5. Clique novamente em Adicionar e preencha o Nome da Série com Mercúrio. Em Valores da Série, apague o que existir e clique sobre a célula C3. Pressione OK para fechar a janela. 6. Remova as linhas de grade, a legenda, o eixo horizontal. 7. Selecione a série de dados Limite e, na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Seleção de Formato. Em Opções de Série, altere a Sobreposição para 100%, e a Largura do Espaçamento, para 30%. 8. Altere a cor do preenchimento para Sem preenchimento e coloque a cor preta como linha de contorno. 9. Clique na série de dados Mercúrio do gráfico e, na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, em Formatar Seleção. Na aba Opções de Série, altere a Sobreposição de Séries para 100% e a Largura do Espaçamento para 50%. Marque a opção Plotar Série no Eixo Secundário e feche a caixa de diálogo. 71

72 10. Clique no eixo vertical e, na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção. Na aba Opções de Eixo, altere os dados de acordo com o que mostra a figura abaixo. Essas mudanças devem ser feitas tanto no eixo principal como no secundário. 11. Reduza a área do gráfico e altere o contorno da forma para Sem Contorno. 72

73 12. Altere a cor clicando na guia Design, no grupo Estilos de Gráficos. No nosso exemplo, foi escolhido o Estilo Clique novamente na série de dados Limite e altere a cor do preenchimento para Sem Preenchimento. Escolha uma cor para a série de dados Mercúrio. 14. Agora, vamos criar um esboço do termômetro desenhando um círculo com a utilização das formas e alterando a cor (no nosso exemplo, utilizou-se Efeitos de Forma, Predefinição, Predefinição 3). 73

74 15. Finalmente, ajuste o esboço do termômetro para o final do gráfico. Gráfico de queda d água O gráfico de queda d água é uma ferramenta que facilita a demonstração de parcelas de um 74

75 valor. Ele é muito utilizado na apresentação da divisão da receita e na exibição do que resta de lucro, ou em qualquer situação em que seja necessário mostrar a quebra de um número. Primeiramente, construa a tabela na planilha, demonstrando a transformação do valor. Nessa tabela, há um lucro de R$ 1.650,00 a partir de uma receita inicial de R$ 7 mil. Nosso gráfico irá demonstrar visualmente a transformação dessa receita no lucro. Para isso, criaremos duas colunas à direita: uma chamada Invisível e outra chamada Visível. Na coluna Visível, você terá os mesmos valores da tabela original. Basta colocar na célula E3 a fórmula =B3 e depois copiá-la até o final (note que, na tabela base, os valores estão todos com sinal positivo, inclusive as despesas). Depois disso, na coluna Invisível, você colocará na célula D4 a fórmula =E3-E4 e, na célula D5, a fórmula =D4-E5. Depois, copiará essa fórmula até a célula D7. As fórmulas ficarão assim: Agora, vamos à construção do gráfico. 1. Selecione as células de A3:A8 e D3:E8. 2. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique em Colunas 2D e em Colunas Empilhadas. 75

76 3. Exclua a legenda. 4. Na guia Design, no grupo Estilos de Gráfico, clique em algum estilo de gráfico ou altere as cores a seu gosto. 5. No gráfico, clique na primeira série de dados. 6. Na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção. 7. Clique em Preenchimento e, em seguida, em Sem preenchimento. 76

77 8. Clique na série 2 do gráfico e, na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção. Na aba Opções de Série, altere a Largura do Espaçamento para 70%. Feche a caixa de diálogo. 9. Acrescente o rótulo de dados e modifique as cores e o tracejado das linhas de grade, tanto das verticais quanto das horizontais. Gráfico de Pareto Um dos gráficos mais utilizados em trabalhos relacionados à área de qualidade é o gráfico de Pareto, porque permite a visualização da separação em camadas de um conjunto de dados. É vantajoso no processo de priorização de ações a serem conduzidas em trabalhos de melhoria. Um gráfico de Pareto apresenta os dados em ordem decrescente e atrelados a uma curva de porcentagens acumuladas, conhecida como Curva ABC. Portanto, para criar um Pareto, é necessário apenas colocar os dados em ordem e fazer o cálculo das porcentagens acumuladas. O gráfico é gerado da seguinte maneira: 1. Clique em uma célula vazia no Excel e insira um novo gráfico de colunas. Um gráfico em branco irá surgir. 2. Clique com o botão direito e selecione a opção Selecionar Dados. Na janela Selecionar Fonte de Dados, clique em Adicionar. 77

