Identificar a versão atual do Sipro

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1 Esse treinamento visa mostrar para os fiscais que utilizam o Sipro uma melhor forma de utilização, permitindo assim, extrair ao máximo os recursos disponibilizados pela ferramenta. Identificar a versão atual do Sipro Antes de tudo, uma coisa fundamental é conseguirmos identificar em qual versão o Sipro está. Para isso, devemos estar logado no sistema e conseguir localizar a informação de versão, conforme destacado na figura abaixo, que no caso é a versão (última versão até a realização deste treinamento). As informações sobre a última versão disponível do Sipro e o que foi alterado, podem ser verificadas através de um fórum que está disponível na Intranet. Para acessar esse fórum devemos selecionar a opção do menu da Intranet, conforme mostrado na figura abaixo: Sipro. Ao acessar o fórum, percebemos que existe um tópico chamado Utilização do Sistema Página 1 de 16

2 Ao acessar esse tópico, conseguiremos identificar qual a última versão dos sistemas Sipro e Siper, e o que foi alterado em cada versão. Conforme podemos identificar na figura abaixo: A última versão é a que aparece primeiro na lista e também possui a data mais recente. Qualquer fiscal que se interessar pode também se cadastrar no fórum e criar um tópico novo, enviar perguntas... IMPORTANTE: O suporte desenvolveu uma versão do Sipro chamada Sipro Remoto, essa versão do Sipro não necessita de VPN para conexão, quem ainda não possui o Sipro Remoto, pode ligar para a unidade de suporte e agendar uma data para sua instalação. O próximo assunto que iremos abordar é a criação de processos SF, já utilizando a nova padronização na numeração de auto de infração. Página 2 de 16

3 Numeração do Auto de Infração do processo SF O primeiro tópico que iremos verificar é referente ao número de auto de infração (ANI) dos processos SF e E. Anteriormente, o campo de auto de infração só estava aceitando números, mas após a definição de um novo modelo de autos de infração e sua criação no Creadoc, foi necessário adaptar o Sipro, para no campo Número Auto Infração, receber além de números também letras. Abaixo temos um exemplo de um processo SF criado este ano. Ele é um bom exemplo de como os processos SFs devem ser preenchidos. No processo SF-50/2011 destacamos os seguintes pontos, conforme mostrado na figura acima: 1) Foi preenchido o número do auto de infração, de acordo com o novo modelo; 2) Informado o CREASP ou CNPJ da empresa. Ao ser informado o CREASP ou CNPJ da empresa, caso seja verificado que a empresa está cadastrada no Bull, automaticamente serão preenchidos os campos Razão Social e End. do Interessado; Se o tipo de pessoa for Física, deve ser informado o CREASP ou o CPF; 3) No campo observação foram colocadas as informações necessárias para aparecer na etiqueta do processo, sendo elas: o número do auto de infração, a data da lavratura e o motivo; Página 3 de 16

4 Na tela abaixo podemos verificar as informações do Endereço do Interessado, cadastrada automaticamente ao informar o CREASP ou o CNPJ da empresa. Um detalhe que não podemos esquecer é de cadastrar o Endereço da Infração, que pode ser diferente do Endereço do Interessado. Conforme mostrado na figura abaixo, ao informarmos o CEP, automaticamente o Sipro mostra as demais informações do endereço, bastando ao fiscal digitar apenas o número e complemento do endereço. O outro assunto que iremos tratar agora é sobre Posses. Página 4 de 16

5 Posse: designação, recebimento e devolução Existem duas formas de registrarmos a movimentação de um processo no Sipro: a carga e a posse. A carga, a maioria de vocês deve conhecer, é quando movimentamos um processo entre unidades do CREA-SP. A posse ocorre quando o processo fica sob a responsabilidade de um funcionário, conselheiro ou inspetor. O cadastro da posse é fundamental para organização e controle no dia a dia dos fiscais, pois vocês poderão saber quais quantos e quais processos estão em posse de vocês, quantos e quais foram devolvidos, através de relatórios que iremos mostrar logo mais. A posse possui três fases: a designação, o recebimento e a devolução. A designação é a primeira fase, é quando destinamos um processo para um fiscal. Na designação ficará registrado o usuário que cadastrou a designação, esse usuário poderá ser o próprio usuário que receberá a designação. Na figura abaixo destacamos a guia do sistema onde é realizado o cadastro de designação posse; podemos identificar a guia, as informações de posse e o botão para realizar o cadastro da designação de posse. Ao clicarmos no botão Cadastro de posses de ocorrências de processos, iremos cadastrar a designação de posse. Página 5 de 16

