PROCEDIMENTO PARA LIBERAÇÃO DE ACESSO

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1 PROCEDIMENTO PARA LIBERAÇÃO DE ACESSO UNIDADE CAIEIRAS E UNIDADE LIMEIRA Sobre o Procedimento: Este documento relaciona os itens necessários para acesso de Terceiros na MD Papéis e foi desenvolvido com o principal objetivo de auxiliar na separação e envio de documentação à Destra para análise, validação e posterior Liberação de Acesso dos colaboradores, para a execução dos serviços contratados. Sobre a Liberação de Acesso: Todos os pontos tratados abaixo deverão ser seguidos para conclusão dos Processos. A Destra não possui autonomia para liberações com documentos pendentes de envio ou irregulares. Para tal, o Cliente deverá ser consultado. A Destra somente concluirá um processo de Acesso com pendências, caso receba Autorização Formalizada por da Área de Segurança da MD Papéis. 1

2 1. Envio dos documentos 2. Horário de Atendimento Destra 3. Cronograma de Análise 4. Programação da Integração 5. Validade Integração 6. Validade dos Documentos 7. Não Autorizados 8. Pedido / Contrato / Subcontratação pág.03 pág.03 pág.03 pág.04 pág.04 pág.04 pág.05 pág Desligamento de Colaborador ou Troca de Frente de Trabalho pág Fluxograma do Processo pág Documentos para liberação de acesso Empresas (Contratadas pelo Cliente e Subcontratadas) Colaboradores pág.07 a 08 pág.08 a Documentos específicos por serviço e função pág.10 a Contato pág.11 2

3 1. Envio dos documentos Índice Envio Físico Atendimento Destra ou Sedex: Documentos em cópia simples, no endereço: Rua Iacanga, 212. Mollon. Americana/SP. CEP: (ver mapa) Envio Eletrônico Enviar Documentos para aos cuidados de Soraia dos Santos Inácio, seguindo as instruções abaixo. Assunto Processo de Liberação de Acesso da Empresa (nome completo da empresa // não pode ser apelido ou nome resumido) Texto Solicitamos análise dos documentos em anexo, para fins de liberação de acesso. Dados da empresa Razão social: s para recebimento de notificações/comunicados: Telefone: Contato: Como anexar os documentos? - Gerar um arquivo em PDF para cada empregado contendo os respectivos documentos exigidos (itens 11 e 12 abaixo - Documentos a serem apresentados). - O nome do arquivo deve ser o próprio nome do empregado em questão. - Gerar um arquivo, em PDF, para cada tipo de documento de empresa (exemplo: um arquivo com cartão CNPJ, um arquivo com PPRA,... e assim por diante). - A empresa deve enviar um único contendo um único arquivo compactado (neste arquivo compactado devem ser colocados todos os arquivos PDF que foram gerados, ou seja, dos empregados e da empresa). - O Tamanho desse arquivo não deverá ultrapassar 8MB. - Caso ultrapasse este tamanho, gerar dois ou mais arquivos compactados e enviados s, separadamente. 2. Horário de Atendimento Destra Segunda à Sexta-feira das 07h30min às 16h30min. 3. Cronograma de Análise A Documentação será analisada no prazo máximo de 01 dia útil. Importante: Os documentos deverão ser enviados, ou entregues, com a máxima antecedência possível, visto a possibilidade de haver pendências ou irregularidades que impossibilite o acesso do colaborador na data agendada com o cliente. 3

