Joaquim Jackson Gomes de Oliveira

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1 Joaquim Jackson Gomes de Oliveira E-Social 120 horas Com certificado online Este material é parte integrante do curso online "E - Social" do INTRA ( conforme a lei nº 9.610/98. É proibida a reprodução total e parcial ou divulgação comercial deste material sem autorização prévia expressa do autor (Artigo 29).

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3 Joaquim Jackson Gomes de Oliveira 120 horas E-Social Com certificado online Este material é parte integrante do curso online "E - Social" do INTRA ( conforme a lei nº 9.610/98. É proibida a reprodução total e parcial ou divulgação comercial deste material sem autorização prévia expressa do autor (Artigo 29).

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5 SUMÁRIO SOCIAL... 4 COMPOSIÇÃO DO ESOCIAL... 5 QUEM DEVE SE ADAPTAR AO ESOCIAL... 6 UNIFICAÇÃO DAS INFORMAÇÕES... 7 IDENTIFICADORES... 8 O QUE MUDA COM O ESOCIAL... 9 MUDANÇAS NA VIDA DO TRABALHADOR MUDANÇAS NA ROTINA DAS EMPRESAS FISCALIZAÇÃO E AUTUAÇÕES FÉRIAS E BANCO DE HORAS MEDICINA DO TRABALHO FINALIDADE INFORMAÇÕES GERAIS OBRIGAÇÕES QUE TENDEM A SER EXTINTAS COM O ESOCIAL PRAZOS EVENTOS INICIAIS EVENTOS NÃO PERIÓDICOS EVENTOS PERIÓDICOS CADASTROS IDENTIFICAÇÃO DO TRABALHADOR IDENTIFICAÇÃO DO EMPREGADOR UTILIZAÇÃO DE CÓDIGO DE ACESSO CERTIFICAÇÃO DIGITAL TRANSMISSÃO DAS INFORMAÇÕES PENALIDADES TABELAS DESCRIÇÃO SIMPLIFICADA DO MODELO OPERACIONAL SEQUENCIAMENTO LÓGICO DA TRANSMISSÃO DOS ARQUIVOS AVALIAÇÃO REFERÊNCIAS... 39

6 E-Social 01 SOCIAL O esocial é um projeto do governo federal cujo objetivo é unificar, integrar e padronizar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Também conhecido como EFD-Social ou Sped Folha, teve sua implantação a partir de janeiro de 2014 e envolve desde o empregado doméstico até as grandes empresas. Todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais sobre qualquer forma de trabalho contratada no Brasil farão parte do esocial, que eliminará uma série de informativos enviados atualmente pelas empresas a vários entes do governo, como a GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social), o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), a GPS (Guia da Previdência Social) e a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte). O projeto abrange, além da escrituração da folha de pagamento, eventos como a contratação de funcionários, alterações posteriores de cargos, horários, rescisões de contrato, ações trabalhistas e dissídios, entre outros, que são enviados ao governo para um único repositório digital. O esocial é uma ação conjunta da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), do Ministério da Previdência (MPS), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). 4

7 Unidade 2 Composição esocial 02 COMPOSIÇÃO DO ESOCIAL O esocial é composto de 45 arquivos e mais de informações. Cada arquivo contém diversas informações e estes agrupamentos de informações são intitulados, pelos gestores do esocial, Eventos. Um bom exemplo que caracteriza o termo Evento é a admissão de trabalhador, que será informada por meio de um arquivo contendo várias informações relacionadas aos dados cadastrais e contratuais do trabalhador (nome, endereço, sexo, data de nascimento, cargo, salário, horário, local de trabalho, etc.). Portanto, este conjunto de informações, que será enviado em um único arquivo (s-2200 Admissão de Trabalhador), é tratado pelos gestores do esocial como EVENTO DE ADMISSÃO. 5

8 E-Social 03 QUEM DEVE SE ADAPTAR AO ESOCIAL O esocial é a escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista. O projeto tem por objeto as informações relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício. Assim, todos os empregadores, sejam eles pessoas jurídicas ou físicas, devem adaptar-se à novidade. O contador Ricardo Kerkhoff, consultor na área de Tecnologia da Informação, adverte que todo o empregador tem as mesmas obrigações perante o sistema. Contudo, as pessoas físicas, os MEIs (microempreendedores individuais) e os pequenos produtores rurais, em função de suas demandas, não necessitam de sistemas próprios para atenderem às obrigações do projeto. Eles podem realizá-las junto ao portal do esocial na internet, lembra. O novo sistema será aplicável a qualquer porte de empresa, do Microempreendedor Individual (MEI) às grandes corporações incluindo os pequenos e médios negócios. Isso valerá também para os empregadores domésticos. 6

