Serviços de Gestão de Impressão da Lexmark

Transcrição

1 Serviços Globais Lexmark Serviços de Gestão de Impressão da Lexmark Soluções personalizadas para diminuir os custos de impressão e melhorar os processos comerciais na sua empresa global. Os clientes devem procurar tirar partido dos conhecimentos que os seus fornecedores de Serviços de Gestão de Impressão (MPS, Managed Print Services) têm do sector para incorporar os seus documentos em processos electrónicos. Ao procurar alargar o âmbito dos seus MPS desta forma, as organizações podem maximizar as reduções de custos e a melhoria de processos. -Gartner, Inc. Magic Quadrant for MPS, Worldwide Ken Weilerstein et al., Outubro de 2011

2 Imprima Menos. Poupe Mais. A sua tecnologia de imagem e impressão global está preparada para os desafios futuros? Qualquer estratégia de serviços de gestão de impressão pode ajudá-lo a padronizar e a consolidar os seus equipamentos de impressão e imagem de forma a garantir reduções de custos únicas. Mas uma estratégia de serviços de gestão de impressão da Lexmark pode oferecerlhe muito mais possibilidades. A maioria dos fornecedores de MPS concentra-se nos equipamentos: removendo equipamentos, reimplementando unidades, ou redireccionando trabalhos de impressão para centros de reprografia centralizados. Na Lexmark, concentramo-nos nas páginas, ou mais especificamente, nas páginas que integram os seus processos empresariais diários. Ainda que a redução do número de equipamentos da sua frota e o aumento do número de utilizadores por equipamento possam proporcionar poupanças únicas, não estabelecerão uma base para reduções de custos e ganhos de produtividade contínuos. Para tal, é necessário imprimir menos (reduzir a sua dependência das páginas impressas) e ir ainda mais longe, abordando os desafios mais abrangentes de captura, gestão e acesso eficiente a documentos digitais e em papel em toda a sua empresa. Curva de intensidade do Retorno do Investimento (ROI) Os Serviços de Gestão de Impressão da Lexmark adoptam uma abordagem abrangente para melhorar a infra-estrutura de impressão da empresa. Ajudamo-lo a aumentar o seu retorno do investimento através de níveis de envolvimento sucessivos. Ao contrário de outros fornecedores, não o pressionamos a contentar-se com uma solução pronta a utilizar. As soluções Lexmark são personalizadas de forma a satisfazer as necessidades específicas de cada cliente. 1 - Optimizar Primeiro, alinhamos os seus equipamentos com o seu negócio ou missão, determinando assim a combinação e posicionamento correctos dos equipamentos na sua organização para que obtenha a maior eficiência e produtividade do utilizador. 2 - Gerir Em seguida, concentramo-nos na gestão diária dos equipamentos. Os nossos serviços contínuos de monitorização e suporte pró-activo maximizam a disponibilidade dos seus activos e garantem a gestão eficiente de consumíveis a partir de outros locais. 3 - Melhorar Para aumentar as suas poupanças, ajudamo-lo a limitar impressões desnecessárias e desperdícios através da implementação de estratégias de impressão com resultados comprovados para a redução de volumes de impressão. 4 - Inovar Os MPS baseiam-se na melhoria contínua. Através de uma análise e um acompanhamento contínuos do seu ambiente, a Lexmark proporciona valor acrescentado graças a soluções para processos empresariais. Basta implementar uma solução de fluxo de trabalho ou de gestão de documentos num mero subgrupo da sua organização para multiplicar a produtividade e acelerar o retorno do investimento Melhorar os Processos Empresariais Reduzir Volumes de Impressão Melhorar a Gestão de Equipamentos Poupança e Produtividade 1 Optimizar a Infra-estrutura de Equipamentos 10% 20% 20% 30% Redução de Custos 30%+ 2

