GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROCESSO: AFASTAMENTO

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1 ANUAL NLINE GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROCESSO: AFASTAMENTO

2 RH-GPA Gestão de Processos Administrativos Book de Processos

3 Sumário Sumário 3 Mensagem Inicial 4 Participaram da elaboração do material 5 Principais Sistemas 6 Empresas e Dependências 7 POP Afastamento Verificação do Atestado Médico para Afastamento 8 1. Verificar e validar atestado médico 8 2. Esclarecimentos 9 3. Materiais Complementares 9 POP Afastamento Inclusão de Afastamentos Conceito de Afastamento Tipos de Afastamento - Descrição dos Motivos de Afastamento Retorno de Afastamento Retorno de Afastamento Funcionário Inapto Incluir/ Alterar e Consultar Afastamento do funcionário no Portal RH Materiais Complementares 17 POP Afastamento Agendamento do Exame Médico de Retorno Premissas para agendamento do exame médico de retorno Agendamento do exame médico Materiais Complementares 18 3

4 Mensagem Inicial Este book foi desenvolvido pela área de RH GPA Processos, com o objetivo de orientar a execução das principais atividades desenvolvidas pelo RH Business Partner, Administrativo de Vendas e Facilitador Toutatis em toda a Empresa. Neste material estão contemplados os processos sob responsabilidade da área de RH- GPA, construídos sob a visão de especialistas. Todos os processos apresentados são acompanhados por fluxogramas e POP s - Procedimento Operacional Padrão. Sua utilização visa à padronização na execução destes, garantindo o aumento da produtividade, qualidade dos serviços e a segurança da Empresa. Este book está sujeito a mudanças processuais e também em adequações à legislação brasileira. Para garantir utilização da versão atual, este material está disponível em formato online no Portal RH. 4 Equipe de Gestão de Processos Administrativos (RH-GPA) Este material é para uso exclusivo interno de funcionários PepsiCo do Brasil. Nenhuma parte desse documento poderá ser reproduzida sem a expressa permissão, por escrito, da PepsiCo. PepsiCo do Brasil Ltda. - Março/ 2012 (1ª. Versão)

5 Participaram da elaboração do material Ageu Martins Ana Paula Bentivoglio Andréa Terra Bruna Russo Carolina Ajaj Denise Lara Fábio Bertoli Fernando Moraes Gisele Benfica Jean Lima Liliane Sá Luciana Bernardo Marcela Goepfert Najda Aki Minami Rafaella Caropreso Renata Ruggiro 5

6 Principais Sistemas Abaixo, uma breve descrição dos principais sistemas que são utilizados na Empresa: Sistema MyAccess (Sistema Pepsico mundialmente utilizado, pelo qual a Toutatis realiza os cadastros master): banco de dados que contém informações pessoais dos funcionários, tais como: nome, endereço, data de admissão, cargo, salário, número de documentos pessoais, histórico escolar, dentre outros. Alguns funcionários do RH do Escritório Central/ Fábricas possuem acesso somente para consulta a este sistema. Sistema Personell XXI (Sistema Toutatis - ASM): sistema de processamento da Folha, contemplando o cálculo de salários a pagar, provisões de 13º salário, férias e seus respectivos encargos sociais, retenções, cálculo de rescisões, dentre outros. Alguns funcionários do RH Escritório Central e BP s possuem acesso somente para consulta a este sistema. Sistema Controle de Jornada (Sistema Toutatis acessado através do Portal RH): sistema utilizado para o apontamento das horas dos funcionários nível 6 e abaixo, nas localidades do EC, fábricas e vendas, através da utilização do crachá na entrada e saída. O controle de justificativas de horas não trabalhadas está sob responsabilidade dos gestores da empresa. 6 S istema Portal RH que contempla também o Controle de Jornada (Sistema Toutatis): sistema de autosserviço, onde o funcionário pode alterar seus dados pessoais, programar suas férias, imprimir holerite e informe de rendimentos. Neste sistema também são documentadas e aprovadas as movimentações de pessoal (utilizadas para admissões, transferências, desligamentos, afastamentos, enquadramento, promoção e promoção com transferência), cujo acesso é realizado pela internet toutatisbr.com ou link na intranet. Sistema Qualitor (TOU COM VOCE): é o sistema que registra e monitora as solicitações de serviços (chamados) realizadas pelos funcionários. Após solicitação efetuada pelo Portal RH ou pelo site o sistema envia ao solicitante informando o número do chamado e prazo para atendimento. SAP (para a PepsiCo): ERP onde são feitos os lançamentos contábeis e suas respectivas aprovações.