9 Unidade 4 Unificação das Informações 04 UNIFICAÇÃO DAS INFORMAÇÕES O esocial unifica as informações hoje prestadas em separado aos órgãos envolvidos: Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal, Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). A prestação uma única vez das informações tende a diminuir o número de divergências entre os dados repassados às instâncias e garantir agilidade no andamento dos processos. Antes mesmo da regulamentação do sistema, os empregadores podem reunir e adequar as informações da empresa e de seus colaboradores. É preciso ficar atento ao acúmulo de obrigações empresariais, como, por exemplo, a indicação se o empregado contratado utilizou recursos do FGTS e o tempo pelo qual o empregado ficará afastado de suas atividades em caso de acidentes ou doença. Com a implementação integral do esocial, espera-se não apenas reduzir a burocracia e fazer o melhor controle dos dados dos trabalhadores, mas também promover o cruzamento de dados pelo governo de maneira mais fácil e segura, já que serão registrados e processados por meio digital. Assim, menos tempo será perdido e os erros e vícios por parte dos empregadores que agem de má-fé serão reduzidos. Sem falar na maior simplificação ao se escriturar a folha de pagamento, cumprindo os registros de administração com muito mais agilidade. Isso tudo vai garantir melhores condições de trabalho e empregados muito mais satisfeitos. O melhor a se fazer é estudar os principais pontos do esocial desde já e adaptar sua empresa o quanto antes ao novo sistema a fim de evitar multas dos órgãos do governo envolvidos na implantação da nova ferramenta. 7

10 E-Social 05 IDENTIFICADORES A partir da data de entrada em vigor do esocial os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente. No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do esocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO. Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par CPF x NIS deverá estar consistente com o CNIS Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação. Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do esocial. 8

11 Unidade 6 O que Muda com o esocial 06 O QUE MUDA COM O ESOCIAL 1. Extinção das obrigações acessórias GFIP, RAIS, CAGED, DIRF, MANAD, Ficha de Registro, Folha de Pagamento, Formulário de Seguro Desemprego, CAT Eletrônica (a definir data). Mas as Declarações continuam para períodos anteriores ao esocial; 2. Extinção da GPS, a ser substituída pelo DARF (deixando de ser por estabelecimento e passando a ser centralizado na MATRIZ, como já ocorre com as empresas enquadradas na Desoneração da Folha ); 3. Extinção do PIS/PASEP, que passa a ser substituído pelo CPF: somente após a Qualificação Cadastral (batimento CPF X NIS X NOME X DATA DE NASCIMENTO) das informações do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais) da Previdência Social e das informações do FGTS; 4. Extinção da Carteira de Trabalho em papel, que passa a ser um Cartão Eletrônico (RIC Registro de Identificação Civil), com a qual o trabalhador poderá acessar todas as suas informações via internet (a definir data). 5. Algumas mudanças já estão ocorrendo mesmo antes do esocial, como a informação do CAGED quando da contratação de empregado em percepção do Seguro- Desemprego (vigência a partir de 01/10/2014) e a unificação das Certidões Negativas de Débitos administradas pela Receita Federal a partir de 03/11/

12 E-Social 07 MUDANÇAS NA VIDA DO TRABALHADOR Um dos objetivos do esocial é garantir que os direitos trabalhistas e previdenciários dos empregados sejam por eles usufruídos, define o auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte. Os trabalhadores devem gozar de maior agilidade no processo de aposentadoria e passar a ter seus direitos previdenciários e trabalhistas mais respeitados. Segundo o auditor-fiscal do Trabalho, com o esocial, todos os fatos importantes da vida laboral do trabalhador ficarão registrados e estarão disponíveis quando necessário, não precisando mais a busca dessas informações em arquivos das empresas. Ricardo Kerkhoff conta que há rumores de que o Programa de Integração Social (PIS) será extinto e gradativamente substituído pelo CPF, porém nada oficial ainda. 10

13 Unidade 8 Mudanças na Rotina das Empresas 08 MUDANÇAS NA ROTINA DAS EMPRESAS O sistema se aplica a todos os empregadores, independente do porte empresarial. As organizações e os contadores ganham, principalmente, com os ajustes nos processos internos, com a redução das obrigações acessórias - a partir da substituição de aproximadamente 40 eventos periódicos e não periódicos - e com o armazenamento de mais de 2 mil informações pelo governo. Os especialistas afirmam que não será mais possível manter a prática de aguardar até o final do mês, no fechamento da folha de pagamento, para trocar as informações entre os diversos setores da organização. Com o esocial deixará de ser necessário, por exemplo, o envio de Rais, Cageds, Dirf, CAT e outras informações, que estarão unificadas neste canal único, explica o auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte. 11

