Politica de Patrocínios Público interno e apêndice público externo

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1 P.CI.3 POLÍTICA DE RESPONSABILIDADE SOCIAL REGULAMENTO 1. Objetivos dos patrocínios Para a BTP, as atividades de Responsabilidade Social, quando bem planejadas e executadas, podem contribuir para a conquista de importantes objetivos: Reforçar relacionamentos existentes, assim como construir novos. Beneficiar as comunidades onde a BTP está inserida. Exercer o compromisso com questões socioambientais, culturais e esportivas. Melhorar o relacionamento da empresa com seus públicos estratégicos (stakeholders). Otimizar investimentos com vistas a beneficiar tanto a comunidades, quanto os negócios. Valorizar e motivar colaboradores. Aumentar a familiaridade da marca. Intensificar o reconhecimento da marca. Agregar novas dimensões à marca. Promover os valores essenciais da marca. Entreter públicos de relacionamento. Atrair novos públicos. 2. Modalidades de Patrocínios Prioritariamente, a BTP patrocina projetos aprovados pelas Leis Federais de Incentivo, nominalmente, Lei Rouanet (Lei 8.313/91 Art. 18, Cultura, Federal), Lei do Esporte (Lei Federal /27) e Promifae (Lei Complementar nº 615/27, Esporte, Municipal). Poderão ainda ser contemplados os projetos aprovados de acordo com as Leis Federal (IR) e Municipal (ISS): FUMCAD Fundo da Criança e do Adolescente (Lei Federal 8.069/90); Fundo do Idoso (Lei Federal /23); Lei Audiovisual (Lei Federal 8.865/93); Pronon Programa Nacional de Apoio à Atenção Oncológica (Lei Federal /12); Pronas Programa Nacional de Apoio à Atenção da Saúde da Pessoa com Deficiência (Lei Federal /12). Pedidos de patrocínio com viés comercial, tais como conferências e eventos do setor, não são contemplados e validados por meio desta política. Estes serão avaliados de acordo com a pertinência do assunto e seu impacto nas relações de negócio da BTP. Doações poderão ser feitas de forma discricionária, sempre como apoio às ações integradas da esfera federal ou municipal (i.e. campanha do agasalho).

2 P.CI.3 3. Patrocínios culturais e esportivos incentivados Projetos Culturais que contribuam para o desenvolvimento da sociedade fortalecendo valores, revelando tradições e crenças e estimulando o aprendizado e a convivência harmônica entre as pessoas, exercendo seu papel de empresa cidadã, sem esperar, assim, resultados comerciais específicos. Projetos Esportivos que visam fomentar práticas desportivas formais e não formais com implementação, prática, ensino, estudo, pesquisa, desenvolvimento, preservação da memória e proteção a tradições do setor. Os projetos de Lei Federal devem ter prévia aprovação do Ministério da Cultura com publicação em Diário Oficial da União (DOU). Os projetos de Lei Municipal devem ter prévia aprovação da Secretaria de Esportes da Prefeitura de Santos, com publicação de ato oficial contendo o título do projeto aprovado e a instituição por ele responsável, o valor autorizado para obtenção da CIFE e o seu prazo de validade. 3.1 Cronograma para inscrição de projetos incentivados via Leis Federais e Municipais de Incentivo e verbas destinadas O Comitê de Responsabilidade Social é formado por colaboradores de departamentos diversos da BTP, incluindo Diretor de Assuntos Corporativos, Diretor Comercial, Diretor Financeiro, gerente Jurídico e Compliance, gerente de Meio Ambiente e coordenadora fiscal. O Comitê se reúne duas vezes ao ano, nos meses de Agosto e Novembro, para analisar as propostas recebidas pela Comunicação e avaliá-las de acordo com os critérios pré-estabelecidos. Para a seleção de Agosto, serão aceitas e avaliadas apenas as propostas de projetos aprovadas pelo Promifae. Para participar desta seleção, as propostas devem ser enviadas até a segunda sexta-feira útil do mês de julho (cronograma de inscrição do ano vigente é sempre atualizado no site da BTP) através do preenchimento dos formulários pertinentes (ver anexo 1). Podem ser enviados anexos opcionais sobre o projeto, porém com arquivos de no máximo 2mb. Divulgação dos resultados: até a última sexta-feira de agosto, de forma eletrônica. Execução dos projetos aprovados: até o último dia do ano calendário subsequente à seleção. Para a seleção de Novembro, serão aceitas e avaliadas as propostas de projetos aprovadas nas Leis Federais de Incentivo (vide item 1). Para participar desta seleção, as propostas devem ser enviadas até a segunda sexta-feira útil do mês de outubro (cronograma de inscrição do ano vigente é sempre atualizado no site da BTP) através do preenchimento dos formulários pertinentes (ver anexo 1). Podem ser enviados anexos opcionais sobre o projeto, porém com arquivos de no máximo 2mb. Divulgação dos resultados: até a última sexta-feira de novembro, de forma eletrônica. Execução dos projetos aprovados: até o último dia do ano calendário subsequente à seleção.

