Eventos Empresariais

Transcrição

1 Eventos Empresariais Guia prático de organização de eventos

2 Sumário Eventos Empresariais Eventos Diagnóstico do Evento O Projeto Organização O evento Avaliação Resumida Referência

3 Eventos Empresariais

4 Eventos Empresariais O guia de confraternizações vem de encontro com a necessidade de desenvolver meios que facilitem a organização das confraternizações empresariais. Na maioria das vezes, os responsáveis por organizar as confraternizações são escolhidos em cima da hora, o que dificulta o planejamento e desenvolvimento do evento, pois, o despreparo ao planejar, é um dos problemas mais comuns encontrados nesse tipo de comemoração. Organizar um evento empresarial é uma ótima iniciativa para reunir parceiros, clientes, funcionários e realizar novos negócios. Esses eventos, são de suma importância pois promovem um leque de possibilidades aos envolvidos e planejá-los com antecedência garante seu sucesso. O guia, servirá como um facilitador das organizações, servindo de apoio na hora de pensar e elaborar o evento, onde dicas, sugestões e até mesmo planilhas tornarão mais rápidas e práticas as tomadas de decisões.

5 Eventos

6 Eventos A organização de eventos é uma atividade que vem crescendo constantemente em todo o mundo, tornando-se uma importante fonte econômica e geradora de oportunidades. Os eventos empresariais possui uma característica única, pois são pensados e planejados para beneficiar os funcionários. Estes podem ser organizados de diversas formas, como: congressos, convenções, palestras, fóruns, simpósios, reuniões, e principalmente como no foco deste guia, as confraternizações. Todo evento deverá passar por algumas etapas em sua elaboração, isso facilitará seu planejamento. Quando planejar um evento, lembre-se que todo evento possui 03 fases importantíssimas: Pré-evento: é a fase essencial do evento, onde haverá a definição do projeto e o planejamento de todas as atividades. Nesta etapa, toda e qualquer ideia, deve ser colocada no papel, é o momento em que você pode arriscar e planejar coisas novas. Uma pesquisa com aqueles que irão participar do seu evento, ajudará você a entender as preferências, expectativas e receios. O resultado desta pesquisa irá definir o objetivo do evento e garantir o sucesso do mesmo. Sobre estes itens, vamos nos aprofundar mais a frente em diagnóstico e projeto.

7 Eventos Evento: é a fase que consiste em colocar em prática toda organização e planejamento pensado até o momento, é chegada a hora do evento em si. Todos os detalhes foram revisados várias vezes e repensados para que nada ocorra fora do planejado. Os itens Organização e Evento estarão aprofundando mais o assunto. Pós-evento: nesta fase da organização dos eventos, você saberá o que acertou ou errou no seu planejamento, o que poderá melhorar para as próximas vezes. Fazer uma análise sobre o nível de satisfação dos seus convidados lhe ajudará a melhorar cada dia mais. Portanto, planejar o evento é ganhar agilidade no desempenho, é melhorar a eficiência na execução das tarefas, é mensurar com mais cuidado os resultados e ter referências para avaliá-los.

8 Diagnóstico do evento

9 Diagnóstico do evento Elaboramos algumas perguntas que lhe ajudarão a definir o diagnóstico do seu evento. A primeira pergunta que deve ser feita é: O que - Você procura realizar uma confraternização de final de ano, mas não sabe por onde começar? Coloque suas ideias no papel, pergunte aos outros funcionários da empresa - como seria uma confraternização ideal?. Aos poucos, você irá refinando e moldando o projeto até que o mesmo fique perfeito. Mas comece a planejar aos poucos, todo bom evento leva um tempo até chegar ao planejamento ideal. Como - A segunda pergunta é uma das mais complicadas de responder. Normalmente no início você não tem noção de quanto custaria para fazer uma confraternização empresarial ou qual seria o formato ideal desse evento. O melhor passo é traçar o objetivo, pense em como gostaria que fosse a confraternização (algo mais simples, algo mais sofisticado). Faça um levantamento de possíveis custos que terá com o planejamento deste evento. Uma pesquisas com orçamentos lhe ajudará a ter uma noção de quanto ficaria esta confraternização. Converse com quem irá bancar o evento, seu gerente, o diretor, enfim, conversar com o responsável pelo financeiro do evento, fará com que o planejamento do evento e os gastos sejam pensados juntos.