14 E-Social 09 FISCALIZAÇÃO E AUTUAÇÕES A fiscalização e as autuações envolvendo o esocial merecem atenção redobrada. É fundamental conduzir o empresário para o entendimento de que, legalmente, todo e qualquer projeto do Sped tem caráter declaratório e, portanto, de confissão, alerta o contador Ricardo Kerkhoff. Para ele, somente isso acaba por abreviar pelo menos duas etapas dos processos de fiscalização tais como conhecemos hoje: intimação para comprovação e prazo para se adequar. Esses dois processos serão extintos, uma vez que os órgãos responsáveis já irão dispor das informações fornecidas pelo esocial. Tudo indica que, ao apresentar os dados, o próprio sistema fará o cruzamento e, caso haja divergência e intimação, as acusará. Posteriormente, em caso de abertura de processo administrativo ou judicial, os trâmites continuam sendo os mesmos. 12

15 Unidade 10 Férias e Banco de Horas 10 FÉRIAS E BANCO DE HORAS A exigência de mais transparência no que diz respeito às férias do trabalhador pode assustar, mas, novamente, o esocial não traz alterações na legislação, apenas cobra sua aplicação na íntegra. O direito do trabalhador de gozar de um período de 30 dias de férias anuais não será modificado. As empresas devem respeitar a obrigatoriedade de enviar a comunicação prévia do aviso de férias 30 dias antes da data de concessão. Será impossível negociar o pagamento de mais de 10 dias do período. O parcelamento dos dias de descanso será permitido apenas em casos excepcionais, como já previa o artigo 134 da Consolidação da Legislação Trabalhista (CLT). Com isso, a divisão dos 30 dias em dois ou mais períodos durante o ano indiscriminadamente, prática corriqueira entre empregadores e empregados, está com os dias contados. Conforme o contador Ricardo Kerkhoff, o impacto nas férias dos trabalhadores é mais cultural do que legal. No meu entendimento, preciso concordar que se trata de uma espécie de mau-legado em termos de procedimentos, admite Kerkhoff. As empresas devem ficar atentas ao informar as férias já concedidas ao empregado dentro do programa do esocial. Na fase cadastral do projeto, prevista para o registro e complementação das informações relativas às movimentações de folha, será possível a comunicação desses dados. Após, não mais, conforme prevê a legislação em vigor, que não é efetivamente respeitada, diz Kerkhoff. O uso de banco de horas continua sendo permitido, sendo que é preciso especial atenção aos acordos coletivos e de sindicatos, pois não são todas as categorias funcionais que têm possibilidade de utilização da ferramenta. 13

16 E-Social 11 MEDICINA DO TRABALHO No que tange às resoluções de Segurança e Medicina do Trabalho, a mudança será a implementação de procedimentos e controles que permitam maior fiscalização sobre as empresas de que a legislação vigente seja atendida. Empresas e instituições que contemplam empregados deverão elaborar e implantar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (Pcmso) com objetivo de promover e preservar a saúde da equipe. O auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte, enfatiza que as organizações permanecem obrigadas a submeter os empregados aos exames previstos no Pcmso e a emitir os atestados de saúde ocupacional (ASO), a manter o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e a fornecer os equipamentos de proteção individual. A única diferença é que elas terão que prestar essas informações no esocial, não mais bastando o controle interno, destaca. O contador Sérgio Cardeal, especializado em empregadores domésticos, adverte que, pelo menos por enquanto, a categoria não tem de cumprir obrigações médicas, o que pode vir a mudar no futuro. O contador Ricardo Kerkhoff informa que o atestado de saúde ocupacional deverá ser realizado nos seguintes casos: Admissional: Deverá ser realizada antes que o trabalhador assuma suas atividades; Periódico: De acordo com os intervalos previsto pela NR 7; Retorno ao Trabalho: Obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho de trabalhador ausente por período igual ou superior a 30 dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto; Mudança de Função: Obrigatoriamente realizada antes da data da mudança de função, posto de trabalho ou de setor que implique a exposição de agentes nocivos diferente daquele a que estava exposto antes da mudança; Demissional: Obrigatoriamente desde que o último exame médico ocupacional tenha sido realizado há mais de 135 dias para as empresas de grau de risco 1 e 2 ou 90 dias para as empresas de grau de risco 3 e 4. 14

17 Unidade 11 Medicina do Trabalho Em todos os tipos de exame ocupacional, será obrigatório o registro no esocial, através do evento atestado de saúde ocupacional S-2280, com o detalhamento do médico responsável, número do registro (CRM), exames realizados etc. 15

18 E-Social 12 FINALIDADE O esocial foi criado com o objetivo de atingir diversas finalidades, dentre as quais podemse destacar: Abranger em um único aplicativo toda a escrituração da folha de pagamento, com todos os seus eventos, tais como admissão, folha de pagamento mensal, 13º salário, férias, afastamentos, CAT, etc., inclusive o registro de empregados, simplificando, assim, a emissão, e uniformizando as obrigações acessórias trabalhistas e tributárias dos empregadores aos diversos órgãos envolvidos no sistema; Garantia dos direitos trabalhistas na forma explicitada na legislação juslaboralista; Pleno controle por parte da fiscalização (trabalhista e RFB) de todas as obrigações e débitos trabalhistas, previdenciários e fiscais. 16

