Gestão Corporativa e Redução de Despesas em São Paulo. Case da Prefeitura de São Paulo Projeto de Modernização da Administração Pública

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1 Gestão Corporativa e Redução de Despesas em São Paulo Case da Prefeitura de São Paulo Projeto de Modernização da Administração Pública Rodrigo Mauro Ruiz de Matos III Encontro de Agentes Públicos 23/02/2011

2 Projeto Modernizando a Administração Pública Projeto realizado em 3 frentes de trabalho: Redução de Despesas, sem diminuição dos serviços prestados; Aumento das Receitas, sem aumento dos impostos; Redesenho de processos. Projeto desenvolvido entre Dezembro de 2005 a Dezembro de 2008

3 Projeto Modernizando a Administração Pública Contexto, Desafios e Objetivos Reduzir despesas sem reduzir serviços prestados, aliás, buscar aumentá-los em qualidade e quantidade. Modernizar a gestão interna da Prefeitura. Deixar legados de gestão ao corpo funcional. Gerir corporativamente despesas, racionalizando-as. Melhorar a cadeia de processos que geram gastos. Criar ferramentas de alta gestão.

4 Projeto Modernizando a Administração Pública 1º Fase: Despesas Administrativas comuns: Análise de R$ 1,2 bilhão (2005) R$ 1,52 bilhão em 2011 Resultados Quantitativos: Em 18 meses R$ 122 milhões de economia (R$ 155 milhões em 2011) (10,5%) - meta original R$ 115 milhões Qualitativos: Rede de pessoas; Redesenho de processos visando resultados; Criação de nova cultura, métodos e processos. Exemplos de serviços: Serviços públicos concedidos (Água, Luz e Telefonia R$ 381,3 milhões) Serviços terceirizados (vigilância, limpeza R$ 20,2 milhões) Serviços com frota locada (R$ 89 milhões) Alimentos, Locação de Imóveis, Transporte Escolar, Suprimentos, Gastos Hospitalares, além de Órgãos Pilotos.

5 Projeto Modernizando a Administração Pública 2º Fase: Despesas Específicas R$ 1,6 billhão (2008) - R$ 2,03 bilhões em 2011, distribuídos em: - Saúde - Educação - Manutenção da Cidade Resultados Quantitativos: Em 12 meses R$ 117 milhões de economia (R$ 130 mi em 2011) - meta original R$ 94 milhões Qualitativos: Aumento dos serviços prestados à população, melhorias nos processos internos, melhor gestão de gastos; Exemplos de serviços: Zeladoria da Cidade Serviços Médicos Especializados Contra partidas e convênios

6 Projeto Modernizando a Administração Pública 0,285 = 7% Capacidade de Redução em 4 anos: R$ 933 milhões 0,413 Gerais 3,55 Específicas Total Atualizado Economia Em bilhões de Reais (atualizado) Total Analisado: R$ 3,55 bilhões 0,520 Economia alcançada no período (18+12 meses): R$ 285 milhões Em bilhões de Reais Projeção, sem atualização

7 Processos, Métodos e Pessoas A organização de um processo complexo como esse requer: Processos Identificar, isolar e estudar o comportamento de cada despesa, como e onde ela ocorre. Identificar cada instância interna ligada à cadeia de aquisição e gastos. Desenhar e propor melhorias sistêmicas. Centralizar o modelo e descentralizar as ações Métodos Uso de consagrada metodologia (PDCA) Gerenciamento Matricial de Despesas Uso intensivo de TIC Pessoas Treinamento de servidores Motivação, participação e liderança: fixação de objetivos.

8 Método Preço Y Y Matriz de Despesas Original REDUÇÃO DO PREÇO Nova Matriz AUMENTO DO BENEFÍCIO X X Benefício

9 Método PDCA Padronização 8 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno Analise de desvios e implantação de ações corretivas 7 A P 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 C D 5 Execução do Plano

10 Indicadores: Identificando o problema Exemplo de atuação em duas variáveis (no caso, telefonia fixa): GASTO Indicador Global = Preço X Consumo R$ Servidor R$ Minuto Minuto Servidor Redução 1 Renegociação de Contratos 2 Padrão: Ação sobre os Parâmetros

11 Metas: Definição Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa): Meta: reduzir o valor dos indicadores das áreas até o valor proposto pela régua. Minutos / Servidor Meta: manter o valor dos indicadores das áreas que estão abaixo da régua. Cluster A Sub-Prefeituras Cluster B Secretarias