7 Empresas e Dependências 01 PepsiCo do Brasil ltda.; 30 Pepsi Cola Indústria da Amazônia ltda.; 51 PepsiCo Amacoco Bebidas do Brasil ltda. 7

8 POP AFASTAMENTO A verificação do atestado médico para afastamento do funcionário dentro do prazo da Empresa. 1. Verificar e validar atestado médico Modelo de atestado médico Procedimento Operacional Padrão 001 Verificação do Atestado Médico para Afastamento Resultados Esperados Detalhamento das Atividades 8 Img 01 - Atestado Médico Informações que devem constar no atestado médico Nome do médico CRM Carimbo do médico Prazos para entrega do atestado médico à localidade O funcionário tem o prazo de 48 horas (quarenta e oito horas) para apresentar o atestado médico ao líder/ gestor ou MASS (ambulatório), de acordo com a política da localidade, para que tal ausência possa ser justificada no ponto Controle de Jornada. CAT: A Empresa deverá ser informada em 24 horas (vinte e quatro horas).

9 Observações: i Não é obrigatório o registro da doença (CID). Somente pode ser feito com a autorização do paciente ou seu responsável legal, sob pena de infração Médica. O mesmo deve ser codificado ou por extenso no atestado médico. i A não apresentação do atestado médico no prazo definido sujeitará o funcionário a sofrer o desconto das horas ausentes ou dos dias. No caso de haver acordo ou convenção coletiva com regra similar, será considerada a mais benéfica ao funcionário. 2. Esclarecimentos O timbre e o nome devem identificar a instituição pública ou privada onde ocorreu o exame que gerou o atestado médico; O nome e a indicação do número e do órgão emissor do documento de identidade do paciente (ou seu responsável legal) devem estar registrados no atestado. (art. 4º, 2º, da Resolução CFM 1658/2002); É importante e essencial mencionar a data e horário em que foi realizado o exame. Deve ficar claro que o ato médico ocorreu previamente ao fornecimento do atestado; Todo atestado médico deve implicar uma conseqüência: afastamento de trabalho ou de escola, ou ainda repouso domiciliar. As conseqüências do diagnóstico (afastamento do trabalho, por exemplo) devem guardar relação com o grau e o tipo de incapacidade laborativa; O número de dias de dispensa à atividade deve ser estipulado com base na gravidade da doença e o tempo necessário para a completa recuperação do paciente. A vigência do Atestado é a partir da data do exame, não existindo atestado pré-datado; A data do atestado deve coincidir com a do exame; O médico emissor deve assinar ou rubricar e carimbar o mesmo. O carimbo não é obrigatório. Na sua ausência o médico deverá escrever o nº do CRM e seu nome completo; A indicação do CPF/ MF do médico é facultativa, embora recomendável. Observação: i Ações em caso de anomalia - Envolver o Solicitante/ Responsável pelo Processo para resolução da anomalia Materiais Complementares N/A

10 Procedimento Operacional Padrão POP AFASTAMENTO 002 Inclusão de Afastamentos Resultados Esperados Descrever tipos de Afastamentos / conceitos; Consultar/ Registrar Afastamento, Retorno de Afastamento e Reabilitação de um funcionário da empresa na ferramenta Portal RH. 1. Conceito de Afastamento Trata-se de qualquer afastamento decorrente de doença/ acidente de trabalho e é caracterizado a partir do 16º dia. Os primeiros 15 dias de afastamento são pagos pela empresa e a partir do 16º dia o funcionário recebe o benefício do INSS. Pontos Importantes: Detalhamento das Atividades a) Prazos Legalmente o funcionário tem 48 (quarenta e oito) horas para informar o afastamento, em casos de CAT, O prazo é de 24 (vinte e quatro) horas. Informações retroativas acarretam retificações de folha de pagamento e encargos sociais. Estas retificações resultam em multas por atraso de informações, além de bloqueio na emissão de certidões da empresa atestando regularidade pelos órgãos competentes. b) Arquivamento O atestado e documentações pertinentes deverão ser arquivados na pasta do funcionário, em sua localidade. c) CAT Acidentes em vias públicas, para emissão da CAT Comunicação de Acidente do Trabalho é necessária a cópia do Boletim de Ocorrência na Empresa. d) Tratamento de Ponto Controle de Jornada 15 primeiros dias de afastamento: deverá ser tratado diretamente pelo Gestor no Portal RH VER POP Controle de Jornada Estrutura do Controle de Jornada, seção 7. Afastamentos para o Controle de Jornada (Integração Folha e Ponto) A partir do 16º dia de afastamento: O lançamento que consta na Folha de Pagamento refletirá no Controle de Jornada, não permitindo a geração de anomalias. e) Códigos presentes no Comunicado de Decisão do INSS 10

