UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA QUALIDADE EM ARQUIVO Por: Aline Barbosa da Conceição Orientador Prof. Marcelo Saldanha Rio de Janeiro 2012

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA QUALIDADE EM ARQUIVO Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Administração da Qualidade Por: Aline Barbosa da Conceição Rio de Janeiro 2012

3 3 AGRADECIMENTOS... agradeço ao meu DEUS, sempre.

4 4 DEDICATÓRIA... aos meus pais e a minha família.

5 5 RESUMO Este estudo se propõe a mostrar que a aplicação da gestão de documentos, em conjunto com a ferramenta 5S, como uma das técnicas de tratamento da informação, contribui para o controle da produção documental, a racionalização, a conservação e preservação de documentos e, conseqüentemente, com a qualidade na recuperação das informações arquivísticas, elemento vital para as instituições públicas e privadas.

6 6 METODOLOGIA O método utilizado para construção do presente trabalho foi pesquisa bibliográfica, assim como artigos da internet relacionados ao tema.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - A origem dos arquivos e da Arquivologia 10 CAPÍTULO II - A Informação Arquivística 14 CAPÍTULO III - Gestão de Documentos 20 CAPÍTULO IV Noções de Qualidade 37 CAPÍTULO V O Método 5S 42 CONCLUSÃO 52 BIBLIOGRAFIA 54 ÍNDICE 57

8 8 INTRODUÇÃO Os documentos, em sua fase corrente estão em processo de composição do caso a que se referem. Nascem comportando informações isoladas que vão se compondo durante a tramitação até que a questão, de que tratam, seja solucionada ou decidida de alguma forma. O acúmulo desnecessário de informações traz resultados negativos à administração das instituições públicas e privadas, tais como: diminuição do índice de recuperação de informações relevantes para tomada de decisões, ocupação de espaço físico com os documentos que não têm mais valor histórico ou administrativo, aumento de perdas e desperdícios, entre outros. Os arquivos têm como finalidade primordial auxiliar a administração na tomada de decisões. Desta forma, para se obter um bom gerenciamento administrativo, é necessário que as instituições executem algumas técnicas arquivísticas de modo a proporcioná-lo. Entre estas técnicas utilizadas podemos citar a gestão de documentos. A solução para o problema das massas documentais acumuladas, vulgarmente conhecidas como arquivos mortos, é um dos grandes desafios da arquivística no Brasil. Trata-se de uma situação que se repete em todo país. Qualquer instituição pública ou privada, com mais de dois anos de existência, convive com o dilema do que fazer com os documentos acumulados no decurso de suas atividades. O poder público, a área privada e mesmo pessoas jurídicas ou físicas, em seus escritórios ou residências são tangidas a guardar, cada vez maior quantidade de documentos. A avaliação de documentos possibilita o estabelecimento de melhores sistemas de recolhimento, onde a informação desnecessária é eliminada. Ela surgiu em conseqüência do aumento considerável da produção documental, auxiliando os responsáveis pela análise e seleção de documentos

9 9 a evitar que informações vitais e documentos sem valor recebessem o mesmo tratamento: o lixo, ou que mandassem microfilmar tudo, inclusive as cópias e aquelas séries de documentos que já poderiam ter sido eliminados por não ter valores administrativo, jurídico ou histórico. Algumas vezes ganham espaços, eliminando os originais e ficando com os rolos de microfilmes. Em outras vezes, mantêm ambos sem saber por que e para que. Ainda há os que acreditam que será possível transferir todos os dados para os computadores, destruindo os acervos e liberando os depósitos para fins mais nobres. Os novos suportes da informação têm por sua vez, contribuído para o aumento do volume da informação. Eles não reduziram a necessidade de avaliação de acervos; ao contrario incentivaram-na. Isto mostra que estamos longe de ser uma sociedade livre dos papéis. O computador e os suportes de informação tornaram a avaliação ainda mais complicada, formalizando a idéia de que todos os documentos devem ser digitalizados ou microfilmados, sem ser feito, antes de tudo, uma análise daquilo que realmente tem valor permanente para as instituições. Embasado neste contexto, este trabalho tem como objetivo destacar os resultados que uma instituição pública ou privada obtêm aplicando as técnicas da gestão de documentos alinhada à ferramenta 5S em seus arquivos.

10 10 CAPÍTULO I A ORIGEM DOS ARQUIVOS E ARQUIVOLOGIA A palavra arquivo vem do grego archeion que designava palácio do governo, setor de documentos, depósito de documentos originais, sendo que o prefixo arch significa autoridade, comando. O mesmo termo irá ser transmitido aos romanos e primeiros cristãos, cristalizados sob a forma latina de archivun. Os arquivos constituem, desde sempre, a memória das instituições e das pessoas, e existem desde que o homem fixou por escrito suas relações como ser social. Podemos dizer que a sociedade condiciona sua existência, sua organização, seus critérios de conservação e, mesmo, sua finalidade. A evolução histórica dos arquivos e do seu conceito é paralela ao desenvolvimento das sociedades humanas. Assim, os arquivos surgiram juntamente com a escrita, e desde então, estão a serviço da sociedade. Eles nasceram de forma espontânea no seio das Antigas Civilizações do Médio Oriente há cerca de seis milénios atrás. O aparecimento da escrita condicionou o aparecimento dos primeiros arquivos, da arquivologia e dos arquivistas, de tal forma que desde logo a humanidade tomou consciência de que era necessário conservar os registos produzidos para mais tarde poderem ser utilizados. Os arquivos têm como principal finalidade servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, na base do conhecimento para história, e têm como função básica tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental que está sob sua guarda. Logo, arquivo é:

11 11 Acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. (PAES, 1997, p. 16) A história dos arquivos e da arquivologia registra cinco momentos significativos, onde os três primeiros foram registrados na França, nos quais podemos destacar: 1. A criação do Arquivo Nacional da França, em 1789, como arquivo da Assembléia Nacional, o qual mais tarde, em 1794, foi transformado em depósito central dos arquivos do Estado, e se subordinavam aos arquivos provinciais, assumindo, assim, o Estado francês seu papel como guardião dos documentos arquivístico por ele acumulados. O passo seguinte foi o reconhecimento do poder público de acesso aos arquivos (DECRETO Messidor, art. 37). 2. A criação, em 1821, da Ècole Nationales des Chartes, a qual fortaleceu a arquivologia como ciência auxiliar da história, que refletia numa organização dos documentos, privilegiando a classificação por assunto em detrimento do arranjo dos conjuntos documentais. 3. Em 1841, o historiador e arquivista francês Natalis Du Wailly, promulgou o princípio da proveniência, uma medida administrativa que alterou para sempre o tratamento dos arquivos, sugerindo ao ministro do interior que os documentos fossem reunidos por fundos, ou seja, pelos órgãos de origem. A partir de 1964, durante o V Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Bruxelas, o princípio da proveniência tornou-se um dos princípios básicos do campo do conhecimento arquivístico. documentos: 4. O quarto marco histórico é o surgimento da gestão de

12 12 Conjunto de procedimentos e operações técnicas referente às atividades de produção, uso, avaliação e arquivamento de documentos em sua fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (INDOLFO, 1995, p. 14) Nos EUA e no Canadá após a II Guerra Mundial, foram criadas comissões governamentais que tinham como objetivo racionalizar a produção e o tratamento dos documentos, sob a pena de as organizações inviabilizarem sua capacidade gerencial e decisória. O conceito de gestão de documentos restaura e dinamiza a concepção dos arquivos como instrumentos facilitadores da administração, que vigorou até o século XIX, quando, por influência de uma visão dos arquivos apenas como guardiões do passado, eles passaram a desempenhar funções de apoio à pesquisa histórica. A partir daí, considera-se instituição arquivística o órgão responsável pela gestão, recolhimento, preservação e acesso dos documentos gerados pela administração pública, nos seus diferentes níveis de organização. 5. No bojo da gestão de documentos surge a idéia de que os documentos arquivísticos podem cumprir um ciclo vital caracterizado pelas fases corrente, intermediária e permanente, caracterizando o quinto marco histórico, onde os documentos são primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois são armazenados por um período adicional de uso não freqüente e, quando seu uso operacional termina, são selecionados como de valor arquivístico e transferidos para um arquivo, ou declarados sem valor e destruídos. Nos países anglo-saxões, geradores do conceito de gestão de documentos, o conceito de ciclo vital provocou uma cisão profissional, os records manager ficaram encarregados de cuidar dos documentos de valor permanente ou histórico, e o administrador de documentos, daqueles de valor corrente e intermediário, causando uma ruptura entre os profissionais de arquivo nos EUA e Canadá, diferente da Europa e da América Latina, onde as fases corrente, intermediária e permanente, não foram vistas como excludentes uma das outras e, consequentemente, não houve o surgimento de uma nova categoria profissional. Ao final do século XX o conceito de ciclo vital apresentava uma

13 13 aceitação unânime de um lado e aplicação diferenciada de outro. Em 1980, os documentos eletrônicos passaram a ser utilizados pelas instituições públicas, a partir daí a arquivologia iniciou um processo de revisão dos seus princípios e métodos.

14 14 CAPITULO II A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA Considerar a importância dos arquivos nas organizações passa, necessariamente, pela reflexão e compreensão do que siginifica arquivos e informação. Nesse sentido, de acordo com as definições contidas em manuais clássicos da área, arquivo é: Conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. (CAMARGO ; BELLOTO, 1996, p. 5) Em uma perspectiva contemporânea, a qual valoriza o conteúdo informacional registrado nos documentos, Lopes (2000, p. 33) apresenta como conceito de arquivo: Os acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que permitam a gravação eletrônica, mensurável pela sua ordem binária (bits); produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de caráter administrativo, técnico, artístico ou científico, independentemente de suas idades e valores intrínsecos. Rousseau e Couture (1998, p ) afirmam que qualquer organismo, independentemente de tamanho, missão ou setor de atividade, para existir, funcionar e se desenvolver, necessita de informação. Nesse sentido, todos os membros do organismo têm necessidade de informação para desempenhar suas funções. Para tanto, Arranjam a informação necessária tanto no exterior como no interior do organismo. Essa informação pode ser verbal ou registrada num suporte como o papel, a fita magnética, o vídeo, o disco óptico ou o microfilme. Pode ser orgânica, isto é, elaborada, enviada ou recebida no âmbito da sua missão, ou não-orgânicas, isto é, produzida fora do âmbito desta. A