19 Unidade 13 Informações Gerais 13 INFORMAÇÕES GERAIS As informações que serão lançadas no esocial são classificadas em três tipos: TIPO DE INFORMAÇÃO Eventos Trabalhistas Folha de Pagamento Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias. EXEMPLOS Admissão, alteração contratual, rescisão contratual, advertências, etc. Pagamento de salários, gratificações, comissões, horas extras, DSR, etc. Produção Rural, atestados médicos ocupacionais, etc. 17

20 E-Social 14 OBRIGAÇÕES QUE TENDEM A SER EXTINTAS COM O ESOCIAL A legislação ainda não traz claramente quais as obrigações acessórias serão substituídas pelo e-social, mas, conforme estudos, e com base no leiaute já aprovado, pode-se afirmar que tendem a ser extintas futuramente as seguintes obrigações acessórias: Livro de Registro de Empregado; Folha de Pagamento; Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP); Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED); Relação Anual de Informações Sociais (RAIS); Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF); Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT); Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD). Não se pode afirmar que todas as obrigações acessórias elencadas acima serão extintas, mas, com fulcro no art. 2º, 1º do Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, a extinção se dará com base na regulamentação de cada órgão, conforme competência legal para exigência dessas obrigações. Até o momento não há previsão de prazo para a substituição das obrigações elencadas anteriormente. O Comitê Diretivo do esocial, por meio de resolução, irá definir um prazo máximo para a substituição das declarações e formulários que exigem as mesmas informações do esocial. Cada órgão dará publicidade da substituição de suas obrigações por meio de ato normativo específico da autoridade competente, a ser expedido de acordo com a 18

21 Unidade 14 Obrigações que tendem a ser extintas com o esocial oportunidade e conveniência administrativa, respeitando o prazo definido pelo Comitê Diretivo. (Artigo 4º, do Decreto nº 8.373/2014). Até a implantação na íntegra do sistema, é provável que sejam publicadas mais normas que esclarecerão com maior acuidade o assunto abordado. 19

22 E-Social 15 PRAZOS O envio de cada evento deve seguir as regras de transmissão abaixo, ressaltando que será feita on line, no momento do envio/recepção do evento: 15.1 EVENTOS INICIAIS As informações relativas à identificação do empregador, de seus estabelecimentos e obras de construção civil deverão ser enviadas previamente à transmissão de outras informações. As informações relativas às tabelas do empregador, que representam um conjunto de regras específicas necessárias para validação dos eventos do esocial, como as rubricas da folha de pagamento, informações de processos administrativos e judiciais, lotações, relação de cargos, carreiras, patentes e funções, jornada de trabalho, horário contratual, ambientes de trabalho e outras necessárias para verificação da integridade dos eventos periódicos e não periódicos deverão ser enviadas previamente à transmissão de qualquer evento que requeira essas informações. As informações relativas aos vínculos trabalhistas e funcionais mantidos no momento do início da obrigatoriedade da utilização do esocial deverão ser transmitidas antes do envio de qualquer evento periódico ou não periódico e até o final do 1 (primeiro) mês de sua obrigatoriedade. As informações de atualização de identificação do empregador, dos estabelecimentos e das obras de construção civil de que trata a alínea "a" do item do Manual do esocial deverão ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao de ocorrência da alteração, ou previamente à transmissão de qualquer evento que requeira essas informações para validação, o que ocorrer primeiro. 20

23 Unidade 15 Prazos 15.2 EVENTOS NÃO PERIÓDICOS As informações do registro preliminar de admissão do trabalhador devem ser enviadas até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço. O empregador pode optar por enviar todas as informações de admissão do trabalhador até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço ficando, nesse caso, dispensado do envio das informações do registro preliminar do trabalhador. As informações da admissão do trabalhador e de ingresso e reingresso do servidor público de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo vinculados ao Regime Geral de Previdência Social, suas autarquias e fundações, devem ser enviadas antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse trabalhador ou até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência. As informações de ingresso e reingresso do servidor titular de cargo efetivo de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, amparado por Regime Próprio de Previdência Social, do magistrado, do membro do Tribunal de Contas, do membro do Ministério Público e do militar, devem ser enviadas antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esses segurados ou até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência. As informações da comunicação de acidente de trabalho devem ser enviadas até o 1 (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato. As informações de desligamento devem ser enviadas até o 1 (primeiro) dia útil seguinte à data do desligamento, no caso de aviso prévio trabalhado ou do término de contrato por prazo determinado. As informações do afastamento temporário ocasionado por acidente do trabalho, agravo de saúde ou doença decorrentes do trabalho com duração de até 30 (trinta) dias devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente. As informações do afastamento temporário ocasionado por acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença não relacionados ao trabalho com duração de 3 (três) a 30 (trinta) dias devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente. As informações do afastamento temporário ocasionado por acidente de trabalho, acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença com duração superior a 30 (trinta) dias devem ser enviadas até o 31 dia da sua ocorrência. As informações dos afastamentos temporários ocasionados pelo mesmo acidente ou doença que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias e tiverem em sua totalidade 21