4 4. Programação de Integração A integração de segurança deve ser agendada junto ao sistema disponibilizado pelo escritório de gestão documental (Destra) através do site Concluído o processo de integração, o técnico responsável pela aplicação do processo de integração deverá encaminhar o resultado pelo próprio sistema ao escritório de gestão documental (esta é a única forma de confirmação da participação). Unidades CAIEIRAS LIMEIRA Dias e Horários Segundas e Quartas às 08h30 A coordenação do processo de integração de segurança é de responsabilidade da área de Segurança da MD Papéis e a participação do(s) colaborador(es) das empresas é obrigatória antes do início dos trabalhos. A não participação impede a liberação de acesso, mesmo que os documentos estejam adequados. A integração de segurança poderá ocorrer em paralelo à análise dos documentos ou antes mesmo da apresentação dos mesmos pelas EPS s ao escritório de gestão documental. A Integração de Segurança deverá ser feita por Unidade do Cliente. Ou seja, a Integração feita em uma unidade da MD Papéis não será válida para acesso em outra. 5. Validade Integração A integração tem validade de 01 ano. Obs.: A integração deverá ser realizada no primeiro acesso à MD Papéis e após seu vencimento A Destra disponibiliza no site relatórios para consulta de vigências (caso ainda não possua acesso ao site, clique aqui e saiba como solicitar login e senha) 6. Validade dos Documentos Os documentos de Empresa são válidos para ambas Unidades do cliente. Os documentos de Colaboradores deverão ser entregues por Unidade, porém ressaltamos: - Se um colaborador já estiver liberado para uma unidade, os documentos solicitados para Liberação de Acesso em outra Unidade serão em menor quantidade. Caso o vínculo com a Empresa (data de registro ou função) tenha sido alterado, ou documentos estejam vencidos, como ASO e Certificados, estes poderão ser solicitados, como complemento à documentação de Liberação. Caso um processo fique pendente por 90 dias ou mais, os documentos entregues perderão sua validade. Por isso, a empresa deverá enviar novamente a documentação do colaborador à Destra, para sua continuidade. 4

5 7. Não autorizados Índice Estagiários, Freelances e Menores Aprendizes não estão autorizados para a prestação de serviços na MD Papéis. 8. Pedido / Contrato / Subcontratação É todo vinculo entre a MD Papéis e a empresa terceirizada. Esta informação partirá do comprador para a Destra a fim de cadastramento. Em caso de Subcontratação a empresa contratada deverá encaminhar Termo de Compromisso e Responsabilidade em Subcontratação de Serviços (contratante e contratada). Cabe à empresa contratante informar à Destra os dados do pedido/contrato do serviço que será realizado: Descrição do Serviço, Data de Inicio e Termino, Nº do Pedido/Contrato e Gestor responsável. Obs.: As subcontratações poderão ocorrer da seguinte forma: MD Papéis contratou a empresa 1, que por sua vez subcontratou a empresa 2. A empresa 2 não poderá subcontratar outra empresa. Empresas que fornecem Energia Elétrica, Gás Natural e Serviços de Telecomunicações Como não é emitido pedido para esses casos, a empresa deve enviar um para o gestor responsável pelo serviço, contendo o texto abaixo e solicitando a aprovação do gestor. O com a aprovação do gestor deve ser enviado à Destra para cadastro do pedido fictício, para efeito de liberação de acesso dos colaboradores. O conteúdo do deverá ser obrigatoriamente o seguinte - Assunto: Liberação de acesso (Razão social da empresa que vai executar o serviço) - Texto: Precisamos acessar as dependências da MD Papéis - unidade (nome da unidade), no período de dd/mm/aa a dd/mm/aa, para realização de serviços de (discriminar os serviços a serem realizados) e, para isso, pedimos a sua aprovação para liberação de acesso. Estamos cientes de que o acesso somente será permitido após a analise sem ressalvas da Destra na documentação obrigatória, bem como a participação no processo de integração de segurança. 9. Desligamento de Colaborador ou Troca de Frente de Trabalho As empresas que fizerem desligamento de empregados ou retirarem dos serviços empregados liberados (por qualquer que seja o motivo), devem obrigatoriamente encaminhar um à Destra (destinado aos endereços: acesso.mdpapeis@ddestra.com.br) informando: a) Se desligamento: data do desligamento, nome completo e CPF do colaborador desligado. b) Se retirada dos serviços: data da retirada, nome completo e CPF do colaborador retirado. Enquanto não houver a devida baixa no banco de dados, o colaborador constará como ativo na MD Papéis e será computada pendência referente a controle mensal de obrigações trabalhistas. As empresas são responsáveis também por fazer a devolução dos crachás que forem entregues aos seus empregados, imediatamente após o desligamento ou do término da execução dos trabalhos pelo empregado nas dependências da MD Papéis. 5