11 91 código que designa Acidente de Trabalho ou doença relacionada ao Trabalho 31 código que designa Afastamento por Doença f) Lançamento atestado Todo e qualquer tipo de afastamento, independente da quantidade de dias, deve ser lançado no Portal RH em até 48 horas logo após o recebimento do documento Ver seção 5. Incluir/ Alterar e Consultar Afastamento do funcionário no Portal RH, respeitando o cronograma de Folha de Pagamento (Blackout). 2. Tipos de Afastamento - Descrição dos Motivos de Afastamento a) Acidente de Trabalho Trata-se de qualquer afastamento decorrente de acidente de trabalho. É caracterizado acidente de trabalho, cenários onde um funcionário sofre um acidente durante o expediente, no trajeto de casa ao trabalho ou vice e versa. Observações: i O atestado deve ser encaminhado pelo responsável pelo processo para a área de MASS para a emissão da CAT. i Uma cópia da CAT deve ser arquivada no prontuário da localidade do funcionário. b) Amamentação É concedida a toda funcionária que está em licença maternidade, sendo uma licença de 15 (quinze) dias concedidos mediante apresentação do atestado do médico; A licença deverá ser usufruída seguida à licença maternidade; O pagamento é efetuado pela empresa. 11 c) Aposentadoria por invalidez Quando o INSS concede este tipo de aposentadoria, o funcionário tem seu contrato de trabalho suspenso, não ocorrendo rescisão contratual, nem o pagamento de verbas rescisórias até o retorno do funcionário ou a reversão da aposentadoria; O funcionário tem direito ao saque do FGTS, bem como retirar as cotas do PIS/ PASEP; Tem direito a previdência privada e seguro de vida; Após lançar o Comunicado no Portal RH, o comunicado do INSS deve ser arquivado no prontuário do funcionário na localidade. d) Atestado Médico Trata-se de afastamento de até 15 dias e são pagos pela Empresa.

12 Observação: i O pagamento baseia-se na remuneração: Mensalista salário base + média de salário variável dos últimos 12 meses Horista salário hora * carga horária Comissionado média dos últimos 6 meses e) Auxílio Doença Trata-se de afastamento decorrente de doença com período superior a 16 dias. Os primeiros 15 dias de afastamento são pagos pela Empresa e a partir do 16º dia o funcionário recebe o benefício do INSS. Observação: i Após abertura de chamado via TOU COM VOCE, a Toutatis encaminha a documentação pertinente ao Auxílio Doença para afastamentos superiores ao período de 15 dias. 1. Pagamento do complemento Auxílio Doença Por liberalidade, a Pepsico pagará mensalmente ao funcionário afastado 75% do salário ou média durante os primeiros 90 dias, contados a partir do 16º dia de afastamento. Durante esse período o funcionário deverá informar o número do benefício concedido pelo INSS. Após a informação, a Pepsico pagará a complementação da renda por mais 90 dias, descontados o valor excedente pago nos primeiros 90 dias. Caso o número do benefício não seja informado o benefício será cancelado após os 90 dias e será descontado no retorno do funcionário afastado o total do valor pago como complemento auxílio doença. 12 Img 02 - Ex. Auxílio Doença Veja exemplo na figura abaixo: Neste caso, o funcionário recebeu R$ 450 a maior nos 3 (três) primeiros meses. Este valor será descontado em folha em seu retorno ao trabalho. Sempre descontar os valores pagos a maior no retorno do funcionário ao trabalho.