3 P.CI.3 Projetos atrelados a Leis Municipais que contemplem o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza - ISS (i.e. Promifae) só poderão ser inscritos no primeiro semestre. A divulgação de resultado se dará no mesmo período que os demais candidatos, até a última sexta-feira de agosto. Contudo, o aporte ao proponente selecionado poderá ser feito até setembro do ano corrente. A execução do projeto deverá iniciar até o último dia do ano calendário subsequente à seleção. A verba destinada a patrocínios de projetos incentivados será previamente definida por membros da equipe tributária, sugerida com base em cálculos de Imposto a ser recolhido ao longo do ano (ISS e IR). Ao longo do ano, o montante será revisado, podendo ser ajustado de acordo com a nova prospecção de recolhimento auferida. A execução do Cronograma de Seleção de Projetos pode ser suspensa ou cancelada, no todo ou em parte, no caso de superveniência de fatores conjunturais e econômicos, por alteração na regulamentação das leis federal e municipal vigentes. 3.2 Processo de Inscrição de Projetos Para envio de projetos incentivados à BTP (Lei Federal ou Lei Municipal vide item 2), o proponente deverá preencher os formulários descritos abaixo (disponíveis no anexo 1) e enviá-los juntamente com a documentação solicitada para o comunicacao_externa@btp.com.br ou para o endereço Av. Engenheiro Augusto Barata s/nº Alemoa - Santos/SP, CEP: Brasil: n. Termo de Responsabilidade, assinado pelo representante legal do proponente ou pessoa física, ou procurador; o. Proposta de Solicitação de Patrocínio com descrição básica do projeto; p. Cronograma de execução e Programação do projeto ; q. Orçamento Global da proposta; r. Plano de Mídia; s. Currículo da instituição proponente contendo resumo das atividades da empresa e histórico de projetos similares já realizados até 3 (três) páginas; t. Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União; u. Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral (CNPJ); v. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas; w. Certificado de Regularidade do FGTS; x. Contrato Social; y. Cópia da publicação da aprovação do projeto no Diário Oficial da União ou do Município, z. Outros documentos considerados relevantes pelo proponente.