3 Impacto Estratégico Crie um ambiente com menos papel. Gira de forma segura e eficiente o ciclo de vida completo de conteúdos empresariais digitais e em papel. Optimização do Processo Empresarial Optimização de Infra-estruturas A nossa primeira prioridade é seleccionar e implementar a tecnologia adequada à sua empresa ou organização. A Lexmark assegurar-se-á de que dispõe das capacidades de hardware, e dos serviços de suporte e software essenciais para suportar o fluxo eficiente de documentos e informação em todas as suas operações globais.» Avaliação de Impressão» Avaliação de Segurança» Gestão de Acesso a Equipamentos» Gestão de Política de Impressão» Implementação e Formação» Estratégias de Sustentabilidade» Gestão de Projecto» Gestão da Mudança Gestão Pró-activa Para garantir o bom funcionamento da sua infra-estrutura, implementamos serviços de gestão pró-activos e suporte para a manutenção e reparação dos seus equipamentos, juntamente com processos automatizados e pró-activos para a reposição atempada de toner, peças e outros consumíveis. Além disso, implementamos um controlo do projecto baseado em métricas. Ao longo do ciclo de vida da parceria, a Lexmark quantifica objectivamente o valor que oferece, esforçando-se constantemente para alcançar um nível superior de desempenho.» Monitorização Pró-activa de Equipamentos» Gestão Pró-activa de Consumíveis» Gestão de Configuração» Serviço de Manutenção» Integração de Suporte Técnico» Acompanhamento e Relatórios» Portal de Serviços Globais» Controlo dos MPS O valor a longo prazo do seu investimento em MPS começa a revelar-se quando conseguir concentrar-se mais no custo total do negócio e menos no custo de impressão. A Lexmark está profundamente empenhada em obter valor a partir dos dados recolhidos através da gestão da sua infra-estrutura. Graças à utilização de modelos estatísticos e analíticos efectuamos a análise dos dados para determinar tendências e padrões. Combinamos a informação com a nossa visão e as observações de casos reais sobre a sua organização, não analisando apenas o que faz, mas também os motivos por trás dessas acções, de forma a recomendar soluções baseadas em software que possam oferecer uma melhoria incremental e importante no desempenho da sua organização.» Melhoria de Processos Contínua» Lean Six Sigma» Soluções de Fluxo de Trabalho Específicas do Sector» Soluções de Back Office» Gestão de Conteúdos Empresariais» Serviços na Nuvem» Soluções de Mobilidade 3

4 Mudança de Pressupostos Com o parceiro certo, pode transformar a sua empresa. Se está a considerar seriamente adquirir uma solução de gestão de impressão para a sua organização, provavelmente já se apercebeu de que gasta mais do que deveria na utilização da sua frota de impressão. Solicitar a ajuda de um profissional para ajudá-lo a controlar os gastos com papel é a decisão certa. Algo ainda mais importante é encontrar o parceiro certo para si. As soluções dos MPS e as técnicas de gestão de projecto para a sua implementação são complexas. Para alcançar os resultados mais satisfatórios, o fornecedor dos MPS deve demonstrar compreender claramente os seus objectivos, estar disposto a realizar uma avaliação rigorosa do seu ambiente de impressão, e acima de tudo, apresentar um histórico de sucesso. O primeiro envolvimento da Lexmark em serviços mulltinacionais teve lugar no final dos anos 90, estabelecendo a marca como pioneira no mercado dos MPS. Nos anos que se seguiram, aumentámos a nossa equipa de especialistas, codificámos melhores práticas, e construímos a infra-estrutura global necessária para fornecer o melhor nível de serviço aos nossos clientes. A estratégia que lhe recomendamos depende do seu ambiente, compromisso de gestão, e objectivos específicos. Contudo, o nosso propósito é simples: execução e resultados. Acreditamos no planeamento, nas comunicações e na visibilidade. Não há qualquer segredo para o nosso sucesso. Baseia-se nos bons princípios de gestão de estabelecimento de objectivos bem definidos, desenvolvimento de planos pormenorizados para atingir esses mesmos objectivos, e oferta de avaliações contínuas de resultados no seu contexto de negócio ou missão. Funcionamento Pleno 4 A Cummins, líder mundial de design, fabrico e distribuição de motores de serviço e tecnologias relacionadas, escolheu a Lexmark para gerir, monitorizar e realizar a manutenção de toda a sua frota global de equipamentos de impressão, que suporta funcionários e operações em 190 países e territórios. VELOCIDADE 30 Países em 30 Dias Coordenação, logística e planeamento permitem um arranque rápido. Durante a primeira fase do projecto da Cummins, a equipa de projecto da Lexmark actuou em tempo recorde, efectuando a instalação de todos os locais em 30 países no prazo de um mês. VISIBILIDADE Tão Transparente como um Diamante Com uma visão geral de todos os equipamentos de impressão da frota, a Cummins sabe o número de equipamentos em funcionamento, a sua localização, o conteúdo das impressões, e se um equipamento é sobreutilizado ou subutilizado. Para além disso, toda a frota está directamente ligada à assistência para solucionar problemas antes que causem qualquer impacto sobre a produtividade do utilizador. PRECISÃO Visão Privilegiada O pessoal de TI da Cummins é responsável por atribuir os custos do consumo de impressão aos departamentos internos. Com uma visão geral de toda a rede de equipamentos, a Lexmark consegue fornecer relatórios mensais sobre utilização, por equipamento e local, para que a informação possa ser introduzida directamente no sistema de facturação. RELEVÂNCIA Resultados Perfeitos Após implementar a solução Lexmark Print Release, os trabalhos de impressão na Cummins já não se acumulam na impressora. A solução fortalece a segurança de documentos, elimina trabalhos de impressão esquecidos (impedido assim a sua acumulação), e reduz o desperdício de papel e toner. RESULTADOS Economia No primeiro ano, a Cummins conseguiu reduzir as despesas mensais em 62%, diminuiu o consumo de páginas em 36 milhões, e obteve uma poupança anual de aproximadamente 2 milhões de dólares.

