LEGALE - PÓS GRADUAÇÃO DIREITO ACIDENTÁRIO

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1 LEGALE - PÓS GRADUAÇÃO DIREITO ACIDENTÁRIO Gestão Empresarial 3 Professor: Rogério Martir Doutorando em Ciências Jurídicas e Sociais, Advogado militante e especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor, Consultor da Revista Filantropia e Autor de Diversas Obras Jurídicas pela Editora Saraiva. 1

2 Atendimento ao Cliente O cliente do negócio jurídico necessita ser atendido prontamente seja pessoalmente, por telefone, celular ou , como se ele fosse o único cliente daquele profissional. Deseja respostas claras, convincentes e devidamente fundamentadas. Adora estratégias de atuação em face do problema que irá enfrentar (plano B ) 2

3 2.2. Atendimento ao Cliente Após distribuída a ação, ou apresentada a defesa, importante periodicamente ser realizado contato com este cliente, nem que seja por . A finalidade destes contatos é prestar informações, mesmo que o processo não esteja andando. Tal ato irá deixá-lo tranquilo e confiante em você. Pouquíssimos advogados realizam estes contatos, sendo esta a grande insatisfação dos clientes. 3

4 DICAS na Organização e Administração do Escritório É quase impossível organizar e administrar sozinho um escritório de advocacia. A maioria dos profissionais focados neste propósito começam sozinho e logo sentem a necessidade de uma equipe e aqueles que insistem na solidão quebram ou mesmo ficam estagnados. 4

5 Equipe de Trabalho O mínimo necessário corresponde a uma boa assistência/secretária (atendimento / administrativo / financeiro) e um bom suporte/estagiário (verificação processual e trâmites extrajudiciais). O termo bom profissional é essencial na formação da equipe, pois como vimos no perfil do cliente este é exigente e busca o melhor. 5

6 Equipe de Trabalho O crescimento da equipe vem com o crescimento do escritório e aumento dos clientes, tudo de forma planejada e consciente. Uma boa equipe de trabalho é a base do sucesso de um escritório de advocacia. A equipe pode ser constituída através de sócios, associados, parceiros ou ainda empregados. 6

7 Equipe de Trabalho Sócios: são os advogados que compõem o quadro societário / contrato social, participando via pró labore e divisão de lucros Associados: com caráter de autonomia na prestação dos serviços, participa nos processos ou clientes, por caso ou carteira. Parceiros: cada um em seu escritório atuam de forma mútua nos casos dividindo honorários, experiências e esforços. Empregado: contratado com vínculo empregatício nos termos da lei e convenção coletiva. 7

8 Equipe de Trabalho Temos também como força de trabalho os para jurídicos, os estagiários e auxiliares. Importante para o melhor desempenho e rendimento da equipe a profissionalização, dividindo o escritório em setores e criando cargos com regras hierárquicas. Importante visualizar um organograma e fazer com os membros da equipe se integrem a filosofia de trabalho. 8

9 Visão de Negócio Criatividade e Liderança O advogado administrador deve encarar o escritório como uma verdadeira empresa e ser tão crítico com o seu negócio (advocacia) como acaba sendo na qualidade de consumidor de outros produtos. Deve exercitar sua criatividade, encontrando meios e caminhos para o crescimento do negócio. Nem sempre ter capital em mão significa conseguir os melhores resultados. 9

10 Visão de Negócio e Criatividade A busca pelo modelo ideal de escritório deve ser constante e incansável, pois este é o único caminho para o sucesso. O interessante é que existem tantos profissionais desorganizados e sem a mínima noção de administração que o pouco que se consegue fazer reflete como um holofote no mercado. O administrador do escritório deve desenvolver a liderança e ser agregador, a equipe deve respeitá-lo e admira-lo. 10

11 Visão de Negócio e Criatividade O escritório deve ter um padrão de atendimento e verdadeira postura no relacionamento com o cliente. É importante que o escritório tenha personalidade, tenha referências e especialização. Para tanto a visão de negócio a criatividade e a liderança são indispensáveis. 11

