POLÍTICA DE INDEXAÇÃO: VISANDO A QUALIDADE PARA A RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

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1 POLÍTICA DE INDEXAÇÃO: VISANDO A QUALIDADE PARA A RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO Bruna Laís Campos do Nascimento 1 - UFRN Carla Beatriz Marques Felipe 2 - UFRN Midinai Gomes Bezerra 3 - UFRN RESUMO Apresenta a importância da política de indexação na recuperação da informação, enfocando os requisitos e os elementos que a compõem. Objetiva conhecer estes em suas particularidades. Delineia a indexação como uma das técnicas utilizadas para que posteriormente se venha a recuperar a informação, sendo esta, reconhecida como sendo a parte mais importante dentro dos procedimentos realizados para o tratamento da informação, pois condiciona os resultados das estratégias de busca. Conceitua a política de indexação como um conjunto de procedimentos adotados para que sejam seguidos durante a realização da indexação, ressaltando que esta é de suma importância em um sistema de informação, pois contribuirá para que o usuário e o documento deixem de ser sujeito e objeto, e se tornem dois sujeitos que interagem. Descreve os requisitos básicos uma boa política de indexação em identificação da unidade de informação, clientela (usuário) e os recursos humanos, materiais e financeiros. Define os elementos que compõem a política de indexação em um sistema de recuperação da informação em: cobertura de assuntos, seleção e aquisição dos documentos-fontes, o processo de indexação, estratégia de busca, tempo de resposta do sistema, forma de saída e avaliação do sistema. Utilizou-se como metodologia a revisão bibliográfica, como também a pesquisa virtual. Conclui dessa forma que é extrema importância à implantação de uma política de indexação em uma unidade de informação, pois esta proporciona um bom desempenho na indexação e conseqüentemente uma adequada recuperação. Palavras-chave: Indexação. Política de indexação. Política de Indexação requisitos e elementos. 1 INTRODUÇÃO Nos últimos anos, um volume crescente de informações tem sido registrado em várias bases de dados, nos mais diversos domínios do conhecimento e sob diversas formas (numéricas, textuais, imagens etc.). Considerando que os recursos informacionais estão cada vez mais acessíveis aos usuários finais, incluindo os pessoais, o principal problema é saber como acessar tais recursos de forma fácil e precisa. É neste sentido que se faz necessário utilizar os Sistemas de Recuperação de Informação (SRI). Sendo assim, uma das técnicas utilizadas para que posteriormente se venha a recuperar a informação seria a indexação, que segundo Vieira (1988, p. 43), é uma técnica de análise de 1 Acadêmica do Curso de Biblioteconomia da UFRN / brunalays2009@hotmail.com 2 Acadêmica do Curso de Biblioteconomia da UFRN / kbeatriz_13@hotmail.com 3 Acadêmica do Curso de Biblioteconomia da UFRN / midnaygb@hotmail.com

2 2 conteúdo que condensa a informação significativa de um documento, através da atribuição de termos, criando uma linguagem intermediária entre o usuário e o documento. É um dos processos básicos de recuperação da informação. Pode ser realizada pelo homem (indexação manual), ou por programas de computador (indexação automática). Conforme Fujita (2006, p. 3) a indexação necessita de parâmetros que guiem os indexadores no momento de tomadas de decisões minimizando a subjetividade e incertezas durante o processo de indexação, reconhecendo, portanto, a importância em se implantar uma política de indexação. Essa dentro de um sistema de informação deve ser entendida como uma filosofia pertinente aos objetivos de recuperação da informação, e como uma lista de procedimentos a serem seguidos durante a realização da indexação. Mediante tais considerações, o presente artigo aborda questões sobre o que se deve levar em conta no momento da implantação de um serviço de indexação, as quais poderão afetar consideravelmente o desempenho do serviço. Definir essas variáveis, estabelecer princípios e critérios que servirão de guia na tomada de decisão para otimização do serviço, racionalização dos processos e consistência das operações nele envolvidas, esses são objetivos de uma política de indexação; os quais serão explanados melhor abaixo. Para a elaboração do presente trabalho utilizou-se como metodologia a revisão de literatura, como também a pesquisa virtual em diversas bases de dados. Desta forma podemos perceber que os sistemas de recuperação são compostos por partes interligadas, com a finalidade de disponibilizar a informação da melhor maneira possível ao usuário. Sendo assim, a indexação e conseqüentemente sua política, é uma das partes desses sistemas. 2 POLITICA DE INDEXAÇÃO Sob o ponto de vista do sistema de recuperação da informação, a indexação é reconhecida com sua parte mais importante dentro dos procedimentos realizados para o tratamento da informação, pois condiciona os resultados das estratégias de busca. O processo de indexação produzindo uma lista de descritores visa à representação dos conteúdos dos documentos. Ou seja, este processo tem como objetivo extrair as informações contidas nos documentos, organizando-as para permitir a recuperação destes últimos. (KURAMOTO, 1995, p. 3). A partir disso, podemos afirmar que a política de indexação é um conjunto de procedimentos adotados para que sejam seguidos durante a realização da indexação. Ressaltando que esta é de suma importância em um sistema de informação, pois contribuirá para que o usuário e o documento deixem de ser sujeito e objeto, e se tornem dois sujeitos que interagem. Visto que o usuário estará sempre produzindo mais informação, e consequentemente alimentando novamente o sistema.