24 E-Social duração superior a 30 (trinta) dias, independente da duração individual de cada afastamento, deverão ser enviados em conjunto até o 31 dia do afastamento. As informações dos afastamentos temporários e desligamentos do servidor titular de cargo efetivo de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, amparado por Regime Próprio de Previdência Social, do magistrado, do membro do Tribunal de Contas, do membro do Ministério Público e do militar, devem ser enviadas antes do evento que contém a remuneração devida no mês a que se refere o afastamento, ou até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao que ocorrerem quando não for devida remuneração na competência EVENTOS PERIÓDICOS As informações das folhas de pagamento contendo as remunerações devidas aos empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais, bem como os correspondentes totais, base de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, contribuições sociais de que trata a Lei Complementar n 110/2001, contribuições sindicais, FGTS e imposto sobre a renda devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao que se refiram. As informações de folha de pagamento contendo os pagamentos realizados a todos os trabalhadores, deduções e os valores devidos do imposto de renda retido na fonte devem ser transmitidas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao do pagamento. As informações relacionadas à comercialização da produção rural pelo segurado especial e pelo produtor rural pessoa física, com as correspondentes deduções, bases de cálculo e os valores devidos e retidos, devem ser transmitidas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao que se refiram. As informações das remunerações e benefícios devidos e dos pagamentos realizados ao servidor titular de cargo efetivo de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, amparado por regime próprio de previdência social, do magistrado, do membro do Tribunal de Contas, do membro do Ministério Público e do militar, bem como as bases de cálculo e valores devidos pelos segurados, beneficiários e pelo ente federativo das contribuições previdenciárias, devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao que ocorrerem. 22

25 Unidade 16 Cadastros Identificação do Trabalhador 16 CADASTROS IDENTIFICAÇÃO DO TRABALHADOR Com os sistemas atuais, o trabalhador é identificado pelo número do PIS/PASEP, quando empregado, e pelo número do PIS/PASEP ou NIT, quando contribuinte individual, estas informações compõe o NIS Número de Identificação Social. Com o esocial, esta identificação será mais completa, porque, além do PIS ou NIT, será necessário informar o CPF e data de nascimento do trabalhador. O trio de informações CPF x NIS x Data de nascimento deve estar consistente no Cadastro Nacional de Informações Sociais CNIS. É essencial que os empregadores coletem e atualizem as informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de que as mesmas estejam de acordo com o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Caso contrário, o sistema gerará inconsistência, o que impedirá a informação de ser transmitida. Foi disponibilizado em novembro/2013 a qualificação cadastral do empregado, onde poderão ser consultadas tais informações com a finalidade de conferência e correção, se necessário, antes do início da transmissão dos eventos iniciais do esocial. Salientamos, no entanto, que desde fevereiro/2014, a qualificação cadastral está temporariamente indisponível, acreditamos em razão de ajustes técnicos IDENTIFICAÇÃO DO EMPREGADOR Inicialmente, esclarecemos que os empregadores serão identificados no canal do esocial pelos seguintes cadastros: 23

26 E-Social Pessoa Jurídica Pessoa Física equiparada a Jurídica Empregador Doméstico Obras de Construção Civil Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas (CNPJ) Cadastro de Atividades da Pessoa Física (CAEPF) Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) ou Cadastro de Atividades da Pessoa Física (CAEPF) Cadastro Nacional de Obras (CNO) O Cadastro de Atividades da Pessoa Física (CAEPF) será um número sequencial, acoplado ao número do CPF, que substituirá o CEI. A pessoa física equiparada à jurídica deverá providenciar registro no CAEPF, que ainda não foi regulamentado. O empregador doméstico hoje tem seu cadastramento inicial pelo CPF, mas futuramente poderá deixar de existir esta opção e vigorar também o CAEPF - sendo necessário, portanto, aguardar novas disposições a respeito do tema. No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil será utilizado o Cadastro Nacional de Obras (CNO), que será sempre acoplado a um número de inscrição no CNPJ ou no CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do esocial relativas a obras comporão o cadastro inicial do CNO. 24