12 Estrutura do Escritório Necessário que exista uma agenda de compromissos e prazos, tudo devidamente controlado em legítima administração do tempo. A advocacia demanda grande volume de processos, audiências, reuniões, atendimentos telefônicos, resposta a s e interação nas redes sociais e isso tudo deve ser muito bem administrado. O dia deve ser planejado e dividido por tarefas e para controle a agenda é indispensável. 12

13 Estrutura do Escritório Como opção temos a agenda eletrônica (Outlook / Google) e ainda programas de administração de andamentos processuais e tarefas (existem vários no mercado. Ex. Promad). Ter um bom computador com acesso a internet (banda larga), conhecer as ferramentas de e fazer uso das mesmas é essencial, faz o profissional ser competitivo. O tablete é uma opção inteligente, versátil e ainda reflete um certo status e ar de modernidade. 13

14 Estrutura do Escritório O Scanner é imprescindível nestes tempos modernos (máquina fotográfica / celular). O escritório deverá ainda possuir um procedimento de arquivamento de processos em pastas individualizadas com cópia das peças e documentos mais importante (o futuro é a digitalização). Fazer uso de uma planilha de estratégia para cada caso, isso profissionaliza a atuação nos processos, qualquer advogado que tiver acesso saberá exatamente como conduzir o caso. 14

15 Estrutura do Escritório O cliente quer estar munido de informações sobre os processos que confiou o patrocínio ao escritório, assim sendo é importante desenvolver um procedimento quanto aos relatórios de andamentos dos processos. O sistema de relatório deve ser fácil quanto a sua confecção, pois muitas vezes demanda tempo e árduo trabalho e o cliente quando solicita quer que seja urgente. Quando possível fornecer um acompanhamento online aos clientes, nos tempos atuais isso encanta e dá segurança ao cliente. 15

16 Estrutura Física do Escritório / Arquitetura / Lay-out Sempre que possível é importante pensar no inegável efeito de um escritório fisicamente planejado para com os cliente e até mesmo para a equipe de trabalho. Importante que existe uma recepção confortável e que transmita imponência, tranqüilidade e segurança ao cliente. Um sala de reuniões formatada para esta finalidade é o que há de melhor dentro do contexto do lay-out ideal para o escritório. 16

17 Estrutura Física do Escritório / Arquitetura / Lay-out Parece uma coisa sem significado real, mas o banheiro / lavabo que será utilizado pelo cliente deve ser impecável, pois transmite sensações de confiança e organização por parte do escritório. Quanto as áreas de trabalho estas devem ser confortáveis, bem iluminadas e com a mínima estrutura para os profissionais exercerem suas atividades. Importante ainda que exista uma copa para o bom e necessário cafezinho, tanto para a equipe quanto para o cliente. Um bom café ajuda a fechar o negócio. 17

18 Constituição de uma Pessoa Jurídica Assim que possível é importantíssimo constituir uma Sociedade de Advogados e, consequentemente, uma Pessoa Jurídica. Os grandes clientes exigem a emissão de Nota Fiscal e outras garantias formais que apenas uma Pessoa Jurídica pode oferecer. Não existe nada de prejudicial na abertura de uma Pessoa Jurídica, só a favor, o custo com contador e questões burocráticas se compensa com a profissionalização do negócio. 18

19 Constituição de uma Pessoa Jurídica A tributação completa na emissão das notas fiscais fica no patamar de 13,33%, enquanto que dependendo dos valores emitidos de recibos pela pessoa física pode levá-la a ter que recolher 27,5% de Imposto de Renda. No Simples Nacional fica em menos de 7% A informalidade tributária, principalmente quanto ao Imposto de Renda Pessoa Física está com os dias contados diante da facilidade em cruzar informações por parte da Receita, por isso é importante se preparar. 19