6 SIM SIM Índice 10. Fluxograma do Processo COMPRAS DESTRA EPS SSO Pedido de compra Cadastro de Pedido no Sistema Recebe informação de Serviço e Procedimento para entrega de documentos Recebe Informação de Cadastro na Destra Informa, Cliente e Empresa, que está aguardando envio de documentos NÃO Enviou Docs? Integração do funcionário está vigente? SIM NÃO Docs. ok? NÃO Regularização de Irregularidades e Pendências de Documentos Agenda integração no site da Destra Ministra integração e registra resultado no site Conclui o processo e envia Protocolo de Liberação para a Empresa e informa Cliente para emissão de crachá. Crachá 6

7 11. Documentos para Liberação de Acesso Cartão de CNPJ Contrato Social Termo de Ciência e Responsabilidade Gestor da Contratada Documentos obrigatórios Emitido pelo Site da Receita Federal S.A. (Estatuto Social e Ata de Eleição da Diretoria) Ltda. ou Micro Empresa (Contrato devidamente registrado na Junta Comercial contendo o nº do NIRE (nº de registro da empresa na Junta Comercial)) Caso houver alterações contratuais, encaminhar junto ao Contrato Social inicial. Salvo em caso de alteração consolidada. Este termo possui obrigatoriedade de entrega única, salvo em casos de alteração de Razão Social, onde se torna necessário o envio novamente ao cliente Empresas que fornecem Energia Elétrica, Gás Natural e Serviços de Telecomunicações Índice Empresas (Contratadas Diretamente pelo Cliente e Subcontratadas) A obrigatoriedade da entrega de documentos está relacionada ao tipo de Serviço a ser executado pelo Fornecedor e à Unidade do Cliente. Seguem quadros: Cartão de CNPJ Emitido pelo Site da Receita Federal Documentos de Segurança obrigatórios por período de serviço Serviços <15 dias Serviços >15 dias Declaração de Responsabilidade Esse documento deverá ser entregue por serviço e tem validade de 15 dias PPRA PCMSO CIPA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional Ata de Eleição, Instalação e Posse e Calendário de reuniões vigente) protocoladas no Ministério do Trabalho, bem como evidência da realização de treinamentos para os respectivos membros. IMPORTANTE: Caso a empresa prestadora de serviços esteja desobrigada da constituição da CIPA, deverá ter um Responsável Designado para as atribuições da CIPA e entregar a cópia do certificado de curso de Designado da CIPA vigente com a carga horária de 20 horas de acordo com a NR-05. Obs. Caso a Empresa Prestadora de Serviços se enquadre como Obras Civis que envolvam Construção Civil, Elétricas, Mecânicas ou de Manutenção o dimensionamento de CIPA deverá atender as solicitações da NR 18. Empresas constituídas somente por sócios (independente do tempo de serviço) Declaração de Responsabilidade de Sócios Assinada pelo representante da Empresa, informando não possuir PPRA, PCMSO e CIPA, devido não possuir funcionários

8 Colaboradores A obrigatoriedade da entrega de documentos está relacionada ao tipo de vínculo do colaborador e também com o tipo de liberação de acesso. Seguem quadros: Documentos Colaboradores por situação INTEGRAÇÃO Primeiro acesso do Colaborador na MD Papéis ou em caso de nova Contratação em CTPS. Clique aqui para verificar a programação (em caso de primeiro acesso ou integração vencida) CLT Sócio *Temporário Autônomo Estrangeiro Ficha de registro Contrato Social ou Requerimento do Empresário e/ou Última Alteração Social Contrato de Trabalho de Temporário Registro de autônomo na prefeitura ASO ASO ASO ASO CTPS (página da foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + anotações gerais, se houver) Ordem de Serviço sobre Higiene, Segurança no Trabalho Conforme NR01 Ficha de EPI Certificados Termo de Liberação Integração de Segurança Documentos Empresas Subcontratadas Documentos de acordo com os quadros acima Termo de Compromisso e Responsabilidade em Subcontratação de Serviços (contratante e contratada). As empresas contratadas são responsáveis pelas suas subcontratadas. CTPS (página da foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + anotações gerais, se houver) Ordem de Serviço sobre Higiene, Segurança no Trabalho Conforme NR01 Contrato de prestação de serviços com a empresa contratante Documento que comprove vínculo empregatício com a Empresa ASO (realizado no Brasil) Passaporte (página da foto e último visto, não sendo aceito visto como turista) Empresas que fornecem Energia Elétrica, Gás Natural e Serviços de Telecomunicações Ficha de registro ASO CTPS (página da foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + anotações gerais, se houver) Certificados Ficha de EPI Termo de Liberação Ficha de EPI Termo de Liberação Certificados Certificados Certificados Integração de Segurança Termo de Liberação Termo de Liberação Termo de Liberação * ASO admissional será aceito se realizado até 1 mês antes ou até a data da admissão. Integração de Segurança Integração de Segurança Integração de Segurança Cartão de CNPJ (para empresas legalmente constituídas no Brasil. Para empresas não constituídas no Brasil, será necessário apresentar Documento que comprove a constituição no país de origem) *Temporários autorizados nas seguintes situações: Cobertura de férias: máximo 30 dias de liberação no cliente Cobertura de afastamento médico: máximo de 60 dias de liberação no cliente Acréscimo extraordinário de serviço no cliente: máximo de 90 dias de acesso no cliente Um mesmo temporário não poderá ser utilizado de forma contínua nas dependências da MD Papéis, ou seja, saindo de uma empresa e já na sequencia sendo contratado novamente para trabalhos no cliente. Deve ser observado o prazo mínimo de 30 dias entre entrada e saída do temporário para trabalhos no cliente. 8