27 Unidade 17 Utilização de Código de Acesso 17 UTILIZAÇÃO DE CÓDIGO DE ACESSO O esocial, em sua origem, foi implantado com código de acesso, uma vez que irá atender também a empregadores domésticos, que, inclusive, são pioneiros neste sistema. Assim, para facilitar o acesso, foi possibilitada, através do sistema, a geração de um código de acesso ao empregador doméstico. Este código de acesso permite ao usuário a utilização de diversos serviços disponíveis no Portal e-social, tais como geração de recibo de pagamento, controle de jornada, etc. Para a obtenção do código de acesso, o empregador doméstico deverá informar a numeração dos seguintes documentos: Número do CPF; Data de Nascimento; Números dos recibos de entrega da declaração do IRPF (com 10 dígitos, sem DV) dos últimos dois exercícios (caso tenha declarado), ou, caso não tenha feito a DIRPF, número do título de eleitor. Todas as informações acima se referem ao empregador. Não há informações legais sinalizando a possibilidade ou impossibilidade de utilização do esocial através de código de acesso para outros empregadores, além do empregador doméstico. 25

28 E-Social 18 CERTIFICAÇÃO DIGITAL Quanto à certificação digital, esta será amplamente utilizada, podendo inclusive ser manejada pelo empregador doméstico, desde que seja um certificado digital e-cpf. O certificado digital a ser utilizado será no padrão ICP-Brasil, pertencente a série A, do tipo A1 ou A3, onde ambos tem a mesma funcionalidade, sendo que o A1 é instalado diretamente no computador e o A3 é utilizado através de alguma mídia, que pode ser cartão eletrônico com ajuda de uma leitora de cartões ou token. O certificado será exigido em dois momentos distintos, na transmissão (e-cpf ou e- CNPJ) e na assinatura de documentos. 26

29 Unidade 19 Transmissão das Informações 19 TRANSMISSÃO DAS INFORMAÇÕES Eventos Trabalhistas: os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva informação deverá ser transmitido antes que o empregado inicie suas atividades profissionais. Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o evento ocorrido. Há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas. Folha de Pagamento e Outras Informações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais: será composta de diversos arquivos, cujo número vai variar de acordo com o conteúdo a ser transmitido. O início da transmissão deverá ser feito com o arquivo de Abertura e sua finalização com o arquivo de encerramento. Durante a transmissão, se um arquivo com a mesma informação for enviado mais de uma vez, o arquivo mais recente será o arquivo válido e o enviado anteriormente será desprezado. Por exemplo, se a remuneração de um empregado for enviado mais de uma vez antes do encerramento da folha, será considerada válida, a última informação, considerando os campos que compõem a chave primária que identificam o arquivo. De forma simplificada, pode-se descrever a transmissão do esocial por meio da seguinte sequência: 1º Passo: O empregador gera um arquivo eletrônico em formato XML contendo as informações previstas nos leiautes 2º Passo: O empregador assina digitalmente o arquivo, garantindo a autenticidade do mesmo; 3º Passo: O arquivo assinado digitalmente pelo empregador é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do esocial; 4º Passo: O sistema do esocial verifica a integridade formal e emite o protocolo de recebimento enviando-o ao empregador. 27

30 E-Social 20 PENALIDADES O que se tem até o presente momento sobre o esocial é a definição de seu leiaute e a exigência a partir da competência janeiro de Quanto à aplicação de penalidades, não obstante ainda não haja legislação específica acerca do tema, em que pese o poder discricionário no qual são investidas as autoridades fiscalizadoras, a tendência é de que sejam as mesmas multas pelo descumprimento de outras obrigações que exigem preenchimento, armazenamento de informações e entrega de arquivos eletrônicos. Se considerarmos, por analogia, o teor do artigo 225, inciso IV, do Decreto 3.048/99 (Regulamento da Previdência Social), a empresa se verá obrigada à entrega das informações de seus documentos eletrônicos e, especialmente, do esocial, na forma do Ato Declaratório SUFIS n 05/2013. Atualmente, na forma do artigo 283, inciso II, alínea "b", do Regulamento da Previdência Social, a multa pela não entrega ao INSS e à Secretaria da Receita Federal os documentos que contenham as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos necessários à fiscalização, é variável conforme a gravidade da infração, partindo de um valor mínimo de R$ ,98, e podendo chegar ao patamar de R$ ,08. No que tange às obrigações trabalhistas a serem informadas no esocial, a inclinação é a de que possam ser aplicadas as mesmas multas definidas na CLT e na legislação trabalhista de modo geral, desde que compatíveis com a matéria. 28

31 Unidade 21 Tabelas 21 TABELAS Buscando melhor otimização dos arquivos, bem como das informações armazenadas no ambiente nacional do esocial ao longo do tempo, as informações de natureza permanente serão armazenadas em tabelas no ambiente nacional do esocial. São consideradas informações de natureza permanente aquelas que podem ser utilizadas em mais de um arquivo de esocial, ou em mais de uma competência. Serão armazenadas em tabelas, as seguintes informações: a. Rubricas da folha de pagamento; b. Lotações e Departamentos; c. Cargos; d. Funções; e. Horários de trabalhadores; f. Estabelecimentos e obras de construção civil; g. Processos administrativos e judiciais; h. Operadores Portuários, cadastrados pelo OGMO Órgão Gestor de Mão de Obra. 29