20 Constituição de uma Pessoa Jurídica O contrato social de uma sociedade de advogados dever ser registrado perante a OAB e no site da instituição ( entrando em Comissões e depois Sociedade de Advogados poderão ser encontradas todas as informações necessários, não sendo necessário neste primeiro momento o auxílio do contador. 20

21 Constituição de uma Pessoa Jurídica O segundo passo após o registro da sociedade é a solicitação de um CNPJ (Receita Federal) e inscrição perante os demais órgãos o que poderá ser realizado por um contador que também passará a representar contabilmente a sociedade (obrigação legal). O escritório / consultoria que vive na informalidade está fadado ao insucesso, aos pequenos clientes e aos pequenos honorários. 21

22 Constituição de uma Pessoa Jurídica Além da profissionalização do escritório e maior facilidade na hora de compor os sócios e sua participação, a constituição da Pessoa Jurídica trará distinção entre os sócios e a sociedade que passará a ter vida própria inclusive gozando de diverso incentivos do mercado (linhas de crédito / cartão corporativo / descontos em seguros, planos de saúde, compra de veículos e outros) 22

23 Fluxo de Caixa e Planejamento É de extrema importância existir um controle dos valores que entram e saem do caixa do escritório e ter a real visão do quanto se gastou e qual foi o lucro dentro do mês. No âmbito negocial é inadmissível não ter estas precisas informações em mãos, pois torna-se impossível a análise dos caminhos que devem ser seguidos e falhas que devem ser sanadas. No mínimo o escritório deve ter um caixa diário, seja ele como for (eletrônico / manuscrito) com os campos de entrada e saída, sendo lançado neste tudo que entra e tudo que sai por menor que seja o valor. 23

24 Fluxo de Caixa e Planejamento Sem a real visão do fluxo de caixa é impossível saber qual a despesa do escritório e as vezes os estacionamentos, almoços e cafezinhos no decorrer do mês podem estar comprometendo sensivelmente o lucro do escritório. O ideal, a título de planejamento financeiro, para um escritório de pequeno a médio porte é trabalhar com a margem de 40% de despesas e 60% de lucro, isso por se tratar do seguimento de serviços. Exemplificando: um escritório com dois sócios uma secretária e um estagiário com uma renda bruta de R$ ,00 (avulso e carteira), seria R$ 8.000,00 de despesas e R$ ,00 de lucro, sendo R$ 6.000,00 para cada sócio. 24

25 Fluxo de Caixa e Planejamento Trabalhando o planejamento nesta proporção é possível crescer com segurança e considerável estabilidade. Importante ainda que cada sócio contribua com um fundo de caixa, reserva para eventuais necessidades urgentes, ou ainda investimentos no escritório. Também dentro deste planejamento financeiro fica fácil vislumbrar a entrada de novos sócios que iram trazer divisas e participar dos lucros (60%) já em um bolo mais robusto. 25

26 Fluxo de Caixa e Planejamento Conforme a renda bruta for crescendo é possível flexibilizar estar porcentagens, sendo natural o crescimento das despesas e diminuição da porcentagem dos lucros (Ex: renda bruta R$ ,00 / 60% despesas R$ ,00 / 40% Lucro R$ ,00 / 4 sócios R$ ,00) Importante possuir uma conta bancária exclusiva para depósito dos honorários e emissão das cobranças dos mesmos. Hoje é possível via site do banco a emissão on-line destas cobranças. É necessário também desenvolver um sistema de prestação de contas para com o cliente em face dos reembolsos de despesas e eventuais custas processuais que passem pelo caixa. 26

27 Concluindo o Raciocínio sobre a Organização e Administração do Escritório É necessário organizar e administrar o escritório, pois não há como se tornar grande com pensamentos pequenos e atos menores ainda. O sucesso vem com o profissionalismo e com o investimento, tanto o intelectual quanto o financeiro. E quando não se tem o fator financeiro a criatividade deve imperar. 27