Os Desafios da Gestão de TI nas Sociedades de Advogados

Transcrição

1 Os Desafios da Gestão de TI nas Sociedades de Advogados Ricardo Negrão

2 Produtividade, Segurança e Mobilidade Nuno de Brito Lopes

3 Informação A informação é a essência da profissão do advogado. Repositórios de informação; ; Gestão documental; Gestão do conhecimento; Processos; Assuntos; Clientes; Base de dados;

4 Informação O sigilo profissional é a essência da profissão do advogado. Art. 87º EOA 1 - O advogado é obrigado a guardar segredo profissional no que respeita a todos os factos cujo conhecimento lhe advenha do exercício das suas funções ou da prestação dos seus serviços, designadamente: ( ) 3 - O segredo profissional abrange ainda documentos ou outras coisas que se relacionem, directa ou indirectamente, com os factos sujeitos a sigilo.( ) 7 - O dever de guardar sigilo quanto aos factos descritos no n.º 1 é extensivo a todas as pessoas que colaborem com o advogado no exercício da sua actividade profissional, com a cominação prevista no n.º 5.

5 Informação 20% 80% Não estuturada Estruturada

6 Informação Perdi o documento! Alguém tem uma minuta de.? Lembras-te daquele contrato/requerimento/ processo/telefonema que? Eu acho que já fiz uma coisa dessas mas não me lembro quando.

7 Informação

8 Informação Taxonomia? Focus / Selectividade Especialização Simplificação / Sistematização Snowballing phobia

9 Segurança da informação Segurança Física Segurança Digital Segurança do Cliente ISO 27001

10 Segurança da informação Artigo 70.º Imposição de selos, arrolamentos e buscas em escritórios de advogados 1 - A imposição de selos, o arrolamento, as buscas e diligências equivalentes no escritório de advogados ou em qualquer outro local onde faça arquivo, assim como a intercepção e a gravação de conversações ou comunicações, através de telefone ou endereço electrónico, utilizados pelo advogado no exercício da profissão, constantes do registo da Ordem dos Advogados, só podem ser decretados e presididos pelo juiz competente. Artigo 71.º Apreensão de documentos 1 - Não pode ser apreendida a correspondência, seja qual for o suporte utilizado, que respeite ao exercício da profissão.

11 Pessoas e a Tecnologia Pessoas Primeiro problema de segurança; Tecnologia Segundo problema de segurança; Flexibilidade Terceiro problema de segurança

12 Pessoas e a Tecnologia Pessoas Primeiro problema de segurança; Tecnologia Segundo problema de segurança; Procedimentos Terceiro problema de segurança Flexibilidade Quarto problema de segurança

13 Pessoas e a Tecnologia O trabalho, levado a cabo pelo especialista em segurança Mark Burnett, permitiu identificar um Top 25 das palavras passe mais utilizadas pelos membros da rede social profissional. Não será difícil adivinhar as que constam dos lugares cimeiros 1. password qwerty dragon 8. pussy 9. baseball 10. football 11. Letmein 12. monkey abc mustang 16. michael 17. shadow 18. master 19. jennifer jordan 23. superman 24. harley E possivelmente poderemos acrescentar Benfica, Sporting, Porto, Amália, Eusébio, Maria, António, bomdia

14 O Advogado É um Knowledge Worker Exige Segurança Quer que a tecnologia seja flexível com as rotinas Potencial utilizador de gadgets

15 O Advogado É um Agente da Justiça + Hourly Based Services Provider + Intelectual Capital Worker; Tem uma relação Amor-Ódio com Segurança Quer que a tecnologia não chateie e não me deixe mal Adora Gadgets! Ou carros!

16 Cadeia de valor do Advogado Informação do cliente Geração de conhecimento pelo advogado Informação para o cliente

17 Cadeia de valor do Advogado Informação do cliente Geração de conhecimento pelo advogado Informação para o cliente

18 Gestão da mudança Resistência à mudança; Gestão do Risco; Rotinas; Gestão do tempo; Gestão de expectativas;

19 Gestão da mudança É mesmo preciso mudar? Já se esgotou a capacidade do que temos hoje? Já alguém pensou no que isso implica? Qual é o custo de ter toda a gente a trabalhar mais devagar até se habituarem? Sponsors e o mau exemplo de cima Grupos de utilizadores the good, the bad and the ugly Promoção step by step find the key persons;

20 A tecnologia e o mundo real dos advogados A tecnologia não está desenhada para a cadeia de valor dos advogados; As empresas que promovem a tecnologia não conhecem o negócio dos advogados; A resistência à mudança versus o desejo por gadgets.