6 O sistema Sipro permite designarmos a posse para funcionários, conselheiros e inspetores, mas no caso de fiscais, será sempre designado para funcionário. Na figura abaixo podemos verificar a tela de designação de posse, para efetivarmos a designação, devemos clicar no botão Designar posse. Ao designarmos a posse é mostrada uma mensagem de confirmação, conforme mostrado abaixo. Página 6 de 16

7 É importante lembrarmos que caso um processo esteja com posse designada ou recebida, não será possível a movimentação de carga. Para ser possível a movimentação de carga, é necessário que a posse seja devolvida. Na figura abaixo vemos a mensagem que é mostrada ao tentar enviar a carga de um processo que está com posse designada ou recebida. Vamos agora verificar o recebimento de posse, após um processo estar com a posse designada, a próxima fase é realizar o recebimento da posse, que é quando de fato o fiscal ficará em posse do processo. Existe no menu do sistema Sipro um item chamado Recebimento de Posse, para realizar o recebimento e a devolução de posse devemos acessar esse item do menu. Página 7 de 16

8 Primeiramente podemos escolher o recebimento por parte de conselheiros, inspetores ou funcionários. No caso dos fiscais será sempre por parte do funcionário. Só será possível realizar o recebimento de posse dos processos que estão com posse designada. Existem três maneiras de procurarmos os processos que estão em condições de serem recebidos. A primeira maneira é pesquisar por um processo específico, para isso basta digitarmos as informações do processo. A segunda maneira é escolher um tipo específico de processo, nesse caso serão listados todos os processos do tipo escolhido em condições de serem recebidos. A terceira maneira é selecionar um funcionário, serão listados todos os processos cuja posse foi designada para o funcionário selecionado. Após escolher a forma de pesquisa, basta clicar no botão Avançar. As situações descritas podem ser verificadas na figura abaixo. Após clicar em Avançar, são listados os processos que satisfazem a condição de recebimento de posse, esta etapa é chamada de Seleção dos processos. Página 8 de 16

9 Devemos selecionar o processo que queremos designar a posse e após isso clicar na seta para baixo, conforme destacado na imagem anterior. Após isso o processo será transferido para a área de processos selecionados e será habilitado o botão Avançar. Após clicar em Avançar chegou-se na etapa final, é mostrada a data de recebimento da posse, esta etapa é chamada de Conclusão de recebimento de posse. Após clicar no botão Concluir Retirada, o fiscal tem a opção de imprimir o protocolo de recebimento, conforme mostrado na figura abaixo. Página 9 de 16

10 Abaixo é mostrado o protocolo de recebimento de posse. Após a impressão do Aviso de recebimento de processos, finalizou-se a etapa de recebimento de processo. Agora o fiscal está em posse do processo e futuramente deverá realizar a devolução. Vamos então agora detalhar os passos para a devolução do processo, que se parece muito com o processo de recebimento. Para realizar a devolução do processo, iremos acessar o item Recebimento de Posse no menu do Sipro. Depois devemos alterar a opção da tela de Recebimento de posse para Devolução de posse. Devemos escolher devolvido por Funcionário e depois uma das três opções de pesquisa de processos a serem devolvidos, conforme mostrado na figura abaixo. Página 10 de 16

11 Na segunda fase serão mostrados os processos que atendem as condições de devolução de posse. Nessa fase selecionamos o processo que queremos realizar a devolução e depois clicamos no botão Avançar, conforme mostrado na figura abaixo. Por fim chegou a fase de Conclusão de devolução de posse, vale lembrar que nessa tela podemos verificar a data de retirada e a data de devolução da posse do processo. Após clicar no botão Concluir Devolução, o fiscal tem a opção de imprimir o protocolo de devolução, conforme mostrado nas figuras abaixo. Página 11 de 16

