PROCEDIMENTO DE ANÁLISE DOCUMENTAL

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1 PROCEDIMENTO DE ANÁLISE DOCUMENTAL GEA Sobre o Procedimento: Este documento relaciona os itens necessários para credenciamento de terceiros na GEA e foi desenvolvido com o principal objetivo de auxiliar na separação e envio de documentação à Destra para análise e validação documental. Sobre a Análise Documental: O processo de análise dos documentos apresentados será realizada pelo escritório de gestão documental contratado pela GEA. A análise seguirá os parâmetros estabelecidos contratualmente com a GEA, sendo que, o escritório de gestão documental, não possui autonomia para alteração deste procedimento ou validação de colaboradores cujo processo esteja com pendências/irregular. Importante: A responsabilidade pela liberação de colaboradores nos clientes é do fornecedor, ou seja, cada fornecedor fará o processo diretamente no cliente que for realizar os serviços.

2 Índice 1. Envio dos documentos 2. Horário de recebimento de Documentos 3. Cronograma de Análise 4. Validade dos documentos em pendência 5. Desligamento de Colaborador ou Cancelamento de Acesso 6. Não autorizados no Cliente Relatório de Presença Diária de Obra (PDO) pág.03 pág.03 pág.03 pág.04 pág.04 pág.04 pág.04 pág Liberação de Acesso no Cliente pág Fluxograma do Processo 11. Documentos para Liberação de Acesso Empresas (Contratadas pelo Cliente) Colaboradores 12. Documentos Específicos por Serviço e Função 13. Contato pág.05 pág.06 pág.06 e 07 pág.08 e 09 pág.10 pág.11 2

3 1. Envio dos documentos Índice Envio Físico Atendimento Destra ou Sedex: Documentos em cópia simples, no endereço: Rua Iacanga, 212. Mollon. Americana/SP. CEP: (ver mapa) Envio Eletrônico Enviar documentos para aos cuidados de Thais Mac-Knight, seguindo as instruções abaixo. Assunto Processo de Liberação de Acesso da Empresa (nome completo da empresa // não pode ser apelido ou nome resumido) Texto Solicitamos análise dos documentos em anexo, para fins de liberação de acesso. Dados da empresa Razão social: s para recebimento de notificações/comunicados: Telefone: Contato: Local da Prestação de Serviços: Como anexar os documentos? - Gerar um arquivo em PDF para cada empregado contendo os respectivos documentos exigidos (itens 7 a 10 abaixo - Documentos a serem apresentados). - O nome do arquivo deve ser o próprio nome do empregado em questão. - Gerar um arquivo, em PDF, para cada tipo de documento de empresa (exemplo: um arquivo com cartão CNPJ, um arquivo com PPRA,... e assim por diante). - A empresa deve enviar um único contendo um único arquivo compactado (neste arquivo compactado devem ser colocados todos os arquivos PDF que foram gerados, ou seja, dos colaboradores e da empresa). - O Tamanho desse arquivo não deverá ultrapassar 8MB. - Caso ultrapasse este tamanho, gerar dois ou mais arquivos compactados e enviados s, separadamente. 2. Horário de recebimento de Documentos Segunda à Sexta-feira das 07h30min às 16h30min. 3. Cronograma de Análise A Documentação será analisada no prazo máximo de 2 dias úteis. Importante: Os documentos deverão ser entregues com a máxima antecedência possível, visto a possibilidade de haver pendências ou irregularidades nos documentos apresentados. 3