15 15 produção de informações orgânicas registradas dá origem aos arquivos do organismo. Nesse sentido, vale lembrar que o conceito de informação arquivística vem se consolidando entre os arquivistas canadenses, preconizando maior relação entre a arquivologia e a ciência da informação (Fonseca, 1998). Concorda-se com Couture (1996, p.8), que, em uma época na qual o progresso tecnológico nos projetou na era da informação, o arquivista, como todos os que trabalham com a informação, deve atravessar a parede do formato ( o documento) para ir à direção do conteúdo, a informação. A informação, Quando adequadamente assimilada, produz conhecimento, modifica o estoque mental de informações no indivíduo e traz benefícios ao seu desenvolvimento e ao desenvolvimento da sociedade em que vive. (Lustosa, 2002, p. 129) Da mesma forma, Furtado (1982, p.28) aponta que a informação: Traduz causa e efeito, estratégia e produto; eficiência na organização de recursos e eficácia nos resultados, em seus aspectos de qualidade e êxito, em relação aos anseios e necessidades do ambiente. Atualmente, a maioria das instituições ultrapassou a obsessão tecnológica para encarar algo mais complexo, que é a preocupação que se deve ter com a informação produzida no âmbito interno e externo afetando os processos e os produtos das organizações. Diante dessas concepções de arquivo e de informação, compreende-se que a informação não tem sido considerada apenas objeto privilegiado da arquivística, aparecendo na literatura da área como

16 16 conseqüência do documento de arquivo, que, por sua vez, é visto como um elemento do arquivo. Assim sendo, Heredia Herrera alerta: Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão do objeto da arquivologia e sua ordem: arquivos-documentos de arquivo-informação. (Apud Fonseca, 1998, p.33) A literatura clássica da arquivística reflete o interesse no valor secundário dos documentos, por isso têm sido enfatizados os arquivos históricos. Em contrapartida, surge a arquivística integrada com a proposta de tratar a informação desde o nascimento até o seu destino final. A arquivística integrada é definida como: A única com capacidade de assegurar a unidade e a continuidade das intervenções no quadro de uma política de organização dos arquivos. (Rousseau; Couture apud Lopes, 2000, p.133) Essa nova proposta tem como diretrizes a eleição da informação registrada como objeto de pesquisa e trabalho, a busca de parcerias com áreas afins, a ênfase na pesquisa teórica e aplicada e o estímulo à formação de profissionais qualificados para planejar soluções para os problemas arquivísticos. A informação orgânica e registrada é por natureza uma informação arquivística que apresenta como características: 01. A natureza das informações arquivísticas é específica; trata-se de informações registradas em suporte definido, acumuladas por um indivíduo ou por um organismo que é, ao mesmo tempo, produtor e receptor;

17 Primeira característica da informação arquivística é a sua natureza orgânica, isto é, sua relação umbilical com o produtor ; unicidade; 03. Segunda característica é a sua originalidade, logo, a sua 04. Terceira característica é a sua capacidade de ser avaliada em termos de idade e de utilização; 05. A primeira particularidade da informação arquivística é a natureza limitada dos seus suportes convencionais ou eletrônicos; 06. A segunda particularidade refere-se à noção de acumulação das informações produzidas ou recebidas por um indivíduo ou um organismo, desde que sejam informações capazes de ter significação; 07. A terceira particularidade refere-se às atividades geradoras que podem ser administrativas, técnicas ou científicas; 08. A quarta particularidade refere-se ao fato de a informação arquivística ser a primeira forma tomada por uma informação registrada, quando da sua criação (Revista Archives, 1988 apud Lopes, 2000, p.103). A natureza das informações arquivísticas é específica; trata-se de informações registradas em suporte definido, acumuladas por um indivíduo ou por um organismo que é, ao mesmo tempo, produtor e receptor. (Lopes, 2000) De acordo com essa visão, a informação arquivística apresenta como características: 1) a sua natureza orgânica, isto é, a sua relação umbilical com o produtor; 2) a sua originalidade, logo, a sua unicidade; 3) a sua capacidade de ser avaliada em termos de idade e de utilização. Dentre as particularidades da informação arquivística, ainda são assinaladas: a) a natureza limitada dos seus suportes convencionais ou eletrônicos; b) aquelas referentes à noção de acumulação das informações produzidas ou recebidas

18 18 por um indivíduo ou um organismo, desde que sejam informações capazes de ter significação; c) aquelas que se referem às atividades geradoras que podem ser administrativas, técnicas ou científicas; d) o fato de ser a informação arquivística a primeira forma tomada por uma informação registrada, quando da sua criação (Revista Archives, 1988 apud Lopes, 2000, p.103). Em arquivo, mesmo na esfera dos correntes, o documento raramente vale como peça solta. É sempre parte do todo a ele relacionado. A conceituação é válida para os arquivos administrativos, sejam os do campo privado ou público, e é aplicável às suas três idades. Dessa forma: Para que se entenda tal conceituação é fundamental ter de perto o princípio de respect des fonds, no qual está baseada toda a moderna arquivística. Além disso, estamos tratando de fundo e não de coleções: só faz sentido, portanto, a ligação documento-gestão administrativa aí configurada. (Belloto, 1991, p.24) Não havendo gestão, planejamento e operação da informação arquivística, de acordo com Lopes (2000, p. 217), não se pode: planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prévio; tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; atender às necessidades legais e técnicas; evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos; recuperar a história.