3 3 Desta forma, uma política de indexação como um guia para a tomada de decisão, deve levar em contar alguns requisitos básicos, como também é necessário que alguns procedimentos sejam obedecidos para que os processos nele realizados sejam bem estabelecidos, e o sistema como um todo tenha êxito. Estes serão explanados melhor abaixo. 3 REQUISITOS PARA UMA POLITICA DE INDEXAÇÃO Com tanta informação gerada no mundo moderno é necessário criar sistemas que organizem esta informação e criem meios da sua recuperação, a qual consiste em encontrar a informação desejada em um armazém de informação ou bases de dados (CENDÓN, 2005 apud MEADOWS, 1992). Os serviços de informação existem para facilitar esta busca pela informação. Segundo CARNEIRO (1985) para que ocorra uma boa política de indexação é necessário três requisitos básicos: identificação da unidade de informação, clientela (usuário) e os recursos humanos, materiais e financeiros. Ter conhecimento das finalidades e atividades da organização é de suma importância para a determinação do tipo de serviço a ser implantado, visto que esse conhecimento possibilitará identificar a área de assunto de interesse e o tipo de documento mais importante para essa área, o que vai contribuir para o estabelecimento de uma política de seleção apropriada. (CARNEIRO, 1985) O usuário da informação é o indivíduo que necessita de informação para utilizá-la dentro de suas necessidades, é o principal produto da unidade de informação, pois tanto é produto quanto gerador de informações participando diretamente na geração e circulação (disseminação) entre outros usuários da informação. Os sistemas de informações são responsáveis pela organização e recuperação da informação que é disponibilizada ao usuário através de sua busca. Dentro das unidades de informação existem varias divisões ou seções que visam organizar a informação de acordo com as necessidades de seus usuários. Todo o processo de seleção e aquisição de material é pensado para uma determinada necessidade do usuário, descoberta através do estudo do usuário. Estudo de usuários são investigações que se fazem para se saber o que os indivíduos precisam em matéria de informação, ou então para se saber se as necessidades de informação por parte dos usuários de uma biblioteca ou de um centro de informação estão sendo satisfeitas de maneira adequada. (FIGUEIREDO, 1979, p. 79) As perguntas dos usuários passam por uma análise conceitual e são traduzidas para vocabulários controlados do sistema. Depois disso, é elaborada a estratégia de busca e formulada a expressão de busca, na qual os termos da busca são relacionados entre si (CENDÓN, 2005).