21 A tecnologia e o mundo real dos advogados A tecnologia não tirou o curso de Direito e não vai aos tribunais. A tecnologia não está desenhada para a(s) cadeia(s) de valor dos advogados Contencioso, Assessoria, Operações, Mistos; As empresas que promovem a tecnologia conhecem o negócio dos advogados Portugueses?;

22 Impressão Riscos de segurança Mobilidade Flexibilidade

23 Impressão Fora do escritório só em ambiente controlado Quem tem um paper shredder no escritório levante o dedo? Quem o usa levante dois dedos? Eu até imprimia menos, mas depois ainda perco o documento, ao menos assim

24 Boas Práticas de Segurança 1. Comunicação; 2. Comunicação; 3. Comunicação; 4. Definição de uma politica de segurança; 5. Análise de risco; 6. Mecanismos de segurança; 7. Auditoria; 8. Comunicação.

25 Boas Práticas de Segurança 1. Regras claras e simples; 2. Segue as regras, são claras e simples. 3. Já te disse para seguires as regras; 4. Se não seguires as regras, ficas sem acesso; 5. CSO Chief Security Officer / Chief Sigilo Officer 6. Sigilo, Buscas ; 7. E no futuro?;

26 Mobilidade Equilíbrio entre a Segurança e Flexibilidade; BYOD; Gestão dos devices; Acesso remoto; Alargar do espaço geográfico; Teletrabalho.

27 Mobilidade An office away from the office not; Não ser portador de informação; A chata da password que dispara ao fim de 3 minutos; Diz-me onde trabalhas, dir-te-ei como se o fazes em segurança; Teletrabalho.

28 Produtividade Gestão do conhecimento Pesquisas Reputação Suporte à decisão

29 Produtividade Gerir expectativas Principal Função de um Advogado Reliability Principal característica de um Advogado Ne bis in idem Não inventar a pólvora se alguém já o fez Tecnologia serve de suporte a processos humanos Tecnologia permite uma gestão de prioridades Tecnologia permite gerir trabalho

30 Colaboração Plataformas colaborativas Capacidade de partilhar informação Capacidade de gerir melhor as expectativas dos clientes Virtual rooms Extranets Videoconferência

31 Colaboração Plataformas colaborativas Sigilo profissional Cara a Cara offline é indispensável Aprende-se trabalhando; Trabalha-se aprendendo;

32 Redes Sociais Riscos Vantagens

33 Redes Sociais Riscos Escolher a rede certa; Escolher o perfil certo; No fashion statements; Vantagens Ver e ser visto; Ler e ser lido; Há mais sob as estrelas

34 A Cloud

35 A Cloud Artigo 70.º Imposição de selos, arrolamentos e buscas em escritórios de advogados 1 - A imposição de selos, o arrolamento, as buscas e diligências equivalentes no escritório de advogados ou em qualquer outro local onde faça arquivo, assim como a intercepção e a gravação de conversações ou comunicações, através de telefone ou endereço electrónico, utilizados pelo advogado no exercício da profissão, constantes do registo da Ordem dos Advogados, só podem ser decretados e presididos pelo juiz competente. Artigo 71.º Apreensão de documentos 1 - Não pode ser apreendida a correspondência, seja qual for o suporte utilizado, que respeite ao exercício da profissão.

36 Suporte ao utilizador Formação Suporte telefónico Assistência remota Níveis de serviço

37 Suporte ao utilizador Formação Suporte telefónico Assistência remota Níveis de serviço NÃO existe outsourcing TOTAL!

38 A visão do Gestor de TI Já não há advogados sem tecnologia; Desafios Necessidade de COMUNICAR bem as vantagens da tecnologia; OUVIR bem as preocupações dos advogados Prevenir e antecipar os riscos; Criar uma politica de segurança; Partilhar estratégias e experiências com os pares. O uso da tecnologia pode ser a forma de diferenciação no mercado cada vez mais competitivo.

39 A visão do Advogado Profissão Milenar vs. Actividade muito recente; Responsabilidade vs. Maturidade da actividade; A informática é de modas, o Direito não se faz a quente ; Eu tento perceber informatiquês, porque é que não tentam perceber os meus (por)quês? O Sigilo profissional é inamovível; A história do Gato que ensinou a Gaivota a voar;

40 Questões Ricardo Negrão Nuno Brito Lopes