19 19 Por ser imaterial, é necessário que a gestão da informação arquivística passe pela gestão de conteúdos informacionais estratégicos ou não.

20 20 CAPÍTULO III GESTÃO DE DOCUMENTOS O processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. Após a II Guerra Mundial, a produção documental cresceu, em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, superando a capacidade de controle e organização das instituições, forçandoas a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas em seus arquivos. A partir daí é que surgem o conceito de gestão ou administração de documentos e da teoria das três idades. A gestão de documentos é um procedimento arquivístico fundamental na vida de uma instituição pública ou privada que tem como objetivo padronizar e racionalizar a produção documental dos arquivos, tramitação, organização, utilização e destinação final dos documentos, visando a desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, bem como aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, conservar os documentos a um custo mínimo de espaço e manutenção, enquanto indispensáveis às atividades correntes. Como finalidade, ela se propõe a acumular adequadamente, a documentação para pesquisa histórica, viabilizando a administração e preservando a memória institucional. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (1995), do Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos: Diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e determinação final dos mesmos.

21 21 Alguns historiadores definem gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiência e economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. Documentos: No âmbito da Legislação Federal, considera-se Gestão de Conjuntos de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (LEI 8.159, 1991) A Lei federal n.º e a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos aplicada nas instituições é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo àqueles que após o uso administrativo pelos setores/orgãos podem ser eliminados, transferidos ao arquivo intermediário, aguardando o cumprimento de seus prazos, e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. como: O ciclo vital dos documentos corresponde a três fases denominadas arquivo corrente, que corresponde a 1ª idade do ciclo vital dos documentos: são os documentos vigentes, aqueles que frequentemente são consultados; arquivo intermediário e/ou central, que corresponde a 2ª idade do ciclo vital dos documentos: corresponde ao final de vigência; são os documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução;

22 22 arquivo permanente, que corresponde a 3ª idade do ciclo vital dos documentos: é composto por documentos que perderam o valor primário, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural. A gestão de documentos apresenta três fases importantes: 1. Produção dos documentos: esta fase conta com a contribuição do arquivista, para que sejam criados somente os documentos essenciais à administração da instituição, evitando a duplicação e emissão de vias desnecessárias; propondo consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando a perfeita compreensão e interpretação dos textos; sugerindo criação ou extinção de modelos e formulários; apresentando estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos repográficos e informáticos; contribuindo com a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho empresarial; opinando sobre a escolha de materiais e equipamentos; participando da seleção de recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins. 2. Manutenção e uso: inclui a implantação de sistemas de arquivo, como por exemplo, atividade de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação dos documentos), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; seleção dos sistemas de reprodução; automatização do acesso à documentação (empréstimo e consulta); mobiliário; materiais; local. 3. Destinação dos documentos: se refere a criação de um programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo para as instituições. A gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos: garantir que as políticas e atividades das

23 23 instituições públicas e privadas fossem documentadas adequadamente; garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente; garantir a melhor organização desses documentos, na fase permanente; inibir eliminação de documentos de valor permanente; garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituem o patrimônio arquivístico de um país. 3.1 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS A avaliação de documentos é uma parte das competências do gerenciamento dos arquivos correntes, e pode ser o caminho para a sua própria organização, por isso deve ser um processo participativo, envolvendo os vários níveis da instituição e os diversos produtores e usuários dos documentos. A avaliação contribui para a racionalização de documentos, estabelecendo preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção de documentos, com vista à fixação de prazos para retenção e descarte. (MACHADO, 1981, p.12) Os arquivos correntes devem ter como finalidade garantir que a composição das informações se faça de maneira mais simples e completa possível, se os mesmos se encontrarem desorganizados, a aplicação dos critérios da avaliação tornar-se-á impraticável. Os arquivos correntes devem garantir que todas as informações que estão tramitando, ou que estão temporariamente armazenadas, possam ser recuperadas rapidamente, auxiliando o respectivo processo decisório. Também, deve identificar, em cada série, quais os documentos cuja produção corresponde à necessidade de carácter passageiro, que terminada a sua função de apoio à decisão, podem ser eliminados. Para Bernardes,