78 3. Na caixa Editar Série, coloque o Nome da série como Quantidade e, no campo Valores da série, apague o valor atual (={1}) e selecione apenas os dados, sem o cabeçalho, da coluna Qtd na tabela de saída. 4. Clique em OK. 5. Clique novamente no botão Adicionar, dê para a série o nome Curva ABC, apague o conteúdo do campo Valores da série e selecione os dados na coluna de porcentagens acumuladas. 6. Clique em OK. 7. Na caixa Selecionar Fonte de Dados, no grupo Rótulos do Eixo Horizontal (Categorias), clique no botão Editar e selecione os dados da coluna Fruta na tabela de saída. Clique em OK. 8. A caixa Selecionar Fonte de Dados vai ficar assim: 78

79 9. Clique em OK. 10. Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer barra da série Quantidade no gráfico e selecione Formatar Série de Dados. 11. Na caixa Formatar Série de Dados, marque a opção Eixo Secundário e coloque a Largura do Espaçamento em 10%. Clique em Fechar. 12. Clique com o botão direito sobre qualquer barra da série Curva ABC e selecione Alterar Tipo de Gráfico de Série. Na janela Alterar Tipo de Gráfico, selecione um gráfico de linhas sem marcadores. 13. Pronto! Você já tem um gráfico de Pareto com a curva ABC. Refinando o gráfico de Pareto 14. Algumas pessoas não gostam do gráfico com a forma que ele assume por padrão e preferem que a curva ABC comece no topo da primeira coluna de dados. Para isso, clique com o botão direito no Eixo Vertical Principal e selecione Formatar Eixo. 15. Deixe o valor mínimo fixo em zero e o valor máximo fixo em 1. Faça o mesmo para o eixo vertical secundário fixando o mínimo em zero e o máximo em 300 valor total de itens vendidos. O resultado será este: 79

80 Gráfico com formato condicional O gráfico com formato condicional é interativo e de fácil construção. As suas colunas mudam de cor de acordo com os valores atribuídos. Este atributo permite que, só de se olhar para as colunas, já se consiga identificar o valor que está acima ou abaixo de uma meta estabelecida. Com base na tabela acima, vamos criar um gráfico que exiba os resultados mensais de vendas. Os períodos que não alcançarem 2 mil unidades comercializadas serão considerados ruins, e as barras que os representam serão exibidas em vermelho. Já as barras referentes aos meses em que a meta superou 2 mil unidades vendidas serão exibidas em azul. Para construir esse gráfico, siga os passos: 1. Separe a coluna de vendas em duas: uma com os valores abaixo de unidades e outra com os valores acima. Utilize a função a seguir na célula D2 para os valores até 80

81 =SE(B2<=2000;B2;0) Isso significa que, se o número contido na célula B2 (Jan) for menor do que 2.000, a função trará o valor daquele mês. Caso contrário, nada acontecerá. Agora é a vez de separar os valores maiores do que Utilize a função a seguir na célula E2. =SE(B2>2000;B2;0) 2. Na planilha, selecione os dados que farão parte do gráfico. No nosso exemplo, são as células A2:A13 e D2:E Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique em Colunas 2D e em Colunas Agrupadas. 4. Clique em uma série de dados do gráfico, na guia Formatar, e, no grupo Seleção Atual, clique em Formatar Seleção. Na aba Opções de Série, alterar a Sobreposição de Séries para 100%. 5. Altere a cor de preenchimento de cada série de dados: série 1 - vermelho, e série 2 - azul. 6. Clique na área do gráfico, na guia Design e, no grupo Dados, clique na opção Selecionar Dados. Na Entrada de Legenda (Série), clique na série1 e depois no botão Editar. Em Nome da série, escreva Abaixo da Meta. Clique em OK. Clique na série 2 e no botão Editar. Em Nome da série, escreva Acima da Meta. Clique em OK. 7. Se preferir, troque a posição da legenda. E o gráfico está pronto. Gráfico dinâmico Este tipo de gráfico é vantajoso quando se tem muitos dados do mesmo item e deseja-se apresentá-los por parte. É um exemplo do emprego da função DESLOC, a qual utiliza variáveis 81