32 E-Social 22 DESCRIÇÃO SIMPLIFICADA DO MODELO OPERACIONAL O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do esocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador. 30

33 Unidade 23 Sequenciamento Lógico da Transmissão dos Arquivos 23 SEQUENCIAMENTO LÓGICO DA TRANSMISSÃO DOS ARQUIVOS A transmissão dos arquivos do esocial deverá ser feita seguindo uma sequência lógica, obedecendo etapas, conforme descrito a seguir: 1. Eventos Iniciais: a. Informações do Empregador; b. Arquivos de Tabelas; c. Tabela de rubricas da folha de pagamento; d. Tabela de Lotações e Departamentos; e. Tabela de Cargos; f. Tabela de Funções; g. Tabela de Horários; h. Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil; i. Tabela de Processos; j. Tabela de Operadores Portuários; k. Cadastramento inicial de vínculos. 2. Eventos trabalhistas: a. Cadastramento Inicial; 31

34 E-Social b. Admissão; c. Alteração Cadastral; d. Alteração Contratual; e. CAT; f. ASO; g. Aviso de Férias; h. Afastamento Temporário; i. Alteração de Afastamento Temporário; j. Retorno de Afastamento Temporário; k. Estabilidade Início; l. Estabilidade Término; m. Condição Diferenciada de Trabalho Início; n. Condição Diferenciada de Trabalho Término; o. Aviso Prévio; p. Cancelamento de Aviso Prévio; q. Atividades Desempenhadas; r. Comunicação de Acidente de Trabalho. 3. Folha de Pagamento e Outras Informações: a. Abertura da Folha de Pagamento; b. Remuneração dos trabalhadores (um arquivo para cada trabalhador); c. Serviços Tomados; d. Serviços Prestados; e. Serviços tomados de cooperativa; f. Serviços prestados por cooperativa; g. Aquisição de produção rural; h. Comercialização da produção rural; 32

35 Unidade 23 Sequenciamento Lógico da Transmissão dos Arquivos i. Recursos recebidos ou repassados por/para associação desportiva de futebol; j. Encerramento. O sequenciamento deve ser obedecido, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias para processamento das informações posteriores. Para melhor entendimento, são citados alguns exemplos a seguir: 1. Ao se enviar as informações de remuneração dos trabalhadores (folha de pagamento), as rubricas da folha devem constar da tabela de rubricas; 2. Ao se transmitir um arquivo de aviso de férias de um determinado empregado, este deve constar do RET como empregado ativo. Para constar no RET, há necessidade de transmissão de arquivo de admissão ou de Cadastro Inicial de Vínculo. 3. Ao se enviar a remuneração de determinado funcionário na folha de pagamento, este funcionário deve constar do RET. \ 33

36 E-Social AVALIAÇÃO Responda a avaliação abaixo em sua conta, no site Você precisa atingir um aproveitamento igual ou superior a 60% para poder emitir o seu certificado. 1. O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-social) é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. O principal objetivo do e-social é. a. Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas.. b. Simplificar o cumprimento de obrigações. c. Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais. d. Todas as alternativas anteriores. 2. A adesão, bem como a adaptação ao novo sistema implantado pelo governo federal (e- Social) devera se dar por parte de, exceto:. a. Os empregadores, inclusive o doméstico. b. A empresa e a eles equiparados em legislação específica. c. O segurado especial inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço. d. O micro empreendedor individual. 34

37 Avaliação 3. A respeito da obrigatoriedade do início do uso do e-social por, Assinale a alternativa correta: a. Produtor rural pessoa física e segurado especial: Iniciou em 30/05/2014. b. Empresas tributadas pelo Lucro Real: Iniciou em 30/06/2011. c. Empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - Simples Nacional, Micro Empreendedor Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou a empregadora: Iniciou em 30/12/2014. d. Órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como suas autarquias e fundações: Iniciou em 31/01/ O envio das informações do e-social, far-se-á através de:, a. Web service ou pelo portal web. b. PGD Sefip. c. PDG Rais. d. PDG Dirf. 5. Em relação ao prazo para validação e envio dos eventos de admissão, demissão e afastamento, marque a alternativa correta: a. Admissão: O evento deve ser transmitido até o final do dia imediatamente anterior à admissão do empregado, sendo habilitada a recepção para o evento até 30 dias antes da data de admissão que está sendo informada. O evento pode ser cancelado até o próprio dia da admissão, caso esta não venha a ocorrer efetivamente. b. Afastamentos Temporários: O evento contendo as informações de afastamento temporário deve ser informado até 10 dias da ocorrência do afastamento do empregado. A informação deste evento não se confunde com o envio da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) para os casos de ocorrência de acidente de trabalho. 35

