Diagnóstico organizacional: um estudo tecnológico na cooperativa-escola do IFMG-campus Bambuí.

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1 Diagnóstico organizacional: um estudo tecnológico na cooperativa-escola do IFMG-campus Bambuí. RESUMO Andressa Lima da CUNHA ; Aline Martins CHAVES ; Gabriel da SILVA 2 Pós-Graduada em Administração de Sistemas de Informação, ASI/UFLA 2 Professor do IFMG - Campus Bambuí Bambuí MG - Brasil Este trabalho apresenta um diagnóstico do funcionamento do Sistema de Informação - SI da Cooperativa-Escola do Instituto Federal de Minas Gerais - campus Bambuí - COETAGRI, bem como propostas estratégicas para solução de problemas encontrados e o aprimoramento das tecnologias específicas já existentes. É apresentado um embasamento teórico com os principais conceitos que nortearam o trabalho. A Cooperativa é descrita sob duas óticas: a do ambiente (estrutura física) e a dos componentes do sistema de informação. São apresentados os principais problemas encontrados e os serviços existentes e disponibilizados aos usuários da Cooperativa. Ao final de cada descrição são sugeridas propostas de melhorias. Palavras-chaves: cooperativa, diagnóstico, sistema de informação - SI, tecnologia da informação - TI. INTRODUÇÃO O surgimento de novas tecnologias e a busca constante por informações precisas e confiáveis exigem que as organizações se baseiem em um novo modelo de gestão organizacional, de forma que este possa impulsionar mudanças em sua postura estratégica e conseqüentemente ocasionar uma maior competitividade no mercado. Baseando-se neste contexto, pode-se afirmar que os Sistemas de Informação (SI) e a Tecnologia de Informação (TI) têm exercido um papel fundamental dentro da organização, fornecendo os recursos necessários para que as organizações atendam às exigências do mercado e obtenham maiores níveis de competência. Diante de tantas exigências, é necessário se conhecer os pontos fortes e fracos da empresa para se obter um planejamento adequado, e desta forma, obter melhorias nos processos administrativos, determinando o melhor meio de utilização dos recursos da organização, otimizando os resultados e minimizando riscos. O objetivo geral deste trabalho foi realizar um estudo do funcionamento Cooperativa-Escola do Instituto Federal de Minas Gerais - campus Bambuí - COETAGRI e fazer um levantamento da 2 andressabam@yahoo.com.br alinemchaves@gmail.com gabriel.silva@ifmg.edu.br

2 infra-estrutura de informática, apresentando os processos que envolvem o uso de ferramentas computacionais, buscando relatar a administração de sistemas de informação da cooperativa, visando a identificação de problemas e, conseqüentemente, a sugestão de intervenções que melhorem o seu funcionamento. A motivação que guia a elaboração deste trabalho é a crença na relevância das contribuições que este diagnóstico pode trazer ao funcionamento da Cooperativa-Escola, em todo o seu contexto organizacional. Espera-se que as propostas dadas sejam aplicadas e, posteriormente, seja feita a verificação de sua eficácia. METODOLOGIA Este trabalho foi desenvolvido no período de Agosto de 2009 a Fevereiro de 200, a partir de um diagnóstico realizado na COETAGRI. Inicialmente realizou-se uma revisão de literatura por meio de uma pesquisa bibliográfica, a fim de fundamentar os conceitos correlatos ao estudo realizado. Em seguida, buscou-se conhecer a organização em estudo no que diz respeito à sua estrutura, organização, processos e componentes, materiais e humanos através de entrevistas e visitas ao local. Os dados coletados para a realização do diagnóstico do sistema de informação foi realizado por meio de entrevistas verbais com os funcionários da COETRAGRI e questionários elaborados a partir do conteúdo abordado na revisão de literatura. O registro das observações e mensurações foi realizado na forma escrita e fotográfica. RESULTADOS E DISCUSSÕES Ambiente e Instalações da COETAGRI A Cooperativa 3 Escola dos Alunos, de fins prioritariamente educativos, foi fundada em 969. Sua missão principal é educar, treinar e capacitar os alunos cooperados, tendo como fundamento os princípios do cooperativismo. É regida por estatuto próprio e pelas leis e resoluções em vigor buscando ampliar os conhecimentos e a integração dos associados com outras entidades de ensino e pesquisa. Seus cooperados assim como sua diretoria, são alunos do IFMG- Campus 3 De acordo com a LEI Nº DE Art. 4º, as cooperativas são sociedades de pessoas, com forma e natureza jurídica próprias, de natureza civil, não sujeitas à falência, constituídas para prestar serviços aos associados (BRASIL, 97).