24 24 Série documental é o conjunto de documentos resultantes do exercício da mesma função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo de produção, tramitação e resolução. (1998, p. 19) Os documentos não devem ser avaliados por parte, mais sim num todo, ou seja, não se deve avaliar peça a peça documental, mas, sim os tipos documentais contidos nas séries, evitando o risco de ser perder a coerência e inteligibilidade das informações contidas nos mesmos, resultando na eliminação errônea de documentos. Avaliar significa analisar a documentação no sentido de identificar o que é produzido para cumprir cada competência legal ou real da organização; quais são os prazos de guarda administrativos, legais e fiscais, pelo qual cada série documental deve ser armazenada; e quais são os documentos dessas séries que podem ser eliminados após esses prazos, sem prejuízo da informação sobre o cumprimento e o desenvolvimento da contribuição que dá origem à série. (INOSOJA, 1991) A avaliação tem início na fase corrente, mesmo que a eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente aconteça anos depois. Os arquivos intermediários constituem-se, apenas, num desdobramento prático dos arquivos correntes. O gerenciamento da documentação, ainda que com pouca freqüencia, é operante, ou seja, pode receber a qualquer momento documentos novos, podem ser reativados, recuperados para nova decisão. São documentos que podem ficar por um longo período sem tramitação, porém ainda guardam a possibilidade administrativa ou legal de entrar em novo processo decisório, revisando ou reinterando sua decisão inicial. As fases corrente e intermediária correspondem à mesma lógica. O gerenciamento desses arquivos deve estar focado na agregação adequada das informações contidas nos documentos, e com sua recuperação de forma ágil e articulada.

25 25 O que se observa, principalmente em instituições públicas, é que a organização e a preocupação com o tratamento da informação só se dá nos arquivos permanentes, sem se quer avaliar ou trilhar a documentação em arquivos correntes e intermediários, salvando literalmente os documentos da destruição total, fazendo com que a avaliação comece de maneira inversa, isto é, nos resultados e não nas origens. A avaliação deve iniciar-se, necessariamente, nas unidades onde a documentação é gerada, pois não é possível estabelecer critérios de cima para baixo, isto é, da administração central para as unidades que compõem os diversos órgãos da administração. Isso porque são as unidades geradoras que conhecem, de fato, o que é produzido e suas razões, tanto os determinantes da produção como da sua manutenção, uso ou dispensa. Para que seja aplicada a avaliação, é necessário que seja feito um levantamento da produção documental e sua análise, podendo ter, em razão disso, uma efetiva influência na própria racionalização da produção e melhoria qualitativa do acervo, sendo melhor que as próprias equipes dos órgãos produtores desenvolvam essa análise, para que se observe a pertinência da criação e manutenção de documentos em arquivo, podendo apresentar melhor adequação e aderência à realidade e às necessidades das unidades, do que poderia apresentar se geradas em outros níveis. A avaliação de documentos é um trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vista a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. (BERNARDES, p. 14) Ela é aplicada para definir valores e prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente do suporte, seja ele papel, filme, fita magnética, disquete, disco ótico ou qualquer outro.

26 26 É muito frequente a eliminação de documentos sem nenhum critério, e a reprodução de acervos em outros suportes, sem a prévia identificação e avaliação dos conjuntos documentais, interessando somente, nessa visão imediatista, a liberação de espaços. Esse procedimento pode representar um investimento inútil, no que se refere a documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo, probatório ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens, pois se o processo não for implantado de acordo com a Tabela de Temporalidade, a produção e acumulação desordenadas preencherão, novamente, todos os espaços disponíveis nos arquivos. de documentos: Vejamos alguns passos para implantação do processo de avaliação 1. Constituir, formalmente, a Comissão de Avaliação de Documentos, que garante legitimidade e autoridade à equipe responsável; 2. Elaborar textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação; 3. Estudar a estrutura administrativa do órgão e analisar as competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades; 4. Fazer um levantamento da produção documental: entrevistando funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades; 5. Analisar o fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do trâmite; 6. Identificar os valores dos documentos de acordo com a sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;

27 27 arquivamento. 7. Definir quais são os prazos de guarda em cada local de A avaliação quando realizada de forma eficiente, servirá para que os arquivos, tanto na fase corrente e intermediária, como na permanente, consigam reduzir o custo da informação retida em um nível razoável, aumentando a eficiência da gestão administrativa. DOCUMENTOS A COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE É imprescindível no trabalho de avaliação a formação da Comissão de Avaliação de Documentos. Ela deve ser composta por técnicos de diversas áreas que tenham conhecimento das funções, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos órgãos; entre eles estão os arquivistas, administradores, profissionais da área jurídica, profissionais da área financeira, representantes do Arquivo Nacional, quando o acervo pertencer a um órgão público. Cabe a esta Comissão analisar os documentos, nos diversos aspectos, e definir critérios de valor dos mesmos. Os documentos são classificados como de valor primário e secundário. Os documentos de valor primário referem-se a finalidade e ao objetivo para os quais foram criado, e podem ter valor administrativo, legal e fiscal. Os de valor secundário servem como fonte de pesquisa de acordo com o valor informativo que apresentam. Fornecem dados relativos a atos e fatos. São passíveis de eliminação, desde que as informações neles contidas possam ser encontradas em outro material.