10 Diagnóstico do evento Por que - O terceiro questionamento traz a importância do evento em uma empresa. Essa comemoração necessita de uma motivação inicial para acontecer, sem o interesse dos diretores, normalmente o evento não acontece. E muitos não entendem a real importância de reunir seus funcionários ao final de cada ano produtivo. É uma maneira de agradecer por mais um ano de conquistas e superações. Uma empresa só cresce com a ajuda de seus funcionários e agradecê-los e honrá-los é um grande passo para manter seu funcionário motivado. Quem - Quem será convidado e quem fará parte dessa comemoração deve ser definido logo no início do planejamento. Algumas empresas fazem questão que familiares estejam presentes nessa comemoração, outras optam por comemorar apenas com os funcionários. Para chegar a essa decisão é muito importante conversar com os diretores empresariais. Com a lista de convidados pré-montada você já poderá separar locais que comportem o número de participantes e buscar por buffet s que atendam esse perfil de evento. Quando - A data do evento normalmente é definida para os meses de novembro ou dezembro, por ser final de ano e o encerramento das atividades anuais já estarem chegando ao fim. Sábados e Domingos são os mais escolhidos para esse tipo de comemoração, mas pode-se também pensar em uma comemoração pós expediente durante a semana, ou ainda finalizar a jornada de expediente mais cedo para proporcionar essa comemoração aos funcionários.

11 Diagnóstico do evento Onde - O local que você escolher para sua confraternização pode ser muito determinante para seus funcionários. Buscar por locais que ofereçam algum atrativo a mais torna-se um diferencial para motivar a participação dos convidados. Locais que proporcionem um contato mais próximo com a natureza, são também boas opções para esse tipo de comemoração, como: chácaras de eventos e lazer e pesque-pague. Para quem busca por comemorações mais simples, que não exijam um planejamento muito elaborado do evento, indica-se bons restaurantes, pizzarias e bares. Outras empresas organizam-se na sede mesmo, fazem um churrasco, compram alguns salgados e reúnem-se na cantina/copa. A melhor forma de escolher o local é fazendo uma sondagem com os funcionários, para entender as preferências entre o grupo. Qual - Corresponde a qual tipo de evento você está pensando em oferecer, análise do público alvo, de estilo de comemoração, reunião ou festa que você pretende oferecer.

12 O Projeto

13 O projeto Para realizar o evento você precisará definir alguns pontos importantes, como: local, data, horário, cardápio, se haverá algum entretenimento e os fornecedores que irá precisar e sua lista de convidados. Defina seu Orçamento O primeiro passo é saber o quanto você poderá gastar. Montar uma planilha detalhada com os valores e com cada investimento a ser feito é o melhor maneira para analisar suas possibilidades e a forma em que seus recursos serão aplicados. Lembre-se ainda de que um bom planejamento é o seu maior aliado quando você estiver organizando eventos, pois é por meio dele que você poderá cortar custos e investir no que for mais determinante para o sucesso do evento. Defina uma lista de prioridades, e não deixe de pesquisar os preços dos serviços essenciais como: local, comes e bebes e as atrações. Parcerias e patrocínios podem ser alternativas para esticar o seu orçamento. Escolha um Local Procure por locais que fujam do ambiente do trabalho, onde todos poderão descansar e esquecer do estresse diário. É muito importante definir o local primeiramente. Uma dica para não errar na escolha do local, é fazer uma pequena pesquisa para entender o que os funcionários esperam desta comemoração.