12 Análise do Processo EQUIPAMENTOS PESSOAS RECURSOS CAUSAS ELEVADO GASTO COM TELEFONIA FIXA INFORMAÇÕES PROCESSOS AMBIENTE Exemplo 1: Elevado número de ligações para celulares Exemplo 2: Falha no uso da operadora para interurbanos

13 Plano de Ação Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos CAUSAS PRIORITÁRIAS

14 Sistemas de Apoio Redução de Despesas Prefeitura de SP

15 Fluxo de Acompanhamento Redução de Despesas Prefeitura de SP Processo de Trabalho Trimestral Reunião Prefeito Mensal Reunião Liderança Análise Gestores Famílias Análise Gestores INÍCIO Matrizes de Resultados

16 Exemplos Práticos Repactuações e Negociações Energia Elétrica de Média Tensão Verde 7% Situação Encontrada Azul 5% Meta Convencional 4% Convencional 88% Verde 96% Ganho Anual R$ 3,26 milhões IPC/FIPE R$ 2,75 mi (2005)

17 Exemplos Práticos Repactuações e Negociações Energia Elétrica de Média Tensão 90 Nova Demanda de Ultrapassagem Demanda de Ultrapassagem (Tarifa 3x maior) jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez Ganho Anual R$ 2,57 milhões IPC/FIPE R$ 2,17 mi (2005)

18 R$ / COMPRIMIDOS Redução de Despesas Prefeitura de SP Exemplos Práticos Novas Licitações Compra de Medicamentos ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG Ganho Anual R$ 876 mil/ano 0,0500 0,0400 0,0300 0,0200 0,0100 0, , ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG (ANTIDIABÉTICO) 29,0 ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG CONSUMO MÉDIO MENSAL = 8.1 = MM 8,1 milhões 0, ,0 0,0369 0, ,9 0, ,0 0, ,0 26,6 0,0343 0, ,3 32,2 HOSPITAL DAS FUND. OSVALDO SEC. ESTADUAL MINISTÉRIO DA UNIV. FEDERAL UNIV. FEDERAL ARP SAÚDE HOSPITAL DAS FUND. OSVALDO SEC. ESTADUAL MINISTÉRIO DA UNIV. FEDERAL UNIV. FEDERAL ARP SAÚDE - ARP SAÚDE - CLÍNICAS CLÍNICAS SPCRUZ CRUZ DA DA SAÚDE SAÚDE SP SAÚDE PARANÁ PARANÁ SANTA CATARINA ANTERIOR ATUAL CATARINA ANTERIOR 26,0 ATUAL Preços PREÇOS ARP PESQUISADOS PREÇO MÉDIO (META) Preço Médio Identificado SECRETARIA MUNICIPAL DA SAÚDE

19 R$/min R$/min Redução de Despesas Prefeitura de SP Exemplos Práticos Novas Licitações Telefonia Fixa Tarifação Fixo para Fixo Tarifação Fixo para Celular Redução 83% Ganho Anual R$ 16,7 milhões IPC/FIPE R$ 14 mi (2005) Redução 59%

20 Exemplos Práticos Atividades de Gestão Educação Recurso direto nas escolas; Autonomia de gasto; Agilidade na execução. $ Educação Infantil: Centro de Educação Infantil CEI = R$ 4.500; Escola Municipal de Educação Infantil - EMEI = R$ 6.000; Ensino Fundamental e Médio EMEF/EMEFM = R$ 8.500; Educação Especial EMEE = R$ 8.500; Centro Educacional Unificado CEU = R$

21 Exemplos Práticos Atividades de Gestão Investimento R$7,6 mi; Ganho Anual R$ 3,5 milhões Modernização; Treinamentos. sabesp Ganho Anual R$ 15,7 milhões Investimento R$ 14 mi. Reforma de 500 escolas e revisão e modernização; Treinamento de 2000 pessoas

22 Exemplos Práticos Atividades de Gestão Grandes contratações, convênios, licitações e ações simples

23 R$ / PACIENTE MÊS R$ / PACIENTE R$ / PACIENTE Redução de Despesas Prefeitura de SP Exemplos Práticos Atividades de Gestão e Licitação Saúde Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada 1. CUSTO POR PACIENTE 2. READEQUAÇÃO DO CONSUMO REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP R$ 612 R$ R$ PREÇO ANTERIOR R$ 343 PREÇO ANTERIOR R$ 264 REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP R$ 264 R$ 264 PREÇO ATUAL PREÇO ATUAL Reavaliação dos pacientes: alta do serviço (672 pacientes, 30%); Ampliação do atendimento a novos pacientes. 3. AMPLIAÇÃO DAS MELHORIAS NO ATENDIMENTO AO PACIENTE Acompanhamento sistemático dos pacientes. MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA DOS PACIENTES E REDUÇÃO DAS REINTERNAÇÕES