5 Pontos Essenciais dos MPS Pontos Essenciais dos MPS: Gerir mudanças e avaliar o progresso. Em suma, os serviços de gestão de impressão representam um equilíbrio perfeito de produtos, processos e pessoas. A mudança de equipamentos de impressão físicos e a mudança de comportamentos e práticas de impressão são duas coisas completamente diferentes. Os MPS da Lexmark enfatizam ambos os lados da questão (gestão da mudança e controlo) para garantir resultados satisfatórios e melhoria contínua. Gestão da Mudança Os líderes da equipa de projecto dos MPS da Lexmark são certificados na metodologia de gestão da mudança baseada na investigação de Prosci. Alinhamos os três elementos fundamentais de parceria, gestão de projecto, e gestão da mudança para garantir que o seu projecto alcança os seus objectivos e o retorno do investimento pretendido. A nossa abordagem de gestão da mudança engloba todas as fases e aspectos do projecto. Mais do que apenas um plano de comunicação, é uma metodologia estruturada que desenvolvemos ao longo de mais de 3500 MPS e através da adopção das melhores práticas. Controlo e Relatórios Se implementados correctamente, os serviços de gestão de impressão podem resultar numa melhoria contínua e significativa dos métodos de gestão de documentos e informação da sua organização. Com uma estrutura de controlo sólida, juntamente com um conjunto bem definido de métricas de desempenho, estabelecer-se-ão as ligações essenciais entre estratégia, execução e criação de valor. Na Lexmark, utilizamos um modelo de controlo global com vários níveis para oferecer transparência e valor aos nossos clientes. Os níveis inicial e intermédio consistem em avaliações semanais e mensais das operações. Estas sessões estratégicas são utilizadas para avaliar dados de desempenho e etapas do projecto. No próximo nível encontram-se avaliações executivas estratégicas, realizadas trimestralmente. Estas reuniões têm como objectivo avaliar o desempenho da estratégia dos MPS face às expectativas e ainda explorar oportunidades para reduções de custos contínuas e para uma maior eficiência através de iniciativas de melhoria contínua. A Lexmark planeia a mudança e executa o plano. Planeamento Piloto Optimização Implementação Estado Estacionário» Obter parcerias» Definir a estratégia de gestão da mudança (CM, Change Management)» Desenvolver todos os planos de CM» Definir princípios e políticas de gestão» Realizar formação de CM para a equipa de projecto» Avaliar processos» Testar processos de excepção e aprovação» Testar e finalizar princípios e políticas de gestão» Testar planos e estratégia de CM» Elaborar o caso de negócio» Preparar a avaliação de risco» Avaliações realizadas» Executar e implementar os planos de CM» Gerir as partes interessadas» Preparar o caso de negócio final» Prontidão do local» Transferência de conhecimento - Sessões de partilha - Formação de produtos - Sessões de esclarecimento» Gestão de contratos» Requisitos de clientes específicos» Recolher e analisar feedback» Introduzir novos métodos de trabalho» Obter vantagens» Avaliar o progresso» Identificar áreas a melhorar 5