4 4. Validade dos documentos em pendência Índice Caso um processo fique pendente por 60 dias ou mais, os documentos entregues perderão sua validade. Por isso, a empresa deverá enviar novamente a documentação do colaborador à Destra, para sua validação. 5. Desligamento de Colaborador ou Cancelamento de Credenciamento Encaminhar à Destra informando: Se desligamento: data do desligamento, nome completo e CPF do colaborador desligado Se retirada dos serviços: data da retirada, nome completo e CPF do colaborador retirado. Enquanto não houver a devida baixa no banco de dados, o colaborador constará como ativo na GEA e será computada pendência referente a controle mensal de obrigações trabalhistas. Os fornecedores são responsáveis também por fazer a devolução dos crachás que forem entregues aos seus colaboradores, imediatamente após o desligamento ou do término da execução dos trabalhos pelo empregado nas dependências dos clientes. 6. Não autorizados no Cliente Profissionais sem vínculo empregatício, freelances e Menores Aprendizes. 7. É obrigatório a apresentação do que deverá ser solicitado ao Comprador GEA responsável pela contratação. Caso esteja vencido ou não houver informação do mesmo na Destra, como proceder? Enviar à Destra, caso já tenha essa informação Solicitar ao Comprador da GEA o envio do Pedido ou Contrato à Destra, para Cadastro 8. Relatório de Presença Diária de Obra (PDO) É de responsabilidade do Coordenador da Obra GEA enviar à Destra todo dia 01 de cada mês o Relatório de Presença Diária de Obra (PDO), referente o mês anterior. Modelo disponível em 9. Liberação de Acesso no Cliente Para liberação de acesso do colaborador no cliente o fornecedor deverá enviar os documentos seguindo o procedimento do cliente. A responsabilidade pela liberação de colaboradores é do fornecedor, ou seja, cada fornecedor fará o processo diretamente no cliente que for realizar os serviços, a Destra avaliará a documentação dos colaboradores para credenciamento na GEA e não fará a liberação no cliente. 4

5 SIM Índice 10. Fluxograma do Processo GEA DESTRA FORNECEDOR Pedido de compra Cadastro de Pedido no Sistema Recebe informação de Serviço e Procedimento para entrega de documentos para análise Destra Recebe Informação de Cadastro na Destra Informa, Cliente e Fornecedor, que está aguardando envio de documentos NÃO Enviou docs.? SIM Docs. OK? NÃO Regularização Irregularidades e Pendências de Documentos Envio de Protocolo ao fornecedor *Envio dos documentos para liberação de acesso dos colaboradores no cliente *O envio dos documentos para acesso ao cliente poderá ocorrer paralelo ao envio dos documentos de Credenciamento na GEA. 5

6 11. Documentos para Credenciamento Índice Fornecedores (Contratadas Diretamente pela GEA) A obrigatoriedade da entrega de documentos está relacionada ao tempo de serviço a ser executado pelo Fornecedor. Segue quadro: Documentos obrigatórios Cartão de CNPJ Contrato Social Alvará de Funcionamento Certidão de Processos Trabalhista Certificado de regularidade FGTS Certidão Negativa de Débitos Municipais Certidão Negativa de Débitos Estadual Certidão Negativa da Receita Federal Certidão Negativa de Protestos Certidão Falimentar e Concordata Convenção Coletiva de Trabalho Apólice Seguro de Vida em Grupo Emitido pelo Site da Receita Federal S.A. (Estatuto Social e Ata de Eleição da Diretoria) Ltda. ou Micro Empresa (Contrato devidamente registrado na Junta Comercial contendo o nº do NIRE (nº de registro da empresa na Junta Comercial)) Caso houver alterações contratuais, encaminhar junto ao Contrato Social inicial. Salvo em caso de alteração consolidada. Documento deverá estar. Documento deverá estar. Documento deverá estar. Documento deverá estar. Documento deverá estar. Documento deverá estar. Documento deverá estar. Documento deverá estar. Documento deverá estar. Documento deverá estar. Observação: Para Prestadores de Serviços de Locação (Guindastes / Andaimes / Plataformas / Munck) em períodos inferiores à 30 dias permanece a obrigatoriedade apenas da apresentação do Cartão de CNPJ e Apólice Seguro de Vida em Grupo. Para os empregados da locadora prestando serviços na obra independentemente do prazo de permanência, será exigida a documentação normal relacionada na coluna 1 da página 8 deste Procedimento (documentos dos colaboradores). 6