4 P.CI.3 As informações fornecidas na Proposta de Solicitação de Patrocínio serão utilizadas para eventuais envios de comunicações importantes. A inexistência desses dados, ou a impossibilidade de comunicação pela BTP, será de responsabilidade exclusiva do proponente. Os proponentes deverão comprovar a aprovação do projeto selecionado, através do envio da publicação da mesma, na imprensa oficial, e, caso tenha sido aprovado em exercícios anteriores e já tenha tido o seu prazo de captação original expirado, deverá apresentar cópia da publicação de aprovação da prorrogação do prazo de captação. A BTP poderá, a qualquer momento, exigir comprovações das informações prestadas por meio do formulário de inscrição. Ao final do processo, toda a documentação apresentada para inscrição na seleção poderá ser retirada com o Departamento de Comunicação. Atenção: À BTP é garantido o direito de cancelar ou paralisar os processos de patrocínio que enviem quaisquer tipos de brindes e/ou presentes, e que se encontrem envolvidos em questionamentos legais relacionados à sua autoria e/ou o controle das pessoas jurídicas proponentes. 3.3 Processo de Avaliação de Projetos A triagem inicial das propostas de patrocínio recebidas será realizada pela equipe de Comunicação e Responsabilidade Social. A seguir, o resumo dos projetos apresentados - que estejam em linha com a documentação exigida - partirão para análise e avaliação individual dos membros do Comitê de Responsabilidade Social, constituído especialmente para esse fim. Em reunião, o Comitê fará a verificação das notas e a deliberação dos projetos pré-selecionados, para então encaminhá-los para a aprovação final da diretoria e validação pela área de compliance. Somente serão selecionados projetos que atendam aos objetivos estratégicos da BTP (ver item 1) e estejam alinhados à política de patrocínio da empresa. O processo avaliativo envolve os seguintes itens: Objetivo do projeto e detalhamento (consistência, relevância, público beneficiado e cronograma). Adequação à estratégia corporativa da BTP (compliance e reputação). Resultados esperados. Público beneficiado. Capacidade técnica do proponente e da equipe. Benefícios socioambientais e econômicos decorrentes da ação. Os projetos incentivados enviados para avaliação do Comitê de Responsabilidade Social passarão pelos seguintes critérios de prioridade, quando aplicáveis: f. Aplicabilidade às modalidades e públicos prioritários definidos pela BTP

5 P.CI.3 g. Potencial de relacionamento: acesso e oportunidade de ações de relacionamento com público de interesse. h. Retorno de imagem: impacto do projeto na imagem da empresa, reforçando seus valores e responsabilidade. i. Visibilidade: interesse da mídia, público estimado e inserções publicitárias na mídia. j. Capacidade técnica do proponente e da equipe. As seguintes propostas não estão no foco da política de Patrocínios da BTP: Que não estejam alinhadas com os valores essenciais da BTP. Envolvendo patrocínios ou doações individuais destinados à Pessoa Física. De cunho político-partidário e/ou religioso. Que ofereçam risco à imagem e à reputação da BTP. Que não possam ter seus resultados avaliados, mensurados e comunicados. Contrárias às disposições legais e constitucionais. 3.4 Divulgação dos resultados A equipe de Comunicação Corporativa e Responsabilidade Social entrarão em contato diretamente com os proponentes dos projetos aprovados por ou telefone, conforme canal preferencial de comunicação (vide Anexo 2, item 1.2.1). A divulgação do resultado final será feita através do site da BTP na internet ( 3.5 Contratação, Pagamento e Recibo O patrocínio financeiro incentivado será concedido mediante celebração de um contrato de patrocínio, a ser firmado entre o proponente e a BTP. Os recursos financeiros concedidos serão depositados no prazo a ser informado pela BTP, após recebimento e aprovação de toda a documentação solicitada, na conta corrente específica, vinculada ao projeto selecionado. A seleção do projeto não implica na sua aprovação pelo valor solicitado. A BTP se reserva o direito de decidir o valor do aporte destinado a cada projeto, conforme as contrapartidas oferecidas e negociação entre as partes Recibo O proponente deverá emitir um recibo e enviá-lo até 20 dias após o pagamento, contendo obrigatoriamente: j. Nome do projeto; k. Data da publicação de sua aprovação no Diário Oficial da União; l. Nome da pessoa física ou jurídica responsável pelo projeto, número de sua inscrição no CPF ou CNPJ e endereço completo;