4 4 Outro fator importante na política de indexação são os recursos humanos, materiais e financeiros. A quantidade e a qualidade dos recursos que podem ser mobilizados e alocados na operação de uma unidade de informação devem ser diretamente proporcionais à missão, aos resultados esperados, à quantidade e à qualidade dos produtos e serviços, assim como aos prazos estipulados. (RAMOS, 1996) É imprescindível para as unidades de informação os recursos humanos, treinado e capacitado, para atender suas necessidades. Conforme Ramos (1996) é fundamental na organização selecionar profissionais com perfil adequado e continuamente propiciar oportunidade de atualização e capacitação técnica. As equipes devem ser multidisciplinares e polivalentes, contando com profissionais de diferentes aptidões, formações e personalidades. A diversidade na composição de equipes é um fator favorável para a área de informação. Os recursos materiais envolvem tanto as instalações físicas quanto os equipamentos utilizados nas unidades de informação. Estes equipamentos devem atender as necessidades das unidades de informação. A disponibilidade de equipamentos influenciará o tipo de organização de sistema, bem como a linguagem de indexação, pois o computador permitirá o uso de linguagens pós-coordenadas e o desenvolvimento de serviços de alerta corrente. (CARNEIRO, 1985) As unidades de informação que não possuírem computador vem se utilizar de linguagens pré-coordenadas, pois são elaboradas manualmente. Segundo AITICHISON (1979) apud CARNEIRO (1985) os recursos financeiros constituem um fator-chave, embora estejam freqüentemente fora do controle do sistema de informação. Os recursos financeiros variam conforme o tamanho das organizações. É importante que as unidades de informação desenvolvam serviços com sofisticação voltados para as necessidades do usuário, pois esses são essenciais para o seu crescimento. 4 ELEMENTOS DA POLÍTICA DE INDEXAÇÃO Ao dispormos de um sistema de informação, alguns procedimentos precisam ser obedecidos para que os processos nele realizados sejam bem estabelecidos, e para que esse sistema tenha êxito como um todo. É necessário que alguns elementos da política de indexação sejam colocados em prática para um bom desempenho da recuperação da informação. Segundo Carneiro (1985), esses elementos são: cobertura de assuntos, seleção e aquisição dos documentos-fontes, o processo de indexação, estratégia de busca, tempo de resposta do sistema, forma de saída e avaliação do sistema. Abaixo veremos cada um desses itens. Cobertura de assuntos O planejador do sistema de informação precisa através do estudo do usuário, saber quais as necessidades que esse sistema precisa atender, sabendo quais são os assuntos centrais e os periféricos, como também qual tema deve ser abordado com mais ênfase e qual deve ser tratado apenas de modo superficial. Conforme Carneiro (1985) explica, algumas áreas de interesse podem já estar devidamente cobertas por outros sistemas já existentes. Seleção e aquisição dos documentos-fontes

5 5 Um ponto essencial precisa ser levado em conta no processo de estabelecimento da seleção e da aquisição dos documentos que fazem parte do sistema. É a extensão da cobertura que esses documentos podem incluir em cada área de interesse, como também a qualidade desses documentos para os usuários específicos. O processo de indexação No processo de indexação cada fase é comprometida por variáveis que irão influenciar em todo o processo de recuperação da informação. Esses processos podem ser enumerados em nível de exaustividade do usuário, onde o tipo de documento determinará o nível desse processo, que é determinado pelo administrador do sistema de informação; nível de especificidade do documento, na qual a decisão entre uma indexação em maior ou menor profundidade dependerá das demandas do sistema; a escolha da linguagem utilizada que facilitará o desempenho do sistema de recuperação da informação; a capacidade de revocação que assegura o sistema recuperar um número desejável de documentos importantes; e a precisão do sistema, onde assegura no sistema a capacidade em impedir a recuperação de documentos não importantes. Estratégia de busca Na análise de busca é muito importante que seja considerado se a mesma será auxiliada ou não por um especialista. Quando a pesquisa requer o auxílio de um especialista da informação, o usuário depende inteiramente da assistência do mesmo, e quando não, o usuário procura diretamente no sistema, tornando sua pesquisa mais simples. Outros aspectos também podem ser considerados importantes, como descreve Carneiro (1985), é se o produto de busca será selecionado ou fornecido da forma como saiu do sistema, e quanto ao esforço que será exigido do usuário da comunicação de sua necessidade de informação. Tempo de resposta do sistema O tempo utilizado entre o recebimento de uma busca de informação e o fornecimento da resposta à mesma, tida como aceitável, será apontado em função das necessidades dos usuários a que o sistema se destina. Isto definirá se o tempo gasto na resposta do sistema será satisfatório ou não. Um sistema de alerta corrente exige que as informações sejam fornecidas freqüentemente e sejam tão atuais quanto possível. Já num sistema de busca retrospectiva, o tempo de resposta pode não ser tão importante para o usuário, uma vez que ele estará mais preocupado com a exaustividade da pesquisa. (CARNEIRO, 1985). Forma de saída Num sistema de recuperação da informação, outro aspecto importante a ser considerado, é o formato que as informações podem ser representadas, ou seja, a forma de saída do sistema informacional. Como resposta a uma busca, o sistema pode apresentar número de acesso referente aos documentos, referências bibliográficas, resumos ou o texto completo dos documentos. Avaliação do sistema Na avaliação do sistema, pode conhecer se o usuário está satisfeito ou não com a resposta, se existe alguma falha operacional e de que maneira podem ser corrigida. Num sistema de recuperação