38 E-Social c. Desligamento: O evento informando o desligamento de um empregado deve ser enviado até 10 dias após a ocorrência nos casos de aviso prévio indenizado e até 1 dia após a ocorrência para o caso de aviso prévio gozado.. d. Todas as alternativas anteriores. 6. O prazo para a empresa informar um acidente de trabalho, à Previdência Social será até. a. Até o 5º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência. b. Até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência. c. Até o 3º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência. d. Nenhuma das anteriores. 7. As obrigações relativas a período anterior deverão estar à disposição da fiscalização pelo período previsto na legislação de:. a. Por dez anos para a Receita Federal e por trinta anos para ao Ministério do Trabalho e Emprego. b. Por cinco anos para a Receita Federal e por vinte anos para ao Ministério do Trabalho e Emprego. c. Por cinco anos para a Receita Federal e por trinta anos para ao Ministério do Trabalho e Emprego. d. Por três anos para a Receita Federal e por trinta anos para ao Ministério do Trabalho e Emprego. 8. O procedimento a ser utilizado nos casos em que o empregado é admitido, mas não possui cadastro no PIS será de. a. Não será possível a admissão do trabalhador que não tiver o número de NIS (seja PIS, PASEP ou NIT). A CAIXA disponibilizará ferramenta para a inscrição online do trabalhador no cadastro PIS. 36

39 Avaliação b. Não será possível a admissão do trabalhador que não tiver o número de NIS (seja PIS, PASEP ou NIT). A CAIXA NÃO disponibilizará ferramenta para a inscrição online do trabalhador no cadastro. c. Será possível a admissão do trabalhador que não tiver o número de NIS (seja PIS, PASEP ou NIT). A CAIXA disponibilizará ferramenta para a inscrição online do trabalhador no cadastro. d. Nenhuma das anteriores. 9. A informação a respeito da jornada de trabalho para empregados isentos da marcação de ponto dar-se-á da seguinte maneira: a. As informações relativas à jornada contratual devem ser enviadas, independentemente do controle de jornada. b. As informações relativas à jornada contratual devem ser enviadas, apenas se houver b controle de jornada. c. As informações relativas à jornada contratual não devem ser enviadas. d. As informações relativas à jornada contratual não devem ser enviadas, apenas nos casos da obrigatoriedade de marcação do ponto. 10. A respeito do controle de acesso no governo para garantia do sigilo fiscal, assinale a alternativa correta: a. O controle será feito por meio de certificado digital para as empresas com mais de cinco empregados e por meio de código de acesso para as demais. Nenhum empregador poderá acessar informação de outro e não será dado acesso a nenhuma outra pessoa física ou jurídica às informações, a não ser aos órgãos e entidades que participam do projeto e possuem competência legal para exigir e acessar as informações. b. O controle será feito por meio de certificado digital para as empresas com mais de dez empregados e por meio de código de acesso para as demais. Nenhum empregador poderá acessar informação de outro e não será dado acesso a nenhuma outra pessoa física ou jurídica às informações, a não ser aos órgãos e entidades que participam do projeto e possuem competência legal para exigir e acessar as informações. c. O controle será feito por meio de certificado digital para as empresas com mais de dois empregados e por meio de código de acesso para as demais. Nenhum 37

40 E-Social empregador poderá acessar informação de outro e não será dado acesso a nenhuma outra pessoa física ou jurídica às informações, a não ser aos órgãos e entidades que participam do projeto e possuem competência legal para exigir e acessar as informações. d. O controle será feito por meio de certificado digital para as empresas com mais de quinze empregados e por meio de código de acesso para as demais. Nenhum empregador poderá acessar informação de outro e não será dado acesso a nenhuma outra pessoa física ou jurídica às informações, a não ser aos órgãos e entidades que participam do projeto e possuem competência legal para exigir e acessar as informações. 38

41 Referência REFERÊNCIAS Aproveite para estudar também as referências bibliográficas e ampliar ainda mais o seu conhecimento. FANTONI, Odair Rocha; esocial Fácil, Implantação Consciente, São Paulo: LTr, GURGEL, Tânia; esocial, você e sua empresa estão preparados? São Paulo: Leader, Portal esocial. E- Social. Disponível em: < 39

42 Quer nos contar o que achou do curso ou tirar alguma dúvida sobre o material? Envie um para contato@intra-ead.com.br para que possamos melhorar nossos cursos cada vez mais.. Aguardamos seu contato. 40

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44 GOSTOU DESTE CURSO? ACESSE MAIS NO CURSOS DE ATUALIZAÇÃO EM DIREITO, CONTABILIDADE, ADMINISTRAÇÃO E OUTROS Este material é parte integrante do curso online "E-Social" do INTRA ( conforme a lei nº 9.610/98. É proibida a reprodução total e parcial ou divulgação comercial deste material sem autorização prévia expressa do autor (Artigo 29).