3 Bambuí, tendo um funcionário da instituição como coordenador. A estrutura organizacional da Cooperativa é composta por presidente, tesoureiro, secretário e conselho fiscal e deliberativo. As instalações da sede da Cooperativa estão divididas em dois ambientes, sendo um para o setor administrativo e outro para a revenda de produtos; nestes atuam dois funcionários efetivos na área administrativa e um funcionário terceirizado na revenda de produtos. A cooperativa possui ainda um bazar e uma cantina instalados em locais diferentes junto ao prédio pedagógico, os quais contam com dois funcionários terceirizados atuando em turnos diferentes. A cooperativa possui uma ampla linha de produtos, os quais podem variar de acordo com a safra anual de cada categoria e do tempo gasto para produção dos mesmos. A Tabela. apresenta a linha de produtos comercializados pela cooperativa em seu posto de vendas. Tabela.: Principais produtos comercializados LATICÍNEOS ALIMENTOS CÁRNEOS HORTIFRUTIGRANGEIROS APICULTURA DOCES IOGURTES LEITE MANTEIGA QUEIJOS REQUEIJÃO AVES CARNE BOVINA CARNE SUÍNA PEIXE FRUTAS HORTALIÇAS OVOS FAVOS GELÉIAS MEL PRÓPOLIS 2 Sistemas de Informação na Cooperativa Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões (LAUDON & LAUDON, 2004). Diagnóstico e proposta de melhorias: A cooperativa não possui um Planejamento Estratégico da Informação elaborado e difundido. Sugere-se um planejamento e o alinhamento estratégico da estrutura de TI com a estratégia de negócio já que estes são importantes para condução de uma empresa. Quanto à inovação, cabe à cooperativa introduzir futuramente novos recursos tecnológicos e computacionais, para a melhoria dos processos internos e para geração e uso da informação, podendo assim, auxiliar nas tomadas de decisão. 2. Parque informático e infra-estrutura de rede Quanto à informatização, a Cooperativa, atualmente, conta com cinco computadores em suas instalações, sendo um utilizado como servidor de arquivos e o restante como estações de trabalho.

4 Também são utilizados periféricos constituídos por impressoras, estabilizadores, monitores de CRT (Cathode Ray Tubes) e LCD (Liquid Cristal Display), mouses, teclados, e switch. A cooperativa possui uma rede local - LAN que é interligada à rede da instituição por meio de fibra óptica. Atualmente, o modo de utilização da rede classifica-se em cliente/servidor. O protocolo utilizado é o TCP/IP. Quanto à arquitetura da rede e os equipamentos utilizados (hub, switch, e par trançado com conectores RJ-45), estes são do tipo ethernet. A rede é tipicamente baseada em um servidor que possui todos os computadores conectados a ele através do switch utilizando a topologia estrela. O sistema de rede da Cooperativa foi desenvolvido basicamente para disponibilizar Internet e compartilhar informações e dispositivos de hardware. Diagnóstico e propostas de melhorias: devido à desestruturação da rede existente, torna-se necessário o desenvolvimento e a implantação de um novo projeto para melhor utilização de recursos disponíveis. Portanto propõe-se a estruturação do cabeamento, pois através deste poderá obter melhor organização e administração da rede local permitindo que todo o serviço de Internet contratado possa ser realmente utilizado. 2.2 Software Para o processamento diário de transações gerenciais e de dados operacionais, a Cooperativa utiliza um sistema terceirizado, o Prado Informática que é um software desenvolvido em Clipper. O sistema é responsável pela gestão de estoque, faturamento, finanças; também é utilizado no processamento de dados e informações estratégicas, execução processos de consulta, emissão de relatórios gerenciais, orçamentos e demais transações que apóiam as tomada de decisões. Além do software utilizado na área administrativa, a organização faz o uso do sistema operacional Windows 98, XP nas estações de trabalho e do Windows 2000 Server no servidor de arquivos. Diagnóstico e propostas de melhorias: A COETRAGRI não possui ainda recursos informatizados nem um software específico para gerenciamento de vendas de produtos e caixa um sistema de ser capaz de auxiliar na busca, tratamento, interpretação e utilização da informação de modo eficaz. Desta forma, propõe-se que seja feito um projeto para informatização e automatização dos processos de vendas de produtos no posto de vendas. Isto poderia ser realizado através da implementação de um sistema novo, que permita, além da integração com outros sistemas da instituição, a elaboração de consultas e relatórios pelo coordenador orientador. Cabe aqui ressaltar que é de extrema importância a apresentação e

5 treinamento dos funcionários ao novo sistema para que usufruam ao máximo das funcionalidades. CONCLUSÃO Conclui-se que este estudo atingiu o objetivo proposto, pois possibilitou diagnosticar o uso da administração de sistemas de informação na Cooperativa. Com o a revisão de literatura foi possível verificar o quanto o planejamento e o alinhamento estratégico da estrutura de TI com a estratégia de negócio são importantes para condução de uma empresa, além do conhecimento de ferramentas computacionais que podem ser utilizadas como recurso de competitividade para que a organização alcance seus objetivos. No que tange à verificação da estrutura de TI identificada na organização, pode-se dizer que a Cooperativa se encontra em um nível médio de desenvolvimento tecnológico, é necessário um grande avanço para que se tenha um nível de desenvolvimento significativo. O acesso à tecnologia de informação através dos microcomputadores têm possibilitado a automatização de tarefas a baixo custo, agilizando o processo administrativo e apoiando ainda, os processos decisórios da organização através de diversos relatórios e consultas gerenciais. Contudo, o principal problema detectado na organização em estudo foi à forma lenta como todo o sistema de informação é atualizado. Em fim, torna-se relevante enfatizar que o diagnóstico empresarial obtido na organização em estudo pode ser generalizado para as demais organizações. Na pesquisa, pôde-se verificar as principais necessidades funcionais e potencialidades seguida pela empresa analisada. Desta forma, torna-se essencial o conhecimento desses pontos para a determinação do planejamento mais adequado para a organização. REFERÊNCIAL BIBLIOGRÁFICO BRASIL. Lei nº 5.764, de 6 de dezembro de 97. Define a Política Nacional de Cooperativismo, institui o regime jurídico das sociedades cooperativas e dá outras providencias, Diário Oficial da União de LAUDON, K. C. & LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital. 5ed. São Paulo: Prentice Hall, 2004.