6 P.CI.3 m. Tipo de operação (doação ou patrocínio) e dispositivo legal aplicado; n. Valor da operação em reais, correspondente ao período da doação ou patrocínio; o. Data da operação, no caso de contribuição em bens e serviços; p. Data do depósito bancário, nome do banco e número da conta bancária do responsável pelo projeto, no caso de contribuição em espécie; q. Nome do incentivador, número de sua inscrição no CPF ou no CNPJ e endereço completo; r. Assinatura do responsável pelo projeto ou, quando se tratar de pessoa jurídica, de seu representante legal, indicando nome, cargo e CPF. 3.6 Desclassificação Serão desclassificados e excluídos do processo de seleção os projetos: l. Que não preencham os quesitos de inscrição; m. Que apresentem material considerado ofensivo e/ou vulgar; n. De proponentes que cometerem qualquer tipo de fraude; o. De proponentes que estão com prestação de contas de projetos sob sua responsabilidade em atraso ou com pendências junto aos órgãos de cultura; p. Que não levem em conta as dimensões econômica, cultural, ambiental e/ ou social; q. De proponentes que apresentem débitos junto à empresa ou esteja em situação de instalação irregular; r. De cunho político-partidário e/ou religioso; s. Que promovam entidade classista; t. Que incentivem o uso de drogas e bebidas alcoólicas; u. Que sejam ligados a jogos de azar ou especulativo; v. Que explorem trabalho infantil, degradante ou escravo; 3.7 Considerações finais O proponente ao patrocínio deverá ser o único responsável pela autoria do projeto inscrito e será responsável, inclusive judicialmente, no caso de qualquer questionamento que diga respeito às informações prestadas. Caberá, única e exclusivamente, ao proponente a responsabilidade pela captação dos demais recursos necessários à concretização do projeto, caso o apoio financeiro incentivado que venha a ser dado, seja inferior ao valor total do orçamento. Toda e qualquer forma de patrocínio, seja ela por meio de Leis de Incentivo Municipais e Federais, deve ter seus resultados devidamente registrados e mensurados. As instituições que tiverem suas ações beneficiadas em parcerias com a BTP precisam prestar contas à empresa, incluindo relatório fotográfico de realização do evento/ação/projeto, relatório de materiais onde foi exposta a marca da empresa, clipagem de mídia, relatório de efetividade (participação de pessoas,

7 P.CI.3 número de beneficiados, benefícios) e outras informações que possibilitem avaliar ou mensurar a ação e seu impacto. Qualquer exposição de logomarca, seja ela em materiais gráficos ou textuais, impressos ou eletrônicos, deverá seguir rigorosamente o manual da marca e ser previamente autorizada pela BTP para posterior produção e divulgação. A BTP considera o atendimento a estas regras um fator essencial ao bom relacionamento entre a empresa e seus parceiros. Por este motivo, a atenção ao cumprimento das exigências desta Política será considerada mandatória no ato de renovação ou aprovação de patrocínios. Por interesse estratégico, a BTP reserva-se o direito de analisar e selecionar projetos fora das diretrizes desta política. Dúvidas e informações deverão ser esclarecidas com a equipe de Comunicação Corporativa e Responsabilidade Social pelo telefone (13) ou pelo comunicacao_externa@btp.com.br. 4. PATROCÍNIOS INSTITUCIONAIS E DE MARKETING Eventos, exposições e ações do segmento de Transporte Marítimo Portuário e Logística que promovam aproximação e relacionamento estratégico com stakeholders. Iniciativas cujos temas forem relacionados a operações e desenvolvimento portuários, incremento dos modais (aquaviários, rodoviários e ferroviários) e demais acessos, meio ambiente e segurança são os focos de atuação. Essas demandas serão recebidas e avaliadas pontualmente pelo Departamento de Comunicação, em conjunto com o departamento de interface com a instituição proponente ou com o tema do projeto, e a recomendação consentida é validada pela Diretoria de Assuntos Corporativos da Empresa, seguindo a avaliação dos critérios de retorno ao investimento. Alguns dos itens avaliados são: exposição da marca*, oportunidade de negócios, relacionamento com público-chave. Todos os patrocínios, independente de sua natureza, assim como as doações, devem ser convencionados a partir de contrato ou proposta comercial firmado entre as partes, seguindo o estabelecido pelo Procedimento de Anti-Corrupção, Fraude e Livre Concorrência da BTP. Resumidamente, após o recebimento da proposta e seu devido encaminhamento interno para avaliação, o fluxo geral do processo para as propostas aprovadas deverá ocorrer conforme: a. Envio ao departamento Jurídico & Compliance para análise se a parceria deverá ser firmada por contrato ou proposta comercial assinada; b. Envio de devolutiva ao proponente com a confirmação do patrocínio pela BTP e solicitação de adequação da proposta de modo a contemplar as informações: Detalhamento da cota escolhida e as contrapartidas previstas; Compromisso de envio de relatório do evento e contrapartida acordada; Data sugerida para pagamento pela BTP (previsão); Dados da pessoa jurídica;