14 O projeto Algumas sugestões para você: 1 - Chácara de eventos - é o local para proporcionar um encontro mais tranquilo, desfrutando dos prazeres que a natureza proporciona. Escolha um domingo, opte por um almoço ou café colonial. Esse tipo de confraternização é perfeita para encontros em que pode-se levar familiares, pois é o momento em que o funcionário poderá aproveitar bem o espaço com a família. 2 - Espaços de Lazer - chácaras, pesque-pague, parques, todos esses locais contribuirão para um encontro mais dinâmico, onde equipamentos de lazer e recreação poderão ser uma motivação a mais para a participação dos funcionários. Equipamentos como mesa de sinuca, pebolin e atividades recreativas promoverão uma interação entre os funcionários. 3 - Restaurantes, pizzarias, bares - Esses locais demandam uma confraternização mais simples e que não exija tanto planejamento. Procure locais que possuam uma boa avaliação do espaço e dos serviços oferecidos. Opte por buffet que trabalham com variadas opções de comida, para agradar o maior número de pessoas. Negocie com o dono do empreendimento local, você poderá ganhar descontos dependendo a quantidade de pessoas. Independente do segmento de locais que você escolher, procure um local acessível e de fácil deslocamento, valorize os empreendimentos locais. Uma opção também é contratar um serviço de transporte para deslocar o funcionário até o evento. Escolha data e Horário A data e horário deverá seguir a proposta do evento. Evite a proximidade com a realização de eventos de qualquer natureza ( religioso, esportivo, cívico, etc.) pois pode atrapalhar ou dificultar a participação dos envolvidos.

15 O projeto Se você busca por um evento de curta duração, como um jantar, uma confraternização rápida, pode-se buscar realizar o evento após a jornada de trabalho, mais para o final da semana em que não atrapalhe o desempenho e a rotina do funcionário. Caso você pretende oferecer uma confraternização um pouco mais longa, algo mais dinâmico, em que os funcionários possam participar de competições e brincadeiras, busque realizar durante finais de semana ou se preferir durante a semana, negocie a jornada de serviço para que, naquele dia, seja um pouco menor, fazendo com que todos possam aproveitar bem a confraternização. Opte por não estipular horários muito cedo e nem muito tardes, busque por horários de início meia manhã ou final da tarde, assim seus convidados poderão aproveitar melhor o evento. Defina a Lista de Convidados Para a lista de convidados, não há muito segredo, mas é muito importante que esta seja pensada logo no início, para que ninguém fique de fora. A decisão mais importante é sobre a participação ou não dos familiares, isso depende muito do orçamento definido para o evento. É muito importante confirmar os convidados e repassar uma lista com nome dos funcionários e de seus acompanhantes para o espaço locado, para que os mesmos consigam fazer o controle de entrada e saída dos convidados. A confirmação dos participantes também lhe ajudará a calcular a quantidade de comida e bebida para a festa.

16 Organização

17 Organização Encontre Bons Fornecedores Alguns fornecedores que são essenciais para seu evento: Alimentação: muitos eventos trabalham com o formato de servimento - coquetel, com porções de doces e salgados. Esse formato é recomendável para eventos curtos ou em eventos que realizam palestras e conferências. Outro formato de servimento seria o buffet - servimento mais elaborado. Este exige um pouco mais de atenção, por necessitar escolher um cardápio e um espaço de confiança que ofereça esse serviço. Para eventos informais, a escolha de um churrasco é uma boa opção, onde pode ser preparado pelos próprios funcionários. É um modelo de refeição simples simples e muito escolhido para esse tipo de confraternização. O churrasco pode ser uma opção em restaurantes e chacaras também. Algumas empresas contratam também o Homem Churrasco, que fica responsável pelo preparo de toda a refeição. Antes de contratar o serviço de alimentação é recomendável fazer uma pesquisa antes de fechar o contrato, para saber se a empresa é regulamentada e se o serviço é de qualidade. Bebida: algumas empresas restringem o consumo da bebida alcoólica neste tipo de evento. O que pode ser consumido em caso de eventos que não incluam bebida alcoólica: água, refrigerantes, sucos e chás. Quando a bebida alcoólica for liberada, as opções são: Cerveja, Chopp, Vinho, Whisky, Vodka, etc.

18 Organização Caso o evento for de 8 horas, pode-se duplicar essa quantidade. Lembrando que quando você possui várias opções de bebidas, pode reduzir a quantidade por pessoa.