82 nomeadas na definição dos dados de origem do gráfico. 1. Temos uma série de 365 pontos associados a datas que vão de 1/1/2010 a 31/12/ As células H10 e H12 são nomeadas, respectivamente, de Zoom e Rolagem. 3. A barra de rolagem 1 aceita dados entre 7 e 14 e está vincula à célula denominada Zoom. Tem como objetivo definir a quantidade de dados visualizados no gráfico, sendo o mínimo 7, e, o máximo, 14. No nosso exemplo, estamos visualizando oito dias. As barras de rolagem têm a propriedade Célula Vínculo definida para os nomes, assim, quando se efetua a rolagem, o número da célula se modifica corretamente. 4. A barra de rolagem 2 aceita dados entre 1 e 365 e está vinculada à célula denominada Rolagem. Tem como objetivo definir o período da visualização dos dados no gráfico. No 82

83 nosso exemplo, estamos visualizando a partir do quinto dia. 5. Agora precisamos definir mais três nomes, que precisam ser dinâmicos. Eles devem ser criados na guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos. Clique em Definir Nome. 6. Primeiramente, criaremos o nome Horizontal. Em Nome, escreva Horizontal e, em Refere-se a, coloque a fórmula =DESLOC($B$2;Rolagem;0;Zoom;1),que basicamente diz inicie pelo topo da lista (célula B2), desça o número de linhas definido pelo valor de Rolagem, permaneça na mesma coluna e defina o alcance pelo número de linhas definido pelo valor de Zoom uma coluna para a direita. Ou seja, geramos um intervalo dinâmico completamente vinculado às barras de rolagem. 7. Agora criaremos o nome Vertical. Em Nome, escreva Vertical e, em Refere-se a, digite a fórmula =DESLOC(Horizontal;0;1), que diz inicie pelo alcance definido por Horizontal e mova-se uma coluna para a direita. 8. E, por último, criamos o nome Meta. Em Nome, escreva Meta e, em Refere-se a, digite a fórmula =DESLOC(Horizontal;0;2), que diz inicie pelo alcance definido por Horizontal e mova-se duas colunas para a direita. 83

84 9. A partir de agora, construiremos o gráfico. Na guia Inserir, no grupo Gráfico, clique em Colunas, em Colunas 2D e em Colunas Agrupadas. A área do gráfico ficará em branco. 10. Com a área do gráfico selecionada, clique na guia Design (da guia Ferramentas de Gráfico), no grupo Dados e em Selecionar Dados. 11. Em Entrada de Legendas (Séries), clique em Adicionar. Em Nome da série, coloque um nome qualquer (no nosso caso, Dados ) e, em Valores da série, digite o nome da planilha com vínculo e o nome da série (no nosso caso, =Plan1!Vertical). Por fim, clique em OK. 12. Em Rótulos do Eixo Horizontal, clique em Editar. 84

85 13. Em Intervalo do rótulo do eixo, digite o nome da planilha com vínculo e o nome da série (no nosso caso, =Plan1!Horizontal). Clique em OK. 14. Vamos adicionar uma nova série de dados, que fará parte de Meta. Clique em Adicionar. 15. Em Nome da série, coloque um nome qualquer (no nosso caso, Meta ) e, em Valores da série, digite o nome da planilha com o vínculo e o nome da série (no nosso caso, =Plan1!Meta). Clique em OK e novamente em OK para fechar a janela. 16. O gráfico terá a seguinte aparência: 85

86 17. Selecione a Série de dados Meta e altere o tipo de gráfico para Linha. Troque as cores e remova as legendas. 18. Agora, é só utilizar as barras de rolagem para mostrar a parte da seqüência desejada com o zoom (número de colunas exibida) desejado. Gráfico com pontos máximo e mínimo Uma combinação de fórmulas pode realçar automaticamente o ponto mais alto e o mais baixo de um gráfico de linhas feito no Excel. Por exemplo, em uma ilustração da produção de uma fábrica ao longo dos dias do mês, podemos, sem grande dificuldade, instruir o gráfico para que exiba o ponto máximo e o mínimo em uma cor destacada. 1. Primeiramente, é preciso criar duas células com fórmulas para simplesmente identificar o ponto máximo e o mínimo de sua matriz de dados. 2. No nosso exemplo, as informações estão nas colunas A e B, ocupando as linhas 2 a 11, como na imagem acima. Clique na célula B14 e digite a seguinte fórmula: =MÁXIMO(B2:B11). 3. O resultado em B14 será o maior valor da lista. Agora, na célula A14, insira a seguinte função, para que seja exibido o dia correspondente ao maior valor: =ÍNDICE(A2:A11;CORRESP (B14;B2:B11;0)). 4. Na célula B15, digite a fórmula =MÍNIMO(B2:B11), e, na célula A15, a fórmula =ÍNDICE(A2:A 11;CORRESP(B15;B2:B11;0)). 5. Selecione as células do intervalo B2:B11 e insira um gráfico de linha 2D. 6. Agora temos que inserir duas novas séries de dados para que os pontos máximo e mínimo sejam destacados. Para a fórmula funcionar, o gráfico deve ser do tipo dispersão (XY). 7. Selecione a área do gráfico e clique na guia Design e, grupo Dados, clique no comando Selecionar Dados. 8. Em Entradas de Legenda, clique em série 1 e pressione o botão Editar. Em Nome da série, digite Máximo e, em Valores da série, apague o conteúdo e clique em B14. 86