6 6 de informação, alguns aspectos podem ser avaliados por métodos simples, como por exemplo, a observação direta ou a utilização de registros simples. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS A partir do momento em que houve a explosão da informação e conseqüentemente a evolução do homem, sentiu-se a necessidade de criar novas estratégias para a condensação e a representação documentária da informação objetivando sua recuperação, essa que é a finalidade do tratamento documentário de qualquer tipo de informação. Sendo assim uma das técnicas utilizadas é a indexação, e para que essa tenha um bom desempenho na recuperação da informação, faz-se necessário definir critérios que facilitem esse processo, este se define como política de indexação. Na política de indexação é indispensável o conhecimento de alguns requisitos básicos, tais como: a identificação da organização e da clientela, e a determinação de recursos humanos, financeiros e materiais. E também os elementos a serem considerados ao elaborá-la, os quais são: cobertura de assuntos, seleção e aquisição de documentos, o processo de indexação, a estratégia de busca, o tempo de resposta do sistema, a forma de saída e avaliação do sistema. A partir do exposto no presente trabalho, podemos considerar que os elementos estabelecidos para uma política de indexação, estão intimamente ligados. Pois qualquer mudança que ocorra em um conseqüentemente afetará o outro, no desempenho do sistema como um todo. Portanto, é de extrema importância a implantação de uma política de indexação em uma unidade de informação, pois esta proporciona um bom desempenho na indexação e conseqüentemente uma adequada recuperação. REFERÊNCIAS CARNEIRO, Marília Vidigal. Diretrizes para uma política de indexação. Revista da escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo horizonte, v.14, n.12, p , set., Disponível em: Acesso em: 15 set CENDÓN, Beatriz Valadares. Sistemas e Redes de Informação. In: OLIVEIRA, Marlene de (Org.). Ciência da Informação e Biblioteconomia: Novos Conteúdos e Espaços de Atuação. Belo Horizonte: UFMG, p FIGUEIREDO, Nice. Avaliação de coleções e estudo de usuários. Brasília: Associação dos Bibliotecários do Distrito Federal, FUJITA, Mariângela Spotti Lopes; RUBI, Milena Polsinelli. O ensino de procedimentos de política de indexação na perspectiva do conhecimento organizacional: uma proposta de programa para a educação à distância do bibliotecário. Revista Ciência da Informação, Brasília, v. 11, n. 1, Jan./Abr

7 7 GUIMARÃES, José Augusto Chaves. As políticas de indexação como elemento para a gestão do conhecimento nas organizações. In: VIDOTTI, Silvana A. B. Gregorio (Coord.) Tecnologia e conteúdos informacionais: Abordagens teóricas e Práticas. São Paulo: Polis, KURAMOTO, Hélio. Uma abordagem alternativa para o tratamento e a recuperação de informação textual: os sintagmas nominais. Revista Ciência da Informação, v. 25, n. 2, Disponível em: Acesso em 13 set RAMOS, Paulo Baltazar. A Gestão na organização de unidades de informação. Ciência da Informação, v. 25 n.1, Disponível em: unidades+de+informa%c3%a7%c3%a3o&hl=pt-br&as_sdt=2000 Acesso em: 13 set VIEIRA, Simone Bastos. Indexação automática e manual: revisão de literatura. Revista Ciência da Informação, Brasília, v. 17, n. 1, jan./jun Disponível em: Acesso em: 18 jun