28 28 A Comissão de Avaliação de Documentos pode ser classificada como: Comissão Central de Avaliação de Documentos, que tem como competência: Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, respeitando a legislação específica de cada órgão; Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação; Orientar a execução das decisões registradas na Tabela (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução); Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade; Aprovar as amostragens; Elaborar política de avaliação documental; Propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos. E as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, que tem como competências: Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão; Elaborar a proposta de Tabela de temporalidade, encaminhandoa, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da Comissão Central de Avaliação de Documentos;

29 29 Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume; Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas e eliminação ou envio para guarda permanente; Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário; Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente; Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações; ata. Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva TABELA DE TEMPORALIDADE A Tabela de Temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte dos documentos. (Machado e Camargo, 1981, p.36) A Tabela de Temporalidade é o instrumento fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Ela deve ser elaborada após a análise da documentação determinando o prazo de manutenção dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, além dos critérios para microfilmagem, digitalização, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade deve ser amplamente divulgada entre os funcionários da instituição e publicada em periódico oficial,

30 30 aguardando-se quarenta e cinco dias período em que podem surgir eventuais questionamento de interessados, para seu efetivo cumprimento. Deve ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que, eventualmente, ocorrerem na legislação. Quando se tratar de documentos públicos ou os considerados de interesse público, a Tabela de Temporalidade deverá ser encaminhada para a aprovação da instituição arquivística pública em sua específica esfera de competência, de acordo com o determina o art. 9º da Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de destacam-se: Entre os dados a serem incluídos na Tabela de Temporalidade Série documental: conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados no exercício de uma mesma competência, função ou atividade, documentos esses que têm idêntico modo de produção, tramitação e resolução. Esse campo pode ser preenchido com o nome e/ou código da série. A codificação faz-se importante quando se pretende informatizar os arquivos;. Tipo documental: é a configuração que assume o documento em decorrência da disposição de suas informações. Ex: ofício, relatório, ata, processo, planta, projeto; Suporte: material sobre o qual as informações são registradas: papel, filme, fita magnética, disco ótico, disquete etc.; Datas-limite: elemento de identificação cronológica, onde consta a data do documento mais antigo e data do documento mais recente; Original ou cópia: indica se o documento é original ou cópia. Na inexistência do documento original, a cópia deve ser considerada como tal;

31 31 Prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção; Prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual o poder público, a instituição ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado; Prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual o poder público, a isntituição ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente; Prazo de arquivamento: é o tempo em que os documentos permanecem arquivados nos seguintes locais: Unidade: indica o tempo em que o documento permanece no arquivo corrente, junto ao órgão produtor; Arquivo central: indica o tempo em que o documento permanece no arquivo geral, centralizado de algumas Secretarias, Autarquias ou Empresas; Arquivo intermediário: indica o tempo em que o documento permanece no Arquivo intermediário da administração, aguardando longos prazos precaucionais; Destinação final: é o resultado da avaliação: encaminha o documento para a eliminação ou para a guarda permanente. Das séries eliminadas, poderão ser recolhidas por amostragem ao Arquivo Permanente;

32 32 Eliminação: é o procedimento de destruição física daqueles documentos que, esgotados os valores primários, não apresentam interesse histórico-cultural para a Administração ou para a sociedade; Guarda permanente: Os documentos que esgotados os prazos de vigência, prescrição ou precaução, apresentam valor mediato ou secundário, deverão ser recolhidos para guarda definitiva; Amostragem: fragmento de uma série documental destinada à eliminação, selecionado por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes; Total: esse campo deverá ser assinalado quando a totalidade do conjunto documental for de guarda permanente; Observações: é o campo reservado para registrar outras informações relevantes, principalmente a legislação que fundamenta a definição dos prazos prescricionais. seguintes: Os resultados da aplicação da Tabela Temporalidade são os Facilidade de distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente; Eliminação imediata da documentação cuja guarda temporária não se justifique; por exemplo, às cópias, desde que não sejam as mesmas dos únicos exemplares no órgão;

33 33 Racionalização, principalmente em termos econômicos, das atividades de transferências e recolhimento; destinação. Obtenção de base para elaboração de futuro programa de DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS Destinação de documentos refere-se a tudo que se pratica em relação aos documentos para determinar o seu destino final, que pode ser sua transferência ao arquivo intermediário ou recolhimento para o arquivo permanente, redução de seu volume como microfilmagens, digitalização ou a sua destruição imediata. Um programa de destinação de documentos deve ser eficiente, sendo imprescindível avaliar o documento quanto ao seu valor, que pode ser imediato e mediato. Os documentos de valor imediato e guarda temporária são os documentos que possuem valor administrativo, legal e fiscal os de valor mediatos e guarda permanente são os documentos que possuem valor histórico, probatório e informativo. Os documentos de valor imediato podem ser eliminados depois de esgotados os prazos de vigência, prescrição e precaução, já os de valor mediato devem ser preservados após os prazos previstos na Tabela de Temporalidade para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. A eliminação de documentos é um processamento técnico que consiste na destruição dos documentos que de acordo com a avaliação não possuem valor para guarda permanente. De acordo com a legislação em vigor, nenhum documento deve ser eliminado se não tiver sido submetido à avaliação e se não constar na Tabela de Temporalidade do órgão, devidamente aprovada por autoridades competente e oficializada. Mesmo os documentos microfilmados não poderão ser eliminados antes de se definir sua