24 Exemplos Práticos Atividades de Gestão e Licitação Padronização Serviços Terceirizados

25 R$ MM Redução de Despesas Prefeitura de SP Exemplos Práticos Atividades de Gestão Zeladoria e Manutenção da Cidade 6 EVOLUÇÃO DO GANHO - SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO ,3 1,8 2,4 3,3 4,5 5,2 5,0 0 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho GANHOREALIZADO ABAIXO DA META (R$ MM) GANHOREALIZADO ACIMA DA META (R$ MM) Ganho Previsto (R$ MM) Tendência (Ganho)

26 Exemplos Práticos Atividades de Gestão Zeladoria e Manutenção da Cidade Número de Subprefeituras que Atingiram as Metas nos Serviços de Manutenção da Cidade Janeiro 2008 Junho 2008 Tipo do Serviço Nº. Subs. % Nº. Subs. % Poda/remoção de árvores 5 16% 14 45% Conservação de BL e PV (*) 6 19% 14 44% Corte de grama (*) 11 34% 12 38% Limpeza manual de córregos 13 42% 15 48% Limpeza de BL e PV (*) 19 59% 22 69% Obs.: (*) Incluído SPUA Redução de Despesas Prefeitura de SP

27 Exemplos Práticos Atividades de Gestão Oportunidade de melhoria na contratação de serviços para limpeza de piscinões e córregos ,98 Melhor , ,17 16,81 16,92 13,97 12,54 0 Cidade Ademar Penha Freguesia do Ó/Brasilândia Cidade Tiradentes 1,71 Atual Proposta Fonte: Subprefeituras e SIURB 2006/2007 Redução de Despesas Prefeitura de SP

28 Exemplos Práticos Atividades de Gestão Alteração na forma de contratação de serviço de limpeza e manutenção do piscinão: Contratação Atual Horas de Trabalho R$/hora Contratação Proposta Produtividade R$/tonelada Benefícios resultantes da ação: Aumento na quantidade de materiais retirados do piscinão; Maior número de viagens realizadas pelo mesmo caminhão; Maior empenho dos trabalhadores no exercício da atividade; Melhoria na utilização das máquinas e equipamentos pesados.

29 Exemplos Práticos Atividades de Gestão Saúde CONVÊNIOS SUS A oportunidade prevê a readequação dos gastos (Teto financeiro) com convênios SUS e a reutilização dos recursos otimizados. CONTRAPARTIDAS Foi identificada a oportunidade de cobrar a execução de serviços gratuitos em contrapartida pela utilização de áreas públicas.

30 Gestão de Contratos Formação de uma base única de dados de contratos de toda Prefeitura; Padronização e melhoria dos processos de contratação da Prefeitura; Concepção do Objeto Preparação do Edital/Contrato Solicitação Contrato e Gestão O que Como Compra Condição da Compra Compra REDESENHO DO PROCESSO Disseminação dos padrões por todas as Unidades; Acompanhamento da utilização dos padrões.

31 Gestão de Contratos Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura. Realizar estudos em massa de dados, com fins de gerar políticas para organização do sistema como um todo. Realizar ações em todas as fases da cadeia. Atuar centralmente para agir descentralizadamente. Sistema de Cadastro de Informações sobre os contratos obrigatório. Travamento na execução orçamentária. Permite a extração de relatórios, que geram preços de referência, compras centrais ou determinações de padrão para compras descentralizadas. Permite o acompanhamento em tempo real.

32 Seminários, Workshop e Apresentações Redução de Despesas Prefeitura de SP

33 Crescimento da Arrecadação do ISS x PIB Fontes: PIB e Inflação Estimada (IPCA 6,5% 2008 e 5% 2009)- Relatório Focus Bacen; PIB Real - IBGE

34 Obrigado. Projeto Modernizando a Administração Pública Frente de Redução de Despesas Rodrigo Mauro Ruiz de Matos ruiz_matos@yahoo.com (011) Fase I (2005 a 2007) Base de Dados inicial: Gastos Executados em 2005 com as famílias de despesas administrativas comuns; Metas revistas em Fase II (2008-): Base de Dados de gastos executados em 2007 nas famílias de despesas da Secretaria de Educação, Saúde e Subprefeituras. Dados de metas e demais valores de referência do Sistema de Acompanhamento Matricial cedido pelo INDG à Prefeitura. Valores atualizados pelo ICP/Fipe (até fevereiro de 2011 apenas para demonstração. ruizdematos.com/projetos Redução de Despesas Prefeitura de SP