9 LIBERAÇÃO quando o colaborador não está vigente no momento e será liberado por um Pedido diferente do Pedido da liberação anterior, ou quando o colaborador estiver vigente e migrará para outro pedido. PRORROGAÇÃO DE ACESSO quando o colaborador estiver liberado por um Pedido e este for prorrogado ou quando não estiver vigente e for ser liberado pelo mesmo Pedido da Liberação anterior, devido à sua Prorrogação. CLT Sócio Temporário Autônomo Estrangeiro Ficha de registro Termo de Liberação CTPS (página da foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + anotações gerais, se houver) Empresas que fornecem Energia Elétrica, Gás Natural e Serviços de Telecomunicações Termo de Liberação Termo de Liberação Ficha de registro Termo de Liberação Termo de Liberação Termo de Liberação Autorização do Gestor RENOVAÇÃO DE ASO quando o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) vencer e precisar ser atualizado no Cliente. CLT Sócio Temporário Autônomo Estrangeiro Ficha de registro ASO ASO Contrato de prestação de serviços com a empresa contratante ASO Termo de Liberação Termo de Liberação ASO Documento que comprove vínculo empregatício com a Empresa ASO (realizado no Brasil) Empresas que fornecem Energia Elétrica, Gás Natural e Serviços de Telecomunicações Ficha de registro ASO Termo de Liberação Termo de Liberação Termo de Liberação Termo de Liberação ATUALIZAÇÃO quando a vigência de Certificado ou Documento Específico do Funcionário vence e precisar ser atualizado no Cliente durante uma prestação de serviço. Clique aqui para verificar a lista de Certificados e Documentos Específicos por Função APRESENTAR CERTIFICADO OU DOCUMENTO ESPECÍFICO VIGENTE MUDANÇA DE FUNÇÃO quando o colaborador tem sua função alterada. Encaminhar toda documentação novamente para processo de integração, com a função atual. IMPORTANTE: Para todos os processos, verificar vencimentos de ASO, Certificados e Integração. Verificar também mudanças de função, para que o tipo de situação e documentos entregues sejam compatíveis. 9