13 Observação: Apurar a média no caso de comissionados, ou funcionários com salário fixo + variável. i Acidentes e afastamentos em contrato por Prazo Determinado. Em afastamentos ocorridos com funcionários contratados por Prazo Determinado, quando encerrado o prazo contratual, cessam-se todos os direitos e obrigações oriundas da relação de trabalho assim como complemento descrito na política e demais benefícios. g) Licença Maternidade Trata-se de afastamento de funcionárias, por ocasião do parto, inclusive o natimorto, aborto não criminoso, adoção ou guarda judicial para fins de adoção. Considera-se o parto o nascimento ocorrido a partir da 23ª semana de gestação, inclusive em caso de natimorto. 100% do salário base (limitado ao teto específico do salário maternidade), que será pago durante 120 dias e poderá ter início até 28 dias antes do parto. Se concedido antes do nascimento da criança, a comprovação será por atestado médico, se posterior ao parto, a comprovação será mediante certidão de nascimento da criança; Programa Doce Começo permite a funcionária mais 60 dias além do previsto de 120 dias. Observação: i O pagamento baseia-se na remuneração: Mensalista salário base + média de salário variável dos últimos 12 meses Horista salário hora * carga horária Comissionado média dos últimos 6 meses 13 h) Licença para Serviço Militar Trata-se de licença concedida ao funcionário no período necessário ao cumprimento das exigências do Serviço Militar. O contrato do funcionário fica suspenso, ou seja, o funcionário deixa de receber salário e benefícios (todos), mas permanecerá com o vínculo empregatício. O contrato será reativado no retorno à empresa. i) Licença Paternidade Trata-se de afastamento do funcionário por ocasião do nascimento do filho mediante atestado médico ou cópia da certidão de nascimento; Período do afastamento do funcionário: 05 dias consecutivos, com opção do funcionário por mais 05 dias - Programa Doce Começo ; Remuneração:

14 1. Mensalista salário base + média de salário variável dos últimos 12 meses 2. Horista salário hora * carga horária 3. Comissionado média dos últimos 6 meses 4. Será pago pela empresa. j) Licença não remunerada São os casos de suspensão do Contrato de Trabalho. A empresa fica desobrigada de efetuar o pagamento da remuneração ao funcionário afastado e não fará uso deste período como tempo de serviço para nenhuma finalidade. Isso significa que a duração da licença não será considerada na contagem das férias, do 13º salário e no tempo de serviço para concessão de benefícios previdenciários nem recolhimento de encargos. Contudo, a empresa deverá observar a quantidade de meses trabalhados pelo funcionário no decorrer do ano, antes e depois do Afastamento, para efeito da contagem proporcional do 13º salário. O período adquirido antes do afastamento será pago quando do retorno do funcionário, alterando o início do próximo período aquisitivo. k) Prorrogação Licença Maternidade - Lei Esta licença é opcional da funcionária, concedida por um período de 60 dias, emendado a licença maternidade. A opção da funcionária pela prorrogação da licença deverá ser definida no ato do afastamento inicial, não podendo ser alterada no período do afastamento. Observação: i O pagamento baseia-se na remuneração: Mensalista salário base + média de salário variável dos últimos 12 meses Horista salário hora * carga horária Comissionado média dos últimos 6 meses 14 l) Reencaminhamento Acidente Trabalho/ Doença Caso o funcionário afastado por Acidente de Trabalho, após liberação para retorno ao trabalho, se afaste novamente pelo mesmo motivo, será considerado como reencaminhamento. m) Licença Casamento Conforme legislação, o funcionário tem direito a 03 dias de licença a contar da data do casamento, registrado em cartório. O Acordo Coletivo e/ ou Convenção Coletiva pode definir prazo diverso.