6 Abordagem Global O que diferencia os Serviços de Gestão de Impressão da Lexmark? Execução Global A Lexmark sabe o que é necessário para manter processos empresariais importantes, impressoras de rede e multifuncionais a funcionar de forma eficiente em plataformas globais ao menor custo possível. Mas certificar-se de que consegue imprimir, copiar, enviar s, e digitalizar documentos de forma fácil e com o menor tempo de inactividade possível é apenas um dos aspectos do valor dos MPS da Lexmark. Obterá ainda mais vantagens à medida que monitorizamos, analisamos e elaboramos relatórios de desempenho da sua frota de forma consistente e global. da Lexmark. Este web site seguro permite-lhe procurar facilmente equipamentos na rede por local, ver o estado e o histórico de pedidos de serviços em aberto, executar relatórios detalhados e ver análises. Pode também utilizar o portal para encomendar consumíveis ou para contactar o seu representante do apoio técnico da Lexmark. A sua organização beneficiará ainda de acesso a pedido à Base de conhecimento da Lexmark, uma biblioteca de ajuda abrangente e um repositório para documentos de apoio técnico e informação específica para a sua conta. Os Serviços de Gestão de Impressão da Lexmark, executados numa plataforma global, combinam informação em tempo-real e conhecimentos profissionais para garantir uma maior produtividade e eficiência a empresas e organizações de grandes dimensões e distribuídas por vários locais. Com o Portal de Serviços Globais, Você Vê o Que Nós Vemos É importante que forneçamos uma visão transparente da sua frota. Enquanto cliente dos MPS, terá acesso diário e permanente a informação em tempo real através do Portal de Serviços Globais Infra-estrutura Global» Ponto único, gestão global» Conjunto comprovado de normas e práticas» Plataforma comum com soluções escaláveis» Rede mundial de parceiros, distribuidores e fornecedores Visibilidade Global» Capacidade para apoiar todos os locais, incluindo redes de vários fornecedores» Regras de impressão implementadas de forma consistente» Recolha e relatórios de métricas fundamentais Experiência Global:» 80% dos 10 Principais Retalhistas dos EUA são clientes dos MPS da Lexmark» 30% dos 10 Principais Bancos dos EUA são clientes dos MPS da Lexmark» 50% dos 10 Principais Retalhistas Globais são clientes dos MPS da Lexmark» 50% dos 10 Principais Bancos Globais são clientes dos MPS da Lexmark» 24% da lista Fortune 50 são clientes dos MPS da Lexmark 6 As 10 melhores classificações são baseadas no seguinte: Os Revendedores Globais baseiam-se no rendimento do ramo alimentar, drogarias, mercadoria geral, e de retalho especializado referido na lista Global 500 de 2010 da Fortune Magazine. Os retalhistas dos EUA baseiam-se no rendimento referido na lista 100 Melhores Retalhistas (Top 100 Retailers) de 2010 da Federação Americana de Comércio Retalhista (National Retail Federation). Os Bancos Globais referem-se a Instituições Comerciais e de Poupança, e as classificações baseiam-se no rendimento referido na lista Global 500 de Os bancos dos EUA referem-se a Bancos de Retalho, e as classificações são provenientes da lista Bancos, Instituições de Poupança e Holdings por Activos (Bank and Thrift Holding Companies by Assets) da American Banker de 18 de Novembro de Classificações da lista Fortune 50 de 2010.

7 Capturar. Gerir. Aceder. Aumente as suas poupanças com soluções abrangentes. Os Serviços de Gestão de Impressão da Lexmark podem levá-lo para além da redução de custos com soluções inovadoras para optimizar todo o ciclo de vida dos seus documentos. Os documentos e a informação que contêm são elementos essenciais de sucesso empresarial. Quer sejam em papel ou digitais, se a circulação de documentos e dados parar, o mesmo acontecerá com as ideias, respostas e, em última análise, com os resultados. Qualquer que seja o seu negócio ou missão, proporcionar a criação, partilha, e facilidade de acesso à informação é fundamental para obter crescimento e sucesso. A Lexmark acredita que o segredo para alcançar poupanças significativas no espaço de impressão passa pela redução de papel. Mas acreditamos também que o acesso à informação não deve ser limitado pela infra-estrutura. A informação necessária para o funcionamento dos negócios dos nossos clientes deve estar acessível em qualquer formato, sempre que necessário, e em qualquer lugar. As soluções abrangentes da Lexmark, fornecidas pela Perceptive Software (uma empresa pertencente à Lexmark), transformam impressoras multifuncionais em ferramentas de produtividade extremamente eficientes que asseguram que as suas informações, tecnologias e equipa estão sempre actualizadas. A Vantagem da Combinação Lexmark + Perceptive Software A eficiência começa com o multifuncional Lexmark, onde os funcionários da sua organização podem iniciar um processo empresarial através da simples captura de documentos em papel. Os multifuncionais da Lexmark com ecrãs tácteis e-task de alta resolução tornam este passo rápido e preciso, com comandos intuitivos que solicitam aos utilizadores dados adicionais para suportar a captura, indexação e encaminhamento inteligentes. O ImageNow da Perceptive Software armazena os documentos em segurança, juntamente com todos os outros tipos de conteúdos (ficheiros informáticos, faxes, e- mails, entre outros), permitindo que outros possam localizar, gerir, encaminhar e utilizar a informação sempre que necessário, e em qualquer lugar. As nossas soluções flexíveis e fáceis de implementar integram os conteúdos nos sistemas ERP e nas aplicações que integram as suas actividades diárias. Com apenas um clique, os utilizadores podem aceder imediatamente a informações relevantes no contexto do processo em curso. Armazene e proteja dados e imagens para processamento automatizado Extraia informações de referência importantes ERP Ligue automaticamente a registos relacionados na sua aplicação empresarial Capture qualquer tipo de documento a partir de qualquer local e PO PO Inicie o fluxo de trabalho e colabore EDI or XML eform SUBMIT Forneça acesso a quem necessita, no local onde é necessário 7