8 P.CI.3 Conta a ser depositada, sendo que esta deve ser do CNPJ do solicitante; Parágrafo mencionando que: a Patrocinada compromete-se a utilizar o valor doado/ aportado pela BTP, única e exclusivamente, para os fins descritos nesta proposta; Parágrafo indicando que: a Patrocinada desde já garante ter conhecimento e estar de acordo com as Diretrizes Gerais e de Conduta da Patrocinadora Parágrafo mencionando que: A Patrocinada obriga-se a observar todas as legislações relativas a anticorrupção aplicáveis a presente contratação, garantindo à Patrocinadora que nenhum membro de sua empresa, nem qualquer agente, consultor ou outro intermediário que atua em nome da Patrocinada, irá, direta ou indiretamente, em relação ao contrato firmado entre as Partes, dar, prometer ou tentar dar, ou autorizar a entrega de qualquer valor, incluindo a transferência parcial ou total da remuneração devida nos termos do Contrato assinado pelas Partes, a: Qualquer pessoa representando outras Partes; Qualquer pessoa incluindo qualquer Funcionário Público; Qualquer político ou Sindicato Trabalhista. Todas as propostas recebidas, ainda que declinadas pela BTP, deverão ser arquivadas pelo departamento de Comunicação Corporativa e Responsabilidade Social. Por interesse estratégico corporativo, a BTP reserva-se o direito de analisar e selecionar projetos fora das diretrizes desta política. As propostas de patrocínio institucional e com viés comercial deverão ser enviadas para o Departamento de Comunicação e Responsabilidade Social, através do e- mail comunicacao_externa@btp.com.br. Dúvidas e informações deverão ser esclarecidas pelo telefone (13) , com o Departamento em tela. *Qualquer exposição de logomarca, seja ela em materiais gráficos ou textuais, impressos ou eletrônicos, deverá seguir rigorosamente o manual da marca e ser previamente autorizada pela BTP para posterior produção e divulgação. 5. DOAÇÕES Poderão ser avaliados, de acordo com a disponibilidade, pedidos relacionados aos seguintes temas/escopos: Voluntariado, desde que não impacte no horário de trabalho dos colaboradores; Fardos de resíduos prensados (materiais recicláveis); Disponibilização de auditório na Casa do Visitante em horário comercial, de segunda à sexta-feira, de acordo com disponibilidade de agenda, tendo prioritariamente o objetivo de promover estudos e desenvolvimento humano.

9 P.CI.3 Adicionalmente, a BTP renova e confirma seu compromisso com as campanhas solidárias do município através da parceria com o Fundo Social de Solidariedade de Santos. Processo de solicitação e avaliação de doações As solicitações de doações devem ser enviadas e encaminhadas por escrito, digitalizadas, e em papel timbrado para o comunicacao_externa@btp.com.br. Essas demandas serão recebidas e avaliadas pontualmente pelo Departamento de Comunicação, eventualmente em conjunto com o departamento de interface com a instituição proponente ou com o tema do projeto, e a recomendação consentida é validada pela Diretoria de Assuntos Corporativos da Empresa. Todas as solicitações de doações serão analisadas e, somente após esta avaliação, definir-se-á se a entidade receberá ou não a doação. A doação será concedida mediante celebração de um contrato de doação, a ser firmado entre o proponente e a BTP. 6. Programas Sociais de Gestão Exclusiva da BTP BTP Educa A Empresa, em parceria com a Prefeitura Municipal de Santos, é responsável pelo programa BTP Educa que foi desenvolvido com o objetivo de incentivar a criatividade e a consciência sustentável entre alunos do 1º ao 5º ano do ensino fundamental de unidades da rede pública de ensino, vizinhas ao terminal. O programa estimula a competição sadia entre alunos por meio de concursos culturais no decorrer do ano, possibilitando uma maior interação desses estudantes com questões socioambientais. BTP para Todos Um programa de inclusão social com o objetivo de estimular o exercício de cidadania e a integração. Ações relacionadas à inclusão de pessoas com deficiência no mercado de trabalho, diversidade de gênero e raça, são abordadas e desenvolvidas pelo Programa, assim como outros aspectos relacionados, envolvendo ações que permitem chances iguais para todos.