7 Índice Documentos de Segurança obrigatórios por período de serviço Serviços <30 dias Serviços >30 dias PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (por obra) PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (por obra) Declaração de Responsabilidade Esse documento deverá ser entregue por serviço e tem validade de 30 dias PCMAT CIPA Programa de Condições do Meio Ambiente de Trabalho (por obra) Ata de Eleição, Instalação e Posse e Calendário de reuniões ) protocoladas no Ministério do Trabalho, bem como evidência da realização de treinamentos para os respectivos membros. IMPORTANTE: Caso a empresa prestadora de serviços esteja desobrigada da constituição da CIPA, deverá ter um Responsável Designado para as atribuições da CIPA e entregar a cópia do certificado de curso de Designado da CIPA com a carga horária de 20 horas de acordo com a NR-05. Obs. Caso a Empresa Prestadora de Serviços se enquadre como Obras Civis que envolvam Construção Civil, Elétricas, Mecânicas ou de Manutenção o dimensionamento de CIPA deverá atender as solicitações da NR 18. *Os documentos PPRA, PCMSO e PCMAT deverão ser apresentados por obra e estarem s para credenciamento dos colaboradores Documentos Empresas Subcontratadas Documentos de acordo com os quadros acima Contrato de Prestação de Serviço (Contratada e Contratante) As empresas contratadas são responsáveis pelas suas subcontratadas. 7

8 Índice Credenciamento dos Colaboradores A obrigatoriedade da entrega de documentos está relacionada ao tipo de vínculo do colaborador. Segue quadro: Documentos Colaboradores CREDENCIAMENTO CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Subcontratadas Ficha de registro Contrato Social Ficha de registro qualificação civil, contrato de Trabalho + Contrato de trabalho por tempo de experiência ASO qualificação civil, contrato de Trabalho + Contrato individual de trabalho temporário ASO Ficha de EPI ASO Ficha de EPI Cópia do CPF Ficha de EPI Inscrição Junto ao INSS Comprovante do Recolhimento do INSS (Atual) ASO Ficha de EPI Convênio entre Contratada X Agente Estágio qualificação civil, contrato de Trabalho + Termo de Compromisso de Estágio ASO Ficha de EPI Ficha de registro qualificação civil, contrato de Trabalho + Contrato de trabalho por tempo de experiência ASO Ficha de EPI Cópia do CPF Cópia do CPF Cópia do CPF Cópia do CPF Cópia do CPF Endereço atualizado Endereço atualizado Endereço atualizado Endereço atualizado Endereço atualizado Endereço atualizado *ASOs admissionais serão aceitos quando realizados até no máximo 30 dias antes da admissão. ASO admissional emitido após a admissão do colaborador não será aceito. **Verificar se a função e/ou atividade que o colaborador exerce necessita de documentação específica verificar item 12 deste procedimento. ***As fornecedores contratadas pela GEA poderão subcontratar outras fornecedores apenas em um nível. Ou seja, as fornecedores subcontratadas não poderão subcontratar outras fornecedores. 8

9 Índice Documentos Colaboradores MUDANÇA DE PEDIDO OU PRORROGAÇÃO DO PEDIDO Colaboradores que foram credenciados em um pedido e que precisam ser credenciados em outro pedido. Ou que haviam sido credenciado em um pedido que foi prorrogado por novo período. CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Subcontratadas CTPS (página da foto, qualificação civil, contrato de Trabalho + solicitando o Credenciamento qualificação civil, Comprovante Do contrato de Trabalho + Recolhimento Do INSS (Atual) Termo de Compromisso de Estágio qualificação civil, contrato de Trabalho + Sempre verificar: Caso o colaborador esteja com o ASO vencido ou prestes a vencer, apresentar ASO para renovação conforme quadro abaixo. Caso tenha sido demitido e contratado novamente ou foi alterada a sua função, deverá ser apresentado os documentos de Credenciamento. Verificar se a função e/ou atividade que o colaborador exerce necessita de documentação específica. Apresentar cópia do Certificado renovado com 15 dias de antecedência ao vencimento. RENOVAÇÃO DE ASO: quando o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) vencer e precisar ser atualizado na GEA CLT Sócio Temporário Autônomo Estagiário Subcontratadas Ficha de Registro ASO Ficha de Registro Comprovante do Recolhimento do INSS (Atual) Termo de Compromisso de Estágio Ficha de Registro ASO Ficha de EPI ASO ASO ASO ASO Ficha de EPI Ficha de EPI Ficha de EPI Ficha de EPI Ficha de EPI ATUALIZAÇÃO: quando a vigência de Certificado ou Documento Específico do Funcionário vence e precisar ser atualizado no Cliente durante uma prestação de serviço. Clique aqui para verificar a lista de Certificados e Documentos Específicos por Função Apresentar cópia do CERTIFICADO renovado com 15 dias de antecedência ao vencimento. Verificar se a função que o colaborador exerce foi alterada. Se positivo, os documentos solicitados no processo de Credenciamento, deverão ser apresentados novamente, atualizados 9