8 Serviços Globais Lexmark MPS da Lexmark: Agarre esta oportunidade Fortalecer a segurança e a conformidade. À medida que a relação de interligação entre os documentos em papel e o ambiente digital continua a aumentar, tornamse necessárias estratégias eficazes e soluções sólidas para a gestão de riscos e a conformidade com os regulamentos. A Lexmark responde a estes desafios através de uma abordagem multifacetada. Avaliaremos potenciais riscos dos seus documentos, bem como as suas informações e a sua infraestrutura da rede, e integraremos as soluções adequadas. Melhorar a sustentabilidade ambiental. A concentração agressiva da Lexmark na redução de páginas é fulcral para a nossa proposta de valor. Acreditamos firmemente que a página mais rentável e sustentável é aquela que não é impressa. Os Serviços de Gestão de Impressão da Lexmark terão uma perspectiva holística sobre o seu ambiente para excluir impressões desnecessárias e criar mais oportunidades para reduzir a utilização de energia e equipamentos electrónicos. Aumentar a produtividade do utilizador e a satisfação. A Lexmark é única porque, ao invés de nos concentrarmos no número de equipamentos que podemos instalar, defendemos a importância de colocar os equipamentos com as capacidades adequadas nos locais certos de forma a apoiar a optimização contínua do seu negócio ou missão. Consideramos que os nossos produtos, soluções e serviços de gestão de impressão representam um pilar para locais de trabalho de elevado desempenho, em que as pessoas se sentem mais ligadas, satisfeitas e produtivas. O que diz a Gartner? A Gartner, Inc. colocou a Lexmark no quadrante de Líderes no seu «Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide» de O Quadrante Mágico da Gartner posiciona os fornecedores segundo a sua «capacidade de execução» e «plenitude de visão» nos serviços de gestão de impressão. Segundo o relatório da Gartner, Os líderes fornecem MPS a um vasto número de clientes, incluindo os maiores e mais dispersos a nível geográfico, pelo que devem demonstrar um verdadeiro alcance global. Devem demonstrar não só as competências para fornecer os MPS actuais, mas também conhecimentos, iniciativas e recursos para preparar MPS futuros. Por norma, os líderes alargam o âmbito dos MPS com uma grande variedade de serviços de valor acrescentado. Como resultado, estão frequentemente entre as primeiras escolhas de clientes de grande e média dimensão.. O relatório da Gartner¹ afirma: Muitos MPS concentram-se no equipamento, nos consumíveis, e na assistência, ignorando objectivos como a melhoria de processos empresariais em papel e o alinhamento da estratégia de impressão com outras áreas das TI. Os clientes devem procurar tirar partido dos conhecimentos que os seus fornecedores de Serviços de Gestão de Impressão (MPS, Managed Print Services) têm do sector para incorporar os seus documentos em processos electrónicos. Ao procurar alargar o âmbito dos seus MPS desta forma, as organizações podem maximizar as reduções de custos e a melhoria de processos. Por conseguinte, é importante que as organizações solicitem ao seu potencial fornecedor de MPS que apresente soluções para aplicações e indústrias verticais específicas.». 1 Fonte: Gartner, Inc. Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide de Ken Weilerstein et al., 25 de Outubro de A Gartner não aprova qualquer fornecedor, produto ou serviço incluído nas suas publicações de investigação, e não recomenda os utilizadores de tecnologia a seleccionarem apenas fornecedores com as classificações mais elevadas. As publicações de investigação da Gartner consistem nas opiniões recolhidas pela organização de investigação da Gartner e não devem ser consideradas declarações de factos. A Gartner nega todas as garantias, expressas ou implícitas, relativas a esta investigação, incluindo qualquer garantia de comercialização ou adequação a uma finalidade específica. Lexmark e Lexmark com o símbolo do diamante são marcas comerciais da Lexmark International, Inc. registadas nos Estados Unidos e/ou noutros países. Todas as restantes marcas comerciais pertencem aos respectivos proprietários Lexmark International, Inc. 740 New Circle Rd., Lexington, KY