12 Na figura abaixo é mostrado um exemplo de Aviso de devolução de processos. Ao fim dessa etapa a posse do processo foi devolvida e agora já é possível realizar a carga do processo normalmente. Caso vocês estejam ser permissão para a tela de recebimento ou devolução de posse, por favor, entre em contato pelo telefone (11) com o Rafael da UDE ou então pelo rafael.takaku3981@creasp.org.br, pois ele irá habilitar a tela para vocês. O próximo assunto que iremos abordar é sobre os relatórios de posse. Nesse item é importante que também os gestores das unidades tenham acesso e conhecimento desse assunto, pois irá facilitar o trabalho deles quando quiserem ter uma informação gerencial dos processos de sua unidade. Página 12 de 16

13 Relatórios de posse Os relatórios são acessados através do item do menu do sistema Sipro chamado Relatórios de posse. Existem três tipos de relatório: Relatório de processo em posse, Relatório de processos a retirar e o Relatórios de estatística de posse. Na figura abaixo podemos identificar os itens citados. O primeiro relatório que iremos verificar é o Relatório de processos em posse. O primeiro parâmetro que devemos selecionar nesse relatório é o nome de um conselheiro, inspetor ou funcionário. No caso dos fiscais, é selecionado um funcionário. O segundo parâmetro é o limite para vencimento do prazo, no nosso caso ele está preenchido com 90 dias, isso quer dizer que caso o processo esteja em posse a mais de 90 dias, será impresso um caractere * na última coluna. O terceiro parâmetro é o Imprimir processos em posse a mais de X dias. Se o valor do parâmetro for zero, serão mostrados todos os processos. Se o valor do parâmetro for 100, por exemplo, serão mostrados apenas os processos em posse a mais de 100 dias. Na figura abaixo podemos verificar as situações descritas acima. Página 13 de 16

14 Após preencher os parâmetros da forma que acharmos mais conveniente, basta clicar no botão imprimir e será mostrado o relatório conforme mostrado na figura abaixo. Podemos verificar que no relatório possui duas colunas DIAS, uma coluna DIAS está acompanhada de um caractere *. A outra coluna DIAS está acompanhada de dois caracteres *. Conforme a legenda do relatório nós podemos identificar que: _ DIAS*: Diferença em dias entre a data atual e a data da última carga. _ DIAS**: Diferença em dias entre a data atual e a data do último recebimento de posse. O segundo relatório é o Relatório de processos a retirar, nesse relatório serão impressos os processos com designação de posse. Os parâmetros desse relatório são os mesmos do Relatório de processos em posse. retirar. Na figura abaixo podemos verificar a tela de parâmetros do Relatório de processos a Após preencher os parâmetros da forma que acharmos mais conveniente, basta clicar no botão imprimir e será mostrado o relatório conforme mostrado na figura abaixo. Página 14 de 16

15 O terceiro e último relatório é o Relatório de estatística de posse. Nele precisamos preencher dois parâmetros. O primeiro parâmetro é se serão impressas informações de inspetores, conselheiros ou funcionários, no caso de fiscais a opção será sempre funcionários. O segundo parâmetro é se queremos os funcionários ativos, os inativos ou ambos. Nessa opção optei por escolher apenas os ativos, ou seja aqueles que no momento estão trabalhando no CREA-SP. Na figura abaixo podemos verificar as situações descritas acima, com os parâmetros selecionados de acordo com o descrito. Após selecionar os parâmetros da forma que acharmos conveniente, ao clicar no botão imprimir, será mostrado o relatório conforme figura mostrada. Página 15 de 16

16 Esse relatório conforme comentado anteriormente, terá grande utilidade para os gestores das unidades. Agora vamos analisar coluna por coluna deste relatório: ENTR. : mostrado o total de processos que passou pela mão do funcionário. Nesse campo são somados os valores das colunas DEVOL, POSSE e PROC. A RETIRAR; DEVOL. : mostrado o total de processos devolvidos pelo funcionário; POSSE. : mostrado o total de processo em posse do funcionário. Essa coluna é separada de acordo com o tempo que o processo está em posse do funcionário. O valor dessa coluna será dividido entre as colunas ATÉ 30, 31 A 60, 61 A 90 e + de 90; PROC. A RETIRAR : mostrado o total de processos com designação de posse por funcionário. Chegamos ao fim do treinamento. Caso tenham dúvidas entrar em contato com a unidade de desenvolvimento (UDE) através do telefone (11) falar com o Rafael ou então por rafael.takaku3981@creasp.org.br. Agradeço e espero ter ajudado. Página 16 de 16