10 12. Documentos Específicos por Serviço e Função Índice Listagem de Documentos Serviço ou Função Específica Certificado Carga Horária Observação ELÉTRICA (BAIXA TENSÃO) ELÉTRICA (ALTA TENSÃO) Curso de Elétrica emitido por Instituição de Ensino Certificado de Curso de NR-10 Curso de Elétrica emitido por Instituição de Ensino Certificado de Curso de NR-10 Certificado de Curso de SEP (40h) 80h 40h 80h 40h 40h Enquadram-se nesse item os colaboradores com função de Instrumentista, Eletricista ou que vão realizar quaisquer atividades que estejam relacionadas com elétrica nas dependências do Cliente. TRABALHO EM ESPAÇO CONFINADO Certificado de NR-33 ASO com evidência de apto para essa atividade Trabalhadores Autorizados e Vigias 16h Supervisor 40h Portar durante o trabalho na contratante um cartão de identificação fornecido pela contratada. TRABALHO EM ALTURA Certificado de NR-35 ASO com evidência de apto para essa atividade 8h Trabalhos acima de 2 metros MOTORISTA CNH categoria compatível com atividade e função ANÁLISE FÍSICO-QUÍMICA Evidência de trabalhador devidamente registrado no Conselho Regional de Química CRQ, CRF, CREA ou CRB para os profissionais de nível técnico ou superior Na ausência de validade no documento, deverá ser apresentada a Certidão de Registro e Quitação ENGENHEIRO registro Regular no CREA Na ausência de validade no documento, deverá ser apresentada a Certidão de Registro e Quitação TÉCNICO DE SEGURANÇA DO TRABALHO registro Técnico Carteirinha ou Registro em CTPS CNH Vigente conforme categoria se aplicável. Quando necessário OPERADOR DE MÁQUINAS E/ OU EQUIPAMENTOS treinamento para trabalhadores que operem máquinas e equipamentos incluídos nas NRs 11,12 e 18 (Empilhadeira e paleteira elétrica, ponte rolante e talha elétrica, pá carregadeira e retro escavadeira, guindaste, caminhão Munck, etc.) Incluindo serviços de transporte de produtos através de veículos industriais com força motriz própria ENFERMEIRO Comprovante do registro no COREN Carteirinha Carteira Nacional de Vigilante CNV VIGILANTE Certificado de Formação de Vigilante Caso a validade do certificado estiver vencida, deverá apresentar a reciclagem. Registro na CTPS - Licença da Polícia Federal Registro de Arma Apenas para o Site Campo Limpo. SOLDADOR Certificado de Soldador 8h Obs.01: Outros documentos complementares poderão ser solicitados, tendo em vista atividades ou funções não contempladas neste tópico. Obs.02: Na apresentação de Reciclagem, é obrigatória a apresentação do Certificado do Curso Básico, mesmo vencido. 10

11 Índice 13. Contato Dúvidas sobre o Procedimento e/ou análises de documentos? Entre em contato com a Destra! Análise de Documentos Thais Mac-Knight acesso.gea@ddestra.com.br (19) ramal 210 Coordenação Renata Ap. da Silva renatasilva@ddestra.com.br (19) ramal 238 Para informações sobre Liberação de Acesso e status de vigências e documentos, acesse nosso Site! Caso ainda não possua login e senha para acesso às informações de sua empresa, envie para falecomagente@ddestra.com.br, informe seu CNPJ e solicite login e senha. Para dúvidas em relação ao site, enviar ou contatar via telefone, Renata de Campos renata@ddestra.com.br (19) ramal