10 12. Documentos Específicos por Serviço e Função Listagem de Documentos adicionais obrigatórios para funções específicas Serviço ou Função específica Certificado Carga Horária Observação ELÉTRICA (BAIXA TENSÃO) ELÉTRICA (ALTA TENSÃO) Curso de Elétrica emitido por Instit. de Ensino Certificado de Curso de NR-10 Curso de Elétrica emitido por Instit. de Ensino Certificado de Curso de NR-10 Certificado de Curso de SEP (40h) 200h 40h 200h 40h 40h Enquadram-se nesse item os colaboradores com função de Instrumentista, Eletricista ou que vão realizar quaisquer atividades que estejam relacionadas com elétrica. ELÉTRICA GERAL * (sem certificado de curso em elétrica) Declaração de Capacitação de Elétrica Certificado de Curso de NR-10 CREA vigente na área de elétrica do capacitante 40h Capacita o colaborador e um profissional qualificado se responsabiliza pelo mesmo. ESPAÇO CONFINADO Certificado de NR-33 ASO com evidência de apto para essa atividade Trab. Comum 16h Supervisor 40h Esta informação deverá estar na Ordem de Serviço do colaborador. ALTURA Certificado de NR-35 8h Trabalhos acima de 2 metros Deverá constar na Ordem de Serviço do colaborador. ASO com evidência de apto para essa atividade Obrigatório uso de cinto de segurança tipo paraquedista com trava dupla ANÁLISE FÍSICO-QUÍMICA Evidência de trabalhador devidamente registrado no Conselho Regional de Química CRQ, CRF, CREA ou CRB para os profissionais de nível técnico ou superior ENGENHEIRO Comprovante de registro Regular no CREA Na ausência de validade no documento, deverá ser apresentada a Certidão de Registro e Quitação TÉC.SEGURANÇA DO TRABALHO Comprovante de registro Técnico Carteirinha / Registro CTPS CNH Vigente (categoria de acordo com veículo) Quando necessário MOTORISTAS, OPERADOR DE MÁQUINAS E/ OU EQUIPAMENTOS Certificados de treinamento para trabalhadores que operem máquinas e equipamentos incluídos nas NRs 11,12 e 18 (Empilhadeira e paleteira elétrica, ponte rolante e talha elétrica, pá carregadeira e retro escavadeira, guindaste, caminhão Munck, etc.) Incluindo serviços de transporte de produtos através de veículos industriais com força motriz própria TRANSPORTE COLETIVO DE PASSAGEIROS CNH Vigente (categoria D) Treinamento de Transporte Coletivo de Passageiros 48h Validade de 5 anos ENFERMEIRO Comprovante do registro no COREN Carteirinha VIGILANTE BOMBEIRO Carteira Nacional de Vigilante CNV Certificado de Formação de Vigilante Registro na CTPS da Policia Federal Certificado de Formação de Bombeiro CNH Vigente (categoria de acordo com veículo) 240h *Será considerado profissional capacitado aquele que receber capacitação e trabalhar sob a responsabilidade e supervisão de um profissional habilitado. O capacitante que assinar a Declaração não precisará estar registrado na mesma empresa que o colaborador, nem estar vigente no mesmo serviço, porém deverá apresentar cópia simples do CREA de Engenheiro na área de Elétrica vigente. 10

11 ASO Hiperbárico Semestral, assinado por Médico com Curso de Medicina Hiperbárica conforme Anexos A e B da NR 15 NR 07. MERGULHADOR Habilitação de mergulhador Curso expedido de Mergulhador Autônomo e Curso expedido de Mergulho a Ar com Equipamento Dependente, ambos ministrados por Centro da Marinha do Brasil, ou em cursos profissionais realizados por entidades credenciadas pela DPC (Diretoria de Portos e Costas) para ministrar curso profissional de Mergulho. MOVIMENTAÇÃO E TRANSPORTE DE CARGA PERIGOSA E NÃO PERIGOSA CNH Vigente (categoria de acordo com veículo) para os trabalhadores encarregados pela respectiva Treinamento específico sobre operações de carga e descarga atividade, levando em consideração a nocividade do produto USO DE EXPLOSIVOS Habilitação específica para empregados reconhecidos como Cabo de Gogo (Blaster) Obs.: Na apresentação de Certificados de Reciclagem, é obrigatória a apresentação do Certificado do Curso Básico, mesmo vencido. 13. Contato Dúvidas sobre o Procedimento e/ou análises de documentos? Entre em contato com a Destra! Análise de Documentos Soraia dos Santos Inácio acesso.mdpapeis@ddestra.com.br (19) ramal 232 Coordenação Renata Ap. da Silva renatasilva@ddestra.com.br (19) ramal 238 Para informações sobre Liberação de Acesso e status de vigências e documentos, acesse nosso Site! Caso ainda não possua login e senha para acesso às informações de sua empresa, envie para falecomagente@ddestra.com.br, informe seu CNPJ e solicite login e senha. Para dúvidas em relação ao site, enviar ou contatar via telefone, Renata de Campos renata@ddestra.com.br (19) ramal