34 34 destinação final. A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. Cabe a Tabela de Temporalidade indicar o local em que será processada a eliminação, que pode ser na própria unidade, no arquivo central ou no arquivo intermediário. Os documentos que possuem curto prazo de vigência e de valor eventual para a administração, quando já cumpridos as funções que lhes deram origem podem ser eliminados pelo próprio produtor. As cópias devem ser eliminadas nas unidades acumuladoras, desde que possuam os originais garantindo seu ciclo de vida. A Tabela de Temporalidade estabelece o destino final de cada documento. Nas instituções, para que um documento seja eliminado é necessário consultar a Tabela de Temporalidade para verificar o prazo de vigência previsto de cada um, e a eliminação deve ser aprovada pela Diretoria após autorização por escrito do presidente ou de seu representante, não sendo legalmente autorizada no serviço público e nem recomendável, do ponto de vista técnico e jurídico, nas instituições privadas, a eliminação de documentos que não constarem na Tabela de Temporalidade ou que não tenham completado seu prazo de vigência e precaucional nelas previstos. É preciso identificar as séries documentais, e providenciar uma organização elementar da massa acumulada para se efetuar com segurança a eliminação. A inutilização de documentos dependerá de seu suporte, considerando ser a maior parte em papel, cada órgão público ou empresa deve definir os métodos e adquirir os equipamentos (fragamentadora de papel de pequeno ou grande porte etc.) necessários ao processamento de eliminação. Não é recomendável ecologicamente a incineração de papéis, que poderão ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. Essa recomendação nem sempre tem sido incorporada aos instrumentos legais que definem normas para eliminação. A eliminação deverá ser registrada em Ata ou Termo de Eliminação onde constem os seguintes dados:

35 35 Órgão produtor; Série documental; Datas-limites; Quantidade eliminada (em metros lineares); Data da eliminação; Assinatura dos responsáveis. Dos documentos destinados à eliminação é recomendável que sejam conservadas as amostragens que deverão ser recolhidas para guarda permanente. Para eliminação de amostragens deve-se levar em conta não somente o conteúdo da informação, mas também sua natureza e forma. As amostragens podem ser estatística, geográfica, cronológica ou por séries documentais. Define-se como amostragens: Fragmento de uma série documental destinada à eliminação, selecionando por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de exemplificá-la, revelar especificidade ou alterações de rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes. Existem critérios comuns para se identificar as amostragens. (BERNARDES, 1998, p. 42) Existem critérios comuns para se definir as amostragens, são eles: Amostragem anual ou decenal aplicada aos documentos que foram organizados segundo critério cronológico; Método alternativo ou por turno sistema de rodízio que pode ser acompanhado de métodos estatísticos; Amostragens regionais;

36 36 Amostragem estatística aleatória aplicado em acervos volumosos, completos, ordenados de forma lógica. A seleção de amostras para a preservação permanente é condição indispensável à eliminação dos conjuntos aos quais elas pertençam. Porém, a legislação federal não determina essa prática, em relação aos documentos oficiais. No Município de São Paulo, o Decreto que estabelece normas de avaliação, determina a seleção de amostragens para guarda permanente dos documentos públicos destinados à eliminação. A microfilmagem de documentos é a técnica de fazer cópias fotográficas reduzidas, sendo impossível de serem lidas sem ampliação. É uma operação de alto custo, por isso deve apresentar valor que justifique o custo dessa operação. Os documentos são microfilmados com o objetivo de reduzir seu volume e garantir sua durabilidade. Os documentos devem ser microfilmados segundo a melhor técnica possível, sendo um perfeito substituto dos documentos originais em todos os aspectos. As cópias fotográficas devem registrar todos os detalhes de importância dos documentos originais que possam ser necessários a prováveis referências futuras. É importante salientar que os documentos oficiais ou públicos com valor de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor (art. 13 do Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996). A microfilmagem, quando aplicada com critério, pode contribuir para a racionalização e preservação dos arquivos das instituições públicas e privadas. Trata-se de uma técnica moderna, própria à administração de documentos modernos.

37 37 CAPÍTULO IV NOCÕES DE QUALIDAE CONCEITOS E DEFINIÇÕES O termo qualidade é, atualmente, um dos temas mais debatidos e difundidos junto à sociedade, aparecendo ao lado de outros como produtividade, globalização, competitividade, integração, qualidade de vida, ecologia, dentre outros. Entretanto, embora bastante comentado, existe pouca compreensão do que seja, efetivamente, qualidade. No primeiro momento, qualidade nos parece algo fácil de explicar, pode ser um produto com qualidade, um funcionário com qualidade. No entanto, apresenta um significado distinto e peculiar para cada indivíduo. A palavra qualidade é tanto aplicada como atributo de produtos que satisfazem a quem se destinam (clientes); quanto é definida como um modo de organização de empresas que objetivam produzir produtos com o atributo qualidade. O conceito de qualidade é importante e surge de maneira bastante forte em 1970, com o renascimento da indústria japonesa que, seguindo os preceitos do consultor americano W. E. Deming faz da qualidade uma arma para vantagem competitiva. (MARTINS; LAUGENI, 2001, p. 388). Essa palavra tem vários significados. Para Crosby (1992), qualidade é a conformidade com as especificações, quando você procura fazer certo da primeira vez, deve ficar claro para todos. A qualidade se encontra na prevenção que, por sua vez, se origina do treinamento, disciplina, exemplo, liderança e persistência. O padrão do desempenho da qualidade é o defeito zero, ou seja, erros não são tolerados. A medida da qualidade é o preço da não conformidade.