87 9. Aproveitando a mesma janela, vamos adicionar a série de dados que trará o valor mínimo para o gráfico. Clique em Adicionar e, em Nome da série, digite Mínimo. Em Valores da série, apague o conteúdo e clique em B15. Pressione OK. 10. Precisamos agora alterar o tipo de gráfico para dispersão. Clique na área do gráfico e, na guia Formatar, no grupo Seleção Atual, clique no comando Elementos do Gráfico e selecione a série de dados Máximo. 11. Clique na guia Design e altere o tipo de gráfico para Dispersão Somente com Marcadores. 12. Faça a mesma coisa com a série de dados Mínimo. 13. Novamente selecione a área do gráfico e clique na guia Design. No grupo Dados, clique no comando Selecionar Dados. 14. Selecione a série de dados Máximo, clique em Editar e, em Valores do Eixo X da Série, clique na célula A14. Verifique que o ponto máximo do gráfico é destacado no local correto. 15. Selecione a série de dados Mínimo, clique em Editar e, em Valores do Eixo X da Série, clique na célula A15. Clique em OK para fechar a janela. 16. Remova a série 1 da legenda. 17. Você também pode mudar a cor dos marcadores e exibir o valor de forma realçada. Gráfico com área autoexpansível Este tipo de gráfico é útil quando você precisa alimentar a base de dados, pois ele se atualiza automaticamente, deixando de ser estático. 87

88 Criaremos o gráfico com base na planilha abaixo, a qual é alimentada várias vezes. 1. Primeiramente, é preciso criar dois intervalos nomeados, os quais serão dinâmicos e devem ser criados na guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos, Definir Nome. Clique em Novo. 2. O nome do intervalo será Data e, em Refere-se a, coloque a seguinte fórmula: =DESLOC(Plan1!$A$2; 0; 0; CONT.NÚM(Plan1!$A:$A);1). Clique em OK. 3. Clique em Novo para criar o segundo intervalo. 4. O nome do intervalo será Valor e, em Refere-se a, coloque a seguinte fórmula: =DESLOC(Plan1!$B$2; 0; 0; CONT.NÚM(Plan1!$A:$A);1). Clique em OK. 5. Criaram-se, como se pode observar abaixo, dois intervalos. 6. Vamos criar um gráfico. 88

89 7. Precisamos alterar os dados do gráfico. Clique em Design e em Selecionar Dados. 8. Em Entradas de Legenda (Série), clique em Adicionar. 9. Em Nome da série, escreva Valores e, em Valores da série, digite =Plan1!Valor. 10. Agora vamos alterar os rótulos de eixo horizontal. 11. Clique em Editar. 89

90 12. Faça a seguinte alteração: 13. Quando inserir novos dados em datas e valores, o gráfico irá se adaptar automaticamente. Gráficos criados por função O uso de simbologia nas planilhas para demonstrar desempenho, orientações, projeções e afins vem crescendo. Com a utilização de fontes especiais (Webdings e Wingdings, por exemplo) e de funções (REPT) e com a nova formatação condicional do Excel 2007, a quantidade de recursos aumentou e facilitou ainda mais a demonstração gráfica de números expressivos. Vamos aprender a criar um gráfico no Excel usando a função REPT em conjunto com as fontes do Windows. Essa função repete um texto um determinado número de vezes, criando dessa maneira um pequeno gráfico na célula. 1. Utilizando a função =REPT, você já começa criando um minigráfico. Veja os exemplos: 90

91 2. Veja exemplo de uso de formatação condicional: Rotinas em VBA Inserindo macros Use Alt+F11 para acessar o ambiente VB (Visual Basic). Clique no menu Inserir e em Módulo. A macro Auto Open é utilizada para configurar uma pasta automaticamente após seu carregamento. Dentro dela, é possível desenvolver rotinas personalizadas. 91