15 3. Retorno de Afastamento O funcionário que ficou afastado por mais de 15 dias e tiver a liberação de retorno ao trabalho pelo INSS, deverá realizar o exame de retorno ao trabalho pelo Médico do Trabalho (local ou parceira DTMSEG). O responsável pelo processo deverá agendar o exame de retorno. Observações: i Vendas, Escr. Central, SACCAF e Pepsi-Cola São Paulo: exame de retorno ao trabalho é realizado nas clínicas conveniadas com a DTMSeg i Operações PdB e Pepsico Amacoco: exame é realizado na localidade ou nos parceiros conveniados. O funcionário deverá ir ao local para realização do exame de retorno ao trabalho portando o Comunicado de Decisão do INSS e outros documentos médicos (atestados, exames e laudos). Após decisão do Médico do Trabalho, se apto, o funcionário poderá retornar as suas atividades e o responsável pelo processo deverá informar a data de retorno no Portal RH. Observações: i O exame médico de RETORNO AO TRABALHO deve ser realizado obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho de funcionário ausente por período superior a 15 (quinze) dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto. Funcionárias que retornam de licença-maternidade também devem realizar o exame. i Ver Fluxograma Processo_Afastamento. 15 Reabilitação profissional É um programa desenvolvido pelo INSS, dentro do período de afastamento dos funcionários. São considerados para o programa funcionários que sofreram algum tipo de acidente ou foram acometidos por doenças que diminuíram sua capacidade laborativa, ou seja, o funcionário não pode mais exercer as funções que antes desempenhava. No entanto, apesar da perda de capacidade, algumas pessoas continuam apresentando capacidade laborativa, porém em função diversa daquela praticada. Para que o funcionário possa voltar a trabalhar, o INSS coloca-o em um programa de reabilitação. O processo é iniciado após envio de Oficio de Reabilitação pelo INSS. O BP-RH, MASS e Jurídico (RT) são envolvidos sobre temas como novas atividades a serem realizadas pelos funcionários em reabilitação, período de estágios cabíveis para adaptação e atualização de informações sobre o afastamento no Portal RH. Observação: i Ver Fluxograma - Processo_Afastamento_Reabilitação

16 Os funcionários reabilitados na Empresa poderão fazer parte da cota de Pessoas com Deficiência (PcD). Neste cenário, o responsável pelo processo deverá solicitar a inclusão na Toutatis, mediante abertura de chamado no TOU COM VOCE, encaminhando o Certificado de Reabilitação do Profissional emitido pelo INSS e Termo de Ciência com Autorização assinado pelo funcionário. 4. Retorno de Afastamento Funcionário Inapto Diante do retorno de funcionário inapto, o responsável pelo processo deverá obter o ASO (Atestado Ocupacional de Saúde) do médico do trabalho. Após o arquivamento da documentação pertinente, direcionar o funcionário para o INSS para processo de Benefício (este benefício pode ser concedido ou rejeitado). Manter o cadastro do funcionário atualizado no Portal RH. Observações: i Ver Fluxograma - Processo_ Afastamento_Retorno i Para acessar o Portal RH através do endereço 5. Incluir/ Alterar e Consultar Afastamento do funcionário no Portal RH a. Incluir Afastamento O passo a passo para inclusão do afastamento deve ser obtido através do Manual hospedado no Portal RH. Acessar o Portal RH através do endereço A figura abaixo ilustra o processo na ferramenta: i. Seção Dados da minha Equipe > Afastamentos 16 Img 03 - Afastamentos

17 6. Materiais Complementares Manual do Portal RH - Localização: Intranet RH POP Controle de Jornada Tratar Registro Controle Jornada Fluxograma - Processo_ Afastamento_Retorno Fluxograma - Processo_Afastamento_Reabilitação Fluxograma - Processo_Afastamento? 17

18 Procedimento Operacional Padrão POP AFASTAMENTO 003 Agendamento do Exame Médico de Retorno Resultados Esperados Agendamento de exame médico RETORNO AO TRABALHO para funcionário afastado. EC e Vendas Exames realizados pela empresa parceira DTMSEG Operações - Exames são realizados pela área de MASS Detalhamento das Atividades 1. Premissas para agendamento do exame médico de retorno O funcionário deve apresentar o Comunicado de Decisão do INSS; O exame médico de RETORNO AO TRABALHO deve ser realizado obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho de trabalhador ausente por período superior a 15 (quinze) dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto. Os funcionários devem ser encaminhados com 3 vias de ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), preenchidas corretamente com os dados do funcionário e da empresa e sem data, além da Guia de Autorização, assinada pelo Responsável cenário para Vendas; O funcionário deve apresentar-se com um documento de identificação com foto (por ex. RG ou CNH); Os funcionários que realizam exames complementares devem ser informados que farão tais exames no primeiro momento e depois retornarão à clínica para realizar o exame clínico e avaliação de resultados de exames complementares. Funcionárias que retornam de licença-maternidade devem realizar o exame Agendamento do exame médico a. EC / Vendas: Ver passo a passo para agendamento do exame médico na Cartilha de Saúde e Segurança do Trabalho e empresa parceira DTMSEG (área Pepsico responsável: MASS) Acessar o site b. Operações: O exame médico será agendado diretamente no ambulatório da localidade. 3. Materiais Complementares Cartilha de Saúde e Segurança do Trabalho: responsabilidade pelo material com área de MASS