38 38 Deming (1990) relata que qualidade não é um luxo, mas sim, aquilo que o cliente deseja sempre, quer e de que necessita. Como os desejos dos clientes estão sempre mudando, a solução para conceituar qualidade é definir constantemente as especificações. Para Feigenbaum (1994), a qualidade é um modo de vida corporativo, uma maneira de gerenciar que requer a participação de todos, pois o controle de qualidade total produz impacto por toda empresa. A qualidade total deve ser guiada para excelência e não pelos defeitos. Já para Juran (1991, p.16), a função da qualidade é o conjunto das atividades através das quais atingimos a adequação ao uso, não importando em que parte da Organização essas atividades são executadas. Um dos significados de qualidade é o desempenho do produto cujas características proporcionam a satisfação dos clientes que irão comprá-lo. Seria, por outro lado, a ausência de deficiências, pois estas geram insatisfação e reclamações. Qualidade é um esforço amplamente compensador por muitas razões: reduz custos, porque racionaliza processos; diminui os desperdícios; elimina o retrabalho e acaba com a burocracia e os controles desnecessários; dá o direcionamento certo, pois o compromisso com a qualidade estreita os laços da empresa com sua clientela em permanente e sistemática troca de informações, o que conduz a aperfeiçoamentos e inovações de sucesso garantido; a sua prática amplia a percepção do empresário para novos negócios, novas oportunidades e qualifica a empresa para novos mercados. Esses são resultados do permanente enfoque no cliente e em todas as suas necessidades e aspirações. A ampliação da lucratividade da empresa traz retorno compensador sem que isso signifique necessariamente preços mais elevados e maiores encargos para a sociedade. O que é muito bom para coletividade e ótimo para o empresário de visão.

39 39 O quadro abaixo mostra as principais idéias e contribuições de alguns estudiosos da administração da qualidade E ROMIG AUTORES SHEWHART, FEIGENBAUM DEMING DODGE do processo PRINCIPAIS IDÉIAS E CONTRIBUIÇÕES - Cartas de controle - Controle estatístico da qualidade e controle estatístico - Técnicas de amostragem - Ciclo PDCA - Departamento - Sistema da qualidade - Qualidade Total - 14 pontos - Ênfase no fazer certo da primeira vez - Qualidade desde os fornecedores até o cliente final JURAN - Trilogia da qualidade (planejamento, controle, aprimoramento) ISHIKAWA - Qualidade Total - Círculos da Qualidade PRINCIPAIS INTÉRPRETES DA ESCOLA DA QUALIDADE Fonte: Maximiano (2000, p.185) Um ponto comum entre as várias definições de qualidade é a adequação ao uso do produto do ponto de vista do cliente, sendo cinco as dimensões da Qualidade Total: qualidade intrínseca, custo, entrega moral e segurança. As pessoas atingidas por tais dimensões, conhecidas também como stakeholders, são: clientes, acionistas, funcionários e a sociedade (YUKI, 1998). 4.1 EVOLUÇÃO DO PROCESSO DA QUALIDADE O tema gestão da qualidade é dinâmico, sendo sua evolução fruto da interação dos diversos fatores que compõem a estrutura organizacional e sua administração. Conhecemos o conceito de qualidade há milênios. Mas recentemente ela surgiu como função da gerencia. No inicio, tal função era

40 40 relativa e voltada para inspeção; hoje, as atividades relacionadas com a qualidade se ampliaram e são consideradas essenciais para o sucesso estratégicos (Garvin, 2002). Isso leva a uma percepção dinâmica e ampliada da qualidade, sinalizando a integração com diversas outras áreas do conhecimento humano, em função do tipo de produto gerado e das expectativas, exigências e maturidade dos clientes e consumidores, em sintonia com os interesses mercadológicos estabelecidos. A ampliação da abrangência da qualidade nas atividades organizacionais pode também ser percebida em responsabilidades que se agregam à área, côo qualidade ambiental e qualidade de vida, ética e valores, hoje imprescindíveis e objeto de regulamentações nacionais e internacionais e de normas diversas, mostrando a crescente conscientização da sociedade, que impõe demandas e exerce pressões complementares FASES OU ERAS DA QUALIDADE Inspeção Essa fase, que se situa antes e após a Revolução Industrial, procurava garantir a qualidade separando os produtos já produzidos que apresentavam problemas, não sendo entregues aos clientes. Nessa fase, os produtos são produzidos com erros gerando desperdícios. Controle da Qualidade: Inicio da produção em massa. A detecção de defeitos passa ser feita por meio de técnicas estatísticas por amostragens de lotes produzidos e desempenho de produção. Nessa fase, já há o foco na redução do erro na hora da produção. Garantia da Qualidade