19 Organização Música: para ter alguém animado sua festa, procure pequenas bandas ou até mesmo Dj. Se não souber quem chamar, é recomendável fazer uma pesquisa de gostos para entender as preferências de todos. Você também pode fazer a locação de um aparelho de som e solicitar aos convidados que levem suas músicas para fazer um mix de estilos musicais. Importante: Para evitar gastos além do seu orçamento, compare os preços dos fornecedores e nunca se esqueça de perguntar sobre custos extras, registrando tudo em contratos. Bons fornecedores, além de entregar serviços e produtos com qualidade e dentro do prazo, devem estar preparados para solucionar possíveis contratempos antes do evento. É fundamental reunir-se com todos os seus fornecedores com antecedência e definir todos os detalhes antes do evento. Consulte parceiros ou amigos que organizaram eventos parecidos e procure indicações sobre as prestadoras de serviços que foram contratadas. Contrato com fornecedores: relembrando, quando solicitar serviços de fornecedores, é muito importante estabelecer um contrato firmado com ele, para que você possa cobrar os serviços que contratou e para que não ocorram imprevistos antes e durante o evento. O contrato é um documento legal e é a prova do compromisso com a entrega do serviço.

20 Organização Invista na Divulgação Apenas agendar a confraternização não motivará seus funcionários, portanto gaste um tempo deste planejamento divulgando e relembrando seus convidados que a data está próxima e quais atrações irão compor o evento. Você poderá fazer isto através das redes sociais, pois estas lhe ajudam a relembrar sobre o evento. Organize um evento no facebook com o título - Confraternização Empresarial 2017 e alimente essa rede com o que terá no evento, isso fará com o interesse aumente e todos participem. Cartas convites nos murais da empresa também reforçam a data do evento. Um ótimo local para recordar a todos é deixando um lembrete próximo onde os funcionários assinam a folha ponto e até mesmo nas copas e cozinhas. E quando você menos esperar, tudo estará pronto e organizado e você terá uma boa base para as próximas festas e confraternização.

21 O evento

22 O evento Pré - evento Para que não aconteça nenhum imprevisto no evento, é essencial que uns dois dias antes seja revisado todas as etapas do evento. Revise com os fornecedores horários de entrega e os produtos e serviços solicitados. Confirme com o espaço o horário de chegada dos convidados para que tudo esteja previamente preparado. Relembre os convidados de que o evento está próximo e o quão importante é a participação deles neste momento. É recomendável que o organizador seja o primeiro a chegar ao evento, para repassar todos os detalhes finais antes da chegada dos convidados. Durante Aproveite bem a festa e divirta-se com seus colegas de trabalho, afinal, você trabalhou dias para que tudo saísse como planejado. Caso precise ajustar algum detalhe, procure pelo gerente de eventos ou pela pessoa com quem você contratou o espaço. Após Quando a festa acabar, é importante fechar os contratos com os fornecedores, pagar todos os serviços e realizar uma avaliação sobre o evento.

23 Avaliação Resumida

24 Avaliação Resumida É muito importante fazer uma pequena avaliação pós evento para identificar os erros e acertos do planejamento, para que nas próximas edições as falhas sejam repensadas e trabalhadas. A primeira etapa é uma auto-análise, o organizador deve pensar onde teve dificuldade no planejamento deste evento e quais falhas ocorreram durante este processo. Algumas perguntas que podem ajudar nesta auto-avaliação seriam: Quais momentos eu tive mais dificuldade? Qual falha que cometi que pode ser evitada? Faltou alguma coisa no evento? Esta auto-avaliação o deixará mais preparado para organizar as outros eventos. Depois a análise deve ser feita pela diretoria responsável do evento, para descobrir se o objetivo do evento foi alcançado, se ele foi satisfatório ou não e o que deve ser mudado para as próximas edições. E por último a análise deve ser a aqueles que participaram do evento, elencando pontos fortes e fracos, nível de satisfação dos envolvidos. Após recolher todas estas informações, uma técnica que lhe ajudará na leitura desse evento é a Análise Swot, que destaca pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. Ao elencar esses itens, você terá uma avaliação muito determinante para os próximos eventos.

25 Referências

26 Referências Pesquisas em documentos disponíveis na web: 8 erros que você não deve cometer na organização de eventos - Disponível em: Como organizar um evento corporativo de sucesso - Disponível em: Dicas rápidas para fazer checklist eficiente - Disponível em: Eventos empresariais Dicas para organizar - Disponível em: Pesquisas em livros: Manual Prático de Eventos - Vanessa Martin